Dokumentenverwaltung und Vorgangsbearbeitung mit VIS · 5.1 VIS-Objekte mit dem Assistenten anlegen 18 5.2 Dateien in VIS -Dokumenten 20 5.3 E-Mail als Eingangsschreiben speichern

Version Juni 2018

Aus- und Fortbildungszentrum

Dokumentenverwaltung und Vorgangsbearbeitung mit VIS Umstieg vom WebClient zum Smart Client – Version 5.3

VIS Smart Client

Umstieg

Freie Hansestadt Bremen

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http://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0/

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Inhalt

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1. Nutzungsbereiche des Smart Client 5

2. Aufruf des Smart Client 6

3. Die Oberfläche des Smart Client 7

3.1 Startseite 7 3.2 Arbeitsbereich 8 3.3 Navigationsbereich / Ablagen 9 3.4 Ausgeblendete Schriftgutobjekte 10 3.5 Objektansicht 10 3.6 Inhaltsbereich von Ablagen, Akten und Vorgängen 11 3.7 Inhaltsbereich von Dokumenten 12 3.8 Favoriten 13 3.9 Bezüge und Verknüpfungen 14 3.10 Lesemodus 14

4. Suche 15

4.1 Schnellsuche 15 4.2 Erweiterte Suche 15 4.3 Suchmuster 17

5. Neues beim Arbeiten mit VIS-Objekten und Dateien 18

5.1 VIS-Objekte mit dem Assistenten anlegen 18 5.2 Dateien in VIS-Dokumenten 20 5.3 E-Mail als Eingangsschreiben speichern 20 5.4 Deckblatt bearbeiten 21 5.5 Objekte kopieren oder verschieben 22 5.6 PDF erzeugen 23 5.7 Adressen 23

6. Neues zu Aufgaben und Wiedervorlagen 25

6.1 Aufgaben hinzufügen 25 6.2 Aufgaben verwalten und suchen 25 6.3 Aufgaben erledigen 27 6.4 Vertretung 27

7. Einstellungen 28

Lernmaterial 30

Nutzungsbereiche des Smart Client

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1. Nutzungsbereiche des Smart Client Für VIS 5 stehen zwei verschiedene Anwendungsprogramme zur Verfügung, die beide auf den Computern installiert sind:

Der WebClient wird über den Internet Explorer aufgerufen und beinhaltet den vollständigen Funktionsumfang für die Nutzung von VIS.

Der Smart Client ist ein Windows-Programm, das direkt über Programme gestartet wird und die wichtigsten Funktionen beinhaltet.

Für die Struktur des Schriftgutes ist es unerheblich, welchen Client Sie verwenden. Der Aufbau Ablage – Unterablage – Akte – Vorgang – Dokument ist identisch und an den verfügbaren Feldern ändert sich nichts.

Mit dem Smart Client wird der Umgang mit Schriftgutobjekten und Aufgaben erleichtert und übersichtlicher gestaltet. Während der WebClient mit verschiedenen Anwendungen in getrennten Fenstern arbeitet, findet die Bearbeitung im Smart Client grundsätzlich in einem Fenster statt, in dem alle Informationen abgebildet werden.

Der Smart Client wurde für Standardaufgaben entwickelt und bietet nicht den vollen Funktionsumfang von VIS. Für die folgenden Aufgaben muss auch weiterhin der WebClient genutzt werden: - Registratur, Postein- und –ausgang - Korrespondenzein- und –ausgänge - besondere verwaltende Tätigkeiten

- Anlegen und Verwalten von Aufgabenmustern (Geschäftsgangmustern) - Löschen von VIS-Objekten - Geschäftsgangobjekte (für andere) entsperren - Untergeordnete Ablagen auflösen - Reorganisation und Mehrfachänderungen

- selten genutzte Schriftgutfunktionen - Export und Import von VIS-Objekten - Akte teilen - Aktenende ermitteln - Reservieren von Dateien - Zugriffsrechte anzeigen und Rechteerweiterung aufheben - Verwaltung von Adressen

- die Suche wurde neu gestaltet und bietet nicht mehr alle Kombinationsmöglichkeiten - Einstellungen, die weiterhin im WebClient vorgenommen werden müssen

- Auswahl der Vertreter - Einstellungen zum Verlauf (zuletzt genutzt oder zuletzt geöffnet)

Wenn aus Office-Programmen wie Word oder Outlook über die Registerkarte VIS auf VIS zugegriffen wird, erfolgt die Bearbeitung im WebClient. Dies betrifft z. B. die Funktionen Deckblatt und Speichern unter VIS.

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Aufruf des Smart Client

Für einzelne Aufgaben bietet der Smart Client unterschiedliche Vorgehensweisen über Menüs, Tastenschlüssel oder Kontextmenüs. Im Interesse einer übersichtlichen Darstellung beschreiben wir in dieser Schulungsmappe jeweils die Vorgehensweise, die durchgängig funktioniert und einfach im Arbeitsablauf zu verwenden ist. Wir konzentrieren uns dabei auf die Verwendung der Kontextmenüs, die mit der rechten Maustaste oder mit der Taste geöffnet werden.

Die Darstellung auf dem Bildschirm kann bei gedrückter Strg-Taste mit dem Mausrad vergrößert und wieder auf Normal eingestellt werden.

2. Aufruf des Smart Client Vor der ersten Verwendung des Smart Client muss das Programm auf Ihrem Computer ein-gestellt (Mandanten hinzufügen) werden. Eine Anleitung finden Sie auf der Internet-Seite des AFZ https://www.afz.bremen.de/it_und_cc_e_gov/vis-4047

Der Aufruf des Smart Client erfolgt über Alle Programme im Startbereich von Windows.

Hier wählen Sie PDV-Systeme Erfurt und dann den Programmeintrag Smart Client.

Mit dem Aufruf des Smart Client wird die Mandantenauswahl geöffnet. Hier werden die Mandanten aufgeführt, die Sie hinzugefügt haben. Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus und klicken Sie auf Auswählen.

Nachdem Sie das Programm mehrfach aufgerufen und Ihre Mandanten gewählt haben, können die einzelnen Mandanten und die Mandantenauswahl auch direkt in der Programmliste gestartet werden.

https://www.afz.bremen.de/it_und_cc_e_gov/vis-4047

Die Oberfläche des Smart Client

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3. Die Oberfläche des Smart Client Machen Sie sich mit der neuen Oberfläche – der Startseite und dem Arbeitsbereich – vertraut. Die einzelnen Elemente werden auf den folgenden Seiten beschrieben. Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit und verschaffen Sie sich einen Überblick.Startseite

1. Nutzerkennung und Bezeichnung des geöffneten Mandanten

2. Übersichtsmenü u. a. mit den Einstellungen

3. Neue, bisher ungelesene Aufgaben

4. zuletzt geöffnete Schriftgutobjekte

5. Symbole für den Schnelleinstieg

6. Wechsel zur Navigation

7. Schnellsuche

8. Erweiterte Suche mit einem Suchmuster öffnen

9. Einstellung zur Anzeige der Startseite Wenn die Option deaktiviert wird, startet VIS direkt mit dem Arbeitsbereich. Die Startseite kann dann bei Bedarf geöffnet werden.

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3.2 Arbeitsbereich

1. Nutzer-Kennung und geöffneter Mandant

2. Navigationsbereich mit den Registern Favoriten, Aufgaben und Ablagen

3. Verlauf zuletzt geöffneter Schriftgutobjekte (wenn eingestellt)

4. Objektansicht des im Navigationsbereichs ausgewählten Objekts

5. Schnellsuche und daneben das Symbol für die erweiterte Suche

Das Menü enthält die wichtigsten Funktionen; es unterscheidet sich in Abhängigkeit von der jeweiligen Anwendungssituation. Über die Schaltfläche Start öffnen Sie die Startseite.

In der Objektansicht (4) ist zunächst lediglich der Inhaltsbereich aufgeklappt. In der obigen Abbildung ist ein Vorgang ausgewählt und zu sehen sind die darin enthaltenen Dokumente.

Darüber befinden sich die Metadaten-Voransicht und die Aufgaben-Voransicht.

Die Metadaten-Voransicht zeigt das Symbol der Objektart (hier das grüne Vorgangssymbol), den Namen des Objektes und das Geschäftszeichen. Mit Klick auf die Voransicht wird die Anzeige der Meta-daten geöffnet bzw. geschlossen.

Wenn eine fällige Aufgabe vorhanden ist, zeigt die Aufgaben-Voransicht ein Kalendersymbol, die Auf-gabe und die Fälligkeit. Mit Klick auf die Voransicht wird die Aufgabenliste geöffnet bzw. geschlossen.


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3.3 Navigationsbereich / Ablagen Das Register Ablagen im Navigationsbereich entspricht dem Ablagenexplorer im WebClient.

Es werden alle Ablagen angezeigt, für die Sie mindestens Leserechte haben. Objekte, die Sie im Rahmen einer Auf-gabenerledigung mit Rechteerweiterungen bearbeiten oder einsehen können, werden außerhalb der Ablagen aufge-führt.

Die Ablagen mit den darin enthaltenen Objekten und Dateien werden in einer Baumstruktur angezeigt. Die Ebenen der hierarchischen Struktur können auf- und zuge-klappt werden.

Das ausgewählte Objekt wird im rechten Fensterteil in der Objektansicht dargestellt.

Die wichtigsten Angaben (Metadaten) zu einzelnen Objekten in der Baumstruktur der Ablagen oder in Listen können eingesehen werden, ohne das Objekt auszuwählen. Dazu fahren Sie mit der Maus über den Baumeintrag. Wesentliche Metadaten des Objektes werden durch die Quickinfo eingeblendet:

Einige Aktionen zu den Objekten können direkt in der Baumstruktur der Ablagen über das Kontextmenü ausgeführt werden. Das Kontextmenü öffnen Sie mit der rechten Maustaste oder mit der Kontextmenütaste der Tastatur.

Das Kontextmenü ist passend zu dem jeweiligen Objekt einge-blendet. Darüber befindet sich eine Minitoolbar mit weiteren ausführbaren Aktionen.

Mit der Aktion Aufklappen werden alle Unterebenen eines Objektes mit einem Klick geöffnet.

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3.4 Ausgeblendete Schriftgutobjekte Wenn Sie ein Schriftgutobjekt über einen Link, über die Suche, über eine Aufgabe, den Ver-lauf oder über Favoriten öffnen, wird dieses in der Objektansicht dargestellt. Das Objekt wird im Navigationsbereich angezeigt. Die jeweils übergeordneten Elemente (Vorgang, Akte, Ablage) werden hier ebenfalls dargestellt. Alle weiteren Elemente, die sich auf den jeweiligen Ebenen befinden, sind ausgeblendet.

In der nebenstehenden Abbildung sind weitere VIS-Doku-mente in dem Vorgang MiP, weitere Vorgänge in der Akte Allgemeine Angelegenheiten und weitere Akten in der Ablage Generalakten nicht sichtbar.

An der hellgrauen Darstellung der Objekte ist zu erkennen, dass hier nicht der gesamte Inhalt zu sehen ist.

Diese Einschränkungen der Sichtbarkeit bleiben auch erhal-ten, wenn Sie ein anderes Objekt auswählen oder das Fenster schließen und wieder öffnen.

Wenn alle Ebenen wieder sichtbar sein sollen, wählen Sie die entsprechende Objektebene (hier die Akte oder die Ablage) und öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste oder der Kontextmenütaste.

In der Minitoolbar über dem Kontextmenü finden Sie die Aktion Nachladen. Dadurch werden wieder alle Objekte unterhalb der gewählten Ebene eingeblendet.

3.5 Objektansicht Im Inhaltsbereich wird das Objekt dargestellt, das Sie im Navigationsbereich – bei den Ablagen, den Favoriten, den Aufgaben oder den Suchergebnissen - auswählen.

Hinweis: Für die Auswahl müssen Sie die Objekte direkt anklicken. Das Aufklappen der Struktur führt nicht dazu, dass das Objekt auch ausgewählt wird!

Einstellungen der Objektansicht werden nutzerbezogen gespeichert. Dies betrifft das Ein- oder Ausblenden der Metadaten, der Aufgaben und der verschiedenen Metadatenbereiche. Nehmen Sie diese Einstellungen getrennt für Akten, Vorgänge und VIS-Dokumente vor.

Die Trennlinie zwischen den Metadaten und dem Inhaltsbereich kann verschoben werden. Dadurch kann der verfügbare Platz für einen dieser Bereiche vergrößert werden.


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In der Abbildung wird eine Akte dargestellt. Die Metadaten sind aufgeklappt.

1. Deckblatt mit den Metadaten des Objektes Die Metadaten sind in zwei Spalten und verschiedenen Bereichen angeordnet. Die Bereiche können auf- oder zugeklappt werden. Im Beispiel ist u. a. der Bereich Akte aufgeklappt und der Bereich Adressen zugeklappt.

2. Inhaltsbereich mit den Registern Inhalt, Bezüge und Verknüpfungen An den Ziffern hinter den Registern, können Sie erkennen, wie viele Einträge jeweils vorhanden sind.

3. Bearbeiten-Schaltfläche (im Bearbeitungsmodus Speichern und Abbrechen)

4. Gelber Zettel

Bei den Metadaten wird auch der Objektname angezeigt. Dieser wird automatisch nach den für den Mandanten eingestellten Regeln gebildet (z. B. Kurzbezeichnung, wenn diese leer ist wird der Betreff genommen).

3.6 Inhaltsbereich von Ablagen, Akten und Vorgängen Der Inhaltsbereich von Ablagen, Akten und Vorgängen führt die darin enthaltenen VIS-Objekte auf:

Die Objekte werden einzeilig angezeigt, wenn Sie jedoch eine Zeile anklicken, nimmt diese die benötigte Höhe in Anspruch.

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Die Sortierfolge der Ansicht ändern Sie mit einem Klick auf die entsprechende Spaltenüber-schrift. Die Spaltenbreiten und die Reihenfolge der Spalten verändern Sie durch Ziehen mit der Maus. Tipp: Über das Symbol können Sie auch Spalten vollständig ausblenden. In vielen

Fällen stimmen der Objektname und die Kurzbezeichnung überein; eines dieser Felder kann deshalb deaktiviert werden und damit mehr Platz für den Betreff geschaffen werden.

Über das Kontextmenü können Sie die Objekte bearbeiten, versenden, öffnen usw.

Das Kontextmenü für den leeren Teil des Inhaltsbereichs dient zum Hin-zufügen neuer Objekte. Mit Neues Objekt wird der Assistent zum Erstel-len von Objekten gestartet. Außerdem können zuvor gemerkte Objekte eingefügt werden.

Tipp: Wenn ein Objekt in der Inhaltsliste ausgewählt ist, erstellen Sie mit der Tasten-kombination Strg + Enter eine neue E-Mail, in der eine Verknüpfung auf das Objekt enthalten ist.

3.7 Inhaltsbereich von Dokumenten Der Inhaltsbereich von VIS-Dokumenten unterscheidet sich grundlegend. Hier werden die darin enthaltenen Dateien aufgelistet.

Auch bei dieser Liste können Sortierfolge und die Anordnung der Spalten angepasst werden.

Ein Klick mit der rechten Maustaste auf eine Datei öffnet das Kontext-menü und die dazu gehörige Minitoolbar mit den möglichen Aktionen für eine einzelne Datei.


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Das Kontextmenü im leeren Teil des Inhaltsbereichs eines Dokuments dient zum Hinzufügen neuer Dateien durch eine Vorlage, durch Hoch-laden, Einscannen oder Einfügen. Außerdem kann hier eingestellt werden, dass auch Versionen der Dateien angezeigt werden.

Tipp: Wenn eine Datei in der Inhaltsliste ausgewählt ist, erstellen Sie mit der Tasten-kombination Strg + ENTER eine neue E-Mail, in der eine Verknüpfung auf die Datei enthalten ist.

Wenn im Navigationsbereich eine Datei ausgewählt ist, wird der Inhaltsbereich des VIS-Dokuments genutzt, um eine Vorschau auf den Dateiinhalt anzuzeigen.

Das Vorschauprogramm (Viewer) ist das gleiche wie im WebClient. Es zeigt die Inhalte der gängigen Dateiformate an. Es kann aber nicht die vollständigen Funktionalitäten der jeweiligen Anwendungsprogramme abbilden.

3.8 Favoriten Für eigene Favoriten steht im Navigationsbereich ein eigenes Register zur Verfügung. Zur Strukturierung können hier Favoritenordner angelegt werden, die mit dem Symbol gekennzeichnet werden.

Alle VIS-Objekte einschließlich der Ablagen können als Favoriten angelegt werden, für Dateien ist dies nicht möglich.

Im Unterschied zum WebClient können die Favoriten nicht umbenannt werden, sie übernehmen den Namen des jeweiligen Objektes.

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3.9 Bezüge und Verknüpfungen Im Inhaltsbereich werden neben den eigentlichen Inhalten auch die aus dem WebClient bekannten Bezüge und Verknüpfungen auf eigenen Registerkarten aufgeführt.

Bezüge werden wie bisher mit Drag & Drop erstellt. Alternativ kann ein Objekt über das Kontextmenü kopiert werden. Im Zielobjekt können Sie es auf der Registerkarte Bezüge mit der rechten Maustaste einfügen: Einfügen als Bezug.

Neu ist, dass die Bezüge auch in der Baumstruktur der Ablagen aufgeführt werden und von dort direkt geöffnet werden können.

3.10 Lesemodus In den Kontextmenüs für VIS-Objekte kann mit der Aktion Lesen der Lesemodus akti-viert werden. Hier werden automatisch alle in der jeweiligen Objektebene enthaltenen Dateien ausgewählt. Die folgende Abbildung zeigt den Lesemodus für eine Akte.

Die Baumstruktur der Akte bzw. des Vorgangs ist komplett aufgeklappt und alle Dateien werden aufgeführt. Im Lesemodus ist der Metadaten-Bereich zugeklappt und der gesamte rechte Fensterteil wird für die Dateivorschau verwendet. Die erste Datei in der Struktur wird in der Vorschau angezeigt. Mit den Blättersymbolen am unteren Rand blättern Sie in den Dateien und zwischen den Dateien. Den Lesemodus verlassen Sie mit dem Symbol .

Suche

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4. Suche Die Suchfunktionen im Smart Client sind grundlegend verändert worden. Der Smart Client unterscheidet nicht zwischen verschiedenen Suchwerkzeugen.

Die Schnellsuche sucht in den Textfeldern der Metadaten und im Inhalt der Dateien und bietet die Treffer zur Auswahl an. Bei der Erweiterten Suche können Kriterien für alle Felder der Metadaten oder der Aufgaben eingegeben und kombiniert werden; Dateiinhalte und Dateinamen werden nicht einbezogen. Beide Suchen können nicht miteinander kombiniert werden.

4.1 Schnellsuche Sowohl auf der Startseite als auch im Arbeitsbereich über der Objektansicht befinden sich Eingabefelder für die Schnellsuche:

Hier können ein Suchbegriff oder mehrere Wörter eingegeben werden. * werden nicht eingegeben. Mehrere Suchbegriffe werden durch Leerzeichen getrennt (Und-Suche). Gesucht wird nach dem ganzen Wort oder nach einem Wortanfang. Nach Teilen eines Wortes kann nicht gesucht werden.

Unmittelbar mit der Eingabe der ersten Buchstaben wird die Suche durchgeführt und dann zunehmend verfeinert. Die Suchergebnisse werden unterhalb des Feldes aufgeführt.

Die Trefferanzahl ist auf 100 begrenzt. Wenn mehr Treffer vorhanden sind, wird dies angezeigt. Es können aber immer nur die ersten 100 Treffer angesehen und ausgewählt werden. Welche Objekte gerade zu den 100 Treffern gehören, kann nicht beeinflusst werden.

Durch einen Klick auf einen Treffer wird das entsprechende Objekt geöffnet.

Die Schnellsuche ist für die gezielte, unmittelbare Suche nach einem Objekt bzw. einer Datei gedacht. Der Funktionsumfang ist nicht mit der Volltextsuche im WebClient vergleichbar. Unter anderem sind keine Oder-Suche, keine Suche nach Wort-folgen (Phrasensuche) und keine Suche nach Dateinamen möglich.

Wenn die Suchbegriffe in den Metadaten der VIS-Objekte enthalten sind, werden in der Trefferliste der Schnellsuche auch alle Objekte und Dateien aufgeführt, die in diesem Objekt enthalten sind. Dadurch enthält die Trefferliste auch Objekte und Dateien, in denen die Suchbegriffe gar nicht vorkommen.

4.2 Erweiterte Suche

Über das Symbol oben rechts im Arbeitsbereich kann die Erweiterte Suche geöffnet werden.

Das Suchfenster legt sich über den Navigationsbereich. Es besteht aus zwei Registern, der Schnellsuche und der Feldsuche.

Die Schnellsuche entspricht der oben beschriebenen Suche in dem Suchfeld des Menüs.

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Suche

Das Feld für die Eingabe der Suchbegriffe (Volltextsuche) ist auch hier vorhanden. Die Suche erfolgt ebenfalls sofort bei der Eingabe. Hier besteht allerdings nicht die Begrenzung auf 100 Treffer. Die Reihenfolge der Treffer kann nicht beeinflusst werden.

Bei der Feldsuche ist es möglich, die Suche gezielt in bestimmten Metadaten-Feldern vorzunehmen. Im Feld Suchen in wird der Eintrag Objekte gewählt. Einige Felder werden immer angezeigt (Ablagen, Geschäftszeichen, Kurzbezeichnung und Schlagworte). Weitere Felder können hinzugefügt werden. Über wird eine Liste aller verfügbaren Felder geöffnet, in der die gewünschten Felder ausgewählt werden. In jedem Fall sollten Sie das Feld Betreff hinzufügen.

Dadurch entsteht eine Suchmaske, die für die jeweiligen Suchkriterien verwendet werden kann.

Suchbegriffe, die im Feld Volltext Suchb… eingegeben werden, werden in allen Textfeldern der Akten, Vorgänge und VIS-Dokumente gesucht.

Für die Eingabe der Suchbegriffe gelten die vom WebClient bekannten Regeln: - vor und hinter den Begriffen werden * gesetzt, - die Operatoren Und, Oder und Nicht können verwendet werden, - in Datumsfeldern kann mit >, < und nach Zeiträumen gesucht werden.

Mit Klick auf Suchen wird der Suchvorgang durchgeführt. Die gefundenen Schriftgutobjekte werden unter der Suchmaske aufgeführt.

An der Überschrift ist zu erkennen, wie viele Objekte gefunden wurden.

Mit einem Klick auf diese Überschrift wird im rechten Teil des Fensters die Trefferliste angezeigt. Objekte können sowohl aus der Liste unterhalb der Suchmaske als auch aus der Trefferliste heraus geöffnet werden.

Suche

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Über das Symbol können die Darstellung der Liste und die Auswahl der angezeigten Felder angepasst werden.

Über das Menü Suche können Sie die Trefferliste in einen Fachverteiler expor-tieren. Es wird eine Datei mit der Endung vif erstellt, die mit Excel geöffnet werden kann.

Mit dem Symbol wird die Erweitere Suche geschlossen und der darunterliegende Navigationsbereich wird wieder angezeigt.

4.3 Suchmuster Eine durchgeführte Suche mit den Suchbegriffen und eventuell eingeblendeten Suchkriterien kann als Suchmuster für den Smart Client abgelegt werden. Je nach eingestellten Berechti-gungen können Sie für sich persönliche Suchmuster, Muster für Benutzergruppen oder Öffentliche Suchmuster einstellen.

Fügen Sie in der Suchmaske der Feldsuche die benötigten Felder hinzu und tragen Sie die Suchkriterien ein, die standardmäßig vorhanden sein sollen. Rufen Sie dann im Menü Suche oder im Kontextmenü der Suche die Funktion Suchmuster speichern auf.

Wählen Sie den Eigentümer aus und benennen Sie das Suchmuster.

Das Suchmuster kann künftig in der Erweiterten Suche ausgewählt werden.

Sie können auch direkt von der Startseite verwendet werden:

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Neues beim Arbeiten mit VIS-Objekten und Dateien

5. Neues beim Arbeiten mit VIS-Objekten und Dateien Der Umgang mit VIS-Objekten und Dateien ist weitgehend unverändert. Das Erstellen neuer VIS-Objekte wird durch Assistenten unterstützt, die durch die jeweiligen Bearbeitungsschritte leiten.

Zu VIS-Objekten können keine Versionen mehr angelegt oder angezeigt werden. Vorhan-dene Versionen können nur über den WebClient verwendet werden.

Die Aktion Objekt(e) merken und der Dialog Gemerkte Objekte sind ersetzt durch die Aktion Kopieren und den Dialog Einfügen.

5.1 VIS-Objekte mit dem Assistenten anlegen Wählen Sie zunächst die Ebene – Ablage, Akte oder Vorgang – aus, auf der ein neues Objekt erstellt werden soll. Mit der rechten Maustaste öffnen Sie das Kontextmenü und klicken in der Minitoolbar auf für Neues Objekt.

Der Assistent startet und zeigt die erste, für die Situation passende Seite an.

Wählen Sie die Objektart und den jeweiligen Typ aus. Nach der Auswahl wird sofort der nächste Schritt des Assistenten angezeigt:

Für die gewählte Objektart werden die Pflichtfelder aufgeführt. Mit dem Link Feld hinzu-fügen können Sie die Maske um weitere Felder ergänzen. Sinnvoll ist dies insbesondere für das Feld Kurzbezeichnung.


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Eine Besonderheit besteht beim Anlegen neuer Akten: Hier muss ein Aktenplan ausgewählt und der APL-Schlüssel angegeben werden.

Um zur Suche im Aktenplan zu gelangen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld APL-Schlüssel. Über dem Kontext-menü können Sie – soweit vorhanden – Aktenplanfavoriten auswählen.

Mit dem Symbol öffnen Sie die Suche im Aktenplan, aus der Sie den Schlüssel über-nehmen können.

Bei Dokumenten (Eingang, Ausgangsschreiben, Internes Schreiben) können schon beim Erstellen Dateien hochgeladen (Dateien anhängen) werden.

Im Gegensatz zum WebClient wird im Smart Client die Vorlagenauswahl zum Erstellen neuer Dateien bei Ausgangsschreiben und Internen Schreiben nicht geöffnet.

Mit der Schaltfläche Weiter gelangen Sie auf die nächste Seite zur Erfassung der Aufgaben, die bei Bedarf bereits jetzt angelegt werden können.

Durch Auswahl der Schaltfläche Anlegen wird das Objekt gespeichert. Wenn Sie zuvor das Auswahlfeld Weiteres Objekt anlegen mit einem Häkchen versehen haben, beginnt die Schrittfolge zum Anlegen eines Objektes erneut. Die zuvor erfassten Werte werden dabei als Vorschlagswerte in die Felder übernommen.

Das Erfassen einer Anschrift für ein Ausgangsschreiben erfolgt auf dem Feld Adresse. Über die rechte Maustaste oder das sogenannte flüchtige Menü wird das Kontextmenü aufge-rufen. Es besteht die Möglichkeit, eine Adresse anzuzeigen, zu suchen oder neu anzulegen.

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5.2 Dateien in VIS-Dokumenten Eine Datei kann bereits während des Anlegens eines VIS-Dokumentes mit dem Assistenten hochgeladen werden. Ist das nicht geschehen, können die Dateien zu einem späteren Zeit-punkt angelegt werden. Dies geschieht im Inhaltsbereich eines Dokuments und unterschei-det sich in der Vorgehensweise nicht vom WebClient. Insbesondere können Dateien oder Mails mit der Maus in den Inhaltsbereich eines Objektes gezogen werden.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste in einen leeren Teil des Inhaltsbe-reiches eines Dokumentes klicken, finden Sie wie gewohnt die Funk-tionen zum Hochladen und zum Erstellen neuer Dateien.

Alle Funktionen zum Arbeiten mit Dateien finden Sie im Kontextmenü einer einzelnen Datei:

5.3 E-Mail als Eingangsschreiben speichern Eine E-Mail ziehen Sie wie bisher aus Outlook in den Inhaltsbereich eines Vorgangs. Der Assistent öffnet sich und Sie wählen die Objektart Eingang und den Typ E-Mail aus.

Die Angaben aus der E-Mail werden in die Felder übernommen.


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Im unteren Bildschirmbereich wird die ausgewählte E-Mail angezeigt. Mit Symbolen wird angezeigt, in welchen Dateiformaten die E-Mail gespeichert wird.

Das Symbol bedeutet Die Mail wird als Datei importiert.

Das Symbol meint Der Text der Mail wird importiert.

Das Symbol zeigt an Die Dateien aus dem Anhang der Mail werden importiert.

Mit dem Symbol besteht die Möglichkeit, die Mail-Optionen zu bearbeiten. Der folgende Dialog wird geöffnet.

5.4 Deckblatt bearbeiten Nach Auswahl eines Schriftgutobjektes im Navigationsbereich ist im oberen rechten Teil des Arbeitsbereichs die Bearbeitung der Metadaten möglich.

Die einzelnen Bereiche Registratur, Bearbeitung, Aussonderung, Dokument, Adressen, Informationen und Historie lassen sich mit einer Dreiecksschaltfläche öffnen, um einzelne Datenfelder einzublenden und wieder schließen, um die Felder auszublenden.

Nach dem Ausklappen einzelner Bereiche kann das Fenster in seiner Größe angepasst werden, um die Felder vollständig im Arbeitsbereich anzuzeigen.

Um die einzelnen Felder zu bearbeiten, ist die Schaltfläche zu bedienen. Alle änderbaren Felder sind dann mit einem feinen Rahmen versehen und so als eingabebereit markiert.

Während der Bearbeitung ist es weiterhin möglich, Bereiche durch die Dreiecksschaltflächen zu öffnen und wieder zu schließen. Die Bearbeitung kann mit den Schaltflächen Speichern oder Abbrechen beendet werden.

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5.5 Objekte kopieren oder verschieben Die Funktionen des WebClient Objekt merken und Gemerkte(s) Objekt(e) sind neu gestaltet. Sie heißen jetzt Kopieren bzw. Ausschneiden und Einfügen als … Die Möglich-keiten zum Einfügen unterscheiden sich je nach Aktion:

nach dem Kopieren nach dem Ausschneiden

Wenn Sie ein VIS-Objekt im Baum der Ablagen-struktur an eine andere Stelle ziehen, können Sie damit eine der beim Einfügen aufgeführten Aktionen ausführen.


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5.6 PDF erzeugen

Im Inhaltsbereich von Dokumenten kann eine Datei über die Funktion PDF erzeugen in eine PDF-Datei (eingeschränktes PDF/A-Format) kopiert werden. Die ursprüngliche Datei bleibt dabei erhalten.

Auch im Kontextmenü von Akten, Vorgängen und Dokumenten befindet sich das PDF-Symbol. Hier wird der Programmbereich PDF erzeugen geöffnet.

Es wird eine strukturierte PDF-Datei erstellt, die mehrere Dateien und die Metadaten der VIS-Objekte enthalten kann. (Bisherige Funktion im WebClient: Drucken > Selektiver Druck)

Das Fenster PDF erzeugen wird mit geschlossen.

Hinweis: Die in VIS erzeugten PDF-Dateien sind auf eine spätere Archivie-rung ausgerichtet. Diese Dateien erfüllen nicht die Anforde-rungen der Barrierefreiheit und sind daher für Veröffentlich-ungen nicht geeignet. Insbesondere Dateien, die eine Dokument-struktur oder Abbildungen beinhalten, müssen mit den Funktionen der Office-Programme oder mit den Acrobat-Programmen in das PDF-Format übertragen und dann in VIS gespeichert werden.

5.7 Adressen In VIS angelegte Adressen können weiterhin in den Deckblättern von Akten, Vorgängen oder Dokumenten zugeordnet werden. Adressen können allerdings immer nur einzeln über das Adressfeld eines Schriftgutobjektes bearbeitet werden. Die Verwaltung der Adressen und die Erstellung von Adresslisten müssen weiterhin im WebClient erfolgen.

Im Feld Adresse der Metadaten erreichen Sie über das Kontext-menü die drei Funktionen Adresse anzeigen, Adresse suchen und Adresse erstellen.

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Die Liste der Adressen (Suchergebnis) und die Felder für die Bearbeitung werden in folgendem Fenster dargestellt:

Neues zu Aufgaben und Wiedervorlagen

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6. Neues zu Aufgaben und Wiedervorlagen Die Begriffe Geschäftsgang und Geschäftsgangverfügungen sind durch den Begriff Aufgaben ersetzt. Im Arbeitsbereich der VIS-Objekte finden Sie rechts die Aufgaben-Voranzeige. Hier können Sie unmittel-bar erkennen, ob es in diesem Objekt für Sie eine fällige, unerledigte Aufgabe gibt.

In dem Bereich Aufgaben sind die drei Registerkarten Aufgabenliste, Aufgabengrafik und Wiedervorlagen vorhanden.

6.1 Aufgaben hinzufügen Zum Anlegen einer neuen Aufgabe klicken Sie an einer leeren Stelle der Aufgabenliste mit der rechten Maustaste und wählen Aufgabe hinzufügen.

Es wird eine Zeile mit den bekannten Spalten aufgemacht. Im Feld Erlassen für schreiben Sie den Anmeldenamen der jeweiligen Person und es öffnet sich die Auswahlliste.

Wenn Sei eine Gruppe oder Person suchen möchten, klicken Sie hier zuerst in das Feld und zeigen dann vorsichtig mit der Maus in den linken oberen Bereich des Feldes bis sich ein kleines grünes Symbol einblendet. Wenn Sie dieses Symbol anklicken, wird die Suche nach Personen bzw. in der Organisationsstruktur geöffnet.

6.2 Aufgaben verwalten und suchen Neue, ungelesene Aufgaben werden gleich beim Aufruf des Programms auf der Startseite aufgeführt. Mit einem Doppelklick können Sie eine Aufgabe aus der Liste unmittelbar öffnen. Wenn Sie sich eine Aufgabe schon einmal angesehen (geöffnet) haben, wird sie auf der Startseite nicht mehr angezeigt.

Alle fälligen Aufgaben finden Sie im Navigationsbereich im Register Aufgaben. Sie sind nach Aktualität und Fälligkeit gruppiert. Wenn Sie eine Aufgabe in dieser Liste auswählen, wird das entsprechende Objekt rechts im Inhaltsbereich angezeigt.

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In der Erweiterten Suche > Register Feldsuche können Sie im Mandanten nach Aufgaben suchen.

Dazu stellen Sie im Feld Suchen in den Eintrag auf Aufgaben – Alle Aufgaben, Meine Aufgaben oder Erlassene Aufgaben um.

Eine Einstellung Ihres Mandanten kann die uneingeschränkte Suche nach Aufgaben unterbinden. Sie erhalten dann bei Auswahl des Eintrags Alle Aufgaben folgende Hinweismeldung:

Die Suche nach Ihren eigenen Aufgaben bzw. nach von Ihnen erlassenen Aufgaben ist immer möglich. Die Suchmasken sind zunächst leer. Sie müssen die benötigten Felder für beide Suchen getrennt hinzufügen. Hinweis: Funktioniert derzeit nicht!!

Sie geben Ihre Suchkriterien ein und können in der Trefferliste die gefundenen Akten, Vorgänge oder Dokumente aufklappen und auswählen.

Eine neue Möglichkeit ist die Aufgabensuche in Objekten. Diese finden Sie allerdings nur im Menü des Smart Clients. Wählen Sie im Navigationsbereich eine Akte oder einen Vorgang aus. Wählen Sie dann im Menü OBJEKT die Aufgabensuche.

Die Suche wird sofort ausgeführt. Sie können das Ergebnis durch die Eingabe weiterer Auswahlkriterien einschränken.


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6.3 Aufgaben erledigen Die einfachste Möglichkeit, eine Aufgabe zu erledi-gen ist es, auf das Kalendersymbol in der Aufgaben-Voransicht zu klicken. Dann öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie bei Bedarf einen Erledigungsver-merk eingeben können und dann auf Erledigen klicken.

In der Aufgaben- oder Wiedervorlagenliste können Sie die Erledigung auch über das Kalendersymbol im Kontextmenü vornehmen.

6.4 Vertretung Für das Hinzufügen oder entfernen Ihrer Vertreter müssen Sie weiter den WebClient ver-wenden (Menü Einstellungen > Stellvertreter). Wie das geht, erfahren Sie in dem Tipp des AFZ unter folgendem Link https://www.afz.bremen.de/it_und_cc_e_gov/vis-4047 .

Im Smart Client können Sie auf die Aufgabenliste der Personen zugreifen, deren Aufgaben Sie vertretungsweise bearbeiten. Auf der Startseite (oben ganz rechts) und über dem Navigationsbereich (oben ganz links) finden Sie neben Ihrem Anmeldenamen ein Fotosymbol.

Wenn Sie mit der Maus auf dieses Symbol zeigen, wird daneben ein Auswahlpfeil angezeigt. Nachdem Sie auf diesen Pfeil geklickt haben, werden die Personen bzw. Gruppen aufgeführt, für die Sie die Stellvertretung wahrnehmen können.

Wählen Sie die entsprechende Person aus.

Die Aufgabenliste der zu vertretenden Person wird angezeigt. Alle folgenden Bearbeitungen finden jetzt in Vertretung statt!

Achtung: Wenn Sie die Aufgaben in Vertretung bearbeitet haben, wechseln Sie unbedingt wieder zu Ihrer Aufgabenliste zurück. Andernfalls bleibt die Vertretung weiter aktiv – sogar nach dem Schließen und erneuten Öffnen des Programms.

Bei der beschriebenen Darstellung ist nicht unmittelbar zu erkennen, ob sich in den Aufgabenlisten Ihrer KollegInnen unerledigte Aufgaben befinden. Hilfreich ist hier die rechts abgebildete Darstellung, bei der alle Sie möglicherweise betreffenden Aufgabenlisten mit der Anzahl der offenen Aufgaben aufgeführt werden.

Die Einstellung für diese Ansicht muss auch in diesem Fall im WebClient vorgenommen werden. Wie das geht, erfahren Sie in dem Tipp des AFZ ebenfalls unter folgendem Link https://www.afz.bremen.de/it_und_cc_e_gov/vis-4047.



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Einstellungen

7. Einstellungen Über die Startseite erreichen Sie die Einstellungen, die für Ihre Anmeldung vorgenommen werden können.

Diese betreffen die Sortierung der Vorgänge und VIS-Dokumente in der Baumansicht der Akten. (Akten sind in den Ablagen immer alphabetisch sortiert.) Hier können Sie wie bisher zwischen der alphabetischen Sortierung nach den Namen der Objekte oder nach der Heftungsreihenfolge wählen. Die Heftungsreihenfolge entspricht in der Regel einer chronologischen Sortierung.

Mit der Schaltfläche Zurücksetzen stellen Sie alle vorgenommenen Änderungen an den Spaltenreihenfolgen, -breiten und anzeigen auf den Standard zurück. Dies betrifft alle Listen in den Inhaltsbereichen.

Über Ändern stellen Sie (wie bisher) die Mailoptionen ein:

Einstellungen für den Smart Client, die im WebClient vorgenommen werden müssen:

- Auswahl der Stellvertreter und Anzeige der Stellvertreter-Aufgabenkörbe

- Anzeige des Verlaufs (zuletzt genutzte bzw. geöffnete Objekte)

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Lernmaterial

Lernmaterial Schulungsunterlagen, Handreichungen und Tipps & Tricks zu VIS finden Sie unter der Adresse

http://www.afz.bremen.de/lernen

Wählen Sie den Menüpunkt VIS:.

Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Programmversion) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten.

Die Lernmaterialien können als PDF-Dokumente (Symbol ) am Bild-schirm gelesen, auf Ihrem Computer gespeichert oder ausgedruckt werden. Dabei können das Inhaltsverzeichnis und Querverweise dynamisch genutzt werden.

Kompetenzzentrum E-Government (CC-EGov) Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an:

[email protected]

Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.

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Dokumentenverwaltung und Vorgangsbearbeitung mit VIS · 5.1 VIS-Objekte mit dem Assistenten anlegen 18 5.2 Dateien in VIS -Dokumenten 20 5.3 E-Mail als Eingangsschreiben speichern