FIM und kooperatives Prozessmanagement als …€¦ · es Daten, Informationen und Wissen als ... Nachhaltiges Prozessmanagement sollte mit einem ... Anpassung der mächtigen BPMN

FIM und kooperatives

Prozessmanagement

als Grundlage von

E-Government

Der mühsame Weg von der

Theorie zur Praxis

Ein Bericht aus

Mecklenburg-Vorpommern

„Prozessmanagement in Verwaltungen – Erfahrungen, Trends, Perspektiven“

„Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen,

durch die sie entstanden sind.“

(Albert Einstein)

1

Kooperatives E-Government

kann nur erfolgreich sein, wenn

1 . es als Schwerpunkt in der Landespolitik verankert ist;

2. es als Motor der Verwaltungsmodernisierung verstanden und geplant wird;

3. es hierzu eine eine konsequente Nutzerorientierung gibt;

4. es kooperativ und kommunikativ über alle Verwaltungsebenen betrieben wird;

5. es interdisziplinär betrieben wird;

6. es die Mitarbeiter in die Veränderungsprozesse einbezieht;

7. es Daten, Informationen und Wissen als Ressourcen begreift;

8. es über eine leistungsfähige technische eGovernment-Infrastruktur verfügt;

9. die Technologien auf anerkannten Standards und Spezifikationen beruhen;

10. es einen gesicherten Datenaustausch und einfachen Zugang zur Verwaltung gibt.

„Prozessmanagement in Verwaltungen – Erfahrungen, Trends, Perspektiven“ 2

Prozessmanagement im

Zieldreieck des E-Government

Erhöhung der

Effizienz:

durch

Prozessoptimierung

Verbesserung und

Erweiterung

des staatlichen

Leistungsangebots

Steigerung der

Zugänglichkeit

politischer Prozesse

(Quelle: Haldenwang 2002: 10)

„Prozessmanagement in Verwaltungen – Erfahrungen, Trends, Perspektiven“ 3

Voraussetzungen für ein

erfolgreiches Prozessmanagement

4Prozessmanagement in Verwaltungen – Erfahrungen, Trends, Perspektiven“

Paradigmenwechsel im Denken und Handeln der Verwaltung:

Weg von der Aufbauorientierung – Hin zur Ergebnis- und Ablauforientierung

Die Einführung von Prozessmanagement ist ein iterativer Prozess!!!


E-Government-Gesetz des Bundes

§ 9 Optimierung von Verwaltungsabläufen und Information zum

Verfahrensstand

(1) Behörden des Bundes sollen Verwaltungsabläufe, die erstmals zu

wesentlichen Teilen elektronisch unterstützt werden, vor Einführung der

informationstechnischen Systeme unter Nutzung gängiger Methoden

dokumentieren, analysieren und optimieren. Dabei sollen sie im Interesse

der Verfahrensbeteiligten die Abläufe so gestalten, dass Informationen zum

Verfahrensstand und zum weiteren Verfahren sowie die Kontaktinformationen

der zum Zeitpunkt der Anfrage zuständigen Ansprechstelle auf

elektronischem Wege abgerufen werden können.

(2) Von den Maßnahmen nach Absatz 1 kann abgesehen werden, soweit

diese einen nicht vertretbaren wirtschaftlichen Mehraufwand bedeuten

würden oder sonstige zwingende Gründe entgegenstehen. […]

(3) Die Absätze 1 und 2 gelten entsprechend bei allen wesentlichen

Änderungen der Verwaltungsabläufe oder der eingesetzten

informationstechnischen Systeme.5


E-Government-Gesetz des Landes M-V

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§ 1 Geltungsbereich

(1) Dieses Gesetz gilt für die öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit der

Behörden des Landes, der Gemeinden, Ämter und Landkreise sowie der

sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften,

Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts (nachfolgend Behörden

genannt), soweit landesrechtliche oder bundesrechtliche Vorschriften nicht

inhaltsgleiche oder entgegenstehende Bestimmungen enthalten.

(2) Dieses Gesetz gilt nicht für […]

§ 14 Optimierung von Verwaltungsabläufen

Verwaltungsabläufe, die künftig zu wesentlichen Teilen elektronisch

unterstützt werden, sind vor Einführung der informationstechnischen

Systeme zu optimieren. Dabei sollen standardisierte Methoden genutzt

werden. Dies gilt auch bei wesentlichen Änderungen von bereits elektronisch

unterstützten Verwaltungsabläufen oder eingesetzten

informationstechnischen Systemen.

Voraussetzungen für ein

erfolgreiches Prozessmanagement

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Erfolgreiches Prozessmanagement erfordert eine einheitliche Modellierungssprache

(erleichtert den verwaltungs(ebenen)übergreifenden Austausch

erheblich)

- eine einheitliche Methodik

(einheitliches Verständnis, einheitlicher Ordnungsrahmen)

- eine einheitliche Infrastruktur und deren Betrieb

(fachlich, organisatorisch und technisch)

- um PzM-Projekte in den Verwaltungen erfolgreich durchzuführen

und die Ergebnisse nachhaltig zu überwachen

Ausrichtung an den Zielvorgaben der Verwaltungsführung und

ggf. enge Einbettung in die entsprechenden Organisationsuntersuchungen

Prozessmanagement in Verwaltungen – Erfahrungen, Trends, Perspektiven“

Grundzüge der neuen Methodik

Volker Schmitz (Projekt FIM) stellt vor:

Der Standardisierungsrahmen FIM

• ab 01.01.2017 Anwendung des IT-Planungsrates

• Mecklenburg-Vorpommern ist Kooperationspartner für FIM-Prozesse


FAZIT aus Sicht M-V

• FIM bringt die wesentlichen Verwaltungsinformationen in einen

einheitlichen Ordnungsrahmen

• FIM verknüpft insbesondere die Prozessinformationen mit den

Formularinformationen

• FIM liefert (zunehmend) eine Komplettübersicht über alle

Verwaltungsleistungen

• FIM fördert die Vergleichbarkeit

• Vergleiche sind nicht nur auf Prozess sondern auch auf

Referenzaktivitätengruppenebene möglich

(„bei uns ist alles anders Syndrom“ greift nicht)

• Gesetzesfolgen sind schneller und valider abschätzbar!



Dr. Gaby Beckmann (KGSt) stellt vor:

Der Prozesskatalog der KGSt

• Einheitliche Prozessdefinition in Relation zum Leistungs-/Produktbegriff der KLR

• Vermeidung von zwei parallelen Kennzahlensystemen


FAZIT aus Sicht M-V

Input Prozess Output

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Leistung

Landes-Produktrahmenplan

Produkt A

Leistung 1

Kosten Erlöse

Leistung 2

Kosten Erlöse

Produktkonten werden verpflichtend

im doppischen Haushalt bebucht

Leistungen sind i.d.R. die Ergebnisse der

Prozesse und die Kostenträger der KLR

Kosten der Leistung =

Prozesskosten


Verlinkung mit KGSt-Prozesskatalog


Birgit Wulf (Büro kooperatives E-Government) stellt vor:

Die FIM-Erweiterung KIM.MV

• Aufbau einer gemeinsamen Prozessmanagement-Infrastruktur Land + Kommunen in M-V

• Fachliche Aspekte von KIM.MV

• Organisatorische Aspekte von KIM.MV

• Verzahnung mit FIM

• Verzahnung mit dem kommunalen Prozessmanagement (KGSt-Prozesskatalog)


Das Validierungsprojekt zum Methodenhandbuch

„Einführung von Prozessmanagement in M-V“

13

Arbeitspakete des Einführungsprojekts

Quelle: Methodenhandbuch M-V, S.66

Auswahl der Modellierungsnotation

und des -werkzeugs: organisationsweit verbindliches Konven-

tionenhandbuch sichert gleichbleibende

Qualität der Prozessmodellierung

Kriterien für die Auswahl der

Modellierungsnotation: hinreichende und gutverständliche Zeichenelemente

Bereitstellung einer Semantik

Detaillierung der Elemente mit Attributen

Möglichkeit der Definition von Syntaxregeln

Aspekte für die Auswahl des

Modellierungswerkzeugs: Häufigkeit der Prozessbeschreibungen

Anzahl der Prozessbeschreibungen

Komplexität der Prozesse

Kosten

Geplanter Einsatz von Prozessmanagement als

Steuerungsinstrument (Risiko zukünftiger. Entwicklungen)


Erkenntnisse aus dem

Validierungsprojekt:

Eine gemeinsame Modellierungsspra-

che erleichtert den verwaltungsübergrei-

fenden Erfahrungsaustausch wesentlich

Es können nicht alle Prozesse modelliert

werden. Der Aufwand ist zu hoch.

Ein Rahmenkonventionenhandbuch für

das Land M-V ist sinnvoll.

Prozessmanagement, Wissensmana-

gement und Formularmanagement

müssen zusammen gedacht werden

( FIM-Ansatz!)

Das Validierungsprojekt zum Methodenhandbuch

„Einführung von Prozessmanagement in M-V“

14

Nachhaltiges Prozessmanagement sollte mit einem Einführungsprojekt

beginnen:

Arbeitspakete des EinführungsprojektsQuelle: Methodenhandbuch M-V, S. 18

Schaffung der

organisatorischen

Rahmenbedingungen

in der Organisation


Erkenntnisse aus dem Validierungsprojekt:

In den meisten Pilotverwaltungen waren die Verwaltungs-

führungen und die politischen Gremien auf Prozessmana-

gement nicht genügend vorbereitet. Die Initiative und der

Wille zum Mitmachen ging hier von den Organisatoren aus.

Schlüsselprozesse wurden nach den Kriterien Fallzahlen,

Kosten identifiziert.

Prozesskennzahlen sollten mit Kennzahlen der KLR

harmonisiert werden. Deshalb ist eine Verknüpfung mit

Produkten und Leistungen notwendig.

KGSt-Prozesskatalog

Die Einführung fester Organisationsstrukturen wurde für

notwendig erachtet

(wurde im Folgeprojekt aufgegriffen)

Review und Stand des Projektes

„Aufbau einer PzM-Infrastruktur in M-V“

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Das PzM-Infrastruktur-Projekt:Planung der PzM-Infrastruktur (04/2014 – 07/2014)

- Erstellung eines Lastenheftes zur Beschaffung eines PzM-Modellie-

rungstools für die Verwaltungen in M-V unter der Prämisse FIM

- Weiterentwicklung des Organisationsmodells

- Entwicklung eines Geschäftsmodells für den langfristigen Betrieb07/2014 ABSCHLUSS DER KONZEPTIONELLEN PHASE

Vorlage der Ergebnisse bei den Entscheidungsgremien LA des Projektes und LA eGov

FREIGABE DER UMSETZUNGSPHASE

Beschaffung des PzM-Modellierungstools

2 Jahre Verzug (!!!) u. a. durch

- Wechsel der Vergabestelle

- Hindernisse bei der Umsetzung des geplanten Betriebs- und Organisationsmodells

Herbeiführung von weiteren Beschlüssen (z. B. Kabinettsbeschluss)

- Nachprüfungsverfahren

Inzwischen: M-V ist Kooperationspartner der FIM-Anwendung für die Prozesssäule

Erweiterung des Lastenheftes war notwendig

Zuschlag an die Firma BOC (Produkt ADONIS) erteilt


Projekt „Aufbau einer PzM-Infrastruktur in M-V“

16

TO DO bis 07/2017 (Projektabschluss)

• Etablierung des PzM-Betriebs- und Geschäftsmodells für den

langfristigen Betrieb unter Berücksichtigung der FIM-Anforderungen

o Abschluss der Verträge DVZ M-V GmbH – BOC und Land – DVZ M-V GmbH,

o Abschluss der Länderkooperation FIM (ST-NI-MV)

o Erwerb benötigter Lizenzen in der Standardversion von der BOC

o Aufsetzen der Betriebsumgebung in der DVZ M-V GmbH,

o Einrichten der Repositories und der Nutzerverwaltung

o Durchführung von Schulungen verschiedener Zielgruppen

o Migration der Prozesse der bisherigen Nutzer in die neue Software

o Beauftragung der BOC der FIM-Software-Anpassungen gemäß Lastenheft

o Test und Abnahme der Anpassungen

o Entwicklung und Veröffentlichung des Rahmenkonventionenhandbuches

(Sicherung der Verbindlichkeit) unter Berücksichtigung der FIM-Anforderungen

• Etablierung des PzM-Organisationsmodells für den langfristigen

Betrieb unter Berücksichtigung der FIM-Anforderungen


Fachliche Aspekte von KIM.MV

Stammprozess

To

p -

do

wn

Bo

ttom

-u

p

Referenzprozess

Lokalprozess Lokalprozess

Stammprozess BUND

Stammprozess LAND

Stammprozess KOMMUNE

Prozesssteckbrief

KIM ist verantwortlich für

• Stammprozess-

modellierung

Land & Kommune

KIM liefert Standards für

• Referenz- und

Lokalprozess-

modellierung

(Vollzugsebene)

Erg

än

zu

ng

FIM liefert Standards für

• Prozesssteckbrief

• Stammprozess-

modellierung

• Methoden-Rahmenwerk

Referenz-, Lokalprozesse

Lokalprozess

BPMN 2.0

BPMN 2.0

Fachliches Prozessnetz

Lokalprozesse

Lokalprozesse:

▪ Bottom-Up-Modellierung realer Prozesse (IST-Prozesse)

▪ Stammprozessmodell als Strukturhilfe & Leitfaden für die Prozesserhebung

(insbesondere für Lokalprozesse als SOLL-Prozesse)

▪ Homogener Detaillierungsgrad durch Bausteine

▫ 24 Bausteine mit Kernattributen & typspezifischen Attributen

▪ Möglichkeit der automatisierten Auswertung (interne, externe

Schnittstellen,…)

▪ Eingeschränktes BPMN-Elementset wegen Vergleichbarkeit


Referenzaufgaben (RA) für Lokalprozesse

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24 getypte/ genormte

Aufgaben

und Attribute

mit vergleichbarem

Detaillierungsgrad


Prozesszuschnitt definieren


FAZIT aus Sicht M-V

• Gesetz ist „stabiles“ Inertialsystem zur Abgrenzung von

Prozessen (Top-Down-Zuschnitt über Gesetze) = klare Schnittstellen,

Fortschreibungsfähigkeit

• Vergleiche nicht nur auf Prozess- sondern auch auf

Referenzaktivitätengruppenebene möglich („bei uns ist alles anders Syndrom“ greift nicht)

• Einheitliche Modellierungsebenen und Abstraktionsebenen für

fachliche Prozesse

• Einheitlicher Prozesszuschnitt (Definition von Regeln!!!) als

Grundlage für einheitlichen Kataloginhalt

• Komplexitätsreduktion der Prozessmodellierung durch

Anpassung der mächtigen BPMN

• Gesetzesfolgen sind schneller und valider abschätzbar!

21

En

twu

rf

Organisationsmodell FIM/KIM in M-V

GK KIM.MV-

Leistungen(ehemals

Zentralredaktion)

GK KIM.MV-

Formulare

Strategische Ebene

Administrativ-

fachliche Ebene

Operative Ebene

FIM-

LeiKa

FIM-

Formulare

Betreiber Betreiber

Geschäfts- und Koordinierungsstelle

Kooperatives Informationsmanagement M-V

(GK KIM M-V)

Le

iKa

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Zu

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Fo

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Pro

ze

ss

e

GK KIM.MV-

Prozesse und

GK FIM-Prozesse

FIM-

Prozesse

Anforderung

Abstimmung

Redaktion

Projekte

Lenkungsausschuss

der gemeinsamen

E-Government-Initiative

Landes- und kommunale Gremien

(AfO, AGs des LKT und StGT)

Fachteam

(z. B. Asyl)Fachteam

(z. B. Wohngeld)

Fachgremium

GEO-Daten

Gebietsstrukturen

Fachgremium

Statistik

Fachgremium

Produkt-

rahmenplan

Fachgremium

EG-DLRBetreiber

Fachteam

(z. B. Gewerbe)

Landes-

Behörden

M-V

kommunale

Behörden

M-V

Berater-

netzwerk

AG

PzM MV

IT-PLR

FG FIM

Exkurs:

Die KIM.MV-Plattform

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GK KIM.MV-

Leistungen(ehemals

Zentralredaktion)

GK KIM.MV-

Formulare

GK KIM.MV-

Prozesse und

GK FIM-Prozesse

Geschäfts- und Koordinierungsstelle

Kooperatives Informationsmanagement M-V

(GK KIM M-V)

-Organisationsaufbau aller

öffentlichen Verwaltungen in M-V

- Verknüpfung mit Leistungen

Fachliche Zuständigkeit

- Verknüpfung mit Gebietsstruktur

Örtliche Zuständigkeit

+ weitere Informationen

(z. B. Öffnungszeiten, Funktionen,

Positionen von MA)

+ weitere Informationen

Statistikdaten, Geodaten (z. B.

Einwohner, Fläche)

+ … (weitere Bedarfe)

Fazit

24

1. Nachhaltiges Prozessmanagement setzt den unbedingten Willen

der Verwaltungsführung (und Politik) voraus

2. Nachhaltiges Prozessmanagement erfordert einen

Paradigmenwechsel von der aufgabenorientierten zur

prozessorientierten Verwaltung

(im Denken der Verwaltungsführung und aller Mitarbeiter!!!)

1. Verwaltungshandeln wird transparenter und steuerbar!

2. Prozessmanagement trägt wesentlich zur Effizienzsteigerung der

Verwaltung und damit zur Verwaltungsmodernisierung bei!!!

Prozessmanagement ist ein wesentliches Element

im E-Government

Prozessmanagement in Verwaltungen – Erfahrungen, Trends, Perspektiven

Prozessmanagement in Verwaltungen – Erfahrungen, Trends, Perspektiven“ 25

Ich danke für Ihre

Aufmerksamkeit!

Birgit [email protected]üro

kooperatives E-Government

c/o Ministerium für Energie, Infrastruktur

und Digitalisierung

„Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen,

durch die sie entstanden sind.“

(Albert Einstein)

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FIM und kooperatives Prozessmanagement als …€¦ · es Daten, Informationen und Wissen als ... Nachhaltiges Prozessmanagement sollte mit einem ... Anpassung der mächtigen BPMN