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Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Umsetzung von eCH-BPM- Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz) B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014 BPM@ÖV2014

Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Umsetzung von eCH-BPM- Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter

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Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt:Ein Erfahrungsbericht

(animierter Foliensatz)

B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014

BPM@ÖV2014

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Eidgenössisches Finanzdepartement EFD

Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

Prozessdokumentation im ISB (1)

Ausgangslage, Positionierung• Reorganisation des Informatiksteuerungsorgans des Bundes

ISB aufgrund revidierter Bundesinformatikverordnung BinfV (2012/2013)

• Bottom up-Ansatz im BPM (kein strategisches top down BPM)

• Bedarfsgesteuerte Erhebung und Dokumentation von Prozessen (Abteilungen bestimmen Bedarf)

• Fokus auf einheitlicher Prozessdokumentation: Gemeinsame Sprache - gemeinsames Verständnis

• MUSS: Internes Kontrollsystem: Dokumentation von IKS-Kontrollen und -Risiken

• Unterstützung der operativen Prozessausführung mit GEVER

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Prozessdokumentation im ISB (2)

Grundsätze, Vorgehensweise

• Sämtliche prozessrelevanten Informationen werden • an einer Stelle (an den Prozessmodellen)• und einheitlich dokumentiert (eCH-Standards)

• Prozesserhebung: Workshops und Reviews mit Prozess-eigner und Prozessverantwortlichen

• Kollaborative Prozessgestaltung• Mitwirkung der ISB-Mitarbeitenden bei der

Prozessdefinition• Feedbacks / Reviews direkt an den Prozessmodellen• Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Prozessdokumentation im ISB (3)

Ressourcen und Instrumente• beschränkte interne und externen Ressourcen für method.

Unterstützung der Prozesserhebung sowie Aufbau und Pflege der Prozessdokumentation (ca. 30 Stellenprozente)

• Entscheid für browserbasierte Cloud-Lösung (für fachliche Prozessdokumentation)• kostengünstige Ansatz Einführung, volle

Kostentransparenz keine Betriebskosten, flexibles Lizenzierungsmodell

• sofort einsetzbar, out of the box• BPMN 2.0• Kollaborationsfunktion• Einfache Einbindung externer DL und Stakeholder• Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse (Sicherheit)

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Prozessdokumentation im ISB (4)

Rollen im Prozessmanagement

• Frühzeitige Festlegung der BPM-Rollen im ISB• Unterscheidung der Linien- und Methodenverantwortung

im Prozessmanagement (eCH-0143)• Organisationshandbuch und Modellierungskonventionen

ISB (in Arbeit)

- 0143 Organisationshandbuch Prozessmanagement (optimiert für Gemeinden und Kantone)

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Prozessdokumentation ISB - Praxis• grafisch Modellieren nach eCH-Standards:

• eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung von Prozessen (BPMN)

• eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen• grafische Modellierung mit textlicher Beschreibung

verbinden• IKS-Risiken und -Kontrollen direkt am Prozessmodell

dokumentieren• Prozesse kollaborativ erstellen und pflegen (Kommentar-

funktion)• aufgabenorientierte Gliederung der Prozessdokumentation

• eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen

• eCH-0145 Aufgabenlandkarte

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

BPMN-Prozessdiagramme,BPMN-Modellierungskonventionen

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ohne…und mit eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Prozesse grafisch und in Textform dokumentieren

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

IKS auf Prozessebene dokumentieren

Report: Internes-Kontroll-System ÜbersichtDatum: 09.08.2013Zeit: 11:37:39Benutzer: Beat Rigert

Prozessbezeichner Prozessschritt Beschreibung ProzessschrittDurchführungs-verantwortlicher Risiko Ursache Konsequenz

Eintritts- wahrsch.

(P) K02 ISB Kredit an VE abtreten

Kreditabtretung prüfen 4 Augen Prinzip : GL / PL ISB bewilligt ; Finanzchef überprüft. Rest ist courant normal.bar hat die Swimlane GL oder PL eingefügt.

Finanzchef ISB Kredit ist ausgeschöpft bzw. steht nicht zur Verfügung und kann aufgrund der technischen aktiven Verfügbarkeitskontrolle nicht gebucht werden

Übersicht Fehlendes Geld low

Kreditbegehren wird zurückgewiesen und Termin kann nicht mehr eingehalten werden

Übersicht Kreditübertretung kann nicht stattfinden

low

Kontrolle

4-Augenprinzip Kontrolle

Risiko1. Kredit ist ausgeschöpft

Tool generiert vollständige Risikokontrollmatrix auf „Excel“

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Prozesse kollaborativ erheben und pflegen (Kommentarfunktion)

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Gliederung der Prozessdoku-mentation ISB (Ordnungsstruktur)

Formale Aufgabengliederungen (eCH-0139)• aufgabenorientierte Ordnungsstruktur für Zuordnung von

Leistungen/Prozessen• Gliederungselemente: „Aufgabentyp“, „Aufgabenfeld,“

“Aufgabengruppe“, „Aufgabe“

Sachliche Gliederungen von Aufgaben (eCH-0145 –> HRM2) • 1. Schritt: Zuordnung von Prozessen und Leistungen zu

Führungs-, Kern-, und Unterstützungsaufgaben• 2. Schritt: Gliederung des Kerngeschäfts des ISB• 3. Schritt: weitere Aufgabengliederung nach Bedarf

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Aufgabenlandkarte des ISB…

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…in Anlehnung an eCH-0145 Aufgabenlandkarte

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Bsp. für Kern-Aufgabe des ISB: Anforde-rungs- und IKT-Vorgabenmanagement

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen

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Navigation über Aufgabengliederung

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Nutzung von eCH-BPM-Standards und -Hilfsmitteln - Bilanz Rahmenkonzept -> eCH-0138 (Standard) Prozessdokumentation (BPMN) -> eCH-0140 (Standard) BPMN-Modellierungskonventionen -> eCH-0158 (Standard) Geschäftsprozesse grafisch darstellen -> eCH-0074 (Hilfs-

mittel) Organisationshandbuch Prozessmanagement -> CH-0143

(Hilfsmittel) aufgabenorientierte Ordnungsstruktur -> eCH-0139

(Standard)• Aufgabenlandkarte -> eCH-0145 (Best Practice)

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Ergebnisse ISB-Prozessdokumentation

Ergebnisse per Ende 2013• ISB-Prozessdokumentation ist aufgebaut

• ca. 60 modellierte/dokumentierte Prozesse (BPMN)• IKS ist auf Prozessebene dokumentiert• kollaborativer Einbezug der Mitarbeitenden bei der

Prozesserhebung ist mit guten Resultaten erfolgt• einfaches Rollenmodell im ISB-BPM ist definiert und hat

sich bewährt• ISB-Organisationshandbuch und ISB-Modellierungs-

konventionen (in Arbeit)

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Erfahrungen, Ausblick

Erfahrungen• entsprechend BPM-Reifegrad: iterativer bottom-up Ansatz

ist zweckmässig – hat aber auch Grenzen• Learning by doing fördert Denken und Handeln in

Prozessen• Ganzheitlicher Dokumentationsansatz nach eCH (80/20%)

• Problematik: Dokumentation von Leistungen• Modellieren allein genügt nicht: deutliche Nutzensteigerung

durch komplementäre Beschreibung

Ausblick• Kollaborative Weiterentwicklung der Prozessdokumentation

im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung• Strategische Prozessthemen aufgreifen

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Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Kontakt

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Beat RigertDipl. Math. ETHMitglied eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse

Rigert Consulting AGBurdiweg 54, 3095 Spiegel b. BernTel. +41 79 687 52 [email protected]

Marc SchaffrothProjektleiter Architekturen und StandardsLeiter eCH-Fachgruppe GeschäftsprozesseCBPP Certified Business Process Professional

Eidgenössisches Finanzdepartement EFDInformatiksteuerungsorgan Bund ISBSchwarztorstrasse 59, 3003 BernTel. +41 31 325 09 [email protected]