DMS Consulting AG, Lagerstrasse 33, Postfach, 8021 Zürich Tel. 01-299 20 66, Fax 01-299 20 80, [email protected]@dmsconsulting.ch

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GANZHEITLICHE HUMAN RESOURCES BERATUNG

„„Projektstart“Projektstart“



zu wenig Zeit

Mitarbeiter sind nicht motiviert

„Hexen"

Zuviel auf einmalZu spät begonnen

Steigende Anforderungen

Entwürfe, Klärungen nicht ausgereift

ProblemeTerminverzugQualitätsmängelZusagen nicht haltbar

Nach-arbeitUngeplante

Nacharbeit

Kapazitäts-engpässe

Folgeprojekt beginnt zu spät

Trotz Planung

Quelle: GFM mbH

Krisen-management

Laufende Änderungen Entscheidungsprobleme

"Notlösungen"Prioritätsänderung

„Teufelskreis“

Teufelskreis beimTeufelskreis beimStart unterbrechen!Start unterbrechen!Teufelskreis beimTeufelskreis beim

Start unterbrechen!Start unterbrechen!

!!!!



Einflüsse auf den Start (Input)

Input Input Soft IssuesSoft IssuesInput Input Soft IssuesSoft Issues

Input Input sachbezogensachbezogenInput Input sachbezogensachbezogen

Input Input UmfeldUmfeldInput Input UmfeldUmfeld

Projekt-Projekt-startstart




Input sachbezogen– Dokumentensammlung– Auftrag– Kalkulation– Pflichtenheft– Terminvorgaben– Rahmenbedingungen

InputSoft IssuesInputInputSoft IssuesSoft Issues

InputsachbezogenInputInputsachbezogensachbezogen

InputUmfeldInputInputUmfeldUmfeld








Initialisierung

Planung

Team Building

Auftragserfteilung

Projektstart Review

Internes Kickoff

Aktivitäten Projektstart

Projektstart

Start Analyse Konzeption Umsetzung Abschluss




Input Umfeld– Technologie– Entwicklungen– Ressourcen– weitere Projekte (parallel oder übergeordnet)– Infrastruktur– Unterlieferanten– Chancen/Risiken– etc.












Hilfsmittel– Produktmanagement– Linienorganisation– Supply-Management– Qualitäts-Management– etc.

Start Analyse Konzeption Umsetzung Abschluss




Input Soft Issues– Projektteamqualität– Unterstützung vom Management– Kundenkontakt– Projektumfeld– Mitarbeitende, Vorgesetzte– Ausbildungstand/Qualifikation– andere Projekte– etc.











Aktionen (Output)

Input Input Soft IssuesSoft Issues

Input Input sachbezogensachbezogen

Input Input UmfeldUmfeld


Output Output Soft IssuesSoft Issues

Output Output sachbezogensachbezogen

Output Output UmfeldUmfeld



Aktionen (Output)

Output sachbezogen– Klärung

• Vertrag, Terminplan, Pflichtenheft

– Projektorganisation– Projektteam Setting– Kick-Off-Meeting– Projekt Meeting– Projektziele– Arbeitspakete– Aufträge– . . .


OutputOutputSoft IssuesSoft Issues

OutputOutputsachbezogensachbezogen

OutputOutputUmfeldUmfeld



Aktionen (Output)

Kickoff Meeting– Information der Stellen in der Projektorganisation– Projektziele, Zeitplan, technische Details– Projektorganisation– Weitergabe von Projektwissen (Unterlagen)– Evtl. externes Kickoff



Aktionen (Output)

Output Umfeld– Schwachstellen / Fehler / Risiken

identifizieren und benennen– Chancen identifizieren und benennen– Sichern von Ressourcen– Offerten/Verträge mit Unterlieferanten– Arbeitsregeln festlegen







Aktionen (Output)

Output Soft Issues– Informieren, bekannt machen– Lobbying (Präsentationen, Flyer, Info-

Veranstaltungen, etc.)– Teambildung

• motivieren• begeistern• Wir-Gefühl für übergeordnetes Ziel

– Managementunterstützung– definierte Ziele kommunizieren– Kundenbeziehung aufbauen und pflegen







Aufgabe Ziel

ergebnisorientierthandlungsorientiert

Unterschied Aufgabe versus Ziel



Alle Massnahmen und Aktivitäten sind auf die Ziele

auszurichten (Inhalte/Qualität, Kosten/Ergebnis, Termine,

Kundenzufriedenheit).

Gemeinsame Ziele erzeugen Motivation, weil jedes

Teammitglied an der Fortschrittskontrolle und am

gemeinsamen Erfolg beteiligt ist.

Ziele helfen, die Effektivität zu verbessern, weil sich

Aktivitäten und Entscheidungen auf Ergebnisse

konzentrieren. Das Vereinbaren von Zielen unterstützt bei

die Festlegung der Prioritäten.

Ziele setzen



Ziele… ... müssen erreichbar sein, da nur realistische Ziele

anspornen! ... sollten anspruchsvoll sein, da nur anspruchsvolle Ziele

zu Verbesserungen führen! ... müssen messbar sein, da nur objektive Messgrössen

Statusvergleiche ermöglichen! ... müssen konkret beschrieben sein, da nur verstandene

Ziele verfolgt werden können! ... sollten vereinbart werden, denn nur akzeptierte Ziele

werden verfolgt! ... sollten von einer entsprechenden Infrastruktur

unterstützt sein



Auftraggeber Linien-management

Beispiele:

Projektteam

Zielkonflikte

Auftraggeber Projektleiter(-team): Auftrag (Termine, Qualität, Leistung), Änderungen, andere Vereinbarungen

Projektleiter(-teammitglieder) Linienmanagement: Marge, interne Verbesserungen

Projektleiter Projektteammitglied: Ergebnis von Unterzielen innerhalb des Budgets



Die wichtigsten Hilfsmittel– Checklisten– Vollständige Dokumente– Prozessplan – Plan der Verantwortlichkeiten (RACI)

• R = Responsible - Person(s) verantwortlich für die Ausführung der Aufgabe• A = Accountable - Person(s) berichtspflichtig für die Aufgabe• C = Consulted - Person(s), die typischerweise hinzugezogen wird für die Aufgabe • I = Informed - Person(s), die informiert werden sollte

– Gesunder Menschenverstand und Innovation• Best practice / Lessons learned• Copy with proud



100 %

100 %

Zeit

Projektwissen

Einfluss auf Kosten,Inhalte (Qualität) und Termine

Kostenanfall

Projektstart und der Einfluss auf das Ziel. . .

Start

Einstieg mit einem höheren Wissensstand

Früher Anstieg des Projektwissens



Aufwand

Start Planung Montage Inbetriebnahme BetriebZeit

Früher Betriebsbeginn

Erhöhung desAnstrengungen

während desProjektstarts

Planungs-, Montage- und Inbetriebnahmeaufwand wird

verringert

Verringerung von

Restpunkten

Fokus auf Projektstart

Kritisch



Zusammenfassung Der Projektstart ist mit entscheidend für den erfolgreichen

Verlauf des Projektes. Hier werden die Weichen gestellt. Klare und eindeutig kommunizierte Ziele führen zum

Erfolg Neben sachbezogenen Aspekten spielen vor allem auch

‚weiche‘ Faktoren (Soft Issues) eine wesentliche Rolle für den Projekterfolg.

Die Projektschritte realisiert das Die Projektschritte realisiert das Projektteam. Der Projektleiter wird Projektteam. Der Projektleiter wird

hauptsächlich koordinierend wirken.hauptsächlich koordinierend wirken.

Die Projektschritte realisiert das Die Projektschritte realisiert das Projektteam. Der Projektleiter wird Projektteam. Der Projektleiter wird

hauptsächlich koordinierend wirken.hauptsächlich koordinierend wirken.

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