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EASY im Überblick We save time.

EASY im Überblick

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EASY im Überblick

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EASY im Überblick

We save time.

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Dokumentenmanagement mit System.

Sparen Sie Zeit und Geld.

Sie kennen das Problem: In unseremArbeitsalltag fallen immer mehrDaten, Belege und Dokumente an.Sie zu verwalten und zu archivierenkostet Zeit und Geld. Ein Doku-mentenmanagement-System (DMS)sorgt hier für eine spürbare Arbeits-erleichterung und senkt die Kostendes Unternehmens.

Vertrauen Sie dem Marktführer für DMS.

Seit 1990 entwickelt die EASYSOFTWARE AG innovative Lösun-gen für die elektronische Beleg- undDatenarchivierung sowie das Ma-nagement von Dokumenten und In-halten. Mit unserer erfolgreichenProduktlinie EASY ENTERPRISEsind wir Marktführer* in Deutsch-land geworden. EASY ENTERPRISEist bereits in über 8.700 Unterneh-men weltweit im Einsatz. We savetime!

* Quelle: Marktstudie des VOI (Verband Organisations-

und Informationssysteme e.V.) vom Herbst 2003.

Präzision.

Die EASY-Produkte erfassen jedeArt von Massendaten, strukturierenund ordnen den Dokumentenfluss,sorgen für eine revisionssichereLangzeitarchivierung und haltenInhalte und Informationen – unab-hängig von Zeit und Ort – unter-nehmensweit griffbereit.

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So erreichen Sie uns:

• EASY SOFTWARE AGAm Hauptbahnhof 4D-45468 Mülheim an der RuhrTelefon: +49 (0) 208/45016-0Telefax: +49 (0) 208/45016-90

• Im Internet unter www.easy.de

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WORKFLOW ABLAGE

Flexibilität.

Die EASY SOFTWARE AG bietetDokumentenmanagement-Lösun-gen für alle gängigen Betriebs-systeme, Arbeitsumgebungen undDateiformate an. Die Datenüber-nahme ist aus allen gängigen Standardapplikationen problemlosmöglich. Basis des EASY-Dokumen-tenmanagement-Systems ist derDokumenten- und ArchivserverEASY ENTERPRISE.i (Windows-basiert) oder EASY ENTERPRISE.x(plattformübergreifend). Mit EASYENTERPRISE.+ bieten sich zudem zahlreiche Applikationslösungen fürdie unterschiedlichsten Aufgaben.Dank des modularen Aufbaus passtsich EASY ENTERPRISE jederAnforderung an und ist flexibel einsetzbar – von der „kleinen“ Abteilungslösung bis hin zurplattformübergreifenden High-End-Installation bei internationalen Un–ternehmen.

Stabilität.

Der EASY ENTERPRISE.x Serverläuft sicher unter Microsoft Win-dows, AIX, HP-UX, Linux sowieweiteren Server-Plattformen mitverfügbarer Java-Technologie. DerServer zeichnet sich außerdemdurch seine Skalierbarkeit, Hoch-verfügbarkeit und effiziente Lasten-verteilung aus und ist auch für sehrgroße Dokumentenvolumen pro-blemlos geeignet.

Ein lösungsorientierter Überblick.

Doch bei aller Begeisterung fürinnovative Technologie: Sie als Kun-de interessieren sich gewiss zualler-erst für die Lösungen, die aus dieserTechnik resultieren. Deshalb möch-ten wir Ihnen in dieser Broschüremit einem „DMS-Rundgang“ einenschnellen Überblick über die ver-schiedenen Bereiche des Dokumen-tenmanagements verschaffen undzeigen, wie Ihnen die EASY-Produk-te das Leben leichter machen.

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Sie haben es erfasst!

Elektronische und Papierdoku-mente erfassen und sortieren.

Eine hochleistungsfähige Beleger-fassung liefert die Grundlage für alleweiteren Arbeitsschritte innerhalbeines modernen elektronischen Do-kumentenmanagements. Nach wievor erhält ein Unternehmen diemeisten Dokumente wie Liefer-scheine, Rechnungen, Mahnungen,Verträge und Farbbroschüren inPapierform. EASY CAPTURE sorgtnicht nur für die Erfassung, Indexie-rung, automatische Erkennung undintelligente Sortierung von schwarz-weißen und farbigen Papierdoku-menten, sondern verarbeitet auchelektronische Dokumente wie Word-und Excel-Dateien bis hin zu digita-lisierten Röntgenbildern.

Perfekte Ordnung bei großen Dokumentenmengen.

EASY CAPTURE erfasst im Stapel-betrieb mit Hochleistungsscannernnahezu unbeschränkte Dokumen-tenmengen und legt sie in elektroni-

schen Arbeitskörben und themen-bezogenen Dokumentenstapeln sinn-voll ab. Dort heftet ein Sachbear-beiter dann die Seiten eines Belegselektronisch zusammen und ver-sieht den Beleg mit Indexbegriffen,anhand derer das Dokument späterrecherchiert werden kann.

Komfort an jedem einzelnen Arbeitsplatz.

Ebenso einfach unterstützt EASYCAPTURE das Ad-hoc-Scannen amArbeitsplatz des Sachbearbeiters.Die Indexierung erfolgt komfortabelüber angepasste Eingabemasken.Auswahllisten und Plausibilitäts-kontrollen garantieren eine fehler-freie Eingabe.

Vollautomatische Indexierung.

Sie können aber auch einfach dasSystem für sich arbeiten lassen unddie gescannten Belege mittels OCR(Optical Character Recognition)

oder Barcode vollautomatisch im Batch-Verfahren indexieren.Das EASY CAPTURE-ZusatzmodulEASY IQ classify geht sogar nocheinen Schritt weiter: Die heteroge-nen Dokumente der Tagespost wer-den vollautomatisch eingelesen, sor-tiert, klassifiziert und anschließendzielgerichtet an die zuständigenSachbearbeiter weitergeleitet.

Automatische Extraktion vonRechnungsdaten.

Eine besonders komfortable Lösungfür die Erfassung von Eingangsrech-nungen bietet EASY xTRACT. DieDaten der Belege werden automa-tisch extrahiert, indem die Rech-nungsbestandteile durch vordefi-nierte Regeln erkannt werden. DerAbgleich der Daten mit einer hinter-legten Datenbank sorgt dann füreine sichere Validierung.

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BELEGERFASSUNG

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BELEGERFASSUNG

• Erfassung, Indexierung und Sortierung sowohl elektronischer als auch schwarz-weißer und farbigerPapierdokumente

• Erfassung auch großer Dokumentenmengen im Stapelbetrieb mit Hochleistungsscannern

• Möglichkeit sowohl der manuellen als auch der automatischen Indexierung mittels OCR oder Barcode

• Automatische Extraktion von Rechnungsdaten mit EASY xTRACT

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WORKFLOW ABLAGE

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BELEGERFASSUNG E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG

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EASY COLD/EASY WINCOLD

• Vollautomatische Archivierung von Druckspooldateien – auch direkt aus Windows-Applikationen heraus

• Archivierung von Massendaten auf digitalen optischen Speichern

• Ablage in einem EASY-Archiv oder in Workflow-Mappen

COMPUTER-OUTPUT

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Druckdatenarchivierung lässt uns COLD.

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WORKFLOW ABLAGE

Flexible Archivierung von Druckdaten.

Unsere DMS-Lösungen sind Alles-könner – gleichgültig, welche Anfor-derungen Sie an Flexibilität oderFunktionalität des Systems stellen.Das gilt selbstverständlich auch fürunsere COLD-Lösungen zur Archi-vierung von Druckdaten.

Archivierung von Massendaten auf digitalen optischen Speichern.

„COLD“ steht für Computer Out-put on Laser Disk und bezeichneteursprünglich die wesentliche Funk-tion der frühen COLD-Systeme: dieÜbernahme von Computer-Output(typischerweise im Druckdatenfor-mat) und die Archivierung dieserMassendaten auf digitalen opti-schen Speichern.

Komfortable Verarbeitung von Druckspooldateien.

EASY COLD archiviert Druck-spooldateien vollautomatisch undlegt sie im elektronischen Archiv ab.Es separiert die enthaltenen Doku-mente und extrahiert die Indexfel-der oder den Volltext mit hoher Ge-schwindigkeit und Genauigkeit. Sosteht einem Wiederholungsdruck –zum Beispiel Ihrer Rechnungsko-pien – nichts mehr im Wege.

Druckdatenarchivierung für Windows-Applikationen.

Das Modul EASY WINCOLD lei-stet Ähnliches für beliebige Win-dows-Applikationen; es erscheintunter Windows als eigener Archiv-drucker und kann direkt aus den jeweiligen Anwendungen mit-tels eines eigenen DruckertreibersDokumente im TIFF- bzw. PDF-Format in EASY ENTERPRISEoder in EASY DOCUMENTS able-gen. Anschließend lassen sich diegesuchten Inhalte komfortabel undin Sekundenschnelle recherchieren.

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RechtskonformesInformationsmanagement.

Herausforderung E-Mail-Archivierung.

Wo finde ich die Nachricht mit denwichtigen Auftragsdokumenten, dieder Geschäftspartner meinem Kolle-gen vor Monaten geschickt hat? Wiestelle ich sicher, dass ich meine steu-errelevanten Mail-Inhalte auch revi-sionssicher und GDPdU-konformablege? Und dann noch das: „IhrPostfach hat die maximal zulässigeGröße überschritten“ – soll ich nunwahllos die hundert ältesten E-Mailslöschen, nur um das Problem einigeTage hinauszuschieben?

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EASY NOTES/EASY xBASE

• E-Mail-Archivierung für Lotus Notes/Domino und Outlook/Microsoft Exchange

• Entlastung von Mail-Datenbank und Server

• Rechtskonforme und revisionssichere Ablage

• Volltextsuche aus der gewohnten Oberfläche heraus

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Archivierungslösungen für Notesund Outlook/Microsoft Exchange.

Tausende Anwender in Unternehmenund Verwaltungen sehen sich täglichmit Problemen bei der E-Mail-Archi-vierung konfrontiert. Um Ihnen daszu ersparen, orientieren sich unserezeitgemäßen E-Mail-Archivierungs-Lösungen EASY NOTES (für LotusNotes/Domino) und EASY xBASE(für Outlook/Microsoft Exchange) anden konkreten Anforderungen destypischen Büroalltags.

Entlastung für Datenbank und Server.

Unsere E-Mail-Archivlösungen ent-lasten Mail-Datenbank und Serverdeutlich durch die Ablage von nichtpermanent benötigten Inhalten. Ver-stopfte Postfächer gehören somit derVergangenheit an. Die Mails werdendabei absolut rechtskonform undrevisionssicher abgelegt.

Recherche aus der gewohntenOberfläche heraus.

Die E-Mails (und bei EASY NOTESauch alle anderen Daten und Doku-mente aus den verschiedenen Appli-kationen unter Notes heraus) sindauch nach Jahren mit Hilfe der komfortablen Volltextsuche inSekundenschnelle wiedergefunden– bei EASY xBASE sogar, wenn sichdie gesuchten Inhalte in angehäng-ten Dateien befinden. Dabei greiftder Anwender direkt aus dergewohnten Notes- oder Outlook-Oberfläche heraus auf die Infor-mationen zu.

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WORKFLOW ABLAGE

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Harmonie von Anfang an.

Für Microsoft-Anwendungenbestens geeignet.

In den meisten Unternehmen undVerwaltungen kommen die Anwen-dungen des Microsoft Office-Systems zum Einsatz. Die Doku-mentenmanagement- und Archivie-rungslösungen der EASY SOFT-WARE AG eignen sich deshalb nichtnur für Word-Dokumente, E-Mails,Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen in besonderer Weise,sondern harmonieren auch bestensmit anderen Office- und Server-anwendungen aus dem HauseMicrosoft.

Arbeiten in den gewohnten Office-Applikationen.

Das Microsoft Office-System gilt alseines der umfassendsten Software-konzepte für die Informationsverar-beitung, weil es dem Anwender überdie herkömmliche Standardsoft-ware für Textverarbeitung, Tabellen-kalkulation und Präsentationenhinaus spezielle Anwendungen etwafür Projektmanagement, Prozess-visualisierung, Web-Design und Da-tenerfassung bereitstellt. Die EASYSOFTWARE AG hat deshalb vonAnfang an großen Wert darauf ge-legt, gerade im Office-Umfeld Archi-vierungs- und Dokumentenmana-gement-Lösungen zu entwickeln,die wesentlich zum sicheren, kom-fortablen und zielgerichteten Infor-mationsfluss in den Unternehmenbeitragen. So muss der Anwenderseine Office-Applikationen nichteinmal mehr verlassen, um bei-spielsweise Briefe und Kalkulatio-nen direkt, vorgangsorientiert undrevisionssicher abzulegen odereinem Unternehmensprozess hinzu-zufügen.

Optimale Unterstützung von Microsoft-Servern.

Zusätzlich sorgt die enge strategi-sche Partnerschaft mit Microsoftdafür, dass EASY auch die technolo-gischen Plattformen, wie den SQL-,Windows- oder Exchange-Server,stets optimal unterstützt – bestesBeispiel dafür ist EASY xSHARE, dieArchivintegration für den aktuellenMicrosoft Office SharePoint Server.

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OFFICE-WELT

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WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE

Microsoft-Unterstützung

• Problemlose Verarbeitung aller gängigen Microsoft Office-Dateiformate

• Arbeiten aus den Microsoft Office-Applikationen heraus

• Perfekte Unterstützung der Microsoft-Server

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BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT

ERP-Anbindung

• Perfekte Anbindung an alle gängigen ERP-Systeme

• Automatische Erfassung und Indizierung eingehenderDokumente

• Integration unterstützender Workflow-Prozesse

• Rechtskonforme und revisionssichere Ablage von ein-und ausgehenden Dokumenten in Vorgangsmappen

• Arbeit aus dem ERP-System heraus

• Sofortige Verfügbarkeit der Informationen für die ERP-Auswertung

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ERP-ANBINDUNG

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Geschäftsprozesse beschleunigen? Aber sicher!

ERP – Die Basis der Unternehmenssteuerung.

ERP-Systemen (Enterprise RessourcePlanning) kommt eine Schlüsselrolleinnerhalb des gesamten ökonomi-schen Netzwerks interner und exter-ner Geschäftsprozesse zu – denn hierlaufen alle informationstechnischenFäden zusammen, so dass ein Unter-nehmen „in Echtzeit“ gesteuert undkoordiniert werden kann. Um dieseAbläufe effektiv zu beschleunigen,muss der transparente, ortsunabhän-gige und zugleich sichere Zugriff aufvorgangsbezogene Dokumente ge-währleistet sein – und das nicht nurfür die Mitarbeiter, sondern beiBedarf auch für Partner, Lieferantenund Kunden.

DMS-Lösungen für alle gängigen ERP-Systeme.

EASY ermöglicht den Datenzugriffüber individuell maßgeschneiderteLösungen zur Anbindung an diegängigsten ERP-Systeme wie SAP,Navision, Business One, Baan, Paisyusw. und deckt sämtliche Dokumen-tenmanagement-Szenarien für dieseAnwendungen ab. Das automatischeErfassen und Indizieren von einge-henden Dokumenten gehört dabeiebenso selbstverständlich zumEASY-Leistungsspektrum wie dieIntegration unterstützender Work-flow-Prozesse oder die revisionssi-chere Ablage von ein- und ausge-henden Dokumenten in Vorgangs-mappen.

Schnelle Recherche – schnelle Auswertung.

Der Zugriff auf alle mit einemgesuchten Geschäftsvorgang ver-knüpften Unterlagen erfolgt dann –unter Wahrung der personenbezo-genen Zugriffsrechte – direkt ausder gewohnten Arbeitsumgebungdes ERP-Systems heraus. Sie werdennie wieder das Problem haben, dasseine Ausgangsrechnung, Bestellungoder irgendein anderes Dokumentnicht mehr gefunden wird. Die ent-sprechenden Informationen stehensofort für die Auswertung im ERP-System zur Verfügung.

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WORKFLOW ABLAGE

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Schnelle unternehmensweite Verfügbarkeit.

Um Geschäftsprozesse in Unterneh-men zu optimieren, ist es ganz ent-scheidend, die täglich ein- und aus-gehenden Dokumente und die darinenthaltenen Informationen unter-nehmensweit zur schnellen Bearbei-tung zur Verfügung zu stellen.Innerhalb eines modernen und leistungsfähigen Dokumentenma-nagements kommt Workflow-Lö-sungen deshalb eine wachsendeBedeutung zu.

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Workflow-Lösungen

• Schnelle unternehmensweite Verfügbarkeit der Informationen aus ein- und ausgehenden Dokumenten

• Transparenz der Vorgänge, da alle Beteiligten sofortinformiert sind

• Enorme Einsparpotenziale durch optimierte Bearbeitungsprozesse

• Fertige Lösungen zur Prozessoptimierung, z.B. EASYINVOICE für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Geregelter Informationsfluss.

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RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE

Einsparungen durch optimierte Prozesse.

Mit den in EASY ENTERPRISE in-tegrierten Workflow-Lösungen las-sen sich die Durchlaufzeiten vonDokumenten – auch bei verteiltenStandorten – auf weniger als einenTag verkürzen. Aber EASY kannnoch mehr. So macht zum Beispieldie als Add-on erhältliche Workflow-Engine im DOCUMENTS-Moduldie Erstellung und Visualisierungautomatischer Workflows zum Kin-derspiel. Von der automatisch zurVerfügung gestellten Eingabemaskebis zur abschließenden revisions-sicheren Archivierung bieten wirden Unternehmen damit alle Mög-lichkeiten, um von den erheblichenEinsparpotenzialen optimierter Be-arbeitungsprozesse zu profitieren.

Eingangsrechnungen effektiv bearbeiten.

Ein typisches Beispiel für den sinn-vollen Einsatz von Workflow-Lösungen ist die Prüfung von Eingangsrechnungen, die die Unter-nehmen noch immer als Papier-ausdruck erreichen und häufig vonmehreren Mitarbeitern auf ihreRichtigkeit geprüft werden müssen.Spätestens dann, wenn die beteilig-ten Personen an unterschiedlichenStandorten sitzen und die Unterla-gen womöglich noch mit der Postverschickt werden müssen, wirdjeder Rechnungsprüfungsprozesszur nervenaufreibenden Bewäh-rungsprobe, und es droht der Ver-lust von Skonto und Transparenz.Unsere Workflow-Lösungen sorgenhier für Abhilfe. So bietet zum Bei-spiel EASY INVOICE einen vorkon-figurierten „Best-Practice“-Work-flow, in dem alle typischen Schritteder Rechnungsbearbeitung berück-sichtigt sind. Bei Bedarf lässt sichdieser Workflow einfach mit Micro-soft Visio an spezifische Anforde-rungen anpassen.

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ABLAGE

WORKFLOW

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Legen Sie doch einfach ab!

Die perfekte elektronische Dokumentenablage.

Die konventionelle Dokumentenab-lage auf Papier in Ordnern undAktenkellern verursacht Ineffizienz,zeitaufwändiges Suchen, langeDurchlaufzeiten, Mehrfachkopien,mangelhafte Transparenz sowiehohe Kosten. Ein integriertes, kun-denorientiertes und zeitnahes Ar-beiten wird somit erschwert, wennnicht gar unmöglich gemacht. Aberdas muss nicht so sein: EASYENTERPRISE sorgt für die rechts-konforme und revisionssichere Lang-zeitarchivierung sämtlicher Doku-mente, erhöht die Produktivität,verbraucht nicht unnötig Raum imUnternehmen und senkt die Kosten.

Entlastung für Server und Datenbanken.

EASY bietet Archivsysteme für jedeUnternehmensgröße an – von derkleinen Abteilungslösung bis hinzur plattformübergreifenden High-End-Lösung für weltweit operieren-de Unternehmen. Und das Wichtigs-te: Mit EASY ENTERPRISE legenSie einfach ab. Jede Art von Datenund Dokumenten wird automatischnach benutzerdefinierter Vorgabeoder manuell zur langfristigenrechtskonformen und revisionssi-cheren Ablage übergeben. Durch dieArchivierung abgeschlossener Vor-gänge werden Serverressourcen fürden aktiven Content freigehaltenund Datenbanken entlastet.

Freie Wahl der Speichermedien.

Dabei ist es gleichgültig, für welchesAblagemedium Sie sich entscheiden –ob CD, DVD, MO, UDO oder neue-ste Speichertechnologien wie IBMTotalStorage DR550 oder EMCCentera: EASY SOFTWARE bietetIhnen Lösungen, die Sie bei der Ver-waltung und Sicherung von langfri-stig aufzubewahrenden Daten mithoher Betriebseffizienz unterstüt-zen.

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RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE

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WORKFLOW

ABLAGE

Dokumentenablage

• Problemlose rechtskonforme und revisionssichere Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente

• Produktivitätssteigerung, Lagerraumminimierung, Entlastung von Servern und Datenbanken und damitKostensenkung

• Freie Wählbarkeit der Ablagemedien

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Recherche

• Höhere Effizienz und verminderte Kosten durch optimale Suchprozesse

• Komfortable und individuelle Suche in den Datenbanken

• Einfache Recherche aus den Standard-applikationen heraus

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PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE

Für alle, die gut Finden gut finden.

Informationen in Sekundenschnelle.

Mit EASY sind Sie in jeder Bezie-hung „findig“. Denn statt wie bisherin überquellenden Aktenschränkenund Papierstapeln zu suchen, findenSie mit EASY ENTERPRISE IhreDokumente auf Knopfdruck inner-halb von Sekunden an IhremArbeitsplatz wieder. Durch denbeschleunigten und effizienterenInformationsfluss konzentrieren Siesich auf das Wesentliche, treffenzeitnahe, sichere Entscheidungen,verbessern den Kundenservice undsenken Ihre Kosten.

Datenbankübergreifende Suche –sichere Ergebnisse.

Von der komfortablen Volltext-recherche über die feldbezogeneoder assoziative Suche bis hin zurselbstdefinierten Suchmaske bietetIhnen EASY ENTERPRISE immerdie Variante, die Informationen amschnellsten bereitstellt und denDatenverkehr so gering wie möglichhält. EASY ENTERPRISE.x verbin-det z.B. über ein neues Konzept derStorage-Provider die Vorteile vonSQL- und Volltextdatenbanken: JedeAbfrage wird intelligent an diejeweils ideale Datenbank weiterge-geben. Die Suchergebnisse werdendann in einer gemeinsamen Treffer-liste angezeigt.

Recherche aus den Applikationen heraus.

Neben dem Zugriff über unsereArchiv- bzw. Recherche-Clients, diefür verschiedene Systemplattformenzur Verfügung stehen, sei es als Web-Client oder Rich-Client, ist auch derZugriff über das Internet oder ausden gewohnten Applikationen mög-lich. Hierzu bietet EASY Standard-module für die Recherche undAnzeige aus SAP, SAP EnterprisePortal, Microsoft Dynamics NAV,Lotus Notes, SharePoint Office 2007Server und anderen etablierten Stan-dardsystemen an. Der Anwendermuss seine jeweilige Applikationnicht verlassen, Schulungs- undImplementierungsaufwand sind so-mit minimal.

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WORKFLOW ABLAGE

RETRIEVAL

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Das Tor zum Wissensmanagement.

Freie Einfahrt für Informationen.

Unternehmensportale müssen In-formationen, Anwendungen undDienste aus heterogenen Systemenunter einer einheitlichen Plattformso zusammenführen, dass die Team-arbeit, die Entscheidungseffizienzund die Reaktionsfähigkeit nachhal-tig optimiert werden. Die EASY-Portal-Integrationen öffnen Ihnendas Tor zum unternehmensweitenWissensmanagement und helfen,Arbeits- und Prozesskosten in denGriff zu bekommen.

Wissen gezielt lenken.

Portale bilden im wortwörtlichenSinne das Eingangstor zu allen rele-vanten Unternehmensdaten: Zumeinen stellt ein Portal vordefinierteGeschäftsinhalte bereit, zum an-deren integriert es Systeme, die wei-tere Daten und Informationen bie-ten. Durch Anbindung an EASYENTERPRISE wird dieser Nutzeneines Portals unterstützt und Wissenpersonalisiert dort zur Verfügunggestellt, wo es aktuell benötigt wird.

Einheitliche Daten im SAP-Portal.

Zum Beispiel können Anwender, diedas SAP Enterprise Portal als Inte-grationsplattform für alle im Unter-nehmen verfügbaren Datenquellennutzen, über die zertifizierteSchnittstelle zu EASY ENTER-PRISE.x direkt auf die dort gespei-cherten Informationen zugreifenund diese in ihre Geschäftsprozesseeinbinden. Die Java-basierte Lösungmacht die Daten einheitlich unterder Oberfläche des SAP-Portals ver-fügbar. Dabei werden die im EASY-Archiv abgelegten Dokumente auto-matisch im Kontext mit weiterenDatenquellen – wie zum Beispiel E-Mails oder ERP-Daten – angezeigt.

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WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL COMPLIANCE

Ebenfalls optimal beim Microsoft-Portal.

Mehr Arbeitseffizienz, gesteigerteProduktivität und verbesserte Kun-denbeziehungen bietet auch EASYxSHARE, eine Integrationslösung für den Microsoft Office SharePointServer: EASY xSHARE greift imZusammenspiel mit dem Archivnicht nur auf abgelegte Dokumentezu, sondern integriert sogar Work-flows aus EASY DOCUMENTS inseine Oberfläche.

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Portal-Integration

• Perfekte Lenkung heterogener Informationen im Unternehmensportal

• Unterstützung gängiger Portale, wie z.B. SAP EnterprisePortal oder Microsoft Office SharePoint Server.

• Mehr Effizienz, Transparenz, Produktivität etc. durchschnelle Verfügbarkeit von Unternehmensinformationen

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Mit Recht sicher sein.

International rechtskonformeArchivierung.

Weltweit steigen die Anforderungenan eine rechtssichere Archivierungständig. Mittlerweile verlangen auchdie deutschen Behörden immeröfter Zugriff auf die IT-gestütztenBuchführungssysteme eines Unter-nehmens. Die elektronische Steuer-prüfung ist dabei längst Realität. MitEASY ENTERPRISE erhält derAnwender eine leistungsfähigeKomplettlösung, die nicht nur derdeutschen (Steuer-)Gesetzgebung,sondern auch zahlreichen interna-tionalen Standards entspricht. Dennin Zeiten der Globalisierung unddes weltweiten Wettbewerbs müs-sen DMS-Lösungen heute einerVielzahl von „Compliance“-Anfor-derungen genügen und sowohlnationale wie auch internationaleRechtsvorschriften und Normen für die langfristige, revisionssichereArchivierung von Dokumentenaller Art erfüllen.

Auf alle gesetzlichen Vorgaben eingestellt.

Ob elektronische Signatur oderrechtskonforme Langzeitarchivie-rung: EASY hilft Ihnen dabei, dierechtlichen Vorgaben einzuhalten.Die Revisionssicherheit der Lang-zeitarchivierung mit EASY ARCHIVgemäß den „Grundsätzen ord-nungsmäßiger DV-gestützter Buch-führungssysteme“ (GoBS) wurdegutachterlich bestätigt und zertifi-ziert. Mit Zusatzmodulen ist EASYENTERPRISE zudem in der Lage,Daten aus ERP-Systemen konformzur bundeseinheitlichen Steuerprü-fungssoftware IDEA aufzubereitenund gemäß Abgabenordnung eineGDPdU-konforme Lösung bereit-zustellen.

Sicherheit zu jeder Zeit und an jedem Ort.

Auch die weltumspannende Instal-lation in internationalen Unterneh-men mit verteilten Standortengelingt mit den EASY-Produktenproblemlos: Durch die Dokumen-tenklassen in EASY ENTERPRISE.xkönnen die verschiedenen, teilweisekonträr formulierten landesspezifi-schen Vorgaben für die Archivie-rung einfach abgebildet werden,ohne dass eine zusätzliche Installati-on erforderlich wird. Damit erfüllendie Dokumente über ihren gesam-ten Lebenszyklus – von der Erzeu-gung bis zur ordnungsgemäßen Vernichtung – immer die bestehen-den Bestimmungen und Gesetze.

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WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION

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Rechtssicherheit

• Berücksichtigung nationaler und internationaler Rechtsvorschriften und Normen

• Zertifizierte Revisionssicherheit mit zahlreichen Optionen

• Anpassung an die gesetzlichen Bestimmungen IhrerUnternehmensstandorte

COMPLIANCE

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Fertige Branchen- und Produkt-Lösungen

• Schnelle und einfache Umsetzung individueller Kundenwünsche über standardisierte Schnittstellen

• EASY immer vor Ort – durch den besten Partnerkanal in der DMS-Branche

• Bestmögliche Integration in Standardprodukte durch enge Kooperation mit anderen marktführenden IT-Unternehmen

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WORKFLOW ABLAGE

Beispiele für individuelle Lösungen.

Mit mehr als 15 Jahren DMS-Erfah-rung kann die EASY SOFTWAREAG auf eine Vielzahl erfolgreicherInstallationen in den unterschied-lichsten Branchen zurückblicken.An dieser Stelle möchten wir Ihneneinen kleinen Auszug aus der Listeunserer Branchenlösungen zeigen.Falls sich Ihre Branche nicht unterden genannten Beispielen findet,sprechen Sie uns bitte an. Wir ha-ben bereits mehr als 8.700 Kunden – und finden sicher auch Ihre Must-erlösung.

Automotive (z. B.: DaimlerChrysler)EASY-Lösung: Bundesweite Ausstat-tung der IT-Standorte und Nieder-lassungen mit DMS und Archivie-rung in der Reparaturabwicklungund im Rechnungswesen.

Gesundheitskassen (z. B.: BKK Dienstleistungszentrum)EASY-Lösung: Belegerfassung perOCR und Archivierung von Datenaus vorhandenen Informationssy-stemen.

Verlagsgesellschaften (z. B.: Verlagsgesellschaft Madsack)EASY-Lösung: Workflow-System zur Verarbeitung von Eingangsrech-nungen. Archivierung von Mahnun-gen und sonstigen Buchungsbelegen,Anzeigenrechnungen, Provisionsab-rechnungen, Einzelverkaufs- undVertriebsabrechnungen, Rechnungs-ausgangsbüchern, Buchungsproto-kollen, Verbuchung von Kreditoren-rechnungen.

Telekommunikation (z. B.: Telebel/Versatel Gruppe)EASY-Lösung: Recherche für das„Customer Help Desk“. Elektroni-sche Bereitstellung der Rechnungs-daten für Endkunden. Archivierungvon Kundenakten, allgemeinen Do-kumenten, Abrechnungen und Ein-zelverbindungsnachweisen. Archi-vierung von Rechnungen ausFremdanwendungen. Lotus Notes-Workflow-Anwendung für die Prü-fung von kreditorischen Eingangs-rechnungen.

Metallindustrie(z. B.: Wieland-Werke)EASY-Lösung: Vertriebsablage. Ar-chivierung und Management ver-triebsrelevanter Dokumente. Inte-gration ins firmeneigene Web-Portal.

Entsorgungsbetriebe (z. B.: Landbell)EASY-Lösung: Schnittstelle zu SageKHK mit der Archivierung aus die-sem Warenwirtschaftssystem. Work-flow mit Posteingangserfassung undWeiterleitung.

Mehr als 8.700 Kunden können nicht irren.

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Das EASY–Produktportfolio im Überblick.

Einfach EASY.

EASY SOFTWARE – der Name istProgramm. Unsere „pflegeleichten“Archivierungs- und Dokumenten-management-Lösungen sind ein-fach und intuitiv zu bedienen, fügensich zuverlässig in jede bestehendeIT-Umgebung ein und passen sichden individuellen Anforderungendes Anwenders an. Der Dokumen-ten- und Archivserver EASY EN-TERPRISE setzt auf modernste Da-tenbank- und Web-Technologienund ist für jede Unternehmensgrößeund jedes Datenvolumen skalierbar.

Flexible Bausteine für alle Anforderungen.

Abgerundet wird das EASY-Pro-duktportfolio durch verschiedeneClient-, Server- und Workflow-Lösungen sowie Anbindungen andie gängigen ERP-, Mail- und Por-tal-Systeme. Darüber hinaus habenmittlerweile rund 100 internationaleSoftwarehäuser weitere Schnittstel-len zu EASY ENTERPRISE ge-schaffen und ergänzen somit ihreProdukte um eine integrierte elek-tronische Archivierung. Die Zeiten,in denen heterogene Systemumge-bungen zum Problem bei der abtei-lungs- und unternehmensübergrei-fenden Zusammenarbeit wurden,sind damit endgültig vorbei.

Möchten Sie mehr wissen?

Weiterführende Informationen zuden EASY-Produkten finden Sie inunserem Produktkatalog und imInternet unter www.easy.de. Odersprechen Sie uns einfach an – wirberaten Sie gerne und entwickeln inenger Absprache mit Ihnen einemaßgeschneiderte Lösung, die exaktauf Ihre spezifischen Anforderun-gen zugeschnitten ist und im Ergeb-nis zu einer spürbaren Arbeitser-leichterung und Kostensenkung inIhrem Unternehmen führt.

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WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE

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Lösungen ERP Mail/Groupware Portal Microsoft Office Fileserver-

Archivierung

• EASYiDOX JUMP!- Client mit neuester Microsoft-Technologie

• EASYiDOX OFFICE- Arbeiten aus gewohn- ter Office 2007- Umgebung: Ablegen, Recherchieren; Arbeiten in Workflows

• Eingangsrechnung- EASY INVOICE for mySAP- EASY INVOICE for Microsoft Dynamics NAV

• CRM- EASY RELATIONS

• Vertragsmanagement- EASY CONTRACT

• SharePoint- EASY xSHARE

• SAP-Portal- EASY for SAP Enterprise Portal

• EASY-Portal- EASY LOGISTICS CENTER

• Microsoft Exchange- EASY xBASE

• Lotus Notes- EASY NOTES

• SAP- EASY for mySAP

• Navision- EASY for NAVISION

• Transparente File-server-Archivierung- EASY xSTORE

D O K U M E N T E N - U N D A R C H I V S E R V E R

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EASY SOFTWARE AGAm Hauptbahnhof 4, D-45468 Mülheim an der RuhrTelefon: +49 (0) 208/45016-0, Telefax: +49 (0) 208/45016-90E-Mail: [email protected], Internet: www.easy.de

EASY INTERNATIONAL CONSULTING GmbHEssener Straße 2-24, D-46047 Oberhausen, Telefon: +49 (0) 208/859608, Telefax: +49 (0) 208/8596810E-Mail: [email protected], Internet: www.easy-international-consulting.de

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