Dokumenten- u. Wissensmanagement

Chancen für das Verwaltungshandeln

Referent: Clemens Lammerskitten, Clemens Lammerskitten,

Gemeinde Wallenhorst

1. Erfahrungsbericht aus Wallenhorst1. Erfahrungsbericht aus Wallenhorst• Ablauf von der Piloterprobung zum flächendeckendenAblauf von der Piloterprobung zum flächendeckenden EinsatzEinsatz• Ergebnisse nach einem Jahr ProduktionsbetriebErgebnisse nach einem Jahr Produktionsbetrieb

2. Die eingesetzte Lösung VIS-kompakt 2. Die eingesetzte Lösung VIS-kompakt

Gemeinde Wallenhorst

24.000 Einwohner120 Beschäftigte

dav. 65 im Rathaus>50% geh. Dienst

46 Mio. Verw.Haush. 9 Mio. Verm.Haush. 8 Mio. Pers.Kostenausgeglichener Haushalt (2000)Investionsrate von 2,5 Mio. DM(früher 5 Mio. DM)

VISkompakt in der Gemeinde Wallenhorst

• IT-Erfahrung seit 1988 (All-In-1, LinkWorks,RIS)

• VIS-Kooperations-Partnerschaft• Produkttest V1.7 im 1. Halbj. 98

• 15 Arbeitsplätze im Hauptamt• Zugriffsrechte• Personen- und Sachakten• Attributzugriff • Serienbriefverarbeitung

• Installation und Datenmigration (9/1998)• der flächendeckende Einsatz VISkompakt

V1.7• Amtsweise Einführung bis 7/1999• enge Zusammenarbeit zw. Team, Organisation und EDV • Schulungen und Workshops

• begleitende Fortbildung „Gemeinsam Gestalten“

Ziele - Maßnahmen - Erkenntnis

• Ganzheitliche Sachbearbeitung• Prozesse schlanker gestalten• Dezentrale Reorganisation der Prozesse• Unternehmenskultur: Vertrauensmanagement,

Kooperativer Führungsstil, Teamarbeit

Maßnahmen der Neuen Steuerung: Bürgerbefragung, Bürgerbeteiligung, Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung

Kosten- und Leistungsvergleiche, Zielvereinbarungen, Qualitätszirkel

Erkenntnis:

Nur durch den konsequenten Einsatz von IT-gestützter

Vorgangsbearbeitung lassen sich die Ziele der

Verwaltungsreform in einem überschaubaren Zeitrahmen

erreichen.

Von der IT-Unterstützung Von der IT-Unterstützung (seit 1988 IT-gestützte Verwaltung)(seit 1988 IT-gestützte Verwaltung)einheitliches Handlinggeregelter Umgang mit Geschäftsobjekten bei traditioneller und projektorientierter Arbeitsweise. Anspruch: flexibel, schnell, transparent, verbindliche, gesicherte und dokumentierte Verfahren bei umfassender Recherche- und Auskunftfähigkeiteffiziente Verwaltungsabläufe, insbesonders in den Planungs-, Bau- und Sozialbereichen und Beherrschung bzw. Minimierung von Medienbrüchen, z.B. Einbeziehung externer Stellen)Archivierung zur Langzeitaufbewahrung

zum Führungsinstrumentzum Führungsinstrumentdie Information ist der Wertdurch ganzheitliche Nutzung der vorhandenen und neuen Technologien

gleichzeitiger Wandel von IT- und Organisations-gleichzeitiger Wandel von IT- und Organisations-KonzeptenKonzepten

Bürokommunikation --> ArbeitsplatzGroupware-Systeme --> TeamorientierungWorkflow System --> Prozeßorientierung, Dokumentation,Wissens-Mgmt. --> QualitätsorientierungGeschäfts-Mgmt. --> Produkt- und KLR-Orientierung

Wandel

Schulungen und Workshops • 65 MitarbeiterInnen geschult65 MitarbeiterInnen geschult• 2,5 Tage pro Person2,5 Tage pro Person• VIS-ArbeitsgruppeVIS-Arbeitsgruppe (Erfahrungsaustausch,

Wünsche, Problemlösungen)

• VIS-WorkshopsVIS-Workshops (GGV‘s, Adreßverw., Vorlagen, VIS-Ablage, Effizienter Umgang mit den Suchmasken)

• Gemeinsam gestaltenGemeinsam gestalten• Mitte 1998 bis Mitte 2000• 13 TeilnehmerInnen aus 6 Ämtern• 18 Tage „Qualitätsmanagement“• 18 Tage „Soziale Kompetenz“• 14 Tage „Supervision“

Akzeptanz durch Beteiligung.

Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung

Die Mitarbeiterbefragung wurde im Jahr 2000 von einer externen Gesellschaft durchgeführt und ausgewertet

Mitarbeiterbefragung

Produktiv im Einsatz

• Textproduktion, Adresswesen, Serienbriefe

• Registratur • Dokumenten-Management• Vorgangsbearbeitung, Aufgaben-

Management• fachbereichsspezifische

Ablagekonzepte• geplant: Archiv• geplant: Integration eines Rats-

Infosystems

VISkompakt - Produktinformationen

ganzheitliche IT-Unterstützung in der Verwaltungganzheitliche IT-Unterstützung in der Verwaltung• Unterstützung informeller und formeller

Aufgabenstellungen• DOMEA-Konzept zertifiziert• bedarfs- und phasengerecht einführbar:

• DOMEA Phase I: IT-gestützte Registratur• DOMEA Phase II: Textproduktion, Dok.-Management, elektronische

Akte • DOMEA Phase III: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung

integrierte Arbeitsumgebung bestehend aus:integrierte Arbeitsumgebung bestehend aus:• virtuellem, elektronischen Schreibtisch mit Akten, Vorgängen und

beliebigen Dokumentarten• Funktionsbereiche: Registratur, Textproduktion, Adressen,

Dokumenten-Management, Aufgaben-Management, Ablage, Archiv• BK Funktionen MS-Office, MS Exchange• Einbeziehung von Fachanwendungen• Zugriffskonzept auf Einzelobjekte nach kundenspezifischen

Vorgaben

Sachbearbeitung / Registratur

Leitungsebene

PostausgangPosteingang

Das Ziel: Aufgabenunterstützun

g

Postein- / ausgangsbearbeitung

• zentral / dezentral• physisches Schriftgut / Korrespondenz und

elektronische Dokumente, Fax, Mail usw.• Scannen, optional: intelligente Dokumentenanalyse• Verteilung: physisch / elektronisch / manuell /

automatisch• Korrespondenz - Mgmt.

• Nachweis im Korrespondenzjournal• Textproduktion• Ausgangsbehandlung

Schriftgut Scannen erkennen eMail, Sprache

Sekretariate Sachbearbeiter Hierarchie

Textproduktion

• Unterscheidung von Dokumentenklassen• Vorlagenverwaltung / Entwurf / Reinschrift• Zugriff auf Registraturinformationen• Automatische / manuelle Übernahme von Meta- /

Protokollinformationen,• Dokumenteninhalte mit Steuerungsfunktion im

Geschäftsgang (z.B. Zeichnungsverfahren)• Serienbrieffunktion mit Schnittstelle zur Adressen-

und Verteilerverwaltung • Unmittelbare Nutzung von Kommunikationsdiensten

intern und extern (Fax, e-Mail)

Korrespondenz-Management

Korrespondenz-Management

• Verwaltungsobjekt: Korrespondenz • Eingang mit Antwort und internen Dokumenten

• automatische Führung des Korrespondenzjournals• Posteingangsbuch mit dazu gehörenden Ausgängen und internen

Dokumenten• “Vorzimmerjournal”

• Recherche im Korrespondenzbuch • keine Klassifizierung gegen Aktenplan

• gegenwärtig keine automatische Überführung in

Vorgang bzw. Akte

Sekretariate / Sachbearbeiter

Eingang

Eingang

Einsender DatumGeschäfts-zeichen

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Unterschrift

Ausgang

AntwortAktenvermerk

BesprechungberichtEingang

Rundschreiben

Eingang

EinsenderDatumGeschäfts-zeichen

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Schriftgutverwaltung, Registratur

• Organisation: als Organisationseinheit / durch den Bearbeiter; zentral, dezentral, Mischformen, Massengeschäft, Arbeitsabläufe Registratur

• Aufgaben: Schriftstücke zum Akten- / Vorgangsbestand nehmen, ordnen, Metainformationen erfassen und pflegen, Anlegen von Dok., Vorgängen und Akten; Schriftgut bereitstellen: Wiedervorlage, Recherche; Schriftgut verwalten, Bestandsverzeichnisse; Ausgabe und Aussonderung

• Objekte: Akte, Band, Vorgang, Dokument; Beziehungen• Verwaltung: Wiedervorlagen, Aktenplänen, Papierablage

• Adresswesen,

Dokument Vorgang Akte Registratur Archiv

Dokumenten-Mgmt. / Archiv

• Ablageorganisation: persönlich, Gruppe, Registratur• Dokumente in beliebigen Formaten (Text, Bild, Video,

Sprache usw.)• Explorer für Ablagestruktur• Dokumententypübergreifende Browserfunktion• Zugriffsrechteverwaltung,• Recherchefunktionen in Metadaten und Dokumenten,

strukturiert und Volltext • Versionsführung (werkzeugabhängig / werkzeugunabhängig)• Statusführung z.B. abgeschlossen• Checkin / Checkout• Elektronische Unterschrift, Signaturverfahren*

AntwortAktenvermerk

BesprechungberichtEingang

Rundschreiben

Eingang

EinsenderDatumGeschäfts-zeichen

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Dokument Vorgang Akte Registratur Archiv

Eingang, RegistraturEingang, RegistraturExakte Identifizierung der bearbeitenden Stelle

Schneller Durchlauf zur bearbeitenden Stelle

Nachweisbarkeit aller Posteingänge

Richtige Zuordnung des Aktenzeichens

Vereinfachung der manuellen Abläufe

Abbau von Karteien und Listen

Vorgangsbearbeitung Vorgangsbearbeitung Abwicklung des Geschäftsgangs

Entwurfsproduktion, Abstimmung, Zeichnung, MitzeichnungWeiterleitung / Nachvollziehbarkeit Schneller Durchlauf zur bearbeitenden Stelle, leichtes Auffinden von VorgängenRichtiges Einordnen der erforderlichen Schriftstücke in die Umlaufmappe / Akte

Gewährleistung der Vollständigkeit

Einhaltung von Wiedervorlageterminen

Zugriffskontrolle

Elektronische Unterschrift,

Aktenvermerk

Besprechungbericht

Eingang

Einsender DatumGeschäfts-zeichen

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Unterschrift

Geschäftsobjekte im Geschäftsgang

Geschäftsobjekte im Geschäftsgang

Eingang / Entwurf / AusgangEingang / Entwurf / Ausgang VorgangVorgang AkteAkte

Prozess-Sicht - GeschäftsgangProzess-Sicht - Geschäftsgang

EingangAnfrage

Leitungs-ebene

Wiedervorlage

Zusatzinfo

VermerkeAnweisungen

Sachbe-arbeitung

beteiligteOrg.Einh.

AnforderungUnterlagen

EntwurfZeichnung

Klärung

Schlußverf.

AusgangReinschrift

Ablage

Archiv

Beteiligungexterner Stellen

MedienbruchUnterlagen

ThemenlisteThemenliste Organisation

Regeln

Eingangs-

registratur

Aktenplan

Geschäfts-

verteil.-Plan

Zeichnung/

Mitzeichnung

Ablage

Archiv

Aufgaben-Management

• Abbildung der Organisation im System • Ad-hoc und strukturierte Vorgänge • Abwicklung des Geschäftsgangs, • Steuerung durch Verfügungen und

Geschäftsgangvermerke an: Dokument, Vorgang, Umlaufmappe

• Entwurfsproduktion, Abstimmung, Zeichnung, Mitzeichnung

• Informationsdienste• Protokollierung• Organisationsweit und behördenübergreifend• Gewährleistung von Sicherheit und Vertraulichkeit

Aufbau-organisation

Eingang

Einsender DatumGeschäfts-zeichen

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Unterschrift

VorgängeAblauf-

organisationEin-/AusgängeEntwürfe

VISkompakt Version 2.0 Produktstrategie

• Weiterentwicklung VISkompakt V1.7• Basis Microsoft-DNA Konzept und Produktfamilie

“2000” • nützlich für jeden Anwender mit verwaltenden

Aufgabenstellungen, orientiert am DOMEA-Konzept• Zukunftssicherheit durch Add-Value Konzept • Verwaltungslösung mit mandantenfähigem ASP

Application Service Providing• Fat- / Thin- / Mobil-Clients

• Strategische Aussagen: • umfassende Verwaltungsfunktionalität, • schnell einsetzbar, • attraktiver Preis, • kompromisslose Follow Microsoft-Strategien, • maximale Skalierbarkeit, • Sicherheit für Betrieb und Zukunft

VISkompakt Version 2.0

ist skalierbar, entsprechend der Arbeitsorganisation ist skalierbar, entsprechend der Arbeitsorganisation einsetzbareinsetzbar

VISkompakt V 2.0 Server / Netzwerk-ClientVISkompakt V 2.0 Server / Netzwerk-Client Arbeitsorganisation in VerwaltungenArbeitsorganisation in Verwaltungen. Unterstützung der Arbeit in der Sachbearbeitung, Gruppen, Referaten, Abteilungen und der Gesamtorganisation. Bereitstellung behördengerechter Ablage-organisationen, Zugriffsrechte und hinterlegten Verwaltungsregeln. Arbeitsorganisation durch Termin-, Aufgabenmanagement und Geschäftsprozessunterstützung

VISkompakt V 2.0 Add-on‘sVISkompakt V 2.0 Add-on‘sAdd-On: Web ProfessionalAdd-On: SAP-ConnectorAdd-On: Archiv-ConnectorAdd-On: Intelligence-ConnectorAdd-On: Erweiterte Security

VISkompakt V2.0 PCVISkompakt V2.0 PCIndividuelle Arbeitsorganisation am Einzelarbeitsplatz,Individuelle Arbeitsorganisation am Einzelarbeitsplatz,

schwerpunktmäßige Nutzung zur Korrespondenzbearbeitung, Adresswesen, Vorgangsbildung und Aktenablage mit Nachweisfunktionen für z.B. Postbuch, Bearbeitungsabfolge von Dokumenten und Vorgängen