EU-REGULIERUNG DER ABSCHLUSSPRÜFUNG - .DER ABSCHLUSSPRÜFUNG IDW POSITIONSPAPIER ZUR AUSSCHREIBUNG

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  • EU-REGULIERUNG DER ABSCHLUSSPRFUNG IDW POSITIONSPAPIER ZUR AUSSCHREIBUNG DER ABSCHLUSSPRFUNG FR UNTERNEHMEN VON FFENTLICHEM INTERESSE (ZWEITE AUFLAGE, STAND: 09.01.2018)

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    Dieses Positionspapier wurde vom IDW Arbeitskreis Corporate Governance und Gesellschaftsrecht erarbeitet.

    Wir freuen uns ber Ihre Anmerkungen. Sie knnen diese direkt an das Institut der Wirtschaftsprfer in Deutschland e.V., Postfach 320580, 40420 Dsseldorf oder an weil@idw.de senden.

    Copyright Institut der Wirtschaftsprfer in Deutschland e.V., Dsseldorf 2018.

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    INHALTSVERZEICHNIS

    Vorbemerkungen 4

    1. Regulatorischer Rahmen fr Ausschreibungen Aktualisiert 6

    2. Verantwortlichkeiten und Arbeitsteilung Aktualisiert 9

    3. Ausschreibungsprozess 11 3.1. Ablauf 11 3.2. Anlass einer Ausschreibung 12 3.3. Festlegung von Anforderungen und entsprechenden Auswahlkriterien 13 3.3.1. Anforderungen an den Abschlussprfer 13 3.3.2. Ausschreibungsunterlagen Aktualisiert 13 3.3.3. Auswahlkriterien Aktualisiert 15 3.4. Ansprache der Bewerber Aktualisiert 21 3.5. Vorauswahl der Bewerber 22 3.6. Rckfragen und Informationsgesprche 22 3.7. Angebotsabgabe und Prsentation 22 3.8. Beurteilung der Angebote und Auswahlentscheidung 23

    4. Empfehlung des Prfungsausschusses an den Aufsichtsrat 23

    5. Vorschlag des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung 24

    6. Besonderheiten bei Konzernen Aktualisiert 24

    7. Abschlieende Hinweise 25

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    VORBEMERKUNGENDie EU-Reform der Abschlussprfung bringt umfangreiche Neuerungen nicht nur fr den Berufsstand der Wirtschaftsprfer, sondern auch fr die zu prfenden Un-ternehmen mit sich. Am 27.05.2014 wurden die genderte Abschlussprferrichtli-nie und die EU-Verordnung zur Abschlussprfung (AP-RiLi1 und EU-VO2) im Amts-blatt der EU verffentlicht. Sowohl die Richtlinie als auch die Verordnung sind am 16.06.2014 in Kraft getreten. Die Richtlinie musste von den EU-Mitgliedstaaten bis zum 17.06.2016 in nationales Recht umgesetzt werden. Die Verordnung ist seit dem 17.06.2016 unmittelbar anzuwenden. Sie setzt auf der AP-RiLi, die fr alle Ab-schlussprfungen gilt, auf und ergnzt sie fr den Bereich der Abschlussprfungen bei Unternehmen von ffentlichem Interesse (sog. Public Interest Entities PIE). Flankierend sind die nationalen Umsetzungsgesetze zu beachten (in Deutschland das Abschlussprfungsreformgesetz (AReG3) und das Abschlussprferaufsichtsre-formgesetz (APAReG4), die am 17.06.2016 in Kraft getreten sind).

    Die EU-VO stellt an das Verfahren zur Auswahl des Abschlussprfers detaillierte An-forderungen (v.a. in Art. 16 EU-VO). Hierdurch werden sowohl die sich bewerbenden Wirtschaftsprfer und Prfungsgesellschaften als auch die Aufsichtsrte bzw. Pr-fungsausschsse der zu prfenden Unternehmen gleichermaen vor neue Herausfor-derungen gestellt. Bei der Auswahl des Abschlussprfers, d.h. von der Ausschreibung bis zur Wahl des Prfers, muss ein faires, insb. transparentes und diskriminierungs-freies Vorgehen sichergestellt werden. Grundstzlich ist vor jedem Wechsel des Ab-schlussprfers eines PIE eine Ausschreibung erforderlich; auerdem muss eine Aus-schreibung erfolgen, wenn das Prfungsmandat nach Ablauf der Hchstlaufzeit verlngert werden soll. Durch die neue Pflicht zur externen Rotation des Abschluss-prfers eines PIE wird es knftig vermehrt zu Ausschreibungen kommen.

    Das vorliegende Papier erlutert die Anforderungen, die nach der EU-VO an die Ausschreibung der Abschlussprfung zu stellen sind; insofern findet es keine An-

    1 Richtlinie 2014/56/EU des Europischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 zur nderung der Richtlinie 2006/43/EG ber Abschlussprfungen von Jahresabschlssen und konsolidierten Abschlssen (Abl. L 158 vom 27.05.2014, S. 196).

    2 Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 ber spezifische Anforderungen an die Abschlussprfung bei Unternehmen von ffentlichem Interesse und zur Aufhebung des Beschlusses 2005/909/EG der Kommission (Abl. L 158 vom 27.05.2014, S. 77).

    3 Gesetz zur Umsetzung der prfungsbezogenen Regelungen der Richtlinie 2014/56/EU sowie zur Ausfhrung der entsprechenden Vorgaben der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 im Hinblick auf die Abschlussprfung bei Unternehmen von ffentlichem Interesse (Abschlussprfungsreformgesetz AReG) vom 10.05.2016, BGBl. I 2016 vom 17.05.2016, S. 1142).

    4 Gesetz zur Umsetzung der aufsichts- und berufsrechtlichen Regelungen der Richtlinie 2014/56/EU sowie zur Ausfhrung der entsprechenden Vorgaben der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 im Hinblick auf die Abschlussprfung bei Unternehmen von ffentlichem Interesse (Abschlussprferaufsichts- reformgesetz APAReG) vom 31.03.2016, BGBl. I 2016, S. 518.

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    wendung bei der bloen Verlngerung des Prfungsmandats (ohne Ausschreibung, z.B. Wiederbestellung des Abschlussprfers innerhalb der 10-Jahresfrist). Es be-schreibt Vorschlge zur praktischen Ausgestaltung des Auswahlverfahrens gem Art. 16 EU-VO. Darber hinaus gibt es Hinweise, wie diese Anforderungen im deut-schen System der Corporate Governance umgesetzt werden knnten. Insofern richtet sich das Papier vorrangig an die von der EU-VO betroffenen PIE, insb. an die Mitglieder der Aufsichtsrte und Prfungsausschsse. Im Folgenden wird unter-stellt, dass ein Prfungsausschuss gebildet wurde ( 107 Abs. 3 AktG); wenn dies nicht der Fall ist, sind die Aussagen des Papiers entsprechend auf den Aufsichtsrat anzuwenden. Soweit andere Unternehmen als PIE die Abschlussprfung freiwillig ausschreiben, kann dieses Papier als Orientierungshilfe verwendet werden.

    Wir weisen darauf hin, dass die gegebenen Empfehlungen und Hinweise weder An-spruch auf Vollstndigkeit erheben, noch in allen Fllen zwingend erforderliche Handlungsvorgaben darstellen. Das Papier soll nicht im Sinne einer verbindlichen Checkliste verstanden werden, sondern als Empfehlung des Berufsstands fr eine mgliche Ausgestaltung des Ausschreibungsverfahrens in der Praxis. Die gegen-ber der Erstverffentlichung dieses Papiers vorgenommenen nderungen sind durch den Zusatz aktualisiert gekennzeichnet, sofern es sich nicht lediglich um redaktionelle Anpassungen handelte. Die von der Aktualisierung betroffenen Text-ziffern sind zudem von einem Kreis umrundet.

    bergeordnetes Ziel dieses Positionspapiers ist es, den Aufsichtsrat bzw. Pr-fungsausschuss bei einer wirksamen Unternehmensberwachung zu untersttzen. Mit der Auswahl des Prfers und einer von Beginn an vertrauensvollen Zusammen-arbeit zwischen Aufsichtsrat, Prfungsausschuss und Abschlussprfer5 wird die Grundlage fr eine qualitativ hochwertige Abschlussprfung geschaffen.

    Die neuen Vorgaben fr das Auswahlverfahren sind grundstzlich seit dem 17.06.2016 anzuwenden.

    Aus Vereinfachungsgrnden wird im Folgenden nur noch von

    Abschlussprfer gesprochen, wenn der an dem Ausschreibungsprozess der Abschlussprfung teilnehmende Wirtschaftsprfer oder die teilnehmende Wirt-schaftsprfungsgesellschaft gemeint ist;

    Unternehmen gesprochen, wenn das zu prfende Unternehmen gemeint ist, welches nach dem Wortlaut des Art. 16 EU-VO dem geprften Unterneh-men entspricht.

    5 Vgl. hierzu ausfhrlich IDW Positionspapier zur Zusammenarbeit zwischen Aufsichtsrat und Ab-schlussprfer (IDW FN 2012, S. 339 ff. sowie online verfgbar unter http://www.idw.de/idw/portal/n281334/n619666/n619954/index.jsp).

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    1. REGULATORISCHER RAHMEN FR AUSSCHREIBUNGEN AKTUALISIERT

    1 Art. 16 EU-VO6 regelt die Bestellung von Abschlussprfern durch PIE. Konkrete Vorgaben an das Auswahlverfahren macht Art. 16 Abs. 3 Unterabs. 1 Buchst. a bis f EU-VO, soweit nicht ein bestehendes Mandat i.S.v. Art. 17 Abs. 1 und 2 EU-VO verlngert wird:

    Bei der Aufforderung von Abschlussprfern zur Abgabe eines Angebots ist darauf zu achten, dass eine Bestellung des Abschlussprfers nicht gegen die Regeln zur externen Rotation (Hchstlaufzeit und Cooling-off) verstt (Buchst. a, 1. Fall).

    Die Aufforderung von Abschlussprfern darf in keiner Weise solche Ab-schlussprfer ausschlieen, die im vorausgegangenen Kalenderjahr weniger als 15 % der von PIE im Mitgliedstaat gezahlten Gesamthonorare erhalten haben (Buchst. a, 2. Fall).

    Die Ausschreibungsunterlagen des Unternehmens mssen es ermglichen, dessen Geschftsttigkeit und die Art der durchzufhrenden Abschlusspr-fung zu erfassen; die Ausschreibungsunterlagen enthalten transparente, diskriminierungsfreie Auswahlkriterien (Buchst. b).

    Das Unternehmen kann das Auswahlverfahren frei gestalten und im Laufe des Verfahrens direkte Verhandlungen mit interessierten Bietern fhren (Buchst. c).

    Die Ausschreibungsunterlagen mssen die Qualittsstandards enthalten, deren Erfllung von der Abschlussprferaufsichtsstelle verlangt werden (Buchst. d).

    Die Angebote der Abschlussprfer sind anhand der in den Ausschreibungs-unterlagen festgelegten Auswahlkriterien zu beurteilen; in einem Bericht sind die im Auswahlverfahren gezogenen Schlussfolgerungen zu nennen, wobei alle Erkenntnisse und Schlussfolgerungen der von der zustndigen Aufsichtsbehrde verffentlichten Inspektionsberichte ber die bietenden Abschlussprfer zu bercksichtigen sind (Buchst. e).

    Das Unternehmen muss in der Lage sein, auf Verlangen der Abschlusspr-feraufsichtsstelle darzulegen, dass das Auswahlverfahren auf faire Weise durchgefhrt wurde (Buchst. f).

    6 Die EU-VO wirft auch in Art. 16 EU-VO zahlreiche Auslegungsfragen auf, die u.a. im IDW Positions- papier Auslegungsfragen der EU-Regulierung behandelt werden und nicht Gegenstand dieses Papiers sind. Online verfgbar unter https://www.idw.de/blob/86498/be1e59dead022ed8b374a26fb679 de79/down-positionspapier-zweifelsfragen-data.pdf.

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    2 Die Kriterien des Art. 16 Abs. 3 EU-VO fr das Auswahlverfahren gelten grundstzlich bei jeder Ausschreibung.

    Ausgenommen von der Pflich