DocXtractor II INVOICE-2011-ECM Tour - durmus.de ECM-Tour2011... · Highlights der Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor II INVOICE Erfassung von Kreditor und Rechnungsempfänger

DocXtractor II

© ELO Digital Office GmbH 1

ELO Digital Office

DocXtractor II

Automatische Klassifizierungund Geschäftsprozessoptimierung

Pierre Himmelmann

ELO Digital Office – Wir über uns

Rechnungsverarbeitung – Die Herausforderung

DocXtractor II INVOICE – Das Produkt


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DocXtractor II INVOICE – Die Systemarchitektur

Offene Fragen

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Input-Medien: Papier, E-Mail, Fax etc.

Formular Teilstrukturiertes Dokument Free-Form Dokument

Daten, Information und Wissen stehen eng miteinande r im Zusammenhang

Bild

Bildobjekte Layoutstruktur

Zeichen

„d“ „S“ „2“DATEN

InterpretationINFORMATIONWörter


InterpretationINFORMATION

Informations-Präsentation

� Absender� Empfänger� Datum� Betreff� Unterschrift� ...

Logische Objekte

� Angebot

NachrichtenTypen

� Bestellung

� Rechnung

� ...

UnternehmensDaten

ProzesseWörter

WISSEN

� Der Mensch als Schnittstelle zwischen Papier und ER P-System

Die Problematik -� Hohe manuelle Erfassungs- und

Verarbeitungskosten (€ 3-12)

� Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Erfassung

Man

uelle

Erf

assu

ng


manueller Erfassung

� Redundante Datenerfassung

� Keine optimale Prozessdurchgängigkeit

� Hohe Durchlaufzeiten in der Rechnungsbearbeitung (Überschreiten von Terminen)

Medienbruch

Unt

erne

hmen

s-W

isse

n

GeschäftsprozesseU - Datenbank

ERP - System



DocXtractor II INVOICE – Das ProduktDocXtractor II INVOICE – Das Produkt

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Offene Fragen


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� Highlights der Rechnungsverarbeitung mit DocXtracto r II INVOICE

� Erfassung von Kreditor und Rechnungsempfänger inklusive Buchungskreiszuordnung; Verarbeitung von CPD Kreditoren

� Umfangreiche Extraktion von Kopf- und Fußdaten inkl. ungeplanter Nebenkosten und bis zu drei MwSt. Sätzen

� Vollautomatische Unterscheidung von FI- und MM-Rechnungen über vorkonfiguriertes und konfigurierbares Regelwerk

� Auslesen von Zahlungsbedingungen und §14 UStG Konformitätsprüfung


� Auslesen von Zahlungsbedingungen und §14 UStG Konformitätsprüfung (auch individuell konfigurierbar)

� Verarbeitung von Inlands- und Auslandsrechnungen unterschiedlicher Belegsprachen in einem System

� Umfangreiche Extraktion von Positionsdaten inklusive Bestellzuordnung über Bestellung und Wareneingangsdaten

� Selbstlernendes und selbstoptimierendes Systems mit autoadaptiven , intuitiven und visuellen Administrations- und Konfigurationsunterstützungen

� Umfangreiche statistische Auswertungen und Reporting

� Einbettung von DocXtractor II SCAN und DocXtractor II INVOICE in den Gesamtprozess beim Kunden

automatische Dokumentverarbeitung mit DocXtractor I I INVOICE

Workflow

Datenbank

ERP

Automatische

Analyse

Export

ExportImport

Bestands- und Bestelldaten

Import

Import

ScannerPapier

SCAN


Archiv

AutomatisierteProzessansteuerung

oder Buchhaltung

Nachbearbeitung

Konfiguration

Analyse

DocXtractor II nutzt Bestands- und Bestelldaten zur Optimierung der automatischen Rech-nungsverarbeitung und stellt die gewünschte Informat ion elektronisch zur Verfügung .

Import

Administration

Fax-Server

Mail-Server

Fax

E-Mail

Elektronische Dokumente

� Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Feld informationen

Kreditor

Rechnungsempfänger

Rechnungsnummer

Feldinformationen

Fel

d

Extraktion


Vollständige TabelleninhalteRechnungsdatum ... etc.

Vollständige Tabelleninhalte

Netto-Betrag

Brutto-Betrag

Verschiedene MwSt-Sätze

Endbetrag ... etc.Fel

dTa

belle

Extraktion

� Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Tabe lleninformationen

Menge

Tabelleninformationen

Fel

d


ExtraktionVollständige Tabelleninhalte

Menge

Einzelpreis

Positionspreis

Rabatt ... etc.

Fel

dTa

belle

� Beispiel: Mathematische Suche auf dem gesamten Doku ment

� Extraktion

�Netto

�MwSt.

�Brutto

� Prüfung von mathematischen Abhängigkeiten

�Brutto ist einer der größten Beträge


�Brutto ist einer der größten Beträge

�Netto kleiner gleich Brutto

�Brutto = Netto + MwSt.

�MwSt. = 0,19 oder 0,07 * Netto

� ... ... ..

� Eindeutiges Ergebnis

�Netto 293,76.--

�MwSt 47,00.--

�Brutto 340,76.--

� Selbstlernende Systemoptimierung während der Produk tion

Bereitstellung gelernten Wissens für zukünftige zu analysierende Belege

Automatische

Analysezu verifizierende Belege

Sofortige Bereitstellung


� Nutzung von kreditorbezogenem Verifikationswissen zur Optimierung der Erkennung von nicht erkannten Datenpositionen (Bsp.: Rechnungsnummer)

� Selbständiges Verwalten von unterschiedlichen Dokumenttypen eines Kreditors

� Kreditorenspezifisches Training entfällt vollständi g

Nachbearbeiter

AnalyseSofortige Bereitstellung gelernten Wissens für noch zu verifizierende Belege

Systemoptimierung ohne Aufwand im Hintergrund

� Manuelle Nachbearbeitung der Informationen

7929418

Logische Prüfungen

Stammdaten-Abgleich

Automatische PrüfungAutomatische Prüfung

Peetz, Erwin

94,80

Rechnungs-nummer

Ansprech-partner

Position 1

Qualitäts-

gesicherter


94,80

190,80

8,16

44,06

337,82

Position 1

Position 2

Betrag Entsorgung

Mehrwert-steuer

Gesamtbetrag

gesicherter

Daten-Export

Eine manuelle Kontrolle erfolgt nur auf unsicher er kannten Feldern und wird durch die automatische Plausibilitäts-Prüfung effizient unterstützt.

� Alleinstellungsmerkmale des Produktes DocXtractor I I INVOICE

� Universeller Rechnungsleser:

� generischer Ansatz der Dokumentdefinition

�Keine kreditorspezifische Definition und Pflege

� „Out-of-the-Box“-Lösung: Einsatz ohne Anpassung an Kundendokumente

� Positionsunabhängige Suche (Top-Down-Suche)

� Individuelle Anpassung möglich (z.B. UstG Prüfung, automatisierte Bestellabgleiche,


� Individuelle Anpassung möglich (z.B. UstG Prüfung, automatisierte Bestellabgleiche, Sonderfelder etc.)

� Kontinuierlich selbstlernendes System

� Auslesen der Rechnungsinhalte inkl. Tabellen und Bezugsnebenkosten

� Vollständige Extraktion der Rechnungspositionen

� Verarbeitung mehrseitiger Belege

� Verarbeitung fremdsprachiger Belege

� Automatische Erkennung von Gutschriften und Mahnungen

� Erweiterung auf DocXtractor II SUITE möglich (Verarbeitung des gesamten Posteingangs)

� DX2-Rechnungseingangsbuch


Erweiterter Workflow

Protokoll als


Protokoll als Dateianbindung

An-/Verbindung an BLP


Barcode Button in ELO drücken.Liest Barcorde aus Verschlagwortungsmaske,

Startet in ELO zweiten Workflow: Rechnungsprüfung(davor: Vorerfassung), rum im Haus, landet wieder bei


landet wieder bei BuchhaltungSAP-KnopfSelbes Script, Status freigegeben => FB02, Zahlungsfreigabe

Oder per ELO Workflow und ELO SAP ModulKontierungs-/FreigabeClient





� Oder durch den ELO SAP Pilot

Rechnungseingangsbuch innerhalb SAPWorkflow – Freigaben im BusinessWorkplaceOder auch per WebClient


Oder auch per WebClient

Prinzip des Rechnungsworkflows

DocXtractorVerifier

Validator

Inspector

Controller:

Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung BuchhaltungEinkauf / Fachabteilung

� Schematische Darstellung des Rechnungsworkflows (op tionale Schritte)


VerifierController

WebInspector

:

Erfassen und Indizieren Prüfen und Vorbereiten Freigeben und Klären

Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger

Buchen und Abschließen

Übergabe der extrahierten Werte

Poststelle / Buchhaltung

DocXtractorDocXtractorVerifier

Validator


Inspector

Controller

WebInspector

Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung

:


� Sichere Datenübernahme durch SAP-zertifizierte Schnittstelle „INVOICE Provider“

INVOICE Validator

� Buchhalter oder anderere qualifizierter Benutzer



Validator


Inspector

Controller

WebInspector


:


Benutzer� Kontierung wie in SAP� Komfortable Bestellzuordnung� Komfortabler Duplikatscheck

� Anzeige der Meldungen während der Erfassung

� Durch das Vorerfassen wird der Genehmigungsworkflow gestartet

� Optional dunkel vorerfassen

INVOICE Web Inspector



Validator


Inspector

Controller

WebInspector


:


� Keine SAP-GUI erforderlich� Eingang einer Mail im Posteingang (z.B. Outlook, Lotus Notes) des Genehmigers� Möglichkeit der Wiedervorlage (innerhalb einer definierten Frist)

Übernahme in Standard-SAP-Maske


� Button „Änderungen übernehmen“ ermöglicht die direkte Übernahme der buchhalterisch korrekten, geprüften und freigezeichneten Werte in die Standard-SAP-Maske

� Abschluss der Rechnungsbearbeitung

INVOICE Ledger

Rechnungseingangsbuch

Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung


Validator


Inspector

Controller

WebInspector

Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung

:


� Arbeitsplatz des Buchhalters anstelle Posteingang� Persönliche Selektion einfach änderbar� Prioritäten durch Sortierung, z.B.

Skontofristen� Mit Business Workplace kombinierbar

� Recherchetool für Management� Rechnungen in allen Phasen sichtbar� Historisches Reporting über

Kennzahlen, z.B. Phasendauer� Anbindung an SAP Business

Warehouse möglich

Dokumente im INVOICE Pilot for SAP


DocXtractorVerifier

Validator


Inspector

Controller

Web Inspector


:


Inspector

IDoc, RFC BAPI/Batch Input Manuelle Buchung

DocXtractor-Felder

DocXtractor-Rechnung

VorerfassterSAP-Beleg

GebuchterSAP-Beleg





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Offene FragenOffene Fragen

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Documents

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