Einführung in Projektarbeit

Petra Maier SS 07

Was ist ein Projekt?

• "Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist " [DIN 69 901 Aug. 1987]

• "unique process consisting of a set of coordinated and controlled activities, with start and finish dates, undertaken to supply a product conforming to specific requirements, within the constraints of time, cost, and resources." [ISO 10 006]

Was ist ein Projekt?

• etwas, das nicht schiefgehen sollte ...

• Ein Projekt ist gekennzeichnet durch ... – eine genaue Zielvorgabe hinsichtlich – Produkt/Leistung als Projektergebnis– Start-/Ende-Termin– finanziellen und personellen Aufwand– Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben– "projektspezifische Organisation" [DIN 69 901]

Phasen eines Projekts

• Projektinitiierung

• Projektplanung

• Projektdurchführung

• Projektabschluss

Projekt-Lebenszyklus

Auf-Auf-wandwand

ZeitZeitProduktions-vorbereitungProduktions-vorbereitung

Produktiv-betrieb

Produktiv-betrieb

Detaillierungund Realisierung

Detaillierungund Realisierung

Organisationund Konzeption

Organisationund Konzeption

Auf-Auf-wandwand

ZeitZeitProduktions-vorbereitungProduktions-vorbereitung

Produktiv-betrieb

Produktiv-betrieb

Detaillierungund Realisierung

Detaillierungund Realisierung

Organisationund Konzeption

Organisationund Konzeption

" Am Anfang mehr," Am Anfang mehr,insgesamt jedoch weniger "insgesamt jedoch weniger "

Projektinitiierung

• Themen/Ideenfindung• Zielfindung/Zielformulierung

– Von der Idee zum operationaliserbaren Ziel• Kosten und Risikoabschätzung

– Grobe Abschätzung: was kostet das Projekt? (Time is money!)– Welche Risiken bestehen?

• Machbarkeitsstudie– Bin ich in der Lage, das Projekt durch zu führen

• Projektantrag formulieren• ProjektentscheidungProjektentscheidung• LastenheftLastenheft

Zieldefinition

• Globales Ziel: Wo soll es hingehen?

• Verfeinerung: Herunterbrechen in Teilziele

• Operationalisierung: messbare Ziele

• Zielreduzierung: was ist wirklich relevant?

• Nicht-Ziele: was soll nich erreicht werden?

• Hierarchische Strukturierung der Ziele

Eigenschaften des Projektziels

• Das Projektziel muss konkret, eindeutig und allgemein verständlich formuliert sein.

• Es muss realistisch und mit den vorgegebenen Randbedingungen erreichbar sein.

• Es darf den Lösungsweg nicht vorschreiben (lösungsneutral).

• Es enthält Muss-Ziele und eventuell Kann-Ziele (Prioritäten setzen)

• Es sollte messbar sein (eventuell über Hilfsgrössen)

Kostenabschätzung

• Welche Kosten entstehen?– Arbeitszeit– Material etc.

• Dafür wichtig: Herunterbrechen der Ziele!

Risikoabschätzung

• Welche potentiellen Risiken gibt es?• Welche Ursachen lassen sich erkennen?• Wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit?• Wie hoch ist die Auswirkung auf das Projekt?• Was sind Show Stopper?• Wie können diese Risiken beherrscht werden?

– Frühwarnsystem– Risikovorsorge – was tun wir wenn?

MachbarkeitsstudieTechnische Machbarkeit

• Verfügbare Technologie• Verfügbare bzw. vorgegebene Entwicklungswerkzeuge• Verfügbarkeit von Einsatzmitteln• Erfahrung der Projektbeteiligten

Organisatorische Machbarkeit • Projektumfeld (Marktsitutation, politisch, ökologisch, juristisch usw.) • Grad der Unterstützung (Rückhalt) bei den Auftraggebern und Adressaten• Möglichkeit der Benutzereinbindung

Wirtschaftliche Machbarkeit • Verfügbares Budget, Liquidität• Überprüfung, ob Projektziel realistisch ist • Klarheit und Stabilität der Anforderungen

Projektantrag

• Projektbeschreibung, Leistungsumfang

• Ziele und Nicht-Ziele

• Termine des Projekts

• Kalkulation Zeitabschätzung

• Risikobetrachtung

• Ergebnis der Machbarkeitsstudie

Projektplanung

• Weiteres Detaillieren der Projektziele• Projektstrukturplan erstellen (Work

Breakdown Structure)• Zuordnung und Planung von Resourcen• Zeitplanung• Budgetplanung• Dokumentation• Projektmarketing

Projektstrukturplan

Projekt

Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Teilprojekt 3

Arbeitspaket 1.1

Arbeitspaket 1.2

Arbeitspaket 1.3

Arbeitspaket 1.4

Arbeitspaket 2.1

Arbeitspaket 2.2

Arbeitspaket 3.1

Arbeitspaket 3.1

Arbeitspaket 3.3

Arbeitspakete (AP)

• Stellen abgeschlossene Aufgabe dar• Haben ein eindeutig definierbares

Ergebnis• Sind vollständig an eine Person

übertragbar• Sind möglichst von anderen AP

unabhängig• Sind für sich disponierbar und

kontrollierbar

Abhängigkeiten Analysieren

• Welche Arbeitspakete hängen voneinander ab?– Abfolgerestriktionen

• Start-start: APs müssen gleichzeitig beginnen• Ende-start: ein AP kann erst nach Beendigung des anderen

begonnen werden• Ende-ende: APs müssen gemeinsam enden• Start-ende: ein AP kann erst beendet werden, wenn ein

anderes gestartet ist

• Können Arbeitspakete parallel bearbeitet werden?

Meilensteine

• Festgelegte Zwischentermine– Wichtige Zeitpunkte– Entscheidungspunkte

• Relevant für Fortführung/Scheitern des Projektes– Bestimmte Arbeitspakete müssen abgeschlossen sein– Bestimmte Projektziele müssen erreicht sein– Ergebnis muss verifizierbar sein– müssen geplant werden– müssen überwacht werden

Projektdurchführung

• Die Arbeit!• Soll-Ist-Abgleich – Meilensteine

– Wo stehen wir bezogen auf das Ergebnis/die Qualität?

– Wo stehen wir bezogen auf Kosten/Aufwand?– Wo stehen wir bezogen auf Termine/ZeitAbweichungen analysieren Gegenmaßnahmen einleiten

• Risikomanagement

Risikomanagement

• Abschätzung der einzelnen Risiken: Priorisierung nach– Einfluss aufs Projekt– Eintretenswahrscheinlichkeit

• Indikatoren– Wie erkenne ich ob ein Risiko eintritt?

• Mitigationsstrategie:– Muss ich extra Zeit einplanen um gegebenenfalls eine

Ausweichstrategie verfolgen zu können?– Sind dafür Vorbereitungen notwendig?

Projektabschluss

• Produktabnahme

• Rest-/Nacharbeiten

• Erstellung der Projektabschlussdokumente– Abschlussbericht

• Projektauswertung und Beurteilung

• Erfahrung fortschreiben

Produktabnahme

• Klärung: was sind die Abnahme Modalitäten

• Evt Abnahmetest

• Festlegung Abnahmeprotokolle

• Klärung Gewährleistungsansprüche

• Klärung Mängelbeseitigung