PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.20041

Ergebnisse der bisherige

Prozessevaluierung

Der IST-Prozesse

PMP - LO

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.20042

IST

-Pro

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Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Viele Beteiligte, keine einheitliche Vorgangsweise

eine zentrale Stelle für alle Gewerkschaften in LO oder Bezirk

Mißtrauen (Richtigkeit und Aktuallität der Daten)

Einheitliche Regeln kommunizieren

Viele Stellen bekommen die Niederschrift, einige fühlen sich verantwortlich, keine klare Kompetenz und Verantwortung

Klare Verantwortung festlegen

Möglichkeiten MVZV sind zT unklar, eigene Bereiche können nicht immer selektiert werden

Verbesserung der Synchronisation, Zugriffsrechte LO und Bezirk überprüfen und ev ausweiten

Eigene Datenbanken, Listen; Kontrolle ob schon eingetragen/angelegt ist;

Keine internen Durchschläge (gesetzliche Meldungen müssen bleiben); MVZV anpassen um die Arbeit im Bezirk und LO zu ermöglichen

Niederschriften werden nur archiviert  

Niederschriften nur in Papierform möglich Elektronische Niederschrift, Niederschriften einscannen

wahrscheinlich nicht komplett vermeidbar  

Möglichkeiten MVZV werden nicht ausgenützt, Vertrauen in Datenqualität gering

Schulungsprogramm, Methoden zur Richtigstellung der Daten kommunizieren

Zeitspanne von Einlangen der Niederschrift bis zur Eingabe ist zu lange

 

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.20043

IST

-Pro

zess

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ngProblembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Jeder speichert nach Gutünken Klare Regelungen wie es durchgeführt

werden soll - MVZV anwenden!

Vermutung das die Daten im MVZV falsch sind (Aktualisierung)

MVZV-Schulung

muss der BZV physisch unterschreiben?

 

durch viele dezentrale Datenbanken kein zentraler Zugriff möglich

 

  Vorlagen leichter zugängig machen und anwenderfreundlicher gestalten

   

  Datenwartung durch Gewerkschaften soll sichergestellt sein

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.20044

IST

-Pro

zess

: Urla

ubProblembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Vertretungsregelung!!!! einheitliches Urlaubsansuchen (Formular)

  Unterschrift des unmittelbar Vorgesetzten muss reichen

keine einheitliche Dokumentation (Bundesländerunterschiede)

Personaldatenbank!!!!

  Lösungsvorschläge gemeinsam erarbeiten - LO+Zentrale

Dokumentation des Urlaubs in den LO derzeit nicht erfassbar

 

  bei neu zu erstellenden Formularen Praktiker beiziehen

  Personaldatenbank!

  Schulung MitarbeiterInnen bei neuer Datenbank! EDV-Zugang für alle

  Urlaubsausmaß - Werktage auf Arbeits-tage ändern (Betriebsvereinbarung)

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.20045

IST

-Pro

zess

: Übe

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Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Abklärung Genehmigung durch unmittelbaren Vorgesetzten oder LS?

klare Kompetenzverteilung

wird in den LO´s unterschiedlich gehandhabt

 

Dokumentation (Zeitausgleich) Personaldatenbank

  Elektronische Post, einheitliche Formulare

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.20046

IST

-Pro

zess

: Sem

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e Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Vorprozess: Vorreservierung notwendig?

 

aufwendige Postwege Umstellen auf EDV

  Personaldatenbank, Zugang für alle!

  bei neuer Datenbank! (Qualifikation!)

persönliche Bildungsübersicht fehlt

Teilnehmerzertifikate elektronisch in Personalakt

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.20047

IST

-Pro

zess

: Nam

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nder

ung Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

  Personaldatenbank

  individueller Zugriff auf Datenbank, elektronische Unterschrift

Zugriffsrechte

Neue Software

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.20048

IST

-Pro

zess

: Rei

seko

sten

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rech

nung

Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

  Eigenverantwortlichkeit stärken unter Ausarbeitung von Spielregeln

Zuviele Unterschriften eine Unterschrift muß reichen

Zuviele Schnittstellen? Uneinigkeit ob wirklich zuviele Schnittstellen wegen Kontrollnotwendigkeit

 

  vollelektronische Spesenabrechnung oder zumindest einheitliche Formulare

Schreiben am PC , Ausdruck Unterschrift und weiterschicken

 

  Eigener Kassenausgangs-beleg bei Formular unnötig

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.20049

IST

-Pro

zess

: lan

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Mas

sena

usse

ndun

gProblembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

   

  elektronische Möglichkeiten nutzen

Richtlinien der Post werden unterschiedlich gehandhabt

österreichweit einheitliche Vereinbarung mit Post

komplizierte/unterschiedliche Hand-habung und Abwicklung durch Post(Paketiert? In welcher Stückzahl?...)

österreichweit einheitliche Vereinbarung mit Post

Mengensortierung nach PLZ österreichweit einheitliche Vereinbarung mit Post

  bessere Information über Posttarife

Umfang der Arbeitsleistung wird nicht

erkannt

darf keine "unbedankte" selbstverständliche Zusatz-Tätigkeit seinauf Kuverts bereits "Postgebühr bar bezahlt" aufdrucken (Ersparnis - aufstempeln)

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.200410

IST

-Pro

zess

: Kra

nkm

eldu

ngProblembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

wer stellt Krankenscheine aus? (LO oder BS), Vertretungsregelung

 

Vetretungsregelung  

  Datenbank - Zugriff auch von Bezirken ermöglichen!

Ablage der Kopien in BS und LO, Original wird an Zentrale gesandt

auf Kopien verzichten

Kopien  

Produkte ohne Empfänger

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.200411

IST

-Pro

zess

: Geh

alts

ände

rung

Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

wenn es einen zentralen elektronischen Personalakt gibt, dann braucht man BV und Berechtigungskonzept

Dienstzettel direkt elektronisch von Zentrale an MitarbeiterIn, Wartung fällt weg

 (Doppelarbeit) dezentrale Wartung ersatzlos streichen

 (Produkte ohne EmpfängerIn) Wartung weglassen

 (neue Software) Erledigung im HR-Referat

 (Qualifikation) Einschulung auf neue Software

DN ohne EDV-Zugang? soll in eine Gesamtpersonal-datenbank einfließen

Weiteres

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.200412

IST

-Pro

zess

: Ess

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hein

e Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

 (Kompetenz,...)

Dezentralisierung der Kompetenz

(Software-Unterst.) Jede/r MitarbeiterIn soll Zugang zu Intranet haben

 (neue Software) Zugriffsrechte EDV, Gesamt-personaldatenbank (1 elektr. Formular)

 (Qualifikation) Einschulung auf neues Programm

Zeitbegrenzung bei Abholung der Essensmarken

Elektronische Unterschrift , Vorschlag für Lösung - handschriftl. Datenblatt

Weiteres

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.200413

IST

-Pro

zess

: Die

nste

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Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Der LS kennt die Regeln - die weiteren Zwischen-vorgesetzten kennen aus (Nichtkenntnis) die Regeln - ist es ein Hol- oder Bringschuld?

Laufzettel (Checkliste) für den Austritt

Wir haben Zweifel ob die Regeln bekannt sind - die Beendigung der DV erfolgt durch BR und LS

 

Personalrelevante Angelegenheiten machen alle Druck - bei den anderen Dingen läuft es teilweise zufällig

 

Es gibt viele Schnittstellen - im Personalbüro passt es - EDV oft nicht

Laufzettel für die betrof-fene Person, Checkliste für VO

elektronische Checkliste elektronische Checkliste

VO - auf die Situation vorbereiten - wie gehe ich bei Verabschiedung/Kündigung vor - was muss ich beachten!

im MAG-Seminar für VO berücksichtigen

Sich beim MA bedanken - weitere Gewerkschafts-zugehörigkeit aufmerksam machen, dass der/die MA sich jetzt darum selber kündigen muss - Betreuung nachher durch DG (wir sollten das tun, was wir im Rahmender stillen Austritte von den BR erwarten)

Auf die Checkliste - sich beim/bei der MA bedanken (Dankeschön sagen)

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.200414

IST

-Pro

zess

: Die

nsta

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t – T

eil 1 Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Viele Sachen passieren zufällig- es gibt keinen verbindlichen Standard

verbindliche Checkliste

Learning by doing  (Beschreibung der Regeln)

Vorgesetzte handeln unterschiedlich mit Neuen - Checkliste für Einstiegsgespräche nicht bekannt

Intranetseite bekannt machen

Dienstausweis spielt in den LO keine Rolle mehr

 (Unterschriftenregelung)

 (Zugriffsrechte EDV) Checkliste mit "gegenseitiger" Wirkung zwischen LS und EDV-Verantwortlichen - berufsbezogene Checklisten

Information ist eine Bringschuld und wird nicht gelebt

Für den/die neue KollegInnen gibt es eine Patenschaft/ Coach/Ansprechperson für das erste halbe Jahr

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.200415

IST

-Pro

zess

: Die

nsta

ntrit

t – T

eil 2 Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Nicht - wenn abgeklärt ist - wer etwas tut

 (Doppelarbeit)

Erhebungsdaten werden zu Papier

gebracht -

In neue HR-Software direkt im Land eingeben

Papier im Land (meistens per Brief) - manchmal ein e-mail

 (Medienbrüche)

Checkliste für Einstiegsgespräch nicht bekannt - VO wissen über die Checkliste nicht bekannt

Sie müssen das Einstiegsgesprächlt. Ckeckliste (Intranet) führen

Überlappung durch die Vorgänger Überlappung sollte Standard sein (siehe Leitplanken 1 bis 3 Monate) - Zeit der Überlappung hängt von der Funktion ab.

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.200416

IST

-Pro

zess

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l 1Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Regeln sind minimiert - Buchhalterin hat in diesem Fall zentrale Informationsmacht (Kostenstellen)

Verantwortliche Sekretäre sollten die eigenen Kostenstellen kennen und auch auf die Belege schreiben

Ist es notwendig, dass der LS alle Unterschriften leistet oder kann er sie übertragen?

 

Wahrung des 4-Augen-Prinzips ohne Überbürokratisierung

 

Kopien in ABZ Krumpendorf, weil es keine elektronische Anbindung gibt (ca. 70 Rechnungen)

elektronische Vernetzung mit ÖGB

wenig Kostenstellenbewußtsein - kein Überblick - dadurch wenig Budgetbewußtsein

 

"falsche" Kostenstellenvergabe in ABZ - Berichtigung BH LO

 

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.200417

IST

-Pro

zess

: Buc

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Kär

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Tei

l 2Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

keine Anbindung ABZ Krumpendorf

Lotus Notes-Anschluss für ABZ Krumpendorf

  Lotus Notes-Anschluss für ABZ Krumpendorf

fehlende Kenntnisse zu KostenstellenBudgetverantwortlichkeit bei SekretärInnen nicht gegeben

Vermittlung Kostenstellen für Verantwortlichejedem Sekretär elektronische Zwischenbilanzen ermöglichen

Klärungsbedarf: Verbindung LO Kärnten und ABZ Krumpendorf

 

PMP-LO-Projektteamsitzung am 4.1.200418

IST

-Pro

zess

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rd. Problembeschreibung Erste Lösungsvorschläge

Kommunikation der Regeln mangelhaft, Absprache zwischen LO und Gewerkschaften wer wen beliefert

Wer verteilt wieviel an welche Personen? transparenter Verteilerschlüssel - es muss klar sein, wer welchen Bereich abdeckt

Abgrenzung zwischen Gewerkschaften und LOs

 

Schnittstelle Gewerkschaften -LO funktioniert nicht

 

doppelte Zusendung an MG Versand generell über LO

unterschiedliche Praktiken bei Erstellung des Verteilerschlüssels und VersandÖGB-Wandzeitung wird trotz mehrmaliger Urgenz mehrfach zugeschickt (Wartung?)