Einführung Information Lifecycle Management - IBM · PDF fileTier 1 SAN Storage IIS (Microsoft Internet ... Internet neu Microsoft-SharePoint Bühler pedia DMS Content Tier 2 Storage

© 2009 IBM CorporationIBM Schweiz AG

Einführung Information Lifecycle Management

IBM Schweiz AGRaphael Mettan, Principal ILM

2 IBM Club of Excellence © 2009 IBM Corporation

Was ist ILM?

Informationslebenszyklusmanagement (ILM, englisch Information Lifecycle

Management) sind Strategien, Methoden und Anwendungen um Informationen

entsprechend ihrem Wert und ihrer Geschäftsnutzung bedarfsgerecht auf der

jeweils optimierten und kosteneffizienten Infrastruktur bereitzustellen, zu

erschließen und langfristig sicher aufzubewahren. (In Anlehnung an SNIA)

Dat

a V

alu

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0

20

40

60

80

100

7Days

14Days

21Days

28Days

3 Mos.

6Mos.

9Mos.

1Year

5Years

10Years

7Days

14Days

21Days

28Days

3 Mos.

6Mos.

9Mos.

1Year

5Years

10Years

Business Email

F&E Type 1 Docum.

SLA Type 1 Contract

HR Document

IT Request (simple)


ILM Projekte - Vielfältig

COLDComputer Output to Laser Disk

DocumentImaging

DAMDigital Asset Management

DMDocument Management

RMRecords Management

WCMWeb Content Management

Workflow

Collaboration

EDM/PDMEngineering Data Management

Product Data Management

ArchivingRevisionssicher

HSMHierarchische Speichermanagement

Virtualisierung

ArchivingOptimierung

Data Migration

DigitaleErhaltung

Storage Architektur

Backup KonzeptDe-Duplication


ILM hat verschiedene FokusbereicheILM Gesamtkonzept


ILM: Mögliche Ausgangslage (Projektbeispiel)

§ ILM Projekt; ca. 20 konkrete „Anforderungsgruppen“ (Anwendungsfälle)- ECM Archiv: Patente scannen und ablegen

- ECM DMS: Projektdokumentation Entwicklung ablegen/verwalten

- ECM DMS: Kundendossiers Bereich Marketing

- ECM Archiv: SAP Archivierung (Belegarchivierung)

- Storage: Hierarchischen Speichermanagement mit Informationsklassen ILM Policies

- etc.

§Compliance Anforderung in einigen Anwendungsfälle gegeben

Problematik: Wo und Wie beginnen ? / Wie ist das Vorgehen ?

Im Fokus dieser Einleitung: Zielkonflikt Geschäft / IT


ILM Projekte: Spannungsfeld zwischen Fach und IT

Nicht-funktionale

Anforderungen§ Verfügbarkeit§ Wiederherstellbark.§ Skalierbarkeit § Performance

Funktionale

Anforderungen

§ z.B. WorkflowAnforderungen

Compliance

Anforderungen§ Regulatorische

Anforderungen

Gesetze (z.B. GeBüV), ISO, SOX etc.

§ Geschäftspolicies

Optimierungstrends

§ Data Deduplication§ HSM – Hierarchische Speicher-

verwaltung§ ECM (Content & Discovery)§ Storage Virtualisierung§ Flexibles Storage Provisioning

Geschäftlicher

Wert der

Informationen

Optimierte und kosteneffiziente

IT-Infrastruktur

Entstehung VernichtungInformations-

management

Access Migrate

ArchiveProtect


CIO Aufgabe ist die Heterogenität der Fachanforderungen zu berücksichtigen bei gleichzeitiger Optimierung der IT-Infrastruktur

Geschäftlicher Wert der

Informationen

Optimierte und

kosteneffiziente IT-Infrastruktur


Sicht Business

Sicht auf ILM Infrastruktur Lösung§ ILM Infrastruktur muss laufen. Keine weiteren Ansprüche

Sicht auf fachliche (geschäftliche) ILM Lösung§ Zurverfügungstellung einer Lösung, welche:

– die tägliche Arbeit unterstützt // das eigene Informationsmodell und die Prozesse abdeckt

Maximum: Nicht-Unzufriedenheit

Maximum: Zufriedenheitàààà Hebel auf Value !

Value / Zufriedenheit+

-

Erfüllungsgrad

- +

Basisfaktoren:- selbstverständlich- erwartet- zum Teil nicht bewusst

Begeisterungsfaktoren:- übertroffene Erwartung- unerwartet- bewusst

Infrastruktur

Fachlichkeit

Infrastrukturqualität

Geschäftsanforderung

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ILM - Zusammenfassung

IBM Schweiz AGRaphael Mettan, Principal ILM


Zurück zu unserer Ausgangslage: Wo beginnen wir // Wie gehen wir vor?

§ ILM Projekt; ca. 20 konkrete „Anforderungsgruppen“ (Anwendungsfälle)- ECM Archiv: Patente scannen und ablegen

- ECM DMS: Projektdokumentation Entwicklung ablegen/verwalten

- ECM DMS: Kundendossiers Bereich Marketing

- ECM Archiv: SAP Archivierung (Belegarchivierung)

- Storage: Hierarchisches Speichermanagement mit Informationsklassen ILM Policies

- etc.

§Compliance Anforderung in einigen Anwendungsfällen gegeben

Problematik 1: Wo und Wie beginnen / Wie Vorgehen


Ein ILM Projekt besteht meist aus mehreren Realisierungseinheiten (Anwendungsfälle). Das Gesamtkonzept hält sie zusammen

Projektidee / Auftragssetup

IM / ECMGesamtkonzept

Realisierung Anwendungsfall

Realisierung Anwendungsfall

Realisierung

AnwendungsfallVerankerung Initiierung Analyse Strategie/ Konzept

Konzept/Evaluation Design/Realisierung Einführung Betrieb

Beispiele für Anwendungsfälle:§ Ablage Projektdokumentation§ SAP Archivierung§ Email Archivierung§ Administrationsprozesse§ Rechnung Scanning & Ablage


EinführungDesign/RealisierungKonzept/Evaluation

ILM Anwendungsfallrealisierung (Use Case)(Loop für jeden Anwendungsfall; nach Masterplan)

ILM GesamtkonzeptProjektidee / Auftragssetup

Know-How

Infrastruktur

ILM / ECM

Organisation

Projekt

BetriebStrategie/ KonzeptAnalyseInitiierungVerankerung EinführungDesign/RealisierungKonzept/Evaluation

ILM Anwendungsfallrealisierung (Use Case)(Loop für jeden Anwendungsfall; nach Masterplan)

ILM GesamtkonzeptProjektidee / Auftragssetup

Know-How

Infrastruktur

ILM / ECM

Organisation

Projekt

BetriebStrategie/ KonzeptAnalyseInitiierungVerankerung

Vision

On-Boarding

Scope / Ziele

PM System

Projektleitung & QS

Change Management

HL Situations-

analyse

Int/Ext Rahmen

Analyse

HL Gesamt-An-

forderungsnalyseILM

Strategie

ILM Konzept

ILM Policy

Funktionale

Informations-

architektur

ILM Organisation

KonzeptEinführung IM Organisation

Masterplan

(Bereiche)

Anf‘profil-

UC1

Produkt-selektion

UC1

UC1 FachlKonzept

Techn.

Lösungs-

Konzept &

Design

UC1

Implementation

Konfiguration

UC1

Einführung

Betriebsorg.

Betrieb

Wartung

Support

Test &

Rollout

UC1

Aufbau / Ausbau

Infrastruktur

Daten-Migration

UC1

Test &

Rollout

Schulung

UC1

HL Informations-

Analyse

Betriebs-

Modell UC1

Schulung

Management / Projektteam

Grobstudie

Im Detail stehen auf den Ebenen Projekt, Organisation, ILM, Infrastruktur und Know-How unterschiedliche Aktivitäten an

Fokus (vereinfacht)


Analyse: Hauptanforderungen im Gesamtüberblick sind Ausgangspunkt für das weitere Handeln

1. Konkrete fachliche Anwendungsfälle, welche Anforderungen an eine Lösung stellen

2. Welche Informationen? Informationsklassen, welche Anforderung an deren Verwaltung stellen. Lebenszyklus

3. Compliance Anforderungen an die Informationsverwaltung

Analyse- Gesamtanf.- Informationen

Kunde

Kundendossier

1

1

Geschäftsfall

Kundenübersicht

1 1

Geschäftsfalldossier

1..n

1

1

1

Fallübersicht

1..n

1

Dokument

1..n

1

Versicherungsfall

1..n

1 1..n

0..n


Ziele: Klar spezifizierte, messbare Ziele definieren WAS erreicht werden soll

§Welche Ziele (gegenüber den Kosten)?

§ Ziele beeinflussen Lösungsdesign

§Rückschlüsse über Projekterfolg / Korrekturen

Ziele

Keine Investition, falls Ziele nicht festgehalten sind!

Zum Beispiel:- Compliant gegenüber:

- Geschäftsbücherverordnung (GebüV)- Produkthaftpflicht

- Reduktion Durchlaufzeit der Kreditprüfung um 30%- Einhaltung Standard xy

Analyse- Gesamtanf.

- Informationen


Grundsätze: Grundsätze sind strategische Entscheidungen, welche die Lösungsfindung eingrenzen

§Grundsätze als Leitplanken zur Zielerreichung

§Schränken die Freiheiten aus strategischen Gründen ein

§Richtlinien für die Arbeit mit Informationen

Ziele

Grundsätze

Herausforderung / Rahmenbedingungen / Ziele

Grundsätze

Grundsätze

Lösungs-findung

Zie

le

Leitplanken!§ Generelle Grundsätze§ Technologie Grundsätze§ Org. Grundsätze

Analyse- Gesamtanf.

- Informationen


Funktionale Komponenten: Die funktionale Architektur be-schreibt welche Funktionen zur Zielerreichung notwendig sind

§ Funktionalitäten, um die Ziele zu erreichen (nur wesentliche!)

§Produktneutrale funktionale Komponenten („was der Funktionsblock tun muss“) Ein Produkt kann zugleich mehrere Funktionale Komponenten abdecken

Funktionale Komponenten und Beschreibung, keine Modewörter, keine Produkte!

Danach in Umsetzung:- Anwendungsfälle Mapping- Produkte Mapping

Service

Ablagen

Storage

Content Ablagen

DMS Service Archiv Service

Backup

Integration / Interface

ArchivAblagen

SAP InterfaceExchange Interface

OfficeInterface

StorageTier 1

ArchivTier 1

CollaborationService

Applikationen SAP Exchange

Office Umgebung

Intranet Web Server

InternetBrowser

InternetWeb Server

Intranet Web Content Mgmt.

Service

Web Ablagen

File Interface

File Ablagen

StorageTier 2

ArchivTier 2

Internet Web Content Mgmt.

Service

SearchService

Export aus Applikationen

ScanInterface

EC

M F

oku

s

Ziele

Grundsätze

FunktionenAnalyse- Gesamtanf.

- Informationen


Organisation: Die Organisation beschreibt die notwendige unternehmerische Verankerung

§ Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Rollen um das ILM entsprechend zu tragen

§ Aufbau- und Ablauforganisation

§ Governance

§ Dokumentation (z.B. Prozessdoku)

Die Organisation ist das Rückgrad.

Für Compliance z.B. zentral:§ Klare Verantwortung Geschäftsleitung,

Compliance Officer, Mitarbeiter§ Eingliederung in Governance Prozesse§ Verfahrungsdokumentation

Ziele

Grundsätze

Funktionen

Organisation

Analyse- Gesamtanf.

- Informationen

Umsetzung der ECM Initiative mittels geeigneter Technologien in Form von

Projekten und betreiben der Plattformen

Umsetzung der Weisungen und ECM Anleitungen in ihren Bereichen

Geschäftsleitung

ECM Strategie Gremium

ECM Fachstelle

Application Manager

Process Owner

setzt das ECM Strategie Gremium ein

ECMStrategie

Überprüfung /Freigabe

Freigabe für weitreichende Entscheide

Gibt den Auftrag zur ECM Strategie Überarbeitung / Anpassungen

ECMProgrammportfolio

Überarbeitung und Pflege von ECM Strategie und Umsetzungsplänen

Führen und Kontrolle

meldet ECM Anforderungen/ Anpassungen

MitarbeiterEinhaltung der Weisungen und ECM Anleitungen

meldet dieNotwendigkeitder Anpassungenvon Weisungen

Weisung2 Weisung

1

Prüft periodisch die Einhaltung der Weisungen

Meldepflicht bei Änderungen in ihrem Bereich


Masterplan: Gruppierte Anwendungsfälle bilden die konkreten Umsetzungsprojekte und den Masterplan

§ Priorisierung: Wichtigkeit/Dringlichkeit, Kosten/Nutzen, Zielerreichung lassen sich für Anwendungsfälle festlegen

§ Sinnvolle Etappierung mit Berücksichtigung der Priorisierung / Ressourcen

§ Masterplan ist die mehrjährige Umsetzungsplanung

Ziele

Grundsätze

Funktionen

Organisation

Anwendungs-fälle / Masterplan

Analyse- Gesamtanf.

- Informationen

Jahr 2010Jahr 2009 Jahr 2011Jahr 2010Jahr 2009 Jahr 2011

UP01 „DMS Kundenprojekte“IF03 „DMS Lösung“

AF01 „Projektinformationen Kundenprojekte“AF11 „Bildablage für Kundenprojekte“

UP02 „DMS Entwicklungsprojekte“IF03 „DMS Lösung“

AF02 „Plattform für Entwicklungsprojekte“

UP03 „Bibliothek“IF01 „Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung“

AF03 „Produktinformationsplattform“AF15 „Produktablage für Software“

UP06 „Intranet“AF21 „Intranet (B-Net)“

UP08 „E-Mail Archivierung“AF09 „E-Mail Archivierung Compliance“

AF10 „E-Mail Archivierung (Mailboxmanagement)“UP05 „Internet“AF14 „Internet“

UP04 „Collaboration“IF04 „Collaboration Lösung“

AF04 „Collaboration Plattform für ITP, BDAG, PARTEC“AF28 „Verwaltung Dokumentenablage CEO“

AF05 „Plattform für organisationsübergreifend arbeitende Fachkompetenz-Teams“AF07 „Aquisition einer Firma“

AF08 „CEO Live Chat“AF12 „Forum BBS“

AF13 „Forum BBS CS“

UP11 „Scanning Archiv Projektdokumente GP“

AF19 „Scanning Archiv Projektdokumente GP“

UP07 „SAP Archivierung“IF02 „Archiv Lösung“

AF22 „SAP Datenarchivierung“AF23 „SAP Belegsarchivierung“

UP10 „Scanning Korrespondenz GP“

AF18 „Scanning Korrespondenz GP“

UP09 „Überführung Patentinformationen“

AF17 „Überführung Patentinformationen“

UP12 „Bühlerpedia“AF20 „Bühlerpedia“

UP13 „Enterprise Search“AF24 „Enterprise Search“

IF03 „DMS Lösung“

IF04 „Coll-

aborationLösung“

IF02 „Archiv Lösung“

IF01 „Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung“

UP14 „Download Service Kundenportal”

AF25 „Download Service Kundenportal“

UP15 „Ablösung Printing on Demand“

AF26 „Ablösung Printing on Demand“

UmsetzungsprojekteInfrastrukturprojekte

UP16 „Reduktion Duplikate“

AF27 „Reduktion Duplikate“

Service

Ablagen / Daten

Storage


Applikationen / Client

Web Browser

Tier 1 SAN Storage

IIS (Microsoft Internet Information Services)

Web Content

MicrosoftFile Server

Windows Explorer

Internetneu

Microsoft-SharePoint

Bühlerpedia

DMS Content

Tier 2 Storage

Intranetneu

DMS

PIM

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Archiv Storageneu

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Tier 2 Storage

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MS-SQL

Eingeführt

Jahr 2010Jahr 2009 Jahr 2011Jahr 2010Jahr 2009 Jahr 2011

UP01 „DMS Kundenprojekte“IF03 „DMS Lösung“

AF01 „Projektinformationen Kundenprojekte“AF11 „Bildablage für Kundenprojekte“

UP02 „DMS Entwicklungsprojekte“IF03 „DMS Lösung“

AF02 „Plattform für Entwicklungsprojekte“

UP03 „Bibliothek“IF01 „Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung“

AF03 „Produktinformationsplattform“AF15 „Produktablage für Software“

UP06 „Intranet“AF21 „Intranet (B-Net)“

UP08 „E-Mail Archivierung“AF09 „E-Mail Archivierung Compliance“

AF10 „E-Mail Archivierung (Mailboxmanagement)“UP05 „Internet“AF14 „Internet“

UP04 „Collaboration“IF04 „Collaboration Lösung“

AF04 „Collaboration Plattform für ITP, BDAG, PARTEC“AF28 „Verwaltung Dokumentenablage CEO“

AF05 „Plattform für organisationsübergreifend arbeitende Fachkompetenz-Teams“AF07 „Aquisition einer Firma“

AF08 „CEO Live Chat“AF12 „Forum BBS“

AF13 „Forum BBS CS“

UP11 „Scanning Archiv Projektdokumente GP“

AF19 „Scanning Archiv Projektdokumente GP“

UP07 „SAP Archivierung“IF02 „Archiv Lösung“

AF22 „SAP Datenarchivierung“AF23 „SAP Belegsarchivierung“

UP10 „Scanning Korrespondenz GP“

AF18 „Scanning Korrespondenz GP“

UP09 „Überführung Patentinformationen“

AF17 „Überführung Patentinformationen“

UP12 „Bühlerpedia“AF20 „Bühlerpedia“

UP13 „Enterprise Search“AF24 „Enterprise Search“

IF03 „DMS Lösung“

IF04 „Coll-

aborationLösung“

IF02 „Archiv Lösung“

IF01 „Einführung einer Multi-Tier-Storage Lösung“

UP14 „Download Service Kundenportal”

AF25 „Download Service Kundenportal“

UP15 „Ablösung Printing on Demand“

AF26 „Ablösung Printing on Demand“

UmsetzungsprojekteInfrastrukturprojekte

UP16 „Reduktion Duplikate“

AF27 „Reduktion Duplikate“

Service

Ablagen / Daten

Storage


Applikationen / Client

Web Browser

Tier 1 SAN Storage

IIS (Microsoft Internet Information Services)

Web Content

MicrosoftFile Server

Windows Explorer

Internetneu

Microsoft-SharePoint

Bühlerpedia

DMS Content

Tier 2 Storage

Intranetneu

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Archiv Storageneu

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Tier 2 Storage

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Eingeführt

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