Einzelsystemvereinbarung "System SAP BW" zur "RDV Campusmanagement"

vertreten durch den Präsidenten der TUB

- folgend wird die TU als "Dienststelle" benannt -

und dem Personalrat für die Arbeitnehmer*innen und Beamt*innen

der Technischen Universität Berlin vertreten durch die Vorsitzende

und dem Personalrat der studentischen Beschäftigten

der Technischen Universität Berlin vertreten durch die Vorsitzende

- folgend werden beide Personalräte als "Personalvertretungen" benannt -

Diese Vereinbarung ist Anlage der RDV Campusmanagement vom 18.07.2018 gern. § 3c Abs. 2 der RDV Campusmanagement.

Für die Einführung, Anwendung und Änderung des Systems "SAP BW" gelten die Regelun­gen der RDV Campusmanagement. Die spezifischen Aspekte und Besonderheiten dieses Systems, die in der RDV Campusmanagement nicht geregelt sind, regelt diese EinzeIsys­temvereinbarung.

Präambel

Das Berichtswesen im SAP gliedert sich in verschiedene Arten von Berichten, zum einen in verfügbare und entwickelte Standardauswertungen in ERP und zum anderen Standardbe­richte und Ad-hoc-Auswertungen im SAP BW/BI. Standardauswertung in ERP sowie Stan­dardberichte im BW/BI stellen eine vordefinierte Sicht auf Daten dar, wobei die/der Endan­wender_in nur den Bericht aufruft und die für siel ihn wichtigen Zahlen direkt im Zugriff hat. Diese Berichte haben hinsichtlich Berichtsaufbau und Gestaltung einen identischenl ähnli­chen Aufbau. Ad-hoc-Auswertungen sind jene Berichte, die sich die Beschäftigten aus dem Team "Strategisches und operatives Berichtswesen" flexibel erstellen können, um eigene Analysen in verschiedener Detailtiefe durchzuführen. Das Fachkonzept Berichtswesen und dessen Anlagen sind Teil dieser Vereinbarung. In den Einzelsystemregelungen der SAP ERP Systeme ist ein Verweis für zulässige Auswertungen zu dieser Einzelsystemregelung SAP BW aufgenommen. Daher erweitern die als SAP ERP Berichte ausgewiesenen Anlagen des Fachkonzeptes Berichtswesen nicht den Nutzungsumfang des hier geregelten Systems SAP BW sondern des zugeordneten ERP Systems des Campusmanagementsystems.

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§ 1. Beschreibung des Systems

(1) Das System "SAP BW" dient der Speicherung und Datenaufbereitung für systemüber­greifende Auswertungen (Berichtswesen) für die TUB und für den AStA.

(2) Es besteht aus den Komponenten:

1. Business Warehouse System (SAP BW) 2. SAP Business Objects Business Intelligence (SAP BO/BI) 3. SAP Disclosure Management

Wird später eingeführt.

(3) Die genaue Beschreibung des Systems einschließlich der einzelnen Module ergibt sich aus Kapitel 1 des als Anlage 04 beigefügten Fach konzepts.

§ 2. Zweckbestimmung

Die von den Personalvertretungen mitbestimmten Datenverarbeitungen des "SAP BW" dienen ausschließlich folgenden Zwecken:

1. Business Warehouse System (SAP BW) Mit dem SAP BW werden relevante Informationen aus produktiven SAP­Anwendungen im System SAP BW integriert, transformiert und konsolidiert. Mit dem System SAP BW werden die für die TUB erforderlichen system übergreifenden Auswertungen bereitgestellt. Diese werden ausschließlich zu den in den Anlagen vereinbarten Zwecken (festgehalten in den Steckbriefen) der jeweiligen Auswertung genutzt.

2. SAP Business Objects Business Intelligence (SAP BO/BI) 3. SAP BI/BO bietet flexible Reporting- und Analysewerkzeuge zur Unterstützung von

systemübergreifenden Auswertungen und ermöglicht die Verteilung der Informatio­nen über Berechtigungen und WeitergabeSAP Disclosure Management Wird später eingeführt.

§ 2b. Datenkatalog

(1) In Anlage 04-A ist die abschließende Aufzählung der Beschäftigtendaten (einschließlich der Daten von Beschäftigten, die das System benutzen - Anwenderdaten), die in dem System gespeichert werden, vereinbart.

(2) Ergänzt wird der Datenkatalog des Systems SAP BW durch die Vorgaben des Fachkon­zeptes Recordsmanagement, dass in der RDV Campusmanagement als Anlage 10 ver­einbart ist.

§ 2c. Auswertungen

(1) Die zulässigen Auswertungen von Beschäftigtendaten in den ERP Systemen des Cam­pusmanagementsystems ergeben sich abschließend aus Anlage 04 und den zur jeweili­gen Auswertung vereinbarten Steckbriefen und Vorlagen aus den Anlagen 04-B. Das Konzept enthält ebenfalls die Angabe, zu welchem Zweck die Auswertung dieser Daten jeweils erfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht.

(2) Die zulässigen Auswertungen von Beschäftigtendaten im System SAP BW ergeben sich abschließend aus Anlage 04 und den zur jeweiligen Auswertung vereinbarten Steckbrie­fen und Vorlagen aus den Anlagen 04-C. Das Konzept enthält ebenfalls die Angabe, zu welchem Zweck die Auswertung dieser Daten jeweils erfolgt und auf welcher Rechts­grundlage dies geschieht.

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(3) Die Vorgaben zur Anwendung von Ad-Hoc-Auswertungen, mit denen Beschäftigtendaten im System SAP BW verarbeitet werden, und deren Berechtigung ergeben sich abschlie­ßend aus Anlage 04.

(4) Abweichende Regelungen zu dem Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrollen (§ 4a der RDV Campusmanagement) werden wie folgt getroffen: Um im laufenden Be­trieb flexibel Änderungen und Updates einspielen zu können, wird überwacht, wie viele Personen auf das SAP BW zugreifen. Um die Personen, die ggf. vor Einspielen eines Updates noch auf dem System sind, vorab kurz über die Downtime des Systems zu in­formieren, werden lediglich die Nutzernamen der Personen benötigt. Die Daten werden nur für den beschriebenen Zweck erhoben und verarbeitet.

(5) Sperr-/Archivierungs-/ Aufbewahrungs-/Löschfristen

In Anlage 04-A ist vereinbart, wie lange die einzelnen Beschäftigtendaten aufbewahrt werden müssen, wann sie gelöscht werden oder das Erfordernis ihrer Löschung geprüft werden muss und wann sie ggf. für den Zeitraum ihrer erforderlichen Aufbewahrung vor Zugriff gesperrt/archiviert werden.

§ 3. Vorgaben zur Protokollierung

In Anlage 04 Kapitel 3.1 h. "Vorgaben zur Protokollierung" sind die spezifischen Vorgaben zur Protokollierung für das SAP BW beschrieben.

Eine Protokollierung der Daten zur Sicherstellung und Kontrolle der Transparenz, Integri­tät und Vertraulichkeit der Datenverarbeitung erfolgt nach den in Anlage 03 der RDV Campusmanagement beschriebenen Vorgaben.

§ 4. Berechtigungskonzept

In Anlage 05 sind die Personengruppen aufgeführt, denen ein Zugriff auf die Beschäftig­tendaten eingerichtet wird. Dort sind die entsprechenden Rollen mit den jeweiligen Be­rechtigungen definiert.

§ 5. Schnittstellen

Die Schnittstellen, die Beschäftigtendaten aus dem "SAP BW" an andere Systeme über­mitteln, sind in Anlage 04 Kapitel 3.1f. "Schnittstellen" abschließend aufgeführt. Dort ist auch abschließend geregelt, welche Beschäftigtendaten durch die jeweilige Schnittstelle in welche Systeme überführt werden.

§ 6. DatenexportlWeiterleitung von Daten

Eine Weiterleitung/ein Export von Beschäftigtendaten erfolgt ausschließlich nach Maß­gabe der in Anlage 04 Kapitel 3.1 e. "Datenexport" geregelten Vorgaben. Die Berechti­gung zur Weiterleitung/zum Export von Beschäftigtendaten ergibt sich aus dem Berechti­gungskonzept gern. § 4 dieser Vereinbarung und der dienstlichen Erforderlichkeit im ge­setzlichen Rahmen.

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§ 7. Ergänzende Regelungen:

Ergänzend zur RDV Campusmanagement werden für das "SAP BW" zudem folgende Rege­lungen getroffen:

1. Aufgrund der besonderen Sensibiltität der verarbeiteten Beschäftigtendaten wird die Fortschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen auf den neuesten Stand der Technik fortlaufend sichergestellt und im jährlichen Jour Fix nach § 8 Abs. (3) RDV Campusmanagementsystem erläutert und den Personalräten zur Verfügung gestellt.

2. Die Dienstelle wird die erforderlichen Maßnahmen, insbesondere solche aus § 33 Abs. (2) BlnDSG, unverzüglich umsetzen und die Personalvertretungen über die Planung und den Fortschritt der Umsetzung zumindest in Textform informie­ren. Stellen die Maßnahmen Änderungen dieser Einzelsystemvereinbarungen dar, sind diese vor ihrer Umsetzung zu beteiligen.

§ 8. Schlussbestimmungen

(1) Die aktuellen Versionen der Fachkonzepte sind in Anlage 02 dokumentiert und verein­bart.

(2) Die Beteiligten sind sich darüber einig, dass für die Einführung des Disclosure Manage­ments eine Ergänzung bzw. Änderung dieser Dienstvereinbarung erfolgen muss.

Prof. Dr. Christian Thomsen Präsident der Technischen Universität Berlin

Ki Vorsitzende des Personalrats für Vo itzende des Personalrates der die Arbeitnehmer*innen und studentischen Beschäftigten der Beamt*innen der Technischen Technischen Universität Berlin Universität Berlin

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20191205 Einzelsystemvereinbarung SAP BW.docx Anlage 01

Anlagen

Anlage 01 Unbelegt

Version 1.0 vom 05.12.2019

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20191205 Einzelsystemvereinbarung SAP BW.docx Anlage 02

Anlage 02 Anlagenliste

Version 1.0 vom 05.12.2019

In dieser Einzeldienstvereinbarung wird auf veränderbare Anlagen verwiesen, welche den Personalvertretungen im Änderungsfall als Beteili­

gungsantrag eingereicht werden. Mit der Bearbeitung und Beschlussfassung zu dieser Änderung des Konzeptes soll die Aktualisierung dieser An­

lagen für die Dienstvereinbarung mit beschlossen werden. Mit dem Beschluss soll danach auch die Aktualisierung dieser Anlagenliste beschlossen werden.

Anlage Nr. Dokument Versions- Veröf- Beschlussdatum Beschlussdatum nummer fent- Personalrat für die Personalrat der

lichung Arbeitnehmer*innen studentischen und Beamt*innen Beschäfti ten

Anlage 01 unbelegt Anlage 02 Anlagenliste Ja Anlage 03 Protokollierung Nein Anlage 04 Fachkonzept Berichtswesen SAP 1.6 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-A TP BW Datenkatalog Felder Infotypen 27072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-B-SB401 401_ERP _Kontenstand_HH_Sicht_beLDM_Steckbrief 1.1 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-B-VL401 401_ERP _Kontenstand_HH_Sicht_beLDM_ Titeln_Vorlage 18072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-B-SB402 402_ERP _Kontenstand_ Titelkonten_Steckbrief 1.1 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-B-VL402 402_ERP _Kontenstand_ Titelkonten_ Vorlage 27032018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-B-SBVL403 403_ERP _LGG_SteckbrieCVorlage 1.1 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-B-SBVL404 404_ERP _Unfallstatistik_SteckbrieC Vorlage 1.1 Nein Anlage 04-B-SB405 405 _ERP _Haushaltsbericht_ Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-B-VL405 405_ERP _HaushaltsberichC Vorlage 23072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB301 301_BW _Beleg liste_Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL301 301_BW _Belegliste_ Vorlage 24072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB302 302_ BW _Berufungsmittelbericht_ Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL302 302_BW _Berufungsmittelbericht_ Vorlage 23072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB303a 303 _BW _DM_ Statistik_Bericht A_ Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB303b 303 BW DM Statistik Detailbericht Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB303c 303=BW=DM=Statistik=FakultätDM_Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB303d 303_BW _DM_Statistik_Kennzahlen_Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL303 303_BW_DM_Statistik_Vorlage 28062018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB304 304_BW _Eigenanteil PersonaLSteckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL304 304_BW _Eigenanteil PersonaLVorlage 23072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB305 305_BW _Inventarliste _Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL305 305_BW _Inventarliste_ Vorlage 23072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB306 306 _BW _ Kontostand_Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL306 306 _BW _Kontostand_Vorlage 18072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB307 307 _BW _KostenstellenberichCSteckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018

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20191205 Einzelsystemvereinbarung SAP BW.docx Anlage 02 Version 1.0 vom 05.12.2019

Anlage Nr. Dokument Versions- Veröf- Beschlussdatum Beschlussdatum nummer fent- Personalrat für die Personalrat der

lichung Arbeitnehmer*innen studentischen und Beamt*innen Beschäfti ten

Anlage 04-C-VL307 307 _BW _Kostenstellenbericht_ Vorlage 23072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB308 308 _BW _ Overheadbericht_Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL308 308 _BW _ Overheadbericht_ Vorlage 23072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB309 309 BW PersKoÜbersicht Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL309 309 =BW =PersKoÜbersichC Vorlage 23072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB310 310 _BW _Projektpersonal_ Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL310 310 _BW _Projektpersonal_ Vorlage 23072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB311 311_ BW _ Overheadbericht_PSP _ElemenC Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL311 311_BW _ Overheadbericht_PSP _Element_Vorlage 02072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB312 312_BW_Stellen&PersonaLSteckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL312 312_BW_Stellen&PersonaLVorlage 02072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB313 313_BW_VWN_BMBF _BMWLSteckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL313 313_BW _ VWN_BMBF _BMWL Vorlage 18072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB314 314_BW_VWN_DFG_Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL314 314_BW_VWN_DFG_Voriage 18072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB315 315_BW_VWN_EU_Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL315 315_BW _ VWN_EU_ Vorlage 18072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB316a 316_BW_W-Besoldung_Steckbrief 1.0 Nein Anlage 04-C-SB316b 316_BW_Gerechnete KennzahLPLAnteil Gemeinkosten 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB316c 316_BW_Gerechnete Kennzahl_PLAnteil Gewinne Rest 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB316d 316_BW_Gerechnete KennzahLPLAnteillnvestitionen 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB316e 316_BW_Gerechnete KennzahLPLAnteil Personalausgaben 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB316f 316_BW_Gerechnete KennzahLPLAnteil pp 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB316g 316_BW_Gerechnete KennzahLPLAnteil Sachausgaben 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB316h 316_BW_Gerechnete KennzahLPLAnteil WL Dritte 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL316 316_BW_W-BesoldungsberichCVoriage 18072018 Nein Anlage 04-C-SB317 317 _BW _HFS_Steckbrief 1.0 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-VL317 317 _BW _HFS_ Vorlage 29032018 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 04-C-SB318 318_BW _StammdatenObersichCProjekte 2.0 Nein 15.10.2019 14.10.2019 Anlage 04-C-VL318 318_BW _StammdatenObersicht Projekte 1.0 Nein 15.10.2019 14.10.2019 Anlage 04-C-SB319 319 _BW _ReisekostenObersicht_ Steckbrief 2.0 Nein 15.10.2019 14.10.2019 Anlage 04-C-VL319 319_BW_ReisekostenObersicht_Vorlage 1.0 Nein 15.10.2019 14.10.2019 Anlage 05 Fachkonzept Rollen und Berechtigungen SAP Berichtswesen 1.1 Nein 07.08.2018 13.08.2018 Anlage 05-A TP BW _ Rollen&Berechtigungen 19072018 Nein 07.08.2018 13.08.2018

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20191205 Einzelsystemvereinbarung SAP BW.docx Anlage 02 Version 1.0 vom 05.12.2019

Anlage Nr. Dokument Versions- Veröf- Beschlussdatum Beschlussdatum

Protokoll-notizen: Protokoll-notiz 01 Protokoll-notiz 02

zu ergänzende Punkte Löschkonzept & Protokollierung

nummer fent- Personalrat für die Personalrat der lichung Arbeitnehmer*innen studentischen

und Beamt*innen Beschäftigten

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