eAkte bei der Deutschen Leasing - CENIT AG bei...Seite 2 Agenda Dr. Ernst Lutz Deutsche Leasing | 22. Juni 2017 eAkte bei der Deutschen Leasing Kurzinformation zur Deutschen Leasing

Von der papierbasierten Abwicklung zur

elektronischen Vorgangsbearbeitung.

eAkte bei der Deutschen Leasing

Dr. Ernst Lutz

Deutsche Leasing | 22. Juni 2017

Seite 2

Agenda

Dr. Ernst Lutz



Kurzinformation zur Deutschen Leasing


Ausgangssituation und Zielbild

Migration der Altsysteme

Einführung eAkte in allen Geschäftsfeldern

Pilot Prozessoptimierung

Ausbau der Prozessoptimierung

Aktueller Stand und Ausblick

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Deutsche Leasing im Überblick

– gegründet 1962 als erste deutsche

Leasing-Gesellschaft

– seitdem Marktführer in Deutschland

– heute auch Nummer 4 in Europa

– Eigentümer sind rund 400 Sparkassen

– rund 2.000 Mitarbeiter,

davon 450 Mitarbeiter im Ausland

– rund 200.000 Kunden

Wir sind das Kompetenzzentrum Leasing der Sparkassen-Finanzgruppe.

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Deutsche Leasing - Zielmärkte

Assetkompetenz und Servicespektrum.

Fahrzeuge

PKW

Nutzfahrzeuge

Fuhrpark-Management

Maschinen

Produktionsanlagen

Werkzeugmaschinen

Agrar- und Baumaschinen

Medizintechnik

Immobilien

Neubauten

Bestandsimmobilien

Baumanagement

IT und Kommuni-

kationstechnik

Hardware

Software

Lifecycle-Management

Energie

Wind- und Bioenergie

Kohle- und Gaskraftwerke

Gas-, Strom-, Wärmenetze

Transport und Logistik

Schienen- und Luftfahrzeuge

Schiffe, Container

Logistik- und Technikzentren

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Mehr als Leasing.

Setzen Sie auf unsere volle Leistung und starten Sie von Beginn an durch.

Vielfältige Finanzierungslösungen:

Leasing, Miete, Mietkauf oder Investitionskredit

Ergänzende Services von der Anschaffung bis zur

Vermarktung am Laufzeitende

Passende Versicherungslösungen

Optimale Einbindung öffentlicher Fördermittel

Flexibles Factoring

Umfängliche Inkassolösungen

Individuelle Absatzfinanzierung sowie ergänzende

Händlereinkaufsfinanzierung

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Seite 6

Mehr als Deutschland.

Vertrauen Sie einem Partner, der Sie auch auf internationalem Parkett begleitet.

Weltweit in 23 Ländern für Sie vor Ort

Bewährte Lösungen für Absatzfinanzierung und

Direktinvestitionen

Landesspezifisches Wissen über Markt, Kultur,

Recht und Steuern

Rechtssichere Verträge in Landessprache

Persönliche Beratung in Deutschland und vor Ort

im Ausland

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Seite 7

Mehr als Deutschland.

Nutzen Sie unsere Unterstützung für Ihre internationalen Vorhaben.

EuropaBelgien

Bulgarien

Frankreich

Deutschland

Großbritannien

Irland

Italien

Luxemburg

Niederlande

Österreich

Polen

Portugal

Rumänien

Russland

AmerikaBrasilienKanadaUSA

AsienChina

Schweden

Slowakei

Spanien

Tschechische Republik

Ungarn

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Mehr Erfahrung und Stärke.

2014 / 2015 2015 / 2016

Neugeschäft 8.218 Mio. € 8.658 Mio. €

Assets under

Management33,7 Mrd. € 35,3 Mrd. €

Bilanzsumme 16,6 Mrd. € 18,7 Mrd. €

Substanzwert 1.793 Mio. € 1.855 Mio. €

Eigenkapital 673 Mio. € 765 Mio. €

Setzen Sie auf einen soliden Asset-Finance-Partner für Ihr Unternehmen.

Im Geschäftsjahr 2015/2016 erzielte die Deutsche Leasing ein Neugeschäft

von 8.658 Millionen Euro.

Kennzahlen zum 30.09.2016. Gesamte Kennzahlen zum GJ 2016/2017 verfügbar ab Mitte März 2018.

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Deutsche Leasing Projekt eAkte – Ausgangssituation

Aktenführung: Papierarchiv mit einem hostbasierten Anforderungssystem.

ca. 400.000 Vertragsakten im Direkt-Archiv der

Deutschen Leasing

ca. 900.000 Vertragsakten im Auslagerungsarchiv

bei der Fa. Iron Mountain

ca. 50.000 Kundenakten teilweise im Direkt-Archiv

und teilweise im Auslagerungsarchiv

Aktenanforderung über ein hostbasiertes System

Auslieferung zweimal täglich aus dem Direktarchiv

Schattenaktenführung in allen Bereichen

FileNet-IS basiertes Archiv für Dokumente und

Reports

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Projekt eAkte: Anforderungen

Erstellung der Basisinfrastruktur für die Deutsche Leasing.

Einheitlicher Aktenplan für alle Geschäftsfelder der

Deutschen Leasing

Definition allgemeiner Verfahren für Arbeit mit der

eAkte

Erstellung eines Migrationskonzepts

Koexistenz von elektronischen und physischen

Akten in einem System

Auslagerung Aktenarchiv und Scannen an einen

externen Dienstleister

Einführung einer elektronischen Akte in mehreren

Stufen

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eAkte: Das Zielbild auf Basis der Wertschöpfungskette

Kunden

akquirierenVertrag

aktivierenVertrag

einreichen

Prüfung durch

Vertrag/Risiko

Angebot

erstellen Anlage Neukunde in

UPM/CRM

Anlage Partnerakte

aus UPM/CRM

Strukturierte Ablage

der Bonitäts-

unterlagen und

weiterer Dokumente in

der Partnerakte

Anlage A-Akte aus IAS

Ablage der Angebots-

unterlagen, z.T. automatisch

aus dem Angebotssystem

Ggf. individuelle Objekt-

bewertung:

- Rechercheantrag erstellen

und ablegen

- Rechercheergebnis wird

automatisch in die

Angebotsakte abgelegt

Firmenprofil erstellen und

in Angebotsakte ablegen

Einreichung des Vorgangs

Annahmeschreiben

erstellen

Objekt bestellen

Vertrag aktivieren

Vertrag verwalten

Vertragsunterlagen erstellen

und in Angebotsakte ablegen

Einreichung Vertrags-

unterlagen

Vertrag erfassen und

Umwandlung A-Akte in V-

Akte

Prüfung Unterlagen in eAkte

durch Vertrag, Erfassung

Auflagen in DL-Connect,

Weitergabe an Risiko

Prüfung Unterlagen in eAkte

durch Risiko, Erfassung

Auflagen

Prüfung der Konzernver-

schlüsselung durch Risiko

Ablage der Entscheidung

und weiterer Dokumente

eAkte

Partner-

AkteP Angebots-

AkteA

Vertrags-

AkteV

UPMUCS, ORBIIAS DL-Connect

CRM

Partner-

AkteP

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1. Schritt: Ablösung Hostsystem

Was tun wir mit dem Papierarchiv?

Nutzung hauptsächlich am Anfang und am Ende

der Vertragslaufzeit

Keine einheitliche Definition der Ablage über

Teamgrenzen hinweg

Kein einheitlicher Aktenplan

Anforderungen aus dem Altaktenarchiv < 2%

50-60% der Inhalte sind nicht mehr relevant

Keine Kapazität für Prüfung der Akten vorhanden

Keine Ablösung des Papierarchivs

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Ziele für Ablösung des hostbasierten Anforderungssystems

Aktenanforderung und eAkte sollen in einem einheitlichen System abgebildet

werden

Es soll auch möglich sein, dass Mischakten im System verwaltet werden, d.h.

Koexistenz von Papier- und elektronischen Dokumenten

Definition und Umsetzung eines einheitlichen Aktenplans für die Deutsche

Leasing

Migration des bestehenden elektronischen Archivs auf die Zielakte

Migration der sonstigen Archive auf das Zielsystem (Reports,

prüfungsrelevante Auswertungen etc.)

Zentrales Archiv für die Deutsche Leasing

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Einführung eines zukunftssicheren DMS auf Basis FileNet P8

Ausschreibung an 6 Firmen

86 fachliche Anforderungen

Koexistenz physische/elektronische Akte

Einheitliche Akte über Fachbereichsgrenzen

Einfache Bedienbarkeit (Drag&Drop, flexible Suche)

…

72 technische Anforderungen

Thin Client

Konfigurierbarkeit, Erweiterbarkeit

Flexible Importlösungen

Einfache Migration

…

12 Anforderungen – allgemeine Punkte

Fa. Cenit mit Ecliso

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Seite 15

Aufbau des Aktenplans – Start mit einem Geschäftsfeld

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Migrationskonzept (1)

Übernahme der Daten aus dem Altsystem und Abbildung auf die neue Struktur

Physische Akte

Migration der 1,5 Mio Einträge für die Aktenanforderung phys. Akten

Transfer der Akten Bad Homburg zum ext. Dienstleister Gaa Aktiv

Transfer der ausgelagerten Akten Iron Mountain zum Archiv Gaa Passiv

Barcode-basierte Schnittstelle zur Übernahme und Einbuchen der Akten

Elektronische Akte

Migration der flachen Dokumentstruktur des Altsystems auf die neue

Struktur eAkte

Vollständige Umstellung von Scannen und Indexierung auf externen

Dienstleister

Migration der Reportarchivierung

Übernahme von ca. 2,5 Mio. Reports - verteilt auf 652 Dokumentenklassen

Transparente Migration der Importprozeduren ohne Änderung der

Quellsysteme

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Migrationskonzept (2)

Quick-Win Maßnahmen im Rahmen der Migration

Bearbeitung von Werkstattrechnungen mit Einbindung direkt im aktuellen

System aus dem Bereich Fleet

Direkte Bearbeitung der Rechnungen im Quellsystem

Viewer-Schnittstelle zum DMS über Elektronische Akte

Anbindung der Output-Infrastruktur an das DMS

Einführung einer Mischakte

Archivierung der Dokumente aus dem Druck-Outputstrom

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Seite 18

Koexistenz von physischen und elektronischen Akten

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2. Schritt: Durchführung der Migration

Durchführung pro Geschäftsfeld analog der Hostmigration

1. Übernahme der Aktendaten aus dem Hostsystem

inkl. Überführung in neue Akten Struktur

2. Umzug der Akten zur Firma Gaa

3. Umbuchen der physischen Akten

4. Rollout des Ecliso-Clients

5. Migration der Reports

6. ggf. Migration der Dokumente aus FileNet IS-

Archiv

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DCS-

Print

P8

AP

I

DMS-Infrastruktur nach Migration

Ecliso-Client

P8 App-Engine

Fleet

Rechnungs-

Workflow

FTP

VPN

Ap

Flo

wE

cli

so

-IF

SAPRechnungen

P8 Cont.-Engine

P8 Proc.-Engine

Import-

Server

ISR-Import-

Manager

Cenit-

Service&

Import-

Manager

Ba

tch

XM

LX

ML

Dokumente

für E-Akte

ORBI

UCS

UCS-Report

Fleet-Report

Orbi-Report

AC

SA

P

MILES

PHINKASSO

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3. Schritt: Einführung eAkte in allen Geschäftsfeldern

Gesamtumstellung auf elektronische Aktenführung

1. Validierung des vorhandenen Aktenplans

2. Erstellung eines Zielbildes

3. Definition der Importprozesse (Ecliso-Client,

Scannen, ext. Dienstleister)

4. Definition Anpassung des Ecliso-Clients

5. Kosten/Nutzenanalyse

6. Umsetzungs- und Einführungsplan

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Digitale Dokumentenverwaltung über die gesamte Wertschöpfungskette

Führende Systeme

Mustermann GmbH

Kundenakte

Angebotsakte

Mustermann GmbH

Kundenakte

Angebotsakte

n Vertragsakten

Mustermann GmbH

Kundenakte

Angebotsakte

n Vertragsakten

Verwertung

DMS

Kunden

akquirieren

Vertrag

beenden

Bestand

bearbeiten

Vertrag

abschließen

Angebot

erstellen

Neuer Interessent Vertrag Vertrag aktiviertAngebot

Vertrag

beendet

Objekt

verwertet

Prozesse

Status

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Ablage/Versionierung Dokumentensuche/-anzeige (Retrieval)

Mustermann GmbH

Kundenakte

E-Akte

CRM-Eagle Vertragssysteme/E-Akte ClientAngebotssysteme/Connect

Risiko

geprüft

LCM

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DMS nach Umstellung aller GF

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4. Schritt: Pilot Prozessoptimierung

Umstellung auf prozessbasiertes Vorgehen

1. Pilot mit standardisiertem Geschäft – S-Direkt

2. Aufnahme aller Geschäftsvorfälle (GeVo)

3. Zuordnungsmatrix Dokumenttypen zu GeVo

4. Anforderungsanalyse – Ecliso vs. BPM-Tool

5. Kosten/Nutzenanalyse

6. Umsetzungs- und Einführungsplan

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Aufnahme der Gevos und dahinter stehenden Prozesse

– Beispiel: Gevo Neugeschäft

– Fest definierte Dokumentenstruktur mit Einreichungsblatt, Vertrag ...

– Fest definierter Ablauf mit QS, Kundenanlage, Vertragsübernahme und

Aktivierung

– Definition eines einfachen Workflows ohne Schnittstellen

– Eingangskanäle

– Papier

– Fax

– E-Mail

– Validierung der automatischen Erkennung durch den Dienstleister

– Einfache Erkennung des Standardfalls (90%)

– Ausnahmefall: unvollständige Dokumente werden im Standardfall über

Wiedervorlagen abgewickelt

– Andere Ausnahmefälle werden in einem Clearing-Gevo abgehandelt

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Kosten/Nutzen-Analyse

– Einsparungspotential wurde bereits in einer Vorstudie erhoben

– Potential in der Steuerung von Massenprozesse

– Möglichkeit Routinetätigkeiten auszulagern (Beispiel: Erfassung Partner)

– Potential für eine automatisierte Abarbeitung

– Potential direkte Anbindung externer Partner

– Entscheidung für 1. Version im Ecliso-Standard

– Kostengünstige und schnelle Umsetzung

– Erfahrungen bei einer Umstellung papierbasiert vs. elektronisch sammeln

– Erfahrung bzgl. Erkennungsqualität des Dienstleisters sammeln

– Verifikation der Vorgehensweise

– Erfassung der Durchlaufzeiten

– Keine ausreichende Schnittstellen der Vertragssysteme für automatisierte

Abarbeitung vorhanden

– Planung einer 2. Version auf Basis einer Business Process Plattform

– Großes Potential im Massengeschäft

– Wiederverwendung der Basisprozesse und Erkennung (GeVos)

– Integration in die Service-Infrastruktur der Vertragssysteme

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Umsetzung: Erfassung

– Alle Papierdokumente werden beim externen Dienstleister digitalisiert.

– Alle für die Fa. Gaa erkennbaren Indexwerte werden erfasst und mit demelektronischen Dokument verknüpft. Dieses sind Kunden-Nr., Vertrags-Nr.,Angebots-Nr., Erfassungsdatum, Fax-/Mail-Nr. des Absenders, Dokumententyp-Nr.und der Geschäftsvorfall.

– Die elektronischen Dokumente werden mit Indexwerten an die DL übertragen.

– Zu jedem eingehenden Dokument wird im DMS-System eine Aufgabe erstellt.Anhand des Geschäftsvorfalls wird diese Aufgabe dann mit dem Dokument in einenTeam-Postkorb (TPK) einsortiert.

– Konnte eine Kunden-Nr. und Vertrags-Nr. oder eine Angebots-Nr. erfasst werden,wird das Dokument automatisch in eine bestehende oder neue Vertragsakteeingeaktet. Wurde keine Nummer erkannt, muss diese vom ersten Bearbeitermanuell nachgepflegt werden.

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Umsetzung: Bearbeitung

– Die S-Direkt-Mitarbeiter öffnen die Aufgaben aus einem TPK und bearbeiten das

anhängende Dokument.

– Mit der Erledigung einer Aufgabe verschwindet die Aufgabe aus den Postkörben.

Das Dokument bleibt dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert.

– Vorgänge für BHI oder Rechnungswesen S-Direkt werden den entsprechenden

Postkörben zugeordnet. Die Mitarbeiter von BHI oder Rechnungswesen können

direkt auf diese Postkörbe zugreifen, sie können auch neue Aufgaben erstellen und

einem TPK zuordnen. Ist bei einem BHI-Vorgang der BHI-Mitarbeiter erkennbar (auf

Dokument oder in UCS) so wird dieser vor Weiterleitung in das Betreff-Feld der

Aufgabe eingetragen.

– Das Betreff-Feld ist in den Aufgabenlisten sichtbar und kann daher auch für

spezielle Vermerke wie Bearbeiter-Name, ‚Eilt‘-Hinweis oder sonstiges verwendet

werden.

– (Objekt-) Rechnungen werden (i.d.R. mit der Einreichung) durch Vertrag in der Akte

abgelegt. Es erfolgt keine Weitergabe an ReWe.

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Umsetzung: Spezialfälle

– Bei der Rücksendung von Einreichungen wird im Normalfall nur noch die Checkliste

zurück geschickt. Die Einreichungsunterlagen verbleiben in der elektronischen Akte.

– Bei der Rücksendung von Rechnungen wird nur noch die Kopie der Rechnung mit

dem entsprechenden Begleitschreiben zurück geschickt. Die Original sind bei Fa. Gaa

archiviert und nur im Ausnahmefall dort anzufordern.

– Die bei der Vertragsbeendigung zu archivierenden Dokumente (Verkaufsabrechnung

u.a.) werden pro Vertrag zusammen getackert, das erste Blatt oben rechts mit einer

‚10‘ manuell beschriftet und in die Post an Fa. Gaa gegeben.

– Das Versenden von E-Mails an Sparkassen erfolgt aus dem Outlook-Profil ‚S-Direkt‘.

Dieses wird dann als Absender angezeigt und mögliche Antworten gehen in den

Postkorb ‚Korrespondenz‘.

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Umsetzung: Postkörbe

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Umsetzung: Bearbeitung

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5. Schritt: Ausbau auf das gesamte Geschäftsfeld MFB

Umstellung auf prozessbasiertes Vorgehen analog S-Direkt Prozess

1. Sukzessive Umstellung aller Linien

2. Start mit DL-Direkt – Erfahrung mit nicht

standardisierten Prozessen sammeln

3. Anschließend Umstellung der anderen Sparten

4. Einführung einer BPP mit einem Pilotprozess

5. Sukzessiver Ausbau der Schnittstellen

6. Migration aller Prozesse auf die BPP

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Aktueller Stand und Ausblick

– Alle MFB-Prozesse werden aktuell über Ecliso abgewickelt

– Aktuell fließen die Erfahrungen in ein neues Release ein:

– Reduzierte Anzahl von Postkörben

– Bearbeitung der GeVos durch einzelne Teams inkl. Einführung kleinerer Workflows

– Schnittstellen zu Vertragssystem und SAP

– Einführung BPP erst im nächsten Geschäftsjahr geplant

– Im Projekt ITZ (IT-Zukunftsfähigkeit) wird die generelle Infrastruktur überarbeitet

– Kernsysteme stehen auf bzgl. ihrer Integrationsfähigkeit dem Prüfstand

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Seite 34

Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit!

Dr. Ernst Lutz


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