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Digitalisierung

und Hausverwaltung

- ein technisches

Großhirn ist gefragt

Doris Wirth

22.03.2017

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Sicher

und

Sauber

Digitalisierung Ihrer Immobilien und Ihre

Vorteile als Eigentümer und Verwalter

ZEIT

Verkehrs-sicherungs-

Pflicht

DATEN

HOHEIT

Instand-haltung

WISSENS

HOHEIT

Schnell

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Bisher: kaufmännischer und rechtlicher Bereich von

Verwaltersoftware-Herstellern wunderbar abgedeckt

technische Buchhaltung – Manko bei

Führen von Anlagenbüchern

Wartungsmanagement

Raumbuch

Einbettung von Plänen

Keine geeignete Verwaltersoftware, ausgenommen CAFM-

Programme, die sind für den Normalanwender zu mächtig

Problem: Haftung entsteht im technischen Bereich, außerdem

strafrechtlich relevant, wenn Schaden an Leib und Leben eintritt

Technische Buchhaltung

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- Suchen von Unterlagen

- Vertrösten von Fragestellern und Aufschieben von Antworten

- Papierberge zur Abarbeitung

- Unklarheiten bei der Einhaltung von Richtlinien

- Dokumentation von Verkehrssicherungspflichten reine Glücksache

- kein Überblick über anstehende Wartungsarbeiten

- wenig Dokumentation bei gesetzlichen Vorschriften

- keine Überprüfung von Handwerker-Aufträgen

- Arbeitsstau bei Krankheit und Urlaub von Mitarbeitern

- Keine Kontrolle über Immobillien-Zustand

Derzeitiger Stand in der Abarbeitung von

Aufgaben

ES IST ZEIT FÜR DIE DIGITALISIERUNG

Aufzugs- und

Förderanlagen

Anlagenbuch

Betriebsbuch

Arbeitsstättenverordnung

Arbeitsschutzgesetz

Wartungs-Vorschriften

Instandhaltungsvorgaben

Brandfall-Management

Notfall-Management

Technische Überprüfung

Betriebsschutzverordnung

Aufzugswart

DIG: 10 sec

Ordner: 5 Min.

E-Check ELT-Anlagen

Elektro-Anlagenbuch

Elektrotechnikverordnung

Inspektionen

Elektrobefund für die Wohnung

Wiederkehrende Prüfungen (5 Jahre)

Blitzschutz

DIG: 10 sec

Ordner: 5 Min

Tiefgarage

Anlagenbuch

Betriebsbuch

Beleuchtung

Lüftung

Wegesicherheit

Markierungen

Fluchtwege

uvm

DIG: 5 sec.

Ordner: 15 Min

CO-Warner

Anlagenbuch

Betriebsbuch

Inspektionen

Prüfungen

Überwachung

DIG: 10 sec.

Ordner: 5 Min

Rolltore

Anlagenbuch

Betriebsbuch

Inspektion

Wartung

DIG: 10 sec.

Ordner: 10 MIn

Außenanlagen

Anlagenbuch

Sichtkontrolle

Feuerwehranfahrtszonen

Räumpflicht

Bäume und Sträucher

Stolpersicherung

Beleuchtung

Stellplatz-Überwachung

u.v.m.

DIG: 10 sec

Ordner: 5 MIn

Heizungsanlagen

Anlagenbuch

Betriebsbuch

Verkehrssicherungspflicht

Wartungsverpflichtung

Feuerstätten-Verordnung

Kaminkehrer

Brandschutz

Wartungsnachweise

Prüfergebnisse

DIG: 10 sec.

Ordner: 5-50 Min.

RLT-Anlagen

Anlagenbuch

Betriebsbuch

Instandhaltungsnachweise

Ergebnisse der vorgeschriebenen

Untersuchungen

Verkehrssicherungspflicht

Untersuchungspflicht

DIG: 10 sec

Ordner: 15 Min

TRINKWASSER-INSTALLATION

Anlagenbuch

Betriebsbuch

Warmwasser

Kaltwasser

Instandhaltung

Untersuchungspflicht nach TrwV

Wartungsnachweise

Bauteil-Liste

Mieter-Liste

Untersuchungsergebnisse

Instandsetzung

Gefährdungsanalysen

Legionellenprüfung

DIG: 10 sec.

Ordner: 10 MIn

ABWASSER und REGENWASSER

Anlagenbuch

Betriebsbuch

Abwasserkanäle

Regenrinnen

Inspektionen

Nachweise Instandhaltung

Sichtkontrollen

DIG: 10 sec.

Ordner: 10 Min

Spielplatzverordnung

Anlagenbuch

Jährliche Begutachtung

Gutachter-Ergebnisse

Wöchentliche Sichtkontrolle

Nachweise der Sichtkontrolle

Verkehrssicherungspflicht

DIG: 5 Sek

Ordner: Stunden

GASANSCHLUSS

Anlagenbuch

Betriebsbuch

G10

Wartung der Endgeräte

Instandhaltung

Leckortung

DIG: 10 sec.

Ordner: 10 Min

BRANDSCHUTZ

Anlagenbuch

Betriebsbuch

Rauchmelder

Fluchtwege

Brandschutzbegehung

Brandschutzkonzept

Feuerlöscher-Prüfung

Fluchttüren-Funktionsprüfung

Brandklappen

Entrauchungsanlagen

Sprinkleranlagen

Feuerlöschleitungen

Feuerwehranfahrtszonen

uvm

DIG: 5 Min

Ordner: 1 Tag

GEBÄUDEHÜLLE UND TREPPEN

Fenster

Türen

Treppen

Fassaden

Dachstuhl

Dach

Kamine

uvm

Sichtkontrollen

Sicherheitstechnische Begehung B1300

DIG: 10 sec.

Ordner: 10 Min

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Berichtstool

Aus Daten und Textbausteinen werden Berichte

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Versicherungen

• Verträge

• Überprüfbare

Wartungsnachweise

• Anpassung der Prämie

an die tatsächliche

Situation

• Online-Zugang zur

Schadensabwicklung

Sprints statt Marathon: Digitalisierung Step-by-Step

• Richtig aufgesetzte Digitalisierung funktioniert auch ohne 100% vollständige Daten keine langen Vorarbeiten notwendig

• Sofortige Verwendbarkeit aller eingepflegten Daten je mehr Inhalte, desto umfangreicher in der Anwendung

• Nutzung von Schnittstellen zu anderen Systemen und iterative Eingabe der Daten, wenn „Thema auf dem Tisch“ ist (z.B. Erfassung vergangener Aufzug-Wartungsberichte nach aktueller Prüfung)

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Die Vergangenheit:

Ordner-

Suchmaschine

in Form von

Sachbearbeiter

Die Zukunft:

Volle Übersicht: am

Schreibtisch und unterwegs

– Zugriff auf alle relevanten

Daten via Tablet und App

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Technische Buchhaltung

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...den Wartungs- und Instandhaltungsvorgaben

...der Dokumentation von Wartungsnachweisen

...dem Führen von Betriebsbüchern

...der Überwachung von Handwerker-Aufträgen

...dem Erstellen von Jahresberichten

...der Dokumentation von Schäden mit App und Ticketsystem

...den Eigentümerversammlungen durch Tätigkeitsnachweise

Software „Technische Buchhaltung“ soll

entlasten bei

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Abbildung des technischen Zustands der Liegenschaft

Fristenbuch mit Outlook-Synchronisation und

Erinnerungsfunktion

Anlagenbücher (zB Elektro, Wasser, Gas und mehr)

Bauwerksbuch (im Sinne der Wiener Bauordnung)

Fotos und Fotodokumentationen

Mängel- und Sicherheitsdokumentation

Wartungsdokumentation

Vertragsmanagement

Tablet-Integration mit Begehungsprotokoll auf Knopfdruck

Ticketsystem, Austausch mit Handwerkern

Eingebettete Pläne mit Scroll- und Zoom-Funktion

Software für die technische

Buchhaltung muss können:

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Intuitive Menüführung

Stammdaten zum Objekt (auch über Schnittstelle einlesbar)

Objektlandkarte

Integrierte Tablet-Lösung für Aufnahme und Dokumentation

der Mängel (zB ÖNORM B1300)

Portal für Eigentümer

Portal für Handwerker und Gutachter

Stringentes Berechtigungssystem

Wichtige Features

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Einbindung von Professionisten in das Instandhaltungs-

management

Adressbuch (Outlook-kompatibel)

Eigenes Login für jeden Eigentümer (Abfrage freigegebener

Dokumente und Abrechnungen)

Radarfunktion (klare Übersicht über den

virtuellen Schreibtisch

Volle Kontrolle über die eigenen Daten

Nachvollziehbarkeit durch Klickstatistik

Weiters wünschenswert

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Integrierte Tabletlösung für die

Begehung

Fotofunktion

Aufnahme der Mängel direkt am

Tablet.

Zugehörige Apps

Markierungen am Bild

Beschreibung des Mangels auch per

Spracherkennung

GSM fähig

Direktes Einlesen der Mängel in die

Datenbank als Ticket

Tabletlösung

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Dokumentation alle Aktivitäten, Änderungen und Ergänzungen

durch die angemeldeten Nutzer

Zugang zu sämtlichen Dokumentationen, damit kann man

nachvollziehen, wer wann welche Aktivitäten (Klicks auf den

Seiten, Downloads, Uploads, Änderungen, etc.) durchgeführt

hat.

Dies gewährleistet absolute Transparenz und Kontrolle über

die eigenen Daten.

Logging

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Verschlüsselung und Übertragung über HTTPS (HTTP &

SSL/TLS).

Sicherheitsstufe von Onlinezahlungs- & Netbankingseiten

Datensicherheit auch vor dem Hintergrund der EU-

Datenschutzrichtlinie

Portallösung

Schutz der Daten

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B1300 - Checklistenbaum

Integration eines Tools zur

B1300, welches alle

Anforderungen der Norm

abdeckt und sich

problemlos erweitern lässt.

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Eigene B1300-Ticketübersicht

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Digitalisierung in der Hausverwaltung hat bisher nur den

kaufmännischen und rechtlichen Bereich abgedeckt.

Die sogenannte technische Buchhaltung - im Sinne von „Führen

von Anlagenbüchern“ – ist in der Regel von

Verwaltungsprogrammen nicht abgedeckt.

Gerade im technischen Bereich können aber immense Haftungen

des Eigentümers entstehen.

Dann, wenn Menschen Schäden an Leib und Leben erfahren und

die Dokumentation und Instandhaltung mangelhaft sind.

Conclusio 1

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Natürlich existieren mächtige CAFM-Programme am Markt, aber

welcher Hausverwalter kann diese Software bedienen?

Software für Hausverwalter und Eigentümer muss unterstützen,

muss sich anschmiegen an die Bedürfnisse des Nutzers.

Lange Einschulungszeiten sind out, intuitive Menüführung ist in.

Die Integration von mobilen Endgeräten - wie Mobiltelefone oder

Tablets - ist ein Muss.

Die Verortung von Anlagen und Schadensbildern sowie

Wegeoptimierung sind wichtiger denn je.

Conclusio 2

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Fristenbuch, Beschlussbuch sowie eingebettete Pläne mit Scroll-

und Zoomfunktion schaffen Sicherheit in Beratung und

Entscheidung.

Der moderne Verwalter geht mit dem Tablet durch das Haus,

nimmt die Schäden auf, fotografiert und spricht den zugehörigen

Text auf seinen mobilen Begleiter und zeitgleich liest sich die

Aufnahme über GSM in die technische Datenbank ein.

Die Verarbeitung der Mängel erfolgt über ein Ticketsystem und

über die Begehung gibt es einen Bericht für den Eigentümer.

Conclusio 3

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Alle sprechen davon, dass die Digitalisierung Arbeitsplätze

wegrationalisiert, also langfristig ein soziales Ungleichgewicht

provoziert. Das glauben wir nicht.

Richtig verstandene Digitalisierung stellt einen Mehrwert und

Lustfaktor in der täglichen Arbeit dar.

Input in Qualität macht Freude am Geschehen und im Miteinander.

Mitarbeiter werden nicht gekündigt, sondern richtig eingesetzt.

Conclusio 4

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Will ein Unternehmen seine Prozesse optimieren, so geht daher in

der Regel nicht eine Reduktion der Mitarbeiter einher, sondern es

erhöht sich der Level der Servicequalität und auch die

Lebensqualität aller Beteiligten.

Mittagspausen werden zur Regeneration verwendet, oder zur

internen Kommunikation. Mitarbeiter können pünktlich nach Hause

gehen ohne teure Überstunden zu produzieren.

Dem Familienleben neben dem Beruf kann wieder die Wertigkeit

gegeben werden, die ihm zukommt.

Sprich: die angepeilte EDV-Lösung ist kein zusätzlicher schwerer

Rucksack, sondern hält den Rücken frei.

Conclusio 5

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Was außerdem noch zählt, ist ein ausgeprägtes kollaboratives

Element:

Zusammenarbeit zwischen Eigentümern und Verwalter,

Handwerkern und Behörde erfolgt am besten über ein Portal mit

entsprechender Verschlüsselung und Ticketsystem.

Und auch hier gilt: nur bei intuitiver Menüführung wird das Portal

auch von den verschiedenen Akteuren genutzt.

Conclusio 6

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Danke für Ihre Aufmerksamkeit