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データベース
入門 Access
Meiji University
データベース入門
Access
和泉メディア支援事務室
201911
1
Contents
Access というソフトについて ............................................................................................................. 2
データベースとは ...................................................................................................................................... 2
Accessについて ...................................................................................................................................... 3
リレーショナルデータベースについて ................................................................................................ 3
テーブルの作成とリレーションシップ ................................................................................................ 5
紙に書いてテーブルを設計する .................................................................................................... 5
Access を起動する ............................................................................................................................. 6
テーブルデザインから作成する ...................................................................................................... 8
テーブルにデータを入力する代わりに Excel から読み込む .......................................... 10
Excel のシートからそのまま Access のデータ入りテーブルを作成する ................... 13
やってみよう！ ................................................................................................................................... 16
自動でフリガナをつける .................................................................................................................. 17
リレーションシップを設定する ....................................................................................................... 19
フォームでデータを入力しやすくする ............................................................................................. 22
クエリで必要なデータを抽出する ................................................................................................... 25
レポートとして印刷する ....................................................................................................................... 30
・本テキスト内に取り上げた商品名・サービス名等は、それぞれ各社の商標または登録商標です。 ・本テキストは「Windows 10」と「Microsoft Excel 2019」での実習を想定して制作されています。
2
Access というソフトについて
Access は Microsoft の商品名です。Word や Excel とセットで Office という商品の中のひとつです。
Word はワープロソフト、Excel は表計算ソフト、Access はデータベースソフトと言われます。今回は
Access を利用して、ごく簡単な架空の会員データベースを作成し、データベースとは何かということを理
解したいと思います。
この講座では、データベースを構築するため、テーブルの設計からはじめ、Access の機能（オブジェク
ト）の一部であるフォーム、クエリ、レポートの基本的な使い方までを学びます。この講座の目的は、単
に Access の操作を覚えるだけでなく、操作の裏で何がどう動いているかを理解するところにあります。し
たがって、Access の操作に入る前に、データベースの構造にも少し説明しています。データベースの意味
を理解することによって、さらに詳しい Access の参考書が読みやすくなると思うからです。本講座をきっ
かけとして、今後のスキルアップにつなげてほしいと思います。
データベースとは
データベースとは情報を集めて、必要な時に容易に利用できるようにしたもの。身近なところでは住所
録や名簿などをイメージするとよいでしょう。
会員番号 氏名 フリガナ 学部名 ｷｬﾝﾊﾟｽ名 都道府県名 連絡先
0001 熊代翔梧 クマシロショウゴ 法学部 和泉 東京都 080-1354-6090
0002 矢田希 ヤダノゾミ 情報ｺﾐｭﾆｹｰｼｮﾝ学部 和泉 埼玉県 090-5614-2359
0003 野口知世 ノグチトモヨ 法学部 和泉 千葉県 080-9708-0063
0004 吉沢真理子 ヨシザワマリコ 文学部 和泉 東京都 070-3773-7411
…… …… …… …… …… …… ……
0024 矢吹裕太 ヤブキユウタ 理工学部 生田 神奈川県 080-5504-8751
…… …… …… …… …… …… ……
上の会員名簿のように、表の形式でデータが格納されていると考えると分かりやすいです。この名簿を
データベースとして考えた場合、それぞれの矢印には名前がついています。下の 4 つの語句とその説明を
参考に、矢印で示した部分の名前を考えてみましょう。
テーブル：データベースを表として考えた場合、表全体のこと。（表、ファイルともいう）
レコード：横 1 行分のデータ（名簿の例だと 1 人分のデータ）
フィールド（項目）：レコード内のそれぞれの項目（熊城翔梧、矢田希、和泉、生田など）
フィールド名（項目名）：各フィールド（項目）につけられた名前（氏名、学部名、キャンパスなど）
3
Access について
Access は、テーブル・クエリ・フォーム・レポート等様々な機能が備わっています。これらの機能の中で
もテーブルはデータを保管しておく重要な機能となっています。クエリ・フォーム・レポートはテーブルの
データを参照することでデータをまとめたり、必要なデータのみを抽出するような機能を実現しています。
そのため、テーブルの作成を間違えるとクエリ等を作成する際、様々な問題が起こる可能性があります。な
ので、テーブルの作成と設計について考えていきましょう。
リレーショナルデータベースについて
データベースは、効率よくデータを扱うために、何種類かの仕組みがありますが、現在もっともよく使わ
れているのがリレーショナルデータベースと呼ばれるものです。下のテーブルをよく見ると、フィールドに
よっては、同じデータが繰り返し出てくることが分かります。同じデータが繰り返すフィールドだけ独立さ
せ、新たなテーブルにして、関連付けを行うと効率の良い構造ができます。そのようにテーブル同士互いに
関連付けられたデータベースのことをリレーショナルデータベース（関係データーベース）といいます。
同じデータが繰り返されるフィールドが分かったら、そのフィールドのみで独立させたテーブルを考えます。
それぞれのテーブルの中のレコードを使いやすくするために、通し番号のフィールドを追加します。通し番号
フィールドのデータは重複してはいけません。（繰り返し同じデータが出てきてはいけません。）同じフィー
ルド内でデータが、重複しないことを「一意である」といいます。
データベースではテーブルを作成する際、一意であるフィールドを主キーとして設定すると管理がしやす
くなります。（主キーの設定は必須ではありませんが、通常は設定しておくと便利です。）主キーは、テー
ブル内の特定のレコードの決め手になります。また、テーブルには名前（～～テーブル、～～表）が付きま
す。
会員番号 氏名 フリガナ 学部名 ｷｬﾝﾊﾟｽ名 都道府県名 連絡先
0001 熊代翔梧 クマシロショウゴ 法学部 和泉 東京都 080-1354-6090
0002 矢田希 ヤダノゾミ 情報ｺﾐｭﾆｹｰｼｮﾝ学部 和泉 埼玉県 090-5614-2359
0003 野口知世 ノグチトモヨ 法学部 和泉 千葉県 080-9708-0063
0004 吉沢真理子 ヨシザワマリコ 文学部 和泉 東京都 070-3773-7411
…… …… …… …… …… …… ……
0024 矢吹裕太 ヤブキユウタ 理工学部 生田 神奈川県 080-5504-8751
…… …… …… …… …… …… ……
4
同じデータが繰り返されるフィールドを独立させて、通し番号フィールド（主キーに設定）を追加した
テーブルを作ります。（括弧内はテーブル名、表の最上段はフィールド名）
（学部表） （キャンパス表） （都道府県表）
学部番号 学部名 ｷｬﾝﾊﾟｽ番号 ｷｬﾝﾊﾟｽ番号 ｷｬﾝﾊﾟｽ名 都道府県番号 都道府県名
1 法学部 1 1 和泉 1 北海道
2 商学部 1 2 生田 2 青森県
3 政治経済学部 1 3 中野 3 岩手県
4 文学部 1 4 駿河台 4 宮城県
5 理工学部 2 …… ……
6 農学部 2 11 埼玉県
7 経営学部 1 12 千葉県
8 情報ｺﾐｭﾆｹｰｼｮﾝ学部 1 13 東京都
9 国際日本学部 3 14 神奈川県
10 総合数理学部 3
…… ……
27 大阪府
28 兵庫県
…… ……
※学部表、キャンパス表、都道府県表は、通常、次に紹介する会員表とは違い、会員表を作る前提となるテ
ーブルと言えます。このようなテーブルには「マスタ」という名前を付けることがよくあります。（ex. 学部
マスタ、キャンパスマスタなど……。）「マスタ（テーブル）」のデータは通常、変更は頻繁には行いませ
ん。ここでは全て「～～表」としておきます。
次に 3 ページの会員名簿上の繰り返しの項目の部分を、先の表の主キーの番号に変えた会員表を作ります。
（会員表）
会員番号 氏名 フリガナ 学部番号 都道府県番号 連絡先
0001 熊代翔梧 クマシロショウゴ 1 13 080-1354-6090
0002 矢田希 ヤダノゾミ 8 11 090-5614-2359
0003 野口知世 ノグチトモヨ 1 12 080-9708-0063
0004 吉沢真理子 ヨシザワマリコ 4 13 070-3773-7411
…… …… …… …… …… ……
0024 矢吹裕太 ヤブキユウタ 5 27 080-5504-8751
…… …… …… …… …… ……
学部番号、都道府県番号のフィールドは、それぞれ学部表、都道府県表の主キーに設定した項目を参照し
ています。具体的には「会員名簿の学部番号は学部表の学部番号を参照している」ことになります。データ
ベースでは「～～表（テーブル名）の～～項目名（フィールド名）」といった表現をよく使います。表が違
っていても項目名が同じ場合があるので、どの表のどの項目かを常に意識することが必要です。このように
複数のテーブル（表）が連動し合うように関係付けられているデータベースをリレーショナルデータベース
（関係データベース）といいます。Access は、このリレーションも図で表現され、目で見てわかりやすく設
定ができるソフトなのです。
5
テーブルの作成とリレーションシップ 紙に書いてテーブルを設計する
Access でテーブルを作る前に、どのようなテーブルを作るかを設計しなければなりません。ここでは、設
計は紙に手書きで行います。設計図には、テーブル名、主キー、フィールド名、データ型といった情報を書
き込みます。実際に先ほど分解した 4 つの表（テーブル）を参考にして一つずつ設計図を書いてみましょう。
テーブルを作成する順番は、次の通りです。
① Ｔキャンパス表 ② Ｔ学部表 ③ Ｔ都道府県表 ④ Ｔ会員表
（ ） （ ）
主キー フィールド名 データ型 主キー フィールド名 データ型
（ ） （ ）
主キー フィールド名 データ型 主キー フィールド名 データ型
※テーブル名のＴはテーブルを意味します。必ず付けなければならないもではありませんが、Access を使用する場合、テーブルは、ひとつのオブジェクトとして、クエリやフォーム、レポートなどと同じように扱われます。そのため、テーブルには T、クエリには Q、フォームには F、レポートには R などを付けて分かりやすくしています。
※ T 学部表のキャンパス番号は、T キャンパス表のキャンパス番号を参照します。つまり T キャンパス表は、 T 学部表を作成する前提になっている表と言えるので先に作成します。このように前提になる表から先に作成するため、全ての表ができてから最後に、T 会員表を作成します。
6
完成した設計図の表は、データベースのテーブルを表します。（ ）にはテーブル名を書きます。フィール
ド名にはそのテーブルで使用するフィールド名を書きます。データの型はそのフィールドはどのような型
（数値、文字など）に定義するかを書きます。リレーションで結ばれるフィールドは同じ型で定義する必要
があります。主キーにはどのフィールドを主キーに設定するかの印を付けます。
Access を起動する
設計図を書き終えたら、 Access を起動します。
画面左下のスタートボタン から、アルファベットの
「A」を探し、「Access」をクリックしてください。
データベースのタイプを選択する画面
では「空のデータベース」を選択してく
ださい。
「空のデータベース」をクリックすると、まず名前
を付けて保存をする画面に切り替わります。今回はフ
ァイル名を “ 会員名簿 ” に変えて「作成」ボタンを押
してください。Access が他のアプリケーションソフト
と違うところは、先にファイルを保存（作成）するこ
とです。
保存場所は、デフォルトのままで構いません。
この場合、MyDocs 内の Documents フォルダへ保存されます。
Documents は MyDocs を開くとドキュメントという名前になっています。
今回使用する Excel のファイル「Access 用データ .xlsx」を同じ場所にコピーしておきます。
7
作成をクリックすると下のように、最初の空のテーブルが現れます。仮の名前としてテーブル 1 という
名前が付けられています。この画面を使って、Access の基本画面を簡単に紹介しておきます。
① リボン： Access で使用する各コマンドが種類ごとに集められています。
② ナビゲーションウィンドウ：テーブルやフォーム、クエリなどのオブジェクトを一覧表示されています。
③ ドキュメントウィンドウ： 各オブジェクトを開いて操作する画面です。
※他にもさまざまな機能がありますが、まずはよく使うこの 3 か所だけは覚えておきましょう。
今回は新しくテーブルを作成するところから始
めますので、いったんこの最初の空のテーブルは
閉じて（削除して）おきます。閉じるには、現在
開いているオブジェクト（テーブル 1）のタブの
ところで右クリックして閉じるを選びます。
テーブル 1 は、まだ保存する前のオブジェクト
なのでナビゲーションウィンドウからも消えます。
①
② ③
8
テーブルデザインから作成する
まずは、何もない状態からテーブルの作成とデータ入力を行い T キャンパス表を完成させます。
「作成」タブをクリックしてリボンを切り替え
「テーブル」グループの中のテーブルデザイン
をクリックします。
この画面でフィールド名と、そのデータ型を
定義していきます。設計図に従って、最初の
フィールド名には「キャンパス番号」と入力
し、データ型は「数値型」を選択します。
２行目も同じように、「キャンパス名」、
「短いテキスト」を設定します。
※データ型はそのフィールドに入るデータが数値なのか文字（テキスト）なのかといった種類のことで、データベースでは、あらかじめ定義をしないといけません。またリレーションでつながれるフィールド同士は同じ型にする必要があります。
２つのフィールドの設定ができたら、
キャンパス番号の行を選んで、主キー
のボタンを押します。フィールド名が
キャンパス番号の左横に鍵のマークが
現れたら、主キーとして設定されたこ
とになります。
ここまでの画面はテーブルのデザインビューと
いいます。Access ではテーブルのフィールド名
を設定するのにデザインビューを使います。
このままでは、テーブルの枠を作成しただけ
なので、中身（データ）がありません。このテ
ーブルに実際のデータを入力していきます。
テーブルにデータを入力するときは、デザイ
ンビューからデータシートビューに切り替えま
す。切り替えには画面左上の「表示」の下向き
の黒い三角形をクリックし「データシートビュ
ー」をクリックします。
※表示の上のテーブルのマークを直接クリックしてもデータシートビューに切り替わります。デザインビューと
データシートビューの切り替えはよく行います。どちらのビューを使用中なのかを常に確認しておきましょう。
9
作成したテーブルは、まだ一度も保存されていないので、
保存を促すダイアログボックスが出ます。そのまま「はい」
をクリックします。
名前を付けて保存の画面が出ますので、「T キャンパス表」
という名前を入力して、「OK」をクリックします。
T キャンパス表という名前のテーブルがオブジ
ェクトとしてナビゲーションウィンドウに追加
されると同時に、データシートビューに切り替
わります。
4 ページのキャンパス表と同じデータになるよう
に、4 レコードの入力が終われば、Ｔキャンパス
表は完成です。
Ｔキャンパス表のタブを右クリックし、
いったんテーブルを閉じておきます。
保存を促すダイアログボックスが出ます。そのまま
「はい」をクリックします。
10
テーブルにデータを入力する代わりに Excel から読み込む
次にデータを直接入力する代わりに、あらかじめ用意しておいた Excel の表から取り込む（インポートす
る）方法を学びます。
Excel からデータを取り込む前に T キャンパス
表を作成した要領で、空のテーブル「T 学部表」
を作ってみてください。
フィールドの定義を終えたら、データシートビュ
ーに切り替えてください。テーブルの名前は「T 学
部表」という名前を付けて保存します。
Access 用データ .xlsx という Excel のファイルを開いて、キャンパス表、
学部表、都道府県表、会員表という ４つのシートを確認しておきます。
確認後 Excel のファイルは閉じてください。
Access に戻り、「外部データ」タブをクリ
ックし、リボンを切り替えます。「インポー
トとリンク」グループの中の「新しいデータ
ソース」をクリックします。
その中のメニューから「ファイルから」を
選択し、「Excel」をクリックします。
参照ボタンをクリックし、Excel のファイル
「 Access 用データ .xlsx 」を選びます。
レコードのコピーを次のテーブルに追加す
るにチェックを入れ、右側のボックスから
「T 学部表」を選びます。
「OK」ボタンを押します。
11
これからデータをインポートしようと思って
いるテーブルが開かれた状態の場合、保存を促
す画面が出ます。「はい」ボタンを押して閉じ
てください。
テーブルの項目の幅などレイアウトを変更していた場合、
レイアウト変更の保存を促すメッセージが出ます。「はい」
ボタンを押して続けてください。
Excel のファイルの中から、インポート
したいシートを選びます。今回は「学部表」
を選んで「次へ」ボタンを押してください。
「元データの先頭行が列見出しである場合、
これをフィールド名として使うことができ
ます。」というメッセージが出ますが、今
回は項目名（列見出し）がすでに決まって
いるテーブルにデータのみをインポートす
るのでここでは何も設定できません。「次
へ」ボタンをクリックして進めてください。
12
インポートするための設定終了画面が
出ます。すでに存在するテーブルへデー
タを追加するだけなので、インポート先
のテーブルでは、名前はこのままで変更
できません。確認したら「完了」ボタン
を押してください。
インポート操作の保存にはチェックを入れず
「閉じる」ボタンを押してください。
ナビゲーションウィンドウのテーブル
“Ｔ学部表 ” をダブルクリックし、データ
が正しくインポートされたことを確認し
てください。
確認後、Ｔ学部表のタブを右クリック
して閉じておきます。
13
Excel のシートからそのまま Access のデータ入りテーブルを作成する
ここでは、テーブルとデータの両方とも、あらかじめ用意しておいた Excel の表から取り込む（インポー
トする）方法を学びます。
「外部データ」タブをクリックし、リボ
ンを切り替えます。「インポートとリン
ク」グループの中の「Excel」をクリック
します。
参照ボタンをクリックし、Excel のファ
イル「 Access 用データ .xlsx 」を選びま
す。
「現在のデータベースの新しいテーブル
にソースデータをインポートする」にチ
ェックを入れ、OK ボタンを押します。
Excel のファイルの中から、インポート
したいシートを選びます。今回は都道府
県表を選んで「次へ」をクリックします。
14
今回はテーブルそのものを作成するため、
フィールド名の部分もそのまま反映させた
いので、先頭行をフィールド名として使う
にチェックが入っているのを確認し「次へ」
をクリックします。
「インポートのオプションをフィールド
ごとに指定できます。」という画面では各
フィールドのデータ型を設定できます。画
面の都道府県番号フィールドをクリックし
フィールド全体を黒く反転させ、データ型
を「長整数型」に設定します。さらにイン
デックスは「はい（重複なし）」に設定し
ておきます。
次に都道府県名フィールドをクリックし、
データ型を「短いテキスト」に設定します。
インデックスは「いいえ」のままにします。
（補足）
イ ン デ ッ ク ス 部 分 の 主 キ ー に 設 定 す る
（であろう）フィールドには、「はい（重
複なし）」を選び、そうでない場合は、
「いいえ」を選んでおきましょう。
２つのフィールドのオプションの設定
が終わったら、「次へ」を押します。
15
主キーの設定は「都道府県番号」
フィールドを選び「次へ」をクリッ
クします。
インポートするための設定終了画面が
出ます。データベースにない新しいテー
ブルとして設定をしたので、インポート
先のテーブル欄のテーブル名を編集でき
ます。ほかのテーブル名に合わせて「T
都道府県表」として「完了」ボタンをク
リックします。
T 学部表と同様に、インポート操作の
保存に、チェックは入れず「閉じる」ボ
タンを押してください。
ナビゲーションウィンドウのテーブル
“Ｔ都道府県表 ” をダブルクリックし、デ
ータが正しくインポートされテーブルが
作成されていることを確認してください。
確認後、Ｔ都道府県表のタブを右クリ
ックして閉じておきます。
16
やってみよう！
Access 用データ .xlsx のシート「会員表」をインポートして、新しいテーブル（データも含む）「T 会員
表」を作成してみよう。インポートの設定に必要な情報は先に手書きで作成した設計図を参考にしてくだ
さい。
※数値型は「⻑整数型」、テキスト型は「短いテキスト」、インデックスは、主キーになるものは「はい
（重複なし）」、他のテーブルを参照している「……番号」は「はい（重複あり）」、それ以外は「いいえ」
に設定してください。
※設定等を間違って作ってしまったテーブルは、ナビゲーションウィンドウから右クリックで削除ができます。 他のオブジェクトも同じ操作で削除できます。
インポートを終えたら、ナビゲーションウィンドウの「Ｔ会員表」をダブルクリックして開いて確認し
ましょう。
画面でテーブルが完成していることを確認できたら、設定を追加します。このまま開いておいてください。
17
自動でフリガナをつける
「ホーム」タブでリボンを切り換えてデ
ザインビューにします。
フィールド名「氏名」の行をクリック
して選択します。
ドキュメントウィンドウの下にある、フ
ィールドプロパティを見ます。一番下のふ
りがなの行の右端にある … をクリックし
てふりがなウィザードを開始します。
データシートビューでフィールドの幅の
変更などを行っていた場合、テーブル保存
を促すメッセージが出ます。その場合は、
「はい」をクリックして保存してください。
保存されたあと、ふりがなウィザードが開
始されます。
18
氏名に入力された漢字のフリガナを、ど
のフィールドに自動で入力させたいかを設
定します。ここでは、「既存のフィールド
を使用する」を選び、下向きの黒い三角形
をクリックして、「フリガナ」（フィール
ド）を選びます。ふりがなの文字種は、全
角カタカナを選びます。設定を終えたら
「完了」をクリックします。
フィールドプロパティの変更を確認す
る画面では「OK」をクリックします。
レコードを追加して、氏名
を入力すると、フリガナが自
動的に入ることを確認してく
ださい。
※ふりがなを自動入力し
た後、正しいふりがなが
入力されていないなどの
場合はフィールド内にデ
ータを直接入力・編集が
できます。
レコードを 1 個追加すると、レコード数が
31 個になっています。31/31 とはレコード
31 個中の 31 番目という意味です。レコー
ド番号の周りにあるボタン類はフォーム作
成のところで、詳しく確認します。T 会員
表は閉じておきます。
19
リレーションシップを設定する
テーブルが出揃ったところで、関連付け（リレーションシップの設定）を行います。Access は、フィー
ルドとフィールドのリレーションシップを視覚的に確認しながら作業ができるソフトなのです。
データベースツールタブをクリックして
リボンを切り換えます。「リレーションシ
ップ」グループの「リレーションシップ」
をクリックします。クリックすると「テー
ブルの表示」というダイアログが出ます。
出ない場合は下の操作を参考にしてくださ
い。
「テーブルの表示」をクリックします。
テーブルの表示が無い場合は、デザイン
タブをクリックしてリボンを切り換えて
ください。
※通常は次の操作に合わせてリボンは自動
的に切り替わっています。
これから関連付けるテーブルを表示させ
ます。今回は全てのテーブルを表示させる
ため、上から 1 つずつ選択して「追加」
ボタンをクリックしていきます。
※テーブル名を直接ダブルクリックしても
追加されます。
20
追加した順番に並んでいるので、作業
がしやすいように、Ｔ都道府県表、Ｔ会
員表、Ｔ学部表、Ｔキャンパス表の順番
に並べ替えます。また、全項目が見えて
いない場合も、表の大きさを調整してお
きます。
※ドキュメントウィンドウの大きさによっ
ては、縦に並んでいる場合もありますが、
調整して横に並べなおします。
Ｔ会員表の項目 [ 都道府県番号 ] と T
都道府県表の項目 [ 都道府県番号 ] を関
連付けます。Ｔ会員表の [ 都道府県番
号 ] の上にマウスポインタを置きクリッ
クしたまま、Ｔ都道府県表の [ 都道府県
番号 ] まで移動します。
Ｔ都道府県表の [ 都道府県番号 ] の上
にマウスポインタが移動すると、＋の右
下にマークが出てくるので、そこでクリ
ックを解除します。
クリックを解除すると、リレーション
シップのダイアログが出てきます。参照
整合性にチェックをつけて「作成」ボタ
ンを押してください。
21
右図のようにリレーションが作成され、
線で結ばれました。このようにアクセスで
は、表の項目同士が目で見て分かるように
設定できます。
※線の表寄りについている「1」というのは、
その項目が、表内で「一意である」というこ
とです。「∞」のマークは「繰り返し」何度
でも出てくるデータであることを表していま
す。
下の図を参照に残りのリレーションシップを完成させましょう。
リレーションシップが完成したら、タ
ブを右クリックして、閉じるを選びクリ
ックします。
「リレーションシップのレイアウトの変
更を保存しますか？」という画面が出た
ら「はい」ボタンを押して、リレーショ
ンシップ画面を閉じます。
22
フォームでデータを入力しやすくする
レコードはテーブル表示の中では 1 行のデータです。今回の会員表のような場合、1 人分のデータが格納
されています。1 人分のデータをカード 1 枚で表示し入力できるようにするのが、データベースのフォーム
という機能です。 Access ではフォームもオブジェクトの 1 つとして、ナビゲーションウィンドウにテーブ
ルと同じように並びます。
「作成」タブをクリックし、
リボンを切り替え、「フォー
ム」グループ内の「フォーム
ウィザード」をクリックしま
す。
※他のオブジェクトと同様に様々な作り方がありますが、ここではフォームウィザードを紹介します。
今回は「Ｔ会員表」をそのままフォー
ムにしたいと思いますので、各フィール
ドを [ 選択可能なフィールド ] から [ 選
択したフィールド ] に、 をクリック
して移動させます。
※ をクリックするとフィールド
すべてが一度に移動します。
T 会員表の全ての項目が完了したら
「次へ」ボタンをクリックします。
23
フォームのレイアウトは、単票形式を
選び、「次へ」をクリックします。
フォーム名は、元になったテーブル名
である「 Ｔ会員 表」に なってい るので
「Ｆ会員表」に訂正します。「フォーム
を作成した後に行うことを選択してくだ
さい。」のところは、「フォームを開い
てデータを入力する」を選択しておきま
す。
「完了」ボタンを押して、1 番目のレコ
ードがカード形式で表示されれば完了で
す。同時にナビゲーションウィンドウに
「Ｆ会員表」が追加されていることを確
認してください。
24
左下のボタンでレコード
の移動ができます。
1 番目のレコードを表示します 新しい（空の）レコードを表示します
１つ前のレコードを表示します 最後のレコードを表示します 表示しているレコード/全体のレコード数 １つ次のレコードを表示します
新しいレコードを追加するには、「新
しい（空の）レコード」ボタンをクリック
します。
空のレコードが表示されたら、適当な
データを打ち込みましょう。この時、氏
名を漢字で入力したら、自動的にフリガ
ナの欄が入力されるのを確認してくださ
い。
※テキスト型で設定されているフィールドか
ら次の入力ボックスへの移動は [Tab] キーを
クリックします。
これでレコードが追加されたことにな
ります。データの入力はテーブルに直接
入力することも可能ですが、フォームを
作ると入力しやすくかつ間違いを防ぐこ
ともできます。
「ホーム」タブのリボンの中の左側の
ボタンで表示を、フォームビュー、レイ
アウトビュー、デザインビューに切り替
え、フォームのレイアウトやデザインを
編集することが可能です。
今回は、このままフォーム「Ｆ会員表」
を閉じておいてください。
25
クエリで必要なデータを抽出する
それぞれ独立したテーブルのデータを必要な項目だけ抽出して、新しい表形式で表示する機能をクエリと
いいます。クエリは表形式で表示をする機能そのもののことを言い、実体として新しい表（テーブル）がで
きる訳ではありません。クエリには、今回行う複数のテーブルから、いくつかのフィールドを選ぶクエリの
ほか、条件などを設定し合致したデータだけを抽出するクエリなど、様々なものがあります。
「作成」タブでリボンを切り換え、「クエリ」
グループの「クエリデザイン」をクリックし
ます。
テーブルの表示では、クエリに利用する
テーブルなどを選ぶことができます。今回
は全てのテーブルを利用しますので、それ
ぞれ 1 つずつテーブルを選んで「追加」ボ
タンをクリックしてください。
上から順に選んだ場合は、右図の
ようにバラバラになって、リレーシ
ョンの線が見にくいので、表をドラ
ッグして見やすく並び替えましょう。
また T 会員表の項目が全部見える
よう表を少し広げて表示を調整して
おくと作業がしやすくなります。
26
※表⽰を調節すると右図のようになります
が、必ずこうなっていないといけない訳で
はありません。
T 会員表がメインのテーブルではありますが、T 会員表だけでは、学部番号や都道府県番号など、具体的
な名前でないデータがあり、名簿を作成する場合は不便です。したがって、これらを具体的に表示して名
簿として成り立たすために、各テーブルから必要な項目だけを選びます。選び方は、画面上の表から必要
な項目をドラッグして、下のフィールド欄に追加していきます。
下の図と同じになるように項目を選択してください。
27
全て選択を終えたら、リボンの中の「結果」
グループの「実行」をクリックします。
※クエリはテーブルそのものではなく、選択して
テーブル形式に表示する機能なので、「実行」す
るというのです。
実行すると、各テーブルから選択した項目だけが表示されます。ただし会員番号の順に並んでいないこ
とがあります。（ここでは T 学部表が優先されて学部順になっている。）そこで会員番号順に並べるため
に次の操作をします。
28
表示をデザインビューに切り換えます。
デザインビューに切り換ったら、画面
の下部、フィールドが会員番号のところ
の「並び替え」を「昇順」にします。
※「昇順」とは⼩さい値から大きい値へと並ぶ
ことで、「降順」とは大きい値から⼩さい値へ
と並ぶことです。
「昇順」を選んだら、再び「実行」をクリックして、会員番号順に並んでいることを確認します。
29
確認を終えたら、「クエリ 1」タブを
右クリックして、データシートビューを
閉じます。
保存を確認する画面が出ますので、「はい」
をクリックします。
「Q 会員名簿」という名前で保存します。
30
レポートとして印刷する
Access を使って印刷をする場合は、レポートという機能を使います。レポートも Access においてはオブ
ジェクトの一つになります。レポートを利用すると、クエリで抽出したデータを簡単に見栄えよく印刷がで
きます。またレイアウトなども自由に編集することができます。ここでは、最も簡単な方法で、先ほど作成
したクエリ「Q 会員名簿」の出力結果をレポートにします。
ナビゲーションウィンドウの「Q 会員名簿」を
1 回だけクリックします。（ダブルクリックで開
くのではなく、名前を選択した状態にします。）
「作成」タブをクリックし「レポート」グループの
中の「レポート」をクリックします。
印刷用のレポートとして一応の形はできあがりました。次に印刷範囲やレイアウトなどを変更します。
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ページ設定タブでリボンを切り換え
「ページレイアウト」グループから「横」
を選びクリックします。
フィールドとフィールドの間にカーソル
ポインタを乗せクリックすると、図のよう
に両端に⼩さな矢印が付いたマークになり
ます。左右にドラッグして幅を調整します。
一番上のタイトルは、元にクエリであ
る「Q 会員名簿」となっていますので、
印刷を意識して Q だけを取っておきます。
印刷して出来栄えを確認します。（※講
習会では印刷はしません。）
全てを終えたら、「Q 会員名簿」のタ
ブ上で右クリックをして、「閉じる」を
選びます。
「’Q 会員名簿 ’ レポートの変更を保存
しますか？」と聞かれるので「はい」を
クリックします。
名前を付けて保存は、レポートの名前
なので「R 会員名簿」とします。
