4Kapitel 1 Mit Excel arbeiten

Excel kennen lernen

Das Arbeiten mit Excel basiert auf zwei grundlegenden Schritten: Das Erstellen eines Tabellenblatts und das anschlieende Bearbeiten der Daten innerhalb dieses Dokuments. Sie erstellen ein Tabellenblatt, indem Sie Daten, Formeln und Funktionen hinzufgen. Sie bearbeiten die Daten, indem Sie Summen bilden, mit Datenreihen arbeiten, Tabellen fr Ihre Daten erstellen und Ihre Daten in Diagrammen grafisch darstellen.

Dieser Abschnitt gibt Ihnen einen berblick ber all diese Aufgaben. Sie lernen die einzelnen Arbeitsschritte im Detail kennen, whrend Sie dieses Buch durcharbeiten.

Ein Tabellenblatt erstellen

Daten hinzufgenSie knnen Text, Zahlen und andere Zeichen in jede beliebige Zelle des Tabellenblatts einfgen. Dazu klicken Sie einfach in die Zelle, mit der Sie arbeiten mchten, und geben dann Ihre Daten in die Bearbeitungsleiste ein das ist das groe Textfeld oberhalb der Spaltenkopf-Buchstaben. Ihre Eingabe erscheint dann in der zuvor ausgewhlten Zelle. Sobald Sie mit der Eingabe fertig sind, drcken Sie [Enter]. Um bereits eingegebene Zellendaten zu ndern, klicken Sie in die entsprechende Zelle und ndern dann die Daten in der Bearbeitungsleiste.

Eine Formel hinzufgenEine Formel ist eine bestimmte Kombination von Zahlen, Zellenadressen und mathematischen Operatoren, mit deren Hilfe eine Kalkulation durchgefhrt wird. In Excel geben Sie eine Formel in eine Zelle ein, indem Sie zuerst ein Gleichheitszeichen (=) und dann den Formeltext eintippen. So bewirkt z. B. die Formel =B1-B2, dass der Wert in Zelle B2 von dem Wert in Zelle B1 subtrahiert wird.

Eine Funktion hinzufgenEine Funktion ist eine vordefinierte Formel, die eine bestimmte Aufgabe ausfhrt. So ermittelt zum Beispiel die Funktion MITTELWERT den Mittelwert aus einer Reihe von Zahlen, whrend die Funktion RMZ eine monatliche Darlehens- oder Hypothekenrckzahlung berechnet. Sie knnen Funktionen fr sich alleinstehend mit einem = davor verwenden oder als Teil einer greren Formel. Klicken Sie auf die Schaltflche Funktion einfgen in der Bearbeitungsleiste, um sich eine Liste der verfgbaren Funktionen anzeigen zu lassen.

5Kapitel 1 Mit Excel arbeiten

Daten bearbeiten

Zahlen addierenWenn Sie einfach nur eine Liste von Zahlen schnell zusammenaddieren mssen, klicken Sie auf eine Zelle unterhalb und dann auf die Schaltflche Summe , die Sie unter der Registerkarte Start des Menbandes von Excel finden, und dann auf [Enter]. Stattdessen knnen Sie auch die Zellen, deren Werte Sie addieren mchten, auswhlen die Endsumme wird dann unten in der Statusleiste angezeigt.

Datenreihen automatisch vervollstndigenExcel hilft Ihnen, Zeit zu sparen, indem es Ihnen ermglicht, eine logische Abfolge von Werten eine Datenreihe automatisch zu vervollstndigen. Wollen Sie zum Beispiel die Zahlen 1 bis 100 in aufeinanderfolgenden Zellen eingeben, mssen Sie hierzu nur die ersten paar Zahlen der Reihe eintippen und knnen dann, nachdem Sie die Zellen mit den Werten ausgewhlt haben, die untere rechte Ecke der letzten Zelle anklicken und bei gedrckter Maustaste ziehen, um so den Rest der Zahlen einzufgen. Genauso knnen Sie bei der Eingabe von Kalendertagen, Wochentagen und Monaten vorgehen.

Mit Tabellen arbeitenDurch das auf Zeilen und Spalten basierende Format eines Tabellenblatts eignet sich Excel fr die Erstellung einfacher Datenbanken, Tabellen genannt. Jede Spalte wird hierbei zu einem Feld in der Tabelle und jede Zeile zu einem Datensatz. Sie knnen die einzelnen Datenstze sortieren oder filtern, um nur bestimmte Werte anzuzeigen, und Zwischensummen hinzufgen

Diagramme einfgenEin Diagramm ist eine grafische Darstellung der Daten eines Tabellenblatts. Das Diagramm passt sich dabei an jede nderung auf dem Tabellenblatt an und spiegelt so immer die aktuellen Werte wider. Excel bietet eine groe Auswahl an Diagrammen wie Balken-, Linien- und Kreisdiagramme.

6Kapitel 1 Mit Excel arbeiten

1 Klicken Sie auf Start.

Das Start-Men wird angezeigt.

2 Klicken Sie auf Alle Programme.

Das Programme-Men wird angezeigt.

3 Klicken Sie auf Microsoft Office.

Bevor Sie Daten hinzufgen und Formeln erstellen knnen, mssen Sie Excel zunchst starten . Dann erscheint das Excel-Anwendungsfenster auf Ihrem Windows-Desktop und Sie knnen beginnen, mit dem Programm zu arbeiten. Dieser Arbeitsschritt und der weitere Inhalt des Buches setzen voraus, dass Sie Excel 2010 bereits auf Ihrem Rechner installiert haben.

Sobald Sie die Arbeit mit Excel beendet haben, sollten Sie das Programm schlieen. So vermeiden Sie unntiges Chaos auf Ihrem Desktop und in der Taskleiste und sparen Arbeitsspeicher und andere Systemressourcen.

Excel starten

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7Kapitel 1 Mit Excel arbeiten

Das Microsoft-Office-Men wird angezeigt.

4 Klicken Sie auf Microsoft Excel 2010.

Das Microsoft-Excel-Fenster ffnet sich auf dem Desktop.

Hinweis: Wenn Sie mit der Arbeit in Excel fertig sind, schlieen Sie das Programm, indem Sie zuerst auf die Registerkarte Datei und dann auf Beenden klicken.

zunchst die Schritte 1 bis 3 aus, rechtsklicken dann auf das Icon Microsoft Excel 2010 und whlen An Startmen anheften. Falls Sie mit Windows 7 arbeiten, knnen Sie auch An Taskleiste anheften whlen, um das Excel-Icon permanent in der Taskleiste zu verankern.

Nachdem Sie Excel einige Male verwendet haben, sollte es im Hauptstartmen in der Liste Ihrer am hufigsten verwendeten Programme erscheinen, so dass Sie gleich von hier aus darauf zugreifen knnen. Um zu erreichen, dass das Excel-Icon dauerhaft im Startmen angezeigt wird, fhren Sie

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8Kapitel 1 Mit Excel arbeiten

Ein Rundgang durch das Excel-Fenster

Damit Sie so schnell wie mglich effektiv m it Excel arbeiten knnen, sollten Sie sich zuerst mit den verschiedenen Elementen des Excel-Anwendungsfenster s vertraut machen. Dazu gehren die Standardfensterelemente, wie die Titelleiste und die Statusleiste sowie die Office-spezifischen Elemente, wie das Menband und die Registerkarte Datei.

D Arbeitsmappen-FenstersteuerungMit dieser Schaltflchen knnen Sie das Fenster der aktuell geffneten und aktiven Arbeitsmappe minimieren , maximieren , wiederherstellen und schlieen .

E Registerkarte Datei Klicken Sie auf diese Registerkarte, um dateispezifische Befehle wie Speichern und ffnen auszufhren.

F Menband In diesem Bereich haben Sie Zugriff auf smtliche Befehle, Optionen, Funktionen und Features von Excel. Wie Sie dieses Element verwenden, erfahren Sie im Abschnitt Mit dem Menband von Excel arbeiten.

G Arbeitsblatt In diesem Bereich wird das aktuelle Arbeitsblatt angezeigt hier werden Sie den Groteil Ihrer Arbeit in Excel verrichten.

H Statusleiste Hier werden Informationen zum aktuellen Status von Excel, Ergebnisse bestimmter Operationen und andere Hinweise angezeigt.

A Titelleiste Die Titelleiste zeigt den Namen der aktuellen Arbeitsmappe an.

B Symbolleiste fr den Schnellzugriff Dieser Bereich ermglicht es Ihnen, mit nur einem Klick auf einige hufig genutzte Befehle zuzugreifen. Wie Sie diese Symbolleiste an Ihre Bedrfnisse anpassen, erfahren Sie im Abschnitt Die Schnellzugriffleiste von Excel anpassen.

C Excel-Fenstersteuerung Mit diesen Schaltflchen knnen Sie das Excel-Anwendungsfenster minimieren , maximieren , wiederherstellen und schlieen .

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9Kapitel 1 Mit Excel arbeiten

Mit dem Menband von Excel arbeiten

ber das Menband von Excel haben Sie Zugriff auf smtli che Optionen, Funktionen und Befehle des Programms. Das Menband ist der horizontale Streifen, der sich im oberen Teil des Excel-Fensters, direkt unterhalb der Titelleiste befindet. Es ist thematisch in verschiedene Registerkarten unterteilt, wie Datei, Start und Einfgen, die jeweils entsprechende Steuerelemente enthalten in der Regel in Form von Schaltflchen, Auswahlliste n und Kontrollkstchen . Es gibt keine Menleiste in Excel, weshalb Sie auch keine herkmmlichen Mens verwenden, um Befehle aufzurufen.

1 Wechseln Sie zu der Registerkarte , die das gewnschte Excel-Feature enthlt.

Excel zeigt Ihnen die darunter verfgbaren Optionen und Befehle an.

A Jede Registerkarte ist in Gruppen von thematisch zusammengehrigen Steuerelementen unterteilt, wobei der Gruppenname jeweils unterhalb angezeigt wird.

B In vielen Gruppen knnen Sie auf die Schaltflche klicken, um sich im dazugehrigen Dialogfeld die jeweils verfgbaren Optionen anzeigen zu lassen und Einstellungen vorzunehmen.

2 Klicken Sie auf die Schaltflche der anzupassenden Features.

C Wird daraufhin eine Liste mit Optionen angezeigt, klicken Sie auf die jeweils gewnschte.

Excel fhrt dann den gewhlten Befehl aus beziehungsweise wendet die gewhlte Option an.

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Die Schnellzugriffleiste von Excel anpassen

Sie knnen sich die Arbeit in Excel erleichtern, indem Sie die Excel-Befehle, die Sie am hufig sten bentigen, in die Symbolleiste fr den Schnellzugriff einfgen. Da sich die Befehle in der Schnellzugriffleiste mit nur einem Klick ausfhren lassen, knnen Sie so viel Zeit sparen. Standardmig enthlt die Schnellzugriffleiste drei Schaltflchen Speichern, Rckgngig und Wiederherstellen , Sie knnen jedoch jeden beliebigen Excel-Befehl hinzufgen.

Da die Schnellzugriffleiste in der Kopfleiste von Excel nur einen begrenzten Raum einnehmen kann, ist es eventuell sinnvoll, sie unterhalb des Menbandes zu positionieren, um mehr Platz fr Ihre hufig genutzten Befehle zu haben.

1 Klicken Sie auf die Schaltflche Symbolleiste fr den Schnellzugriff anpassen .

A Wenn Sie den gewnschten Befehl sehen, klicken Sie ihn an und berspringen