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2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 1 … macht mobil einfach
Anwenderschulung
Einsatzplanung mit
SAP MRS –
Ein Überblick
Frank Ostwald
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 2 … macht mobil einfach
Gliederung
SAP Multiresource Scheduling (MRS) –Überblick und Lösungsarchitektur
SAP Multiresource Scheduling im Detail
Integrationsaspekte
1
2
3
Referenzen4
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 3 … macht mobil einfach
Gliederung
SAP Multiresource Scheduling (MRS) –Überblick und Lösungsarchitektur
SAP Multiresource Scheduling im Detail
Integrationsaspekte
1
2
3
Referenzen4
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 4 … macht mobil einfach
SAP Multiresource Scheduling (MRS) – Überblick
SAP Multiresource Scheduling (MRS) ist ein SAP ERP Add-On
SAP MRS bietet dem Einsatzplaner eine grafische Oberfläche, um einen
Bedarf per Drag & Drop einer geeigneten Ressource zuzuordnen
Die Bedarfe können u.a. aus folgenden Quellen kommen:
Aufträge und Meldungen aus dem Kundenservice (SAP CS)
Aufträge und Meldungen aus der Instandhaltung (SAP PM)
Es werden folgende Ressourcentypen unterschieden
Personalressource
Informationen zu Personalressourcen (Mitarbeitern) wie Personalstammdaten,
Anwesenheiten, Abwesenheiten, Vertretungen und Qualifikationen können aus der
Personalwirtschaft (SAP HR) kommen
Werkzeugressource
Informationen zu Werkzeugressourcen (Fertigungshilfsmittel) in Form von Equipment-
stammdaten können aus SAP PM/CS kommen
SAP MRS wurde von SAP Custom Development entwickelt und muss als
Adaptable Custom Solution separat lizenziert werden
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 5 … macht mobil einfach
SAP MRS – Lösungsarchitektur
SAP CRM
Service-
aufträge
SAP
cProjects
SAP ERP
PS
Netzpläne
SAP ERP
PM-/CS-
Aufträge
SAP ERP
PM-/CS-
Meldungen
SAP DBM
Aufträge
HR
Personal-
stamm
Geschäfts-
partner
Materialien/
Equipments
PM-/CS-
Arbeits-
plätze
Geographical
Information
System
Bedarfe Einsätze
Ressourcen
MRS
Qualifi-
kationen
VSR
SAP MRS OptimizerSAP Multiresource Scheduling
HR-
Qualifi-
kationen
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 6 … macht mobil einfach
Gliederung
SAP Multiresource Scheduling (MRS) –Überblick und Lösungsarchitektur
SAP Multiresource Scheduling im Detail
Integrationsaspekte
1
2
3
Referenzen4
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 7 … macht mobil einfach
Identifikation des
Bedarfs
4
2
3
1
Ausführen von Einsätzen
Anlegen Einsätze und
Auflösen von Konflikten
Anlegen PM-/CS-Auftrag
Einsatzplanung in
Instandhaltung/
Kundenservice
5
Überwachen der
Ausführung
Geschäftsprozess der Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice (I)
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 8 … macht mobil einfach
Geschäftsprozess der Einsatzplanung in Instandhaltung/Kundenservice (II)
Instandhaltung: Im Unternehmen wird eine Instandhaltungsleistung
angefordert.
Kundenservice: Der Kunde fordert eine Serviceleistung an.1
Der IH-Planer/Service-Desk-Mitarbeiter legt einen Auftrag an und
führt basierend auf der Auslastung der Gruppe (Arbeitsplatz) eine
Grobterminierung durch.
2
Der Einsatzplaner ordnet Mitarbeiter und Fertigungshilfsmittel über
die Plantafel zu und berücksichtigt dabei wesentliche Rahmendaten
wie Verfügbarkeit, Qualifikationen, Kunde, Beziehung zwischen
Tätigkeiten und Materialverfügbarkeiten etc.
3
Instandhaltung: Der Instandhalter akzeptiert die neue Zuordnung
auf seinem mobilen Endgerät und führt vor Ort die Arbeit aus.
Kundenservice: Der Servicetechniker akzeptiert die neue
Zuordnung auf seinem mobilen Endgerät und führt die Tätigkeit
beim Kunden aus.
4
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 9 … macht mobil einfach
Auftragsplanung
Zuordnung der Gruppe (Arbeitsplatz)
Grobterminierung
Geplante Dauern
Qualifikationsanforderungen
Benötigte Werkzeuge
Einsatzplanung
Zuordnung des Mitarbeiters/Teams
Feinterminierung
Zuordnung der Fertigungshilfmittel
Ausführungsüberwachung
Auftrags- und Einsatzplanung
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 10 … macht mobil einfach
Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (I)
Der Arbeitsplatz des Einsatzplaners – die Einsatzplantafel – ist in
folgende Bereiche aufgeteilt:
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 11 … macht mobil einfach
Auftragsarbeitsvorrat
Der Einsatzplaner sieht im Auftragsarbeitsvorrat alle Aufträge, für die er
verantwortlich ist.
Im Auftragsarbeitsvorrat werden der Auftrag und alle einsatzplanungs-
relevanten Vorgänge angezeigt.
Positionsarbeitsvorrat
Der Einsatzplaner sieht im Vorgangsarbeitsvorrat alle Auftragsvorgänge, die
einsatzplanungsrelevant sind.
Jeder Auftragsvorgang eines Auftrags wird in genau einer Zeile angezeigt.
Der Einsatzplaner kann sich zu jedem Vorgang zahlreiche Daten anzeigen
lassen, die für seine Einsatzplanungen relevant sind. Das sind z. B. alle
Termine und Zeitdaten aus dem Auftrag.
Der Einsatzplaner kann sich den Vorgangsarbeitsvorrat durch die Sortier- und
Filterfunktion anhand seiner Anforderungen zusammenstellen. Er kann die
Vorgänge beispielsweise nach Dringlichkeit oder Priorität filtern.
Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (II)
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 12 … macht mobil einfach
Plantafel
Der Einsatzplaner legt in der Plantafel in einem Balkendiagramm Einsätze für
Personal- und Werkzeugressourcen an.
Die Plantafel ist ein Diagramm mit Zeilen.
Eine Zeile ist unterteilt in Ressource und die dazugehörigen Balken für
Einsätze und Zeitspezifikationen.
Die Plantafel dient außerdem der Fortschrittsüberwachung, da auch
Vorgangsstatus und zurückgemeldete Zeiten visualisiert werden können.
Alert-Monitor
Im Alert-Monitor werden alle Alerts (z. B. Warnungen, Informationen)
angezeigt, die sich aufgrund der Planungssituation ergeben.
Alerts werden vom System erzeugt, wenn der Einsatzplaner durch seine
Einsatzplanung Bedingungen verletzt, was durch eine Prüfung verschiedener
Daten (Stammdaten, Customizing, Auftrag) ermittelt wird.
Wenn der Einsatzplaner z.B. einen Einsatz für eine Personalressource anlegt, prüft das
System, welche Regelarbeitszeit der Mitarbeiter hat und wie viele Überstunden erlaubt
sind.
Übersteigt die geplante Einsatzdauer die erlaubte Arbeitszeit, wird ein Alert erzeugt.
Einsatzplantafel – Bildschirmbereiche (III)
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 13 … macht mobil einfach
Einsatzplantafel – Beispiel
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 14 … macht mobil einfach
SAP MRS – Kernfunktionen
Intuitive grafische Oberfläche für die manuelle Einsatzplanung mit
Informationen über die offenen Bedarfe, die Auslastung der Ressourcen
und mögliche Konflikte der aktuellen Einsatzplanung
Automatische Unterstützung der Einsatzplanung basierend auf
Verfügbarkeit, Qualifikation und Partnerrolle sowie auslastungs-
bezogene automatische Einplanung und intelligentes Verschieben
bestehender Einsatzpläne
Optimierung der Tageseinsatzplanung beispielsweise zur Auslastungs-
maximierung, zur Minimierung von Reisezeiten oder zur Einhaltung von
SLAs
Kapazitätsbetrachtung auf Basis des Arbeitspensums auf Arbeitsplatz-/
Teamebene und der Berücksichtigung von geplanten und ungeplanten
Aufträgen sowie der Mitarbeiterverfügbarkeit
Integration geographischer Informationssysteme (GIS) zur
Visualisierung von Reisewegen und zur Unterstützung der Suche nach
dem nächstgelegenen Mitarbeiter
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 15 … macht mobil einfach
Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (I)
Zeitspezifikationen
Transfer von Abwesenheiten, Anwesenheiten und
Vertretungen aus SAP HR in die Plantafel
Manuelle Pflege von Zeitspezifikationen in der
Plantafel (Krankheit, Arbeit ohne Auftrag, …)
Abbildung periodischer Zeiten
ggfs. Rückintegration in SAP HR
Anzeige der Rückmeldedaten in der Plantafel
Qualifikationen
Verwendung von SAP HR-Qualifikationen oder
Verwendung des neuen MRS Qualifikationsobjekts
Definition von Qualifikationsanforderungen am
Auftragsvorgang über eine Anforderungsprofil
Anzeige einer Liste geeigneter Ressourcen (Rang-
liste) in Abhängigkeit von Qualifikations-
anforderungen, Qualifikationen und Verfügbarkeit
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 16 … macht mobil einfach
Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (II)
Organisationsstruktur
Entkopplung vom HR-Organisationsmodell möglich
Definition temporärer Teams
Organisationsübergreifende Einplanung möglich
Kapazitätsplanung auf Arbeitsplatz-/Gruppen-ebene
Einsätze
Automatischer Splitt von Einsätzen auf Grund von Regeln
Abbildung kapazitiver Einsätze
Abbildung gestreckter Einsätze
Einfacher Algorithmus für automatische Einplanung
Ressourcentyp Werkzeugressource
Planung von Werkzeugen (Fertigungshilfsmitteln)
Verknüpfung zwischen Mitarbeiterressource und
Werkzeugressource
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 17 … macht mobil einfach
Rolle Einsatzplaner – Funktionen im Detail (III)
Undo/Redo-Funktionalität
Alert Monitor
Änderungsbelegschreibung
Pager/Email/SMS/CTI-Integration
GIS-Integration (Map&Guide-Integration)
Visualisierung der Reisezeit
Anzeige der Karte
Suche nach nächstgelegenem Techniker
Integration mit mobiler Lösung
(z.B. oxando Asset Management)
Information der Techniker über geplante Einsätze
Statusrückmeldung zu den Einsätzen
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 18 … macht mobil einfach
Gliederung
SAP Multiresource Scheduling (MRS) –Überblick und Lösungsarchitektur
SAP Multiresource Scheduling im Detail
Integrationsaspekte
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Referenzen4
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 19 … macht mobil einfach
Integration mit SAP ERP HR (I)
Integration in
SAP ERP HR
Keine Integration in
SAP ERP HR
Mitarbeiter-
stammdaten
Bestehende HR-
Personalstämme
Mitarbeiter werden als
Geschäftspartner in der Rolle
„Mitarbeiter“ angelegt
Mitarbeiter-
verfügbarkeits-
daten
Detaillierte Verfügbarkeits-
daten aus dem Mitarbeiter-
HR-Kalender können im
Arbeitsplatz des Einsatz-
planers angezeigt werden
Grundlegende Verfügbarkeits-
daten (Arbeitszeitplan) können
für den Mitarbeiter angelegt
werden
Mitarbeiter-
qualifikations-
daten
Bestehende HR-Mitarbeiter-
Qualifikationen oder MRS-
Qualifikationen
Mitarbeiterqualifikationen und
Qualifikationskataloge können
gepflegt werden
SAP MRS kann sowohl mit als auch ohne Integration in SAP ERP HR
betrieben werden
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 20 … macht mobil einfach
SAP ERP HR MRS
Sollarbeitszeit
(IT 0007)
Abwesenheiten
(IT 2001)
Anwesenheiten
(IT 2002)
Vertretungen
(IT 2003)
Zeitzuordnungen
Erstellung
Customizing abhängig von
Personalbereich und Teilbereich
Integration mit SAP ERP HR (II)
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 21 … macht mobil einfach
Qualifikationen
Qualifikationen
beschreiben Qualifikationen (z.B. Ausbildungen, Schulungen, Führerscheine
etc.)
Qualifikationsanforderungen
sind mit Auftragsvorgängen über ein Anforderungsprofil verknüpft
zeigen an, dass ein Vorgang eine spezielle Qualifikation erfordert und
beschreiben den benötigten Grad der Eignung
können durch Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen erfüllt werden
Beispiel
Der Vorgang „Elektrische Prüfung“ hat die obligatorische Qualifikations-
anforderung „VDE-Zertifizierung“, mit der Bedeutung, dass der ausführende
Mitarbeiter durch den VDE zertifiziert sein muss.
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 22 … macht mobil einfach
MRS-Qualifikationsobjekt
Das MRS-Qualifikationsobjekt bietet gegenüber den HR-Qualifikationen folgende Vorteile:
Möglichkeit zur Definition zweidimensionaler Qualifikationsmatrizen
Möglichkeit zur Definition „unstrukturierter“ Qualifikationen in Form von Freitext
Detaillierterer Qualifikationsmatching-Algorithmus (z. B. TREX-Suche nach unstrukturierten Qualifikationen)
Stammdaten des MRS-Qualifikationsobjektes
Qualifikationskataloge
Qualifikationsmatrizen
Mitarbeiterprofil
Web-UI verfügbar
Mehrere Genehmigungs-Workflows verfügbar
Anforderungsprofil
Verknüpfung mit Materialstamm, Equipment und Auftragsvorgang möglich
Die Übertragung von HR-Qualifikationen auf MRS-Qualifikationen (Qualifikationskataloge, Mitarbeiterprofile) ist möglich.
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 23 … macht mobil einfach
Rangliste
Eine Rangliste von geeigneten Ressourcen kann für einen Vorgang
angezeigt werden
Die Rangliste basiert auf den Qualifikationsanforderungen, den
Mitarbeiterqualifikationen und der Verfügbarkeit im betrachteten
Zeitraum
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 24 … macht mobil einfach
GIS-Integration (Map&Guide-Integration) (I)
Die GIS-Integration erweitert die Rangliste um Angaben zu Distanz
(Anfahrtsweg) und Dauer (Anfahrtszeit)
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 25 … macht mobil einfach
GIS-Integration (Map&Guide-Integration) (II)
Durch die Integration der Karte in die Einsatzplantafel kann die aktuelle
Einsatzplanungssituation grafisch angezeigt werden
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 26 … macht mobil einfach
• Volle Integration der mobilen
Lösung in die Einsatzplanung
(z.B. mit SAP MRS)
Sie erreichen
Erhöhung der
Reaktionsgeschwindigkeit
Reduzierung von Wegezeiten
Integration mit mobiler Lösung –SAP MRS und oxando Asset Management
Durch die nahtlose Integration aller Systeme im Prozess erhöhen wir die Produktivität und
steigern die Reaktionsgeschwindigkeit Ihrer Organisation.
Zentrale Disposition
Mobile
Anwendung
Optimierung in der Einsatzplanung und im mobilen Prozess
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 27 … macht mobil einfach
Die Lösung – oxando Asset Management (I)
Schaffen Sie Standards für die Durchführung von Inspektionen und Wiederkehrenden
Prüfungen durch voll in SAP integrierte Checklisten!
• Zentrale Planung der Inspektionspläne
und Vorgaben in SAP
• Einfachste Erfassung durch den
Techniker über mobile Checklisten
• Volle Auswertbarkeit und flexibles
Auslösen von Folgeprozessen in SAP
Sie erreichen
Standardisierte Vorgaben für die
Durchführung von Inspektionen und
Wiederkehrenden Prüfungen
eine effiziente Zustandserfassung
eine Verkürzung der Reaktionszeiten
Mobile Checklisten
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 28 … macht mobil einfach
• Mobile Unterschriftenerfassung
• Mobile Erzeugung des Einsatzberichts als
PDF-Dokument
• Automatische Ablage des PDF-Dokuments
in SAP ERP als Anlage zum Auftrag oder
zum Objekt
• Optional: Versand des Einsatzberichts aus
SAP ERP per Email an den Kunden
Sie erreichen
Einfache, automatisierte Dokumentation
nachweispflichtiger Prüfungen
Besserer Service für den Kunden
Die Lösung – oxando Asset Management (II)
Mobiler Einsatzbericht mit Unterschriftenerfassung
Mit unseren mobilen Einsatzberichten erfolgt die Dokumentation automatisch und zentral im
SAP-System.
Der Kunde erhält alle Informationen transparent und nachvollziehbar.
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 29 … macht mobil einfach
Einfache Benutzeroberflächen für den Techniker sind entscheidend.
Die Daten stehen online oder offline für den Techniker zur Verfügung.
• Einfache, mit dem Finger bedienbare
Benutzeroberflächen
• Daten aus SAP ERP stehen online
und offline zur Verfügung
• Mobil erfasste Daten gehen direkt an
das Backend System zurück
Sie erreichen
Einfache, effiziente und papierlose
mobile Bearbeitung durch den
Techniker
Reduzierung der Schulungsaufwände
Reduzierung der Komplexität aus den
SAP-Prozessen
Prozessbeschleunigung
Die Lösung – oxando Asset Management (III)
Intuitive mobile Benutzeroberflächen
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 30 … macht mobil einfach
Gliederung
SAP Multiresource Scheduling (MRS) –Überblick und Lösungsarchitektur
SAP Multiresource Scheduling im Detail
HR-Integrationsaspekte
1
2
3
Referenzen4
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 31 … macht mobil einfach
Fraport AG
Projektstart der MRS-Implementierung: 01.04.2010
Umsetzung der Funktionalität zunächst in drei Pilotbereichen mit
folgendem Funktionsumfang
Hinterlegung der Vorgabezeiten in den Arbeitsplänen
Fokussierung auf die Einsatzplanung planmäßiger Aufträge (Wartung, Inspektion, Prüfung)
Definition der Disponenten und der zu disponierenden Personen
Kontinuierliche Anpassung der MRS aufgrund von Rückmeldungen aus den Pilotbereichen
Anschließend Roll-out auf alle relevanten Fachbereiche (abgeschlossen)
Entwicklung Fraport-spezifischer Erweiterungen
Ständige Optimierung aufgrund von Feedback aus den Fachbereichen
Sammlung der Anforderungen und Roll-out über Releaseplanung (2 x jährlich)
Einspielen von Support Packages (1 x jährlich)
Nächste Umsetzungsschritte (in Planung)
Nutzung von Qualifikationen
Releasewechsel von MRS 8.0 auf MRS 9.0
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 32 … macht mobil einfach
SAP MRS bei Fraport (I)
Einsatzplantafel mit Plantafel und Positionsarbeitsvorrat
IFM-FT1 Hans MRS
IFM-FT2 Martin MRS
IFM-FT3 Peter MRS
IFM-FS3 Fritz MRS
IFM-FS4 Werner MRS
IFM-FS5 Ernst MRS
IFM-FA22 Jörg MRS
IFM-FA23 Heinz MRS
IFM-FA12 Klaus MRS
IFM-FA13 Horst MRS
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 33 … macht mobil einfach
SAP MRS bei Fraport (II)
Der Bearbeitungsfortschritt eines Auftrags(-vorgangs) wird über Farben
visualisiert
Status Farbe
EROF = Eröffnet keine Anzeige in der Plantafel
FREI = Freigegeben hellblau
RÜCK = Rückgemeldet grün
TRÜC = Teilrückgemeldet gelb
FIX = Fixtermin rot
TABG = Technisch abgeschlossen grün (wie RÜCK)
POW = Positionsorientierte Wartung braun
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 34 … macht mobil einfach
Zeittyp Farbe
Sollarbeitszeit weiß
Bereitschaft hellgrün
Abwesenheiten (z.B. Urlaub) ocker
Gleitzeit hellgrau
Pausenzeiten grau
Nicht-Verfügbarkeit grau
SAP MRS bei Fraport (III)
Die HR-Zeitdaten zur Ressource werden nach SAP MRS übertragen und
über unterschiedliche Farben visualisiert
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 35 … macht mobil einfach
SAP MRS bei Fraport (IV)
IFM-FT1 Hans MRS
IFM-FT2 Martin MRS
IFM-FT3 Peter MRS
IFM-FS3 Fritz MRS
IFM-FS4 Werner MRS
IFM-FS5 Ernst MRS
Weitere Zeitdaten können in SAP MRS eingepflegt und über unterschied-
liche Farben visualisiert werden
Zeittyp Farbe
ABWS = sonstige Abwesenheit ocker
AOAN = außerordentl. Anwesenheit weiß
POW = Positionsorientierte Wartung flieder
STÖRUNG = Störungsbehebung pink
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 36 … macht mobil einfach
SAP MRS bei Fraport (V)
Fraport-spezifische Erweiterung:
Die Positionsarbeitsvorratsliste wurde kundenspezifisch u.a. um
folgende Felder erweitert:
Equipment und Technischer Platz
Equipmentklasse und Bezeichnung
Standort
Raum
etc.
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 37 … macht mobil einfach
SAP MRS bei Fraport (VI)
Fraport-spezifische Erweiterung:
Die Quickinfo zum Vorgang in der Plantafel wurde angepasst
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 38 … macht mobil einfach
SAP MRS bei Fraport (VII) –Mobile Abwicklung mit oxando Asset Management
2013 oxando GmbH, Mobile Solutions, 39 … macht mobil einfach
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