Dokumenten-Management und Archivierung · www.elo.com

ELOoffice KundenreferenzPetar Stefanac, Freier Journalist, Berlin

Mehr Durchblick in der Datenmasse

Papier gehörte für Petar Stefanac jahrelang zum Tagesgeschäft. Er ist als freier Journalist auf unterschiedlichsten Themengebieten tä-tig und arbeitet für Verlage, Medienhäuser und Rundfunkanstal-ten. Dabei hat er es täglich mit Dokumenten verschiedenster Art zu tun. Seien es mehr oder weniger wichtige Pressemitteilungen, die dauernd und zuhauf eintrudeln. Agenturmeldungen in einem Um-fang, der einen schnell den Überblick verlieren lässt. Briefings, Ein-ladungen, Interviews, Abschriften, schnelle Notizen zwischen-durch, Korrekturfahnen, Fotos, Illustrationen und natürlich die ganze klassische Kommunikation mit all den Menschen hinter die-sen ganzen Angelegenheiten. All diese Dokumente wollen jeden Tag genutzt und bearbeitet und zum guten Schluss auch noch nutz-bar archiviert werden.

Bislang nutzte Petar Stefanac dafür gleich mehrere Archivsysteme: Ein bis acht Stapel Papier links auf dem Schreibtisch, zwei bis vier weitere rechts daneben. Fotos landeten, naja, im Ordner „Fotos“ auf der Fest-platte, die Archivierung elektronischer Dokumente erfolgte in kompli-ziert verästelten Unter- und Unterunterordnern und Mails jeder Sorte landeten in dafür eingerichteten Ablageordnern in Outlook. Dass also alles da ist wo es auch sein sollte, vollständig und sicher, das konnte der hauptberufliche Rechercheur bislang nur hoffen.

„ELOoffice benutze ich so selbstver-ständlich wie Word oder Outlook.“

Petar Stefanac, Freier Journalist

ELO Enterprise-Content-Management

ELOoffice Einfach besser organisiert

Digitale GrenzüberschreitungDie Möglichkeit, viele verschiedene Datei- und Doku-menttypen gleichermaßen mit ELOoffice verwalten zu können, erleichtert ihm den Alltag in einem immer crossmedialeren Umfeld sehr. „Die Grenzen zwischen Print- und Online-Journalismus gibt es schon lange nicht mehr. Ich muss mit Papier genauso flink arbeiten können wie mit Mails. Ich muss Fotos archivieren und Webseiten speichern. Die Anforderungen, die an mich gestellt werden sind die gleichen, die ich auch an mein DMS stelle“, so Petar Stefanac: „ELOoffice schafft das alles und erlaubt mir trotzdem, sehr flexibel zu blei-ben.“

Das Redaktionsarchiv, bisher abgelegt in sperrigen Hängeregistern, wurde per Scanner eins zu eins in die Software übertragen und ist nun auch im Volltext durchsuchbar. Bestehende Dateien und Ordnerstruk-turen, die sich in all den Jahren auf der Festplatte an-gesammelt haben, sind per Mausklick in ELOoffice eingelesen worden. Damit war der größte Teil seiner Arbeit schon erledigt.

Bei der Arbeit gestaltet sich der Umgang mit ELOoffice angenehm unauffällig: „Mailverkehr übertrage ich in unregelmäßigen Abständen ins Archiv. Meldungen und Nachrichten, die ich nicht akut benötige, später aber gebraucht werden könnten, klicke ich direkt rü-ber“, so Petar Stefanac: „Genauso mache ich das mit Webseiten, die mir im Rahmen einer Themenrecher-che ins Auge fallen. Passende Fotos zur Illustration fin-de ich in meinem in ELOoffice eingerichteten Bildar-chiv dank Verschlagwortung in wenigen Sekunden und kann sie von dort aus auch direkt verwenden.“

Auch in der direkten Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden bietet ihm ELOoffice wertvolle Dienste: „Nach umfangreichen Auftragsrecherchen habe ich immer einen ganzen Haufen Dateien und Dokumente, die es heißt, übersichtlich und kompakt einzureichen. Quasi ein Ding der Unmöglichkeit. Heute exportiere ich die gesammelten und archivierten Daten mittels ELOoffice-Bordmittel ganz bequem auf CD oder DVD (inklusive ELOoffice-Viewer) und übergebe diese mei-nem Auftraggeber. Und der kann damit dann genau-so komfortabel arbeiten wie ich.“

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ELOoffice Einfach besser organisiert

ELOoffice ist die ideale Produktlösung, um die tägliche Arbeit einfach und schnell zu erledigen. Die Papierflut wird reduziert und blitzschnell werden benötigte Informationen wiedergefunden. ELOoffice eignet sich aufgrund seines Funktionsumfangs und dem günstigen Einstiegs-preis vor allem für kleine Unternehmen und den Einzelplatzanwender.

Mit Dokumenten Management von ELOoffice bearbeiten Sie Ihr täg-liches Datenvolumen besser, einfacher und sicherer. Ihre ELOoffice Vorteile:

• Dokumente blitzschnell und treffsicher finden

• Den Überblick behalten in der täglich wachsenden Dokumentenflut

• Ihren Schreibtisch von lästigen Papierbergen befreien

• Vorgänge schneller nachvollziehen

• Ihre E-Mails einfach archivieren und übersichtlich verwalten

• Produktiver im Team und im Tagesablauf arbeiten

• Ihre Unterlagen elektronisch sicher aufbewahren

Minimum• CPU mit 1 GHz, 512 MB RAM

• DVD-ROM Laufwerk

• Bildschirmauflösung XVGA (1024 x 768) mit 24 Bit Farbtiefe

System• Betriebssystem: Microsoft Windows XP,

2003, Vista(32/64 Bit) oder Windows 7(32/64 Bit)

• Programm: 700 MB freier Festplattenspeicher

• zusätzlicher Speicherplatz für Archiv: ca. 1 GB pro 20.000 Scanseiten s/w

Optional

• TWAIN-kompatible Scannersysteme

• Netzwerkscanner

• DVD-Brenner

• Microsoft Office 2003, 2007 + 2010

ELOoffice 9.0 Systemvoraussetzungen

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