Erste Schritte in der Benutzung von Microsoft SharePoint

Inhalt Einleitung ............................................................................................................................................. - 1 -

Anmeldung und Startseite ................................................................................................................... - 1 -

Hinzufügen von Mitgliedern ................................................................................................................ - 6 -

Hinzufügen von Dokumenten.............................................................................................................. - 7 -

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten ............................................................................................ - 8 -

Versionierung ...................................................................................................................................... - 8 -

Verteilerlisten ...................................................................................................................................... - 9 -

Apps ................................................................................................................................................... - 10 -

Kalender- und Aufgabenintegration in Outlook ................................................................................ - 11 -

Wiki .................................................................................................................................................... - 11 -

Unter-Websites und Blogs ................................................................................................................ - 11 -

Zugriff auf Dateien per Explorer/ WebDav ........................................................................................ - 13 -

Offlinekopie einer Dokumentenbibliothek ....................................................................................... - 14 -

Zugriff auf NAS Dienste über SharePoint .......................................................................................... - 15 -

Office Web Apps ................................................................................................................................ - 17 -

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Einleitung Das Zentrum für Informations- und Medientechnologie (ZIMT) stellt zur Unterstützung von

Gruppenarbeit eine Kollaborationsplattform auf Basis von Microsoft SharePoint bereit. Eine

SharePoint Site, genannt Websitesammlung, stellt einen abgeschlossenen Bereich dar, der dezentral

administriert wird. In einer Websitesammlung können Websites, Kalender, Kontakte, Wikis. Blogs

und Dateien verwaltet werden. Der Zugriff erfolgt vorrangig über einen kompatiblen Webbrowser (IE

8-11, Firefox, Safari, Chrome).

Funktionen der Kollaborationsplattform können mit folgenden Eigenschaften zusammenfassend

beschrieben werden:

Zentrale Datenablage: Informationen werden zentral und nach individuell vorgegebenen Strukturen abgelegt.

Aktualität von Informationen: Änderungen erfolgen in der Regel in Echtzeit und stehen berechtigten Benutzern sofort zur Verfügung.

Benachrichtigung: Benutzer können über Änderungen sofort, einmal täglich oder wöchentlich per E-Mail benachrichtigt werden.

Suche: Es kann nach allen in der Plattform abgelegten Informationen gesucht werden. Auch nach Inhalte von Dokumenten (DOC,XML,TXT,PDF.. ).

Integration: MS Office Dokumente können mit den entsprechenden Office Anwendungen wie Word und Excel bearbeitet werden. Die SharePoint Webseite kann als Speicherort für Dokumente aus den Anwendungen dienen, kein lokales Speichern und Hochladen ist nötig. Kontakte und Kalender sind in Outlook verfügbar und Dokumentenbibliotheken können als Ort zum Öffnen und Speichern von Dateien aus allen Microsoft Office-Anwendungen verwendet werden.

Dokumentenbibliotheken verfügen über Versionierung und Inhaltsfreigaben

Workflow: Über das Produkt Microsoft SharePoint-Designer (frei verfügbar) können eigene Workflows erstellt werden

Es können WIKIs und BLOGs zu verschiedenen Themen angelegt werden.

Kalender zur gemeinsamen Terminplannung können angelegt werden.

Transparenter Zugriff übers Web auf NAS-Dienst (filer.uni-siegen.de/nas) ist möglich.

In dieser Anleitung werden erste Hinweise zur Benutzung von MS SharePoint 2013 gegeben.

Anmeldung und Startseite Nach erfolgreicher Beantragung und Bereitstellung der Websitesammlung muss sich, der im Antrag

als Admin angegebene Benutzer mit seiner Kennung (g-Nummer @uni-siegen.de) an der

Websitesammlung anmelden.

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Abbildung 1: Anmeldung mit dem Firefox

Abbildung 2: Anmeldung mit dem Internet Explorer

Wird nach erfolgreicher Anmeldung im Internet Explorer eine leere Seite angezeigt oder funktioniert

die Webseite nicht ordnungsgemäß, muss die Webseite zu den „Einstellungen der

Kompatibilitätsansicht“ (Internet Explorer > Interneteinstellungen) bzw. in die Zone „Lokales

Intranet“ hinzugefügt werden.

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Abbildung 3: Einstellungen der Kompatibilitätsansicht

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Abbildung 4: zur lokalen Zone hinzufügen

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Abbildung 5: Startseite der Websitesammlung

Bearbeitet werden kann diese Seite über das Feld BEARBEITEN oben rechts. So können die

Seiteninhalte beliebig angepasst werden.

Abbildung 6: Seite bearbeiten

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Hinzufügen von Mitgliedern Um weiteren Benutzern den Zugang zur Websitesammlung zu ermöglichen müssen diese entweder

über FREIGEBEN oder über Einstellungen (Zahnradsymbol) > Websiteeinstellungen > Benutzer und

Gruppen > Gruppen den entsprechenden Gruppen hinzugefügt werden. Über FREIGEBEN Maske

müssen zuerst die gewünschten Benutzer ausgewählt werden. Dann kann ein Begrüßungstext in das

Feld darunter eingeben werden. Unter OPTIONEN ANZEIGEN kann die gewünschte

Berechtigungsstufe bzw. Gruppe ausgewählt werden. (Abbildung 3).

Abbildung 7: Hinzufügen von Benutzern

Es sind bereits drei Benutzergruppen vordefiniert.

1. Website-Besitzer haben Vollzugriff auf die Websitesammlung. Hier sollten die

Administratoren der Webseite und Benutzer die weiter Unter-Webseiten erstellen dürfen,

hinein.

2. Website-Mitglieder haben auch Schreibzugriff auf die Webseite aber ihnen fehlen ein paar

Verwaltungsrechte. Diese Gruppe ist für alle „normalen" Mitarbeiter die, die Webseite

nutzen sollen und sie mit Inhalt füllen.

3. Website-Besucher haben nur Leserechte.

Für die meisten Fälle sind diese drei Gruppen ausreichend. Es können aber noch zusätzliche Gruppen

unter Einstellungen (Zahnradsymbol) > Websiteeinstellungen > Benutzer und Gruppen > Gruppen

definiert werden.

Für nicht Universität Siegen Mitglieder muss im ZIMT ein Konto beantragt werden.

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Hinzufügen von Dokumenten Dokumente können einfach zur Webseite hinzugefügt werden, indem diese auf die Webseite mittels

"drag and drop" gezogen werden oder über Neues Dokument hochgeladen werden.

Abbildung 8: Dokumente hinzufügen

Mittels „drag and drop“ können Dokumente auch innerhalb der Webseite von einem Ordner in den

anderen verschoben werden. Dafür müssen die Dokumente erstmal ausgewählt und dann mit der

linken gedrückten Maustaste auf den gewünschten Ordner ober die gewünschte Bibliothek

geschoben werden.

Abbildung 9: Dokumente verschieben

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Wird mit Microsoft Office 2013 /2010 gearbeitet, können neue Dokumente direkt in der Webseite

über Weiter Webspeicherorte erstellen werden. Ist dort noch kein Link zur Webseite vorhanden,

muss die Webseite als Speicherort im Office bekannt gemacht werden. Dies geschieht indem im

normalen Speicherdialog als Speicherort die Dokumenten Bibliothek eingegeben wird (https://<fqdn

der Webseite>/Freigegebene Dokumente für die Standard Dokumenten Bibliothek).

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten SharePoint ermöglicht das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten. Clients mit Office 2013 und 2010

können diese Funktion für Word und Visio 2013 nutzen. Man kann zwar die Änderungen an einem

Dokument nicht live mitverfolgen, SharePoint registriert aber wer an welchem Abschnitt Arbeitet

und versucht die Konflikte aufzulösen. Für die exklusive Bearbeitung eines Dokumentes kann man

dieses Auschecken. Andere Benutzer können dann dieses Dokument nur lesen bis es wieder

Eingecheckt wird.

Wird ein Dokument nicht wieder vom Bearbeiter eingecheckt, kann ein Mitglied der Gruppe Website-

Besitzer dieses selbstständig einchecken und somit die Änderungen speichern oder das Auschecken

verwerfen wodurch die letzten Änderungen verloren gehen.

Versionierung SharePoint bietet die Möglichkeit die Inhalte einer Dokumentenbibliothek zu versionieren. Innerhalb

einer Dokumentenbibliothek können Sie durch BIBLIOTHEK > Bibliothekseinstellungen >

Versionsverwaltungseinstellungen die Versionierung konfigurieren.

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Abbildung 10: Versionsverwaltungseinstellungen

Wird nun ein Dokument mit aktivierter Versionierung bearbeitet und wieder gespeichert wird eine

neue Version des Dokumentes erstellt wobei die vorherige Version gespeichert wird. Auf die

früheren Versionen kann durch das Kontextmenü (drei Punkte neben dem Dokument …) zugegriffen

werden. Mit Word 2013 können die Versionen sogar direkt verglichen werden (Dateimenü ->

vorherige Versionen).

Verteilerlisten Jede Gruppe in SharePoint kann als Verteilerliste genutzt werden. Dazu muss die Gruppe eine E-Mail

Adresse zugewiesen werden. Danach werden E-Mails, die sie an diese Gruppe senden, an alle

Mitglieder weitergeleitet.

Dazu bearbeiten Sie die Einstellungen der gewünschte Gruppe unter Einstellungen (Zahnradsymbol)

> Websiteeinstellungen > Benutzer und Gruppen > Gruppen > Einstellungssymbol

Unter E-Mail-Verteilerliste wählen Sie „ja“ aus und geben das Präfix für die E-Mail-Adresse ein. Um

Verwechslungen zu vermeiden nutzen Sie bitte das Schema <Gruppenname>.<Website Kürzel>.

Achtung! Das Präfix darf nicht länger als 128 Zeichen sein.

Unter E-Mail Archivieren können Sie festlegen ob E-Mails an diese Gruppe archiviert werden und

wenn ja in welcher SharePoint Liste diese archiviert werden.

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Abbildung 11: Gruppe als Verteilerliste

Apps Weitern Funktionsumfang kann man der Webseite mittels Apps hinzufügen. Eine Auswahl an

verfügbaren Apps ist unter Einstellungen > App hinzufügen zu sehen.

Abbildung 12: Apps hinzufügen

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Zwei Standard Apps sind Kalender und Aufgaben. Aufgaben können mit Anfangs- und Zieldatum

versehen und einem Benutzer / einer Gruppe zugewiesen werden. Mittels der Zeitleistenfunktion

werden diese dann grafisch dargestellt.

Kalender- und Aufgabenintegration in Outlook Outlook Nutzer können den Kalender in MS Outlook integrieren. Nach dem Anwählen des richtigen

Kalenders, kann dieser über den Button ,,Verbindung mit Outlook herstellen“ (Abbildung 15) mit

Microsoft Outlook verbunden werden.

Abbildung 13: Verbindung mit Outlook herstellen

Nach dem Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, in dem angegeben werden muss mit

welcher Anwendung der Kalender verbunden werden soll. Nach dem Bestätigen von „Microsoft

Outlook“ wird der Kalender in Outlook angezeigt. Änderungen werden in beide Seiten synchronisiert.

Wiki Eine weitere nützliche App ist die Wiki-App. In Wikis lassen sich Informationen zu den verschiedenen

Themen der Arbeitsgruppe zusammentragen. Wichtigste Information zum Erstellen von Wiki Seiten

ist:

Links zu neuen oder bestehenden Wiki Seiten werden mittels [[<Name des Links>]] erstellt. Bei

auswählen des Links fragt SharePoint Sie dann ob eine zusätzliche Site erstellt werden soll.

Unter-Websites und Blogs Eine Websitesammlung kann mehrere Websites beinhalten. Jede Website kann eigene Benutzer

Berechtigungen besitzen. Eine Unter-Website wird über Websiteinhalte > Neue Website hinzugefügt.

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Abbildung 14: Neue Website hinzufügen

Es muss der Titel, die URL und die Vorlage der Neuen Website eingetragen werden. Darüber hinaus

kann noch die Sprache (Deutsch/Englisch) gewählt und die Vererbung der Berechtigungen kann

unterbunden werden. Somit ist es möglich eine differenzierte Berechtigungsstruktur auf zu bauen.

Blogs sind eine besondere Unter-Webseite. Blogs dienen dazu die Arbeitsgruppe auf dem Laufenden

zu halten. Jeder der berechtigt ist, kann wichtige Informationen oder Änderungen eintragen. Als

Blog-App ist nur Word 2013 zugelassen.

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Abbildung 15: Blog

Zugriff auf Dateien per Explorer/ WebDav Um SharePoint mit dem Explorer zu verbinden genügt es in der entsprechenden Bibliothek auf „Mit

Explorer öffnen“ zu klicken. Im folgenden Fenster muss der Nutzername und das Passwort

eingetragen werden. Daraufhin öffnet sich der Windows Explorer mit den Daten der entsprechenden

Bibliothek. Dieser Weg funktioniert nur im Internet Explorer.

Abbildung 10: Mit Explorer verbinden

Ist der Button „Mit Explorer öffnen“ nicht verfügbar, muss die Verbindung manuell hergestellt

werden: Windows „Start“ > „Computer“ > „Computer mit Netzlaufwerk verbinden“ > „Verbindung

mit einer Webseite herstellen …“.

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Abbildung 11: Verbindung mit einer Website herstellen

Daraufhin öffnet sich ein Willkommens Fenster, das mit einem Klick auf „Weiter“ übersprungen wird.

Im nächsten muss die Einstellung „Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen“ gewählt

werden.

Abbildung 12: Angabe der Netzwerkadresse

Nun muss die Seiten-URL angeben werden. Mit dem Benutzernamen und Passwort werden die

Einstellungen für die Verbindung bestätigt.

Abbildung 13: Verbindung

Im darauffolgenden Fenster wird der Name des Netzwerkes eingegeben und die Verbindung ist

hergestellt.

Offlinekopie einer Dokumentenbibliothek Für das Windows Betriebssystem gibt es einen Client mit dem eine Offlinekopie einer Dokumenten

Bibliothek erstellen kann. Diese Kopie wird bei vorhandene Internetzugang wieder synchronisiert.

OneDrive for Buissness ist bei jeder MS Office Version dabei oder kann von der von der Seite …

Heruntergeladen werden. Um eine Bibliothek zu Syncronisieren gehen man wie folgt vor:

Navigieren Sie zu der gewünschten Bibliothek, die Sie synchronisieren möchten.

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Wählen Sie die Schaltfläche Synchronisieren aus.

Wenn keine Schaltfläche "Synchronisieren" angezeigt wird, wählen Sie die Registerkarte Bibliothek

aus, und wählen Sie dann in der Gruppe Verbinden und exportieren den Befehl Synchronisieren aus.

Klicken Sie an der Eingabeaufforderung auf Jetzt synchronisieren , um den Assistenten für die

Synchronisierungs-App zu starten.

Der Assistent gibt automatisch den Namen und die Webadresse der SharePoint-Websitebibliothek

ein.

Wählen Sie im Assistenten Jetzt synchronisieren aus, um die Synchronisierung zu starten.

Sie können im Assistenten auf Meine Dateien anzeigen… klicken, um den synchronisierten

Bibliotheksordner im Datei-Explorer anzuzeigen. Der Ordner wird unter den Favoriten im SharePoint-

Ordner aufgeführt. Hierbei wird der Name der Websitebibliothek verwendet.

Zugriff auf NAS Dienste über SharePoint Über die SharePoint Erweiterung DocAve Connector ist der Zugriff auf Netzwerkfreigaben möglich.

Somit ist es möglich z.B.: auf die Freigabe \\filer.uni-siegen.de\NAS\XXX über die Webseite

zuzugreifen.

Um dies zu konfigurieren müssen man:

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1. Die Erweiterung aktivieren unter Einstellungen > Websiteeinstellungen >

Websitesammlungs-Features DocAve Content Library und DocAve Media Library aktivieren.

Abbildung 14: Websitesammlungs-Features

DocAve Content Library (Bibliothek) ist für normale Dokumente geeignet während DocAve

Media Library speziell für Video und Foto Dateien geeignet ist.

2. Danach können die neuen Bibliotheken als App hinzugefügt werden.

3. Nun muss die Bibliothek noch konfiguriert werden. Bei ausgewählter Bibliothek unter

Bibliothek > Bibliothekseinstellungen > Connector-Synchronisierung und –Einstellungen muss

der Speichertyp ausgewählt (bei filer.uni-siegen.de ist es Netwerkfreigabe) werden. Dann

muss der Pfad zur Freigabe (\\filer.uni-siegen.de\NAS\xxx), Benutzername und Password mit

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dem Zugegriffen wird, eingetragen werden.

Abbildung 15: DocAve Connector Einstellungen

4. Mit Speichern wird die Maske geschlossen.

5. Durch drücken von „Synchronisieren“ wird eine erste Synchronisation der Daten angestoßen.

Office Web Apps Die SharePoint Farm des ZIMT bietet die Möglichkeit Dokumente innerhalb der Webbrowsers zu

bearbeiten. Zurzeit werden Word, Excel, PowerPoint Dokumente unterstützt.

Innerhalb einer Dokumentenbibliothek kann mittels „Neues Dokument“ neue Dokumente erstellt

werden.

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Abbildung 16: Neues Dokument erstellen

Daraufhin wird Office Web App gestartet und das Dokument kann bearbeitet werden.

Abbildung 17: Office Web App startet

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Abbildung 18: Word Dokument bearbeiten

Standardmäßig werden Kompatible Dokumente in Office Web App angezeigt. Soll stattdessen die

Client-Software dafür genutzt werden, kann dies als Websitesammlungs-Feature aktivieren.

Abbildung 19: Dokumente in Clientanwendung öffnen Feature