EASY ENTERPRISE.i Produktinformation

Marktführende Lösungen für effizientes Dokumentenmanagement

DOCUMENTS IN A NEW DIMENSION

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BeschreibungÜBERBLICK

Den Kern von ENTERPRISE.i bildet EASY ARCHIV, dasbewährte elektronische Archivsystem zur revisionssicherenLangzeitarchivierung sämtlicher Dokumente. Bislang inrund 8.000 Installationen weltweit im Einsatz, präsentiertsich die Windows-basierte Archivlösung nun mit neuemWeb-Client, einer kompletten Client-Integration in das EASYLOGISTICS CENTER und zahlreichen weiteren neuenFunktionen.

EASY ENTERPRISE.x repräsentiert die nächsteGeneration des EASY ARCHIV-/DMS-Servers und zeichnetsich neben Skalierbarkeit, Hochverfügbarkeit und effizien-ter Lastverteilung vor allem durch eine plattform-übergreifende Architektur aus. So werdenneben Windows zum Beispielauch Linux, Apple Macintosh

oder diverse UNIX-Varianten unterstützt. EASY ENTERPRISE.xist für sehr große Dokumentenvolumen geeignet und fürminimalen Administrationsaufwand in diesen Einsatzfeldernoptimiert; als Clients finden Standard-Web-Browser sowieder Java-basierte, omnikompatible iDOX-Client Verwen-dung.

Die integrierten Archivierungslösungen im Umfeld ausge-wählter Standardsoftware wie mySAP, Notes oder Navisionsind unter ENTERPRISE.+ zusammengefasst. Ebenfalls indiesem Segment enthalten sind EASY xBASE (serverbasierteArchivlösung für Microsoft Exchange) sowie das webba-

sierte, plattformunabhängige UnternehmensportalEASY LOGISTICS CENTER mit der DMS-/

Workflow-Lösung EASY DOCU-MENTS.

Mit ihrer modern konzipierten Produktlinie EASY ENTERPRISE konzentriert sich die EASY SOFTWARE AG

auf die elektronische Beleg- und Datenarchivierung und das Management von Dokumenten und

Inhalten. Dabei lässt sich EASY ENTERPRISE in drei untereinander kombinierbare Hauptsegmente unterteilen:

EASY ENTERPRISE IM ÜBERBLICK

Beschreibung EASY ENTERPRISE

EASY-ENTERPRISE: Bewährt – modern – komplett

EASY ENTERPRISE.i 3.50 – die zeitgemäßeWeiterentwicklung der marktführendenArchivierungs- und DMS-Lösung

EASY ARCHIV, der zentrale Bestandteil des Produkt-segments EASY ENTERPRISE.i, ist das bewährte elektroni-sche Archivsystem zur komfortablen und revisionssicherenAblage von Dokumenten aller Art, das heute bereits beirund 8.000 Unternehmen und Organisationen im Einsatzist. Anwender schätzen besonders die sekundenschnelleVolltextrecherche. Gleichzeitig erfüllt EASY ARCHIV diehandels- und steuerrechtlichen Vorschriften für die kaufmän-nische Belegarchivierung und lässt sich über zertifizierteSchnittstellen an die meistverbreiteten ERP-Systeme, wieSAP, oder an Groupware, wie Microsoft Exchange undLotus Notes, anbinden.

Die aktuelle Version von EASY ENTERPRISE.i präsentiertsich mit zahlreichen zusätzlichen Funktionalitäten undLeistungsmerkmalen und bietet neben Neuheiten wie dertransparenten Fileserverarchivierung mit EASY xSTOREoder dem komplett neu entwickelten AutomatisierungstoolEASY AUTOMATION auch einen neuen Web-Clientfür den weltweiten Datenzugriff per Intra- oder Internet.

Highlight: Die komplette Client-Integration indas EASY LOGISTICS CENTER

Unsere Kunden entscheiden sich immer häufiger für dieArchivlösung EASY ENTERPRISE.i in Verbindung mit demDOCUMENTS-Workflow. Durch die komplette Client-Integration in das EASY LOGISTICS CENTER kann derAnwender nun mit einem Klick in einer Benutzeroberflächezwischen der Vorgangsbearbeitung und der Archiv-recherche wechseln, und das selbst aus dem firmeninternenWeb-Portal heraus. Freude wird der neue Web-Clientsicherlich auch bei den Administratoren auslösen, da diesedann nur noch einen Web-Server zu pflegen haben.

Natürlich bietet der Archiv-Web-Client auch einige neueFunktionen, wie das Verlinken von Mappen und Dokumenten– oder die Recherche über die hierarchische Struktur einesAktenplans: Der neue Aktenplan light bietet eine freidefinierbare, kontextbezogene Ablage an, in der jederAnwender Dokumente unter sachlich-systematischenGesichtspunkten gliedern kann. Dokumente können da-durch kontextbezogen zu bestimmten Projekten oderThemen dargestellt und einfach verwaltet werden.

Moderne Informationstechnologie hat die

Rahmenbedingungen für globales wirt-

schaftliches Handeln revolutioniert. Mehr denn je

ist Geschwindigkeit bei der Entscheidungs-

findung in kundenorientierten Geschäftspro-

zessen die grundlegende Voraussetzung für

unternehmerischen Erfolg. Dazu müssen die

wirklich relevanten Informationen aus der stetig

wachsenden Datenflut herausgefiltert werden

und anschließend jederzeit uneingeschränkt zur

Verfügung stehen.

EASY ENTERPRISE erfasst jede Art von Massendaten, egal,ob elektronisch oder in Papierform. EASY ENTERPRISEstrukturiert und ordnet den Dokumentenfluss, sorgt für einerevisionssichere Langzeitarchivierung und hält Inhalte undInformationen unabhängig von Zeit und Ort unternehmens-weit griffbereit. Kein langes Suchen, kein Datenverlust,keine Papierflut in überquellenden Archivregalen – EASYENTERPRISE ist der Einstieg in das elektronische Büro desdigitalen Zeitalters. Durch den beschleunigten und effizien-teren Informationsfluss konzentrieren Sie sich auf dasWesentliche, treffen sichere Entscheidungen und reagierenrechtzeitig auf sich immer schneller veränderndeMarktanforderungen.

Die Grundidee ist bestechend einfach: Dokumenten-management-Software muss leicht und intuitiv zu bedienensein, sich zuverlässig in jede bestehende IT-Umgebung ein-fügen und sich den individuellen Anforderungen jedesAnwenders anpassen. EASY ENTERPRISE setzt auf modern-ste Datenbank- und Web-Technologie und ist für jedeUnternehmensgröße und jedes Datenvolumen skalierbar.Und sollte Ihr Unternehmen – und damit Ihre Anforderungen– wachsen, so wächst Ihr EASY-System einfach mit: UnserXML-Server als offene Integrationsschnittstelle ermöglichtIhnen den einfachen Wechsel zu EASY ENTERPRISE.x ohneviel Migrationsaufwand.

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Beschreibung

Fileserverarchivierung mit EASY xSTORE

EASY ARCHIV

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Jedes Unternehmen muss zahlreiche Unter-

lagen jahrelang aufbewahren, seien es kauf-

männische Buchungsbelege, Kalkulationsta-

bellen, Word- und Excel-Dateien oder technische

Zeichnungen. Selbst in mittleren Betrieben kom-

men da schnell Millionen von Dokumenten

zusammen. Im herkömmlichen Aktenkeller

kostet dann die Ablage und Suche am Ende mehr

Zeit als die eigentliche Bearbeitung, und wichtige

Dokumente lassen sich zuweilen gar nicht mehr

auffinden. Aber das muss nicht so sein: EASY

ARCHIV, das bewährte, leistungsfähige elektroni-

sche Archivsystem, sorgt für die revisionssichere

Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente,

senkt Ihre Archivkosten und erhöht die

Produktivität – unter Einhaltung aller gesetz-

lichen Vorgaben.

Statt in überquellenden Aktenschränken und Papierstapelnzu suchen, finden Sie Ihre Dokumente jetzt auf Knopfdrucksekundenschnell an Ihrem Arbeitsplatz wieder. Und dortarbeiten Sie ohne Medienbrüche sofort weiter: VersendenSie das gefundene Dokument per E-Mail oder Fax, fügenSie elektronische Notizen hinzu, oder kopieren Sie einfachTeile des Dokuments in Ihren Brief.

Man muss aber nicht auf die bewährten Mappen undOrdner verzichten, um Zeit und Geld zu sparen, dennEASY ARCHIV bildet diese hilfreichen Werkzeuge inelektronischer Form ab. Recherche, Mappeneditor und diekomfortable Scan-Fernbedienung sind in eine einzigeOberfläche integriert; die einzelnen Dokumente sind ineigenen Mappenfächern übersichtlich sortiert.

EASY ARCHIV speichert Dokumente und Daten beliebigerArt. Mit dem eingebauten Datei-Viewer können über 200Dateiformate wie Grafik, Text, Kalkulationen oder CADangezeigt werden, auch wenn die entsprechendenProgramme nicht installiert sind. Über die komfortableVolltextrecherche findet man alle Dokumente unterMillionen anderen sekundenschnell auch noch nach Jahrenwieder, und das selbst dann, wenn man sich nicht mehrgenau an Namen oder inhaltliche Details erinnern kann.

Transparente Fileserverarchivierung mit EASY xSTORE

Mit der transparenten Fileserverarchivierung EASY xSTOREerfüllt EASY einen immer häufiger genannten Wunsch derKunden. Die Dokumente auf einem Fileserver werden server-

EASY-ARCHIV®

Das Langzeitgedächtnis

Ihres Unternehmens:

Zuverlässig –

kostengünstig –

einfach

Revisionssicher und gesetzeskonform

Keine Angst vor der Steuerprüfung: Die Revisionssicherheitder Langzeitarchivierung mit EASY ARCHIV gemäß den»Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buch-führungssysteme« (GoBS) wurde gutachterlich bestätigt undzertifiziert. Jede Veränderung oder Manipulation an denarchivierten Dokumenten und Belegen ist ausgeschlossen;alle relevanten Systemaktivitäten werden protokolliert.EASY ARCHIV unterstützt verschiedene Arten vonDatenträgern, speziell auch die WORM-Technologie, diefür die Langzeitarchivierung besonders geeignet ist. MitZusatzmodulen ist EASY ARCHIV in der Lage, Daten ausERP-Systemen konform zur bundeseinheitlichenSteuerprüfungssoftware IDEA aufzubereiten und gemäßAbgabenordnung bereitzustellen.

Beschreibung EASY ARCHIV

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seitig regelbasiert archiviert. Die Besonderheit liegt aller-dings darin, dass der Anwender davon nichts merkt. Für ihnsieht es so aus, als ob das jeweilige Dokument nach wie vorauf dem Fileserver an der gleichen Stelle steht. Dabei handelt es sich aber nur um eine kleine Verknüpfungsdatei,die auf das eigentliche Dokument im Archiv verweist. Einspezieller Treiber auf dem Windows-Client löst diesenVerweis auf und lädt das Dokument automatisch. Dies funk-tioniert direkt aus den üblichen Applikationen wie Wordoder Excel im »Datei öffnen«-Dialog und natürlich aus demExplorer. EASY xSTORE löst damit nicht nur Speicher-probleme, sondern erfüllt zusätzlich auch die rechtlichenAnforderungen an die revisionssichere Ablage von unter-nehmensrelevanten Dokumenten.

Dokumentenanzeige mit Notizen

Trefferliste im EASY ENTERPRISE.i Web-Client

BeschreibungEASY ARCHIV

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EASY-ARCHIV®

Leistungsstark

von Beginn an

BASIC SERVER – Extras inklusive

Schon in der kleinsten Basiskonfiguration enthält EASYARCHIV diverse Module, welche die Grundfunktionenergänzen und das Archiv noch nützlicher und flexiblermachen. EASY COLD archiviert Druckspool-Dateien voll-automatisch. Es separiert die enthaltenen Dokumente undextrahiert die Indexfelder und den Volltext mit hoherGeschwindigkeit und Genauigkeit. Das Modul WINCOLDleistet Ähnliches für beliebige Windows-Applikationen; eserscheint unter Windows als ein eigener Archiv-Druckerund kann direkt aus den jeweiligen Anwendungen mittelseines eigenen Druckertreibers Dokumente im TIFF- bzw.PDF-Format in EASY ARCHIV oder im EASY LOGISTICSCENTER ablegen. Über die OFFICE INTEGRATIONwerden Dateien aus der Microsoft Office-Welt über mit-gelieferte MicrosoftOffice-Makros in EASYARCHIV oder im EASYLOGISTICS CENTERbereitgestellt. Dabeidient der XML-Serverals Verbindung zuEASY ARCHIV und dieMakros können – beiminimaler Installationauf dem Client – sofortgenutzt und gegebe-nenfalls angepasstoder verändert wer-den.

FLEXI search-Suchmaske: sprachübergreifende Recherche in EASY-Archiven

Mit CD query werden komplette Archive oder selektierteArchivbestände zusammen mit der Recherchesoftware aufeine CD gebrannt. So entsteht ein selbsttragendes Archiv,das an jedem PC oder Notebook durchsucht werden kann– optimal für Außendienstmitarbeiter und Filialbetriebe.Das Modul FLEXI search wird als Add-on für denMappenmanager angeboten und erlaubt die komfortablesprachübergreifende Suche in Ihren Dokumenten: FahndenSie z. B. nach dem deutschen Wort »Wohnung«, so wer-den Ihnen auf Wunsch auch Treffer aus anderssprachigenDokumenten mit den jeweiligen Entsprechungen wie »flat«oder »suite« angezeigt. Zusätzlich können Sie in den ver-schiedenen Sprachen nach Synonymen suchen und eigeneerweiterbare Wörterbücher anlegen. Und last but not least

lassen sich die Such-ergebnisse und Archiv-daten mit EXPORT infrei gestaltbarer Formexportieren oder mitEASY REPORT wiederfür das Papier aufberei-ten: Über einen For-mulargenerator könnenIndexfeldinhalte undarchivierte Dokumenteentsprechend formatiertauf dem Drucker oderals PDF-Datei ausgege-ben werden.

CD query: selbsttragende Archive auf CD

Beschreibung EASY ARCHIV

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Automatisierung von komplexen Vorgängen über EASY AUTOMATION Mappenansicht mit integriertem CAD-Viewer oder 200 weiteren

zur Verfügung stehenden Viewern

ADVANCED und CORPORATE Server – optische Speicher und mehr

Die weiteren Ausbaustufen von EASY ARCHIV enthaltenModulpakete zur Unterstützung optischer Datenträger.EASY TRANSFER überträgt und verwaltet umfangreicheArchivbestände auf optischen Medien wie z. B. WORM-MO – sicher, einfach und schnell. EASY JUKEBOX inte-griert Medienwechsler beliebiger Größenordnung in dasArchivsystem. Für einen schnellen Online-Zugriff werdendie Daten dabei mit EASY ONLINE ganz oder teilweiseauf schnelle Festplattensysteme gespiegelt.

Die leistungsfähigste Ausbaustufe ermöglicht schließlichdie Anbindung der EASY CORE APPLICATIONS und damitdie Archivierung im Umfeld von SAP, Lotus Notes undMicrosoft Exchange Server.

Einfach automatisch mit EASY AUTOMATION

Das vollständig neu entwickelte Automatisierungstool EASYAUTOMATION 3.50 dient der Steuerung und Überwa-chung aller Serverprozesse rund um die Archivierung undschafft dabei eine einmalige Transparenz. Die mächtigenWorkflowprozesse mit Time-, Kopier-, Import-, Cold- oderMail-Events werden als XML-Dateien abgelegt, einfach vor-definiert und beim Kunden eingespielt.

AUTOMATION kann zum Beispiel eingesetzt werden, umeine Datensicherung oder Datenübertragung zu automati-sieren, Archivierungsläufe zeitgesteuert zu starten oderProgrammabläufe zu überwachen. Dabei können dieAUTOMATION-Jobs so konfiguriert werden, dass beliebi-ge Aufgaben durchgeführt werden, sobald vordefinierteEreignisse eintreten. Die einzelnen Prozesse lassen sichzusätzlich mit Kontrollobjekten verknüpfen, so dass sichvielfältige Möglichkeiten für einen automatisiertenSystembetrieb bieten.

Der Administrator hat die Möglichkeit, die AUTOMATION-Jobs vorher im Offline-Modus zu prüfen und an beliebigeStellen so genannte Haltepunkte zu setzen, um den Ablaufan einer bestimmten Stelle zu unterbrechen und sich einenÜberblick über den aktuellen Stand von Ausgaben oderWerten zu verschaffen. Durch die Anordnung frei definier-barer Verzeichnisfarmen, in denen die verschiedenenAUTOMATION-Jobs organisiert werden, bleibt dieAdministration zu jedem Zeitpunkt übersichtlich; die ver-schiedenen Aufgaben können graphisch zusammenge-stellt, parametriert und komfortabel miteinander verknüpftwerden.

Beschreibung

EASY CAPTURE ist die Hochleistungsscanner-

lösung für die Massendatenerfassung von

Papierdokumenten und bietet eine Fülle von

Funktionen für die manuelle, halb- und vollauto-

matische Belegerfassung. CAPTURE verarbeitet

Word- und Excel-Dateien, digitalisierte Röntgen-

bilder und sonstige elektronische Dokumente

aller Art. Darüber hinaus ist EASY CAPTURE auch

für den zunehmenden elektronischen Belegaus-

tausch bestens geeignet und liefert somit die

Grundvoraussetzungen für alle weiteren Bear-

beitungsprozesse eines zeitgemäßen, effizienten

Dokumentenmanagements.

Nach wie vor erhält ein Unternehmen die meistenDokumente wie Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen,Verträge und Farbbroschüren in Papierform. EASY CAPTUREdigitalisiert im Stapelbetrieb mit Hochleistungsscannernnahezu unbeschränkte Dokumentenmengen und legt sie inelektronischen Arbeitskörben und themenbezogenenDokumentenstapeln sinnvoll ab. Dort heftet ein Sach-bearbeiter dann die Seiten eines Belegs elektronisch zusam-men und versieht den Beleg mit Indexbegriffen, mit denendas Dokument später recherchiert werden kann. DieIndexierung erfolgt komfortabel über angepasste Eingabe-

masken; Auswahllisten undPlausibilitätskontrollen garantie-ren eine fehlerfreie Eingabe.Besonders praktisch ist dieAutoindex-Funktion: Der Erfassertippt z. B. bei einer Eingangs-rechnung nur den Namen desLieferanten ein; CAPTURE suchtdann in einer Datenbank nachden vollständigen Stammdatenwie Lieferantennummer oderAdresse und trägt dieseAngaben automatisch in dieErfassungsmaske ein.

Genauso komfortabel unterstütztEASY CAPTURE das Ad-hoc-

Scannen am Arbeits-platz des Sachbe-arbeiters. Die Scan-Fernbedienung steuertalle Funktionen desScanners und unter-stützt auch fortge-schrittene Technikenwie »Virtual Rescan«,die die Korrektur

EASY-CAPTURE®

Die hochleistungsfähige

Scannerlösung

für die elektronische

Belegerfassung

EASY CAPTURE

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Beschreibung EASY CAPTURE

enthält heute farbige Elemente. Egal ob Bilder, bunteGrafiken und Logos oder eingefärbte Textflächen – mit demZusatzmodul EASY COLOR doc für EASY CAPTURE stehteiner Digitalisierung und OCR-Erkennung farbiger Belegenichts mehr im Wege. EASY COLOR doc nutzt die hochmo-derne Wavelet-Technologie: LuraDocument und Lurawavesind Verfahren zur Dokumentenkompression, die sowohldie Lesbarkeit als auch die visuelle Qualität und Farbigkeitder Bildbereiche garantieren, und das bei überlegenenKompressionsraten und ohne Qualitätsverlust.

Der Geniestreich

Mehrseitige Faxe, E-Mails, eingescannte Rechnungen,Lieferscheine, Prospekte oder das obligatorische Dies undDas der Tagespost – ein heterogener Dokumentenstapel,der geordnet sein will. Unterschiedliche Abteilungen, unter-schiedliche Empfänger – je schneller die Post beimAdressaten ist, desto schneller kann sie bearbeitet werden.Dokumente erkennen und zielgerichtet weiterleiten – IhrComputer kann das nicht? EASY IQ classify schon!

Als EASY CAPTURE-Zusatzmodul klassifiziert EASY IQ clas-sify die erfassten Texte und Dokumente vollautomatisch undsortiert sie in vorab definierte Dokumentenstapel undPostfächer. Und EASY IQ classify ist lernfähig: InMinutenschnelle begreift das Modul neue Dokumenten-klassen, ohne sein altes Wissen zu verlieren. IntelligenteKlassifizierung, zielgenaues Sortieren und produktiveGelehrigkeit – eben ein digitales Genie.

Nach der Klassifizierung werden die erkannten Dokumenteautomatisch indexiert und direkt über das EASY LOGISTICSCENTER bzw. ein Workflow- oder Mail-System an diezuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet: Rechnungen indie Buchhaltung, Bewerbungen an den Personalchef undOrders an die Auftragsabwicklung. Auch innerhalb dieserAbteilungen kann IQ classify eine weitere Zuordnung fürdie einzelnen Sachbearbeiter durchführen. So erhält jederdie für ihn bestimmten Dokumente – treffsicher und schnell.Vorab festgelegte Dokumenttypen können auch direkt revi-sionssicher in einem EASY ENTERPRISE.i Archiv abgelegtoder über das Zusatzmodul EASY MAIL export elektronischversendet werden.

eines Bildes rein elektronisch, also ohne erneutes physikali-sches Scannen, erlaubt.

Weniger Arbeit – mehr Zeit für das Wesentliche

Sie können aber auch einfach das System für sich arbeitenlassen und die gescannten Belege mittels OCR oderBarcode vollautomatisch im Batch-Verfahren indexieren.Dafür bietet CAPTURE die EASY RECOGNITION-Zusatz-module an. Auch im Batch-Betrieb fügt CAPTURE mittelsAutoindex dem Beleg Stammdaten hinzu. Die zeitraubendeund fehleranfällige Indexierung von Hand entfällt völlig; esgenügt ein einzelner Scanoperator, der den Prozess über-wacht und nur noch in Ausnahmesituationen manuell ein-greift.

Als OCR- oder Barcode-Engines nutzt EASY CAPTURE mo-dernste Erkennungssoftware, wie zum Beispiel die Anwen-dungen der Pegasus Imaging Corporation, die neben Textund (2D-)Barcode auch handschriftliche Notizen über dieICR-Erkennung prüfen und einlesen können.

Mehr Qualität und Leistung bei der OCR- und Barcode-Erkennung verspricht auch der neue ABBYY FineReader inder Version 7.1, der jetzt als Erkennungs-Modul integriertwurde. Der standardmäßig in EASY CAPTURE integrierteFineReader erkennt Text und Barcodes auf gescanntenDokumenten in den unterschiedlichsten Formaten (TIFF,JPEG, LDF); zudem kann der Anwender zwischen mehrerenBarcode-Engines auswählen. Neben einer deutlichenQualitätsverbesserung bei der Erkennung von Text, werdennun auch Druckschrift auf Formularen, Dot-Matrix und eineVielzahl weiterer Sprachen unterstützt.

Ein besonderes Highlight ist die layout-genaue Übernahmedes Textes einer eingescannten Seite als fertige RTF-Datei.Zusätzlich zum gescannten Dokument kann der Anwendereine mit der Vorlage identische RTF-Datei im Archiv ablegenund damit automatisch für die Volltextsuche zur Verfügungstellen.

Um noch mehr Genauigkeit bei der Texterkennung zu erzie-len, wurde mit dem Barcode Voting zudem die Möglichkeitzur Abstimmung unterschiedlicher Erkennungsmodule inEASY CAPTURE eingebaut: So wird ein Barcode von ver-schiedenen Engines gelesen und die erkannten Ergebnisseuntereinander verglichen. Sollten diese nicht übereinstim-men, kann der Anwender sich für eines der Ergebnissemanuell entscheiden und richtig stellen, oder nicht überein-stimmende Ergebnisse automatisch zurückstellen lassen.

Farbe bleibt Farbe

EASY hat der Realität Rechnung getragen: Ein Großteil derEingangspost wie Geschäftsbrief, Prospekt oder Rechnung

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Beschreibung

Das EASY LOGISTICS CENTER (ELC) vereinigt

modernes Dokumentenmanagement, flexi-

bles Contentmanagement und einen leistungsfä-

higen Web-Shop zu einem integralen plattform-

unabhängigen und webbasierten digitalen

Unternehmensportal. Die Anbindung an vorhan-

dene Mail- oder Datenbanksysteme sowie die

Erstellung und Visualisierung regelbasierter

Workflows sorgen zusätzlich für maximale

Transparenz und Arbeitsergonomie.

Mit dem EASY LOGISTICS CENTER präsentiert die EASYSOFTWARE AG eine technologisch neuartige Software-lösung, die sich flexibel jeder individuellen Anforderunganpasst, die notwendigen Informationen zur richtigen Zeitam richtigen Ort zur Verfügung stellt und den komplettenDokumentenfluss eines Unternehmens in einer benutzer-freundlichen Web-Oberfläche zusammenfasst.

Plattformunabhängig

Das EASY LOGISTICS CENTER integriert sich in jede beste-hende IT-Infrastruktur und kann sowohl auf modernenWindows-Betriebssystemen als auch auf UNIX- oder Linux-Servern aufsetzen. Eine eigene Installation auf den Client-Workstations ist nicht notwendig; sämtliche Funktionen las-sen sich über die Web-Oberfläche im Internetbrowser auf-rufen. Als Datenbank für die internen Verwaltungsdatennutzt ELC neben verschiedenen Versionen des MicrosoftSQL Servers auch Oracle oder sogar die Open SourceDatabase MySQL. Über das Java-basierte API sindFremdanwendungen integrierbar. Die Administration allerELC-Komponenten geschieht in einem zentralen Redaktions-und Verwaltungsclient.

Übrigens: Durch Nutzung des EASY XML-Servers können Sie sofortauf die neue EASY ENTERPRISE.x-Archivtechnologie»umsteigen«, denn über das CONTENT-Modul des EASYLOGISTICS CENTER wird direkt mit dem XML-Server alsSchnittstelle kommuniziert, so dass Sie problemlos auf alleArchive in ENTERPRISE.i oder ENTERPRISE.x lesend undschreibend zugreifen können.

EASY DOCUMENTS: Wie der Name schon sagt …

EASY DOCUMENTS ist das Herzstück des EASY LOGISTICSCENTER. Über den Web-Client von EASY DOCUMENTSwerden Dokumente zu Geschäftsvorgängen erstellt, bear-beitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet.EASY DOCUMENTS fasst mit dem bewährten EASY-Mappenkonzept einen Geschäftsvorgang inklusive derdazugehörigen Dokumente und Daten in einer digitalen

EASY-LOGISTICS CENTER®

Content- und

Dokumentenmanagement

in einer webbasierten

Portallösung

EASY LOGISTICS CENTER

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Internetauftritt mit dem EASY LOGISTICS CENTER

Beschreibung EASY LOGISTICS CENTER

Vereinfachte Kommunikation mit externen Systemen

Ein weiteres Add-on ist die DOCUMENTS Factory; sie kannan vorhandene Mail- oder Datenbanksysteme angebundenwerden und aus diesen externen Systemen Informationenfür DOCUMENTS bereitstellen. Die Database-Komponenteermöglicht den Zugriff auf ODBC-fähige Datenbanken. DieDaten aus Tabellen und Feldern werden zeitgesteuert ein-gelesen; anschließend werden aus diesen InformationenDOCUMENTS-Vorgänge generiert und gegebenenfallsdefinierte Workflows gestartet.

Bequeme Archivanbindung

Sind Geschäftsvorgänge beendet und abgeschlossen, sokann der DOCUMENTS-Anwender diese Mappen ganzeinfach per Knopfdruck revisionssicher in einem EASY-Archiv ablegen. Und genauso einfach kann er die archi-vierten Mappen in seinem DOCUMENTS-Client wiederrecherchieren und anzeigen, um den gesuchten Vorgangzu reaktivieren. EASY DOCUMENTS kann zusätzlich auchauf EASY-Archive mit anderen Daten zugreifen, die z. B. mitCOLD archivierte Ausgangsbelege enthalten. Die sekun-denschnelle Volltextrecherche findet in beiden Fällen archi-

Mappe zusammen und generiert so eine gemeinsameDokumentenbasis für alle Anwender.

Durch frei oder fest definierbare Versendeszenarien wirdder Dokumentenfluss gesteuert und eine termingerechteVorlage beim zuständigen Sachbearbeiter garantiert.Geschäftsprozesse werden beschleunigt undTerminüberschreitungen vollständig ausgeschlossen; jederVorgang bleibt jederzeit transparent. Dabei verzichtetEASY DOCUMENTS auf die starre, zentral festgelegteVorgangssteuerung prozessorientierter Workflow-Systeme.Der Anwender von EASY DOCUMENTS kann den vordefi-nierten Weg seiner Dokumente selbst noch ändern oderaber einen ganz eigenen Versendeweg definieren; so kanner jederzeit, dem Einzelfall angepasst, agieren.

Workflows erstellen und visualisieren

Mit der als Add-on erhältlichen Workflowengine II(»Production Workflow«) im DOCUMENTS-Modul wird dieErstellung und Visualisierung automatischer Workflowswesentlich vereinfacht. Die Workflowengine II ist als eigen-ständige Logik neben der bisherigen Workflowengine ent-wickelt worden. Abhängig von den Anforderungen könnenentweder variable oder feste Workflow-Szenarien konzi-piert werden. In Verbindung mit Microsoft VISIO werdendiese neuen Workflows grafisch erstellt; die Übernahmeerfolgt auf Knopfdruck. So lassen sich Workflows erstellen,die abhängig von Feldinhalten unterschiedliche Aktionenausführen.

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Formularbasierte Dokumentenmappen

und Workflows machen das Arbeiten

mit digitalen Vorgängen übersichtlich

und einfach.

BeschreibungEASY LOGISTICS CENTER

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vierte Mappen im Handumdrehen, ohne dass derSachbearbeiter die DOCUMENTS-Benutzeroberflächeverlassen muss. Durch die komplette Client-Integration in das EASY LOGISTICS CENTER kann der Anwender mit einem Klick in einer Benutzeroberfläche zwischen derVorgangsbearbeitung und der Archivrecherche wechseln.

Ganz einfach: Internet, Extranet, Intranet und E-Commerce

Während EASY DOCUMENTS vor allem unternehmensin-tern eingesetzt wird, zielen die weiteren ELC-Produktezusätzlich auch auf größere Benutzergruppen in E-Commerce- und Extranet-Szenarien.

ELC CONTENT ist ein ideales Tool zur Gestaltung eineröffentlichen Internetpräsenz zur Präsentation desUnternehmens, seiner Produkte und von Informationen allerArt. Redakteure können ohne spezielle HTML-Kenntnissemit einem Webbrowser redaktionelle Beiträge insUnternehmensportal stellen, von einem beliebigenStandort, überall auf der Welt.

ELC COMMUNITY enthält webbasierte Groupware-Tools:Diskussionsforen, Organizer, Newsmailer und einen E-Mail-Client. ELC COMMERCE schließlich ist ein vollwertiger E-Shop mit allen notwendigen Funktionen für Präsentationund Verkauf von Waren und Dienstleistungen.

All diese Anwendungen sowie EASY DOCUMENTS sindim EASY LOGISTICS CENTER in einem einheitlichen Portalintegriert. So kann sich ein Benutzer z. B. im öffentlichenInternetbereich über die Produkte eines Unternehmensinformieren und dann sofort im Shop bestellen. Hinter denKulissen geht die Integration dann weiter: Die Bestellung imShop erzeugt eine neue Mappe in EASY DOCUMENTS,die dem zuständigen Sachbearbeiter automatisch zugelei-tet wird. Gleichzeitig wird der Vorgang in EASY ARCHIVrevisionssicher archiviert. Andererseits können z. B. auchredaktionelle Inhalte mittels EASY DOCUMENTS erarbei-tet, abgestimmt und genehmigt werden, die dann am Endewieder über ELC CONTENT veröffentlicht werden.

Alle Anwendungen arbeiten personalisiert, d. h., sie bietenjedem Benutzer die speziell für ihn bestimmten Informa-tionen. Hochmoderne Datenschutztechnologien gewährlei-sten dabei jederzeit einen optimalen Sicherheitsstandard.

Vordefinierte und ad-hoc angelegte Workflows werden anschaulich

grafisch dargestellt und bei Bedarf automatisch zugeordnet.

Workflows erstellen und visualisieren

Alle Aufgaben im Blick – Ansicht der Übersichtsseite

in EASY DOCUMENTS

Beschreibung EASY xBASE

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Mit EASY xBASE setzt EASY neue Maßstäbe

für die E-Mail-Archivierung in Microsoft

Exchange. EASY xBASE erhöht die Datensicher-

heit, steigert die Transparenz der E-Mail-

Korrespondenz, legt E-Mails revisionssicher ab,

verbessert die Performance und senkt den Total

Cost of Ownership (TCO). Überlastete Exchange-

Server, verstopfte Postfächer und aufwändige

Administration gehören damit der Vergangen-

heit an.

Eine E-Mail-Archivierung mit EASY xBASE entlastet dieDatenbank des Exchange-Servers um mehr als 90 %. DieRecherche nach archivierten E-Mails und den dazugehörigenDateianhängen geschieht per Volltextsuche direkt aus derOberfläche von Microsoft Outlook heraus. Diese Volltext-suche erstreckt sich nicht nur auf die Attribute einer E-Mail,sondern schließt die textlichen Inhalte angehängterDokumente mit ein.

Gleichzeitig integriert sich EASY xBASE ideal in OutlookWeb Access und bietet neben dem direkten Zugriff auf diearchivierten E-Mails via Referenz auch die Volltextrechercheim Nachrichtentext und in den Anlagen einer E-Mail. Somitverfügt der Anwender sowohl am Arbeitsplatz als auchunterwegs über den gleichen Funktionsumfang.

Mit einer regelbasierten E-Mail-Archivierung setzt EASYxBASE neue Maßstäbe für eine effiziente Organisation undAdministration von Microsoft Exchange. EASY xBASE über-wacht als Serverdienst im Hintergrund die Datenbank desExchange-Servers und stößt die Archivierung an, sobaldvordefinierte Kriterien erfüllt sind. Die Daten werden direktvom Exchange-Server in die EASY xBASE-Datenbank über-tragen und anschließend revisionssicher in ENTERPRISE.iarchiviert. Dieser Vorgang kann zeit-, mengen- odergrößengesteuert initiiert werden. Dabei werden die Archi-vierungsregeln über Templates einmalig festgelegt; neueBenutzer und ihre Postfächer verursachen dann keinen wei-teren Administrationsaufwand mehr.

EASY-xBASE®

Die serverbasierte

Archivlösung für

Microsoft Exchange

Mit einem Standard-Postfachprofil je Exchange-Server erfolgt die gesamte

Archivierung vollautomatisch. Individuelle Postfachprofile sind selbstver-

ständlich ebenfalls möglich.

BeschreibungEASY xBASE

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EASY NAVISION ist die perfekte Ergänzung zu

Microsoft Business Solutions – Navision:

Dokumente werden erfasst, revisionssicher abge-

legt und stehen jederzeit zur Anzeige in Navision

zur Verfügung. Gleichzeitig kann Navision als

Recherche-Client zu allen in EASY ARCHIV abge-

legten Dokumenten verwendet werden; eine

Installation zusätzlicher Komponenten auf dem

Client entfällt. Die Verwendung des neuen EASY

XML-Servers sowie die problemlose Anbindung

an EASY DOCUMENTS garantieren eine hohe

Investitionssicherheit.

EASY-NAVISION

Die Archivierungslösung

für Microsoft Business

Solutions – Navision

BeschreibungEASY NAVISION

Mehr Sicherheit, höhere Performance, geringere Kosten

Je nach Vorgabe werden die archivierten E-Mails imUrsprungsordner gelöscht oder im Original belassen, oderaber es verbleibt statt des Originals lediglich eine Referenzauf das Archivdokument im Ordner. Der Benutzer sieht einesolche Referenz ähnlich wie eine Original-Mail, die er sichjederzeit transparent aus dem Archiv anzeigen lassenkann. Dennoch ist das Original aus der Exchange-Datenbank entfernt und belegt dort keinen Speicherplatzmehr.

Keine überfüllten Postfächer, kein überlasteter Mail-Server,kein zeitraubendes Suchen nach wichtigen E-Mails, statt-dessen ein performantes Mail-System, eine revisionssichereLangzeitablage und mehr Transparenz: EASY xBASE machtdie unternehmensweite Kommunikation wieder flott.

Mit EASY xBASE lässt sich eine ganze Exchange-Serverfarm

verwalten und archivieren.

Das Ordnerprofil bestimmt die Regeln, nach denen einzelne Postfächer

und Ordner archiviert werden sollen.

Beschreibung EASY NAVISION

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Öffnen zugehöriger Dokumente aus Navision

Navision Link – Verzweigung aus dem Archiv zu Navision

Durch die Integration von EASY ARCHIV werden demNavision-Anwender wesentlich verbesserte Möglichkeitenzur Verfügung gestellt. So kann der Benutzer nicht nurdirekt aus der gewohnten Navision-Umgebung auf seineDokumente zugreifen, sondern sich zusätzlich auch alleanderen Dokumente anzeigen lassen, die mit dem jeweili-gen Vorgang verknüpft worden sind.

Automatisches Indizieren von eingehenden Dokumenten

Sollen eingehende Dokumente zu einem frühen Zeitpunkt,also noch vor der Buchung, gescannt werden, erfolgt eineVorerfassung über EASY CAPTURE. Dem Anwender stehenhierbei die vielfältigen automatischen Indizierungs-verfahren von EASY CAPTURE wie Barcode und OCR-Erkennung, Dokumentklassifizierung, Datenbank-Lookupusw. zur Verfügung. Anschließend erzeugt EASY NAVISIONautomatisch neue Navision-Dokumente, wobei die vorer-fassten Werte in die Navision-Felder übernommen werden.Auch wenn ein Navision-Dokument schon vorhanden ist,können zu einem späteren Zeitpunkt gescannte Dokumenteoder beliebige andere Dateien hinzugefügt werden, dennbeim Buchungsvorgang werden alle zusammengehörigenUnterlagen automatisch in einer Mappe revisionssicherarchiviert.

Automatische Archivierung bei Buchungsvorgang

Als Anwender von EASY NAVISION werden Sie nie wie-der das Problem haben, dass eine Ausgangsrechnung,Bestellung oder irgendein anderes Dokument nicht mehrgefunden wird, denn alle ausgehenden Dokumente werdenwährend des Buchungsvorgangs über den EASY XML-Server archiviert. Dabei wird revisionssicher und volltextin-diziert eine PDF-Datei in EASY ARCHIV abgelegt. Optionalkönnen weitere Dokumente diesem Vorgang hinzugefügtwerden. Eine zusätzliche Ablage in Papierform ist nichtmehr erforderlich.

Freie Suche in EASY-Archiven

Nutzen Sie Navision ganz einfach als Recherche-Oberfläche für Ihr EASY-Unternehmensarchiv: Sie recher-chieren in beliebigen EASY-Archiven, ohne weitereKomponenten installieren zu müssen, und haben Zugriffauf Dokumente jeglicher Art – vom eingescanntenSchriftverkehr über Drucklisten aus Altsystemen, Office-Dokumenten, Presse-Artikeln und technischen Zeichnungenbis hin zu Sprachkonserven oder digitalen Videos.

Beispiellos ist auch die »Navision Link«-Funktion: StellenSie sich vor, ein Benutzer sucht nach einer Liefe-rantenrechnung und will herausfinden, wie sie in Navisionverbucht wurde. Unter Zuhilfenahme der leistungsstarkenEASY-Volltextsuche findet er in EASY ARCHIV die entspre-chende Rechnung und kann von dort per Mausklick direktin die Buchung in Navision verzweigen.

Hohe Investitionssicherheit

Durch die Verwendung des XML-Servers in EASY NAVISIONkönnen Sie sicher sein, mit der Investition in unsereSoftware auch gleichzeitig in die Zukunft investiert zuhaben, denn die neue Software-Generation EASY ENTER-PRISE.x wird vom XML-Server uneingeschränkt unterstützt.Und sollten Sie außerdem Ihre Geschäftsvorgänge um dieWorkflow-Komponente EASY DOCUMENTS erweiternwollen, so ist auch dies über die Schnittstellen in EASYNAVISION problemlos möglich.

BeschreibungEASY for mySAP

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EASY for mySAP, die bewährte und marktfüh-

rende Client-Server-Anwendung des Produkt-

portfolios EASY ENTERPRISE, deckt sämtliche

Archivierungsszenarien für SAP-Anwender ab.

EASY for mySAP unterstützt die Standard-

schnittstelle ArchiveLink in vollem Umfang und

bietet eine Vielzahl von Zusatzfunktionen mit

Alleinstellungsmerkmalen.

EASY vertreibt bereits seit 1996 erfolgreich SAP-Archivierungssysteme und ist weltweit einer der marktfüh-renden Hersteller in diesem Bereich.

Das Basisprodukt EASY for mySAP Level 1 stellt dieVerbindung zwischen dem SAP-System und EASY ARCHIVher. Es unterstützt sämtliche Features der SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink und ist durch SAP zertifi-ziert. Die Client-Server-Architektur bietet hohen Durchsatzbei der Ablage und schnellen Zugriff bei der Recherchedurch verteiltes Caching. Der Zugriff auf das Archiv erfolgtausschließlich über das SAP-System. Die von SAP abgeleg-ten Daten können recherchiert werden, so zum BeispielEingangs- und Ausgangsdokumente, SAP-Archivdateienoder auch Drucklisten aus verschiedenen SAP-Modulen.Zusammen mit EASY CAPTURE unterstützt Level 1 alleüblichen SAP-Scan-Szenarien: »Ablegen für spätereErfassung«, »Spätes Ablegen mit Barcode« und »FrühesAblegen mit Barcode«.

Mit EASY for mySAP Level 2 können darüber hinaus die inEASY abgelegten Dokumente direkt mittels EASY ARCHIVrecherchiert werden. EASY ARCHIV importiert zu diesemZweck Indexdaten aus der SAP-Datenbank und kanndanach die Daten unabhängig vom SAP-System finden undanzeigen. Damit stehen alle Funktionen von EASY ARCHIVzur Verfügung, insbesondere auch die gewohnt schnelleund komfortable Volltextrecherche.

EASY for mySAP Retrieval ermöglicht umgekehrt aus derSAP-Anwendung heraus die Recherche von Dokumenten,die nicht von SAP abgelegt wurden. Diese Dokumente sindauf andere Arten in ein EASY-Archiv gelangt, z. B. Aus-gangsbelege eines Warenwirtschaftssystems über EASYCOLD. Zusätzlich enthält EASY for mySAP Retrieval eineSchnittstelle für den SAP Document Finder, so dass auch mitdiesem SAP-Tool in EASY-Archiven gesucht werden kann. Inbeiden Fällen arbeitet der Anwender in seiner gewohntenSAP-Umgebung.

EASY-for mySAP

Die komplette

Archivierung für mySAP

SAP Document Finder mit tabellarischer Trefferliste,

exklusiv von EASY SOFTWARE

Beschreibung EASY for mySAP

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EASY XPOST for mySAP (eXternal POSTing = externesBuchen) geht noch einen Schritt weiter. Hier enthält ein inEASY ARCHIV archiviertes Dokument in seinen Indexfeldernalle Informationen, die für den Buchungsvorgang benötigtwerden. XPOST erzeugt dann im SAP-System automatischeinen neuen Buchungssatz. Auf diese Weise kann z. B. einexternes Warenwirtschaftssystem dem SAP-System vollauto-matisch Daten übergeben. Mit XPOST und SmartLink werdenBusiness-Szenarien mit Massendaten umfassend optimiert.

Automatische Zuordnung zum SAP-Buchungssatz

Sollen Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt einem SAP-Beleg zugeordnet werden, so müssen diese in den vonArchiveLink vorgesehenen Szenarien stets »von Hand«zugeordnet werden. EASY for mySAP SmartLink automati-siert diesen Vorgang: Zu einem bereits in EASY ARCHIVabgelegten Dokument wird mittels der Indexdaten derzugehörige SAP-Buchungssatz gefunden; diesem wird dasDokument dann hinzugefügt. Auf diese Weise kann etwaein rücklaufender Lieferschein gescannt, über seinenBarcode automatisch indexiert und dann in SAP zugeordnetwerden.

Anzeige von Dokumenten über die SAP-Transaktion

Neue Oberfläche von EASY for mySAP Retrieval, gleichzeitige

Darstellung von Indexdaten und Dokumenten

Automatische Verschlagwortung und Barcode-Erkennung für

SmartLink und Ablegen mit Barcode

BeschreibungEASY NOTES

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EASY NOTES ist die ideale Lösung zur

Anbindung von EASY ARCHIV an eine Lotus

Notes/Domino-Umgebung. Dokumente und

Daten werden direkt aus Notes archiviert und

recherchiert. E-Mails sind dabei nur ein spezieller

Fall: EASY NOTES kann mit allen Notes-Daten

umgehen. So wird die Notes-Datenbank von

nicht permanent benötigten Datenbeständen ent-

lastet und bleibt überschaubar und performant.

Greifen Sie zu: Dank der bewährten EASY-Volltextrecherchestehen die archivierten Daten jederzeit aus Lotus Notesheraus schnell und komfortabel zur Verfügung. Bei Bedarfwerden die archivierten Daten in ein normales Notes-Dokument zurückverwandelt und können dann wieder wiegewohnt mit Notes bearbeitet werden. Neben derEntlastung der Datenbank garantiert EASY NOTES imZusammenspiel mit EASY ARCHIV auch die revisionssiche-re Langzeitarchivierung. Dies ist besonders bei steuerrele-vanten Daten im Notes-System erforderlich, aber auch füralle anderen Vorgänge, die einer Dokumentationspflichtunterliegen.

Arbeiten in der »gewohnten Umgebung«

EASY NOTES enthält eine spezielle Notes-Schnittstelle fürEASY CAPTURE. Die mit CAPTURE gescannten und inde-xierten Mappen können per Knopfdruck direkt als Notes-Dokumente in eine beliebige Lotus Notes-Datenbank über-geben werden. Damit stehen sämtliche Funktionen undZusatzmodule von EASY CAPTURE für die Massen-datenerfassung im Notes-Umfeld zur Verfügung, vor allemauch die vielfachen Techniken der automatischenStapelverarbeitung wie Barcode, OCR und Autoindex.Ferner enthält EASY NOTES eine speziell angepasste Scan-Fernbedienung: Sie scannen Ihre Dokumente schnell undkomfortabel an jedem Notes-Arbeitsplatz und fügen sie mitwenigen Handgriffen in vorhandene Notes-Ansichten oderNotes-Dokumente ein, ohne Ihre gewohnte Arbeits-oberfläche unter Lotus Notes zu verlassen.

Die Archivierung in einer Notes-Umgebung ist vielfältigkonfigurierbar. Sie kann – unter Berücksichtigung der spe-zifischen Strukturen in Lotus Notes – nach frei definierbarenKriterien durchgeführt werden. Die Archivierung von Mailsund Daten initiiert der Anwender entweder manuell, odersie erfolgt automatisch im Hintergrund direkt auf demNotes-Server.

EASY-NOTES

Mail- und Dokumenten-

archivierung aus Lotus

Notes/Domino

Anzeige archivierter E-Mails aus der Lotus Notes-Inbox.

Die Recherche erfolgt über den Lotus Notes-Client.

Anzeige archivierter E-Mails aus iNotes Web Access

B2 09/05/2700-0011

EASY SOFTWARE (UK) PLC.Reflection House

Olding RoadBury St. Edmunds

Suffolk, IP33 3TA, UKTelefon: +44 (0) 12 84/72 78 70Telefax: +44 (0) 12 84/72 78 71

E-Mail: info@easysoftware.netInternet: www.easysoftware.net

EASY SOFTWARE AGAm Hauptbahnhof 4

D -45468 Mülheim an der RuhrTelefon: +49 (0) 2 08/4 5016-0Telefax: +49 (0) 2 08/4 5016-90

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Telefon: +43 (0) 6 62/4615 46Telefax: +43 (0) 6 62/4615 46-55

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