Dokumenten-Eingangsverarbeitung

mit

FormScape 3.4 Enterprise Edition

Denis WachsmuthChannel Account Manager DACH

Rudolf Diesel Str. 735440 Linden

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• Wussten Sie, dass in einem Unternehmen durchschnittlich

• 19 Kopien jedes Dokuments gemacht werden• ca. 20€ für Arbeitszeit zur Ablage eines Dokuments

aufgewendet werden• Das Auffinden eines falsch abgelegten Dokuments

120€ kostet• 25 Stunden für das Wiederherstellen verloren

gegangener Dokumente investiert werden.

• Quelle: PWC 2004

das lässt sich verhindern!

FormScape 3.4 Enterprise Edition

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Die traditionelle Lösung

DokumentenAblage

Archiv-systeme

Eingangs-verarbeitung

OCRSysteme

OutputManagement

Dokumenten Erstellung

Dokumenteaus Bausteinen

TextverarbeitungMS-Word

DokumentenWorkflow

Workflow-Systeme

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• Traditionell hat man im Unternehmen eine Applikation für jede Aufgabe, die Businessprozesse betrifft. Dies ist in der Regel mit hohen Kosten und langen Implementierungszeiten verbunden.

• FormScape 3.4 stellt eine allgemeine Lösung innerhalb und außerhalb des ERP-Systems dar.

• Unsere zentralisierte, webbasierende Lösung verringert sowohl die Kosten als auch die Implementierungszeiten.

• FormScape 3.4 richtet sich nach dem SOA-Prinzip an Ihren Geschäftsprozessen aus. Dies gibt Ihnen eine höhere Flexibilität in Ihren Geschäftsprozessen.

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• Vor allem bei der Bearbeitung von Ausnahmefällen kann die Produktivität gesteigert werden.

• Insbesondere bei der Bearbeitung von Ausnahmefällen trägt FormScape 3.4 zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität bei.

• Die Geschäftsleitung kann sich nur mittels sekunden-aktuellen Dokumenten ein zutreffendes Bild der aktuellen Situation machen. FormScape 3.4 ermöglicht es, solche Dokumente innerhalb des ERP-Systems sichtbar zu

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Die FormScape 3.4 Vision

FormScape 3.4 Enterprise Edition

EingangsVerarbeitung

DokumentenAblage

Dokumenten Erstellung

Dokumenteaus Bausteinen

DokumentenWorkflow

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Unsere Kernfunktionalitäten: OCR: Eingangsverarbeitung. Umwandeln der eingescannten Belege bis zur Positionsebene im strukturierten Text und XML Daten.

Responder: Webbasiertes, frei grafisch programmierbares Benutzerinterface zur Nachbearbeitung und als Workflow-Komponente. Benutzerdefinierte Erstellung von Dokumenten aus Textbausteinen

Presenter & Reprint: Dokumentenablage als Zwischenspeicher zum späteren Nachdruck.

Ausgabe: Generierung von Ausdrucken und Datenumwandlung der ERP-Rohdaten.

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Die Hauptanforderungen im Geschäftsprozess

Geschäftsprozesse

Geschäftliche NutzerAnwendungenz.B. SAP R3

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Alle FormScape 3.4 Dienste werden auf einem zentralen Server ausgeführt. Auf diesen Server greifen sowohl die Benutzer als auch das ERP-System zu. Selbstverständlich sind die Verteilung der Dienste auf mehrere Maschinen sowie Skalierung und Server in Niederlassungen möglich; dabei kann –sofern gewünscht- FormScape 3.4 stets zentral verwaltet werden.

Server

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Mit FormScape 3.4 wird der komplette Lebenszyklus der Geschäftsdokumente abgebildet.

• Eingangsverarbeitung mit Texterkennung, Abgleich mit den ERP-Datenbanken und Weitergabe an den ERP-Workflow.

• Berücksichtigung von Ausnahmefällen der Eingangsverarbeitung bei schlecht lesbaren oder selten vorkommenden Dokumente.

• Workflow- und Genehmigungsprozesse.

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• Interaktives Erstellen von Dokumenten aus individualisierten Textbausteinen.

• Automatische Dokumentengenerierung aus ERP- Rohdaten. Schnelle und einfache Formularentwicklung mittels grafischem Developer.

• Konvertierung von Daten in unterschiedliche Formate.

• Datenaustausch zwischen Datenbanken und anderen Systemen mittels XML, CSV, festen Feldlängen, etc.

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Dokumenteerfassen

Überprüfen

Verteilen &Freigeben

Zusammenführen&

Verknüpfen

Dokumenteausgeben

Erstellen

Kommunizieren & Webzugriff

Der lückenlose Lebenszyklus Ihrer Dokumente

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Ihre Vorteile durch FormScape 3.4 Enterprise Edition

• Erfassen des gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes, um so die Interaktion mit dem Nutzer zu verbessern und eine höhere Produktivität zu erreichen

– Workflow und Genehmigungsprozesse– Erfassung und Überprüfung von Dokumenten– Zusammenstellen und Voranzeige von Dokumenten

• Einführung von adaptierten regulativen Prozessen schafft Risikominimierung und bessere Kontrolle

– Prüfung und Erfassung von Prozessaktivitäten und Änderungen– Die Integration erfolgt auf Transaktionsebene

• Die Ausweitung der unternehmensweiten Architektur reduziert die Kosten und erhöht den ROI

– Eine Architektur, ein Produkt– Applikations-, Lifecycle- & Deploymentmanagement

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Einsatz innerhalb des Lebenszyklus eines Dokuments

Dokumenteerfassen

Überprüfen

Verteilen

Zusammenführen&

Verknüpfen

Dokumenteausgeben

Erstellen

Kommunizieren & Webzugriff

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Erfassen & Überprüfen

Übersicht

Dokumentenerfassung

Mustererkennung von Dokumenten

Dynamische Schlagwortsuche

Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser

Daten kopieren & einfügen

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Erfassen der Eingänge – Übersicht

Fax

Email

Scanner

FormScape 3.4Ordner

Ihr Web Browser

Überprüfung / Genehmigung

Anwendungsumfeld

TIF-Datei

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Dokumentenerfassung

Die Dokumente können in allen gängigen Grafik-Formaten empfangen und verarbeitet werden.

Nach der Texterkennung werden die Dokumente den jeweils zuständigen Prozessen übergeben.

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Intelligente Dokumenterkennung

mehrseitig

strukturiert

teil-

strukturiert Unicode

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Erfassung & Überprüfung

Übersicht

Dokumentenerfassung

Mustererkennung von Dokumenten

Dynamische Schlagwortsuche

Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser

Daten kopieren & einfügen

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Hier sieht man die FormScape 3.4 Presenter-Benutzeroberfläche. Es wurden zwei gescannte Batches gefunden. Diese Batches können automatisch oder manuell zur Weiterverarbeitung freigegeben werden

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FormScape 3.4 kann die Dokumente anhand von Leerseiten, Barcodes oder ähnlichem unterscheiden. Alternativ kann der Sachbearbeiter gescannte Dokumente manuell auftrennen.

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Erfassen & Überprüfen

Übersicht

Dokumentenerfassung

Mustererkennung von Dokumenten

Dynamische Schlagwortsuche

Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser

Daten kopieren & einfügen

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Leistungsstarke optische Zeichenerkennung

Überschrift

Positions-ebene

Für die Bearbeitung müssen Positionen definiert werden, um notwendige Informationen auslesen zu können

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Mittels des Template-Generators können der Texterkennungseinheit die Positionen der relevanten Felder mitgeteilt werden. Dies ist einfach und schnell zu erlernen und muss von keiner EDV-Fachkraft ausgeführt werden.

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Down to Line Item Detail

Der nächste Schritt: die Erfassung der Positionen des Dokuments.

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Erfassen & Überprüfen

Übersicht

Dokumentenerfassung

Mustererkennung von Dokumenten

Dynamische Schlagwortsuche

Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser

Daten kopieren & einfügen

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Search Expressions for Dynamic Capture

Daten können anhand ihres Formats erkannt werden. Hier im Beispiel eines Datums.

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Erfassen & Überprüfen

Übersicht

Dokumentenerfassung

Mustererkennung von Dokumenten

Dynamische Schlagwortsuche

Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser

Daten kopieren & einfügen

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Das webbasierte Benutzerinterface bietet allen Anwendern einen komfortablen Zugriff ohne Softwareinstallation auf den Arbeitsplätzen. Unter anderem kann hier ein Dokument nachindiziert oder genehmigt werden.

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Erfassen & Überprüfen

Übersicht

Dokumentenerfassung

Mustererkennung von Dokumenten

Dynamische Schlagwortsuche

Datenüberprüfung mit Ihrem Web-Browser

Daten kopieren & einfügen

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Copy und Paste aus einer Grafik:Texte aus gescannten Dokumenten können in beliebige Microsoft Office- Applikationen eingefügt werden.

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Höhere Produktivität

• Die Recherche von Texten in gescannten Dokumenten erhöht die Produktivität für die tägliche Arbeit mit komplexen Dokumenten

• Das Kopieren & Einfügen von grafischen Texten rationalisiert den Umgang mit Ausnahmefällen und minimiert Eingabefehler

• Die dynamische Datenerfassung von grafischen Texten optimiert die Erkennung von Dokumenten und verringert Ausnahmefälle

• Die dynamische Mustererkennung präzisiert die Informationserfassung, minimiert die Fehlerrate und automatisiert die Prozesse

• Die automatisierte Übertragung erhöht die Effizienz und minimiert menschliche Eingriffe

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Produktiver Umgang mit Ausnahmefällen

• Zugang zu allen Dokumenten ermöglicht den vollkommenen operationalen Überblick

• Die Verbindung zusammengehörender Dokumente erlaubt dem Endverbraucher entsprechende Dokumente schneller zu finden

• Ausnahmefälle können wahlweise innerhalb oder außerhalb der Geschäftsanwendung behandelt werden

• Zusätzliche Informationen zu den Dokumenten können über einen Web Browser erfasst werden, was wiederum die Produktivität erhöht

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Noch Fragen?

• Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Sollten Sie noch Fragen haben, kontaktieren sie uns:

• Vertrieb:Denis Wachsmuthdwachsmuth@bottomline.com

• Tel: 06403/7785-310

• Technik:Dirk Broxdbrox@bottomline.com

• Tel: 06403/7785-312