SecurityBYOD und Cloud – Ja, aber sicher!

Dokumenten- und GeschäftsprozesseBeste Basis für umfassendes EIM

Special Multichannel Publishing Tools & Formate / PIM- und TMS-Systeme

Intelligente Suche – Schlüsselelement im Wissensmanagement

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Mai / Juni 2013 Ausgabe #2-13 Deutschland Euro 12,00 ISSN: 1864-8398 www.dokmagazin.de

SharePoint2013 - Potenziale & Projekte

Zwei, die zusammengehören: StorTrends und Hybrid Storage reduziert Kosten und Risiken bei Datenbanken und Files.

Das wollen IT-Manager wissen:

INVESTMENT: Hybrid Storage konsolidiert automatisch Datenbestände nach Häufigkeit der Zugriffe auf leistungsstarke SAS- und SATA-Platten. Dies senkt die Anschaffungs - und Verbrauchskosten, den Platzbedarf im IT-Center und reduziert den CO²-Ausstoß. SCHUTZ: Die Datenbestände sind über Storage Clustering betriebssystemunabhängig hochverfügbar. Desaster Recovery über WDS WAN Services ermöglicht weltweite Repliken der Bestände an mehreren Standorten. ZUKUNFT: Eine iSCSI- und NAS-Skalierbar-keit bis 256 TB.

Das wollen Administratoren wissen:

KLARHEIT: Eine Managementkonsole überwacht Zustände, Volumen, Replika-tionen, Snapshots und ILM-Vorgänge. SICHERHEIT: Automatische und manuelle Snapshots innerhalb einer Sekunde ohne Unterbrechung der Produktivität, auto-matischer Failover und Failback bei voller Konsistenz. FLEXIBILITÄT: Storage-Virtualisierung bis zu 64 Volumen in Exact-, Thin-, und Auto-Provisioning-Modus im Active-Active-Passiv-Betrieb einschließlich Continous Data Protection auf Blockebene.

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SpecialMultichannel Publishing

34 | MultichannelPublishing–Tools&FormateClaudiaGerhardt,SQUIDDSe.K.

38 | Print&Online:mehrsprachigeProduktinformationenChristianWeih,AcrossSystemsGmbHHansjörgB.Gutensohn,asimGmbH

SharePoint

42 | EnterpriseCollaborationineinerkonkretenAnwendungAdrianTurtschi,AvanadeThomasRoth,Avanade

Praxis

45 | Multimedia-Datenfluten–allesunterKontrolle?ClausBlank,ZyLAB

48 | 7RegelnfürdieindividualisierteKundenkommunikationHaraldGrumser,Compart

52 | EinProjekt-BeispielzurEinführungvonE-InvoicingLeonieWalter,HENRICHSEN

54 | KampagnenmanagementinderPrivateCloudBjörnRöttger,FormwareGmbH

Inhaltsverzeichnis

3 | Editorial

4 | Inhalt

4 | 5

Inhalt

Thema

6 | Geschäftsprozesse–ZielundQuellevonInformationHerbertKindermann,MetasonicAG

10 | KurzerProzess:Cloud-basierteMail-&Collaboration-SystemeMichaelHerkens,CLOUDPILOTSSoftware&ConsultingGmbH

16 | Interview|ProductLifecycleManagementohneLimitDr.UweFetzer,SEALSystemsAG

Cloud Computing

22 | Dreamteam:Dokumentenmanagement&CloudJörgJung,T-SystemsAndreasHopp,DocumentFutureAG

Mobility

26| EnterpriseSearchgoesmobileDanielFallmann,MindbreezeSoftwareGmbH

Social Business

28 | Collaboration–dieUnternehmensstrategieentscheidetReinerGratzfeld,DNUGJoachimHaydecker,DNUG

Trend

56 | Usability–unterschätztesKriteriumbeiderSoftware-Auswahl?MirjanaStanišić-Petrović,DanielZieglerFraunhofer-InstitutfürArbeitswirtschaftundOrganisationIAO

Security

62 | CloudundBYOD–ja,abersicher!PeterWeger,BrainloopAG

Technologie

66 | LinguistischeTechnikenfüreineWissensplattformManfredJaksch,WTI-FrankfurtDr.PaulSchmidt,InstitutfürAngewandteInformations-forschung

Kommentar

72 | IntelligenteSuchealsSchlüsselelementimWissens-managementDr.WernerSchachner,SUCCONSchachner&PartnerKG

76 | Veranstaltungen

77 | Inserentenverzeichnis / Vorschau

78 | Impressum

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SharePoint2013 - Potenziale & Projekte

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Geschäftsprozesse–

ZielundQuellevonInformation

DiehoheGeschwindigkeitderAnforderungsänderungenmachtdieklassischeVorgehensweise inProjekten immerschwieriger.Die subjektorientierte Geschäftsprozessmethodik und neueTechnologien wie Collaborative Modeling und SemantischeEchtzeitanalysevonDatenbringenneueChancenfürdieSteige-rungvonEffektivitätundEffizienz.

Geschäftsprozesse spiegeln die Abläufe eines Unternehmenswider. Optimale Geschäftsprozesse bedeuten darüber hinaus,dassMitarbeiterfürjedenArbeitsschrittgenaudieIT-Unterstüt-zung erhalten, die sie benötigen. Dieser Anforderung müssenBPM-Lösungenheutegerechtwerden–unddenAustauschvonInformationenbeimaximalerFlexibilitätunterstützen.

Da sich Abläufe in einem Unternehmen oft ändern, bedeutetdiesinletzterKonsequenz,dassMitarbeiterihreProzesseselbstgestalten können müssen. Die Information, die zu der Entste-hungeinesGeschäftsprozessesführt,kommtdemnachvondeneinzelnen Akteuren oder Prozessbeteiligten, indem sie die inihremFokusliegendenAufgabenbzw.Prozessschrittebeschrei-ben.Dasich ineinerglobalisiertenWeltmit ihrerrasantenÄn-derungsrateinvielenBereichendieAnforderungenstetigwan-deln,istProzessmodellierungkeineinmaligerVorgang.VielmehrwirddasÄndern,Optimieren,ErweiternundAnpassenvonGe-schäftsprozessenzueinemDauerzustandfüreinUnternehmen.

EineerfolgreicheStrategiefürGeschäftsprozessemussalldiesenDingenRechnungtragen.Siesoll jedenEinzelnenabholenso-wieeinfunktionierendesGanzesgewährleistenunddabeiauchnochsicherstellen,dassdieseAufgabesichschnellundzügiger-ledigenlässt.SomitwerdenEffektivitätundEffizienzauchfürdieModellierungselbstzurelevantenAspekten.

Thema

Herbert Kindermann, Vorstand und CEO der Metasonic AG. Das Unternehmen entwickelt eine Lö-sung für dynamisches BPM, welche durch eine intuitive Methode ihren Fachanwendern erlaubt, sich kon-tinuierlich bei der Gestaltung der Prozesse einzubringen. Simulatio-nen und Analysemöglichkeiten von Echtzeitprozessen unterstützen bei den richtigen Entscheidungen, ein solides Integrationskonzept ermög-licht eine schnelle Umsetzung von Änderungen.

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ProzessmodellierungundProzessausführungalsBestandteiledesKommunikationsflusses

BetrachtetmandenInformationsfluss,kommunizierenMitarbei-terinzweiRichtungenmitderBPM-Lösung:

n DefinierenoderoptimierenMitarbeiterihreAbläufeundent-sprechenddiedafürnötige IT-Unterstützung, istderProzessdasZieldieserInformation(Prozessmodellierung).

n Führen sie die Prozesse dann operational aus, unterstützendieseProzesseimGegenzugdieMitarbeiterundsindQuellevonInformation(Prozessausführung).

Bei der Prozessmodellierung fließt betriebliches Fachwissenvom späteren Prozessbeteiligten (dem fachlichen Spezialistenbzw.Fachanwendern)indieProzessmodelleein.EshandeltsichhierbeiumdieDefinitioneinergenerellenHandlungsweise fürdieoptimaleErledigungvonAufgabenimProzess.BeiderPro-zessausführunghingegenfließenauchbetrieblicheFaktenvonderProzessanwendungandenBeteiligten.Dabeihandeltessichum detaillierte Information zu einzelnen konkreten Geschäfts-vorfällen.Wichtigist,dassdieserbilateraleKommunikationsflusseffektivundeffizientabläuft.

DasVerständniseinermöglichstdirektenEinbindungdesFach-anwendersisthierdeswegenwichtig,daEffektivitätundEffizi-enz die oft gestellten Forderungen an einen Mitarbeiter sind.Doch wirklich einfordern darf man sie nur unter einer Voraus-setzung:DieProzessplattform,alsodervirtuelleArbeitsplatzdesMitarbeiters,mussihmindieHändespielen–unddarfihnnicht

zu ineffizientemHandelnzwingen.DeswegenmüssendiePro-zessbeteiligten ihren Prozessarbeitsplatz selbst gestalten dür-fen.AußerdemmussdasmodellierteModelldemausgeführtenModellentsprechen,damitderFachanwenderauchwirklichdasWerkzeugbekommt,daserangeforderthat(sieheBild1).

EingrundsätzlichesProblemfürdieEffizienzbeimModellierenistauchdieKomplexitätderAnforderungen.Damanrealexis-tierendeSachverhaltejedochnicht ignorierenkann,bleibtnur,daskomplexeGanzeineinfacheTeilezuzerlegen(Isolation).DieFrageistnur:AnhandwelchenKriteriumszerlegtmaneinenGe-schäftsprozessineinfacheTeile,dieidealerWeisegetrenntvon-einander und parallel bearbeitet werden können, ohne dabeidasFunktionierendesGanzenzugefährden?

SubjektorientierteGeschäftsprozesseundCollaborativeModeling

SubjektorientiertesGeschäftsprozessmanagement(S-BPM)ver-sucht,alldieseFragenzuberücksichtigen.DabeiistdieLösungsoeinfachwienatürlich,dennS-BPMverstehteinenGeschäfts-prozessalseineReihevonSubjektenbzw.Akteuren(Menschen,Systeme,Dienste,Maschinen),welchejeweilsgewisseTeilaufga-ben erledigen und diese mittels strukturierter Kommunikationsokoordinieren,dassdieGesamtaufgabeerfülltwird.

DerersteSchritt ist,wiebeimherkömmlichenBPM-Ansatz,dieFrage nach den Inputs und den Outputs (Objekten) des Pro-zesses. Daraus lassen sich die im Prozess notwendigen Einzel-aktivitäten ableiten. Diese wiederum bestimmen die ein-

Bild1:ProzessmodellealsZiel(Modellierung)undQuelle(Ausführung)vonInformationmitdersubjektorientiertenMethodik

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Thema

zubindendenAkteuredesProzesses,diealsVoraussetzungdienotwendige Qualifikation mitbringen müssen. Jeder AkteurübernimmtanschließenddieTeilaufgaben,dieinseinemKom-petenzbereich liegen, und versendet sie mittels Nachricht andennächstenAkteurbzw.andasnächsteSubjekt.SowirdmitS-BPMComplianceerreicht.

NunkommtderflexibleTeil:DieArtundWeise,wiedieSubjektebzw.dieAkteuredesProzessesihreAufgabenerledigen,könnendieseselbstbestimmen.SiemüssennuramEndediedefiniertenTeilergebnisseliefernundübergeben.Somitkannjedermensch-liche Akteur mit den drei S-BPM-Zustandstypen „Tun“ (gelb),„Senden“(rot)und„Empfangen“(grün)seineigenesindividuel-lesSubjektmodellieren(sieheBild2).

Diese Unabhängigkeit bei der Modellierung von Subjekten(Isolation) bringt auch den Vorteil, dass sie parallel bearbeitetwerden können. Kollaboration bei der Modellierung heißt beiS-BPM, dass von mehreren Modellierern gleichzeitig an einemeinzigenProzessmodellgearbeitetwerdenkann.AufdieseWei-se entfallen die auch aus Meetings bekannten Leerlaufzeiten.NiemandmussmehreineDiskussionüberModellierungsaspek-teverfolgen,diefür ihnselbstkeinewirklicheRelevanzhat.SowirdauchbeiderModellierungdieoptimaleEffizienzerreicht.

DieTatsache,dassjederfachlicheSpezialistsichselbstfreiundaus der Ich-Perspektive in das Modell einbringen kann, garan-tierthingegendieoptimaleEffektivität.

SubjektorientierteGeschäftsprozesseundsemantischeDatenanalyse

Bei der Prozessausführung ist der Geschäftsprozess nicht nurZiel, sondern auch Quelle von Information. Vom Prozess auswerden Datenbanken gefüllt, Dienste oder Systeme mit ent-sprechenden Daten aufgerufen und schlussendlich wird auchder menschliche Prozessbeteiligte mit Daten versorgt. Selbstbei definierten Prozesswegen benötigen menschliche Akteurefür die Erarbeitung einer Lösung eine Masse an inhomogenenDatenundFakten.DerStandardwegisthier,dieentsprechendenDatenbankenundSystemeanzubinden.

Doch IT-Integrationensind langwierigundamEndebeschrän-kendfürdenBenutzer.Wasnichtangebundenist,stehtnichtzurVerfügung.Umdieszuvermeiden,solltenauchdieBedürfnissemenschlicherProzessteilnehmerberücksichtigtwerden.DieArtder Aufbereitung von Daten durch den Prozess für den Men-

Bild3:DynamischeEchtzeitdatenanzeigeanhanddesaktuellenProzessschrittes

Bild2:Subjekte(blau)undihreausgetauschtenNachrichtenstehenschonfest,dasinterneVerhaltenderSubjektekannparallelundindividuellgestaltetwerden

schen kann bei entsprechend häufig ausgeführten ProzessensehrrelevantfürdessenEffizienzwerden.Auchhelfendierichti-genDatenzurichtigenZeitdabei,dierichtigenEntscheidungenzutreffen

Eine Alternative besteht in der Verwendung einer intelligen-tenSuchsoftware (SemanticMiddleware).Letzterehat, jenachKonfiguration, Zugriff auf weite Datenräume, die sich über dieSysteme eines ganzen Unternehmens sowie auch das Interneterstrecken können. Es entsteht ein Netz aus Daten und Be-ziehungen, über welche von einem Datensatz zum nächstennavigiert werden kann. Ein automatischer Hintergrundprozessistständigdabei,dasNetzausDatenknotenderartumzusortie-ren,dassdierelevantestenDatenstetszuerstangezeigtwerden.

Die S-BPM-Suite stellt diesem Hintergrundprozess dabei Infor-mationenüberdasSubjektdesjeweiligenBenutzers,denaktu-ellenProzessschrittundauchdieDatenablagedesSubjektesinihrem derzeitigen Prozessschritt zur Verfügung. Somit sortiertdieSemanticMiddlewaredieInformationdesgesamtenDaten-raumes anhand der aktuellen Perspektive, dem aktuellen Pro-zessschrittunddembisherigenStanddererarbeitetenInforma-tioninderDatenablage(sieheBild3).

Somit sorgen dem Menschen entgegenkommenden Struk-turen von S-BPM-Prozessen, für die Möglichkeit, parallel aneinemModellzuarbeiten,unddiesemantischeDatenanalysefürdieoptimaleEffektivitätundEffizienzbeiderModellierungundderAusführungvonGeschäftsprozessen. n

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Thema

Smartphones, Notebooks und Tablet-PCs haben sich in denmeistenUnternehmenlängstetabliert.Home-Officewargestern,morgenwirdderZugriffaufwichtigeUnterlagenundUnterneh-mensdatenvonüberallmobilstattfinden.Schonheutzutage istder Großteil der Arbeitnehmer zumindest zeitweise außerhalbdes Büros tätig. Gemäß IDC werden weltweit 35 Prozent derarbeitendenBevölkerungbiszumJahr2013mobilarbeitenundsichdabeieinersehrheterogenenEndgerätelandschaftbedie-nen.DieAnalystenvonIDCerwarten,dassdieHerstellerimJahr2013918,6MillionenSmartphonesausliefern[1].Dasentspricht50,1ProzentallerMobiltelefone.„BringyourownDevice“heißthierderglobaleTrend,derdieIT-VerantwortlicheninDeutsch-landsUnternehmenhinsichtlichSicherheitsfragenjedochnochspaltet.

Sollen Informationen und Dokumente verteilt an mobilenGeräten genutzt werden, muss das Unternehmen sie zentralbereitstellen. Mail & Collaboration-Dienste in Form von Soft-ware-as-a-Service (SaaS) bieten sich hier an. Sie erlauben denstandortunabhängigen Zugriff und eröffnen einen weiteren,wesentlichenVorteil:DennmitderAusweitungderKommunika-tionsformenwachsensowohldietechnischenHerausforderun-genbeimBetriebeinerMail-InfrastrukturwiedieDatenvolumender Dateianhänge. Weil die Komplexität von Mail & Collabora-tion-Anwendungen steigt, andererseits die Anforderungen ansolcheLösungenbeidenmeistenUnternehmenidentischsind,ist eine Bereitstellung von Dokumenten und Workflows in derClouddasprobateMittel.

KurzerProzess:Cloud-basierteMail-&Collaboration-Systeme

Dokumenten-Sharing,Workflows,GoogleApps,Plattform-as-a-Service(PaaS)

Michael Herkens ist Geschäftsfüh-rer der CLOUDPILOTS Software & Consulting GmbH und Mitglied im Verband Cloud-Ecosystem. CLOUDPILOTS unterstützt bei der Wahl des optimalen Cloud-Anbie-ters. Es werden Lösungskonzepte aufgezeigt, um Infrastrukturkosten zu senken und flexibler auf die aktuellen Marktveränderungen zu reagieren. Die Nutzung von geeigneten Kommunikationswerk-zeugen hilft Unternehmen bei der schnelleren Realisierung von Geschäftsideen und gewährleistet einen optimalen Informationsfluss auch bei mobilen Mitarbeitern.

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DemZyklusausPatchesundUpgradesentkommen

BislangwerdenimmenseSummenindenreinenErhalteinerIT-Infrastrukturinvestiert,diedenAnforderungenandiemoderneUnternehmenskommunikationnurnochzumTeilgerechtwird.GemäßderCapgemini-Studie„IT-Trends2013“[2]werdenfürdieEntwicklung von Innovationen in D-A-CH im Durchschnitt nurknapp22Prozentdes IT-Budgetsaufgewendet,vondenenzir-kaeinDrittelindieEvaluierungneuerTechnologienundknappzweiDrittel inUmsetzungsprojekte inklusiveBeschaffung,Ent-wicklungundImplementierunggestecktwerden.

DergrößteAnteildesBudgetsfließtindieErhaltungderIT-Land-schaft:71ProzentwerdenfürdieAktualisierungvonInfrastruk-tur-KomponentensowiekleinereundgrößereUpdatesundHar-monisierungen ausgegeben. IT-Administratoren müssen demendlosenZyklusausPatches,UpgradesundderVerwaltungderbestehendenServernundDesktopsentkommen.

Projektverlauflückenlosdokumentieren

Für die Nutzung von Dokumenten und den Workflows in derCloud gibt es praktische Beispiele, etwa aus der Baubranche,hier realisiert mit Google Apps: Jeder Monteur hat heute einMobiltelefonoderSmartphoneinderTasche,daserfürdie

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Thema

mobile Arbeitszeiterfassung per Cloud verwenden kann. DasBauunternehmen spart damit an Kosten, denn Zeiterfassungs-terminalsaufweitentferntenBaustelleneinrichtenundmitderERP-Lösung im heimischen Rechenzentrum zu verbinden, istmithohemtechnischemAufwandverbunden.DerAusweg:DerBauarbeiterregistriertseinenArbeitsbeginnmitdemHandy,dieDatenwerdenperGPS-OrtungautomatischandieGoogleDocs-LösunginderCloudübertragen,indereineTabellenkalkulationfürdieArbeitszeiterfassungerstelltwurde.AufdieseWeisehatdasUnternehmenjederzeiteinenÜberblicküberdenEinsatzsta-tusseinerMitarbeiter.PerVideokonferenzmittelsGoogleHang-outkannsichderMonteurvorOrtauchinEchtzeitauchmitderZentraleoderdemexternenArchitekturbüroabstimmen(sieheBild1).

MussderBauleiterdemProjektverantwortlicheninderZentraleschnelleinenEindruckderLagevorOrtübermitteln,solädtermitHandyerstellteFoto-undFilmaufnahmenaufGoogleDrivehoch, das Cloud-basierte File-Sharing-System des Unterneh-mens. Der Projektverlauf wird lückenlos und nachvollziehbardokumentiert.ÜbereinenVideoanrufkannsichderProjektlei-terinderZentraleeinendirektenEindruckverschaffen.FürdasHochladen,AbrufenundBearbeitenvonBauplänen,Anträgen,GenehmigungenundAusschreibungenstelltGoogleSites,dasInformationsportal für Teams im Intranet, Extranet und Inter-net,einegeeignetePlattformdar.ÜbersiekönnensichProjekt-beteiligte an beliebigen Standorten permanent miteinanderaustauschen. Nebst Dokumenten-Sharing sind Cloud-basierteWorkflowsmöglich,zumBeispielfürdasStellenvonUrlaubsan-trägen.Stattumständlich einFormularauszufüllen und indenPostwegzugeben,leitetderArbeiterseinenUrlaubsantragelek-

tronischandenVorgesetzten.DieFreigabedesAntragserfolgtperKnopfdruck.

Informationenflächendeckendkommunizieren

BeiFranchise-KettenmitihrenverteiltenUmgebungenistesmitkonventionellen IT-Services aufwändig und teuer, alle Beschäf-tigten eng und zeitnah in die Unternehmenskommunikationeinzubinden.DieLösungliegtinderWolke:ÜberCloud-basierteMail-&Collaboration-SystemekönnenFranchise-UnternehmenwichtigeInformationeninnerhalbkürzesterZeitflächendeckendkommunizierenundabstimmen.

DokumenteüberSortimentsänderungen,NeuerungenzurPro-duktsicherheitundzumVerbraucherschutzlegtdieZentraleinGoogleDriveab.ÜberGoogleMailerhaltenallezuadressieren-denPersoneneineNachrichtmitLinkaufdieneuenInhalte,diesie über ihr Smartphone einsehen können. Über die Collabo-ration-Plattform von Google können Franchise-UnternehmenVideos mit Schulungsinhalten für ihre Franchise-Nehmer oderTeamankündigungen bereitstellen – ohne Investition in eineeigenetechnischeInfrastrukturzurVideoübertragungodergarReisekostenfürVor-Ort-Schulungen.InwebbasiertenDokumen-tenwieTabellen,TextenoderPräsentationenkanndieZentraleArbeits-/Verfahrensanweisungen,BesprechungsprotokolleoderProduktinformationen für definierte Personenkreise freigeben.Individuellwirddabeigeregelt,welchePersonenoderGruppenZugriffaufdiejeweiligenInhaltehaben.

Bild1:KoordinationvonBauprojekten

Anz

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„Kostengünstig, effizient und genau nach Maß”Hartmut Husemann über Managed Print Services von HP

Gibt es Branchen, für die diese Art des Dokumentenmanagements besonders wichtig ist?

Ja. Noch immer gibt es Industrien, deren Geschäftsabläufe sehr stark auf Papier basieren. Hierzu zählt insbesondere die Finanz- und Versi-cherungsbranche. Von den Vorteilen eines HP MPS-Vertrags können jedoch viele Branchen profitieren.

Können Sie Beispiele von Unternehmen nennen, die bereits erfolgreich mit HP MPS arbeiten?

Es gibt viele Unternehmen, die mit HP erfolgreich ein MPS-Projekt umgesetzt haben. Dazu gehören einige Großunternehmen aus dem Finanz- und Manufacturing- sowie aus dem Retail-Bereich. Aber auch Flächenorganisationen mit vielen Standorten und kleineren Ge-schäftsstellen, die autark entscheiden, haben mit HP MPS beeindru-ckende Einsparungen und Effizienzsteigerungen erzielt.

Wie steht es um die Zukunft des gedruckten Dokuments? Wird auf lange Sicht nicht mehr gedruckt und nur noch digital gearbeitet und archiviert?

Das Druckvolumen in unserer installierten Basis ist konstant. Aller-dings gibt es eine deutliche Tendenz in Richtung Digitalisierung von papierbasierten Prozessen. Diese Lösungen sind kundenspezifisch und werden noch nicht so häufig realisiert. Durch neue rechtliche Regularien müssen in der Finanz- und Versicherungsbranche zum Beispiel Beratungsprotokolle, etc. unterschrieben werden. Dadurch ist mit einem höheren Druckvolumen zu rechnen. Was wir jedoch bemerken ist, dass sich die Bedeutung der ausgedruckten Seiten verändert: Wurden Dokumente in der Vergangenheit noch zur Archi-vierung genutzt, so werden sie heute oft nur noch zur Kontrolle des Textes oder für Notizen ausgedruckt.

Wohin kann ich mich wenden, wenn ich mehr Informationen zum Programm haben möchte?

Kunden können sich unter der kostenfreien Telefonnummer 0800 266 0 266 gern beraten lassen oder können per E-Mail Material anfordern unter firmen.kunden@hp.com.

Was genau bedeutet Managed Print Services und welche Produkte umfasst das MPS-Angebot von HP?

Managed Print Services (MPS) steht für einen ganzheitlichen An-satz zum Thema Drucken, Kopieren und Dokumentenverarbeitung. Es bündelt die Infrastruktur und das Management der gesamten Druckumgebung eines Unternehmens – unabhängig von dessen Größe. Der Service von HP MPS beinhaltet die Analyse, die Optimie-rung und den Betrieb der Outputflotte sowie die Effizienzsteigerung bei dokumentenbasierenden Prozessen. Das HP Portfolio umfasst die komplette Produktpalette vom Arbeitsplatz- über Netzwerkdrucker bis hin zu Großformatdruckern.

Inwiefern werden MPS-Angebote individuell auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten?

Wie oben beschrieben beinhaltet MPS die Analyse und Optimierung der vorhandenen Druckumgebung, aber auch die Verbesserung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen. All diese Punkte unter-scheiden sich stark von Kunde zu Kunde, von Industrie zu Industrie und bedürfen – trotz hoher Erfahrungswerte innerhalb der Industrien – einer ganz individuellen Betrachtung und Anpassung.

Welche Vorteile bietet diese Form des Dokumentenmanagements?

Einsparungen stehen im Vordergrund dieses Ansatzes. Es ist wichtig zu verstehen – sowohl für den Kunden, als auch für den Anbieter - dass diese Einsparungen auf zwei Ebenen greifen: direkt und indi-rekt. In Business Cases analysieren wir, wo ein Unternehmen direkte Kosten einsparen kann. Anschließend optimieren wir die Infrastruktur und das Management. Indirekte Einsparungen sind mit HP MPS auf prozessualer Ebene möglich. Diese ermitteln wir in der Regel gemein-sam mit dem Kunden. So sind straffere Arbeitsabläufe zum Beispiel dank der automatisierten Belieferung von Verbrauchsmaterialien und Wartungseinsätzen möglich. Beide Arten der Einsparungen werden sowohl monetär, als auch – was an Bedeutung deutlich zunimmt – in ökologischer Hinsicht bewertet.

Hartmut Husemann ist Sales Manager Managed Service der HP Printing & Personal Systems.

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Beialldemistzuwichtigzuklären,inwelcherFormCloud-Tech-nologie und standardisierte Collaboration-Lösungen die erfor-derlicheKontrolleundHandhabungvertraulicherInformationensowohlinnerhalbalsauchüberdieFirewallhinaussicherstellenkönnen.BeimCloudServiceProvider(CSP)müssensowohlAn-wendungenalsauchdieDatenzentralgespeichertundineinerhochskalierbaren, sicheren und zuverlässigen Multi-Tenant-Infrastruktur bereitgestellt werden. Viele Anbieter haben in-zwischendenBegriff„CloudComputing“fürsichvereinnahmt.FolgendeVorgehensweisenhabenallerdingsmitechtemCloudComputing nichts zu tun: z.B. das Hosting von Single-Tenant-Serverlösungen im Rechenzentrum eines Anbieters oder dieVirtualisierung vorhandener Infrastruktur und AnwendungeninnerhalbdesRechenzentrumseinesKunden.

SicherheitdurchKontrollmöglichkeitaufmehrerenEbenen

DiegroßenCSPsverfügenübereinekomplexeSicherheitsstra-tegie,dieimHinblickaufDatenspeicherung,ZugriffundDaten-transferKontrollmöglichkeitenaufmehrerenEbenenbietet:

n OrganisationderSicherheitsmaßnahmenn Datenklassifizierungund-kontrollen Standort-undBetriebssicherheitn Systementwicklungund-wartungn WiederherstellungimNotfalln EinhaltungdergesetzlichenVorschriften

Standardisierte Dienste sollten an die unternehmenseigene IT-Infrastruktur, z.B. den Verzeichnisdienst, angebunden werden.

Thema

HierbietendiemeistenCSPseinensicherenDurchgriffaufdaslokale Active Directoy oder LDAP. Darüber erfolgt die automa-tisierte Provisionierung oder Löschung von Nutzern im Cloud-Dienst.MithilfevonPlattform-as-a-Service(PaaS)lassensichin-dividuellegeschäftlicheAnwendungskomponentenentwickeln.DabeikönnenSaaS-KomponentenverschiedenerAnbieterübereinenInternet-Service-Buskombiniertwerden.

UnternehmenkönnenihreeigenenAnwendungenfürdieinter-ne oder externe Verwendung entwickeln und in einer skalier-barenCloud-Infrastrukturhosten.Diesermöglichteineschnel-lere und einfachere Entwicklung, bedeutet praktisch keinerleilaufende Wartung und schafft Skalierungsmöglichkeiten, mitdenen Kapazitätsanforderungen kurzfristig gedeckt werdenkönnen. PaaS bietet über standardisierte Schnittstellen die In-tegrationundInteroperabilitätmitverschiedenenTechnologie-plattformenan.JenachHerstellerexistierenhierServicesfürdieZugriffskontrolleunddieProzesssteuerung,dieDatenbankfunk-tionalitäten sowie für die Synchronisation von AnwendungenundEndgeräteninvernetztenSystemen.FürdiemodulareNut-zung von höherwertigen Services (PaaS, SaaS) innerhalb einerAnwendungsarchitektur ist das Architekturkonzept der verteil-ten,losenKopplungimSinnedesSOA-Paradigmaseinegrund-legendeVoraussetzung. n

Bild2:OrganisationderKommunikationbeiFranchise-Unternehmen

Quellenangaben[1]:http://www.computerwoche.de/a/smartphone-boom-haelt-

an,2534120[2]:www.de.capgemini.com/sites/default/files/pdf_IT-Trends_

2013__Wirtschaftlichkeit_der_IT_steht_im_Mittelpunkt.pdf

Promotion

BürofürdieHosentasche

Sven DellagnoloBusiness Development and Programmes Manager EMEAbei Lexmark

Dasgiltganzbesonders,wennessichumvieleMobilgerätemitunterschiedlichenBetriebssystemenhandeltunddieAnwenderZugang zu mehreren verschiedenen Druckern haben sollen.DiewohlgrößteHerausforderungjedochbestehtdarin,dieAus-gabegenauigkeitzugewährleisten,sodassdiegedruckteKopieauchmitdemDokumentinelektronischerFormübereinstimmt.

Welche Lösungen gibt es, um vom privaten Mobilgerät drucken zu können?

Es gibt im Grunde genommen zwei Wege, um vom Mobilge-rätdruckenzukönnen:EntwederüberAirprintoderübereinespezielleApp.AirprinthatdenVorteil,dassdasDruckenähnlichfunktioniert wie am Laptop – auch wenn nur eine begrenzteAnzahlanBetriebssystemenfürMobilgeräteAirprint-fähigsind.Bei einer speziell für das mobile Drucken entwickelten Appbesteht dieser Nachteil nicht. Allerdings kann im Einzelfall dasDruckergebnisvondemabweichen,wasderAnwenderaufdemBildschirmsieht.

Welche Lösungen bietet Lexmark für das Drucken von Mobilgeräten?

LexmarkverfügtüberlangjährigeErfahrungenaufdemGebietmobiler Drucklösungen. Alle aktuellen Lexmark Drucker undMultifunktionsgeräte sind Airprint-zertifiziert. Zudem bietetLexmark die Lexmark Mobile Printing App für das mobileDruckenmitdemSmartphoneoderTablet,diesichsowohl fürAndroid als auch Apple iOS eignet. Mit ihr können Nutzermobiler Endgeräte quasi überall drucken, wenn sich Smart-phone und Drucker im gleichen WLAN-Netzwerk befinden.Hilfreich ist auch die neue Druckfreigabe-Lösung LexmarkSecure Serverless Printing (LSSP). Die Druckaufträge werdendabeisolangeaufderlokalenFestplattederClientsgespeichert,bissichderAnwenderamgewünschtenMultifunktionsgerätbei-spielsweise per RFID authentifiziert und den Druckjob freigibt.DieDruckaufträgewerdenwährenddeskomplettenProzessesverschlüsseltunddamitvorunerlaubtenZugriffengeschützt.

Lexmark Deutschland GmbHMax-Planck-Str.12|63128DietzenbachTel.:+49(0)6074488-0|www.lexmark.de

BYOD: An diesen vier Buchstaben führt derzeit kein Weg vorbei. Bereits jedes dritte Unternehmen unterstützt den Einsatz privater Smartphones. Sven Dellagnolo, Business Development and Programmes Manager EMEA bei Lexmark erläutert, was beim mobilen Drucken vom privaten Handy oder Tablet zu beachten ist.

Herr Dellagnolo, wo liegen die Herausforderungen beim Drucken vom privaten mobilen Gerät?

DiegrößtenHerausforderungenfürdieIT-AbteilungenliegenindenBereichenAnwenderfreundlichkeit,ZugangzudenGerätenundAusgabegenauigkeit.MobilgerätesindinersterLinieaufdieBedürfnisse von Privatanwendern ausgelegt, und nicht auf dieAnforderungenvonUnternehmen.Daheristesschwierig,beimDruckenvomMobilgerätdiegleicheAnwenderfreundlichkeitzugewährleistenwievomArbeitsplatzdruckeroderLaptop.BeiderEntwicklung vieler Betriebssysteme für Tablet-PCs und Smart-phones wurde beispielsweise die Möglichkeit zu Druckengar nicht berücksichtigt. Einen Zugang vom Mobilgerät zumDruckerzuschaffenisteineweiteregroßeHerausforderung,mitderIT-Abteilungenkonfrontiertsind.

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Thema

DieAuswirkungendersogenannten„Globalisierung“sindnichtallein als Gründe dafür auszumachen, dass Unternehmen ihreEntwicklungsprozesse auf Methoden und Systeme umstellen,die eine durchgängige, effiziente und effektive Zusammenar-beitzwischenmehrerenFachbereichenunterstützen.Auchdiegestiegenen Anforderungen an die Produktqualität selbst undkürzereProduktlebenszyklenspielenindiesemZusammenhangeineausschlaggebendeRolle.

Zentraler Ansatzpunkt in diesem Ziel-Szenario ist das ProductLifecycle Management, das die dokumentenbasierten Konst-ruktions-undGeschäftsprozesseimUnternehmenerfasst.Dochkönnen Prozesse oft noch nicht durchgängig abgebildet wer-den – nicht selten entstehen an verschiedenen Stellen LückenzwischenSystemen,Dokument-FormatenundGeräten,diePro-zesseaufwändigundfehleranfälligmachenkönnen. IndiesemZiel-SzenariospieltdasProductLifecycleManagementundhierinsbesonderedieSiemensPLMSoftwareTeamcentereineessen-zielleRolle.

Bei der Abbildung dokumentenbasierter Konstruktions- undGeschäftsprozesseinTeamcenterentstehenjedochanverschie-denenStellenLückenzwischenSystemen,Dokument-Formatenund Geräten, die es sich zu schließen lohnt, weil sie Prozesseaufwändigundfehleranfälligmachenkönnen.Dokumentenma-nagementundDokumentenverteilungfürTeamcenter isttrotzdieser Anforderungen derzeit noch wenig bespieltes Feld. Un-terdenerstenAnbietern,diesichaufdieThematikspezialisierthaben,befindensichdieOutputManagement-SpezialistenderSEALSystemsAG.Siebietenmitdem„DocumentOutputCenterfürTeamcenter“eineganzeProduktsuitefürUnternehmen,dieTeamcentereinsetzen,an.

Interview|ProductLifecycleManagementohneLimit

OutputManagement,Dokumentenverteilung,Transmittals,Konvertierung,Dokumentensicherheit

Dr. Uwe Fetzer, Leiter PLM Solutions bei SEAL Systems AG. Das Unternehmen ist ein internatio-nal führender Anbieter von Lösungen zur Informations- und Dokumentenverteilung. Bereits seit über 30 Jahren bietet SEAL Systems für Unternehmen aller Branchen Lösungen zur Optimie-rung ihrer dokumentbehafteten Geschäftsprozesse an.

www.sealsystems.de

WirhabenmitDr.UweFetzer,demLeiterPLMSolutionsbeiderSEALSystemsAGdarübergesprochen,welcheAnsätzezuDoku-mentensicherheit,DokumentenverarbeitungundDokumenten-verteilungsichhinter„DOC4TC“verbergen.

Siemens PLM Teamcenter verfügt mit dem „Dispatcher“ ja durchaus über eigene Ansätze, um Dokumente zu verteilen. Welche Vorteile bietet ein Output Management-System den Un-ternehmen, welche die entsprechenden Prozesse derzeit mit den Bordmitteln von Siemens PLM Teamcenter abzubilden suchen?

ImGegensatzzudemimLieferumfangvonSiemensPLMTeam-center enthaltenen Dispatcher bietet DOC4TC als kompletteOutputManagementSuitetatsächlicheineReihevonVorteilengegenüber der Ausgabe und Konvertierung von DokumentenmitdemTeamcenterDispatcher.Anwenderprofitierenkurzge-sagtvonfolgendenMerkmalen:einevollintegrierteSuch-undAbsammelfunktionalität,durchgängigeVerwendungvonMeta-daten zur Dokumentenlenkung, weitreichende Verarbeitungs-und Aufbereitungsfunktionen, zentrale und leistungsfähigeAdministrations-undMonitoringTools,intelligentesDruck-undPlotmanagement,automatischeProzesse.DerProduktstandarderfordertkeinenzusätzlichenProgrammieraufwandbeiFrame-worksoderApplicationInterfaces.

Welche Funktionalität darf der Anwender erwarten?

DOC4TCistnichtnureinAngebotfürprojektspezifischesCusto-mizingeinerTeamcenter-Installation.EssetztaufderTeamcen-terUA-Architekturauf.DaserklärteZiel istdabei:Optimierungaller dokumentenbasierten Geschäftsprozesse in Teamcenter.Dabei gibt es eine Menge Ansatzpunkte. Eine Vielzahl von

Mit dem aconso Creator könnenSie im HandumdrehenPersonaldokumente erstellen und verändern - auf Wunsch auchdirekt aus Ihrer aconso DigitalenPersonalakte. Das ist Dokumentenmanagementvon morgen.

Claudia Klimas,Sales/Partner Management, aconso AG

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Thema

GeschäftsprozesseninundumdenPLM-BereichbenötigtDoku-mentewieZeichnungen,Formulare,DokumentationenoderLis-ten,dieinTeamcenteranverschiedenenOrtenundinverschie-denenFormenabgelegtundverwaltetwerden.

Wie wird diese Funktionalität konkret umgesetzt?

ZunächsteinmaldurchinTeamcenterintegrierte,standardisier-te Verfahren zum prozessorientierten Absammeln von Doku-menten aus Objekten und/oder Strukturen. In nachgelagertenVerfahrenkönnendieseDokumenteinjedesbenötigteFormatkonvertiert,mitWasserzeichen oderStempelnaufbereitet undzuletzt gedruckt, geplottet oder elektronisch verteilt werden.DerVorteilist,dassautomatisiertundfehlerfreiimmerdierichti-genDokumenteimrichtigenFormatamrichtigenOrtbereitge-stelltwerden.DieDokumentesindaußerdemstetszuverlässigmit allen benötigten Meta-Informationen wie Status, Version,HerkunftoderSignaturenversehen.DieSortierunggemäßderinTeamcenterbestehendenStrukturenistbeimDruckoderbeiderAusgabealsDateigewährleistet.

Das alles geschieht – soweit gewünscht natürlich – ohne wei-terenBenutzereingriffimHintergrund,sowohlfüreinzelneDo-kumentealsauchfürumfassendeDokumentlisten.Zusammen-gefasst: Unternehmen erhalten Verfahren, um in Teamcenterverwaltete Dateien und Dokumente automatisiert in weitereGeschäftsprozesseeinbindenzukönnen.

Insbesondere große Projekte brauchen einen geregelten und nachvollziehbaren Austausch großer Mengen von Informatio-nen und Dokumenten – die Fachwelt spricht hier von so genann-ten Transmittals. Bietet das Document Output Center auch für diese Anforderungen geeignete Lösungen an?

Ob per Email und ZIP-Files, FTP-Zugriff, WEB-Portal oder Aus-druckaufPapier–dieArtundWeisederVerteilungvonDoku-menten ist vielfältig und kann an bestehende Prozesse ange-passt werden. Mit der TC-Integration Document DistributionPlattform(DDP)könnenzuvorineinemTemplatevordefinierteVerteilungs-Aufträgeautomatisiertausgeführtwerden.Einsol-cherAuftragstelltregelbasiertDokumentefürdieÜbergabeanbestimmte Empfängergruppen zusammen, führt Format-Kon-vertierungendurch,erstellt InhaltsverzeichnissemitdenDatenderzuverteilendenDokumenteundpacktalleszueinemAuslie-ferungspaketzusammen.AbhängigvomVerteiler(Projektgrup-pebeiKundenoderLieferanten)kannschließlichdieelektroni-scheAuslieferungimgewünschtenFormaterfolgen.

DieBestätigungdesEmpfängers,dasserdasDokumentenpaketerhaltenhat,wirdalsNachweisundRückmeldungimTeamcen-ter hinterlegt. Damit werden Verteilprozesse transparent, wie-derholbarundnachvollziehbar.

Sie erwähnten bereits Publishing-Prozesse oder Dokumentati-onen, die auf Basis der zusammengestellten Daten erstellt

Bild1:AutomatischesAbsammelnallerDokumentezuTeamcenter-Objekten–vollinTeamcenterintegriert

Promotion

ScannenohneKompromisse:Kodakstelltneuei3000ScannerSerievor

DiefortschrittlichenautomatischenBildverbesserungsfunktionender Kodak PerfectPage-Technologie machen die leistungsstarkei3000ScannerSeriezueinerderproduktivsten ihrerKlasse.Sindzu scannende Dokumente nicht perfekt, korrigiert Perfect PageFarbe,KontrastundAusrichtung.DieScannererzeugenhochauf-lösendeBilderinFarbeundSchwarzweiß–sowohlinSimplexalsauch in Duplex - bei Scangeschwindigkeiten bis zu 80 Blatt proMinutebei300dpi.DiebeidenScannermodellei3200undi3400sindmiteinem250Blatt-FeederundeinemzuverlässigenPapier-einzug ausgestattet. Die duale LED-Beleuchtung unterstützt dieBildklarheit und Farbstabilität sowie einem schnellen Scanstart.AnwenderprofitierenzudemvonderVielseitigkeit,diediebeidenPapierwegebieten.Diei3000ScannerSerieverfügtnebenderher-kömmlichenFrontausgabeauchübereinoptionalesrückwärtigesPapierausgabefach.DurchdieseWahlmöglichkeitkönnenAnwen-derauchlängereunddickerePapiereganzeinfachscannen.

Für eine noch größere Dokumentenvielfalt können beide Scan-nermitdenoptionalenFlachbetteinheiteninDIN-A4undDIN-A3betriebenwerden.BeiBedarfbestehtdieMöglichkeitmiteinemoptionalen Rückseiten-Imprinter nach dem Scannen Informatio-nenaufdasDokumentzudrucken.

Beide Scanner schließen die intelligente Dokumentenschutz-funktionvonKodakein,diedieFähigkeitenderUltrasonic-Mehr-facheinzugserkennungerweitern.DieDokumentewerdensovormöglichen Beschädigungen geschützt, da der Scanner automa-tischdenPapiertransportstopptundderAnwenderkorrigierendeingreifenkann.

Diei3200ScannersindabsofortzueinemListenpreisvon3.495€,diei3400Scannerfür4.995€erhältlich.Beideschließeneinedrei-jährige Austauschgarantie über das Händlernetzwerk von Kodakein.

Kodak GmbHMarketingDocumentImaging|HedelfingerStr.60|70327Stuttgart

Tel.:+49(0)711/406-2535|Fax:+49(0)711/406-3619bettina.eberhard@kodak.com|www.kodak.de/go/DI

Einfache Anwendung, hohe Leistung und spezialisierte Funktio-nen,dieseEigenschaftenzeichnendieneue i3000ScannerSerievon Kodak aus. Dank kompaktem Design können die i3200 undi3400 Scanner in jeder Büroumgebung für eine zuverlässige Da-tenextraktionausPapierdokumenteneingesetztwerden.

„MiteinerStellflächevonlediglich43x37cmerhöhendieseleis-tungsstarken,kompaktenA3DesktopscannerdieProduktivitätineinerBüroumgebung“,erklärtHauke Fast, EAMER Product Marke-ting Manager, Document Imaging bei Kodak.„DankdesgünstigenPreisesundderLeistungsfähigkeitderi3000ScannerSeriebekom-menUnternehmenihremanuellenpapierbasiertenArbeitsabläufebesserindenGriffundkönnendieseinbereitsbestehendeWork-flowsintegrieren.MitarbeiterprofitierenvondereinfachenErfas-sung,VerteilungundVerbreitungwichtigerInformationen.“

Besonders benutzerfreundlich ist das grafische Bedienfeld, wel-ches Nachrichten anzeigt, die sich auf die Scananwendung oderden Scan-Status beziehen. Dank der Schnellwahltasten könnenSoftware-IntegratorenFunktionenintuitivgestaltenundzumBei-spielaufvorkonfigurierteEinstellungenwieFarbe,DateitypoderZielordnerzugreifen.Diei3200undi3400ScannersindkompatibelmitTWAIN,ISISundLinux-basiertenScananwendungen.

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Thema

werden – und die gleichzeitig einen automatisierten, fehlerfrei-en Workflow mit hochqualitativem Output gewährleisten müs-sen …

Wenn selbsterstellte Dokumente und von Lieferanten zugelie-ferteUnterlagenzuneuenGesamtdokumentationen–wieBe-dienungsanleitungenoderProduktinformationen–zusammen-gestelltwerdensollen,kannDOC4TCzueinerPublishing-Lösungausgebaut werden. Dabei werden die Dokumente verwendet,die inderStrukturoderüberdasContent-Management-ModulvonTeamcenterabgelegtwurden.

Nachgelagerte Module bereiten die gesammelten Dokumenteschließlich zu einer vollwertigen, strukturierten Gesamtdoku-mentationauf.DiesumfasstnebendenobenbereitsgenanntenVerarbeitungsschritten das Arrangieren der EinzeldokumentezueinerGesamtdokumentation,dieAnpassungderGesamtdo-kumentationandasgewünschteKundenlayout,dieErzeugungeines Inhaltsverzeichnisses, sowie das Erzeugen von Hotspots/Lesezeichen mit den entsprechenden Verlinkungen. Nach Fer-tigstellungderGesamtstrukturkönnenverschiedeneAusgabe-formateerzeugtwerden.JenachBedarfisthierPapierausgabe,PDF-AusgabeoderWeb-Ausgabemöglich.

Noch kurz zum Stichwort Skalierbarkeit bzw. modulare Lösungs-architekturen. Bieten Sie auch einzelne Lösungsbestandteile für spezifische Anforderungen an?

Zunächst stellt unser Standardprodukt einen umfassendenFunktionsumfang bereit, der gleichzeitig auf optimale Anpas-sungsfähigkeitankundenspezifischeEinsatzszenarienundPro-zesseausgelegtist.AuchwennverschiedeneModuleeventuellzur Umsetzung einer Kundenanforderung kombiniert werdenmüssen, sind kunden- oder themenspezifische Teillösungenausdrücklichmöglich.Sokannz.B.nureinserverbasierterKon-vertierungsworkflow für bestimmte Formatkonvertierungenaufgesetztwerden,ohnedasDruck-oderPlotmanagementundandereVerarbeitungsverfahrenzuimplementieren.DieLösungist sowohl inder funktionalenBreite,alsauch indervolumen-bezogenenDimensionskalierbar.

Herr Dr. Fetzer, vielen Dank für das Interview! n

Bild2:DynamischeStempelundWasserzeichenmitTeamcenter-MetadatenbeiderelektronischenAnzeigeundderDruckausgabe

Promotion

MitPrintServerOperationgerüstetfürdieZukunft

Heutige Druckumgebungen sind komplexe, über Jahre ge-wachsene Strukturen, die einen enormen Aufwand an Verwal-tung und Know-how beanspruchen. Mit den sich ändernden Anforderungen im Unternehmen wird auch die Druckum-gebung immer wieder erweitert und angepasst – oftmals auf Kosten der Beherrschbarkeit und Transparenz. Mit dem Service Print Server Operation gibt es jetzt Hilfe.

AusSichtderIT-AdministrationistDruckennachwievornureinscheinbar unbedeutender Teilbereich der Geschäftsprozesse.Fallen jedochDruckdiensteaus,wirdsehrschnelldeutlich,wieunternehmenskritischdieDruckinfrastrukturist.

DadieDruck-AdministrationindenmeistenUnternehmennichtzu den primären Geschäftsprozessen gehört, wird dieser Auf-gabenichtdieerforderlicheAufmerksamkeitgewidmet. InderFolgeentstehenunübersichtliche,fragileArbeitsabläufe,diemitderZeitschleichendineffizientundunwirtschaftlichwerden.

JetztwirdeshöchsteZeit,sichdieserProblemeimUnternehmenzustellen–oderdieseHerausforderunganExpertenzudelegie-ren,dieüberdieerforderlichenWerkzeugeundErfahrungver-fügen.

Der idealeEinstiegzumehrWirtschaftlichkeitundEffizienz fürdieDruck-InfrastrukturheißtPrintServerOperation:dieBasisfürManagedPrintServices.DerOutput-Management-SpezialistAKIGmbHbetreibtPrintServerOperationalsDienstleistungfürmit-telständischeundgroße,globaltätigeUnternehmen.BeidieserForm des selektiven Outsourcings übernehmen die Expertender AKI den Betrieb der kompletten Druckumgebung, so dasssichdieIT-AbteilungderUnternehmenaufanderewichtigePro-jektekonzentrierenkann.

Beider initialen Ist-AnalysederDruck-Infrastrukturwerdendiebestehenden Druckprozesse auf Optimierung geprüft, ver-steckteKostenaufgedecktundeinaufdasUnternehmenzuge-schnittenes Maßnahmenpaket erstellt. Die individuellen Maß-nahmen umfassen unter anderem, Prozesse und Workflows zuverschlanken und zu harmonisieren. Dauerhaft wird die Stabi-lisierungderDruckprozesseerreichtunddieVerfügbarkeitderDruck-Dienste durch proaktive Überwachung erhöht. Hat dieDruckumgebung den gemeinsam definierten Sollzustand er-reicht,beginntderRegelbetriebmitfestplanbarenKosten.

Durch einen Single-Point-of-Contact, definierten Service LevelAgreementsundbelastbarenStatus-ReportserhaltendieUnter-nehmeneinenServicemitmaximalerTransparenz.PrintServerOperation beinhaltet auch die Unterstützung bei MigrationenundBetriebssystemwechsel.UnternehmensindmitAKIoptimalgerüstetfürzukünftigeAnforderungen.

AKI GmbHBerlinerPlatz9

D-97080Würzburgwww.aki-gmbh.com

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CloudComputing

Dreamteam:Dokumentenmanagement&Cloud

TrustedPublicCloud,Datenschutz,Wissensdatenbank,Office-Integration,Versionierung,DE-Mail,revisionssichereArchivierung

www.t-systems.de

Weltweit steigen der Datenbestand und damit der Speicherbe-darf exponentiell an – und mit der wachsenden Datenmengeschnellen auch die IT-Kosten in die Höhe. Damit binden Unter-nehmenKapital,dasihnenfürwichtigestrategischeInvestitioneninsKerngeschäftfehlt.DochtrotzmassiverAusgabeninsDoku-mentenmanagementerfülltkaumeinUnternehmendieVorga-benderDatenhaltung.Dasliegtunteranderemdaran,dassderGesetzgeberdieAnforderungenmitBlickaufTransparenz,Da-tensicherheitunddiejederzeitigeNachprüfbarkeitderIntegritätundAuthentizitäteinesDokumentsindenletztenJahrenmassivverschärfthat.SoistetwadasHaftungsrisikofürGeschäftsführervonkleinenundmittelgroßenBetriebenimUmgangmitE-Mailsund Dokumenten gewachsen. Dennoch war laut IDC 2011 nurgutdieHälfteallersensiblenInformationengenügendgesichert.

Hinzu kommt eine oft mangelhafteAblage:Dokumentebefin-den sich vielfach unstrukturiert in digitalen Ordnern, SharedFilesoderganzklassisch inAktenordnernundHängeregistern.WodigitaleSystemezumEinsatzkommen,verfügt jedeAbtei-lung nicht selten über eine eigene Lösung. Zudem stellen Alt-systeme Dokumente nicht automatisch zur richtigen Zeit amvorgesehenen Ort bereit. Ein flexibler, mobiler Zugriff ist nichtmöglich,wasAbläufeunnötigbehindert.

GeschäftskritischeDokumentenprozessesicherabbilden

Eine sichere Cloud eignet sich hervorragend dafür, den Doku-mentenlebenszyklusvomErfassendigitalerundpapiergebunde-nerUnterlagenbiszurlangjährigen,revisionssicherenArchivie-rungsowietermingerechtenunddokumentiertenVernichtung

Jörg Jung, Senior Vice President Cloud Go-to-Market, T-Systems. Mit einer weltumspannenden Infrastruk-tur aus Rechenzentren und Netzen betreibt T-Systems die Informations- und Kommunikationstechnik (ICT) für multinationale Konzerne und öffentliche Institutionen. Auf dieser Basis bietet die Großkundensparte der Deutschen Telekom integrierte Lösungen für die vernetzte Zukunft von Wirtschaft und Gesellschaft und erzielte im Geschäftsjahr 2012 einen Umsatz von rund 10 Milliarden Euro.

abzubilden. Doch viele Unternehmen schrecken aufgrund vonSicherheitsbedenken immer noch davor zurück, geschäftskriti-scheInformationenwieVertragsunterlagenoderPersonalaktenindieWolkezuschieben.DocheinehochsichereLösungwiebei-spielsweiseDoculife,dieT-SystemszusammenmitdemPartnerDocumentFutureentwickelthat,bieteteinebeliebigskalierbareAnwendungfürdasDocumentLifecycleManagement.

Die zentrale Informationsdrehscheibe bringt Ordnung in alleDokumentenprozesse bei gleichzeitiger Erfüllung aller Daten-schutz- und Datensicherheitsanforderungen. Alle UnterlagenlassensichviaDesktop-ClientoderWebbrowserunternehmens-weit einheitlich ablegen und abrufen. Mit intelligenter Texter-kennungssoftwareerfasstdieAnwendungselbstunstrukturier-teDaten.SokönnenMitarbeiterspäter–auchohnedenNamenoderdieBezeichnungeinesDokumentszukennen–nachStich-wortenimVolltextsuchenunderhalteninnerhalbvonSekundeneinErgebnis,amArbeitsplatzgenausowieunterwegsmiteinemmobilenEndgerät,aufdemdasApple-BetriebssystemiOSläuft.Das Resultat ist eine vollständige und transparente Wissens-datenbankfürdasgesamteUnternehmen,dieEntscheidungenundGeschäftsprozessebeschleunigt.

„TrustedPublicCloud“durchVerschlüsselung

Die Lösung zeichnet eine hochgradig sichere Verschlüsselungder Cloud-Plattform und der Übertragungswege vom Rechen-zentrumzumPCdesAnwendersaus.SieentsprichtdamitdenAnforderungenaneineTrustedPublicCloud,wiesiedemBun-deswirtschaftsministerium für Wirtschaft und Technologie(BMWi) vorschwebt. Ein Ziel der Initiative ist es, öffentliche

www.documentfuture.com

Andreas Hopp, Director Sales/Mar-keting bei der Document Future AG. Die Document Future AG ist ein führender Anbieter servicebasierter Software-Lösungen (ASP/Cloud) für unternehmensweites Management von Information, Wissen, Verwal-tungsabläufen und Geschäftsprozes-sen. Das Unternehmen mit Sitz in der Schweiz und einer Niederlassung in Villingen-Schwenningen, Deutsch-land, bietet innovative Lösungen, Beratung und Dienstleistungen rund um den Themenkomplex Dokumen-ten Lifecycle Management (DLM) an.

Bild1:DokumenteüberdenWebbrowserunternehmensweiteinheit-lichablegenundabrufen

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Wolken für spezielle Anwendungsfälle so vertrauenswürdig zugestalten wie Private-Cloud-Dienste. Kleine und mittelständi-scheBetriebesollendamitdieGelegenheiterhalten,dieWolkeso sicher und flexibel einsetzen zu können wie Großunterneh-men.

Bei der Doculife-Lösung in der Cloud können aus Sicherheits-gründen nicht einmal Mitarbeiter auf Providerseite die einge-stellten Dokumente auslesen. Den Schlüssel hierzu hat einzigundalleinderAnwender.Erschließtdamitmorgensseinendigi-talenArbeitsplatzaufundabendswiederab.DieCloud-LösunglässtdemNutzerdieWahl,oberdenzwischenachtund50Stel-len langen und von ihm selbst erstellten Schlüssel im Rechen-zentrumaufbewahrenlassenwilloderimeigenenBüro.Ersolltenursichersein,dasserihnnichtverliert.DenndannistderZu-gangzudenDokumentenfürimmerversperrt.

GetrennteAblagevonDokumenten–auchnachGeschäftsbereichen

BeieinerAuftragsdatenverarbeitungbehältderjenige,dereinenServicenutzt,dievolleVerantwortungfürseineSicherheitundOrdnungsmäßigkeit,sosiehtes§11desBundesdatenschutzge-setzes vor. Der Anwender erhält auf Anfrage deshalb jederzeitAuskunft, in welchem hochsicheren Rechenzentrum innerhalbDeutschlandssichdiegespeichertenDokumentebefinden.Ge-nauwieineinerprivatenCloudmüssenUnternehmenihreTech-nologie auch nicht immer wieder an aktuelle Änderungen derGesetzgebunganpassen.DasgeschiehtautomatischaufSeitendesProviders.DieDokumentejedesMandantensindauchinder

PublicCloudsaubervoneinandergetrennt,beiBedarflässtsichdas ebenfalls für Geschäftsbereiche eines einzelnen Unterneh-menseinrichten.

Das System verfügt zudem über ein granulares Rechte-und-Rollen-Konzept.SolässtsichzumBeispieleinemMitarbeiterdieRolle„Vertrieb“zuweisen.HaterzusätzlichPersonalverantwor-tung,darfernebenVertriebsaktenauchtemporäroderperma-nent auf Mitarbeiterdaten seines Bereichs zugreifen. Kann eraberkeineRechnungenfreigeben,leiteterdasDokumentwei-ter.DerverantwortlicheKollegekanndieRechnungauchmobilprüfenundfreigeben,umdenVorgangabzuschließen.EinAd-ministratoroder„SuperUser“erhältzusätzlicheRechte.Erdarfdann etwa Informationen löschen. Auch das tägliche Auf- undZuschließendesdigitalenDokumentensafeskannderAdminist-ratorzentralübernehmen.

Office-Integration,De-MailundVersionsverwaltung

DieLösunglässtsichnahtlosinMicrosoftOfficeundOutlookin-tegrieren.HatderAnwenderzusätzlicheinenDe-Mail-Account,kannerdiesenübereinPlug-innutzenundeinenVertragoderein Angebot mit De-Mail verschlüsselt an Lieferanten, Kundenoder Mitarbeiter versenden. Nachricht und Anhang erreichenden oder die Empfänger somit sicher und beweiskräftig. DerMitarbeiterkannseinerseitsauchDe-Mail-Nachrichtenempfan-gen.AberauchkonventionelleE-MailserhältderNutzernurvonAbsendern,dieerhierzufreigeschaltethat.SoverstopfenkeineSpamsdenPosteingang.

Bild2:DerAdministratorkanndieSystemkonfigurationselbstandieBedürfnissedesUnternehmensanpassen

CloudComputing

DarüberhinausstelltdieLösungdiekonsistenteVerwaltungvonDokumentversionensicher:ZweiNutzerkönnennichtgleichzei-tigeineAktebearbeiten.CheckteinMitarbeitereinDokumentausdemGesamtsystemaus,lässtessichvoneinemanderennuröffnen und lesen. Nach dem Bearbeiten stellt der MitarbeiterdieUnterlagewiederein.ZusätzlichlässtsichdieneueVersionkommentieren,wodurchÄnderungenvonjedemnachvollzogenwerdenkönnen.ZudemistdiegesamteHistoriefüralleBeteilig-teneinsehbar:ÜbereineJournalansichtlässtsichjederzeitnach-vollziehen,werwannaufwelcheDokumentezugegriffenhat.

Fazit

Cloud-LösungenwieDoculifeermöglicheneinensichereninter-nenundexternenDatenaustausch.UnternehmenmüssendabeikeinerleiAbstricheinKaufnehmen.SiesparenhoheInvestitions-kostenundsynchronisierendenVerbrauchvonRessourcenmitdemaktuellenGeschäftsverlauf.SchonvorhandeneSystemefürdas Dokumentenmanagement lassen sich ohne zusätzliche IT-SpezialistenindieLösungintegrieren. n

Bild3:InOutlookintegrierterDesktopClient

Geschäftsprozesse beschleunigen in Poststelle, Service und Back Office

23. – 24. Mai 2013 Klassikstadt Frankfurt/M.

anmeldung@i-bpm.dewww.i-bpm.de

Congress & Workspace

Der Event für Business Process

ManagementManagement

Medienpartner: Sponsoren:Ein Event der:

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Mobility

EnterpriseSearchgoesmobile

InformationManagement,Suchtechnologien,Semantik,Compliance,Rechteverwaltung

www.mindbreeze.com

Neben Compliance- und Integrationsthemen sehen sich Unter-nehmenheutemehrundmehrvorderHerausforderung,punkt-genauallerelevantenInformationenimZugriffzuhaben–Stich-wort „BigData“. Enterprise Search-Lösungen bieten dabei eineausgereifte und kosteneffiziente Möglichkeit, um den Daten-bergenindenvielenDatenquellensinnvollHerrzuwerden,sieerfassenallerelevantenInhalteimUnternehmen.DaseffizientesemantischeAnalysierenundVerknüpfenderDatenbildetdabeidieGrundlage.

Unternehmensinhalte zusätzlich mobil verfügbar zu machen,ist in diesem Kontext ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.Doch auch beim Thema Mobilität ist Sicherheit ein ausschlag-gebenderFaktor:EntsprechendeSingleSign-on-Mechanismen,vorgegebendurchStandardswieSAML,ermöglichendiesiche-re und eindeutige Anmeldung/Authentisierung des Benutzers.Diese erfolgt einerseits durch eine einfache Benutzername/Passwort-Abfrage, anderseits durch sehr sichere und dennochkomfortable Formen wie beispielsweise Zertifikate oder einenzweitenFaktorwieMobilePin.EbenfallsunterstützenführendeSystemeheutebereitsStandardswieDigitalID,diezumZielhat,einenAnwenderimNetzeindeutigundsicherzuidentifizieren.

DarüberhinausdürfenAnwendernurSuchergebnisseerhalten,diesieauchtatsächlichzumindestlesendürfen(Rechteverwal-tung). Außerdem muss die sichere Übertragung von Inhaltengewährleistetsein.DafürstehenMechanismenwieSSLoderent-sprechendeSicherheitstunnel-LösungenzurVerfügung.

Daniel Fallmann ist Gründer und Geschäftsführer der Mindbreeze Software GmbH. Das Unternehmen ist Softwareanbieter für Enterprise-Suchlösungen, Big Data und Digital Cognition. Die Lösungen analysieren und verknüpfen Daten aus unter-schiedlichsten Quellen und erstellen daraus einen Index. Dieser liefert bei Abfragen eine konsolidierte Sicht auf den Suchbegriff. Als Cloud-Service konzipiert, sind die Produkte in allen Unternehmen ohne IT-Aufwand einsetzbar.

AngepasstanMobileDevices

DiegesuchtenInhaltesolltenzumindestlesendamSmartphoneoder Tablet jederzeit zur Verfügung stehen. Enterprise SearchspieltauchhierdievolleLeistungsstärkeaus.DennalleInforma-tionensindbereitsindenIndizesverfügbarunddamitkanneineHTML-Vorschau direkt durch den EnterpriseSearch-Service an-gebotenwerden.DarüberhinauserlaubenmoderneLösungenauchautomatischeZusammenfassungen(„AutomaticSummari-zation“)vonInhalten,umdiesenochkompakterundimKontextderSuchezuerfassen.

EinwesentlicherPunktbeimobilenLösungen,deroftübersehenwird,istdieTatsache,dassMitarbeiterdortgenausojeneWerk-zeugezurVerfügunggestelltbekommen,mitdenensieauchamDesktopoder„zuHause“arbeiten.DamitwirdbereitsGelernteseinfacher angenommen. Dennoch müssen darüber hinaus dieverschiedenenFormfaktorenunddielimitiertenbzw.andersar-tigenEingabemöglichkeitenbeimobilenGerätenberücksichtigtwerden.Funktionen,diedenInformationszugriffaufSmartpho-nesdramatischerleichtern,solltendahervonAnfanganberück-sichtigtwerden.Diesesindbeispielsweise:

n Spracheingaben Autocomplete,alsoderautomatischeVorschlagzurVervoll-

ständigungvonSucheingabenn KategorisierungvonSuchresultatennachumfassenden

KriterienwieThemen,Stimmung,Trendsusw.n EinfacheMöglichkeit,häufigeSuchenabzuspeichernund

ältereSuchenjederzeitwiederabzusetzen(Historie)n UmfassendeSortiermöglichkeitenn IntelligenteFiltermöglichkeitenn BesondereFähigkeitendesSmartphoneswieOrtsinformatio-

nenoderBildinformationenn VerschiedeneArtenvonSucheingabenrichtigeinsetzen,

dieeinfachundmöglichstohneTastaturbedienbarsindn Taxonomien,umInhaltezustrukturieren/vorzufiltern

n VordefinierteSuchmuster,diehäufigimmobilenEinsatzauftreten

n PersonalisiertePush-NachrichtenzuÄnderungenundNeuerungen

DieFrageNative-AppversusWeb-App,alsoobeineAnwendungalsAppaufdemSmartphoneinstalliertwirdoderobessichnurumeineWeb-App,alsoeineWebseite/Webportalhandelt,stelltsichheuteimmerweniger.ModerneFrameworkswiePhoneGap(http://www.phonegap.com)schließendieseLückeundermög-licheneineAnwendungsowohlalsWeb-AppalsauchalsNative-App–ohnezusätzlichenAufwandinderProduktentwicklung.

Fazit

EnterpriseSearchisteinServiceunddadurcheinzentraler„Ena-bler“ für jedes Unternehmen. Durch marktführende EnterpriseSearch-Anwendungen wie Mindbreeze werden alle Inhalte imUnternehmen sicher und effizient zur Verfügung gestellt – siesindaneinerzentralenStellemiteinanderverknüpft.IntelligenteSuch-Produktesorgendarüberhinausdafür,dassInformationenausdemIndexbeispielsweisealsHTML-VorschaufürdenInhaltangezeigtwerdenkönnen.DieAnwenderhabenzujedemZeit-punktundunabhängig,obdasQuellsystem selbstauchmobilverfügbarist,ZugriffaufrelevanteFakten.DarausentsteheneinwesentlicherInformationsvorsprungjedesMitarbeitersundeinentscheidenderWettbewerbsvorteilfürdasUnternehmen. n

Quellenangaben[1]:http://www.oit.at/index.php/blog/item/1-37-prozent-mobile-

worker-bis-2015[2]:WorldwideMobileWorkerPopulation2011-2015Forecast[3]:http://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS23251912#.

UVA5BFe7O3Y

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SocialBusiness

FürdenAustauschinsozialenNetzwerkensindSocialBusiness-Plattformen hervorragend geeignet, um die tägliche Flut anInformationen zu bewältigen. Aber um diese Systeme sinnvollnutzenzukönnen,müssensieineinKonzepteingearbeitetwer-den,dennsieveränderngrundlegenddieArtundWeise,wieimUnternehmen kommuniziert wird. Der Austausch erfolgt nichtmehr1:1 (Telefon,E-Mail)oder1:n (E-Mail), sondernn:m!Blog-beiträgekönnenvonjedemimUnternehmengelesen,geliked,kommentiertundweiterverteiltwerden.E-MailshingegensindersteinmalnurfürdieEmpfängerbestimmt.

IBMNotes/Dominovs.IBMConnections

IBM (ehemals Lotus) Notes/Domino bietet bereits seit über20JahrenFunktionalitäten,dieüberdiereineE-MailKommuni-kationhinausgehen.UnterhältmansichmitlangjährigenNotes-AnwendernüberdieVorzügevonSocialBusiness-Plattformen,erhältmanoftmalsnureinkurzesSchulterzuckenunddieAnt-wort,dassmanbisaufdas„Liken“unddas„FreundeNetzwerk“bereits alles lange kennt und nutzt. Lediglich diejenigen, dieDomino als reinen E-Mail-Server einsetzen, sehen größere Un-terschiede.

Vergleicht man die Social Business-Plattform IBM Connectionsmit IBMNotes/Domino,würdesicheineListe imWesentlichenaufeinengravierendenprinzipiellenUnterschiedbeschränken:Domino-Anwendungen speichern die Informationen in einerDatenbankunddiesewirdzentraladministriert,d.h.einezent-raleStelleentscheidetdarüber,obesdieseDatenbankgibt,wersienutzendarfundwernicht.IBMConnectionsfunktioniertge-nauandersherum.DerAnwenderselbstsuchtsichdieKollegen,

Collaboration–dieUnternehmensstrategieentscheidet

SocialBusiness-Plattformen,Kommunikationskonzept,Informationsprozesse

www.dnug.de

Reiner Gratzfeld ist selbststän-diger IT-Berater mit den Schwer-punkten Collaboration und Social Media und seit 2005 Vorstandsvor-sitzender der DNUG. Dipl. oec. Joachim Haydecker arbeitet als selbstständiger IT-Consultant, Trainer und Coach in den Themenbereichen Social Net-works, Social Business und Social Learning. Er ist einer der Leiter des DNUG Arbeitskreises Social Soft-ware & Knowledge Management sowie Mitglied des DNUG Beirats.

BlogsundCommunitiesaus,die fürseineArbeit relevantsind.EsistdieVerlagerungderVerantwortungbeiderNutzungvonInformationen. Der Mitarbeiter ist selbst dafür verantwortlich,andie für ihnnotwendigen InformationenzurErfüllungseinerAufgabenzukommenoderdiesebereitzustellen.

DieserUnterschiedwirdaneinemBeispieldeutlich:DerVerant-wortliche eines Unternehmens adressiert in regelmäßigen Ab-ständendiegleicheNachrichtviaE-MailanalleMitarbeiter,diesewurdex-fach indie jeweiligen Inboxenverschickt.DamitnichtjederAnwenderhausweiteE-Mailsversendenkann,wurdenauf-wändigSperreneingebaut.VielIT-Aufwandwirdbetrieben,umdiesenVorgangzuoptimieren.MitallenVor-,aberindiesemFallauchjederMengevonNachteilen:

n WareinFehlerinderE-Mail,dannistdieserbeiallenEmpfän-gern,einweitererVersandwirdnotwendig.

n DieDatenmengeistingrößerenUnternehmenbeträchtlich.n DieE-MailwurdeaußerdemfürspätereRecherchenineinem

Online-Archivgespeichert.n Ein wirklicher Rückkanal ist nicht vorhanden bzw. uner-

wünscht.

InIBMConnectionswirdfürdieseAufgabeeinBlogeingerichtet.MitarbeiterabonnierendiesenundbleibensoaufdemLaufen-den. Ein öffentlicher Austausch ist über die Kommentarfunk-tion möglich (und erwünscht). Die benötigten IT-Ressourcensindmarginal.BeieinemFehlerinderNachrichtistderBeitragschnellkorrigiert.Aber:JedereinzelneMitarbeiteristselberda-fürverantwortlich,denBlogderChefetagezuabonnieren.

Für die Entscheidung IBM Connections oder IBM Notes/Do-mino müssen sich Unternehmen demzufolge mit ihren

www.dnug.de

DNUG – The Enterprise Collaboration Professionals ist die im deutsch-sprachigen Raum führende Vereini-gung für alle, die sich mit Commu-nication und Collaboration in und zwischen Unternehmen befassen. Ziel der DNUG ist der Erfahrungs-austausch und Wissensaufbau zu allen Fragestellungen rund um Enterprise Collaboration. Aktueller Schwerpunkt ist Social Business. Hierbei geht es sowohl um die Auswahl der geeigneten Tools, als auch darum, wie Social Business erfolgreich in den Unternehmen eingeführt werden kann.

Bild1:KreisneueAnwendungen

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AnforderungenandieKommunikationauseinandersetzenundein entsprechendes Konzept entwickeln. Beide PlattformenkönnensichdurchdieverfügbarenSchnittstellen in ihrenAuf-gabenergänzen.Dazugehört,dassallePlattformenüberoffe-neSchnittstellenverfügenoder,soweitnochnichtgeschehen,diesenachundnachhinzugefügtwerden.Damitistesmöglich,dass die Statusmeldung aus einer Domino-Workflow-Anwen-dungimActivityStreamvonConnectionserscheintundderBe-nutzer diese dort direkt bearbeiten und zurück zum Workflowsendenkann.Dieseoffenen,standardisiertenSchnittstellenste-hennichtnurinnerhalbderIBM-ProduktfamiliezurVerfügung,sondern sie können von Anwendungen anderer Hersteller ge-nutztwerden.

EinweitererBausteinimAufbaueinerumfassendenKommuni-kations- und Informationswelt ist die EntwicklungsumgebungXPages – eine moderne Möglichkeit, in Notes Anwendungenzuentwickeln.DieseAnwendungenbasierenaufdenneuestenWebstandards.XPages-AnwendungenkönnenimNotes-Client,imBrowserundaufmobilenEndgerätenlaufen.Überdieverfüg-baren Schnittstellen können Informationen aus Notes-Anwen-dungen,IBMConnectionsundIBMSametimeabgerufenundinneuenoderbestehendenAnwendungenverwendetwerden.

HerausforderungenbeiderEinführungvonCollaboration

Im Laufe der Jahre haben sich die Anforderungen an Informa-tionsprozesseinUnternehmenverändert.AufdetaillierteWork-flows, unendlich lange Zugriffs- und Beschränkungslisten undaufdieinderTheorieu.U.notwendigenvielenInformationsfel-derwirddabeioftzugunsteneinereinfachenAnwendungver-zichtet.TrotzdemwerdenindividuelleLösungenwieWorkflowsoderProzessdatenweitereinewichtigeRollespielen.Dabei istesgleich,obeinTeilderAnwendungaufeinemServerimeige-nenHausbetriebenwirdundeinandererineiner–wieauchim-mergearteten–Cloud-Lösung.

ZusätzlichgiltesdenSchatzanInformationen,dieindenneu-enSocialBusiness-Plattformenstecken,nutzbarzumachen.DieInformationenwerdendabeimitHilfevonAnalysewerkzeugenaufbereitetunddannüberentsprechendeProgrammierschnitt-stelleninbestehendenodergänzlichneuenAnwendungenver-wendet:

SocialBusiness

Bild2:DerroteFaden

IneinerneuenApplikationwerdendieDatenausverschiedenenProjektanwendungen an einer Stelle zusammengeführt. Diessind neben den involvierten Personen und Ressourcen auchdiehartenFakten,Zahlen,TabellenundalleDateiensowiederCommunityBlogmitdemProjekttagebuch.KommendeProjek-teerhaltenhierausallewichtigen Informationen. ImKerngehtes dabei darum, die verschiedenen Werkzeuge und die dazu-gehörigenDatensoaufzubereitenundzuverknüpfen,dasssieeinsinnvollesNeuesergeben.DienotwendigenWerkzeugefürdieseneuenAnwendungsfällesindvorhanden,auchdieSchnitt-stellenstehenparat.

KulturwandelzumSocialBusiness

Schwerpunkt bei der Einführung von Collaboration sind dieMenschen,diedasSystemspäternutzenwerden.DiesemüssenvonAnfanganmitgenommenwerden–unabhängigvonihrerPosition und Aufgabe im Unternehmen. Zusätzlich mit einbe-zogen werden muss die Unternehmensstrategie. Aus ihr wirddiedafürnotwendigeKommunikationskulturund-infrastrukturabgeleitet.DamitunterscheidetsichdieEinführungdeutlichvonbisherigen IT-Projekten: Sie ist kein gradliniges Projekt mit

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einem festen Start und einem definierten Endpunkt. Ebensospielt die Technik eine eher bescheidene Rolle. Und auch eineAnalyse,wiesieoftmalssehraufwändig imVorfeldvonIT-Pro-jektendurchgeführtwird,istnurpunktuellnötig.

Doch der Kommunikationswandel im Unternehmen erfolgtnichtvonheuteaufmorgen.GeradeamAnfangsinddieEinfüh-rungsszenarien, die von Anwendern für Anwender entwickeltwurden,sehrhilfreichundwichtig.SolcheSzenarienbeinhaltendieaktuellenAbläufe, zeigendieSchwierigkeitenderProzesseaufundbeschreibendenWeg,diesezuoptimieren.Erfahrungenzeigenauch,dassbeiUnternehmen,diesichaufdiereineInstal-lationbeschränkenundaufdienotwendigeUnterstützungvorallemindenfachlichenPhasenverzichten,dasProjektnichtzum„Rollen“kommt.Dennfälschlicherweisewirddanndaseigene,persönlicheWissenausderNutzungprivaterNetzwerkegleich-gesetztmitdenAnforderungenimUnternehmenskontext–unddie Chancen für eine moderne und intelligente Kommunikati-onskultursinddamitersteinmalverspielt.

Wie der notwendige Kulturwandel konkret gestaltet werdenkann, muss für jedes Unternehmen ermittelt werden. Die indi-viduelle Ausgangslage ist die Grundlage dafür, ob es erst um-fangreicheVeränderungen inderUnternehmenskultur,beidergemeinsamen Kommunikation oder in der Organisation imGanzen geben muss. Wichtig dabei ist, dass man weiß, wohinsichdasUnternehmenindennächstenJahrenentwickelnwird.SoverschlungenwiederroteFaden inderGrafik(sieheBild2)wirdderWegsein,umdieKommunikationweiterzuentwickeln,die InformationsflutzubeherrschenunddiedafüreingeführteSocialBusiness-PlattformzumtäglichenWerkzeugzumachen.

Fazit

Neben der Einführung der Collaboration-Plattformen und dendazugehörigen Maßnahmen wird es spannend sein, wie dieUnternehmen in Zukunft die Daten und Anwendungen nut-zen werden. Werden sie es schaffen, die vielen Kommunikati-onskanäle sinnvoll zu nutzen? Und werden sie bereit sein, dieverborgenenundverteiltenDateninneuenAnwendungenzu-sammenzuführen,umdarausneuewertvolle Informationenzugenerieren? n

SocialBusiness

http://dnug.de/conference

DNUG–TheEnterpriseCollaborationProfessionalse.V.lädtam6. und 7. Juni 2013zurnächstenKonferenznachBerlinein.DasProgrammdeserstenKonferenztageswendetsichmitdemSocialBusinessDayundVortragsreihenu.a.zuPersonalmanagement,MarketingfüreineOrganisationundKommunikationvorrangiganFührungskräfteausdiesenBereichen.DerzweiteKonferenztagnimmtdiegenanntenSchwerpunktepartiellwiederauf,ergänztmitvielenBestPractices,demBarcampundtechnischvertiefendenBeiträ-gen.DieKonferenztagekönnenjeweilsaucheinzelngebuchtwerden.EineDNUG-MitgliedschaftistfürdieTeilnahmenichtnotwendig,imGegenteil–neueInteressentenundGesprächspartnersindherzlichwillkommen.

Enterprise Information ManagementInformationsfl ut bewältigen | Informationen verfügbar machen | Informationen gezielt und einfach suchen

Datenfl ut managen, erhöhte Risikoprävention durch Trends wie BYOD und Cloud Computing, Einbindung von Knowledge-Workern, Integration von Social Media, mobiles ECM. Die Herausforderungen, die modernes Informationsmanagement für Unternehmen bedeutet, sind vielfältig. Die EIM-Entscheider-Konferenz 2013 gibt richtungsweisende Antworten.

27. Juni 2013 Steigenberger Hotel Metropolitan Frankfurt am Mainwww.computerwoche.de/ecm2013

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SpecialMultichannelPublishing

DerBegriffdesMultichannelPublishingbeschreibtdieMöglich-keit, Inhalte mit geringem Aufwand in verschiedenen Publika-tionskanälen zu veröffentlichen. Dazu zählen neben den klas-sischen Printmedien auch Online-Medien wie Netzzeitungen,Portale,Magazineundvielesmehr.ZudemrückensozialeNetz-werkebeiderVerbreitungvonInhaltenzunehmendindenFo-kusvonpublizierendenUnternehmen.ImKontextdesdigitalenAufschwungs im Bereich Publishing spielt die Verbreitung vonVideosoderAudioinhaltenebenfallseineimmergrößereRolle.Das Multichannel Publishing, das auch unter der BezeichnungMultiformatPublishingbekanntist,greiftdieseTrendsaufundbietetKonzeptean,dieeserlauben,mitminimalemAufwanddiemaximaleZahlvonPublikationskanälenzubedienen.

Bedenkt man die umfassenden Arbeitsabläufe, die für die Ver-öffentlichung fachlicher Inhalte in verschiedenen Kanälen not-wendig sind, bietet das Multichannel Pulishing eine effizienteAlternative zu herkömmlichen Prozessen. Im Zusammenhangmit Single Source Publishing können zahlreiche Formate undMedien,aufeinerQuellebasierend,bedientwerden.Dabeistelltdie flexible Verwendung von Grafiken oder RichMedia-Objek-teneinewichtigeErgänzungdar.DieMöglichkeit,vorhandeneInhalte für verschiedene Medien nutzen zu können, ohne je-weilsseparatenInhalterstellenzumüssen,erleichtertauchdieVerwendung des Contents in Blogs und/oder sozialen Netz-werken.

GemeinsamenOutputausunterschiedlichenQuellengenerieren

In vielen technischen Redaktionen werden technische InhaltewieAnleitungen,SicherheitshinweiseundÄhnliches,voneinzel-

MultichannelPublishing–Tools&Formate

SingleSourcePublishing,Redaktionssysteme,TechnischeDokumentation

Claudia Gerhardt ist als Techni-sche Redakteurin für SQUIDDS e.K. in Nürnberg tätig. Das Unter- nehmen ist als Berater in der Technischen Kommunikation auf die Automatisierung von Arbeitsab-läufen spezialisiert und unterstützt seine Kunden bei der Umsetzung von Projekten und bei der Schu-lung der Technischen Redakteure. SQUIDDS liefert Lizenzen für Standardprodukte wie die Adobe Technical Communication Suite, Tetra4D 3D Tools, WebWorks ePub-lisher und viele mehr.

www.squidds.de

nenRedakteurenbearbeitet,diefürdieverschiedenenPublika-tionskanäle unterschiedliche Aspekte berücksichtigen müssen.Dadurch richtet sich der Erstellungsaufwand nach dem jewei-ligen Publikationskanal. Dabei folgen die Veröffentlichungs-kriterien in Printmedien häufig anderen Prinzipien als die derBereitstellungvonInhalteninOnline-Medien.Umdiesendiffe-rierendenAnforderungengerechtzuwerden,ermöglichtesdasMultichannelPublishing,diepassendenFormateproblemloszugenerieren.

ImIdealfallkombiniertmandieVorzügedesMultichannelPubli-shingsmitdenendesSingleSourcePublishings.AufdieseWeisekanneineeinzelneDatenbasis(SingleSource)genutztwerden,um eine Vielzahl an Publikationskanälen zu bedienen. DabeiminimiertsichnichtnurderinhaltlichePflegeaufwand,sondernauchdiebenötigteZeitbeimAufbereitenderunterschiedlichenDaten für die Veröffentlichung. Dies hat zur positiven Folge,dass sich Redakteure nicht vorrangig an den AnforderungendesAusgabemediumsorientierenmüssen,sondernsichaufdieErstellung und Aktualisierung relevanten Inhalts konzentrierenkönnen.

Gerade in kollaborativen Erstellungsprozessen wird jedoch oftunterschiedliche Software verwendet, da externe RedakteurenichtimmerüberdieselbenSoftwareproduktewieinterneMit-arbeiterverfügen.DieKombinationausSingleSourceundMul-tichannelPublishingistmitdempassendenWerkzeugdennochdenkbar.DazuwirdlediglicheinPublikationstoolbenötigt,dasaus verschiedenen Quellformaten einen gemeinsamen Outputgenerieren kann, ohne dass die Quelldaten an einem einzigenFormat ausgerichtet werden. Im Erstellungsprozess bedeutetdieseinegetrennteErzeugungvonInhalten.Diesewerdendannim Zuge des Publikationsprozesses zusammengeführt und alseinheitlicherOutputgeneriert.

SpezialisiertePublikationstoolsfüreinzelneAusgabekanäle

Für die Verbreitung von Inhalten über digitale Kanäle bietenverschiedeneSoftwareherstellerToolsfürdasSingleSourceundMultichannel Publishing an – unter anderem Adobe InDesign,FrameMakeroderRoboHelpfürdaseinfacheErstellenund/oderPublizierenvonContent.

InDesign

Adobe InDesign istbesonders fürdie Inhaltserstellung fürMa-gazine,ZeitschriftenundZeitungengeeignet,daeseinflexib-lesLayoutermöglichtunddasHauptaugenmerkaufdasDesignlegt.MitdemFormatFolio,daszeitweisebereitsalsneuesPDFgefeiertwurde,sollauchdieAusgabeaufmobilenGerätenge-währleistetwerden.HinsichtlichderBereitstellungfürverschie-dene mobile Geräte und entsprechend differierenden Display-größen und -ausrichtungen gilt es jedoch zu bedenken, dassdie separate Erstellung eines Porträt- und Landscape-Layoutsnötig ist,umbeideDarstellungenoptimalzuunterstützen.FürdieAusgabe inHTML5wirddieAdobeDigitalPublishingSuitezusätzlichbenötigt.

FrameMaker

In der Technischen Kommunikation findet vor allem AdobeFrameMaker als verbreitetes Werkzeug Verwendung. Es eignetsich unter anderem gut für umfangreiche Dokumente, die

Bild1:InDesign–EinstellungenfürdieVorschau

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SpecialMultichannelPublishing

inBücherundUnterbüchergegliedertwerdenkönnen, fürdieEinbindungvonRichMedia-und3D-Inhaltenundvielemmehr.Zudem ist die aktuelle FrameMaker Version auch auf die Nut-zung als XML-Editor ausgerichtet, wodurch sich die Kompati-bilität mit zahlreichen Publikationswerkzeugen vervielfacht.DurchdenstrukturiertenAufbauvonXMLwirdhinsichtlichderInhaltserstellungund-verwaltungaußerdemeinhohesMaßanWiederverwendbarkeit und eine Vereinfachung der Lokalisie-rungsarbeitgewährleistet.

RoboHelp

MitderaktuellenVersionvonAdobeRoboHelplassensichzahl-reicheFormateerstellen.FürdiePublikation inHTML5werdenverschiedeneLayoutsdefiniert,dievondenjeweiligenAusgabe-gerätendargestelltwerden.DasautomatischeMultichannelPu-blishing muss aufgrund dieser notwendigen Voreinstellungenetwas relativiert werden, zeichnet sich ein Multichannel Publi-shingTooldochgeradedurchdietatsächlicheAutomatisierungdieser Arbeitsschritte aus. Dennoch bietet RoboHelp eine gro-ßeAuswahlanmöglichenAusgabeformaten,sodasssichdieseSoftwarealsMultichannelWerkzeugnutzenlässt.

WebWorks

DerAnbieterWebWorksnutztdengeneriertenInhaltausWord,AdobeFrameMakeroderDITA,umbiszu15verschiedeneAus-gabeformatezuerstellen.DazuzählennebendemPDF-Format,dasvorallemfürPrint-Ausgabengutgeeignetist,auchdasweitverbreiteteeBookFormatEPUBsowiezahlreicheHelp-Formate,wie Eclipse Help, Oracle Help oder WebWorks Help. Bezüglichder Veröffentlichung auf mobilen Geräten, die mitunter auchTabletPublishinggenanntwird,setztWebWorksePublisheraufdie erweiterten Möglichkeiten von HTML5. Die automatischeAnpassung an verschiedene Gerätetypen wird hier mit demMultiscreen-FormatREVERB,einemHTML5-Format,gewährleis-tet.DieseswirdunabhängigvonBetriebssystemundDisplaygrö-ßeoptimalangezeigt(responsiveDesign)undbedarfnichtderjeweiligenErstellungvonQuer-oderHochformatenbzw.Portät-oderLandscape-Einstellungen.

Durch die einzelne Verarbeitung von Inhaltselementen stattkompletter Seitenlayouts erzeugt ePublisher einen nutzer-freundlichenundresponsivenOutput.DiedamitgewährleisteteFlexibilität istvorallemimZugederweiterhinsteigendenVer-wendungmobilerGeräteeinQualitätskriterium,dainzwischendiemeistenInhalteauchfürdieOnline-NutzungzurVerfügunggestelltwerden.

Bild2:AdobeFramemaker–strukturierteAnsicht Bild3:WebWorksePublisher–WahldesDatenformats

Formatvielfalt–PDF,EPUBoderHTML5

Beim Multichannel Publishing steht die Formatvielfalt im Vor-dergrund. Diese orientiert sich an der Überlegung, für welcheMedienInhaltebereitgestelltwerden.FürPrintausgabenistdasPDF Format sicher unbestritten das derzeit bevorzugt genutzteFormat. Dieses kann von vielen Programmen ohne Aufwanderstelltwerden.FürdiemobileVerwendungeignetessichnurbedingt, da es gerade bei kleinen Displays ohne Scroll- undZoomfunktionkaumauskommt.

Diese fehlende Nutzerfreundlichkeit kann durch das EPUB-Format ausgeglichen werden, in dem Blättern, automatischeBildschirmanpassung, flexible Schriftgrößendarstellung undinzwischen auch die Einbindung von Richmedia-Inhalten keinProblem ist. EPUB eignet sich besonders für Bücher aus demnichttechnischenBereich.HinsichtlichderTechnischenKommu-nikation,indermitunterauchkomplexeKonstruktionszeichnun-gen,3D-Modelle,umfassendeTabellenundähnlicheseingebun-

denwerden,istdasEPUB-FormatjedocheherdiezweiteWahl.Das bessere Instrument ist hierbei HTML5, das sich unter Zu-hilfenahmevonCSS3nichtnurandiemobilenAnforderungenanpasst,sondernauchfürdieEinbindungtechnischerAspektebestensgeeignetist.

Fazit

Um die Vorteile des Multichannel Publishing optimal nutzenzu können, ist die Wahl des passenden Publikationswerkzeugsentscheidend. Die Kriterien bei dieser Wahl orientieren sichgrundsätzlichandengewünschtenAusgabeformaten,diewie-derum von den angestrebten Publikationskanälen abhängen.ZudemerforderndieVielzahlanGeräten,BetriebssystemenundDisplaygrößen ein Werkzeug, mit dem sich auf einfache Weiseresponsive Ausgaben erstellen lassen. Für die höchstmöglicheFlexibilität bieten sich Tools wie Adobe RoboHelp oder Web-WorksePublisheran. n

www.kwsoft.de

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SpecialMultichannelPublishing

Produktportfolios werden aufgrund stärkerer DiversifizierungundbeschleunigterInnovationszyklenimmerumfangreicherundkomplexer. Hinzu kommt, dass Unternehmen mehr und mehrinternationalagieren.EineweitereHerausforderungistdiewach-sendeBedeutungdesInternetssowiemobilerEndgeräte.Kundenerwarten, dass Produktinformationen nicht nur in Form einesgedrucktenKatalogeszurVerfügungstehen,sondernzusätzlichimInternetbzw.mobilüberSmartphones,iPadsoderTabletPCsabrufbarsind.ProduktdateninmehrereSprachenundaufunter-schiedlichen Ausgabekanälen zu veröffentlichen, wird demnachimmermehrzurSelbstverständlichkeit.

SteuerungderPublishing-ProzessedurcheinPIM-System

Die Grundvoraussetzung einer solchen Multichannel-StrategieisteineffizientesProduktdatenmanagement.Produkt-Informa-tions-Management (PIM)-Systeme stellen hier die Bedienungmehrerer Medien-/Ausgabekanäle sicher. Dabei haben Anbie-ter die Möglichkeit, ihre Produkte vernetzt darzustellen. ÜberHyperlinksoderBarcodesnavigiertderInteressentgezieltdurchdieProduktbeschreibungen.DurchdieseengeKopplungkannder Anbieter die Synergieeffekte der Kommunikationswegeoptimal nutzen und seinen Interessenten jederzeit bedarfsge-rechteInformationenzurVerfügungstellen.DirekteHyperlinksaufZubehörteileoderaufergänzende,komplementäreProduk-te steigern die Absatzchancen. Zusätzlich erleichtern erweiter-te Suchoptionen dem Kunden das Finden geeigneter Produk-te, und der Bestellvorgang wird vereinfacht und beschleunigt.Denn dank einer Verknüpfung zum Onlineshop wandern diegewünschtenProduktedirektindenWarenkorb.

Print&Online:mehrsprachigeProduktinformationen

Produkt-Informations-Management(PIM),Translation-Management-System(TMS)

Christian Weih, Vertriebsleiter bei der Across Systems GmbH. Across ist Hersteller des gleichnamigen Across Language Servers, einer marktführenden Software-Plattform für alle Sprachressourcen und Übersetzungsprozesse im Unter-nehmen. Durch den Einsatz von Across können bei höherer Über-setzungsqualität und mehr Trans-parenz der Aufwand und somit die Prozesskosten innerhalb kürzester Zeit reduziert werden.

www.across.net

PIM-Systeme bilden demnach die zentrale Basis für sämtlichePublishing-Prozesse. Mit ihnen werden umfangreiche Produkt-informationen erfasst und verwaltet. Dabei werden die Datenmodular und medienneutral vorgehalten, was eine Mehrfach-verwendung ermöglicht – beispielsweise für die Veröffent-lichung in einem gedruckten Katalog, im Internet oder aufmobilenEndgeräten.

KonsistenteÜbersetzungendurchTMS

Für international agierende Unternehmen gibt es eine weitereHerausforderung–dasÜbersetzungsmanagement.Selbstklei-neundmittlereÜbersetzungsprojektesinddurchhoheKomple-xitätgekennzeichnet.Waspassiert,wennimmerwiedergleicheTextpassagen zu übersetzen sind? Wie wird die VerwendungeinereinheitlichenTerminologiesichergestellt?Wasgeschieht,wenn während der Übersetzung der Quelltext geändert unddieseÄnderungauchinallenZielsprachenvorgenommenwer-den muss? Dies sind nur einige Beispiele, die zeigen, dass das„Übersetzen“ mehr ist als die bloße Übertragung eines TextesvoneinerSpracheineineandere.

Hier optimiert die Integration eines Translation-Management-Systems (TMS) den Übersetzungsprozess bei gleichzeitigerSenkung der Kosten. Die Herausforderung beim TranslationManagement besteht demnach darin, den Übersetzungsauf-wandmöglichstgeringzuhalten, indemMehrfachübersetzun-genvermiedenwerden.Dieslässtsichzumeinendadurcherrei-chen,dassnurdiePassagenübersetztwerden,dieneuerstelltodergeändertwurden.ZumanderensolltenÜbersetzeraufeineDatenbankzugreifenkönnen,inderallebereitsübersetzten

Hansjörg B. Gutensohn, Ge-schäftsführer der asim GmbH. asim ist Hersteller einer Enterprise-Software für Informationsmanage-ment, mit der Anwender ihre Daten- und Informationsbereitstellung deutlich vereinfachen können. Der modulare Aufbau der asim-Suite garantiert absoluten Mehr-wert.

www.asim.de

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Einheiten (Wörter oder ganze Sätze) gespeichert sind. Ein gutfunktionierendes Workflow-Management reduziert zusätzlichden Aufwand für die Übersetzungsprojekte. Damit wird einePlattformfüralleSprachressourcenundÜbersetzungsprozessegeschaffen,aufdiealleBeteiligtenZugriffhaben.DieseVielfaltan Aufgaben stellt hohe Anforderungen an die Software, diediese durch entsprechende Zugangsarten, ein differenziertesSystemvonRechtenundProfilensowiezuverlässigeSicherheits-mechanismenerfüllensollte.

Der Einsatz einer Übersetzungsmanagement-Software sorgtabervorallemfür konsistenteTexteundeinenhohenWieder-verwendungsgrad bereits übersetzter Texteinheiten. Grund-lagedafürbildeneinintegriertesTranslationMemorysowieeinTerminologiesystem.EinTranslationMemoryisteinerelationa-le Datenbank, in der Quelltextsätze mit ihren Übersetzungenals Paare hinterlegt sind. Dies ermöglicht dem Übersetzer dieWiederverwendung bereits übersetzter Textstellen. Die Ter-minologiedatenbank unterstützt Autoren bei der konsistentenErstellungeinesQuelltextesunddientalsBasisfürdieQualitäts-sicherung sowohl von Ausgangstexten als auch von Überset-zungen. In einem Terminologiesystem werden alle unterneh-mensinternen Fachbegriffe vereinheitlicht und verwaltet. Überdie konsequente unternehmensweite Nutzung der hinterleg-ten Begriffe lässt sich eine konsistente Firmenterminologie alsTeilderCorporate Identity („CorporateWording“)durchsetzen.DarüberhinausmüssenverschiedeneBegriffemitgleicherBe-deutungnichtunnötigübersetztwerden.

EffizienteRedaktionsprozessedurchKombinationvonPIMundTMS

Um eine automatisierte, transparente und durchgängige Ab-wicklung von Übersetzungsprojekten zu erreichen, müsseninternationale Unternehmen PIM-System und TMS kombinie-ren – auch wenn die Anforderungen an das Produktinformati-onsmanagementeinerseitsunddasÜbersetzungsmanagementandererseits zunächst ganz unterschiedlich sind. So werdenProduktdaten üblicherweise in einem PIM-System hochgra-nular verwaltet und von wenigen internen Mitarbeitern ausden Fachabteilungen gepflegt. Übersetzungen dagegen wer-den durch eine Vielzahl externer Mitarbeiter mit sprachlichemKnow-how bearbeitet. Ihnen bietet ein TMS eine Plattform füralleSprachressourcenundÜbersetzungsprozesse.

Doch funktioniert das Zusammenspiel beider Systeme, stehteiner mehrsprachigen Produktkommunikation auf allen Aus-gabekanälennichtsimWeg.DieVerknüpfungvonPIM-System,Translation Memory und Terminologiesystem wird den hohenAnforderungenanzeitgemäßeRedaktionsprozessegerechtunderöffnet den Anwendern völlig neue Nutzungsmöglichkeiten.Unabhängig davon, wie viele Redakteure und Übersetzer aneinem Projekt beteiligt sind, haben alle Zugriff auf denselben,ständigwachsendenDatenpool.

Bild:VerbindungvonPIMundTMS

SpecialMultichannelPublishing

DarausergebensichkonkreteVorteilefürdieArbeitsabläufe:DieProduktinformationenwerdenimPIM-SystemalsfeingranulareInformationseinheiten erstellt und verwaltet. Zum Übersetzenwerden dann nur die Informationsbausteine weitergegeben,dienochnichtinderZielsprachevorliegen.DabeikannessichumkompletteSätzeundTextpassagenhandeln,oderauchnurum einzelne Wörter und Bezeichnungen. Die ÜbersetzungenwerdenanschließendwiederandasPIM-SystemzurückgegebenunddenjeweiligenProduktenzugeordnet.Schließlichwird imPIM-System das Publizieren angestoßen. Dazu werden die je-weiligenProduktinformationenselektiertundentwederaneinDTP-ProgrammfürdenDruckoderfürdieDarstellungimInter-netbzw.aufmobilenEndgerätenweitergegeben.

Fazit

PIM-Systeme sind für die spezifischen Anforderungen des Pro-duktdatenmanagements ausgelegt, ihnen fehlen sprachlicheKomponentenwiebeispielsweiseeinTranslationMemory.Trans-lation-Management-Systemewiederumverstehensichalszen-trale Sprachressourcen im Unternehmen, dienen jedoch nichtderstrukturiertenundmedienneutralenPflegevonContentalssolchem.BeideSystemeentfaltenihrevollständigeWirkungerstimnahtlosenZusammenspiel.BasishierfürsindoffeneSchnitt-stellenunddieImplementierungdurchgängigerProzesseüberSystemgrenzenhinweg.DamitistdasPublizierenfremdsprach-licher Produktdaten in gedruckter Form, im Internet oder aufmobilenEndgeräteninkürzererZeit,mithoherQualitätundzugeringerenKostenmöglich. n

Mobile Gipfel 201328. und 29. Mai 2013 / andel’s Hotel Berlin

www.managementforum.com/mobile

What’s next in mobile business?

Eine Veranstaltung von

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SharePoint

EnterpriseCollaborationineinerkonkretenAnwendung

SharePoint2013,SocialComputing-Funktionen,UnifiedCommunications,InstantMessaging

www.avanade.de

DieArtundWeise,wieUnternehmenundderenTeamsarbeiten,verändertsichsignifikant–undeineUmgebungzuschaffen,diedie Zusammenarbeit fördert, ist eine große Herausforderung.Wie istgewährleistet,dassdie richtigenPersonenTeilderPro-jektgruppesind?Wiestelltmansicher,dassalleTeammitgliederZugriffaufdiegleichenundaktuellenDatenerhalten?UndwieunterstütztmandieseMitarbeiter,dasssie informierte, fakten-basierte Entscheidungen treffen und unternehmenskritischeHerausforderungenlösen?WielassensichaußerdemHindernis-seausdemWegräumen,diedenInformations-undIdeenflusshemmen? Bei länderübergreifenden Teams stellt sich nicht zu-letzt die Frage, wie die unterschiedlichen Zeitzonen überwun-denwerdenkönnen.

AuchwenndieTechnologien,diedieBasisfürdieseZusammen-arbeitbilden,längstvorhandensind,vertrauenvieleFirmenbis-langaufE-Mail-Verteiler.Ping-Pong-artigwerdenDiskussionenhinundhergesendet,dochEinzelnehabensichschonlangeaus-geschaltet,dasTrennenvonWichtigemundUnwichtigemwirdunmöglich. Fast jede Organisation verfügt außerdem über einIntranet. Dies ist zwar Sammelbecken für Informationen, docheinAustauschfindetauchhiernichtstatt.DennsowohlE-MailalsauchIntranetsindeher„statische“Medien,derenursprüng-licherZwecknichtdieDiskussionundderWissenstransferwar.

FrameworkfürdieCollaboration-Infrastruktur

Um sich mit Kollegen und Teammitgliedern aktiv auszutau-schen,sindmoderneCollaboration-PlattformenwiedasAvana-de Fabric Framework die passendere Anwendung. Sie erfüllenauchdieinternenSicherheitsrichtlinien–egal,obüberDesktop

Adrian Turtschi, Senior Director, Service Line Lead Collaboration ASG (Austria, Switzerland, Germany), Avanade, und Thomas Roth, Group Manager, Avanade. Das Unternehmen Avanade bietet Business-, Technologie- und Managed Services basierend auf Microsoft-Technologien, die Know-how, Innovation und Expertise vereinen, um Kunden bei der Realisierung ihrer Ziele zu unterstützen.

am Schreibtisch oder mobil per Smartphone, Tablet oder Lap-top zugegriffen wird. Basis für diese Plattform zur Diskussionund zum Erfahrungsaustausch sind Microsoft Anwendungen:DazugehörennebenMicrosoftSharePointalsPlattformfürdieCollaboration-Applikation auch Lync und Microsoft MessengerfürdenschnellenAustauschperAudioundInstantMessaging.

Kern dieser Enterprise Social Collaboration-Lösung ist die In-teraktion zwischen Mitarbeitern, Teams oder Abteilungen. Siekönnen ortsunabhängig Meinungen, Ideen oder Projektdetailsdiskutierenundmitanderenteilen.DankintegrierterSuchtech-nologien lassen sich Informationen sowie Personen leichterfindenundsomitdieProduktivitätundEffizienzderAnwendersteigern.MitarbeiterkönnenExpertenzueinemThemanunpro-blemlosfinden–egal,inwelcherNiederlassungsiesindoderanwelchemProjektsiearbeiten.

UmsetzungvonSocialNetworking-Strategien

MitderEinführungeinereigenenSocialCollaboration-PlattformwirddieKommunikationimUnternehmenneustrukturiertmitdemZiel,diekreativeDynamikdesSocialWebimUnternehmenanzustoßen.NebenderfrühzeitigenEinbindungderMitarbeiterliegen dem Einsatz der Plattform folgende vier Prinzipien zu-grunde:

n PersönlicheInteraktionzwischenKollegen:DieSocial-Networ-king-Möglichkeiten erlauben es Mitarbeitern, direkt mitein-anderzukommunizieren,auchwennsiesichnichtpersönlichkennen.SoentstehenneueVerbindungen,diebeikünftigenProjektenhelfen.

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SharePoint

n AustauschzwischenTeammitgliedern: Prozesse koordinieren,Ideen mit anderen teilen und Feedback einholen – dies isteinerderVorteileeinerCollaborationSoftwarewieSharePointfür Gruppen oder Abteilungen. So lassen sich internationaleProjekte24/7vorantreiben–Zeitverschiebungenarbeitensonichtgegen,sondernmitdenTeams.

n Schneller Zugriff auf Informationen: Ein einfacher Zugang zuInformationen ermöglicht Mitarbeitern eine höhere Effizienzebenso wie eine bessere Beratung ihrer Kunden. Das SocialCollaboration Tool informiert Teams über neue Ressourcenund organisiert sie gleichzeitig in einer logischen Art undWeise.

n EngereBindungandasUnternehmen:Mitarbeiter,diesichglo-bal mit Kollegen austauschen, erhalten einen holistischerenÜberblicküberdasUnternehmen.GleichzeitigfühlensiesichalsTeileinergrößerenGemeinschaftundwerdendamitengerandieOrganisationgebunden.VirtuellePinnwände,überdieNeuigkeitenoderRichtliniengeteiltwerden,verstärkendiesesGefühl.

SocialComputing-Funktioneneingebettet

Über Avanade Fabric lassen sich Ideen und Projektdokumen-te nicht nur austauschen, sondern in einer Gruppe diskutie-ren, aktualisieren und gemeinsam daran arbeiten. Aber auchMicrobloggingvonExpertenzuunterschiedlichenThemenoderdas Teilen von Videos, Grafiken und anderen Medien ist prob-lemlos möglich. Eine Kommentarfunktion fördert zusätzlichdenAustausch,diesewirderstenErfahrungennachbesondersgut genutzt. Bei der Entwicklung wurde auf diese Funktionen

besonders großer Wert gelegt, da die Plattform eine zentraleAnlaufstelle fürDiskussionen,ProblemlösungenundExperten-ChatssowiedieIntegrationvonpersonalisiertenNews-Streamsseinsollte.

Auch wurden weitere Social Computing-Funktionen einge-bettet. Gemeinsam mit Microsoft und NewsGator wurde bei-spielsweise TrySocialNow! entwickelt, mit dem sich News- undVideo-StreamsebensowieBlogs,oderCommunitiesinAvanadeFabric integrieren lassen. Durch den Einsatz der Unified Com-munications-AnwendungMicrosoftLynckönnenTelefon-oderVideokonferenzen direkt aus dem Portal abgehalten werden.LyncwurdeaußerdemalsInstantMessaging-PlattformfürChatsverwendet–undgewährleistetdamiteinenschnellenInforma-tionsaustausch. Als gehostetes System ist Social Now! schnelleinsatzbereitundbietetdieChance,sozialeFunktionenaufBasisvonMicrosoftSharePointundNewsGatorauszuprobieren.

Fazit

Avanade Fabric bietet eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehörenbeispielsweise eine verstärkte persönliche Kommunikationund eine schnelle, zielgerichtete Interaktion. Mitarbeiter mitunterschiedlichen Expertisen arbeiten in Echtzeit zusammenundvergrößernihreigenesKnow-how.DiemeistenAnwendersindbereitsaufSocialNetwork-PlattformenwieFacebook,Xingoder LinkedIn vertreten, so dass ein eigenes Enterprise SocialNetworkdielogischeWeiterführungdieserArtderKommunika-tionwird.DieEnterpriseSocialCollaboration-LösungfördertdieInteraktionauchüberProjektteamshinaus.ExperteninnerhalbeinesUnternehmenslassensichschnelleridentifizierenunddiePlattformhilft,derenWissenzuteilen. n

ImmermehrGeschäftsprozesseerforderndenEinsatzvonVoiceOver IP, Unified Messaging und Online Meetings, produzierenSmartphone-DatenoderauchAufzeichnungenvonVideo-oderSprachüberwachungen.DadurchsteigtdieWahrscheinlichkeit,dass sich kritische Informationen in solchen Multimediadatenverbergen. Hinzu kommt, dass im Rahmen des angestrebtenpapierlosenGeschäftsverkehrseinhoherAnteilangescanntenDokumenten oder Image-Dateien die Papierdokumente ver-drängt. Mit diesen und anderen „exotischen“ DatenformatenmüssensichUnternehmenalsozukünftigauseinandersetzen.

AlledieseunterschiedlichenDatentypenmüssenimUnterneh-mengemeinsamverwaltetwerden.Dassetztvoraus,dassmaneingehende unstrukturierte Informationen zunächst struktu-riert,erfasst,verarbeitetundanalysiert.Dazugehörtauch,dassein System z.B. Multimedia-Dateien erkennt, automatisiert mitMetadaten versieht und sie dann – je nach Dateityp – mit derpassendenEngine(Audio,BildoderOCR)verarbeitet.Soaufbe-reitetlassensichdieDatenbeiBedarfeffizientdurchsuchen.

SzenarienfürdieSucheinMultimedia-Daten

JenachDatentypbietensichhierfürunterschiedlicheSuchver-fahrenund-toolsan,wiediephonetischeSuche,diebeiSprach-datendieIdentifizierungvonbestimmtenWörternundSuchbe-griffen übernimmt. Multinational agierende Unternehmenprofitieren zudem davon, wenn mehrere Sprachen unterstütztwerden. Für die Suche in Image-Dateien ist es wiederum hilf-reich,wennentsprechendeTools füreinerascheUmwandlungindurchsuchbareInhaltesorgenundbeimTaggingmitumfang-reichenTaxonomiengearbeitetwird.UndeineOCR-Enginesoll-teunabhängigvonderScanrichtungarbeitenundauchaufdemKopf stehende Scans durchsuchen können. Dann lassen sichauch sämtliche potenziell relevanten Informationen finden –selbst wenn sie beispielsweise in einem französischsprachigenBitmap-Dokument vorliegen, das um 90 Grad gedreht einge-scannt,danngezippt,aneineE-Mailan-gehängtundanschlie-ßendineineweitereE-Maileingebettetwurde.

Multimedia-Datenfluten–allesunterKontrolle?

E-Discovery,Suchfunktionalitäten,Video-undAudiodateien,phonetischeSuche

Claus Blank ist Sales Manager Deutschland, Österreich & Schweiz bei ZyLAB. Mit ZyLABs modu-laren Lösungen für E-Discovery und unternehmensweites Informa-tion Management verwalten heute zahlreiche Konzerne, Behörden, Gerichte und Kanzleien unbegrenz-te Datenmengen in jedem Format und jeder Sprache. Sie minimieren damit Risiken, reduzieren Kosten, führen Ermittlungen durch und stei-gern gleichzeitig ihre Produktivität dank intelligenter, automatisierter Prozesse.

www.zylab.de

Praxis

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Praxis

AberwiesehendieSuchszenarienaus,indeneneineMultime-dia-Unterstützungnotwendigwird?Denkbarsindviele–alleinim Bereich Wissenschaft und Forschung bieten sich viele An-wendungenan–dochkritischwirdes,wennesumKorruptions-fälle,BetrugundRechtsstreitigkeitengeht.HierkanndiegezielteSuchenachundAufdeckungvonInformationenGrundlagefüreinelückenloseBeweiskettesein.Kannmandienichterbringen,stehenhäufigvielGeldundderguteRufaufdemSpiel.ÄhnlichrelevantisteineausgefeilteSuchfunktionalitätmitMultimedia-UnterstützungimBereichderStrafverfolgung,vonforensischenUntersuchungen und bei der Arbeit von Nachrichtendiensten.Sokannesbeispielsweiseerforderlichsein,dassauseinerMen-gemitgeschnittenerTelefongesprächenurjeneherauszufilternsind,diemiteinerbestimmtenTelefonnummerzusammenhän-gen.IndiesenidentifiziertenGesprächensollanschließendnachbestimmten Schlüsselwörtern gesucht werden. Im TrefferfalllassensichdanndieentsprechendenAbschnitteabspielenundz.B.aufNuancenimTonfalluntersuchen.

OderesgehtumdieAuswertungvonBilddateien,dievielleichtnach folgenden Kriterien gefiltert werden sollen: Gesucht sindalle Bilder im Querformat, auf denen ein Erwachsener und einrotes Auto im Vordergrund zu sehen sind, und die von einerKamera des Typs Canon EOS 5D aufgenommen wurden. Diedaraus resultierende Trefferliste kann man anschließendgegebenenfallsnochweiteraufeinenAufnahmeortundeinenbestimmtenZeitrahmeneinschränken.Diesolchermaßenredu-zierteDatenmengestehtdannzurmanuellenweiterenÜberprü-fungbereit.InjedemFallbedeutetdiesfüreinErmittlungsteameineerheblicheArbeitserleichterung.

Die Vorteile der Multimedia-Unterstützung machen sich auchbeiderSucheingescanntenDokumentenbemerkbar:SokannesineinemUnternehmenbeispielsweiseerforderlichsein,sämt-lichegescanntenVerträge,LeistungsbeschreibungenundKon-struktionspläne zu finden, die bestimmte Lieferantennamen,Seriennummern oder Abmessungen enthalten. Diese könnendann schnell quergeprüft werden hinsichtlich ausgehandelterKonditionenunddurchgeführtemEntwurf.

DatenschutzfürAudiodateien–internationalunter-schiedlich

In der Regel möchte kein Unternehmen sich dem Risiko vonrechtlicher Angreifbarkeit oder Sicherheitslücken aussetzen.Vernachlässigt werden bei entsprechenden Prüf- und Sicher-heitsmaßnahmen aber häufig die Audiodateien. Und das, ob-wohlihreAnzahlinUnternehmenständigzunimmt.Audiodatei-enentstehenauftraditionellenFestnetz-Systemen,VOIP,HandysundspeziellenPlattformenwieSkypeoderMSNLive.

IndenUSAistdieAufzeichnungbestimmterGesprächegesetz-

lichvorgeschrieben,imeuropäischenRaumallerdingsdurchDa-tenschutzbestimmungen eng eingeschränkt. Es gilt prinzipielldie„VertraulichkeitdesgesprochenenWortes“.Oftistaberauchhier das Aufzeichnen von Telefonaten wichtig bzw. zwingenderforderlich–egalobzurQualitätskontrolle imCall-Center,alsBeweisbeieinemNotruf,alsServicebeieinemSicherheitsdienst,als Gespräch mit einem Informanten bei Redaktionen oder alsAuftragsnachweis im Wertpapiergeschäft bei Finanzdienstleis-tern. Hierfür ist in der Regel die Zustimmung der Gesprächs-teilnehmereinzuholen.HinzukommenbesondereRegelungenfürdieAufzeichnungvonGesprächenimRahmendesTelefon-bankings: Wertpapierdienstleistungsunternehmen wie eineBanksind nach§34des GesetzesüberdenWertpapierhandel(WpHG)verpflichtet,AufzeichnungenüberdieerbrachtenWert-papierdienstleistungen und Wertpapiernebendienstleistungenzuerstellen.

SuchmethodenfürAudiodateienimVergleich

Auf jeden Fall können Gesprächsmitschnittewichtige Informa-tionenenthalten,diefürdenAusgangeinesRechtsstreitsmög-licherweise ausschlaggebend sind. Daher ist es wichtig, dieseAudiodateien effizient durchsuchen zu können. Es gibt grund-sätzlich drei unterschiedliche Arten, ein sogenanntes “Audio-Discovery”,alsodiegezielteSucheundOffenlegungbestimmterInformationeninAudiodateien,durchzuführen.

Naheliegend erscheint zunächst der Ansatz, die Aufnahmendurch Mitarbeiter abhören zu lassen. Das bindet aber extremRessourcen und ist wenig effizient. Dennoch: Ein Vorteil die-ses Verfahrens der „alten Schule“ ist, dass der Zuhörer subtileNuancen und Tonfälle mitbekommt und das Gehörte gleichinterpretierenundbeurteiltenkann.Demgegenüberstehenei-nigeoffensichtlicheNachteile:EskannimmernureinGesprächuntersuchtwerden.AußerdemhabenMenscheneinebegrenzteAufnahme-undAufmerksamkeitsspanne,wasdaserinnerungs-fähigeDatenvolumenunddieAnzahlderzusuchendenBegriffebeschränkt.DazukommtdieeinzukalkulierendeFehleranfällig-keit: Es können wichtige Dinge übersehen bzw. überhört wer-den.Insgesamtbedeutetdas,dassdieÜberprüfungvonAudio-dateien durch individuelles Abhören extrem teuer und nur indenallerkritischstenFällenempfehlenswertist.

EineAlternativeist,dieAudioaufnahmeninTextumzuwandeln.Die Technologie zur Konvertierung vom gesprochenen WortinText– inderFachspracheals “LargeVocabularyContinuousSpeech Recognition (LVCSR)” bezeichnet – verarbeitet Sprach-aufzeichnungen mit Hilfe eines umfangreichen Wörterbuchs.Basis für eine gute Erkennungsrate ist ein ausgefeiltes Sprach-modell,daswiederumhoheAnforderungenandieVerarbeitungstellt.IstallerdingseinbestimmtesWortodereinNamenichtimverwendetenWörterbuchenthalten,wirdesniegefunden.Zwar

könnenbeidieserTechnologiedieerzeugtenAudiotranskriptio-nensehrschnelldurchsuchtwerden.TrotzdembeanspruchtdieLVCSR-basierteUmwandlungvonAudioindurchsuchbarenTextvielProzessorleistungundlässtsichhäufignurzweibisdreiMalschneller als in Echtzeit durchführen. Aus diesen Gründen hatder„Sprache-zu-Text“-AnsatzindenletztenJahreneherenttäu-schendeErgebnisseerzielt.

Aufgrund der geschilderten Nachteile der beiden erstenMethodenstelltdiedritteVariante–diephonetischeSuche–dieinteressantere Alternative dar. Dafür werden AudioaufnahmenzunächstineineeherphonetischeDarstellungalsingeschriebe-neWörtertransformiert.EntsprechendsindauchdieSuchanfra-geninPhonem-Sequenzen(klangbasiert)umzuwandeln,damitsiemitdenerkanntenSprach-/Klangaufzeichnungenverglichenwerdenkönnen.DieseVergleichewerdenermöglichtdurcheine„Fuzzy-Technologie“ (unscharfe Suche), besser beschrieben alsein Prozess der „wahr/nicht wahr“-Eliminierung, wenn Daten –indiesemFallKlänge–ungenausind.

PhonetischeSuche–zuverlässigundrechtssicher

SobleibtdiephonetischeSuchealsbesteLösungfürdieSuchein großen Mengen von Audio- und Videodateien, die ja in derRegel auch Sound enthalten. Insbesondere dann, wenn vieleAkteure an dem zu durchsuchenden Gespräch beteiligt sind.Die phonetische Suche bietet zudem den Vorteil, auch die ArtundWeiseinterpretierenzukönnen,wieWörterbetontwerden.Daheristsienichtnurdaraufbegrenzt,nachBegriffenineinemWörterbuchzusuchen,sondernkannauchSuchanfragennachpersönlichen, Firmen- oder Markennamen durchführen. EineaufphonetischerErkennungbasierendeSucheistzudembiszu80.000MalschnelleralsdieEchtzeitsuche.SolassensichmitnureinemKerneinesgängigen Intel-ProzessorsachtStundenAuf-nahmematerial inwenigeralseinerSekundeanalysieren.Auchdie Vorbereitung der zu durchsuchenden Inhalte ist schnellererledigt.EinweitererPluspunktfüreinphonetischesVerfahrenbedeutetzudemdieMöglichkeit,eineSchwellezurBegrenzungderSuchergebnisseeinzubauen.

Im Kampf gegen Marktmissbrauch, Insiderhandel und Markt-manipulationenistz.B.indenUSAdieFederalSecurityAgency(FSA)dazuübergegangen,zurAufzeichnungvonKundenbestel-lungenundanderentelefonischdurchgeführtenTransaktionenzu verpflichten. Diese Aufnahmen müssen für entsprechen-de Behörden im Bedarfsfall leicht zugänglich sein. Die FRCP-Regulierungen in den USA lassen außerdem zu, dass geg-nerische Parteien im Rahmen der Informationsoffenlegungauch „Sound Recordings“ für die Beweissammlung anfor-dern können. Auch im Einflussbereich der US-RegulierungenSarbanes-OxleyundSECwerdenAudiodateienalsBeweismittelimmerhäufiger.

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Fazit

Durch die beschriebenen Vorteile der phonetischen Suche istdieseoptimalgeeignetfürdieÜberprüfungvonAudiodateien.MithilfederLösungen,zumBeispielZyLABAudioSearchBundle,lassen sich relevante Audioclips aus Multimedia-Dateien sowieausverbreitetenKommunikations-ToolswieFestnetz,VOIPoderHandyraschidentifizieren.GleichesgiltfürspeziellePlattformenwieSkypeoderMSNLive.DurchdieintuitiveBedienbarkeitderSoftware können auch technologisch nicht versierte BenutzerimRahmenvonRechtsstreitigkeiten,forensischenUntersuchun-gen oder strafrechtlichen Ermittlungen Audiodateien durchsu-chenundanalysieren. n

Personalisierte Mailings gehören mittlerweile zum Marketing-repertoire jedes Unternehmens. Doch oft sind die etabliertenMechanismenzurSicherungderQualitätundRegelkonformitätnicht zuverlässig. Das Risiko, gesetzliche Auflagen zum Daten-schutznichteinzuhalten,Dokumentefalschbzw.unvollständigzuerstellenoderüberdenfalschenKanalauszugeben,istlatent.Das Volumen an variablen Daten, die Firmen zur Verfügungstehen, ist inzwischen so groß, dass die Gefahr der falschenVerwendung kontinuierlich steigt. Besser, weil sicherer ist es,genau definierte Prozesse zur Qualitätssicherung in der Doku-mentenverarbeitung zu etablieren und sie kontinuierlich zuüberwachen.

Der amerikanische Direktmarketing-Dienstleister Data Mail hatzusammenmitdemPartnerunternehmenIntelisenteineStrate-gie entwickelt, die es erlaubt, große Volumina personalisierterSendungenaufKorrektheitundVollständigkeitderfürdieindivi-dualisierteAnsprachenotwendigenInhaltestringentundzuver-lässigzuüberprüfen.BasisdieserStrategiesindsiebenRegeln:

1. Durchgängige Transparenz2. Überprüfung des Audits3. Versionskontrolle4. Automatisierter Dokumentenvergleich5. Vorsicht bei variablen Fonts6. Stringentes Content Management7. Keine überflüssigen Modifikationen

DerArtikelbeschreibt im folgendenWesenundNutzendieserPrinzipien.

7RegelnfürdieindividualisierteKundenkommunikation

Personalisierung,Qualitätssicherung,CMS,Dokumentenvergleich,Versionskontrolle,Adressprüfverfahren,Compliance-Anforderungen

Harald Grumser, CEO bei Com-part. Compart ist ein führender globaler Anbieter von Multi-Chan-nel-Lösungen für das Dokumen-tenmanagement. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland ist seit mehr als zwei Jahrzehnten im Markt präsent und verfügt über Niederlassungen in Europa und Nordamerika sowie ein Partner-netzwerk in Lateinamerika.

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Praxis

www.compart.com

TechnologienzurQualitätssicherungsichernTransparenz

Viele Unternehmen setzen bei der Qualitätssicherung auf Ver-fahren der manuellen Stichprobenkontrolle: Dabei überprüftAbteilungXbeispielsweiseLayoutundStrukturdesBriefesbzw.desFlyersundBereichYdievariablenDaten.DasProblemda-bei:DieseMethodeversagt,sobaldinnerhalbeinerAussendungmehrerevariableDatenzumEinsatzkommen.Denneineeinzigeverschachtelte Variable (siehe Glossar) kann beispielsweise biszu10.000unterschiedlicheAusgabevariantennachsichziehen.KeinMenschistinderLage,beidieserVielfaltalleÄnderungenzuerkennen–auchwennUnternehmensich fürdasmanuelleAuditingpersonellverstärken.

Wichtig ist,mitTechnologienzuarbeiten,diedenKontrollpro-zessinsgesamtstraffenundgleichzeitigdasFehlerrisikosenken.ZusammenmiteinerdetailliertenCheckliste,diedieeinzelnenZuständigkeiten genau festlegt, ist diese Variante des AuditssicherdiebessereAlternative.Wichtig:Esmussklarsein,werfürwelcheÜberprüfungzuständigist.Eineinfacher,abergrundle-genderSchritt–bildeterdochdieGrundlagefüralleweiterenPrinzipienderQualitätssicherung.

AutomatisierteKontrollmechanismenüberwachenAudit

DasbesteAuditnütztnichts,wennesnichtüberwachtwird.Willmansichersein,dassallePrüfaufgabenvollständigerledigtund

nachvollziehbardokumentiertwerden,benötigtmanautomati-sierteKontrollmechanismen.SosolltenbeispielsweiseallgemeinanerkannteAdressprüfverfahrenwieNCOA(NationalChangeofAddressDatabase),CASS(CodingAccuracySupportSystem)undPresortzumStandardgehören.DenndamitsinktdasRisikovonRückläufernerheblich.Sendungen,diebeispielsweisedasindenUSAüblicheCASS-Verfahrendurchlaufen,weiseneineKorrekt-heitsquotevondurchschnittlich90Prozentauf.

ErgänzenlässtsichsolcheinCheckdurcheineintegrierteRecht-schreibprüfung.BeinochanspruchsvollerenSzenarienwirddieMailingproduktionautomatischgestopptunderstdannwiederaufgenommen,wenneinDokumentenvergleichvorgenommenundetwaigeFehler–seienessprachliche, inhaltlicheoderfor-male – behoben sind. Kurz: Es geht hier darum, dass die Ver-fahren zur Qualitätssicherung hundertprozentig eingehaltenwerden.DazuempfiehltsichderEinsatzeinerCheckliste,mittelsdererjedereinzelnePrüfungsschrittprotokolliertwird.

Dokumentversionenzentralverwalten

Knackpunkt in vielen Unternehmen ist die Kommunikationzwischen Marketing und Produktion: Oft fehlen klar definierteRegeln, wie und wo Dokumente gekennzeichnet und gespei-chertwerden.DieHistorieeinesDokumentslässtsichmitunterschwer bzw. gar nicht nachvollziehen: Welche Version ist dieaktuellste,welchesDokumentistdasOriginal?WerdarfwelcheVersion verwenden? Was darf gedruckt, was elektronisch ver-schicktwerden?Missverständnissesindhiervorprogrammiert.

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Praxis

SogenannteCollaboration-ToolswieSharePointbietendieMög-lichkeit,dieDokumentversionenzentralzuverwalten.Darinein-geschlossen:eineArtIndikator,derjedevorgenommeneÄnde-rungmarkiertundcodiert.DieseCodeslassensichdannindieÜberprüfungeinbeziehen.AufdieseWeisekenntjederberech-tigte Anwender nicht nur die aktuellste Version, sondern weißauch,obdiejeweilsrichtigeverwendetwurde.LetztlichgehteshierumdasselbePrinzipwiebeiderHerstellungvonSoftware:AuchdabeiarbeitetmaninderRegelbereichsübergreifend.DielückenloseDokumentationderEntwicklungeinschließlichallerVeränderungen und Überarbeitungen ist dabei ein Muss, umProgrammierfehlerund-wiederholungenzuvermeiden.WarumalsodiesebewährteMethodenichtauchaufdieErstellungvonvariablenDokumentenanwenden?

ÄnderungenbeiInhaltundLayoutauflisten

Selbst kleinste Änderungen in der Formatierung können dasLayout eines gesamten Dokuments beeinflussen, sei es eineneueSchriftart (Font),einneuesLogoodereinfachnureinzu-sätzlicherBindestrichimFirmen-oderProduktnamen.Oftwer-denDokumentemittelseinerGestaltungssoftwareaktualisiert.DasProblemdabei:Manweißletztlichnicht,wiesichdieÄnde-rungenaufdieQualitätdergedrucktenSeitenauswirken.

Vielwichtigernoch istdieFrage,obdieverschiedenenVersio-nen eines Dokuments, die beispielsweise im Zuge eines Soft-ware-Updatesentstehen,bezüglichInhaltundLayoutidentischsind. Keine einfache Aufgabe, denn die Überprüfung muss auf

Bit-Ebene erfolgen – etwas, das herkömmliche Composition-Tools nicht leisten. Unterstützung bieten Prüfprogramme zumautomatisiertenVergleichvonDokumentenundDatenströmen.Diese Softwarelösungen listen die analysierten Differenzen inFormvonLog-FilesaufundmachensieaußerdemineinerBild-schirmmaskegrafischsichtbar.

AutomatisierterDokumentenvergleichaufPixel-undWortebene

Beim visuellen Vergleich werden die zu überprüfenden Doku-mente in Pixelbilder gleicher Auflösung gerastert und die um-gesetztenPixelbildermiteinanderabgeglichen–ähnlicheinemLeuchttisch, bei dem beide Dokumente übereinander gelegtwerden, um Abweichungen zu erkennen (siehe Glossar). DieSoftwarezeigtdieStellenan,wosichzweiVersionenunterschei-den.AnwendersindsomitinderLage,dienotwendigenÄnde-rungendirektandenrichtigenStellenvorzunehmen.DasPrinzip:Die Software liest zwei Dateien – beispielsweise im AFP-, PDF-oderPostScript-Format–ein,vergleichtdasOriginaldokumentmitdemgeändertenundzeigtdiegefundenenUnterschiedeinSekundenschnelle an. Vergleiche auf Pixel-Ebene identifizierenÄnderungenundderenPosition,VergleicheaufStrukturebeneevaluierenZeichenfolgenderTexte,Font-Attributesowieande-reMerkmale,diedenOutputbeeinflussen.

Produktionsprobleme durch unbeabsichtigte Änderungen ander Sendung werden damit vermieden. Welche Brisanz diesesThemahat,zeigtdasfolgendeBeispiel:EinDirektmailing-Anbie-

Bild:AutomatisierterDokumentenvergleich

tererstelltmonatlich1.200verschiedeneDokumente,inderRe-gelrelativeinfache,doppelseitiggedruckteundpersonalisierteBriefeundAnschreiben.FürdienächstenJahrerechnetermitbiszu5.000verschiedenenVersionenmonatlich.Schonbeiderjet-zigenAnzahl fälltesschwer,mitdenunterschiedlichenVarian-tensicherumzugehen.UnddieNachfragenachpersonalisiertenDokumentensteigt.WohlkaumeinUnternehmenwäreindieserSituationnochinderLage,dieunterschiedlichenVersionenma-nuellaufdienotwendigenÜbereinstimmungenundzulässigenAbweichungen(u.a.Datum,Adressfeld)zuprüfen.

KeineÄnderungenwährendderFreigabe

Eine weitere Herausforderung: die Verwendung von variablenSchriften (Fonts). Viele Prüfprogramme,die meisten von ihnenarbeitenaufderBasisvonPDF-Dateien,sindnicht inderLage,DokumentemitunterschiedlichenFontszuvergleichen.UndeinmanuellerVergleichaufWortebenedurchKorrekturleseristvielzuaufwändigunddaherkeinewirklicheAlternative.Abhilfekön-nenToolswieDocBridgeDeltaschaffen.Dieselassensichderartkonfigurieren,dassSchriftenvomVergleichausgenommenwer-den–sowohlaufWort-undPixelebene.Darüberhinausexistie-renTextbild-Engines,diedienotwendigenKorrekturenwährenddesDruckensvornehmen.

Dabei versteht es sich von selbst, dass Dokumente, die sich inder Überprüfungs- und Freigabephase befinden, nicht mehrverändertwerden.Zubeachtenistdabei,dasseinzelneElemen-te durchaus in mehreren Dokumenten auftauchen. In diesemFallsinddieTeile,diegeradeaufihreFreigabewarten,ineinenseparaten Ordner zu verschieben. Auf diesen kann dann nurnochschreibgeschützt,alsoohneÄnderungsfunktion,zugegrif-fenwerden.

Fazit

Zeit- und Kostendruck, hohe Compliance-Anforderungen,Änderungen in letzter Minute, personelle Engpässe – es gibtwohlkaumeinUnternehmen,dasnichtdamitzukämpfenhat.Berücksichtigt man die hier dargelegten Prinzipien, lässt sichdiese Herausforderung meistern. Die besten Resultate lassensich allerdings erzielen, wenn alle Strategien umgesetzt wer-

den.Zusammenmiteinem leistungsfähigen, stabilenContent-Management-System,dasTexte,Karten,Logos,Signaturenetc.verarbeitet und darüber hinaus Funktionen wie Versionskont-rolle, automatische Benachrichtigungen und Anzeige von Fäl-ligkeitsterminenbesitzt,wirddieQualitätssicherunginsgesamtvereinfacht und zuverlässiger gemacht. Die Methoden bauenaufeinander auf und unterstützen Unternehmen jeder GrößeundStrukturdabei,RisikenundFehlerquelleninderindividua-lisiertenKundenkommunikationzuminimieren. n

Glossar

n Verschachtelte VariablensindaufeinenbestimmtenEmpfängerbezogeneCharakteristikafürausgewählteSituationen.SokannbeispielsweisedasAngebotfüreineKreditkartedavonabhängiggemachtwerden,woundwiehäufigerdieseeinsetzt.MitverschachteltenVariablenlassensichauchWohnortundKreditrahmenmitdemkonkretenAngebotfürdenKundenverbinden.RechtlicheRahmenbedingungen,diesichvonLandzuLandunter-scheiden,könnenzuweiterenVariablenführen.DadurcherhaltenselbstDokumentemitzunächstrechteinfachenStruktureneinhohesMaßanKomplexität.AbsätzezueinzelnenParametern,diemehralseinDutzendverschach-telterLogikebenenbesitzen,sindkeineSeltenheit.

n Dokumentenvergleich:GrundsätzlichgibteszweiVor-gehensweisen.BeimWort-für-Wort-VergleichwerdenzweiDokumentege-genübergestelltunddieUnterschiedemarkiert.SielassensichaufGrundihresrelativeinfachenCharaktersauchinherkömmlichenTextverarbeitungsprogrammendurchfüh-ren.Schwierig,wennnichtgarunmöglichsindWort-für-Wort-Vergleiche,wenndieDokumenteunterschiedlicheSchriftenundSchriftgrößenverwenden.DagegenlassensichmittelsPixel-für-Pixel-VergleicheauchSchriften,MetadatenundFarbenkontrollieren.SomitdeckensieAbweichungenundÄnderungenauf,diebeimWort-für-Wort-VergleichdemAnwendermöglicherweiseentgehen.

Im Zusammenhang mit der grundlegenden Neuorganisationwurde bei einem Traditionshersteller von Steuersystemen fürMaschinen-undAnlagenbaueineelektronischeInvoice-Lösungeingeführt.DasUnternehmenhatteausstrategischenGründeneine Nettobedarfsplanung eingeführt, um die LagerbeständeundLagerkostenzuoptimieren.DiehierausresultierendenBe-stellungen„justintime“führtenjedochzwangsläufigzueinemsehrvielhöherenBelegaufkommen.RunddievierfacheMengean Rechnungen im Vergleich zu früher muss heute demnachvonderBuchhaltungverarbeitetwerden.ZieldesIT-ProjektsimRechnungswesenwares,mitdembestehendenPersonalstammdieMehrarbeitzubewältigenunddenAufwandmitgeeigneterSoftwarezureduzieren.

DochnichtnurderhoheZeitaufwandfürdasmanuelleErfassenundVerarbeitendernunhöherenRechnungsmengestelltedasUnternehmenvorHerausforderungen,hinzukamnochderun-gleichhöherePlatzbedarf.„Eswarwichtig,dasPapierloszuwer-den“,konstatiertMichaelBenz,LeiterEDV-OrganisationbeiderJetter AG. Ziel war es somit, eine Invoice-Lösung einzuführen,mitdersichbeideHerausforderungenlösenließen.“

DMS-Anbindung„aufKnopfdruck“

Dabereitsseit längeremDynamicsNAValsERP-SystemimEin-satzwar,benötigtedasUnternehmeneinDokumentenmanage-ment-System,welchessichüberSchnittstelleneinfachanbindenlässt. Insbesondere sollte sich das DMS vom Anwender auchaus dem ERP-System einfach per Knopfdruck aufrufen lassen.DieEntscheidungfielhieraufdasDMS-SystemvonSaperion.IneinemgemeinsamenProjektwurdeneinelektronischesArchivsowiedieInvoice-LösungvonHenrichseninklusiveBelegerken-

EinProjekt-BeispielzurEinführungvonE-Invoicing

Dokumentenmanagement-System,ERP-System,Workflow,Archivierung

Leonie Walter ist freie Journalistin in Wiesbaden.HENRICHSEN ist führender Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse und digitaler Aktenlösungen. Das Unternehmen ist seit 1991 auf die intelligente Erfassung, Verteilung, Verarbeitung und Archivierung strukturierter und unstrukturierter Informatio-nen spezialisiert. Kernthemen des ECM-Systemintegrators mit mehr als 130 Mitarbeitern sind dabei die elektronische Archivierung, Doku-mentenmanagement und Workflow.

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Praxis

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nung und elektronischem Workflow eingeführt. Das Projekt-teamfokussiertesichdabeizunächstaufdenBereichderKredi-torenrechnung,einespätereAusweitungderLösungwarjedochvonAnfanganvorgesehen.

ElektronischeBelegprüfung–auchmobil

In der Vergangenheit war die papierbasierte EingangsprüfungmiteinemhohenpersonellenAufwandverbunden,dermitderneuen Invoice-Lösung ebenfalls eingedämmt werden sollte.Denn die Eingangspost besteht überwiegend aus Papierrech-nungen,nuretwa fünfProzentderBelege treffenelektronischein.RechnungsbelegewerdenheutesofortnachdemEinganginderBuchhaltunggescannt,undimProzessschritt„Verify“wirdein entsprechendes Häkchen gesetzt: So wird die Buchung imSystem durch den Buchhalter bereits vorgeplant. Der verant-wortliche Kollege aus der entsprechenden Fachabteilung er-hälteineE-Mail-NachrichtmitLinkzumgescanntenBeleg,undsobald er die Gültigkeit der Rechnung bestätigt hat, kann siegebuchtwerden.

DieBerechtigungzurPrüfungundFreigabevonRechnungenistso geregelt, dass sowohl Abteilungsleiter als auch Mitarbeiterdes Einkaufs Rechnungen freigeben können. Wurde eine Be-stellungvoneinemanderenFachkollegenausderenjeweiligemTeam ausgelöst, kann die Führungskraft bei Unstimmigkeitendortnachfragen.DieBelegprüfungwirdvondenNutzernnichtnurüberdieeingesetztenTerminal-Arbeitsplätze,sondernauchmobilamNotebookoderviaSmartphoneerledigt.DerZugangzum Firmennetzwerk erfolgt dann über eine private Cloud-Lösung.

AutomatisierterAbgleichvonBestell-undRechnungsdaten

Eingehende Rechnungen werden grundsätzlich automatischgegen die im System hinterlegten Bestellungen und Lieferun-gen geprüft. Die hierfür erforderliche Datenqualität im ERP-System war bereits durch vorher getroffene Maßnahmen sehrhoch.SowurdenetwadieLieferantenimVorfeldschondaraufvorbereitet, dass bei jeglichen Rechnungen immer die vorge-gebene Bestellnummer zu verwenden sei. Zudem lassen sich

auchdieBestellzeilendereinzelnenRechnungenauslesenundabgleichen,sodasseinrechthoherAnteilderBelegegarnichterst von den Fachabteilungen manuell geprüft werden muss.Die Bestellungen selbst werden bereits im Einkauf optimiert,sodass nur Waren aus einem Artikelstamm geordert werdenunddieBestellungenauchbereitsSachkontenzugewiesensind.DesWeiterengiltdieRegel:FürjedenWareneingangmussesei-nenBeleggeben.

ImProjektwurdengemeinsamspezielleAnforderungenumge-setzt, die vor allem die Transparenz der Vorgänge weiter opti-mieren. So wurden Zusatzprogrammierungen vorgenommen,damit die Rechnungsverarbeitungs-Lösung eine RückmeldungandasArchivgibt,wennderVorgangabgeschlossenist.Reali-siert wurde auch eine Datenübernahme aus vor- und nachge-lagerten Systemen. In Dynamics NAV stehen nun rund um dieBelegverarbeitung sowohl Bestelldaten, Lieferzeilen als auchRechnungenzurVerfügung.

Fazit

FürdasguteGelingendesProjektszeichneteinProjektteamver-antwortlich,dassichimWesentlichenausKeyUsernzusammen-setzte: Je Fachabteilung war ein Kollege dabei, ein Mitarbeiterder Buchhaltung, zwei Mitarbeiter der IT-Abteilung sowie dieConsultantsvonHenrichsen.EinumfassendesPflichtenheftgabvor,welcheProzesseinderKreditorenbuchhaltungwieabgebil-detwerdensollten.InsbesonderederkollegialeAustauschunddasfrüheEinbeziehenvonKollegenausallenBereichensorgtendafür,dasssichalleBetroffenenintensiveinbringenkonnten.SeitdemGoLivekonntensichschnelldiegewünschtenEffizienzstei-gerungeneinstellen.

ProjektnachfolgerrundumdasDMS-Systemwurdenbereitsver-abschiedet:SowerdennunauchKreditorenlieferscheineviaKo-faxExpresserfasstundkönnenüberdasERP-Systemaufgerufenwerden. Durchgängig und transparent werden somit alle Vor-gänge anhand ihrer Belege von der Anfrage über den AuftragbishinzuLieferschein,RechnungundgegebenenfallsGutschriftmitderLösungabgebildet.Geradeerstbegonnenwurdewei-terhindasProjekt„Artikelakte“,beidemjedesGerät,welchesdieJetterAGherstellt,alsProjektangelegtwird.AuchhierleistetdieGesamtlösunginVerbindungmitMicrosoftDynamicsNAVbesteDienste. n

Wie löst man in Unternehmen den Konflikt zwischen demWunschdesMarketingsnachEinhaltungdesCorporateDesignaufdereinenSeiteunddenAnforderungennachregionalerundindividuellerGestaltungderKundenkorrespondenzvonFilialenoderPartnernaufderanderenSeite?EinwebbasiertesAngebotwieCare4DialoguebieteteineLösung, inderdieOnline-Bear-beitung von Kampagnen in ein zentrales Prozessmanagementintegriert ist. Die Softwareplattform gibt Außenstellen oderFilialen darüber hinaus die Möglichkeit, ihre eigenen Mailing-aktionen durchzuführen, stellt aber dabei ein unternehmens-einheitlichesErscheinungsbildsicherundsorgt füreinedurch-gängigeProzessoptimierung.

Die gesamte Anwendung basiert auf dem Flex-Framework.Der Zugang erfolgt dabei über den Browser, ebenso wie dieBearbeitung der Kampagne in einem einfach zu bedienendenWYSIWYG-Editor. Grundlage der Mailingkampagnen sind vor-gefertigte Layouts, die nach Vorgaben der Kunden angelegtwerden.MitHilfedieserTemplateskanneinprofessionellesEr-scheinungsbildderKundenkorrespondenzimmersichergestelltwerden.

MailinginvierSchritten

InnurviereinfachenSchrittengelangtderAnwenderzumferti-genMailing:1. Layout auswählen2. Inhalt bearbeiten3. Adressen hochladen4. Auftrag erteilen

KampagnenmanagementinderPrivateCloud

CorporateIdentity,Personalisierung,Software-as-a-Service

Björn Röttger, Vorsitzender der Geschäftsführung der Formware GmbH. Das Unternehmen entwi-ckelt innovative Technologien für individualisierte Kundenkommuni-kation. Die Software Suite Connext als umfassende Lösung für das Out-put Management kann alle Versand-kanäle bedienen. Die IT-Services übernehmen Output-Prozesse und Archivierung in den eigenen Re-chenzentren und die Managed Ser-vices bieten die komplette Prozess-kette von der Dokumenterstellung bis hin zu Druck und Zustellung.

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Praxis

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NachderAuswahldesLayoutskannderBearbeiterinbestimm-tenBereichendesDokumentsÄnderungenvornehmenunddenInhaltdesMailingsentsprechendanpassen.AbhängigvonderVorlagelässtsichentwedernurdieAdresseeinfügenoderaberauch Bilder können ausgewählt oder bearbeitet, Texte editiertundSchriftenformatiertwerden.HäufigverwendeteElementewieLogos,UnterschriftenundTextbausteinewerdenalsgloba-le Ressourcen definiert und stehen dadurch immer schnell zurVerfügung.

VerschlüsselterVersandderEmpfängerdatensätze

FürdiePersonalisierungderDokumentewerdendieEmpfänger-datensätze mit einem einfachen Datenmapping verschlüsselthochgeladen. Die Weiterverarbeitung und die Individualisie-rungderDokumenteübernimmteinConnext-Process-ServerimunternehmenseigenenRechenzentrum.DieFormware-Rechen-zentrensindnachder ISO-Norm27001zertifiziertunderfüllendamithöchsteStandardsderInformationssicherheit.

Nach dem Upload der Empfängerdaten im CSV-Format kannder Anwender online mit einer Preview-Funktion das Ergebniskontrollieren. Danach folgen Kampagnenkalkulation und Be-auftragung.DabeiwerdendieKostenvorderBeauftragungzurKontrolleangezeigt.BeiBedarfkannvorderAuftragserteilungnocheineFreigabezwischengeschaltetwerden.HierhateinVor-gesetzterdieMöglichkeit,dieDokumentezuüberprüfen,bevorerdenAuftragabsendet.SoistdergesamteAblaufnachvollzieh-barundtransparent.

Care4DialoguebedientalleAusgabekanäle:DruckundVersand,E-Mail, De-Mail und E-Post. Durch die Zusammenfassung vonmehreren Druckaufträgen können Skaleneffekte genutzt undKostengesenktwerden.WennderEmpfängerdatensatzeineE-Mail-Adresseenthält,wähltdasverarbeitendeSystemautoma-tischdenelektronischenVersandweg.

LokaleImplementierungalsAlternativezurCloud

Das Software-as-a-Service-Modell ermöglicht dem AnwendereineflexibleNutzungderKampagnenmanagementlösungundwirdalsPrivateCloud-ServiceimCloudStoredesPartnersFujitsuangeboten.DieeigentlicheDatenverarbeitungunddernachge-lagerteOutput-ProzessfindenindenFormware-Rechenzentrenstatt,indenenderDatenschutzinvollemUmfanggewährleistetist.

AlternativzurCloudkannmanCare4Dialogueauchlokalimple-mentieren und über das VCC, das Virtual Connext Center vonFormware,nutzen.BeimZugangüberdieseSoftwareplattformgibt es eine größere Angebotsvielfalt als im Cloud Store unddiekompletteProzessketteinklusiveDruckundVersandliegtineinerHand.NebendenstandardisiertenLayoutvorlagenrichtetFormwarefürdieKundenhierzuBeginnBenutzerundMandan-tenein.BenutzernkönnendabeiunterschiedlicheBerechtigun-genfürdieBearbeitungvonMailingszugewiesenwerden.Wei-tereOptionenimVCCsindPortooptimierungbeimPostversand,Bounce-Management im Online-Bereich und automatisierteArchivierungderDokumente. n

Bild:Dialogmanager

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Bei der Auswahl von betrieblicher Anwendungssoftware un-terscheidetsichdieVorgehensweisevonkleinenundmittlerenUnternehmendeutlichvonGroßunternehmen–sowohlwasdieeinzelnenBetriebebetrifftalsauchzumTeildieAuswahlverfah-ren in den einzelnen Bereichen desselben Unternehmens. Ver-breiteteAuswahlmethodenwie intuitiveSoftwareauswahlunderprobteMethodenanhandeinesdefiniertenProzesses(Strate-gie,Sensibilisierung,Ist-Analyse,Sollkonzeption,Systemauswahl,Piloteinführung, Einführung, Evaluation, komplette System-einführung) lassen sich jedoch exemplarisch hinsichtlich derFormalisierung und hinsichtlich des damit verbundenen Auf-wandsunterscheiden,wobeidieGrenzenhierbeifließendsind.

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen neigen auf-grundpersonellerundkostenmäßigerRestriktionenzurintuiti-venSystemauswahl.DabeiwendensiedieKriterien,AnsätzeundMethoden des Usability Engineerings teilweise gar nicht odernursporadischan.DiewesentlichenGründehierfürsinddasfeh-lendeBewusstseinfürdieKosten-Nutzen-VorteilevoneinfacherSoftwareanwendung. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass Fach-literaturundStandardsnichtaufdieZielgruppezugeschnittensind.HinzukommtvielfachdieZurückhaltungangesichtsderzuerwartendenKostenfürUsability-AuswertungensowiedieVer-fügbarkeitvonFachpersonalmitentsprechendemKnow-how.

DasichaberSoftwaresystemeimHinblickauf ihrenFunktions-umfang mehr und mehr aneinander annähern, gewinnt die„Usability“ immermehranBedeutungundwirdzueinement-scheidenden Auswahlkriterium für kleinere und mittlere Un-ternehmen. Denn Systeme, die intuitiv bedienbar und auf denNutzer zugeschnitten sind, versprechen Effizienzvorteile undProduktivitätssteigerung.

www.iao.fraunhofer.de

Usability–unterschätztesKriteriumbeiderSoftware-Auswahl?

AktuelleStudiebestätigtRelevanzvonUsabilitybeiEntwicklungundAuswahlvonSoftwareinKMUs

Mirjana Stanišić-Petrović M.A., wissenschaftliche Mitarbeiterin im Competence Center Soft-waremanagement, und Daniel Ziegler, M.Sc., wissenschaftlicher Mitarbeiter im Competence Center Human-Computer Interaction.Als eines von 66 Instituten der Fraunhofer-Gesellschaft ist das Fraunhofer-Institut für Arbeits-wirtschaft und Organisation IAO in Stuttgart Teil des europaweit führenden Netzwerks für ange-wandte Forschung. 500 Mitarbeiter arbeiten interdisziplinär zusam-men und suchen nach Lösungen für eine lebenswerte Zukunft, für Innovation und Wachstum und für eine nachhaltige Entwicklung von Umwelt und Gesellschaft.

Trend

„UsabilityInside“–VerankerungvonUsabilitybeiKMUsfördern

DieserProblemstellungwidmetsichdasvomBundesministeri-umfürWirtschaftundTechnologiegeförderteProjekt„UsabilityInside“.DasFraunhoferIAOerarbeitetindiesemProjektzusam-men mit dem Branchenverband BITMI, der CAS Software AG,dem Institut für Arbeitswissenschaft und Technologiemanage-mentderUniversitätStuttgartsowieweiterenassoziiertenPart-nern (Verbände, Medien) Dienstleistungen, Arbeitshilfen undpassgenaueVorgehensmodelle.HierbeiwerdenallePhasenvonderEntwicklungüberdieAuswahlundAnpassungbishinzumBetriebentsprechenderSystemebetrachtet.

Es ist geplant, im Rahmen des Projekts 2014 ein Kompetenz-zentrum zu gründen, das kleine und mittlere Unternehmen(KMU)durchBeratungunddieBereitstellungvonArbeitshilfenunterstützt. Mit dem übergeordneten Ziel einer nachhaltigenVerankerung von Usability in Softwareentwicklungs- und Aus-wahlprozessen,konzentriertsichdasProjektaufErgebnisseundAktivitäten invierwesentlichenArbeits-undForschungsberei-chen:

n Sensibilisierung, Transparenz, Motivation: Durch allgemeineInformationen in Verbindung mit der Darstellung konkreterNutzenargumente soll zu einer ernsthaften Auseinanderset-zungmitdemThemaUsabilitymotiviertwerden.

n Entwicklung spezifischer Methoden und Vorgehensmodelle:Ausgewählte Methoden und Vorgehensweisen des UsabilityEngineeringswerdenspeziellaufdieBedürfnissemittelstän-discherUnternehmenangepasst.DabeiwirddasZielderInte-grationinsbesondereinetablierteSoftware-Entwicklungspro-zesseberücksichtigtundverdeutlicht.

n Know-howTransfer:DurchdieverständlicheundpraxisnaheAufbereitunggrundlegenderBegriffe,ZusammenhängeundMethoden wird Basiswissen online verfügbar gemacht. Da-rüberhinausdienenbeispielsweiseSeminareundCoaching-AngeboteeinerIntensivierungderrelevantenKompetenzen.

n Hilfestellung durch Dienstleistungen und Arbeitshilfen: Mitder Online-Bereitstellung von Arbeitshilfen für verschiedeneMethodenundAufgabenstellungenwirdHilfezurSelbsthilfegeleistet.PassgenaueDienstleistungsmoduleergänzendiesesAngebotbeiBedarf.

Hintergrund der Bemühungen ist, dass Usability bei Anwen-dungssoftwarezunehmendanBedeutunggewinnt–auchdieseinErgebnisderStudie.

SoftwareentwicklungsprozessundUsability-Methoden

UsabilityeinesSoftwareproduktsistdasAusmaß,indemesvoneinem bestimmten Benutzer verwendet werden kann, um be-stimmte Ziele in einem bestimmten Kontext effektiv, effizientund zufriedenstellend zu erreichen [1]. Usability ist demnachnichtalleindieEigenschafteinerSoftware,sonderndasAttributeiner Interaktion eines Benutzers mit einem SoftwareproduktinnerhalbeinesbestimmtenKontextes.

DieUsabilityeinesSoftwareproduktskannnichtohneweiteresaufandereBenutzerdesgleichenSoftwareproduktsübertragenwerden.EineSoftwaresolltedenBenutzerindieLageversetzen,genaueundkompletteErgebnissezuerzielen(Effektivität).DieRessourcen, die ein Benutzer in diese Interaktion investierenmuss,sollteninRelationzumErgebnisstehen(Effizienz).

Jedoch beschränkt sich das Verständnis des Usability-BegriffshäufigaufAspektederGestaltungvonBedienoberflächen.DiesdrücktsichindenBefragungsergebnissendadurchaus,dassdieUsability eines Softwareprodukts beispielsweise erst als rele-vantesThemawahrgenommenwird,wenndieFunktionalitätzueinem gewissen Grad als vollständig angesehen werden kann.Häufig wurden darüber hinaus Begriffe wie Verständlichkeit,intuitive Bedienung und Selbsterklärbarkeit genannt. Aspekte,dieeineAbhängigkeitderUsabilityvomNutzungskontextaus-drücken,werdenseltengenannt.Insgesamtlässtsicherkennen,dassüberwiegendkeinvollständigesVerständnisdesUsability-Begriffsvorhandenist.

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Trend

Gefragt wurde, welche Vorgehensmodelle/Prozessmodelle imbefragten Unternehmen angewandt werden. Bei den einge-setzten Vorgehensmodellen dominiert Scrum inklusive daraufbasierendereigener Modelle (siehe Bild1).13Personen gabenan,aufBasisdesWasserfallmodellszuarbeiten.InsiebenFällenwurdensowohlScrumalsauchdasWasserfallmodellangegeben.Unter den sonstigen angewandten Modellen wurde je einmalFeatureDrivenDevelopment(FDD)inKombinationmitTestDrivenDevelopment(TDD)sowieeineigenesModellohneAngabevoneventuellen zugrundeliegenden Modellen genannt. EbenfallseinePersonantwortete,dasskeinbestimmtesVorgehensmodellverwendetwird.

Vorgehensmodelle/Prozessmodelle

Bild1:InderPraxisangewandteVorgehensmodelle

Online-Studie zum Einsatz von Usability-Engineering in Softwareentwicklungsprozessen im Mittelstand

ImRahmenderAktivitätenzurKontext-undAnforderungs-analysein„UsabilityInside“,wurdeeineOnline-StudiemitdemZieldurchgeführt,dievonSoftwareproduzentenverwendetenVorgehens-undProzessmodellesowiedenaktuellenStandderVerwendungvonUsability-MethodenimEntwicklungsprozesszuidentifizieren.UsabilityInsidewirdvomBundesministeriumfürWirtschaftundTechnologieimRahmenderInitiative„Einfachintuitiv–UsabilityfürdenMittelstand“gefördertundistdamitTeildesFörderschwer-punkts„Mittelstand-Digital“.

AnderOnline-StudienahmenimBefragungszeitraumzwischendem19.und30.November2012insgesamt53Personenteil.34PersonenbeantwortetendenFragebogenvollständigunderzeugtendamitdieDatensätze,dieindervorliegendenAuswertungberücksichtigtwurden.Die19Datensätze,diedurchunvollständigeBeantwortungdesFragebogensentstandensind,wurdenvorderAuswertungverworfen.

AufdenFolgeseitenwirdderFragebereich„Softwareent-wicklungsprozessundUsability-Methoden“nähererläutert.DerZielsetzungentsprechendwurdendiefünfFrageberei-che„ZurPerson“,„ZumUnternehmen“,„Softwareentwick-lungsprozessundUsability-Methoden“,„Marketing“und„VerbändeundMedien“imFragebogenabgedeckt.

DieErgebnissederkomplettenStudiefindenSieunterhttp://usability-inside.net/

Zur Auswahl standen zehn gängige Usability-Methoden, dieBekanntheit der abgefragten Usability-Methoden variiert da-beideutlich(sieheBild2).SosindNutzerbefragungen,Exper-tenevaluationen und Usability Tests allen Befragten bekanntund konnten hinsichtlich ihrer Effektivität lediglich von einerbeziehungsweise zwei Personen nicht eingeschätzt werden.Dagegen sind Personas mit 17 Antworten zur Einsatzintensi-tät nur der Hälfte der Befragten bekannt und lediglich zehnPersonenkonnteneineEinschätzungzurEffektivitätvonCardSortingabgeben.

BekanntheitvonUsability-Methoden AnwendungvonUsability-Methoden

Im Zusammenhang mit der Anwendung lautete die Frage:„Wie intensiv setzen Sie folgende Usability-Methoden im Soft-wareentwicklungsprozessein?“WieBild3zeigt,hatderEinsatzvon Use Cases in der Softwareentwicklung die größte Verbrei-tungderabgefragtenMethoden.AberauchdieseerreichenimMittel keine häufige Anwendung. Durchschnittlich gelegent-liche Anwendung finden Nutzerbefragungen, Usability Tests,Rapid Prototyping, Paper Prototyping sowie Expertenevaluati-onen. Selten bis nie werden Fokusgruppen, die Erstellung vonPersonas,OnlinebefragungensowieCardSortingeingesetzt.

DieBewertungdereinzelnenMethodenbasiertaufdenAntwor-tenderBefragten,diediejeweiligeMethodenichtalsunbekanntbenannthaben(sieheBild2).

Bild2:BekanntheitdereinzelnenUsability-Methoden Bild3:EinsatzvonUsability-MethodeninderSoftwareentwicklung

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Auch die Effektivität der genannten Usability-Methoden sollteeingeschätzt werden. In den Antworten wurde die EffektivitätderMethoden insgesamteherpositiv bewertet,wobei sich imEinzelnendeutlicheUnterschiedezeigen(sieheBild4).

Als effektivste Methode wurde der Usability Test eingeschätzt,gefolgt von Rapid Prototyping, Use Cases und Expertenevalu-ationen. Die schlechtesten Bewertungen erhielten mit Perso-nas, Fokusgruppen, Onlinebefragungen und Card Sorting dieMethoden,dieauchamseltensteneingesetztwerden.

DieBewertungderEffektivitätdereinzelnenMethodenbasiertaufdenAntwortenderPersonen,diediejeweiligeMethodeein-schätzenkonnten(sieheBild2).

Gefragt wurde nach den Gründen, die ausgewählte Usability-Methodeeinzusetzen.13der34Befragtenbeantwortetendiesenicht verpflichtende Freitextfrage. In der Auswertung wurdendie gegebenen Antworten analysiert und den im DiagrammdargestelltenHauptgründenzugeordnet.

Sechs der gegebenen Antworten ließen sich auf ErfahrungenbeimEinsatzderMethodenalsBegründungfürdeneingesetz-tenMethodenmixzurückführen(sieheBild5).Dreimalwurdedieschnelle Verfügbarkeit von Feedback als Auswahlkriterium ge-nannt.InzweiFällenführtenhistorischeGründezumaktuellenMethodeneinsatz.

Weiterhin wurden die Notwendigkeit einer KostenbegrenzungsowiedieVerfügbarkeiteigenerKapazitätalsBeweggründean-geführt.

Trend

Bild5:GenannteGründefürdenEinsatzbestimmterMethodenBild4:EinschätzungderEffektivitätvonUsability-Methoden

GründefürdieAuswahlvonUsability-MethodenEffektivitätvonUsability-Methoden

UmfassendeBedeutungvonUsabilityfürbetrieblicheSoftware

Bei mittelständischen Softwareherstellern existiert häufig einunvollständigesVerständnisdesThemenbereichsUsability,dasausschließlich einzelne Teilaspekte wie die grafische Gestal-tungbetrachtetoderzumindeststarkindenVordergrundstellt.Die umfassende Bedeutung von Usability für die Entwicklungvon betrieblicher Software tritt somit in den Hintergrund, wasaucheinennegativen Einfluss aufdieMotivation zurstärkerenBerücksichtigung inderEntwicklunghat.UmeinenachhaltigeVerankerung von Usability bei mittelständischen Softwareher-stellernzufördern,erscheintesdahernotwendig,positivaufdasVerständnisdesThemengebieteszuwirken.Missverständnissen,insbesonderezuGegenstandundTragweitevonUsability-Maß-nahmen,sollteentgegengewirktwerdenundüberdietatsäch-lichenZusammenhängeaufgeklärtwerden.

Existierendes Usability-Wissen sollte für die relevanten Ziel-gruppeninkleinenundmittlerenUnternehmenzugänglichundnutzbargemachtwerden.DieserscheintinsbesonderevordemHintergrund wichtig, dass Usability-Kenntnisse offenbar häu-fig erst im Kontext der Berufstätigkeit erworben werden. Dasrelevante Wissen, das zielgruppengerecht aufbereitet und zurVerfügung gestellt werden sollte, umfasst sowohl inhaltlichesLösungswissen,beispielsweiseinFormvonDesignPatternszurGestaltung von Bedienoberflächen, als auch Methodenwissen,das Vorgehensweisen des Usability Engineerings vermittelt.Durch diese Kombination kann ein Eindruck davon entstehen,welche Möglichkeiten zur Berücksichtigung von Usability imEntwicklungsprozess bestehen und welche Möglichkeiten zurVerbesserungderProduktqualitätsichdadurchergeben.

AlsKanälezurVermittlungdessoaufbereitetenWissensbietensich vor allem Online-Medien an. Zusätzlich erscheint es sinn-voll, allgemeine Computerzeitschriften sowie Zeitschriften zu

Softwareentwicklungzunutzen,umdasLösungs-undMetho-denwissendenZielgruppennäherzubringen.EinweitererKanalzur Verbreitung von zielgruppenspezifischem Usability-Wissenstellen verschiedenste Branchen-, Berufs- und Interessensver-bändedar. n

Fraunhofer IAO-Forum „Dokumenten- und Workflow-Management 2013“14. und 15. Mai 2013, Stuttgart

AufdemForum„Dokumenten-undWorkflow-Management“stelltdasFraunhoferIAOaktuelleDMS-Trendsvor.DieRefe-rentenrenommierterUnternehmengebendarüberhinauspraxisnaheEinblickeinMethoden,StrategienundLösungenausdenBereichenEnterpriseSearch,ECMimUmfeldvonERP-Systemen,ECMundGeschäftsprozessmanagementsowiePortallösungen.DiebegleitendeFachausstellungermöglichtdenBesuchern,sich»live«überaktuelleProduktezuinformieren.EinePodiumsdiskussionsowieeinRundgangbietenintensivenAustauschmitdenAusstellern.

NähereInformationenzuProgrammundAnmeldungfindenSieunterwww.iao.fraunhofer.de/vk110.html.

Weiterführende Hinweise[1]:DefinitionderInternationalenOrganisationfürStandardisierung

(ISO9241)

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CloudundBYOD–ja,abersicher!

DocumentandInformationComplianceManagement(DICM)

CloudundBYOD(BringYourOwnDevice)–diesebeidenTrendsstellenUnternehmenvordieAufgabe,ihreaktuelleIT-Strategieanzupassen. Die rechtzeitige Erarbeitung eines umfassendenSecurity Konzeptes, einer Device-Strategie und von Kon-zernrichtlinien für den Umgang mit sensiblen Informationenminimierendas Risiko eines Verlustes und gehören daher zumPflichtprogramm jedes Unternehmens. Auch für vertraulicheDokumente in der Cloud muss eine sichere Umgebung diegemeinsame Bearbeitung und die richtlinienkonforme Verwal-tungsensiblerInhaltegarantieren.

Sicherheitslösungunabdingbar–nichtnurfürvertraulicheInformationen

Das Thema Sicherheit ist bei Anwendern nicht gerade popu-lär und dementsprechend herausfordernd für CIOs und CISOs(Chief Information Security Officer). Wie eine im April 2012veröffentlichte Studie von Corporate Trust, TÜV Süd und derBrainloop AG “Industriespionage 2012“ belegt [1], entsteht derdeutschenWirtschaftdurchIndustriespionageJahrfürJahreinGesamtschadenvonca.4,2MilliardenEuro.DieDatenwurdenuntercirca600vorwiegendmittelständischenUnternehmener-hobenundbelegen,dassdasBedrohungspotenzialdurchkrimi-nelleHandlungenimInternetindenvergangenenJahrenum50Prozentgestiegenist(sieheVergleichsstudieausdemJahr2007).Dabeibeklageninzwischen82,8ProzentderUnternehmenUm-satzeinbußendurchdenVerlustvonWettbewerbsvorteilenundfinanzielleSchädeninMillionenhöhe.

Peter Weger, ist CEO der Brainloop AG mit Sitz in München und Boston. Brainloop ist der führende Lösungs-anbieter für die bereichsübergreifen-de Zusammenarbeit an vertraulichen Informationen und Dokumenten im Unternehmen sowie mit Externen. Mit der Brainloop Secure Enterprise Solution bietet das Unternehmen eine webbasierte Plattform, die mit ihrer Logik die revisionssichere Einhal-tung von gesetzlichen Vorgaben so-wie Compliance Policies unterstützt.

www.brainloop.de

Security

RisikodurchInformationsweitergabeundImage-schaden

ImFokusderInformationsbegierdesinddieBereicheForschungundEntwicklung,Mergers&Acquisitions,Produktion,Personalsowie vertrauliches Wissen der Geschäftsleitung angesiedelt.Dabei spieltdiegezielte Informationsweitergabe durcheigeneMitarbeiteroderexterneGeschäftspartnereineentscheidendeRolle.HäufigeFolgensindRechtsstreitigkeitenundImageschä-den, die von mehr als 60 Prozent der befragten Unternehmenbeklagtwerden.DieseUmständehabenimmerhinmehralsdieHälfte der Unternehmen dazu gebracht, den Schutz vertrauli-cher Inhalte zur Chefsache zu erklären. Größere UnternehmenhabenhäufigaucheinenChiefInformationSecurityOfficereta-bliert.

PräventionvonInformationsverlust

Dennoch nähern sich nach wie vor noch viele Unternehmendem InformationsrisikoaufBasiseinerKosten-Nutzen-Betrach-tung.Esgibt Informationen,dievongroßerBedeutungfüreinUnternehmensindundderenVerlusteinerheblichesSchaden-potenzialbirgt.Hierzuzählen insbesonderedieStrategiedoku-menteinderGremienkommunikation.Diesewerdenmitgeeig-netenLösungenumfassendundpräventivgeschützt.Derhohewirtschaftliche Aufwand, der beispielsweise beim Verlust vonPersonal-oderKundendatendurchdieEinschaltungvonJuris-

tenundBehördensowiedieDurchführungvonAuditsentsteht,wird dagegen häufig unterschätzt. Auch diese MaßnahmenbindenZeitundRessourcenundbelegen,dassderPräventionhiernochgrößereAufmerksamkeitgebührt.Aktuellnimmtdiepräventive Suche nach geeigneten Lösungen zur Vermeidungvon Informationsverlust kontinuierlich zu. Ausgewählt werdenSicherheitssysteme mit Dokumentenmanagement-Funktionen.Weniger gefragt sind Dokumentenmanagementsysteme mitwenigenSicherheitsfeatures.

DICM–firmenübergreifendeZusammenarbeitmitmaximalemDokumentenschutz

BYOD und Cloud lassen lassen die Grenzen zwischen „Innen“und„Außen“derUnternehmenbeim Informationstransferver-schwimmen. Wer die Effizienz der betrieblichen Abläufe aufDauererhöhenmöchte,sollteanderSicherheitnichtsparenundLösungen wählen, die innovative Bearbeitungsmethoden mitmaximalemDokumentenschutzvereinen. IdealerWeisesetzenUnternehmenhieraufeinewebbasierteLösungfürDocumentand InformationComplianceManagement (DICM),diedasDo-kument verschlüsselt von der Entstehung bis zur Ablage oderzumfinalenLöschenvorunbefugtemZugriffschütztundauto-matisch aufzeichnet, was zwischenzeitlich mit ihm geschehenist.

Denn es gilt, Informationen, die zum wichtigsten Kapital einesUnternehmens gehören, durchgängig vor Missbrauch und

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Verlust zu schützen. Wer möchte verantworten, dass wettbe-werbsrelevantes Wissen unverschlüsselt und ohne jeglicheSchutzfunktionalitätenimNetzzirkuliert?HäufigkommtesauchzuunbeabsichtigtenFehlhantierungen,sodassE-MailsausVer-sehendemfalschenAdressatenzugesandtwerdenunddieserindenBesitzunternehmenskritischer Informationenkommt.UndwerschütztDokumenteaufdemServer?WiekönnensiedortvordemEinblickdurchinterne,unberechtigteAnwendergeschütztwerden und gleichzeitig einem ausgewählten Kreis von Mitar-beiternzurVerfügungstehen?

VerschlüsselteArbeitsumgebungmitZwei-Faktor-Authentifizierung

DICMstellteinedurchgängigverschlüsselteArbeitsumgebungfürdiewebbasierteZusammenarbeitbereit,dievoneinemSer-vice Provider in einem dem Kunden bekannten, hochsicherenund zertifizierten Rechenzentrum eingerichtet wird. Aufgrunddes restriktiven Zugriffs auf Dokumente über eine echteZwei-Faktor-Authentifizierung (Passwort und SMS-TAN) können nurautorisierteMitarbeiter,dieimUnternehmenselbstoderanei-nemanderenStandortarbeiten,perInternetsicheraufeinver-trauliches Dokument zugreifen. Sie bearbeiten und versendendieses unter automatisch greifenden SicherheitsbedingungenlediglichperLink.AufdiesengreifendieEmpfängerzu,diesichebenfalls in zwei Schritten zu erkennen geben. Erst dann lässtsich das Dokument öffnen. Alle Aktivitäten auf der Plattformwerdenprotokolliert.

SchutzvorunbefugtemZugriffdurchdenBetreiber

Als so genanntes Herzstück der Plattform wird der Schutz vordemunbefugtenZugriffdes IT-Administratorsbezeichnet.Dasheißt,MitarbeiterdesService-ProvidersmüsseneinesolcheUm-gebung zwar einrichten und verwalten. Dieses bedeutet abernicht,dassdadurcherneuteinAdministratorvorhandenist,der

sichZugangzudensensiblenDatenverschaffenkann.DennSi-cherheitsfunktionen wie Operator Shielding (Betreiberabschir-mung)stellensicher,dassdasIT-PersonaldesService-ProviderskeineMöglichkeithat,dieDokumenteeinzusehen.

ZentralesManagementvonmobilenEndgeräten

Auch das zentrale Management von mobilen Endgeräten wiebeispielsweise dem iPad auf Serverseite gelingt mit DICM. DieverwendetenEndgerätesindkeineUnbekanntenmehrundkön-nenjenachUnternehmensentscheidfürdenEmpfangunddieBearbeitung vertraulicher Dokumente autorisiert werden. Fürdas iPad stellt beispielsweise DICM von Brainloop eine eigensentwickelte App bereit, die die hochsichere und komfortableZusammenarbeitansensiblenDokumentenmitdemTabletPCaufBasisderSicherheitsfunktionalitätenvonDICMermöglicht.DankeineroptimiertenUsabilityundeinerstärkerenIntegrationmitOfficeundOutlookfügtsichDICMnahtlosindieAnwender-Infrastruktur ein und erfüllt maximale Sicherheitsstandards.AufdieseWeisewirddasInformationsrisikominimiert.

EtablierteSicherheitsmaßnahmen–DICMholtauf

Laut der Studie „Industriespionage 2012“ zählen bei fast derHälfteallerUnternehmenvertraglicheVereinbarungenzurGe-heimhaltung bzw. Vertraulichkeit mit externen Geschäftspart-nern zu den etablierten Sicherheitsmaßnahmen, 46,4 ProzenthabeneineSicherheits-PolicymitklarenRegelnfürdenInforma-tionsschutz. Bisher beziehen 7,5 Prozent externe Partner übereine technische Möglichkeit wie Document and InformationCompliance Management-Lösungen (DICM) in die Sicherheits-Policymitein,Tendenzsteigend.

Auch Konzerne sind von dieser Möglichkeit der Zusammenar-beitüberzeugt:Mehrals50ProzentderDAX-30-UnternehmennutzenDICMausderIT-Wolke,wennesumdenAustauschund

Security

die Bearbeitung sensibler Dokumente geht. Neben der größe-ren Flexibilität profitieren Unternehmen auch von einer bes-seren Kostenkontrolle mit DICM. Cloud-Lösungen sind in fastunbegrenztem Maße skalierbar. Statt Geld in eigene Server,Speichersysteme und Software zu stecken, kaufen Unterneh-menRessourcennurnachBedarfein.SowirdzumeinenkeinKa-pitalgebunden,zumanderenlassensichDienste„ondemand“hinzubuchenoderabbestellen,jenachBedarfslage.

Fazit

Eine Lösung für Document and Information Compliance Ma-nagement (DICM) schafft eine sichere Arbeitsumgebung fürvertrauliche Dokumente in der Cloud. Gleichzeitig unterstütztsie den sicheren Zugriff auf geheime Informationen über mo-bile Endgeräte und dämmt den Wildwuchs der verwendetenDevices ein. So bietet DICM Unternehmen eine Alternative zuLösungen,dieinEigenregieimplementiertwerdenmüssen.DerNutzereinerDICM-LösungarbeitetmitsensiblenDokumenten,ohneAbstrichebeiSicherheitundKomfortmachenzumüssen.Im Gegenteil: Unternehmenskritische Daten sind in einem zer-tifizierten Hochsicherheits-Daten-Center eines spezialisiertenAnbieters inderRegelbesseraufgehobenalsaufhauseigenenServernundSpeichersystemen.HinzukommtderFaktorKosten.SielassensichimRahmeneinesSoftware-as-a-Service-Modellsbesserkontrollieren.MitDICMarbeitenAnwenderinUnterneh-menundOrganisationendaherzugleichsicher,flexibel,transpa-rentundpreiswert–egal,wosiegeradesind. n

Literaturhinweis[1]:CorporateTrustStudie„Industriespionage“,Downloadunter

http://www.brainloop.de/nc/services-support/downloads-und-videos/corporate-trust-studie/corporate-trust-studie-industriespi-onage-2012.html.

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Technologie

Das aufkommende Paradigma der Elektromobilität wird Tech-nik,WirtschaftundGesellschaftvorneueAufgabenstellen–undAkteureausdenrelevantenSektorenmüssenübergemeinsameWissensgrundlagenverfügen.IndiesemZusammenhangwurdemit dem WISSMER-Projekt eine verlässliche, leicht zugänglicheWissensplattform ins Leben gerufen [1]. In der „Wissensplatt-form Elektromobilität“ – so der offizielle Name – können rund1MillionNachweisedurchsuchtwerden.DiesespeisensichausdenDatenbankenTEMotive„Elektromobilität“,DKFL„Kraftfahr-wesen“,VDIN„VDI-Nachrichten“undeinerNormdatenbankderDINSoftwareGmbH.

Um ein solches Wissenssystem effizient aufzubauen, werdenmoderne Mittel der Sprachtechnologie benutzt (z.B. semiau-tomatischer Thesaurusaufbau, automatische Indexierung). Aufder anderen Seite wird die Wissensplattform mit innovativenSuchmöglichkeiten ausgestattet. Der folgende Artikel stelltdie neuartigen Techniken für die Wissenserschließung und dieInformationssuche vor, die im Rahmen dieses WissenssystemszurElektromobilitätentwickeltwurden.ZweidieserTechniken,der semiautomatische Aufbau des Thesaurus und die automa-tischeIndexierung,sowiedieAusstattungderPlattformmitderSuchmöglichkeit, die mit dem Begriff ‚Wortwolken‘ bezeichnetwird, werden dabei genauer vorgestellt. Darüber hinaus wirdeineersteVersiondesSystemskurzbeschrieben.

SemiautomatischerAufbaudesThesaurus

DiegrundlegendeRessource,diesowohlbeiderIndexierungalsauchbeider‚Wortwolkentechnik‘eineRollespielt,isteinqualita-tivhochwertigerThesaurusderElektromobilität.AlsGrundlage

LinguistischeTechnikenfüreineWissens-plattform

Sprachtechnologie,Suchstrategien,Thesaurus,Semantik

Manfred Jaksch, Mitglied der Geschäftsführung Wissenschaftlich Technische Information, WTI-Frankfurt eG. WTI befasst sich mit der semantischen Erschließung und dem Wissenstransfer im Be-reich Technik und Management und bündelt die weltweit veröffentlich-ten Informationen. Die Datenbank TEMA® Technik und Management mit über 4,5 Mio. Literaturnachwei-sen gehört zu den führenden Ange-boten technisch-wissenschaftlicher Fachinformation. Zum Thema Elektromobilität entsteht eine inter-disziplinäre Wissensplattform.

www.wti-frankfurt.de

wird hier der generelle Technik-Thesaurus von WTI eingesetzt,derschoneinegroßeZahlvonfürdieElektromobilitätrelevan-tenBegriffenenthält,abererheblichergänztwerdenmuss.FürdiesenAusbauwerdensemiautomatischeMitteleingesetzt,dieausderOntologieextraktionbekanntsind,wobeidiehiereinge-setztenVerfahreneinewesentlichbessereQualitätinAnspruchnehmenalsdiebekanntenVerfahren.

TermkandidatenermittlungmittelslinguistischerVerfahrenDer erste Schritt eines semiautomatischen Thesaurusaufbausist,eineTermkandidatensammlungzuermitteln.Beidemange-wendetenVerfahrenwirdzunächsteineTermextraktiondurch-geführt, die linguistische und statistische Eigenschaften vonTermen berücksichtigt und die relevanten Termkandidaten er-mittelt.ZusätzlichmussdieseTermkandidatensammlungdanneiner Strukturierung unterzogen werden. Die fortgeschrittens-ten Verfahren, die hier zur Verfügung stehen, sind hybrid, d.h.siekombinierenlinguistischeundstatistischeEigenschaftenvonTermen.

LinguistischeEigenschaftenvonTermensindz.B.Nominalphra-sen(Adjektiv+Nomen)wie‚alternativeAntriebstechnik‘,zusam-mengesetzte Substantive wie ‚Alternativkraftstoff‘, aber aucheinfacheSubstantivewie‚Leistung‘.DurchspezielleRegelwerkewerden zusätzliche linguistische Auszeichnungen erzeugt, dieinnachfolgendenAnalyseschrittenausgewertetwerden,z.B.diesemantischeKlassemat=Material.Personennamen,ToponymeundAkronymesowiealleWörter,diederlinguistischenAnalyseunbekanntsind,werdenalseigeneKlassenausgezeichnet.

StatistischeFilterungvonTermkandidatenDieseTermkandidatenwerdendanneinerstatistischenFilterungzugeführt. Dabei ist die Vorkommenshäufigkeit eines der

Dr. Paul Schmidt, Stellvertretender Direktor des Instituts für Ange-wandte Informationsforschung (IAI), Saarbrücken. Das IAI hat auf dem Gebiet der maschinellen Verarbeitung von Sprache interna-tional neue Standards im Bereich der Textprüfung und der automati-schen Indexierung von Dokumenten gesetzt. Zu den IAI-Werkzeugen gehören Rechtschreib- und Gram-matikprüfung mit linguistischer Intelligenz, sowie Lösungen zur Terminologie-, Konsistenz- und Stilprüfung und die Inhaltserschlie-ßung von Dokumenten.

www.iai-sb.de

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Kriterien.ErmitteltwerdenaberauchdieBelegdokumenteproTermkandidat. Linguistisch-heuristische Filterverfahren schlie-ßenSimpliziaaus.StatistischeVerfahrenwieinverseDokument-häufigkeitführtzueinerweiterenAusfilterung:EinWort,dasnurinwenigenDokumentenoftvorkommt,istgeeigneteralseines,dasinfastjedemDokumentodernursehrgeringauftritt.

MitHilfedieserVerfahrenistesmöglich,auseinerVielzahlvonDokumenten,dierelevantenTermkandidatenauszufiltern.Wei-tere linguistischmotivierteVerfahrenerlaubeneine (automati-sche)Hierarchisierung(sieheBild1).

LinguistischeErmittlungvon‚Wortwolken‘

Eine Technik, die in verschiedenen Bereichen der Informati-onssuche, aber auch beim Aufbau von Informationssystemenbenutztwerdenkann,sollhierunterdemBegriff ‚Wortwolken‘–dieserbezeichnetSammlungenbedeutungsähnlicherBegriffe– eingeführt werden. Die Technik stammt aus der Sprachtech-nologieundsieermittelteinÄhnlichkeitsmaßfürdieWörter,da

es schwierig ist, Bedeutungen automatisch aus Dokumentenabzuleiten (zum benutzten Ansatz, siehe [2]). Für die Begriffs-bestimmung wird die ‚Semantische Ähnlichkeit’ benutzt, umSynonymiezubezeichnenoderaberauchnurdieZugehörigkeitzurselbensemantischenDomäne.DieseZugehörigkeitzueinerWortwolke wird über gemeinsames Auftreten in Dokumentenfestgestellt: Wörter sind semantisch ähnlich, wenn sie oft inDokumenten gemeinsam vorkommen, beispielsweise ‚Doktor‘,‚Schwester‘,‚Fieber‘,‚intravenös‘.

SemantischeÄhnlichkeitinTextenzurElektromobilitätDieWortwolkenfürdieWissensplattformElektromobilitätwur-den aus einer großen Menge von Texten zur Elektromobilitätin verschiedenen Arbeitsphasen linguistisch ermittelt. DazuwurdeeineTermextraktionüberdieaufbereitetenDokumentedurchgeführt und die resultierenden Terme als Kandidaten fürdieBerechnungvonWortwolkenzugrundegelegt.KriteriumistdasgemeinsameVorkommenderBegriffe:JeöfterzweiBegriffemiteinander in Dokumenten vorkommen, desto ähnlicher sindsie.Dahinterstehtdie Intuition,dass ineinemDokumentübereine bestimmte Domäne immer bestimmte Begriffe vorkom-men.Undeszeigtsich,was‚semantischeÄhnlichkeit‘bedeutet.

Bild1:AutomatischhierarchisierterBegriffssatz

Technologie

HT-Brennstoffzelle NT-Brennstoffzelle PE-Brennstoffzelle SOFC-Brennstoffzelle Feststoffoxid-Brennstoffzelle wasserstoffbetriebeneBrennstoffzelle Wasserstoff-BrennstoffzelleBrennstoffzelle Schmelzcarbonat-Brennstoffzelle Klein-Brennstoffzelle Protonenaustauschmembran-Brennstoffzelle mobilePEM-Brennstoffzelle Carbonatschmelzen-Brennstoffzelle Phosphorsäure-Brennstoffzelle Schmelzkarbonat-Brennstoffzelle Protonenaustausch-Membran-Brennstoffzelle PEM-Brennstoffzelle

Selbstverständlichhat‚Energieverbrauch‘vielmit‚Energieeffizi-enz‘, ‚Elektrofahrzeuge‘, ‚Einsparpotenzial‘, ‚Emissionen‘ zu tun.Die Größe der Darstellung des Begriffs repräsentiert die NähezumKernbegriffderWortwolke‘(sieheBild2undBild3).

‚Ungenaue‘und‚explorative‘SucheWortwolken werden für zwei Zwecke verwendet: einerseitszum ‚ungenauen‘ und ‚explorativen‘ Suchen, andererseits zurDisambiguierung von mehrdeutigen Termen. ‚Ungenaue‘ Su-che bedeutet folgendes: Sehr häufig besteht beim Nutzer einInformationsbedürfnis,dasmitdenverwendetenSuchbegriffennicht zu dem gewünschten Ergebnis führt. Die Wortwolke er-laubtdann,mitsemantischähnlichenBegriffenweiterzusuchenundaufdieseWeisedieSuchanfrageweiterzupräzisieren.MankannsichdemnachdurcheinNetzähnlicherBegriffebewegen,umzuderInformationzugelangen,diegewünschtist.Eine‚ex-plorative‘Sucheliegtdannvor,wennderNutzernureinegrobeVorstellungdavonhat,waserfindenwill.IndiesemFallkannerdie Wortwolke benutzen, um sich systematisch zu seinem Zielzubewegen.

Bild2:WortwolkezumBegriff‚Energieverbrauch‘

Bild3:Suchportal„WissensplattformElektromobilität“Begriffssatz

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u.a. den Wortwolken, zielt die entwickelte Metasuche in Rich-tungexplorativeSuche.DerSuchendewirdinseinersubjektivenPräferenz für Suchbegriffe unterstützt, die er aus anderen Dis-ziplinenangebotenbekommt.DerMetasuche liegenLiteratur-nachweise zugrunde. Das sind inhaltlich komprimierte und fürdieSuchmaschineinoptimierterStrukturaufbereiteteOriginal-veröffentlichungen. Eine Hebelwirkung für die Suche besitzendieintegriertenstandardisiertenThesaurusbegriffe,dieüberdiezuvor beschriebene Termextraktion ermittelt wurden und einKlassifikationsschema.

Nach Absenden des Suchbegriffs, der durch eine Autovervoll-ständigung unterstützt wird, erscheint darunter die dazu ge-hörige Wortwolke. Am Beispiel des Suchbegriffs ‚Elektrofahr-zeug‘ findet man auch ‚Metallhydridbatterie‘, einen mit demSuchbegriffhäufigvorkommendenBegriff.Die imHintergrundablaufende Analyse erkennt die Nähe von ‚Elektrofahrzeug‘ zu‚Metallhydridbatterie‘ und verdeutlicht dies in der Stärke derDarstellung. Metallhydrid oder ein anderer präferierter Begriffkann somit für eine neue Suche verwendet werden. Diese ge-neriert eine neue „Wolke“ und erweitert so das Umfeld. DurchdiebildlicheDarstellungwerdenneueBegrifflichkeitenerlernt,ausGebieten,mitdenenmannichtsotiefvertrautist,ohnesieexplizitzuformulieren.MitweiterenFiltern fürAutoren, Institution,Veröffentlichungs-jahrusw.lässtsichsehrschnelldieKomplexitätreduzierenundderSuchendefindetgezieltdiewichtigenTreffer.Überdieange-boteneTitelübersichtgelangtmanzumentsprechendenLitera-turnachweis.VondortkannindieleistungsfähigeSuchmaschineTecFindergewechseltwerden,diekomplexeSuchstrategiener-möglicht.

Technologie

DesambiguierungmehrdeutigerTermeEineweitere,wichtigeAnwendungderWortwolkenistdieDes-ambiguierungvonmehrdeutigenTermen.EinBegriffwie‚Termi-nal‘ istzumindestmehrdeutigimHinblickauf ‚Computertermi-nal‘und‚Hafenterminal‘.FürdieInformationssucheisteswichtig,die beiden Lesarten unterscheiden zu können, weil man keineDokumenteüberComputerterminalshabenmöchte,wennmannach Dokumenten über Hafenterminals sucht und umgekehrt.Deshalbgehtesdarum,diejeweiligeLesartzuidentifizieren.DieWortwolkenfürdiejeweiligeLesarteinesBegriffsunterscheidensich.DasmachtmansichbeiderDisambiguierungzunutze.Manvergleicht die Wortwolke der jeweiligen Lesart mit dem NetzderBegriffe,dieimDokumentvorkommen.DieWortwolkederLesartdesmehrdeutigenBegriffs,diediegrößteÄhnlichkeitmitden Begriffen, die im Dokument vorkommen, hat, wird ausge-wählt.IndenmeistenFällenistesmöglich,eindeutigdierichtigeLesartzuidentifizieren.

KomplexeSuchstrategiezumThemaElektromobilität

Der Begriff ‚Elektromobilität‘ subsummiert verschiedene Tech-nologien,diedenWegineineneueMobilitätermöglichenundsomitVeränderungeninvielenBereichenauslösenwerden.Ent-wicklerundEntscheiderausdenSektorenAutomobil,Energie-wirtschaft, Rohstoffe, Ökonomie, Politik müssen sich über diejüngsten Erkenntnisse informieren, auch in Fachgebieten, mitdenensiebisherkauminKontaktwaren.

AndieserStellebietetdieWissensplattformElektromobilitätin-telligenteUnterstützung.MithilfeeffizienterSuchmöglichkeiten,

Anmerkungen und Literaturhinweise:

[1]DasWISSMER-ProjektwirdvomBundesministeriumfürWirtschaftundTechnologiegefördert.Seitdem1.Juni2011arbeitenimWISSMER-KonsortiumdreiPartnerzusammen:DieWTI-FrankfurteG,dasComputerlinguistik-InstitutIAIe.V.inSaarbrückenundecomotivemediaGmbHinMünchen.

[2]Gindiyeh,Mahmoud:Anwendungwahrscheinlichkeitstheoreti-scherMethodeninderlinguistischenInformationsverarbeitung.Dissertation.UniSaarbrücken.Erscheintdemnächst.

[3]Gindiyeh,Mahmoud&PaulSchmidt:LanguageTechnologyforMultilingualInformationandDocumentManagement.In:ProceedingsofASLIB,London,19-20November

Fazit

Eswurdegezeigt,dassSprachtechnologiensowohldenAufbaueinerWissensplattformbeschleunigenundqualitativunterstüt-zen können als auch die Plattform selber zu einem effizientenSuchinstrumentwerdenlassen.

Die Wissensplattform Elektromobilität repräsentiert eine neueGenerationvonFachinformationsplattform.SiewirdimVerlaufdesProjektesweiterausgestaltetunderhältnocheineenglisch-sprachigeKomponente. n

IntelligenteSuchealsSchlüsselelementimWissensmanagement

DasThemaSucheistkeinneuesThemaimWissensmanagement.SeitjehernehmenSuchlösungeninVerbindungmitdemSuchenundFindenvonWissensquellen,vonWissenoderauchvonExper-teneinezentraleRolleimWissensmanagementein.

Neu hingegen sind die Anforderungen, die Unternehmen auf-grunddersichrasantänderndenInformationssituationanSuch-lösungen stellen. So wird heute beispielsweise erwartet, dassSuchlösungeneinenerstenEinblickindenInhaltausgewählterDatenmengenbieten,ohnedassSuchendeeinzelne Informati-onen im Detail einsehen müssen. Als unerlässlich wird zudemangesehen, dass Suchlösungen bereits eine Erstanalyse vonSuchergebnissen liefern. Die Möglichkeit der automatisierten,kontinuierlichenBeobachtungbeliebigerinternerundexternerDatenquellen findet sich darüber hinaus immer häufiger unterden Kernanforderungen. Diese und weitere, neue Anforderun-gensindAuslöserdafür,dasssichprofessionelleSuchlösungenimmer mehr in Richtung integrierter Such- und Analyselösun-genentwickelnunddassdieseinFolgeimKontextvonWissens-managementeineimmerbedeutendereRollespielen.Semantikund Textanalyse bilden dabei die Basis für das FunktionierendieserLösungen.

Warum es zu neuen Anforderungen an Suchlösungen kam?Warum intelligente Suchlösungen zunehmend die Stellungeines Schlüsselelements im Wissensmanagement einnehmen?FolgendeAusführungengebeneinenEinblickindieHintergrün-dedieserEntwicklung.

DieAnforderungenanWissensmanagementhabensichverändert

DievonmiraufBasislangjährigerBeobachtungenundeigenerErfahrungenimWissensmanagementformulierteDefinitionzuWissenhatfürmichbisheuteabsoluteGültigkeit:„Wissenistdie

www.succon.at www.cid-austria.com

Dr. Werner Schachner ist seit 2005 Geschäftsführer, Management Consultant und Erfolgsdiagnostiker der SUCCON Schachner & Partner KG sowie seit 2013 Countrymanager Sales für Österreich und Südtirol der CID GmbH. Darüber hinaus ist er Assessor zum österreichischen Staatspreis Unternehmensqualität, Validator für Committed to Excel-lence, Mitglied im Programmkomitee der KnowTech sowie Vortragender zum Thema Wissensmanagement an verschieden Aus- und Weiterbil-dungseinrichtungen.

Kommentar

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Summe jener handlungs- und entscheidungsrelevanten Infor-mationen und Fertigkeiten (Kenntnisse, Erfahrungen, Kompe-tenzen…),welcheMenschenzurLösungvonAufgaben/Proble-menzurAnwendungbringen.“

Anders sieht es hingegen mit meiner bisherigen Definition zuWissensmanagement aus: „Wissensmanagement bedeutet,handlungs- & entscheidungsrelevante Information zugänglichund nutzbar zu machen sowie (in Anlehnung an Larry Prusak/Cambridge,Massachusetts)eineUmgebungzuschaffen,inderWissen fließen, sich entwickeln und gedeihen kann.“ Die vonmir in den letzten Jahren auf einschlägigen FachkonferenzensowieinderPraxisbeobachtetenEntwicklungenimWissensma-nagementhabenmichdazuveranlasst,denerstenTeilmeinerDefinition zu überdenken und umzuformulieren. Mein Fazit:Heute reicht es nicht mehr aus, relevante Informationen bloßzugänglichundnutzbarzumachen.Vielmehrwird inderheu-tigen Praxis nachweislich gefordert, handlungs- und entschei-dungsrelevante Informationen (=Wissen) aktiv und soweit alsmöglichautomatisiertbereitzustellenundnutzbarzumachen.SogeringfügigdieÄnderungscheinenmag,sogravierendistsiedochmitBlickaufdiedarausabzuleitendenAnforderungenankünftigeLösungenimWissensmanagement.

ExplodierendeDatenmengenerfordernintelligenteSuchlösungen

DieZeiten,inderesdenMenschenmöglichist,sämtlichederimArbeitskontextvorhandenenundpotenziellrelevantenInforma-tionenselbsteinzusehenundzuinterpretieren,sindlängstvorü-ber.SchierexplodierendeMengenanunternehmensinternund-externzugänglichen,indigitalerFormvorhandenenInformati-onensindverantwortlichdafür.WaresfrüherdiegroßeHeraus-forderungimWissensmanagement,Zugangzuhandlungs-undentscheidungsrelevanten Informationen zu erhalten, so liegt

heutediegroßeHerausforderungdarin,jeneTeilmengeausderFülleanzugänglichen Informationenausfindigzumachen,dieimjeweiligenArbeitskontextHandlungs-undEntscheidungsre-levanzbesitzt.

ZurBewältigungdieserHerausforderungbringenUnternehmenimmer häufiger auf semantischen Technologien und auf Text-analyse basierende Such- und Analyselösungen zum Einsatz.Mittlerweile sind hierzu aus beinahe allen Unternehmensbe-reichen und Managementdisziplinen Praxisbeispiele bekannt(Forschung & Entwicklung, Innovationsmanagement, Projekt-management, Qualitätsmanagement, Marketing, Vertrieb, Un-ternehmensführung,etc.).

IntelligenteSuchlösungenkomplettierenlückenhaftformulierteSuchanfragen

DiegroßeBedeutungintelligenterSuch-undAnalyselösungenfür das Wissensmanagement beruht jedoch nicht nur auf demsteigendenUmfangundderhohenDynamikzugänglicherInfor-mationen.SiebegründetsichauchinderTatsache,dassMitar-beiterinvielenSituationenheutenicht(mehr)inderLagesindzuformulieren,wonachsiekonkretsuchen.

In Verbindung mit systematischer WettbewerbsbeobachtungetwalassensichneuindenMarkteintretendeMitbewerberoftnicht benennen, weil diese vorab nicht bekannt sind (GleichesgiltauchfürdasTechnologie-Monitoring).Ebensogestaltetsichdie Suche nach relevanten Trends im Geschäftsumfeld zuneh-mendschwieriger.InvielenBereichenentstehenTrendsimmerkurzfristiger, weshalb sich diese nur schwer vorhersehen unddiesbezüglicheErwartungen,wennüberhaupt,dannnurschwerformulierenlassen.

Auch immer komplexer werdende Arbeits- und Geschäfts-

weltentragendazubei,dassMitarbeiterhäufignichtbenennenkönnen,wonachsieimRahmenihrerAufgabenerfüllungsuchen(müssen).SiesindnichtmehrinderLage,sichsämtlichederauf-gabenspezifisch relevanten Wissensquellen und Wissensbau-steine sowie deren wechselseitige Abhängigkeiten zu merken.VonprofessionellenSuchlösungenwirddeshalberwartet,dassdiese Zusammenhänge in und von Informationen erkennenundsotrotzlückenhaftformulierterSuchanfragenvollständigeSuchergebnisseliefern.

IntelligenteSuch-undAnalyselösungenunter-stützendieZusammenführungvonZahlen-undTextwelten

Die intelligente Informationsbereitstellung unter Zuhilfenahmetechnologischer Such- und Analyselösungen gewinnt auchdeshalb an Bedeutung, weil Unternehmen ihre relevanten In-formationenauseinerkontinuierlichwachsendenAnzahlanun-terschiedlichen Datenquellen beziehen (unternehmensextern:Websites,RSS-Feeds,Forenetc./unternehmensintern:Intranets,MicrosoftSharePoint,CRM-Systeme,Servicelösungen,Vertriebs-datenbanken,Projektdatenbankenetc.).

Die beste Handlungs- und Entscheidungsgrundlage ist danngegeben,wennsämtliche der jeweils relevantenDatenquellenwennnötiggleichzeitigdurchsuchtundanalysiertwerdenkön-nen.DaswiederumsetztSuch-undAnalyselösungenvoraus,dieunterschiedlichste Datenquellen gleichzeitig ansprechen undunterschiedlichste Datenformate gleichzeitig verarbeiten kön-nen. Lösungen, die die Herausforderung der MehrsprachigkeitebensobewältigenwiedieHerausforderung,strukturierteundunstrukturierteDatengleichzeitigzuverarbeiten.

InderPraxisistindiesemZusammenhangzubeobachten,dassbei Analysetätigkeiten in der bis dato eher zahlendominiertenWelt von „Business Intelligence“ zunehmend auch Informatio-nenausunstrukturiertenDatenberücksichtigtwerden. ImGe-genzug weisen die im Kontext von Market- und CompetitiveIntelligenceimEinsatzbefindlichenLösungen,welcheinvielenFällenbisdatoinsbesonderedieSucheinunddieAnalysevonunstrukturiertenDatenimFokushatten,zunehmendauchMög-lichkeitenzurVerarbeitungstrukturierterDatenauf.

Kommentar

IntelligenteSuch-undAnalyselösungenlassenExpertendurchZusammenführungundAuswertungderdemTagesgeschäftentspringendenInformatio-nensichtbarwerden

Das hohe Nutzenpotenzial intelligenter Such- und Analyse-lösungen für Wissensmanagement beruht auch auf der Tatsa-che,dassMitarbeiterimmerwenigerZeitundMotivationdafürhaben,abseitsdestäglichenArbeitsprozessespotenziellhand-lungs-undentscheidungsrelevante Informationenfürsichundfüranderezudokumentieren.AlseineFolgedieserEntwicklungzeigt sich etwa, dass manuell gepflegte KompetenzlandkartenoderauchExpertenprofileinsozialenNetzwerkenimmerhäufi-geranBedeutungverlieren,dadiesenichtaktuellgehaltenwer-den(können).

InderPraxislässtsichmitBlickaufdasThemaSucheauchhierein eindeutiger Trend erkennen: Intelligente Such- und Analy-selösungen werden verstärkt dazu genutzt, um Experten imundaußerhalbdesUnternehmensmittelsAnalysederausdemTagesgeschäftbereitsvorliegendenInformationenausfindigzumachen.Zur IdentifikationvonExpertenwerdenetwaprojekt-bezogeneDokumente,diverseReportsundMeeting-Protokolle,Assessment-Berichte, Antworten auf Service-Ticket-Anfragenundvielesmehranalysiert.

ImGegensatzzumanuellgepflegtenKompetenzprofilenberu-hen die unter Einsatz intelligenter Such- und AnalyselösungenausderAnalysevorhandenerInformationenermitteltenExper-tenhinweisestetsaufaktuellenDaten.AuchkönnenaufdiesemWegExpertengefundenwerden,diesichselbstnichtalsExperteineinembestimmtenFachbereichebezeichnenwürden.Gleich-zeitigwirdmitdiesenneuenAnsätzenverhindert,dassExpertengefundenwerden,derenExpertenstatuslediglichaufihrereige-nen(Fehl-)Einschätzungberuht.

IntelligenteSuch-undAnalyselösungenliefernErgebnisseinEchtzeit

DiebedeutendeRolleintelligenterSuch-undAnalyselösungenleitetsichauchausdemgeändertenInformationsbedarfab,der

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in speziellen Themenbereichen wie Marktforschung/Marktbe-obachtung,WettbewerbsbeobachtungoderauchimTechnolo-gie-Monitoring beobachtbar ist. Viele Unternehmen begegne-ten diesen Erwartungen bis dato damit, dass sie von externenDienstleisterninregelmäßigenAbständenentsprechende,the-menbezogeneReportsbezogen. ImmerdifferenziertereFrage-stellungen sowie die hohe Dynamik in den der Beantwortungdieser Fragestellungen zugrundeliegenden Informationen füh-renjedochdazu,dassderreineBezugexternerstellterReportsoftnichtmehrausreicht,umumfassendundvorallemrechtzei-tiginformiertzusein.

HierzeichnetsichinderPraxisderTrendab,dassimKontextvon„Spezialthemen“ die Aufgabe der InformationsbereitstellungunterEinsatzneuerTechnologienzunehmendwieder imeige-nenUnternehmenangesiedeltwird.SoistesUnternehmenbes-sermöglich,entsprechendeInformationeninEchtzeitbereitzu-stellen,diesenachBedarfausunterschiedlichstenPerspektivenzubeleuchtenunddieseunmittelbarzuverwerten.

IntelligenteSuch-undAnalyselösungenbringenWissensmanagementnäherandieTop-Manage-ment-Ebene

DiedeutlichsteigendeAnzahlanimPraxiseinsatzbefindlichenSuch-undAnalyselösungenbegründetsichauchineinerverän-derten Wahrnehmung und Handhabung von Wissensmanage-ment auf Top-Management-Ebene. Die steigende Vernetzungvon Unternehmen entlang gemeinsamer Wertschöpfungsket-ten, die zunehmend globale Ausrichtung vieler Unternehmensowie das hochdynamische Geschäftsumfeld, in welchem Un-ternehmen heute agieren, führen dazu, dass der Bedarf nachderartigen Lösungen auch auf höheren Unternehmensebenengegebenist.

Es ist zu erwarten, dass strategische Entscheidungen künftigimmerhäufigerunterZuhilfenahmetechnologischerSuch-undAnalyselösungenmithandlungs-undentscheidungsrelevanterInformationunterfüttertwerden.DasdamitgesteigerteInvolve-mentderFührungsebeneindieThematikdesWissensmanage-mentswirdTriggerdafürsein,dassdieBedeutungvonWissens-managementauchkünftigweitersteigt.

IntelligenteSuch-undAnalyselösungensteigerndieProduktivitätinderWissensarbeit

Oft wird fälschlicherweise vermutet,dass sich mit dem EinsatzintelligenterSuch-undAnalyselösungendieAnzahlanMitarbei-ternimUnternehmenreduzierenlässt.DasNutzenpotenzialin-telligenterSuch-undAnalyselösungenliegtjedochprimärdarinbegründet,dassdenMitarbeiternaufgrundsignifikantverkürz-ter Such- und Analysezeiten mehr Arbeitszeit zur VerwertungvonSuch-undAnalyseergebnissenbleibt.DasführtinderFolgenachweislich zu einer höheren Produktivität in der Wissensar-beit.Wissensmanagementträgtdamitdank intelligenterSuch-undAnalyselösungennochsichtbarerundnachvollziehbarerzurSteigerungdesUnternehmenserfolgsbei.

Fazit

Die grundsätzlichen Fragestellungen, Themen und Inhalte desWissensmanagements haben sich im Laufe der letzten Jahrenichtwesentlichverändert.Sehrwohlveränderthabensichaberdie Gewichtung einzelner Aspekte des Wissensmanagementssowie die damit in Verbindung stehenden Anforderungen anWissensmanagement-Lösungen.

DieständigwachsendeAnzahlanfürUnternehmenrelevantenundzugänglichenDatenquellen,explodierendeDatenmengen,ansteigende Komplexität im Geschäftsumfeld sowie enormerZeit-undRessourcendrucksindAuslöserdafür,dassdasThemader Suche und damit verbunden das Thema der intelligenten,toolgestützten Informationsbereitstellung aus großen Daten-mengen enorm an Bedeutung gewonnen hat. Für die Zukunftlässtsicherwarten,dassdieAnzahlderimEinsatzbefindlichenSuch- und Analyselösungen ebenso rapide steigen wird wiederenMächtigkeitundVariantenvielfalt. n

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Veranstaltungen

iBPM–dieBPM-Entscheider-Konferenz201323.und24.Mai2013,Frankfurt/Main

WiekönnenUnternehmenerfolgreichihreKunden,PartnerundMitarbeitermitihrendigitalenGeschäftsprozessenzueinervernetztenService-Ökonomieverbinden?MitdieserFragestel-lungbeschäftigtsichdieiBPM–einals„Congress&Workspace“konzipierterEventfürmodernesBusinessProcessManagement.DieiBPMCongress&WorkspacegiltalsDenkwerkstattundWindkanalfürdietechnisch-organisatorischeGestaltungvonGeschäftsprozesseninZeitenvonCloud&Mobility.DerEventistgleichermaßenfürFachanwenderwieIT-Spezialis-tenkonzipiert.AnmeldungundProgrammunterhttp://i-bpm.de/

4.MobileGipfel201328.und29.Mai2013,Berlin

MobileDeviceswerdenfürimmermehrVerbraucherzuSchalt-zentralendestäglichenLebens.UnterdemMotto,„What’snextinmobilebusiness?“thematisiertder4.MobileGipfel2013brandaktuelleThemenausderWeltdesMobileMarketingundMobileCommerce.InformationenundAnmeldungunterhttp://www.manage-mentforum.com/Veranstaltungen/Mobile-Gipfel/index.php?mp8

HRConference2013„ZukunfterfaHRen“5.und6.Juni2013,München

DietraditionelleHRConferencestehtunterdemMotto„Zu-kunfterfaHRen“underschließtgemeinsammitzahlreichennamhaftenExpertendieaktuellenTrendsimPersonalumfeld.Personalverantwortliche,-referenten,-dienstleisterundOpini-onLeadertreffensichhier,umüberTrendsundVeränderungenimPersonalwesenzudiskutieren.InparallelenWorkshopskönnendieTeilnehmerHR-Produkteund-LösungenimDetailkennenlernenundderenEinsatzmöglichkeitenimDialogmitAnwendernerörtern.DiebegleitendenPartnerausstellungbietetInformationenzuSAPERPHCMundallenSAP-Geschäfts-prozessensowiezuScan-DienstleistungenundTalentManage-ment-Software.Anmeldungunterwww.aconso.com/HR_Conference

iico201313.biszum15.Mai2013,Berlin

DeriicoistseitneunJahreneinerderwichtigstenInternet-KongresseimdeutschsprachigenRaumundrichtetsichanWeb-EntscheiderausMarketing,IT,VertriebundUnterneh-menskommunikation.Schwerpunktthemen2013:Strategie,Trends,Marketing,Content,SocialMedia,MobileBusiness,TechnologieundCloudComputing.Mehrals450TeilnehmererhaltenpraktischeLösungenfürdendirektenEinsatzimUnter-nehmen.Über50VorträgeundWorkshopszudenwichtigstenBusiness-ThemenundWeb-TechnologiengewährleisteneineindividuelleProgrammplanung.Programmunterwww.iico.de

FraunhoferIAO-Forum

„Dokumenten-undWorkflow-Management2013“14.und15.Mai2013,Stuttgart

DokumenteprofessionellzuverwaltenistimmernocheinederwichtigstenAnforderungeninUnternehmen.BeimForum„Dokumenten-undWorkflow-Management2013“inStuttgartstelltdasFraunhoferIAOaktuelleDMS-TrendssowieMethoden,StrategienundLösungenvor.DieSchwerpunktederVeranstal-tungsinddieThemen:EnterpriseSearch,ECMimUmfeldvonERP-Systemen,ECMundGeschäftsprozessmanagement,Usabi-lityvonECM-Anwendungen,Portallösungen,MobileECM-Lö-sungen.NebenAnwender-undFachvorträgenfindetindiesemJahrwiedereinePodiumsdiskussionmitAusstellernstatt.DiebegleitendeFachausstellungermöglichtesdenBesuchern,sich„live“überdieneuestenProduktezuinformieren.InformationundAnmeldungunterhttps://anmeldung.iao.fraunhofer.de

8.ProcessSolutionsDay(PSD)14und15.Mai2013,Frankfurt-Mörfelden

DieVeranstaltungderGesellschaftfürOrganisation(gfo)bietetalsneutraleundobjektiveWissensplattformeinvielfältigesExpertenwissen,dasdiedazunotwendigenProzessmanage-ment-Methodenund-ToolssowiedasWissenüberdieneuenBPM-EntwicklungenundImplementierungsstrategienzeigt.AmerstenTagfindetdasAnbieterforummitderPräsentationundAusstellungvon20führendenAnbieternstatt,amzweitenTagberichtenimAnwenderforum14Anwenderausunter-schiedlichenBranchenüberihreErfahrungenbeiderBPM-Implementierung.WeitereInformationenunterwww.psd2013.de

DOK.magazin 3.2013 erscheint am 13. Juni 2013Redaktionsschluss:24.Mai2013;Anzeigenschluss:28.Mai2013

Themenbereiche: SharePoint2013-Potenziale&Projekte-SharePoint&ECM–eineGesamtStrategie-alsCollaboration-PlattformfürEIM-Anwendungen/ApsfürOffice+SharePoint-EnterpriseSearch-Print-Output-Lösungen-Versionsmanagement-VideomanagementinderCloud-Web-Archivierung/Langzeitarchivierung-SocialMediaMonitoring&Analytics-ContentStrategy/ContentMarketing

U2 AMIAmericanMegatrendsInternationalGmbH

3 ICONSystemhausGmbH

5 SealSystemsAG

9 AdobeSystemsGmbH

11 KERNAG,Sprachendienste

13 HEWLETT-PACKARDGmbH

15 LEXMARKDeutschlandGmbH

17 aconsoAG

19 KodakGmbH

21 AKIGmbH

25 ITyXSolutionsAG

31 WIBU-SYSTEMSAG

33 H&GECMKonferenz

37 Kühn&WeyhSoftwareGmbH

41 4.MobileGipfel2013

43 DMDokumentenManagementGmbH

47 QualysoftGmbH

65 docFORUM

71 SocialMediaVerlag

U3 DOK.magazin

U4 KodakGmbH

Veranstaltungen/Inserentenverzeichnis/Vorschau

TechnicalConference18.und19.Juni,KönigswinterbeiBonn

DieVeranstaltungderPDFAssociationbieteteinenMixausak-tuellenForschungsergebnissen,Präsentationen,Anwenderbe-richten,VerfahrensanleitungenundPraxis-Know-howausderPDF-Welt.AusgewieseneExpertenzeigendenaktuellenStandzudenverschiedenenPDF-Standards–vonPDF/AundPDF/UAüberPDF/X,PDF/E,PDF/VTbiszuPDFselbst–undliefernumfangreichenStofffürDiskussionenunddenAustauschvonKnow-how.Registrierungüberwww.pdfa.org

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VerlagMarketingProjekt2000GmbHHochstraße386453Dasingfon 0820596233fax 08205962345www.dokmagazin.dewww.facebook.com/dokmagazin

Herausgeberin und Chef-RedaktionBirgitReberBirgit.Reber@dokmagazin.de

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Redaktionelle MitarbeitHerbertKindermann,MichaelHerkens,Dr.UweFetzer,JörgJung,AndreasHopp,DanielFallmann,ReinerGratzfeld,JoachimHaydecker,ClaudiaGerhardt,ChristianWeih,HansjörgB.Gutensohn,AdrianTurtschi,ThomasRoth,ClausBlank,HaraldGrumser,LeonieWalter,BjörnRöttger,MirjanaStanišić-Petrović,DanielZiegler,PeterWeger,ManfredJaksch,Dr.WernerSchachner,

BildnachweiseRolandKarl(Titel)

ProduktionGrafikatelierPeterGöbelKantinestraße1073732Esslingenproduktion@dokmagazin.de

DruckKesslerDruck+MedienGmbH&Co.KGMichael-Schäffer-Straße186399Bobingenwww.kesslerdruck.de

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