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Folie 1 Zeitmanagement 1. Zeitmanagement - was ist das? 2. Wozu Zeitmanagement? Gesellschaftliche Rahmenbedingungen/Wandel der Zeitkultur 3. Zeitmanagement im Wandel (5 Generationen) 4. Zeitmanagements im Sinne von Stroebe 5. Zeitmanagement im Sinne von Covey 6. Resumée 7. Empfehlung Was ist Zeit- management Wozu Zeit- management Fünf Generationen Beispiel Stroebe Beispiel Covey Übung Resuée Empfehlung

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Folie 1

Zeitmanagement

1. Zeitmanagement - was ist das?2. Wozu Zeitmanagement?

Gesellschaftliche Rahmenbedingungen/Wandel der Zeitkultur

3. Zeitmanagement im Wandel (5 Generationen)

4. Zeitmanagements im Sinne von Stroebe5. Zeitmanagement im Sinne von Covey6. Resumée7. Empfehlung

Was istZeit-

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Wozu Zeit-management

Fünf Generationen

BeispielStroebe

Beispiel Covey

Übung

Resuée

Empfehlung

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Zeitmanagement

1.Zeitmanagement - was ist das?

Jedem Menschen stehen 24 Stundentäglich zur Verfügung! Die Ressource Zeitist klar und gerecht verteilt.

Warum aber haben die einen keine Zeitund andere langweilen sich?

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EmpfehlungZeit (gr.) = tempus

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Zeitmanagement

Wer keine Zeit hat, hat nicht Unordnungbei seiner Zeit, sondern bei seinen Aufgaben!

Es sind zu viele, zu grosse und zu unwichtige Dinge, die man in seine täglichen 24 Stunden packt!

Zeitmanagement = Selbstmanagement

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Zeitmanagement

Im engeren Sinne bedeutet das: Arbeit, Beruf und Leistung zu optimieren. Die Zeit beherrschen, statt sich von ihr

beherrschen zu lassen.

Im weiteren Sinne bedeutet das: Zeit zu schaffen für andere elementare

Lebensbereiche (Familie, Freunde, sozialesUmfeld, Gesundheit, Sinnfrage).

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Heute spricht man von dem

Ganzheitlichen Zeitmanagement

Zeitsouveränität als Lebensqualität

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Früher:Lebensrythmus des Menschenrichtete sich nach den Jahreszeiten,nach Hell und Dunkel

Heute:Seit der Industriellen Revolutionund der Erfindung der mechanischenUhren existiert eine unnatürlichelineare Zeitordnung

2. Wozu Zeitmanagement (gesellschaftl. Rahmenbedingungen/Wandel der Zeitkultur)

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Die Zeitverwendung läuft auf eine Rationalisierung hin

Seit Beginn des 20. Jahrhunderts hat die Gesellschaft immer schnellere Veränderungen erfahren.

Beschleunigung: Flugzeug, schnellere Züge und das Auto beschleunigen das Tempo Durch Fax, Internet, Satellitenkommunikation sind wir mit der Welt und miteinander in Echtzeit in Kontakt

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Zeitverdichtung: In eine Stunde will der Mensch so viele Aktivitäten wie möglich hinein packen.

Mehrere Tätigkeiten werden gleichzeitig aus- geführt.

Neue Zeitbindungen: durch z.B. Selbstbedienung, Bankautomaten = Übertragung von Tätigkeiten durch öffent- liche Träger aufgrund von Personaleinsparung

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Beschleunigung: Flugzeug, schnellere Züge und das Auto erhöhen das Tempo des sozialen Lebens Fax, Internet, Satellitenkommunikation ermöglichen einen schnellen/direkten Austausch von Informationen

Die Informationsflut verdoppelt sich etwa alle zwanzig Monate!!

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3. Zeitmanagement im Wandel

Konsequenz der „beschleunigten Lebenszeit“:

Verlust von Ruhe und Muße

Verlust von Rythmen und Regelmäßigkeit

Verlust von Spontaneität, Freizeit

Verlust der Gesundheit (Hurry Sickness)

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Empfehlung

Steigende Anforderungen an die Zeitplanung verursachten/verursachen wachsende Schwierigkeitender Menschen diese zu bewältigen.

Bildung von Expertentum

Wachsende Zahl der Publikationenzum Thema Zeitmanagement

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Werte/NormenArt

des Z

eitm

anag

emen

ts

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Wertewandel Zeitmanagement imWandel

Gegenwärtig geht der Trend dahin, die natürlicheZeitordnung wieder zu entdecken.

(„Nicht immer ist schneller auch besser.“)

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Fünf Generationen des Zeitmanagements

1. „Gedäch

tnishilfe

n-Konzept“

2. „Linear-m

echanist

isches Z

eitkozept“

3. „Ziel- u

nd Prioritä

ten-Konzept“4. „

Rollen- u

nd Sinn-Konzept“

5. „Eigendynamik-Konzept“

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„Ziel- und Prioritäten-Konzept“ (3. Generation)

- Illustration am Beispiel Stroebe -

„Zeit ist Geld“Geld wächst mit der Zeit -aber Zeit nicht durch Geld.

Geld lässt sich auf Vorrat anlegen - Zeit nicht.

Fazit: Nichts ist schlimmer als Zeitverschwendung!

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Manager verschwenden Zeit.

Untersuchungen haben ergeben, daß von1000 Arbeitsstunden eines Managers im Durchschnitt 20 Prozent verloren gehen. Das ist ein immenser finanzieller Verlust.

- 93% ihrer verbalen Kontakte kommen ad hoc zustande- keine erkennbaren Muster, nach der sie ihre Zeit einteilen- springen von Problem zu Problem

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Noch schlimmer als der finanzielle Verlust, ist der Verlust der Zeit - da unwiderruflich!

Deshalb gilt: „ Die Zeit, die uns bleibt, bestens zu nutzen und eine gute persönliche Grundeinstellung zur Zeit einzunehmen.“

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Empfehlung

- Perfektionismus abgewöhnen (Zeitverschleiß)- Arbeitssucht erkennen und daran arbeiten- Energie (geistig u. gefühlsmäßig) sparen- Ziele formulieren (für Leben und Arbeit)- Bewältigen von Aufgaben mit Hilfe einer guten Arbeitsmethodik- Delegation von Ziel, Kompetenz und Verantwortung

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Empfehlung

Jede gute Arbeitsmethodikbasiert auf:

„Wer mehr arbeitet , als er kann, ist ein Narr - kein Held.“ (Quelle: Erhard Dietl)

1. Klarheit der Ziele

2. Aufgaben

3. Prioritäten

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Empfehlung

„Wer vom Ziel nichts weiss, wird den Weg nicht finden.“ (Christian Morgenstern)

Klarheit der Ziele:

Jedes sinnvolle Vorgehen - im Leben allgemein oder in de Arbeit speziell - beginnt damit, dass Ziele formuliert werden.

Ziele setzen unser Verhalten in Gang.

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Was ist ein Ziel?

ein in der Zukunft liegender, angestrebter Zustand mit eindeutiger Beschreibung,

das vorausgedachte Ergebnis,

der Punkt, der zu treffen beabsichtigt ist.

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Ein Ziel hat die Funktion,

Energie zu mobilisieren,

die Aufmerksamkeit zu lenken,

die Ausdauer zu erhöhen.

Klare Ziele ermöglichen eindeutige Prioritätenund wirkungsvolle Selbstregelung.

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Das Bestimmen von Prioritäten: 1. Ziele definieren

2. Aufgaben sammeln3. Ordnen nach Wichtigkeit4. Ordnen nach Dringlichkeit5. Festlegen der Prioritäten6. Zeitbedarf festlegen7. Zeitraum festlegen

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Tätigkeitsanalyse (Stroebe S. 71)

Gewichtung der Aufgaben - nach Wichtigkeit mit A, B, C- nach Dringlichkeit

Ordnen der Aufgaben mir Hilfe der ABC-Analyse

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Eliminieren -Delegieren -Rationalisieren

B-Aufgabenganz/teilweise delegieren,Mitarbeiter qualifizierter

C-Aufgaben„in den Papierkorb“,(weg-)rationalisieren

C-Aufgabenauf jeden Falldelegieren/rationalisieren

A-Aufgabenselbst und sofort:tun/veranlassen

ABC-Analyse

dringlich

wic

hti

g

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5. Zeitmanagement im Sinne Coveys

Paradigmenwechsel (zuerst in den USA,dann auch in Europa)

„Time is Money“

„Time is Life“

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„Wer bedauert auf dem Sterbebett, dass er nichtmehr Zeit im Büro verbracht hat?

Prinziporientierter Ansatz: Nicht wir kontrollieren unser Leben, sondern Prinzipien

Abkehr von „Immer-schneller-härter-klüger-mehr“

Werte indentifizieren, d. h. dem Kompass des Gewissens folgen

Die Uhr vernachlässigen - mehr dem Kompass folgen

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Uhr Kompass

• Zusagen• Verabredungen• Zeitpläne• Ziele• Tätigkeiten

• Visionen• Werte• Prinzipien• Lebensphilosophie• Gewissen•Orietierung

Was fangen wirmit unserer Zeit an,wie verwenden wir sie?

Was ist uns wichtig,wie führen wir unserLeben?

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Der Weg zum Wesentlichen - von der Dringlichkeit zur Wichtigkeit

„Wir haben in userem Leben sowohl mitDringlichkeit als auch mit Wichtigkeitzu tun. Aber in unseren täglichen Ent-scheidungen dominiert meist einer dieserbeiden Faktoren.“

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Quadrant der Qualität

I- Krisen- Drängende Probleme- Projekte, Besprechungen, Vorbereitungen mit Zeitlimit

II- Vorbereitung- Vorbeugung- Werteklärung- Planung- Beziehungsarbeit- Echte Erholung

III- Unterbrechungen, einige Anrufe- Manche Post- Einige Konferenzen- Viele anstehende, drängende Angelegenheiten

IV- Triviales, Geschäftigkeit- Wurfsendungen- Manche Anrufe- Zeitverschwendende Beschäftigung- Fluchtaktivitäten

Dringend Nicht dringend

Wic

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6. ResuméeDie (bisherigen) fünf Generationen des Zeit- managements sind nicht klar voneinander abzugrenzen.

Die nachfolgende baut vielmehr auf der vorherigen auf. Sie ist jeweils eine Weiterentwicklung der vorherigen Stufe. Sie wägt ab, übernimmt „sinnvolles“ und verwirft „weniger sinnvolles“ - unter Berücksichtigung der aktuellen Zeitkultur.

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Die aktuelle, fünfte Generation, das „Eigendynamik-Konzept“, ist eine Ergänzung der vierten Generation.

Man soll seine innere Zeitökologie noch besser kennenlernen.

Zeitplanung im klassischen Sinne wird nachrangig.

Innere Bedürfnisse bekommen einen höheren Stellenwert.

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Stärkeres Gesundheitsbewusstsein und der Wunsch im Einklang mit der Natur leben zu wollen.

Work - Life - Balance

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Nicht jedes Konzept, ist für jeden Menschen sinvoll. (Persölichkeitsabhängig)

Das Konzept: - Tagesplan aufstellen - Prioritäten setzen - Aufgaben der Klasse A, B oder C definieren - Sörfaktoren bewältigen empfiehlt sich durchaus für den Alltag!

7. Empfehlung

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Freizeit sollte auch als solche verstanden werden; (außerdem: „täglich eine stille Stunde“)

Zeit schaffen für - Familie - Freunde - soziales Umfeld - Gesundheit - Fragen nach dem Sinn