EASY NOTES - wegener-it.de · PDF fileApplikations- und Mailarchivierung für IBM® Lotus Notes® & Domino® EASY NOTES

Applikations- und Mailarchivierung für IBM® Lotus Notes® & Domino®

EASY NOTES

Christof Wegener EASY NOTES

Häufig auftretende Schmerzen

» Wachsende Datenbanken

» Index vergrößert sich kontinuierlich

» Zunehmende Server-Infrastruktur

» Überlastung der Server

» Schrumpfende Wartungsfenster

» Ängste der Benutzer vor Veränderungen

» Absehbare Lotus-Migration

» Unerfahrenheit mit ECM-Lösungen

ADMINISTRATOREN » Quota auf Mailboxen (Limitierung)

» Suche, Aufbau von Ansichten und Ordnern zu langsam

» Keine Zeit für Veränderungen

» Eventuelle Schulungen werden als störend empfunden

» Archiv-Lösungen gelten meist als zusammengeschustert

BENUTZER

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Der Schmerzstiller

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Die Lösung

» Reduktion der Datenbankengröße bis zu 90%

» Datenbanken beinhalten lediglich Byte-große Referenzen

» Senkung der Hardwarekosten

» Verbesserte Server Performance

» Wartungsfenster werden erweitert

» Transparente Integration

» Erleichtert Migrationsprozesse

» Einsatz kostengünstiger Speichermedien

» Vollständig integrierte ECM-Lösung

ADMINISTRATOREN » Nahezu unlimitierte Mailbox

» Bessere Performance

» Nahtlose Integration

» Verbesserte Suchmöglichkeiten

» Eine Lösung für die unternehmensweite Transparenz

» Minimale Veränderungen der Benutzeroberfläche

» Keine Client-Installation notwendig

BENUTZER

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Suchen, Finden und Bearbeiten » Dokumente samt Anlagen werden inhaltlich erfasst und stehen den

Anwendern über die EASY NOTES-Suchmechanismen zur Verfügung » Gleichzeitige Recherche in aktiven und archivierten Inhalten » Recherche, Bearbeitung und Neuanlage von Dokumenten im Archiv für

Anwender direkt aus der IBM® Lotus Notes®-Oberfläche » Über den EASY NOTES Workspace können Dokumente zusammen

mit Informationen aus Notes-fremden Quellen (z. B. Dokumente aus SAP-Systemen) bequem in Kunden- und Vorgangsakten verwaltet werden

» Such-PlugIn und Toolbar ab IBM® Lotus Notes® 8.5

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Mobilität mit EASY NOTES » Der Offline-Store gestattet jedem Anwender archivierte E-Mails zyklisch

und nach bestimmten Kriterien mit dem EASY ENTERPRISE-Server lokal zu synchronisieren

» Direkter Zugriff auf archivierte Dokumente auch mittels IBM® Lotus® iNotes™ im Full-, Lite- und Ultralite-Modus (z. B. Apple iPhone)

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Archivierung » Revisionssichere Ablage im Archivsystem » Auslagerung auf kostengünstigere Speichermedien » Archivierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben » Die Archivierung kann wahlweise regelbasiert durch den Server

und/oder manuell erfolgen » Optionale Konvertierung in Langezeitformate möglich

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Komprimierung » Platzsparende Komprimierung im Archiv-BackEnd » Dokumente samt Anlagen werden komprimiert abgelegt » Zusätzlich sorgt der „Single Instance“-Mode für weitere Platzersparnis

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Referenzierung » Der Zugriff erfolgt über eine Byte-große Referenz auf dem IBM® Lotus

Domino®-Server » Gewährleistet höchstmögliche Transparenz für die Anwender » Automatisches oder manuelles Wiederherstellen des gesamten

Dokuments möglich » Reduziert BackUp- und Restore-Zeiten

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Individuelle Lösung » Das enthaltene Software Development Kit (SDK) sorgt für noch mehr

Freiheiten bei der Integration von Archivierungsfunktionalitäten in projektspezifischen Applikationen

» Anforderungen, die über den umfangreichen Standard von EASY NOTES hinausgehen, können mit Hilfe des dokumentierten SDK realisiert werden

» Objektorientierte IBM LotusScript™ Bibliothek » Benutzung von Standard Notes Objekten für Daten

(z.B. NotesStream, NotesDateTime, etc.) » Integration in bestehende eigene oder Applikationen von

Drittanbietern

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Suche in der persönlichen Maildatenbank Authentifizierung über das Notes-Adressbuch (names.nsf)

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Persönliche Mail-DB

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Andere Mail-DB

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Archiv_07

Persönliche Mail-DB

Suche in anderen Maildatenbanken Zugriffsrechte via Mail-Einstellungen (Zugriff & Delegierung)/ACL

Authentifizierung über Benutzername und Besitzer der Mail-DB

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Suche über einen NON-Lotus Notes Client Zugriffsrechte via Domino Verzeichnis/EASY ENTERPRISE.x Domino Delegate

Login über den Lotus Notes-Benutzernamen

Mindestens ein gültiger Benutzername des angemeldeten Benutzers muss im ENTERPRISE.x –Dokument (notes.acl) vorhanden sein

Domino Verzeichnis

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Zugriff

A r c h i v i e r u n g K o m p r i m i e r u n g R e f e r e n z i e r u n g

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EASY NOTES Komponenten

Mail Workspace PlugIn

BENUTZER OBERFLÄCHE

Domino Gateway

BUSINESS LOGIK UND KONFIGURATION

Business Gateway MultiRenderer

VERARBEITUNG

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LOTUS DOMINO SERVER

EASY NOTES Gateways

Domino Gateway als JAVA Server Addin

JAVA APPLIKATIONS SERVER

Business Gateway

EASY ENTERPRISE

ECM SERVER

R M I

J A V A

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» Archivierung Ihrer Applikationen

» Berücksichtigt Notes-Sicherheitsmodel

» 90% Reduzierung der Datenbankgröße

» Unterstützt lokale Archive (Replikation)

» Vollständig transparente Integration

» Audit Trail/Zugriffsprotokollierung

» Bietet die technische Grundlage für Compliance Standards

» Einfache Integrationsmöglichkeiten (SDK & API)

» Keine Client-Installation notwendig

FEATURES » Archiviert unternehmenskritischen Daten

und Applikationen (neben E-Mail)

» Alle Informationen bleiben geschützt (gemäß dem Notes-Sicherheitsmodel)

» Schnellere Antwortzeiten

» Gewährleistet Benutzer-Mobilität

» Kein Einfluss auf die gewohnte Arbeitsweise der Benutzer

» Sehr einfache Integration in weitere Applikationen

» Einfache serverbasierte Administration

BENEFITS

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VIELEN DANK

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