Küchen-

Herzog

Um den Aufwand für die Erfassung undVerarbeitung der rund 14’000 jährlich an-fallenden Lieferantenrechnungen zu redu-zieren, entschlossen sich Herzog 2007, E-Business einzuführen. Der Entscheid wurdedem Unternehmen leicht gemacht, da esdafür nur die bereits eingesetzte ABACUS-Finanzsoftware auf die Version 2007 auf-rüsten mussten. Damit elektronische Rech-nungen den Papierrechnungen gleichge-stellt sind, müssen sie rechtliche Mindest-anforderungen erfüllen. Die ABACUS ERP-Software stellt alle nötigen Funktionen zurVerfügung (vgl. Kasten). Dabei ist auch dieIntegration mit den E-Business-Plattfor-men von PayNet und der Postfinance vonBedeutung, die im Datenaustauschprozessfür die elektronische Signatur und Archivie-rung der E-Rechnungen verantwortlichsind.

ElDI-V-konformer RechnungsprozessDer Rechnungsprozess durchläuft heutevon der Rechnungserstellung bei V-Zug biszur Rechnungseinbuchung und -ablage imSystem bei HERZOG Küchen die folgendenSchritte:

• V-Zug erzeugt die Rechnung in ihremeigenen ERP-System und übermittelt siean den E-Business-Provider PayNet.

• PayNet versieht diese Rechnung miteiner elektronischen Signatur (ElDI-V-konform) und sendet sie weiter an AbaNet, das E-Business-Netzwerk vonABACUS.

• AbaNet konvertiert die strukturiertenDaten der Dokumente vom PayNet-Format in XML.

• Die Dokumente werden von AbaNet ab-geholt und in die Kreditorenbuchhaltungals neue Belege eingelesen. Dabei wirddie PDF-Datei mit signierter Original-rechnung und dem Nachweis der Signa-turprüfung automatisch im ABACUS-Dossier des Kreditorenbeleges abgelegt.

Den Anfang für die Einführung des elektro-nischen Datenaustauschs machte Herzogmit ihrer wichtigsten Lieferantin V-Zug. Vonihr erhält Herzog jährlich durchschnittlich1’200 Rechnungen, die bisher manuell er-fasst werden mussten. Der Aufwand fürsämtliche Vorbereitungsarbeiten zur An-meldung, Installation und Konfigurationdes Systems betrug weniger als ein Tag. ImVorfeld musste mit der V-Zug wie für jedeandere Geschäftsverbindung eine separateAbsprache betreffend Dateninhalt getrof-fen werden. Mit der Zuger Herstellerin wares problemlos, sich auf ein gemeinsamesDatenformat zu einigen: Aus dem ERP-System bei V-Zug werden die Rechnungs-daten als XML-Datei erzeugt und aufeinem separaten Rechnungsfeld unter derKommissionsnummer von Herzog inte-griert. Letzteres ermöglicht es bei derVerarbeitung des Kreditorenbeleges, auto-matisch den richtigen Kostenträger auszu-wählen und die Kontierung zu überneh-men.

Seit kurzem erhält das Thurgauer Unternehmen HERZOG Küchen alle Rechnungen und Gutschriften sei-nes Lieferanten V-Zug elektronisch. Die E-Business-Lösung von ABACUS sorgt mit der automatischen

Verarbeitung aller Kreditorenbelege für eine komplett papierlose Abwicklung.

E-Business ABACUS

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E-Business dient auch dem KüchenbauEffizienz bei Rechnungsverarbeitung

bauABACUS E-Business

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Automatische Kontierung desKreditorenbelegesDamit die Verbuchung in der Kreditoren-software automatisch erfolgt, muss dieempfangene V-Zug-Rechnung vom ABACUS-Programm pro Rechnungsposition mitallen notwendigen Kontierungsangabenversehen werden. Bei HERZOG Küchen be-stand zudem die Anforderung, den Kosten-träger aufgrund einer Kommissionsnum-mer zu ermitteln. Dazu bietet das Modulmehrere Möglichkeiten in Form von auto-matischen Zuweisungen eines Kontos,einer Kostenstelle, eines Kostenträgersoder einer Projektnummer. Die Zuordnungder Kommissionsnummer zum entspre-chenden Kostenträger wird in einer eige-nen Tabelle geführt. Aus dieser wird diekorrekte Kontierung gelesen und der Kre-ditorenbuchung zugewiesen. Das Resultat:Die Kreditorensachbearbeiterin hat mit derVerbuchung der V-Zug-Rechnungen keinenAufwand mehr. Kommt dazu, dass auch inder Firma selber der digitale Prozess seineFortsetzung erfährt, indem weitere autori-sierte Benutzer wie etwa Einkäufer eineRechnung mit beigefügtem Originalbelegals PDF-Datei zum Visieren in ihre Kredito-ren-Inbox zugeschickt bekommen. Mit einer Volltextsuchmaschine lassen sich zu-dem jederzeit beliebige Zusatzinforma-tionen einer Originalrechnung, beispiels-weise die Seriennummer, finden.

EIXML XML-Datei, strukturierte RechnungsdatenPDF PDF-Datei, Rechnungsdaten in visueller FormVERIFY-LOG LOG-Datei, Bestätigung der SignaturprüfungAbaDoc XML-Datei, strukturierte Rechnungsdaten im ABACUS-FormatAbaNet Verify-Log LOG-Datei, Bestätigung der Signaturprüfung durch AbaNet

FazitDie Optimierung des Kreditorenbeleg-Pro-zesses bringt eine erhebliche Einsparungan Zeit und eine deutliche Effizienzsteige-rung, welche die Kosten für den elektroni-schen Rechnungsempfang und die Visums-kontrolle mehr als wettmachen. RaphaelHerzog, CFO von HERZOG Küchen, gehtdavon aus, dass sie allein mit der Automa-tisierung der Rechnungen von V-Zug einenMannmonat an Aufwand einsparen kön-nen. Dank dem elektronischen Visumspro-zess und der Volltextsuchmaschine könnensie aber weitere, allerdings nicht quantifi-zierbare Zeiteinsparungen erzielen. Nichtzu vernachlässigen ist der Aspekt, dassdank E-Business qualifizierte Mitarbeitervon monotonen Arbeiten entlastet werdenund sich anspruchsvolleren Aufgaben zu-wenden können. Das Ziel von Herzog istes, alle 5’000 Rechnungen der verschiede-nen Hauptlieferanten elektronisch abzu-wickeln.

Für weitere Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an:

HERZOG Küchen AGRaphael HerzogMüllheimerstrasse 34CH-8508 UnterhörstettenTelefon 052 762 65 65raphael.herzog@herzog-kuechen.ch

E-Business ABACUS

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In vier Schritten zum E-Business bei HERZOG Küchen AG• Rechnungsverantwortliche werden von

ABACUS Research als neue E-Business-Teilnehmer bei PayNet angemeldet.

• Das Update der ABACUS-Finanzsoft-ware 2007 mit allen notwendigen E-Business-Modulen lässt sich prob-lemlos installieren.

• Alle Teilnehmerdaten werden imABACUS E-Business-Programm erfasst.

• Vor dem eigentlichen Produktivitäts-start wurden einige Tests mit demEmpfang und der Verarbeitung vonRechnungen und Gutschriften durch-geführt.

Anforderungen des Gesetzgebers an E-Business-SoftwareDer Gesetzgeber formuliert seine Anforderungen in einer Verordnung mit dem KürzelElDI-V.

Diese Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements über elektronische Datenund Informationen regelt die technischen, organisatorischen und verfahrenstechnischenAnforderungen an die Beweiskraft und die Kontrolle von elektronisch oder in vergleich-barer Weise erzeugten Daten und Informationen nach den Artikeln 43 und 44 Bundes-gesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTGV).

Die Verordnung schreibt im Artikel 3 vor, dass für die Beweiskraft elektronischer Datenfolgende Voraussetzungen erfüllt werden müssen:

• Die Übermittlung und Aufbewahrung von Daten muss mittels elektronischer Signaturabgesichert sein.

• Das durch einen Zertifizierungsdienstanbieter ausgestellte Zertifikat muss zum Zeit-punkt der Signaturerstellung gültig sein.

• Die elektronischen Daten müssen nach abgeschlossener Übermittlung, spätestens vorihrer Verwendung, mittels Verifikation der elektronischen Signatur auf Integrität,Authentizität und Signaturberechtigung geprüft werden und das Ergebnis muss doku-mentiert sein.

HERZOG Küchen AG Das Familienunternehmen HERZOG Küchen besteht seit 1912. Am Standort Unterhörstet-ten im Kanton Thurgau werden von 140 Mitarbeitern massgefertigte Küchen für Eigen-heime produziert. Ausstellungen befinden sich zudem in Effretikon und Schlieren.

www.herzog-kuechen.ch

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