EDI-Outsourcing

https://ecosio.com/de/e-books

ecosio GmbH Wiedner Hauptstraße 52 1040 Wien Austria

Niederlassung München:ecosio InterCom GmbHLeoprechtingstr. 3281739 MünchenDeutschland

Tel.: +43 1 996 2106-0Email: contact@ecosio.com Web: https://ecosio.com Blog: https://ecosio.com/de/blog

Aktuelle Version: 1.0.1 Publikationsdatum: 6. August 2015 Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbeson-dere die Rechte der Verbreitung, der Vervielfältigung, der Über-setzung, des Nachdrucks und der Wiedergabe auf fotome-chanischem oder ähnlichem Wege, durch Fotokopie oder andere elektronische Verfahren sowie der Speicherung in Datenverarbei-tungsanlagen, bleiben, auch bei nur auszugsweiser Verwertung, der ecosio GmbH vorbehalten.

Es wird darauf hingewiesen, dass alle Angaben in diesem eBook trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung der Autoren ausgeschlossen ist.

Nachdruck nur mit Genehmigung des Autors.

https://ecosio.com

i

Unternehmen werden heute aus unterschiedlichen Gründen und Motivationen mit dem Thema EDI konfrontiert. Vor allem Unter-nehmen mit informationsintensiven Beschaffungs- und Absatzpro-zessen profitieren dabei von den Vorteilen, die der elektronische Datenaustausch mit sich bringt.

Ab einer gewissen Anzahl von Partnern bedeutet der Einsatz von EDI für das Unternehmen aber auch einen zusätzlichen Aufwand im Hinblick auf die Wartung und das Monitoring der bestehenden EDI-Verbindungen. Dies kann mit der Zeit schnell dazu führen, dass IT-Arbeitskräfte sich immer häufiger mit dem Thema "EDI" befassen müssen und ihren Kernaufgaben seltener widmen kön-nen.

In diesem Fall kann die Auslagerung (das Outsourcing) der EDI-Verbindungen an einen externen Dienstleister helfen. ecosio GmbH betreut seit vielen Jahren erfolgreich EDI-Outsourcingprojekte bei Unternehmen unterschiedlichster Größe.

In diesem eBook sind die wichtigsten Fakten rund um das Thema EDI-Outsourcing zusammengetragen. Der erste Teil stellt die allge-meinen Vorteile durch EDI vor. Im zweiten Teil werden die unter-schiedlichen Motiviationen vorgestellt, die zu einem EDI-Outsourcing führen. Der dritte Teil behandelt die Vorbereitungsar-beiten innerhalb eines Unternehmens, die für die Einführung von EDI-Outsourcing notwendig sind.

Im vierten Teil wird schließlich eine typische Projektumsetzung dokumentiert und der fünfte Teil behandelt die Nachbearbei-tungsphase nach einem EDI-Outsourcing.

ii

VORWORT

Ein wesentlicher Faktor für den erfolgreichen Einsatz von elektronischem Datenaustausch (EDI) ist ein möglichst hoher Abdeckungsgrad durch EDI bei den Vorlieferanten und bei den Abnehmern eines Unternehmens. EDI-Outsourcing ermöglicht, neben einer deutlichen Kostensenkung, eine hohe Anbindungsrate aller Geschäftspartner zu erreichen.

3

Einleitung

ABSCHNITT 1

Durch den Wegfall von papiergestützten Prozes-sen und die Einführung von elektronischem Datenaustausch ergeben sich für ein Unterneh-men eine Reihe von Vorteilen.

Diese Vorteile entstehen in erster Linie durch die schnellere Übertragung der Daten vom Sender zum Empfänger, aber auch durch die Reduktion von manuellen Arbeitsschritten. Vor allem bei

der manuellen Datenübernahme (zB Übertrag ei-ner eingehenden Papierrechnung in das eigene IT System durch einen menschlichen Benutzer) entstehen die meisten Fehler und werden dadurch auch die meisten Kosten verursacht. EDI hilft diese Kosten zu reduzieren und die Abläufe zu beschleunigen.

Zusammenfassung

• Durch den Einsatz von EDI ergeben sich für ein Unternehmen eine Reihe von Vorteilen wie gesteigerte Präzision, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit bei der Übermittlung von Geschäftsdokumenten.

• Beschaffungs- und Absatzprozesse werden dadurch beschleunigt und Kosten gesenkt.

Vorteile von EDI nutzen

4

EDI in der PraxisJe nach Größe und Industriedomäne eines Unternehmens, gibt es unterschiedliche Gründe, warum EDI eingesetzt wird. Im Wesentli-chen lassen sich die Gründe für den Einsatz von EDI in der Praxis auf die folgenden zwei Szenarien zusammenfassen.

“Ich setze EDI ein, weil ich muss”.

Zulieferunternehmen im Automobilbereich müssen sich aufgrund von Just-in-Time und Just-in-Sequence Lieferketten bereits sehr früh mit dem Thema EDI auseinandersetzen. Auch in anderen Bereichen, wie beispielsweise dem Lebensmittelhandel, haben Großunternehmen bereits sehr erfolgreich EDI-Systeme im Einsatz. Hier wird auf Zulieferunternehmen und Abnehmerunternehmen zunehmend Druck ausgeübt, die vorhandenen EDI-Prozesse auch zu unterstützen. Weigern sich die Zulieferunternehmen, so drohen oft Konsequenzen in Form von Pönalen bis hin zum Delisting (Ent-fernen des Produktes aus dem Sortiment).

Dies mag auf den ersten Blick vor allem für kleinere Zulieferunter-nehmen unfair erscheinen, da Großunternehmen die Vorteile von EDI nutzen wollen und die Zulieferunternehmen damit unter Zugzwang bringen. Bei einem genaueren Blick auf die straff organ-isierten Lieferketten von Großunternehmen zeigt sich jedoch, dass deren Organisation ohne den Einsatz von EDI gar nicht möglich wäre. Lieferscheine und Bestellungen in Papierform sind schlichtweg zu langsam, um die eng verzahnten Lieferketten zu be-treiben.

“Ich setze EDI ein, weil ich will.”

In immer mehr Fällen beschließen Unternehmen auch von sich aus auf elektronischen Datenaustausch zu setzen, um damit die Einspa-rungspotentiale nutzen zu können. Den dabei anfänglich aufzu-bringenden Initialinvestitionen stehen über die Jahre hinweg hohe Einsparungspotentiale gegenüber.

Die Tendenz weg vom Papierdokument, hin zum elektronischen Geschäftsdokument, ist dabei vergleichbar mit der Entwicklung der Papierkorrespondenz hin zur Emailkorrespondenz. Vor rund 25 Jahren war der tägliche Postlauf ein konstantes Ritual in jedem Büro. Information verlies das Büro auf postalischem Weg und kam auch auf diesem Weg wieder an. Eine erste Teilautomatisierung die-ses Prozesses brachte letztlich das Fax. Hätte man zu dieser Zeit je-mandem gesagt, dass die Übermittlung von Bestellungen, Rechnungen usw. einmal per Email funktionieren wird, wäre man vermutlich belächelt worden.

Ein ähnlicher Schritt passiert heute. Papierdokumente und unstruk-turierte elektronische Dokumente (MS Word, PDF, etc.) die per Email versendet werden, werden durch strukturierte elektronische Dokumente (EDIFACT, XML) abgelöst, die direkt von System zu System gesendet und von diesen direkt verarbeitet werden kön-nen.

EDI-OutsourcingBei EDI-Outsourcing werden je nach Anwendungsfall mehr oder weniger viele Bereiche von EDI an einen spezialisierten EDI-Dienstleister ausgelagert. Das Ziel ist dabei die Kosten für EDI so gering wie möglich zu halten, wobei gleichzeitig der volle Nutzen von EDI ausgeschöpft werden soll.

5

Im Folgenden werden die verschiedenen Nutzenpotentiale erläutert, die sich durch den Einsatz von EDI für ein Unternehen ergeben.

GeschwindigkeitEiner der wesentlichen Vorteile, der sich durch den Einsatz von EDI ergibt, ist die Steigerung der Geschwindigkeit, mit der Geschäftsprozesse abgewickelt werden können. Konsumenten-bedürfnisse können schneller befriedigt werden und Lieferantenan-fragen werden schneller beantwortet. Beide Faktoren sind kritisch für den Unternehmenserfolg.

Die gesteigerte Geschwindigkeit ergibt sich vor allem durch den Wegfall von manueller Intervention bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Wird beispielsweise eine Papierrechnung erhalten, so muss ein Sachbearbeiter die Rechnung auf ihre Gültigkeit prüfen (sind die in Rechnung gestellten Positionen in Ordnung, wurde die Ware wirklich in der gewünschten Form geliefert, war die Ware die in Rechnung gestellt wurde auch jene die wirklich bestellt wurde usw.). Dies alles erfordert im Normalfall einen manuellen Abgleich mit vorher empfangenen oder versendeten Dokumenten, wie Lieferscheinen, Bestellungen, etc.

Beim Einsatz von EDI wird die Rechnung in elektronischer Form empfangen und liegt für die weitere automatisierte Bearbeitung im IT-System des Unternehmens vor. Ein Abgleich mit Lieferscheinen, Bestellungen, Rahmenverträgen usw. kann automatisiert erfolgen, sodass am Ende nur mehr die endgültige Freigabe der Rechnung durch einen autorisierten Mitarbeiter notwendig ist.

Die Automatisierung des Beschaffungs- und Vertriebsprozesses durch EDI erlaubt auch eine tiefergreifende Integration in beste-hende Inhouse-Systeme, wie Lagerverwaltungssysteme, Produk-tionssteuerungssysteme, etc.

PräzisionBeim Austausch von klassischen Papierdokumenten kommt es zu einer Reihe von Medienbrüchen. Papierdokumente werden in Un-ternehmen A erzeugt und per Post, Fax oder Email an Unterneh-men B gesendet. Dort müssen die unstrukturierten Daten von einem Sachbearbeiter in das eigene IT-System übernommen wer-den. Dabei passieren beim Abtippen bzw. Kopieren und Einfügen sehr oft Fehler.

Erfolgt der Datenaustausch hingegen über EDI, so können Daten im Unternehmen A erzeugt werden und in elektronischer Form di-rekt an Unternehmen B gesendet werden. Im Unternehmen B kön-nen die erhaltenen Daten direkt in das IT-System übernommen werden. Es kommt zu keiner manuellen Intervention und zu keinem Medienbruch, wodurch Fehler gänzlich vermieden werden können.

KostenreduktionSowohl die Steigerung der Geschwindigkeit, als auch die höhere Präzision helfen einem Unternehmen Kosten im Bereich der Beschaffung und des Absatzes zu reduzieren. Diese Kostenvorteile können anschließend an Kunden bzw. Lieferanten weitergegeben werden.

Flexibilität beim EinsatzDer Einsatz von EDI muss nicht mit einem “Big-Bang” geschehen, sondern kann in kleinen Iterationen erfolgen. Üblicherweise wer-

6

den initial die wichtigsten Dokumentenbeziehungen (zB Aus-tausch von Rechnungen mit Vorlieferanten und Kunden) auf EDI umgestellt und dann nach und nach die weniger wichtigen Bezie-hungen. Auch eine 100%ige EDI-Abdeckungsrate ist nicht zwin-gend erforderlich, sondern alte Prozesse (zB Papier und Fax) und EDI-Prozesse können koexistieren.

7

ABSCHNITT 2

Bei immer mehr Unternehmen wird heute das Thema elektronischer Datenaustausch aktiv ver-folgt. Das Ziel ist es, möglichst viele der Vorliefer-anten und möglichst viele der Abnehmer eines Unternehmens mit Hilfe von EDI anzubinden. Bei den meisten Unternehmen stellt der elektron-ische Datenaustausch jedoch keinen wertschöpfenden Kernprozess dar, sondern ist

eine Unterstützungsaufgabe, die mehr oder weni-ger gerne in Angriff genommen wird.

Erreicht die Anzahl der angebundenen Unterneh-men eine gewisse Größe, so steigt auch der Ver-waltungsaufwand für die bestehenden EDI-Verbindungen rapide an. Typische Probleme die bei einem unternehmensinternen EDI-Betrieb auf-treten können, sind im Folgenden aufgeführt.

Zusammenfassung

• Der Inhousebetrieb von EDI kann zu beachtlichen Aufwänden führen, die in keiner Relation zum Nutzen stehen, der durch EDI gestiftet wird.

• Durch EDI-Outsourcing werden die EDI-Prozesse an einen externen Experten übertragen.

• Das Unternehmen kann sich auf seine Kernprozesse konzentrieren und lagert den EDI-Administrations-aufwand aus.

Motivation für EDI-Outsourcing

8

Probleme beim internen Betrieb von EDIBeim Betrieb einer EDI-Lösung innerhalb eines Unternehmens erge-ben sich eine Reihe von nicht zu unterschätzenden Kostentreibern, vor allem in Hinblick auf die notwendige Software, sowie den damit verbundenen Mitarbeitereinsatz.

Bindung von Mitarbeitern für EDI-AgendenUm die EDI-Anbindungen der einzelnen Partnerunternehmen ab-zuwickeln, werden im Unternehmen Mitarbeiter gebunden. Diese kommen üblicherweise aus der IT-Abteilung und müssen neben dem regulären Tagesgeschäft EDI-Agenden mitübernehmen. Oft kennen sich die Mitarbeiter auch nicht im Detail mit den eingesetz-ten EDI-Prozessen aus. Die Folge sind Fehler und zusätzliche Auf-wände, die eigentlich vermieden werden können.

Ein weiterer Nachteil liegt in der Wartung der bestehenden EDI-Verbindungen und im Monitoring des laufenden EDI-Verkehrs. Ob-wohl man annehmen könnte, dass EDI, wenn einmal erfolgreich aufgesetzt, ad infinitum ohne weitere menschliche Interaktion läuft, ist das Gegenteil der Fall. Mit vielen EDI-Partnern kommen in diesem Fall auch viele EDI-Probleme auf ein Unternehmen zu. Verbindungsparameter von Partnern ändern sich und müssen ent-sprechend eingepflegt werden, AS2-Zertifikate laufen ab und müssen ausgetauscht werden, bei der Aufschaltung von neuen EDI-Partnern müssen neue Dokumentenmappings eingerichtet werden usw. Dies alles führt zu weiteren Aufwänden, die von den eigenen Mitarbeitern abgefangen werden müssen.

Parallel dazu muss der laufende EDI-Verkehr konstant überwacht werden. Ist ein Partnerunternehmen nicht erreichbar, müssen Nachrichten noch einmal gesendet werden. Dabei muss sicherges-

tellt werden, dass eine Nachricht keinesfalls zwei Mal beim Empfänger ankommt. Bei einem Ausfall einer größeren Kompo-nente (zB eine Störung im X.400 Netz der deutschen Telekom) müssen entsprechende Notfallpläne greifen.

Viele Unternehmen die EDI inhouse betreiben, haben jedoch für solche Fälle keine entsprechenden Pläne vorgesehen.

Teure Spezialsoftware notwendigFür die Umsetzung der verschiedenen EDI-Formate, die von den Vorlieferanten und Herstellern verlangt werden, ist der Einsatz von spezieller Software notwendig. Die Software kann beis-pielsweise für die Konvertierung von Nachrichten eingesetzt wer-den, oder sie stellt das Kommunikationsinterface zu den regulären EDI-Kanälen (AS2, X.400, SFTP, ...) dar. Die Preise für diese Spezial-software sind üblicherweise sehr hoch und Updates müssen unter Umständen teuer nachgekauft werden. Des Weiteren ist für die Be-dienung und Konfiguration der Software detailliertes EDI-Know-How notwendig, das nicht in jedem Unternehmen verfügbar ist.

Unternehmen, die gerade erst mit der Einführung von EDI starten, sehen sich dadurch mit sehr hohen Initialinvestitionen für Spezial-software konfrontiert. Obwohl am Anfang erst ein oder zwei EDI-Partner angebunden werden, muss bereits eine Konvertersoftware oder beispielsweise ein X.400-Client angeschafft werden. Die Kos-ten hierführ liegen überlicherweise im fünfstelligen Eurobereich.

Durch Outsourcing der EDI-Prozesse kann sich ein Unternehmen wieder auf seine Kernkompetenzen konzentieren und die Abwick-lung und Verwaltung der EDI-Verbindungen an einen externen Spezialisten auslagern. Die gesamte EDI-Abwicklung wird dabei an einen externen Dienstleister vergeben. Im Unternehmen verblei-

9

ben lediglich Ansprechpartner, die bei Fragen des EDI-Dienstleisters zur Verfügung stehen. Bei einer ausgelagerten Lös-ung kann auch auf teure Spezialsoftware verzichtet werden und die EDI-Einführung wird für das Unternehmen zu einem Bruchteil des Preises möglich, der bei der Anschaffung von lokaler Software zu zahlen ist.

Vorteile durch EDI-OutsourcingWerden die EDI-Prozesse an einen externen Dienstleister aus-gelagert, ergeben sich eine Reihe von Synergieeffekten, die den Ge-samtnutzen von EDI steigern, bzw. in einigen Fällen den Nutzen von EDI überhaupt erst ermöglichen.

Realisierung durch SpezialistenViele Aufgaben im Rahmen der EDI-Abwicklung sind für ungeschulte Anwender kompliziert zu lösen und in den Händen von Experten besser aufgehoben. Dies beginnt bei der Wartung von bestehenden EDI-Verbindungen und der Einrichtung und An-passung von Dokumentenmappings und endet bei der korrekten Reaktion auf eine fehlerhafte EDI-Nachricht.

Bei einem EDI-Outsourcing übernimmt ein externer Dienstleister je nach Anwendungsszenario die gesamte Partneranbindung und an-schließend Routing, Konvertierung, Archivierung und Signatur von EDI-Nachrichten.

Dabei kann auf ein Team von Experten zurückgegriffen werden, für die das Onboarding von neuen EDI-Partnern und die Be-treuung von EDI-Verbindungen das Tagesgeschäft und nicht die lästige Ausnahmearbeit sind. Dabei kommt neben dem technischen Know-How auch das Domänenwissen zum Tragen. So

werden beispielsweise im Bereich der chemischen Industrie andere Standards und Methoden verwendet, als im Bereich der Konsum-güterindustrie oder der Automobilindustrie. Das Team des EDI-Dienstleisters hat bereits eine Vielzahl von verschiedenen EDI-Projekten in den unterschiedlichsten Industrien und Domänen real-isiert und verfügt dadurch über ein breites Erfahrungsspektrum.

Skalierbare Instruktur für alle AnforderungenBei einer ausgelagerten EDI-Lösung kann ein Unternehmen auf die Anschaffung von teurer Spezialsoftware für die Konvertierung oder die Anbindung an zB X.400-Systeme verzichten. Es reicht eine einzige Verbindung zum EDI-Dienstleister (zB mit Hilfe von SFTP) über die der gesamte EDI-Verkehr abgewickelt wird. Durch den Wegfall der teuren Spezialsoftware skaliert auch die Einführung von EDI in einem Unternehmen besser.

Es sind keine teuren Initialinvestionen notwendig und der EDI-Dienstleister kann jederzeit beliebig hochskalieren - sprich weitere EDI-Partner mit weiteren Dokumenttypen über weitere Protokolle aufschalten. Und das alles zu einem wesentlich geringeren Preis, als beim Betrieb einer Inhouse-Lösung.

Für die Realisierung der verschiedenen EDI-Aufgabenbereiche (Routing, Konvertierung, Achivierung, Signatur, etc.) setzt ein EDI-Dienstleister auf spezielle Software, die üblicherweise selbsten-twickelt und skalierbar ist. Im Gegensatz zu zugekaufter Software, wie sie meistens in Unternehmen eingesetzt wird, ist die Software des EDI-Dienstleister genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen An-wendungsfalls zugeschnitten.

Damit lassen sich sehr einfach und kostengünstig auch sehr spe-zielle Anwendungsfälle abbilden, die bei einer Inhouse-

10

Realisierung vermutlich größere Probleme erzeugen würden. Als Beispiel sei hier die Umsetzung einer digitalen Signatur für EDI-FACT Rechnungen nach Spanien genannt. Die lokale Gesetzge-bung in Spanien sieht vor, dass die elektronischen Rechnungen mit einer speziellen Signatur versehen sind. Die Umsetzung einer der-artigen Signatur ist alles andere als trivial, und stellt unerfahrende Entwickler und Anwender vor nicht unwesentliche Probleme.

Wächst das EDI-Volumen eines Unternehmen, so stellt auch die Skalierbarkeit und die Sicherstellung der Verfügbarkeit der EDI-Lösung einen geschäftskritischen Faktor dar. Die Infrastruktur des EDI-Dienstleisters ist für hohe Belastungen ausgelegt und kann dadurch auch Spitzenbelastungen abfedern. Die eingesetzten Sys-teme sind durch die redundante Auslegung in der Lage eine sehr hohe Verfügbarkeit zu garantieren.

Nutzung von wirtschaftlichen VorteilenLeider laufen auch heute noch sehr viele EDI-Verbindungen über X.400-Netzwerke. Obwohl die X.400-Technologie an und für sich sehr gut für die Übertragung von EDI-Nachrichten geeignet ist, hat ihr Einsatz seinen sprichwörtlichen Preis. Nachrichten müssen vor allem im deutschsprachigen Raum über das X.400-Netz der deut-schen Telekom gesendet werden, was in sehr hohen Roamingkos-ten resultiert. Für ein Unternehmen, das sehr viel ausgehenden EDI-Nachrichtenverkehr hat, kann dies in empfindlich hohen X.400-Kosten resultieren.

Beim Outsouring der EDI-Verbindungen an einen externen Di-enstleister übernimmt dieser die gesamte X.400-Kommunikation. Dadurch wird der auftretende X.400-Verkehr von vielen Unterneh-men gebündelt über eine X.400-Verbindung an die Telekom

geroutet. Dadurch ergibt sich ein wirschaftlicher Vorteil, denn bei höherem Datenaufkommen gewährt die deutsche Telekom auch spezielle Tarife. In den Genuß dieser speziellen Tarife kommt ein reguläres Unternehmen üblicherweise nicht, da das Datenaufkom-men zu gering ist. Der EDI-Dienstleister gibt die guten Kondi-tionen der Telekom an seine Outsourcingkunden weiter. Dies hilft X.400-Kosten zu sparen und die bestehenden EDI-Prozesse noch kostenoptimierter zu machen.

Am aktuellen Stand der technischen EntwicklungDie verschiedenen EDI-Standards sind einer laufenden Weiteren-twicklung unterworfen. Die Gründe hierfür liegen in neuen Anfor-derungen die aus der Wirtschaft kommen, oder in neuen Auflagen die der Gesetzgeber verabschiedet, und die anschließend im EDI-Standard entsprechend berücksichtigt werden müssen. ecosio arbe-itet seit vielen Jahren aktiv in den nationalen Standardisierungsgre-mien in Deutschland und Österreich, sowie auf internationaler Ebene im Rahmen von UN/CEFACT (die Standardisierungsorgani-sation hinter dem UN/EDIFACT Standard) mit. Dadurch ist ein ho-hes Maß an Expertenwissen im Hinblick auf neue Standardentwick-lungen und Trends vorhanden. Dieses Wissen kann im Rahmen von Outsourcingprojekten an die Kunden weitergegeben werden.

Funktionsweise des EDI-OutsourcingsBei einem EDI-Outsourcing übernimmt der EDI-Dienstleister die Anbindung der verschiedenen Partnerunternehmen. Wie in der fol-genden Abbildung als rote Verbindung dargestellt, gibt es an-schließend nur mehr eine zentrale EDI-Verbindung zwischen dem Unternehmen und seinem EDI-Dienstleister. Diese Verbindung wird üblicherweise mit Hilfe von AS2 oder SFTP realisiert, da bei

11

diesem Übermittlungsprotokoll keine Gebühren anfallen, wie dies beispielsweise bei X.400 der Fall ist.

Die gesamte Koordination der weiteren EDI-Verbindungen wird zentral über den EDI-Dienstleister erledigt. Dieser stellt das kor-rekte Routing und die korrekte Konvertierung von eingehenden und ausgehenden EDI-Nachrichten sicher.

Damit ein EDI-Outsourcingprojekt erfolgreich über die Bühne ge-hen kann, sind eine Reihe von Vorbereitungsarbeiten im Unterneh-men notwendig, die im nächsten Kapitel behandelt werden.

12

ABSCHNITT 3

Bevor ein EDI-Outsourcing Projekt gestartet wer-den kann, sind eine Reihe von Vorberei-tungsschritten innerhalb des Unternehmens not-wendig. Die Schritte beinhalten einerseits die in-terne Vorbereitung der IT-Abteilung, aber auch die Abstimmung mit dem EDI-Outsourcing-Partner. Nur bei entsprechend guter Planung in

der Vorbereitungsphase, kann die erfolgreiche EDI-Umsetzung garantiert werden.

Zusammenfassung

• In der Vorbereitungsphase erfolgt die genaue Abstimmung des EDI-Outsourcings zwischen dem outsourcenden Unternehmen und dem EDI-Dienstleister.

• Ein wichtiger Punkt ist dabei die Art und Weise, wie einzelne Kunden und Lieferanten angesprochen werden sollen.

• Um das Controlling des Umsetzungsprozesses zu ermöglichen, werden in der Vorbereitungsphase die genauen Umsetzungsziele vereinbart.

Vorbereitungsphase

13

Abstimmung der Ziele und ZielvorgabenIn einem ersten Schritt werden innerhalb des Unternehmens die bestehenden EDI-Verbindungen, sowie neu aufzusetzende EDI-Verbindungen analysiert. Vor allem bei bereits länger laufenden EDI-Verbindungen fehlt oftmals eine einheitliche Dokumentation der einzelnen Relationen - die Prozesse funktionieren einfach seit Jahren, ohne dass es irgendwo eine aktuelle Dokumentation darüber gibt. Für eine erfolgreiche Outsourcing-Umsetzung sind insbesondere die folgenden Informationen wichtig.

• Welche Partner sind von der Umstellung betroffen und wer sind die Ansprechpartner beim Partnerunternehmen? Die Erfahrung zeigt zwar, dass sich EDI-Ansprechpartner in Unternehmen durch Personalzugang und Personalabgang regelmässig ändern. Dennoch ist eine Liste mit den initialen Ansprechpartnern un-erlässlich, da Telefonnummern oft unverändert bleiben und man dadurch schnell die richtigen Ansprechpartner in den Unterneh-men finden kann.

• Welche Dokumenttypen werden mit den Partnerunternehmen ausgetauscht? Hier ist vor allem von Interesse, welche konkreten EDIFACT MIGs (Message Implementation Guidelines) verwen-det werden, bzw. welche speziellen XML oder CSV-Formate ver-wendet werden. Liegen die einzelnen Dokumentationen zu den verwendeten Standards nicht mehr vor, können diese auch im Rahmen des EDI-Outsourcingprozesses vom EDI-Dienstleister von den einzelnen Partnerunternehmen bezogen werden.

• Welche Austauschprotokolle werden genutzt? Sind bereits viele Partnerunternehmen per EDI angebunden, so ist auch die Wahr-scheinlichkeit hoch, dass mehr als ein einzelnes Austauschpro-

tokoll genutzt wird. Für das erfolgreiche Outsourcing ist es wichtig zu wissen, welche Partner über X.400, AS2, SFTP, SMTP, etc. kommunizieren. Auf Basis dieser Information können auch bereits erste Einschätzungen über das zu erwartende Einsparung-spotential erstellt werden - beispielsweise durch die Konsolidie-rung von mehreren X.400-Verbindungen oder deren Ablöse durch AS2.

Aufbauend auf dieser Liste erfolgt gemeinsam mit dem EDI-Dienstleister anschießend eine Priorisierung und die Erstellung eines konkreten Umsetzungsplanes.

Definition der Lieferanten- und KundenanspracheEine der wesentlichen Aufgaben im Rahmen des EDI-Outsourcings ist die Kontaktaufnahme zu den bestehenden Liefer-anten und Kunden, um die EDI-Anbindung zu koordinieren.

Bestehen bereits EDI-Verbindungen zum Partnerunternehmen, so müssen im Rahmen des EDI-Outsourcings nur die Änderungen der Verbindungsparameter kommuniziert werden (beispielsweise die geänderte X.400-Adresse des EDI-Dienstleisters). Diese Än-derungen geschehen im täglichen EDI-Geschäft laufend, und de-mentsprechend einfach können sie durchgeführt werden.

Werden EDI-Verbindungen zu einem Partnerunternehmen neu ein-geführt, so ist es maßgeblich davon abhängig, ob das Partnerunter-nehmen EDI bereits einsetzt oder nicht, wie problemlos die Einführung vonstatten geht. Wird im Partnerunternehmen EDI bereits eingesetzt, so ist die Anbindung üblicherweise ohne größere Probleme möglich. Wird noch kein EDI eingesetzt, so wird die initiale Reaktion eines (vornehmlich kleineren) Vorlieferanten oder Abnehmers auf die Aufforderung eine EDI-Verbindung

14

einzuführen oftmals eher ablehned sein - bis hin zur Verweigerung der Kooperation.

Hier muss im Rahmen des EDI-Outsourcing eine einheitliche Linie der Kommunikation vorgegeben werden.

Die Erfahrung von vergangenen EDI-Outsourcing Projekten zeigt, dass eine Argumentation der Vorteile gegenüber den Vorlieferan-ten und Herstellern die beste Wahl der Kommunikation darstellt. Durch das breite Portfolio von ecosio steht für Unternehmen jeder Größe eine passende Lösung für die Umsetzung von EDI zur Verfügung. Die Argumente, dass die Einführung zu viel kostet und zu wenig bringt, sind damit nicht mehr gültig.

Die Lieferanten- und Kundenansprache kann entweder zwischen dem Unternehmen und dem EDI-Dienstleister aufgeteilt werden, oder sie erfolgt gänzlich durch den EDI-Dienstleister. In jedem Fall ist jedoch zumindest eine initiale Information der betroffenen Vor-lieferanten und Abnehmer (zB per Email) durch das Unternehmen unerlässlich.

Controlling des UmsetzungsprozessesNeben der Definition des Umsetzungsplanes und der Festlegung der Kunden- und Lieferantenansprache sind auch die weiteren Maßnahmen für das Controlling während des Umsetzungspro-zesses notwendig.

Dies beinhaltet insbesondere die Definition der Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens, welche das EDI-Outsourcingprojekt gemeinsam mit dem EDI-Dienstleister begleiten werden. Die An-sprechpartner stehen während der Projektphase für alle Fragen

rund um Dokumentenformate, Abnahmeprüfung von Testdateien usw. zur Verfügung.

Des Weiteren werden die für das Controlling notwendigen Auswer-tungsintervalle festgelegt. So kann beispielsweise im wöchentli-chen oder zweiwöchentlichen Rhytmus ein Umsetzungsfortschritts-bericht oder Jour Fixe vereinbart werden.

Sollen viele Partnerunternehmen angebunden werden, mit denen noch keine EDI-Partnerschaft besteht, so empfiehlt sich auch die regelmässige Durchführung von Webinaren, bei denen neue EDI-Partner über die zu tätigenden Schritte im Rahmen der EDI-Einführung informiert werden. Diese Webinare werden nach Ab-sprache mit dem Unternehmen vom EDI-Dienstleister veranstaltet.

15

ABSCHNITT 4

Nachdem die notwendigen Abstimmungen zwischen Unternehmen und EDI-Dienstleister im Rahmen der Vorbereitungsphase abgeschlos-sen sind, beginnt die eigentliche Pro-jektdurchführungsphase.

Der EDI-Dienstleister beginnt nun auf Basis der getroffenen Vorgaben die einzelnen Lieferanten- und Kundenunternehmen zu kontaktieren und

führt die EDI-Umstellung (im Falle von bestehen-den Kunden) oder das EDI-Onboarding (im Falle von neuen Kunden) durch.

Zusammenfassung

• Während der Durchführungsphase koordiniert der EDI-Dienstleister die Anbindung der einzelnen Unternehmen.

• Ein anschließender Testbetrieb stellt sicher, dass der Übergang auf den Produktivbetrieb reibungslos läuft.

Durchführungsphase

16

Beratung der Lieferanten und KundenNach der initialen Ansprache der Lieferanten bzw. Kunden wer-den mit diesen gemeinsam die verschiedenen Anbindungsvarian-ten erörtert. Um Unternehmen mit unterschiedlichen technischen Voraussetzungen bedienen zu können, stehen eine Reihe von An-bindungsmöglichkeiten zur Verfügung.

• Anbindung über klassisches EDI In diesem Fall ist der Kunde in der Lage EDI-Dateien zu export-ieren und diese über gängige EDI-Protokolle wie AS2, SFTP oder X.400 zuzustellen. Diese Art der Anbindung kommt zumeist bei großen bzw. mit-tleren Unternehmen zur Anwendung, da diese über die entspre-chende EDI-Infrastruktur verfügen.

• Anbindung auf Basis eines vorhandenen Exportformates Ist der Kunde in der Lage aus seinem ERP-System eine strukturi-erte Datei zu exportieren, so kann auf Basis dieser Datei eine EDI-Anbindung versucht werden. Voraussetzung hierfür ist, dass in der exportieren Datei alle Daten enthalten sind, die vom EDI-outsourcenden Unternehmen benötigt werden. Die Konvertierung der Nachricht übernimmt in diesem Fall der EDI-Dienstleister. Falls das Unternehmen über keine Möglichkeit zur AS2, SFTP oder X.400-Kommunikation verfügt, kann alternativ das EFEX-Modul zum Einsatz kommen. EFEX läuft als lokales Service auf dem Rechner des Kunden und “hört” auf einen zu definierenden Ordner. Sobald eine Datei in diesen Ordner exportiert wird, wird diese gelesen und an den EDI-Dienstleister weitergeleitet. Diese Art der Anbindung kommt zumeist bei kleinen bzw. mittel-großen Unternehmen zur Anwendung.

• Anbindung auf Basis des Web-Interfaces Verfügt das Unternehmen über keine Möglichkeit eine strukturi-erte Datei zu exportieren, so muss eine webbasierte Lösung gewählt werden. In diesem Fall loggt sich der Kunde in die We-banwendung ein und kann direkt aus seinem Webbrowser struk-turierte elektronische Dokumente senden und empfangen. Mit Hilfe von Webformularen wird vom darunterliegenen EDI-Standard abstrahiert, sodass für die Benützung der Weban-wendung kein EDI-Know-How notwendig ist. Diese Art der Anbindung kommt vor allem bei kleinen Unterneh-men zur Anwendung.

StammdatenkommunikationIm Rahmen der Kundenansprache werden dem Kunden auch alle notwendigen Informationen zur EDI-Anbindung mitgeteilt. Dies beinhaltet typischerweise die Art des verwendeten Dokumenten-formates, sowie die verwendeten GLNs und GTINs.

Das verwendete Dokumentenformat ist vor allem dann relevant, wenn der Kunde die Nachrichtenkonvertierung selbst durchführt, d.h. selbst das Dokumentenformat erzeugt, welches vom EDI-outsourcenden Unternehmen verlangt wird. Ein typisches Doku-mentenformat wäre zum Beispiel ein bestimmtes UN/EDIFACT Subset wie beispielsweise EANCOM D01B.

Die GLNs und GTINs sind für die korrekte Codierung der be-teiligten Unternehmen, sowie der einzelnen Produkte notwendig.

17

Abstimmung des DokumentenformatesHinsichtlich des verwendeten Dokumentenformates besteht die Möglichkeit, dass der Kunde das gewünschte Format selbst er-zeugt, oder dass der EDI-Dienstleister die Konvertierung über-nimmt.

Im ersten Fall ist der Kunde selbst in der Lage das vom EDI-outsourcenden Unternehmen gewünschte EDI-Format zu er-zeugen. Der EDI-Dienstleister übernimmt in diesem Fall nur das Routing der Nachrichten. In diesen Fällen wird dem Kunden nur die Formatbeschreibung des EDI-Formates zur Verfügung gestellt. Die Abnahme des erzeugten Formates erfolgt in Abstimmung mit dem EDI-outsourcenden Unternehmen.

Im zweiten Fall übernimmt der EDI-Dienstleister die Konvertie-rung des Kundenformates auf das Format, das vom EDI-outsourcenden Unternehmen verlangt wird. In diesem Fall über-nimmt der EDI-Dienstleister die Koordination des korrekten Doku-mentenmappings vom Kundenformat auf das EDI-Format des EDI-outsourcenden Unternehmens.

TestbetriebNachdem die EDI-Anbindung und die Abstimmung des Dokumen-tenformates erfolgt ist, beginnt der testweise Austausch von EDI-Nachrichten. Üblicherweise werden im Rahmen eines Parallel-betriebes über einen gewissen Zeitraum sowohl EDI, als auch Pa-piernachrichten ausgetauscht. Wenn während des Testbetriebes keine Probleme festgestellt werden, kann auf den Produktivbetrieb gewechsel werden und die Papierbelege können wegelassen wer-den.

18

ABSCHNITT 5

Nachdem alle EDI-Partner im Rahmen des EDI-Outsourcings erfolgreich angebunden wurden, beginnt in der Nachbereitungsphase der opera-tive EDI-Betrieb.

Der operative EDI-Betrieb beinhaltet das Monitor-ing des Datenaustausches, sowie das entspre-chenden Eingreifen im Fehlerfall durch den EDI-Dienstleister.

Des Weiteren werden Wartungs- und Anpassung-sarbeiten durchgeführt, wie beispielsweise das Wechseln von Zertifikaten und die Aktualiserung von Verbindungsparametern.

Zusammenfassung

• Während der Nachbearbeitung führt der EDI-Dienstleister Wartungs- und Anpassungsarbeiten durch, sofern diese notwendig sind.

• Der laufende EDI-Verkehr wird durch das Technikteam des EDI-Dienstleisters 24/7 überwacht.

• Störungen werden umgehend behoben und somit ein reibungsloser EDI-Betrieb garantiert.

Nachbereitungsphase

19

Wartung und AnpassungenIm Gegensatz zu manuellen papierbasierten Prozessen sind beste-hende EDI-Verbindungen zwischen zwei Unternehmen sehr war-tungsarm. Nichtsdestotrotz kann es bei Änderungen auf der Seite eines Partners notwendig sein, Änderungen durchzuführen. Diese Änderungen sind beispielsweise AS2-Zertifikate, die erneuert wer-den müssen, ausgetauschte Dokumentenformate, die angepasst werden müssen, usw.

Der EDI-Dienstleister führt die Wartungs- und Anpassungsarbe-iten in Abstimmung mit dem EDI-outsourcenden Unternehmen durch.

Monitoring von EDI-VerbindungenDas Technikteam des EDI-Dienstleister überwacht 24/7 den beste-henden EDI-Verkehr und greift bei Störungen sofort ein. Sind Störungen technischer Natur, werden diese vom EDI-Dienstleister selbst behoben. Die verwendete Infrastruktur ist durch ihre redun-dante Auslegung gegen potentielle Störungen äußerst gut abgesi-chert, sodass eine sehr hohe Verfügbarkeit garantiert werden kann. Es kann jedoch bei Partnernetzwerken zu Wartungsfenstern oder zu Ausfällen kommen (zB im X.400-Netzwerk der deutschen Tele-kom). In diesem Fall stellt das Technikteam des EDI-Dienstleisters sicher, dass Nachrichten dennoch korrekt zugestellt werden.

Bei Störungen die durch den Kunden bzw. das EDI-outsourcende Unternehmen verursacht werden, greift der EDI Dienstleister kor-rigierend ein und trägt zur Fehlerlösung proaktiv bei. Diese Art von Störungen sind beispielsweise fehlerhaft exportierte Dateien die zu Mappingfehlern führen, oder unvollständig übermittelte Dateien. Ein weiteres Problem stellen doppelt übermittelte

Nachrichten dar, die automatisch über einen Duplikatsprüfer auf Seiten des EDI-Dienstleisters aussortiert werden.

Nach der erfolgreichen Umsetzung des EDI-Outsourcings küm-mert sich der EDI-Dienstleister um alle EDI-relevanten Belange und federt dadurch den administrativen Aufwand vom Unterneh-men ab.

Interesse am EDI-Outsourcing geweckt? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Schreiben Sie uns unter contact@ecosio.com oder hinterlas-sen Sie uns Ihre Telefonnummer unter https://ecosio.com/de/kontakt. Wir rufen Sie gerne zurück.

20

AS2

Abkürzung für Applicability Statement 2. AS2 ist ein Übertragungsprotokoll für elektron-ische Nachrichten auf Basis von HTTP und S/MIME. Bei AS2 werden Nachrichten über Punkt-zu-Punkt Verbindungen zwischen zwei Unternehmen als Attachments innerhalb ei-ner S/MIME Nachricht versendet.

Related Glossary Terms

Index

Chapter 1 - Motivation für EDI-Outsourcing

Drag related terms here

Find Term

EANCOM

EANCOM ist ein Subset des UN/EDIFACT Standards, der vor allem in der Konsumgüterin-dustrie Anwendung findet. Für die Pflege des EANCOM Standards ist die GS1 verantwort-lich.

Related Glossary Terms

Index

Chapter 1 - Durchführungsphase

Drag related terms here

Find Term

EDI

Abkürzung für elektronischer Datenaustausch. Unter EDI versteht man die Übertragung von strukturierten, maschinenverarbeitbaren Dokumenten zwischen verschiedenen Unter-nehmen. Typischerweise werden diese Dokumente dabei zwischen den ERP Systemen der beteiligten Unternehmen ausgetauscht.

Related Glossary Terms

Index

Chapter 1 - Einleitung

Drag related terms here

Find Term

GLN

Abkürzung von Global Location Number. Eine von der GS1 vergebene Nummer zur eindeu-tigen Identifikation von Unternehmen und Unternehmensteilen.

Weitere Informationen: https://ecosio.com/de/blog/2014/01/03/Was-ist-eine-GLN/

Related Glossary Terms

Index

Chapter 1 - Durchführungsphase

Drag related terms here

Find Term

GTIN

Abkürzung für Global Trade Identification Number. Dient zur eindeutigen Identifikation von Produkten und Dienstleistungen.

Weitere Informationen: https://ecosio.com/de/blog/2014/01/09/Was-ist-eine-GTIN/

Related Glossary Terms

Index

Chapter 1 - Durchführungsphase

Drag related terms here

Find Term

SFTP

Abkürzung für Secure File Transfer Protocol. Das SFTP Protokoll erlaubt die sichere Über-mittlung von elektronischen Dateien zwischen einem SFTP Client und einem SFTP-Server.

Related Glossary Terms

Index

Chapter 1 - Motivation für EDI-Outsourcing

Drag related terms here

Find Term

UN/EDIFACT

UN/EDIFACT ist ein internationaler Standard für elektronische Daten im Rahmen des elek-tronischen Datenaustausches. UN/EDIFACT wird von den Vereinten Nationen standardis-iert.

Related Glossary Terms

Index

Chapter 1 - Durchführungsphase

Drag related terms here

Find Term

X.400

X.400 ist ein Protokoll auf dessen Basis elektronische Nachrichten zwischen Unternehmen ausgetauscht werden können. Es ist vom Aufbau her ähnich zu klassichem Internet Email, wird jedoch heute fast ausschließlich für die Übertragung von EDI-Nachrichten verwendet. Um Teil des X.400 Netzes zu werden, muss eine X.400 Adresse mit zugehöriger Mailbox angemietet werden - zum Beispiel bei der deutschen Telekom.

Weitere Informationen: https://ecosio.com/de/blog/2014/01/14/Die-Rolle-von-X400-im-elektronischen-Datenaustausch-EDI/

Related Glossary Terms

Index

Chapter 1 - Motivation für EDI-Outsourcing

Drag related terms here

Find Term