E-Akte und digitale Vorgangsbearbeitung: Grundstein für ... · AP 6 – Projektmanagement und Akzeptanzmanagement Variante 2 – Verwaltung mit heterogenen Arbeitsaufgaben AP 1 –

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E-Akte und digitale Vorgangsbearbeitung: Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung

Seite 2

E-Government Gesetz Berlin

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Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin | 4. Berliner Verwaltungskongress 7.9.2017

• § 7 (1) EGovG Bln: Die Berliner Verwaltung führt seine Akten spätestens ab 01.01.2023 elektronisch. Hierbei ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung und die für die Berliner Verwaltung geltenden Standards, auch im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit, eingehalten werden. Die Behörden der Berliner Verwaltung nutzen den landeseinheitlichen IKT-Dienst für die elektronische Aktenführung, soweit nicht andere IKT-Systeme für konkrete Aufgaben zur Aktenführung eingesetzt werden müssen oder bei Inkrafttreten dieser Vorschrift schon eingesetzt waren.

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Bildnachweis (Julian Kücklich)

Agenda


- Umsetzungsplanung für die elektronische Aktenführung gem. Berliner E-Government-Gesetz

- Schaffung der notwendigen Voraussetzungen in der Verwaltung

- Erfahrungen aus der Umsetzungspraxis

Katrin Bauch Senatsverwaltung für Inneres und Sport

Jörn Kantimm ITDZ Berlin

Marc-Stephan Garbe AWS Consulting


Vorgehensplanung

Verantwortung: IKT-Steuerung

Verantwortung: Behörden Unterstützung: IKT-Steuerung

Einführung E-Akte in den Behörden

Auswahl externe Projektunterstützung

Auswahl Realisierungsdienstleister

Aufbau IKT-Basisdienst E-Akte

Betrieb IKT- Basisdienst E-Akte

Projekte E-Akte-Ready in den Behörden

Einführung E-Akte in den Behörden Einführung E-Akte

in den Behörden

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• Phase 1: Projektinitialisierung • Erstellung und Freigabe Projektauftrag • Vorbereitung und Durchführung Vergabeverfahren für externe Projektunterstützung • Konzeption zur Herstellung E-Akte-Ready in den Berliner Behörden

• Phase 2: Anforderungsdefinition für IKT-Basisdienst E-Akte • Erhebung Anforderungen, Erstellung Pflichtenheft für IKT-Basisdienst E-Akte und Erstellung weiterer Konzepte • Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung für die E-Akte einschließlich Realisierungsdienstleister • Vorbereitung / Einleitung Gremienbeteiligungen

• Phase 3: Einführung IKT-Basisdienst E-Akte • Auswahl E-Aktensoftware • Implementierung und Einführung IKT-Basisdienst E-Akte • Durchführung Gremienbeteiligungen • Aufbau Geschäftsstelle E-Akte • Pilotierung für Einführung in Behörden

• Phase 4: Einführung der E-Akte in den Berliner Behörden • Vorgehen:

=> 1. Herstellung E-Akte-Ready in den Behörden => 2. Einführung E-Akte in den Behörden

• Ausschreibung Rahmenvertrag zur speziellen Einführungsunterstützung der E-Akte in den Berliner Behörden

Sachstand und geplantes Vorgehen


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Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023

Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Phase 1 Projektinitialisierung

Phase 2 Anforderungsdefinition für IKT-Basisdienst E-Akte

Phase 3 Auswahl und Aufbau IKT-Basisdienst E-Akte

Phase 4 Einführung E-Akte in den Berliner Behörden

Projekt-/Akzeptanzmanagement

Auswahl externe Projektunterstützung

Konzept E-Akte Ready

Auswahl E-Aktensoftware und Realisierungsdienstleister

Pflichtenheft IKT-Basisdienst E-Akte

Betrieb IKT-Basisdienst E-Akte

Initiierung Reihenfolge Behördeneinführung

Start der E-Akte-Ready-Projekte in den Behörden

Gesamtprojektplanung

Agenda







Quelle: http://www.herzogtum-direkt.de, Agentur für Arbeit Bad Oldesloe, Foto: hfr

http://buero-moebel.net/

Warum arbeiten wir bislang (zumeist)

in der Papierwelt?

Warum werden Akten geführt wie sie

geführt werden?

Wie ist ein Umstieg in die elektronische

Welt vorzubereiten und was ist zu

beachten?

Was wollen wir durch den Einsatz der

elektronischen Akte / Vorgangs-

bearbeitung erreichen?

Voraussetzungen zur Umsetzung


Rechtliche Grundlagen (Berlin)

Grundgesetz (Art. 20 Rechtsstaatsprinzip)

Verwaltungsverfahrensgesetz (z.B. §29 Akteneinsicht durch Beteiligte)

eGovernment-Gesetz des Landes Berlin

Verwaltungsvorschriften (GGO I, etc.)

Org. Regelungen der Behörden (Geschäftsanweisung)

Archivgesetz des Landes Berlin

Art. 20 Abs. 3 Die Gesetzgebung ist an die verfassungsmäßige Ordnung, die vollziehende Gewalt und die Rechtsprechung sind an Gesetz und Recht gebunden.


Vollständigkeit

Erkennbarkeit des Urhebers

Aktenwahrheit und

-klarheit

Sicherung der Auffindbarkeit

Manipulationsschutz

Zugriffsschutz

Nachvollziehbarkeit

Vernichtung

Akteneinsicht

Beweiskraft

Anforderungen an Aktenführung

Grundprinzipien

rechtsstaatlicher

Aktenführung


Schriftgut, das bei der Erfüllung der behördlichen

Aufgaben erstellt und/oder empfangenen

wurde und zur Dokumentation des

Verwaltungshandelns notwendig ist.

(i.S. Nachvollziehbarkeit, Rechtmäßigkeit und

Kontinuität)

Aktenrelevantes Schriftgut

Schriftgut, das vereinfacht geordnet, abgelegt, nur kurzfristig (häufig; ein

Kalenderjahr) aufbewahrt und dann ausgeschieden

wird. Sie erhalten die Schlussverfügung

“weglegen”.

Weglegesachen

Dokumente, die nicht zur Dokumentation dienen

und auf die nicht zurückgegriffen werden

muss.

Nicht zu erfassende Dokumente werden in

einer durch die Registratur geführten Negativliste

erfasst.

Papierkorb

Dokumente, die nicht aktenrelevant sind und nicht bei dem üblichen Schriftgut aufbewahrt

werden. Persönliche

Informationssammlung, die für die Bearbeitung

hilfreich sind. (z.B. Gesetzesauszüge)

Persönliche Sammlung

Die Sachakte ist eine Zusammenfassung sachlich zusammengehöriger Dokumente gegliedert nach Vorgängen. Das Ordnungskriterium ist i. d. R. der Aktenplan. Die Fallakte ist eine Zusammenfassung Verfahrensgleicher und sachlich gleichartiger Akten (z. B. Personalakten). Häufig eine große Zahl gleichartig strukturierter Vorgänge. Ordnungskriterium ist ein formales Merkmal (z. B. Personalnummer).

Was wird wo „veraktet“?


Vorgänge in der Akte umfassen die Gesamtheit des chronologisch geordneten Schriftguts zu der entsprechenden Einzelmaßnahme.

Verfügung • Kenntnisnahme • zur Bearbeitung • Mitzeichnung • Schlusszeichnung • Zu den Akten • …

Geschäftsgang

Akte Vorgang Schriftgut (Dokumente)

Wie gliedern sich Akte / Vorgang?


https://www.berlin.de/sen/inneres/service/aktenplan/

Der Aktenplan - Beispiel SenInnDS (Auszug)


Wozu wird ein Aktenplan benötigt? Inhaltliche Eigenschaften

• Der Aktenplan ist aus den Aufgaben der Behörde entwickelt und neutral zur Aufbauorganisation.

• Die dargestellten Aufgaben werden sachbezogen und systematisch gegliedert.

• Die Gliederung der Aufgaben erfolgt hierarchisch und unter Berücksichtigung des Schriftgutanfalls.

• Der Aktenplan bildet den Ordnungsrahmen für das vorhandene und das voraussichtlich anfallende Schriftgut.

• Der Aktenplan besitzt eine verhältnismäßig große Stabilität und Übersichtlichkeit.

• Der Aktenplan strebt keine Vollständigkeit im Sinne einer wissenschaftlichen Systematik an, wodurch er sich von einem systematischen Katalog einer Bibliothek unterscheidet.

• Der Aktenplan ist fortzuschreiben.


Hauptgruppe 05 – Interne Querschnittsaufgaben

Gruppe 052 - Personalmanagement

Untergruppe 0523 Personalverwaltung

Betreffseinheit 05232 Tarif- und Dienstrecht

Akte Vorgang Dokument

Akten

plan

A

kte

Obergruppe 0 - SenInnSport

Zusammenhang Aktenplan & Akte


Archivierung Dauerhafte Aufbewahrung

Vernichtung Die zur Vernichtung ausgewählten Akten werden gelöscht.

Aktenführende Behörde Zuständiges Archiv

Phase 1 - Bearbeitung

Phase 2 - Langzeitspeicherung

Aufbewahrungsfrist

Abschluss der

Bearbeitung

Phase 3 - Aussonderung

Abgabe/

Übernahme Entstehung Akte / Vorgang

zdA

Verändert entnommen: Bundesministerium des Innern Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit – E-Langzeitspeicherung

Lebenszyklus Akte / Vorgang


Was will meine Behörde erreichen (bitte Akzeptanzmanagement beachten)?

• Schriftlichkeit Was soll veraktet werden und wie kommt es in die Akte (Digitalisierung / Registratur / Vertraulichkeit / Wie wird mit Papieroriginalen verfahren)?

• Akten- und Vorgangsbildung Wie werden Akten / Vorgänge gebildet? Gibt es einen praxistauglichen Aktenplan?

• Vollständigkeit Wie wird erreicht, dass die Akte vollständig, aktuell und wahr ist?

• Zeichnung Ist eine elektronische Zeichnung (im Geschäftsgang) ausreichend; ggf. auch an Dritte?

• Verbleibsnachweis Wie soll auf dem Aktenbestand recherchiert werden (Rechte)? Wie werden personelle Wechsel abgebildet?

Checkliste Vorbereitung (Auszug 1/2)


• Zugriffsregelungen Wie wird der Zugriff organisiert (Rechte, Stellvertretung)? Ist ein Zugriff immer und durchgängig möglich / erforderlich?

• Bestands - und Manipulationssicherheit Wie soll eine Unveränderbarkeit sichergestellt werden? Wann erfolgt eine Abgabe / Vernichtung (Aufbewahrungsfristen)?

• Nachvollziehbarkeit / Akteneinsicht Wie greifen Dritte auf die Akte zu?

• Ergänzende Themen Verfügt die Behörde über geeignete Geräte zur optischen Darstellung? Ist eine barrierefreie Nutzung möglich? Ist die Akte transportabel?

• Migration

Checkliste Vorbereitung (Auszug 2/2)

Agenda






14.09.2017 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin | Grundstein für die Digitalisierung der Verwaltung Seite 23


• pragmatischen Ansatz wählen

• E-Akte-Projekte sind im Wesentlichen Organisationsprojekte

• Innovationsbereiche finden

• passendes Einführungsvorgehen wählen

• Einführungszeitraum nicht zu eng planen

• Testsystem zur Visualisierung von Workshop Ergebnissen

• beim Softwarestandard bleiben

• Vorteile zeigen sich erst nach einem längeren Nutzungszeitraum

• Wissensdatenbank baut sich auf

• Was ist eine Akte?

• Wie ermittle ich die Aktenstrukturen?

(bestehende Papierakte; Outlook, Verzeichnisse)

• Registraturaufgaben

E-Akte


Mögliche Vorgehensweisen zur Einführung der E-Akte

Variante 1 - Verwaltung mit homogenen Arbeitsaufgaben

AP 1 – Initialisierung

AP 2 – Workshops und Konzepte

AP 3 - Systemkonfiguration

AP 4 – weitere Konzepte

AP 5 – Einführung und Schulung

AP 6 – Projektmanagement und Akzeptanzmanagement

Variante 2 – Verwaltung mit heterogenen Arbeitsaufgaben

AP 1 – Projektinitialisierung

AP 2 – Einführung in den Referaten

AP 2b – Systemkonfiguration (fachlich)

AP 3 – weitere Konzepte

AP 2c – Schulung/Einführung/ Coaching

AP 4 – Projektmanagement und Akzeptanzmanagement

AP 2a – Workshops und Fachkonzeption

1. Klärung der Anforderungen / Einsatzgebiet • Workshop 1 (3-4 h): Aktenplan, Akten- / Vorgangs- und Dokumentenstruktur,

Postlauf, Negativliste, Digitalisierung, Geschäftsgang, Rahmenbedingungen • Workshop 2 (2-3 h): Feinabstimmung, Vorbereitung Schulungsthemen,

Umsetzungsplanung im Detail 2. Schulungen

• Schulung 1 (4 h): VIS Einführung / Basis • Schulung 2 (4 h): konkretes Vorgehen in der Organisationseinheit (Werkzeug-

und Organisationsschulung) • Personen mit VIS-Vorkenntnissen besuchen nur Schulung 2, je Schulung max.

8 Teilnehmende 3. Einführung

1. Begleitung an den ersten 2-3 Tagen 2. Kurzdokumentation mit allgemeinen Hinweise (zzgl. Intranet) 3. Multiplikatoren als direkten Hilfe nach dem Start

Formelles Vorgehen (Beispiel)


Projektphasen / Nutzung der E-Akte nach dem Einführungsprojekt

Schaffung der Voraussetzungen

Einführung der E-Akte

Nutzung der E-Akte


Anforderungen / CAB

Softwareupdates / Test

Sicherheitskonzeption fortschreiben

Weiterentwicklung / Konsolidierung / Abbildung neuer Prozesse

Reorganisation / Fluktuation von Mitarbeitenden / Schulung


• Betrifft die gesamte Organisation

• Veränderung der Arbeitsweise

• Offene Information

• Beteiligung der Mitarbeitenden

• Veränderungen darstellen / Transformation mit

möglichst geringer Belastung für die Mitarbeitenden

Veränderungen



• Akzeptanz und Veränderungsprozesse stehen im

engen Zusammenhang

• informieren und beteiligen

• Leitung gewinnen

• Vorreiterinnen und Vorreiter finden

• dauerhafte Strukturen schaffen

• Schulung und intensive Betreuung anbieten

• verbindliche Regeln zur Nutzung schaffen

E-Akte - Akzeptanz



in ein paar Jahren …


60.000

Vielen Dank für Ihr Interesse!

=> Fragen


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