Digitalisierung und Automatisierung im Operativen Einkauf der DekaBank

BME Frühjahrstagung

Meike Weststrate | Leiterin Operativer Einkauf | 25.04.2018

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Agenda

2. Die Procure-to-Pay-Kette im Operativen Einkauf

3. Einsatz von RPA in der Wareneingangsbuchung

4. Optimierung Rechnungsbearbeitung

1. Der Operative Einkauf der DekaBank

3

Der Operative Einkauf der DekaBank ist verantwortlich für den Procure2Pay Prozess sowie die fachliche Betreuung und

Weiterentwicklung der Einkaufssysteme

▪ Betreuung der Systeme SAP MM, EBP, CUNO, BM-Portal, InvoiceCenter (Fa. Psinova)

▪ Zentrales Anforderungsmanagement, Weiterentwicklung der Systeme

Betreuung Einkaufssysteme

Bearbeitung von eingehenden

Kreditoren-Rechnungen (ca. 36.000 /

Jahr)

Prüfen und Buchen der Rechnungen

Rechnungsbearbeitung

Zentrale Bestellabwicklung für folgende

Warengruppen:

Beratung & Personal

Büro- u. Geschäftsausstattung,

Rechtsberatung

Hardware-Wartung, IT Hardware,

Serviceleister IT (ext. Dienstleister),

Software Kauf

Mobilfunkeinrichtung, Software-

Miete/Wartung, Telefonkonferenzen

Operative Bestellabwicklung

§

4

Operativer Bestellprozess in der Warengruppe Büromaterial

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Operativer Bestellprozess in der Warengruppe Büromaterial

Auswahl

Artikel im

Katalog

Anlage des

Einkaufswagens

in SAP SRM/EBP

Automatische Weiterleitung

der Bestellung an den

Lieferanten

Wareneingangs-

buchung

Elektronischer

Rechnungs-

eingang

Buchen der

Rechnung

Rechnungsbearbeitung Fachbereiche

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Operativer Bestellprozess in der Warengruppe Beratung

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Operativer Bestellprozess in der Warengruppe Beratung Der Operative Einkauf übernimmt hier auch administrative Service-Aufgaben für die Fachbereiche

Anlage des

Einkaufswagens

in SAP SRM/EBP

RPA

Rechnungsbearbeitung Fachbereich/

Strategischer EK Operative Bestellabwicklung

Angebots-

einholung

Anlage der

Bestellung

in SAP MM

Wareneingangs-

buchung der

Leistungsnachweise

Elektronischer

Rechnungs-

eingang

Buchen der

Rechnung

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Robotic Process Automation (RPA)

Was ist das?

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Robotic Process Automation (RPA)

Kernbestandteil der Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Geschäftsvorfälle können vollautomatisiert bearbeitet werden

(„virtueller Kollege, der an einem Rechner sitzt“)

Systemübergreifende Nutzung verschiedener Applikationen

innerhalb eines vordefinierten Prozesses

Dabei können die virtuellen Roboter regelbasierte

Entscheidungen treffen

Typischerweise in Prozessen von einfacher bis mittlerer

Komplexität eingesetzt

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RPA - Mehrwert für die DekaBank

Effizienzgewinne Reduktion der manuellen Bearbeitungszeit

In Abhängigkeit zur Systemverfügbarkeit ist arbeiten 24/7 möglich; keine

krankheitsbedingten Ausfälle

Kostenreduktion Schnelle Amortisation auf Grund von kurzen Implementierungszeiträumen

Qualitätssteigerung Fehlerfreie Bearbeitung von (monotonen) Aufgaben

Lückenlose Dokumentierung der abgearbeiteten Prozesse

Implementierung Läuft neben der bereits bestehen IT-Architektur - non-invasiv

In erster Linie über das jeweilige System User Interface

€ €

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Wareneingangsbuchung

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Manueller Prozess versus RPA Wareneingangsbuchungen manuell und mit RPA

Manueller Prozess

ca. 350 Leistungsnachweise pro Monat

(4.200 Stück p.a.)

gleichbleibender Arbeitsablauf und hoher

Aufwand in kurzem Zeitfenster (Monatsende)

Hoher Rückfragebedarf verzögert die

Bearbeitung

Falsche Bestellnummern

Falsche Positionsnummern

Fehlende Unterschriften (Legitimation des

Projektverantwortlichen)

Überbuchungen der einzelnen Bestellungen

Schlechte Qualität

RPA

Umstellung von papierhaften

Leistungsnachweisen auf elektronische

Leistungsnachweise

Ausschluss Fehleingaben durch Plausibilitäts-

prüfungen

Dadurch Erhöhung der Datenqualität

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In Planung:

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Anlage von Einkaufswagen (Anforderungen) mit RPA (nur Warengruppe Beratung)

Anlage des

Einkaufswagens

in SAP SRM/EBP

RPA

Rechnungsbearbeitung Fachbereich/

Strategischer EK Operative Bestellabwicklung

Angebots-

einholung

Anlage der

Bestellung

in SAP MM

Wareneingangs-

buchung der

Leistungsnachweise

Elektronischer

Rechnungs-

eingang

Buchen der

Rechnung

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Weitere RPA in Planung Automatisierte Anlage von Einkaufswagen (EKW) in der Warengruppe Beratung

Manueller Prozess

Ca. 1.500 Einkaufswagen pro Jahr

Hoher zeitlicher Aufwand zur Prüfung der

Angebote (Excel-Template)

Sind alle Mussfelder ausgefüllt?

Rückfragen bei Fachbereichen wegen

fehlender Angaben

Erst nach der Prüfung kann der Einkaufswagen

direkt im System angelegt werden (SAP/EBP)

Immer gleichbleibender Arbeitsablauf

RPA

Zweistufiger Prozess

Prüfung des Angebot-Templates

Anlage des EKW in SAP/EBP

Zeitersparnis in der Bearbeitung, weil RPA

eine hohe Datenqualität sicherstellt

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Optimierung:

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Optimierung in der Rechnungsbearbeitung Der Standardprozess bis September 2017 beruhte auf Papierrechnungen, die manuell eingescannt wurden

Manueller Prozess

36.000 Rechnungen p.a.

(2.700 aktive Kreditoren)

davon 85 %

Papierrechnungen (2/3

müssen manuell

nachbearbeitet (validiert)

werden)

Insgesamt mehrere

manuelle

Bearbeitungsschritte in

verschiedenen Teams

Rechnungsbearbeitung

Buchen der Rechnung

Rechnungseingang

(Papier und E-Mail)

Manuelle

Validierung der

Rechnungen

Papierrechnungen werden manuell eingescannt

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Optimierung in der Rechnungsbearbeitung Seit September 2017 ist der digitalisierte Rechnungseingang in Kooperation mit einem externen Dienstleister implementiert

Externer

Dienstleister

Konvertierung aller

Rechnungen in ein

einheitliches Format

Rechnungseingang

(E-Mail) und wenige

Papierrechnungen

Übertragung über

eine Schnittstelle

an Deka

Rechnungsbearbeitung

Elektronischer

Rechnungseingang

Buchen der

Rechnung

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Weitere Optimierungen in der Rechnungsbearbeitung werden noch in diesem Jahr umgesetzt

Dunkelbuchung:

Das System überprüft, dass der Rechnungseingang zu 100% dem gebuchten Wareneingang entspricht,

sodass die Rechnung automatisch und ohne weitere Freigabe „dunkel“ durchgebucht werden kann

Automatische Bearbeiterfindung:

Die eingehende Rechnung wird automatisiert zum zuständigen Freigeber geroutet.

Routing erfolgt anhand definierter Kriterien (z.B. an den Anforderer aus der Bestellung oder an die immer

gleiche Personengruppe bei eindeutigem Lieferant)

E-Invoice:

Ziel: Erhöhung der e-Invoice-Quote (Kostenvorteile)

Lieferung der Rechnungen als strukturiertes Dateiformat (keine Qualitätsverluste durch Einscannen,

schnellere Bearbeitung der Rechnungen)

Fragen

meike.weststrate@deka.de | 25.04.2018

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