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Geschäftsvorgänge von Angebotbis Buchung des Rechnungs aus -gleichs lassen sich mit passenderSoftware zügig erledigen. Dochdann folgt ja noch der Papierkriegmit dem Finanzamt. Eine clevereLösung dafür bieten Buchhaltungs-Web-Dienste mit einer Steuerbera -ter-Schnittstelle, über die man sichkompetente Unterstützung holt.

Von Peter Schüler

D ie zentrale Aufgabe der Unterneh-mens-Software liegt darin, den

Geschäftsbetrieb zu unterstützen – damitman etwa ein Angebot ohne großen Auf-wand mit den Daten aus Artikel- und Kun-denstamm bestücken kann. Idealerweiselässt sich daraus mit einem Klick eine Auf-tragsbestätigung oder eine Rechnung er-zeugen und der Vorgang landet in der Lis-te offener Posten. Dort bleibt er, bis manden Zahlungseingang gebucht hat.

Einen Testbericht über einschlägigeWeb-Dienste für Auftragsbearbeitung undFinanzbuchhaltung haben wir in c’t 7/17

veröffentlicht [1]. Diese Dienste helfenzwar auch bei der regelmäßigen Umsatz-steuer-Voranmeldung, doch dafür und erstrecht für die jährliche Einkommensteuer-erklärung braucht man einige Buchhalter-kenntnisse. Wer sich dieses Wissen nichtmühsam aneignen und ständig aktualisie-ren mag, arbeitet besser mit einem Steu-erberater zusammen, zum Beispiel über ei-nen der hier getesteten Dienste. Dabeihandelt es sich um Exact Online, Lexofficeund Scopevisio. Letzteres ist entweder zu-sammen mit der Kanzlei-Software einesDATEV-Steuerberaters einsetzbar oder als

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Test | Buchhaltungs-Web-Dienste

Für Profit und FiskusUnternehmens-Web-Dienste mit Steuerberater-Schnittstelle

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OEM-Dienst im Vertrieb von Stollfuß fürsZusammenspiel mit dessen Kanzleisoft-ware Stotax. Last, but not least haben wirdie DATEV-Lösung Unternehmen online+ Auftragswesen getestet.

Alle Tests für diesen Beitrag entspre-chen genau denen aus ct 7/17. Das giltauch für die Tabelle auf Seite 109, sodasssich die Ergebnisse aller getesteten Diens-te gut miteinander vergleichen lassen.Welche Kriterien eine gute Lösung erfül-len sollte, hatten wir im Artikel zum erstenTest ausführlich beschrieben. Die dort

umrissene Vereinbarung zur Auftragsda-tenverarbeitung zwischen Anwender undDienstanbieter kann sich erübrigen, fallsder Steuerberater formal als Softwarean-bieter agiert und die rechtlichen Detailsschon im Kontrakt zur Steuerberatung ge-regelt sind. Trotzdem bleiben natürlichalle rechtlichen Anforderungen in Kraft,so auch die zur Angabe etwa von Ge-schäftsführer und Handelsregister auf je-dem Geschäftsbrief. Einzig Lexoffice trägtdiesem Umstand in seinen Dokumentvor-lagen Rechnung.

Berater-AnschlussSteuerberater arbeiten typischerweise mitihrer Kanzleisoftware, um für ihren Man-danten zu buchen und dessen Steuerer-klärung aufzubereiten. Die Daten dazu er-halten sie zumeist in der sogenanntenPendelmappe, in der sie später die aktua-lisierte Liste offener Posten, Umsatzzah-len und je nach Mandantenauftrag zumBeispiel Hinweise zur Finanzlage zurück-liefern.

Das entscheidende Merkmal, mitdem sich die hier vorgestellten Dienste

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Buchhaltungs-Web-Dienste | Test

Exact OnlineExact Online ist in vielen Sprachen abonnierbar, in einer Vari-ante zum Beispiel für Deutsch und Englisch.

Die Startseite gibt auf Anhieb Auskunft über Bankkonto,Kasse sowie offene Posten. Die über Karteireiter zugänglichenBereiche Dashboards, Finanzen, Kontakte, Verkauf und Einkaufwarten mit genau den Funktionen auf, die man unter dem je-weiligen Titel erwartet. Zum Beispiel finden sich unter dem Rei-ter Verkauf Formulare, in denen man den Artikelstamm pflegt,Angebote und Rechnungen schreibt, offene Posten überwacht,Verkaufszahlen analysiert oder Verkaufsgelegenheiten formu-liert. Die Formulare sind untereinander klug verknüpft. So lässtsich die Liste der Verkaufsgelegenheiten nach beliebigen Fel-dern sortieren, zum Beispiel nach Kunde oder vorausgegange-ner Kampagne.

Im Zusammenspiel mit der Kontaktverwaltung ergibt sichein fast vollwertiges CRM-System. Man kann sogar zusätzlicheVerknüpfungen erzeugen, um etwa Zusammenhänge zwischenbestimmten Lieferanten und Sachkonten zu berücksichtigen.

Die Suchfunktion hilft, früher geschriebene Angebote aus-findig zu machen, die man als Ausgangsmaterial für weitereAngebote verwenden möchte. Wenn etwa für ein Angebot Ar-tikeldetails oder eine Kundenanschrift einzutragen sind, springtdie Software konsequent mit einer Listenauswahl ein. Das giltauch für Buchungen, sodass man selbst bei exotischen Ge-schäftsvorfällen mitunter schnell einen Präzedenzfall findet.

Geschäftsbriefe erstellt man entweder mit einem Layout-Editor anhand der vorhandenen Exact-Layout-Vorlagen, oder

man lädt schlicht eine mit Microsoft Word erstellte Serien-briefvorlage hoch.

Dank seiner geschickt verknüpften Bildschirmseiten lässtsich Exact Online äußerst flüssig bedienen – dabei beschränktsich der Dienst auf ganz bodenständige Bedienelemente; nichteinmal Baumstrukturen kommen zum Vorschein. Von der Kon-kurrenz hebt sich der Dienst durch seine ausgeklügelte Kontakt-verwaltung ab und außerdem dadurch, dass er sich mit Fremd-währungsfähigkeit und Verfügbarkeit in verschiedensprachigeVarianten für den internationalen Einsatz anbietet.

Ä gut strukturierte BedienoberflächeÄ vielseitige Kontaktverwaltungä begrenzte Steuerberaterauswahl

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vom Testfeld des oben erwähnten Artikelsabheben, ist die Online-Verbindung zu ei-nem Steuerberater. Darüber kann ein Un-ternehmer dem Steuerberater Belege on-line zustellen und sieht je nach Art der Zu-sammenarbeit womöglich sofort, was die-ser bucht. Daraus ergibt sich eineaktuellere Übersicht für den Chef, alswenn man immer erst auf die nächsteRückkehr der Pendelmappe warten muss.Außerdem kann man sich die Arbeit tei-len: Wenn er Zeit hat, bucht der Unterneh-mer einfache Vorfälle selbst, und wenn er

sich einmal unsicher ist, kann er fraglicheBuchungen online mit dem Steuerberaterdiskutieren. Dessen ungeachtet lassensich alle vorgestellten Dienste außer DA-TEV Unternehmen online sehr wohl auchohne Kontakt zu einem Steuerberater ver-wenden; die Online-Anbindung ist ledig-lich eine Zusatzoption.

Vorreiter beim beschriebenen Team-work ist die DATEV – einerseits mit der er-wähnten Plattform Unternehmen online,andererseits mit der vor anderthalb Jahrenvorgestellten Schnittstelle DATEVconnect

online. Dieses Interface wurde im Zusam-menspiel mit den Softwarehäusern Exact,Lexware und Scopevisio entwickelt undfindet sich mittlerweile in deren Pro-grammpaketen wieder.

Viele Wege nach RomAuch wenn alle Testkandidaten auf die DA-TEV-Schnittstelle bauen, unterscheiden siesich sowohl in der Art des Abos als auch inder Organisation des Zusammenspiels.

Die DATEV-Lösung auf Basis von Un-ternehmen online ist ausschließlich über

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Test | Buchhaltungs-Web-Dienste

LexofficeBei Lexoffice liegt das Schwergewicht auf der Auftragsbearbei-tung. Einzig die hier getestete Ausführung „Buchhaltung & Be-richte“ beherrscht wenigstens die simple Einnahmen-/Über-schussrechnung samt Gewinn- und Verlustrechnung.

In den Geschäftsbedingungen haben wir zwei Mängel aus-gemacht: Erstens sieht Lexware den unseres Erachtens erfor-derlichen Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsdatenver-arbeitung als unnötig an, und zweitens verspricht der Providerden regulären Betrieb nur für die Zeit von 8 bis 18 Uhr an Wo-chentagen. In diesem Punkt kündigte uns der Hersteller Lex-ware auf Anfrage eine weniger einschränkende Neufassung an.

Lexoffice fällt an vielen Stellen durch besonders praxisnaheFunktionen und Einstellmöglichkeiten auf. Dazu zählt die äu-ßerst vielseitige Gestaltung von Geschäftsbriefen, die einzig-artige Wahlmöglichkeit, in Angeboten Brutto- oder Nettopreisenaufzuführen, oder die Möglichkeit, wiederkehrende Vorfälle au-tomatisch mit einer Serienrechnung zu fakturieren. Diese Stärkekommt nicht von ungefähr – die Webseiten des Diensts sindmit Feedback-Schaltflächen gespickt, über die man bequemKommentare und Wünsche äußern kann. Der Hersteller Lexwaregeht in Diskussionsforen und bei der Produktpflege konsequentauf diese Rückmeldungen ein.

Bei der Buchhaltung beschränkt sich Lexoffice auf Anwen-der mit einfachen Anforderungen. Der Dienst assistiert nur beider einfachen Einnahme-/Überschussrechnung, aber das tut erangemessen: Im ersten Ansatz fragt er für jede Buchung, dieman vornehmen möchte, nach einem Stichwort und schlägt

die passenden Parameter für den Buchungssatz vor. Die Num-mern des unübersichtlichen Standard-Kontenrahmens be-kommt man gar nicht zu sehen, wenn man das nicht ausdrück-lich wünscht. Stattdessen agiert Lexoffice durchgängig mit densprechenden Kontobezeichnungen, die jeder Kontenrahmenebenfalls enthält. Wer sich auf die Stichwortauswertung nichtverlassen mag, kann im zweiten Ansatz auch ohne Stichwort-angabe Konten aus einer umfassenden Liste auswählen.

Ä praxisgerechte FunktionenÄ sehr vielseitiger Layout-Editorä irritierend formulierte AGB

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einen in der Genossenschaft organisiertenSteuerberater zugänglich und wird auchüber diesen abgerechnet. Dienste vonScopevisio werden – sofern man die Steu-erberaterschnittstelle nutzen möchte –ebenfalls über den Steuerberater abon-niert. Für DATEV-organisierte Kanzleienund für solche, die vom SoftwarehausStollfuß betreut werden, gibt es minimalunterschiedliche Dienstvarianten.

Anders liegt der Fall bei Exact Onlineund Lexoffice: Diese Dienste abonniertman übers Web und kann dann einfach

den Steuerberater seiner Wahl ins Bootholen, sofern sich dieser auf das Zusam-menspiel einlässt. Er muss dann seiner-seits einen Zugang zu dem Dienst einrich-ten, erhält diesen aber kostenlos. Aus Lex -office heraus kann man direkt einen Briefan den Steuerberater der Wahl schicken.Exact Online enthält eine Suchfunktion,um mit Exact kooperierende Steuerbera-ter ausfindig zu machen. Im Umkreis von15 km um Hannover fanden wir vier Kanz-leien, die uns bei Buchhaltung und Steu-ererklärungen geholfen hätten.

Technische UnterschiedeDie DATEV beschränkt sich beim hausei-genen Angebot darauf, im Auftrag desMandanten alle Buchungen durch denSteuerberater vornehmen zu lassen. Da-bei erhält der Berater automatisch undverzögerungsfrei alle Daten und Belegezum Auftragswesen, und der Mandantkann die aktuellen Geschäftszahlen jeder-zeit direkt aus der DATEV-gehostetenSoftware des Steuerberaters abrufen.

Im Test gelangen mit Exact Online imStandardmodus fertig gebuchte Eingaben

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Buchhaltungs-Web-Dienste | Test

ScopevisioDie Scopevisio-Dienste lassen sich separat abonnieren, werdenaber gemeinsam über einen kostenlosen Java-Client für Win -dows, macOS oder Linux bedient. Der Linux-Client wird offiziellnicht unterstützt und verweigerte uns den Testbetrieb wegeneines Java-Versionskonflikts. Mit etwas Handarbeit ließe sichdas Problem vermutlich lösen.

Die Software erwies sich als einsteigerfreundlich, zum Bei-spiel mit einer fertigen Demo-AG zum Üben und einem intelli-genten Assistenten zur Einrichtung der realen Firma, der Anga-ben etwa zu deren Rechtsform automatisch für die Auswahl ei-nes passenden Kontenrahmens heranzieht. Für den Import vonKontaktadressen zeigt der Dienst eine Tabellenvorschau, in derman die Sortierung der Eingabedaten bequem justieren kann.

Die meisten Aktivitäten, etwa das Schreiben eines Ange-bots, gelingen auf Anhieb elegant über Bildschirmformulare.Jede Bildschirmseite, die man aufruft, öffnet einen neuen Kar-teireiter. So muss man nicht mehr benötigte Reiter zwar ab undzu von Hand schließen, kann aber bequem sehr viele Datengleichzeitig im Zugriff behalten.

Viele Berichte zur Geschäftslage stellt die Software vor-bildlich in interaktiven Grafiken dar. Andererseits präsentiert

der Dienst etwaeine Buchungs-übersicht stan-dardmäßig in ei-ner Riesentabel-le, die auf normal

großen Bildschirmen kaum darstellbar ist. Einige Listen reichertScopevisio zwar mit Sortierhilfen an, etwa ein alphabetischesRegister fürs Adressbuch. Doch anderswo selbstverständlicheWerkzeuge, etwa zum Sortieren nach einer ausgewählten Spal-te, sucht man vergebens.

Abgesehen von der Listendarstellung überzeugen die Sco-pevisio-Dienste durch schlüssige, angenehme Bedienführungund durch prägnante Geschäftsauskünfte.

Ä gut gegliederte BedienführungÄ viele grafische Übersichtenä manche Tabellen zu sperrig

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per Knopfdruck zum Steuerberater. Au-ßerdem kann man dem Berater den Zu-griff auf die eigenen Dashboards mit zahl-reichen Angaben zur Geschäftslage erlau-ben und dessen Berichte etwa über dro-hende Liquiditätsengpässe betrachten.

Lexware und Scopevisio teilen dieDaten des Mandanten automatisch mitdem Steuerberater, ob der Mandant nunselbst etwas bucht oder nicht. Dabei ge-hen die Entwickler davon aus, dass derSteuerberater ohnehin seine Standard-software benutzt, und bringen ihre Diens-

te zumindest für Buchungszwecke nur alsDatenquellen ins Spiel. Für den Rückkanalmuss der Steuerberater seine Daten vonsich aus in den Webdienst einspeisen.

Stollfuß offeriert unter der Bezeich-nung Stotax + ERP eine kosmetisch abge-wandelte OEM-Fassung des Scopevisio-Diensts. Steuerberater, die das Stollfuß-Programm Stotax nutzen, können jeder-zeit einen Schalter umlegen, damit dieScopevisio-Software Buchungen entwe-der nur vom Steuerberater oder nur vomMandanten zulässt. Ähnlich verhält es

sich mit der Dienstversion, die Exact fürSteuerberater anbietet. Mit diesem Ansatzkann man leicht auf spezielle Unterneh-mens-Anforderungen wie die Behandlungund Archivierung von E-Mails eingehen.

FazitDie vorgestellten Dienste kann man inzwei Klassen einteilen: Exact Online undScopevisio sind mächtige Allround-Syste-me, die sich trotz ihres großen Funktions-umfangs effizient und komfortabel hand-haben lassen. Lexoffice und Unterneh-

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Test | Buchhaltungs-Web-Dienste

Unternehmen onlineWir haben die DATEV-Plattform „Unternehmen online“ zusam-men mit dem Dienst Auftragswesen desselben Herstellers ge-testet. Beide abonniert man normalerweise fertig konfiguriertüber seinen Steuerberater und kann dann auf eine gesonderteVereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung verzichten.

Statt selbst zu buchen, lädt man seine inhaltlich geprüftenEingangsbelege auf Unternehmen online hoch. Der Steuerbera-ter bucht dann die belegten Vorfälle und aktualisiert die Ge-schäftszahlen. Digitale Belege, Auswertungen und weitere An-gaben, etwa über offene Posten, kann man vom Server abrufen.

Sowohl Steuerberater als auch Mandanten melden sichmit einer von der DATEV ausgestellten Smartcard an. Mandan-ten erhalten dafür ein Lesegerät in Form eines USB-Sticks, derwährend der Sitzungen permanent angeschlossen sein muss.Alternativ gibt es eine 2-Faktor-Authentifizierung per Smartpho-ne. Der Zugang gelingt ausschließlich über Internet Explorer;nicht einmal Microsoft Edge wird akzeptiert. So ist man als An-wender zwar auf einen Windows-Rechner angewiesen, die Sit-zung läuft aber mit hoher Wahrscheinlichkeit als einzige in ihrerBrowser-Instanz und ist dadurch gut gegen Fremdeinwirkungenabgeschottet. Ab 2018 soll auch Chrome unter Windows undmacOS unterstützt werden.

Der Dienst Auftragswesen gliedert sich derzeit etwas ver-dreht in die Struktur von Unternehmen online ein. Die DATEVstellt gerade sukzessive die Bedienoberflächen einzelner Diens-te um. So findet man Funktionen für Kundenstamm und Belegesowie zum Aufruf des Auftragswesens noch in einer Baumstruk-tur links. Die neu gestalteten Bildschirmseiten fürs Auftragswe-

sen präsentieren sich zwar sehr ansehnlich, zwingen aber zumUmdenken: Hier geben weitere Schaltflächen am rechten Dis-play-Rand die ersten Hinweise, dass die Software auch einenArtikelstamm verwalten kann. Immerhin lassen sich Angeboteleicht in Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und weitere Do-kumente fortentwickeln, und mit dem Layout-Editor kann manseine Korrespondenz flexibel durchstylen.

Der DATEV-Dienst zeigt seine Stärke für Anwender, die ihreBuchführung komplett an den Steuerberater delegieren. Be-trachtet man ihn davon losgelöst nur als Dienst zur Auftrags-bearbeitung, sind ihm viele Konkurrenten überlegen.

Ä hoher SicherheitsstandardÄ sehr enge Verbindung zum Steuerberaterä spröde Bedienführung ohne Grafiken

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men online + Auftragswesen bleiben da-hinter insofern zurück, als beide Dienstedeutlich weniger Buchhaltungsfunktionenbieten. Lexoffice beherrscht immerhin die Einnahme-/Überschussrechnung undbrilliert als der praxisnächste Dienst ausden vereinten Testfeldern von [1] und diesem Artikel. Unternehmen online bautals einziger Dienst darauf, dass alle Bu-chungen durch den Steuerberater erfol-gen. Weil alles auf dem allein maßgebli-

chen Datenbestand des Steuerberatersläuft, sind Synchronisationslücken ausge-schlossen.

Die Online-Verbindung zwischenWebdienst und Steuerberater hat unsereErwartung nur teilweise erfüllt, weil sichEingabemöglichkeiten und Auskünfte fürAnwender und Steuerberater bei jedemder getesteten Systeme voneinander un-terschieden. Am nützlichsten kamen unsdie Kombinationen Exact Online mit affi-

nem Steuerberater und Stotax + ERP vor,bei denen Buchungen sowohl im Betriebals auch in der Kanzlei erfolgen können.Bei beiden Ansätzen ist freilich die Wahldes Steuerberaters stark eingeschränkt. (hps@ct.de) c

Literatur

[1]ˇPeter Schüler, WWW.Geschäftsalltag, Web-Dienste für Auftragsbearbeitung undFinanzbuchhaltung, c’t 7/17, S. 144

c’t 2017, Heft 12 109

Buchhaltungs-Web-Dienste | Test

Buchhaltungs- und Faktura-Web-DiensteProdukt Exact Buchhaltung Advanced Lexoffice Buchhaltung & Berichte Scopevisio Stotax + ERP Unternehmen online +

Auftragswesen

URL https://start.exactonline.de www.lexoffice.de www.scopevisio.com via Java-Client www.scopevisio.com via Java-Client https://secure-datev.de

Server-Standort Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland Deutschland

Zertifikate ISO 27001, ISO 20000, ISO 14001(Umweltschutz)

ISO 27001, PCIDSS (Payment CardIndustry Data Security Standard))

ISO 27001, 14001 (Umweltschutz),ISO 50001 (Energie-Management)

ISO 27001, 14001 (Umweltschutz),ISO 50001 (Energie-Management)

ISO 27001, ISO 20000, DIN Spec 66399, Datenschutz-Audit gem. § 9a, BDSG

Nutzerverwaltung v v1 v, nach Nutzern und Gruppen v, nach Nutzern und Gruppen v4

Auftragsbearbeitung

Adressbuch / CRM / Faktura /Warenwirtschaft

v / v2 / v / – v / – / v / – v / v / v / – v / v / v / – v / – / v / –

Kostenvoranschlag / Angebot / Auf-tragsbestätigung / Lieferschein /Rechnung / Mahnung / Gutschrift

– / v / v3 / v3 / v / – / v – / v / v / v / v / v / v – / v / v / v / v / v / v – / v / v / v / v / v / v – / v / v / v / v / v / v

revisionssichere Dokumenten-Ver-waltung / auch für Eingangsdoku-mente

v / v v / v v / v v / v v / v

Brief-Gestaltung Serienbrief-Dokumente, Layout-Editor

Layout-Editor, Word- oder PDFVorlagen für Briefpapier

Serienbrief-Dokumente, Dokument-Assistent

Serienbrief-Dokumente, Dokument-Assistent

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Buchungshilfen Eingabemasken mit Auswahllisten Listenauswahl, Stichwort-basierende Vorschläge

Eingabemasken mit Auswahllisten Eingabemasken mit Auswahllisten keine

offene Posten v v v v v

Visualisierung interaktive Grafiken einfache Grafiken teils in Tabellen, teils in interaktiven Grafiken

teils in Tabellen, teils in interaktiven Grafiken

tabellarisch

weitere Funktionen Verwaltung von Mandanten-Unter-nehmen, Kostenstellen und -trägern, Umgang mit Fremdwäh-rungen, Aufgabenverwaltung,Bedienführung in Deutsch oderEnglisch, Erweiterungs-Marktplatz

OCR + Belegerkennung, Online-Banking, Erweiterungs-Marktplatz

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Schnittstellen

Import CSV, XLS, XML, Importassistent für Stammdaten

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DATEVconnect online, iOS- undAndroid-Apps, Creditreform

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Entwickler-API

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