FOSSIL 1 - finanzcontrolling.uni-bremen.de · Das Programm „Fossil“ dient der Erfassung aller notwendigen Daten zur Bearbeitung von Altersteilzeitfällen. Eingegeben werden personenbezogene

Altersteilzeit-Datenbank

Fossil 1.0

Dokumentation

Stand 29. August 2001

Fossil: Datenbank der Altersteilzeitfälle - Dokumentation

E:\TEMP\Fossil-Doku2.doc, 27.11.01 1

Beschreibung „Fossil“(Datenbank Altersteilzeit)

1 Einführung

Das Programm „Fossil“ dient der Erfassung aller notwendigen Daten zur Bearbeitung vonAltersteilzeitfällen. Eingegeben werden personenbezogene Daten (wie Name, Geburtsdatum,etc.) und Daten zur gewünschten Altersteilzeitregelung (Teilzeit- oder Blockmodell, Beginnund Ende der Maßnahme, Status des Antrags= angenommen/ abgelehnt/ offen, etc.).Die Ausgabe der Daten erfolgt in zwei grundsätzlich unterschiedlichen Formen. Zum einenkann ein Bescheid erstellt werden, der zur weiteren Verwaltung an die verschiedenenbeteiligten Abteilungen gegeben wird (damit entfällt die Notwendigkeit diese standardisiertenBescheide mit einem Schreibprogramm zu erstellen). Zum Anderen können Listen nachbestimmten Kriterien zusammengestellt und ausgegeben werden.

2 Programmstart

In der Regel wird das Programm so installiert sein, dass auf der Desktop-Oberfläche des PC ein Icon liegt, das mit dem Programm verknüpft ist.Durch doppeltes Anklicken des Icons wird das Programm aufgerufen. Eserscheint folgendes Bild:

Beim ersten Öffnen des Programms sind noch keine Daten enthalten, daher sollte zunächst„Daten bearbeiten“ gewählt werden.


2 E:\TEMP\Fossil-Doku2.doc, 27.11.01

Es erscheint eine Ansicht ähnlich der folgenden mit einer Übersicht über alle in derDatenbank vorhandenen Altersteilzeitfälle.

Angezeigt werden alle vorhandenen Datensätze, die einzeln zur Ansicht und zum Ändernausgewählt werden können.

Durch Klicken auf „Neue Eingabe“ erhält man ein Formular zur Eingabe eines neuenDatensatzes.

Durch drücken des Knopfes „zurück“ gelangt man wieder ins Hauptmenü.

Der Knopf „Aktualisieren“ wird nach der Eingabe neuer Daten benötigt, um die zugefügtenDatensätze in die Liste aufzunehmen.



3 Eingabe/ Ändern

Im oberen Teil der Maske werden die personenbezogenen Daten eingegeben. Nach drückendes Knopfes „Datensatz speichern“ werden diese Daten in der Tabelle „Personal“ gespeichert.Im Feld „Weitere Verwendung der Stelle“ sollen zunächst nur Stichpunkte oder eineKurzbeschreibung eingegeben werden. Später beim Erstellen der Bescheide muss der Textüber die weitere Stellenverwendung explizit eintragen werden.

Sollen mehrere Datensätze nacheinander eingegeben werden, erhält man durch drücken desKnopfes „Weitere Eingabe“ ein neues leeres Formular.

Fast alle Felder sind sogenannte „Pflichtfelder“, d.h. wenn dort nichts eingetragen wird, gibt esbeim Versuch zu speichern oder das Menü zu verlassen eine Fehlermeldung.

TIP: Falls die Daten (noch) nicht vollständig vorliegen, kann man sich damit behelfen,zunächst „?“ als Platzhalter einzutragen. Dies funktioniert aber nicht bei Datumsangaben(Geburtsdatum) und nur bedingt bei „Personalnummer“.Personalnummern dürfen nicht doppelt vorkommen, daher darf „Personalnr“= „?“ nicht anmehr als eine Person vergeben werden, andernfalls gibt es eine Fehlermeldung. MöglicheAngaben sind „?0001“ oder „??“, „???“, etc. Diese Eingaben sind möglich, da das Feld„Personalnr“ ein Textfeld ist (siehe auch „Beschreibung der Tabellen“).

Im unteren Teil der Maske befinden sich Felder, die sich auf die Altersteilzeitregelungbeziehen (in Tabelle Modelldaten abgelegt, s. u.). Dort können mehrere Datensätzeeingetragen werden, d.h. eine Person kann mehrere Einträge haben, von denen aber nureiner den Kurzstatus „genehmigt“ haben darf! Auf diese Weise werden u.a. auch abgelehnteoder zurückgezogene Anträge erfasst und damit die Historie eines Altersteilzeitfallesabgebildet.



Werden Anfangs- und Endzeiten sowohl unter Teilzeitmodell als auch unter Blockmodelleingetragen, gibt es beim Verlassen mit „zurück“ oder beim “Datensatz speichern“ eineFehlermeldung. Es können (in einer Zeile) nur Daten entweder zu Block- oder zuTeilzeitmodell eingetragen werden. Wurde bei einem Fall von Teilzeit- zu Blockmodellgewechselt (oder umgekehrt), wird nach Angabe des „Kurzstatus“ durch drücken der „return“-Taste eine neue Zeile angelegt.

Durch anklicken des Knopfes „Zurück“ gelangt man zurück zur Liste „ÜbersichtAltersteilzeitfälle“. Wurde ein Datensatz neu eingegeben, ist er jetzt noch nicht sichtbar,sondern erst nach anklicken des Knopfes „Aktualisieren“!

Wurden nur personenbezogene Daten eingegeben und der stellenbezogene Teil noch nichteingegeben, gibt es zunächst keine Fehlermeldung. In der „Übersicht Altersteilzeitfälle“ istdieser Datensatz nach dem „Aktualisieren“ sichtbar und rechts als unvollständig markiert. Fürdiesen Datensatz kann kein Bescheid erstellt werden solange die Informationen zurTeilzeitregelung fehlen. In den Listen tauchen diese Datensätze deshalb ebenfalls nicht auf.

Die Maske zum Ändern eines bestehenden Datensatzes entspricht der Eingabemaske, mitdem Unterschied, dass in den einzelnen Feldern Einträge vorhanden sind, die nach Bedarfgeändert werden können.



4 Auswertungen

4.1 Bescheid

Offizieller TeilDer Text enthält folgende Daten: Gesetzliche Grundlage (für Angestellte, Beamte, Arbeiterverschieden), Name, Vorname, Organisationseinheit, Besoldungs-Gruppe, Arbeitszeit,Modellart, Status (genehmigt/abgelehnt), Beginn und Ende der Phase(n), Erläuterungen zurweiteren Verwendung der Stelle.Die Anpassung des Textes für den Bescheid erfolgt mit einer weiteren Eingabemaske. Diesewird im Hauptmenü mit dem Knopf „Daten ausgeben (Bescheide)“ aufgerufen. Es erscheintfolgendes Bild:

Auch hier sind alle vorhandenen Altersteilzeitfälle aufgelistet. Mit dem Knopf „Bescheidbearbeiten“ wird ein einzelner Datensatz einer Person zur Bearbeitung für die Ausgabe inForm eines Bescheides ausgewählt. Für eine Person wird ggf. aus mehreren möglichenDatensätzen gewählt.Es erscheint folgende Ansicht:



Die Personalnummer, weitere personenbezogenen Daten und die Daten zur Altersteilzeit sindvorgegeben und können in dieser Maske nicht geändert werden (grau unterlegte Felder).Dazu müsste man zurück über das Hauptmenü zu „Daten bearbeiten“.Hier soll nur eingegeben werden, auf welcher gesetzlichen Grundlage dieAltersteilzeitregelung basiert. Es kann aus vorgefertigten Texten ausgewählt werden, aberauch neuer Text mit bis zu 255 Zeichen eingegeben werden. Diese Information wird in derTabelle „Modelldaten“ gespeichert, sobald der Knopf „Ergänzungen speichern“ gedrücktwurde.

Genauso kann im unteren Bereich der Maske Text zur weiteren Verwendung der Stelleeingefügt werden. Da 255 Zeichen nicht immer ausreichen, wurden drei solcher Textfelderangelegt, die auch inhaltlich gegliederte Textvorschläge enthalten. Auch hier kann Text freieingegeben werden. Diese Informationen werden wieder in der Tabelle „Modelldaten“gespeichert, sobald der Knopf „Ergänzungen speichern“ gedrückt wurde.

Sind alle nötigen Texte eingegeben, kann der Bericht als Vorschau betrachtet werden.Die Vorschau kann in der Menü-Leiste oben durch drücken des Knopfes „Schließen“ beendetwerden, oder durch schließen des Fensters mit „x“ wie in Microsoft-Anwendungen üblich.Dann ist man wieder in der Eingabemaske und kann nötigenfalls korrigieren. Soll der Bescheidgedruckt werden, muss die Vorschau aufgerufen werden. In der dortigen Menü-Leiste wird dazu das Druckersymbol gedrückt .



Beispiel Bescheid:

TIP für Fortgeschrittene: In der Menü-Leiste gibt es unter Extras die Möglichkeit „Office-Verknüpfungen“ und dort „Weiter mit „MS-Word“ auszuwählen. Dadurch erhält man ein *.rtf-Dokument, dessen Teile in *.doc Dokumente kopiert werden können.

Interner Anhang (für -K-, -5-, etc. - noch nicht realisiert)In der nächsten Version ist geplant, eine Kostenübersicht anzufügen, die nur einembegrenzten Personenkreis zugänglich gemacht wird.

Drucken

Schließen



4.2 Liste(n)Im Hauptmenü wird der Knopf „Daten ausgeben (Listen)“ ausgewählt. Dann erscheintfolgende Auswahl.

4.2.1 Aktuelle FälleDiese Fälle befinden sich zum aktuellen Datum entweder in der Teilzeit- oder Arbeitsphase.Fälle, die sich in der Freistellungsphase befinden, werden nicht unter aktuellen Fällenaufgeführt, da die betroffenen Personen nicht in der Universität anzutreffen sind.Falls es erforderlich wird, Fälle in der Freistellungsphase explizit aufzulisten, kann dieListenauswahl um diesen Punkt erweitert werden.

Die Listen für genehmigte oder abgelehnte Fälle werden jeweils nach Blockmodell undTeilzeitmodell sortiert. Aufgelistet werden:Name, Vname, BesGr, Orgeinh, Anfang TZ, EndeTZ, Anf. Arb, Ende Arb, Anf. Frei, Ende,Budget, Arbeitszeit.

4.2.2 Alle FälleIn diesen Listen sind alle vorhandenen Datensätze aufgelistet, die vollständig sind (Daten inPersonaldaten und Modell_Daten).Die Daten sind nach unterschiedlichen Kriterien gruppiert wie Regelarbeitszeit oderOrganisationseinheit.

4.2.3 Ausdrucken der ListenDie Listen erscheinen in einem ausdruckfähigem Format und können durch anklicken desDruckersymbols in der Menü-Leiste ausgedruckt werden (oder über die Menüleiste mit „Datei“-„Drucken“ oder mittels „Strg P“).



5 Beschreibung der Strukturen

5.1 Formulare

Dateneingabeformulare:„Ansicht_Ändern“ und „Eingabe“

„Für_Bescheid“

Alle übrigen Formulare dienen der Menüführung.



5.2 Tabellen

5.2.1 Personenbezogen: Personal

C:\DATEN\ALTERS~1\Fossil_Version01.mdb Mittwoch, 15. August 2001Tabelle: Personal Seite: 1

SpaltenName Typ GrößeID Zahl (Long) 4Name Text 50Vname Text 50Geschl Text 5Gebdat Datum/Zeit 8Personalnr Text 7ATZü60 Ja/Nein 1Privat: Straße Text 50Privat: PLZ Text 5Privat: Ort Text 50Privat: Telefon Text 50Dienst: Telefon Text 50Statusgruppe Text 50RegelAZ Text 50Orgeinheit Text 50Budgetiert Ja/Nein 1BesGr Text 10Steuerklasse Text 5Dienstbezeichnung Text 50Modellart Text 50Weiterverwend Text 100

Nicht verwendet wird in Version 1.0 das Feld „Modellart“. Alle Felder sind Pflichtfelder, außer„Privat: Telefon“, „Steuerklasse“, „Dienstbezeichnung“ und „Modellart“.



5.2.2 Vertragsbezogen: Modell-Daten

C:\DATEN\ALTERS~1\Fossil_Version01.mdb Mittwoch, 15. August 2001Tabelle: ModellDaten Seite: 1

SpaltenName Typ Größe Pflicht ?Personalnr Text 7 JaAnfTz Datum/Zeit 8 NeinEndTz Datum/Zeit 8 NeinAnfArb Datum/Zeit 8 NeinEndArb Datum/Zeit 8 NeinAnfFr Datum/Zeit 8 NeinEndFr Datum/Zeit 8 NeinKstbisher Zahl (Long) 4 NeinKstzusätzl Zahl (Long) 4 NeinZusatzkstVon Datum/Zeit 8 NeinZusatzkstBis Datum/Zeit 8 NeinAntragVom Datum/Zeit 8 JaAntragsstatus Text 50Kurzstatus Text 50Modellart Text 50 NeinBemerkungen Text 50 NeinWeitereVerwendung1 Text 255 NeinWeitereVerwendung2 Text 255 NeinWeitereVerwendung3 Text 255 NeinGesetzlGrundlage Text 255 NeinID_Stelle Zahl (Long) 4 Ja

Die Felder „AnfTz“, „EndTz“, “AnfArb“, „EndArb“, „AnfFr“, „EndFr“ sind nicht als Pflichtfelderdefiniert, es müssen aber „AnfTz“, „EndTz“ für das Teilzeitmodell oder “AnfArb“, „EndArb“,„AnfFr“, „EndFr“ für das Blockmodell angegeben werden. Dies wird überTabelleneigenschaften (Gültigkeitsregeln) für die Tabelle „Modelldaten“ erzwungen.

Die Felder zur Kostenberechnung, siehe folgende Tabelle, werden in Version 1.0 nichtverwendet.Kstbisher(Monatl.) Kostenbisherige/rStelleninhaber/in

Zahl ? Block: Von AnfArb bis EndeFreiTeilzeit: Von AnfanfTeilz bis EndeTeilzEventuell aus Modellen:Siehe Bsp. Rechnungen von U. Wohlers

Kstzusätzl(Monatl.)Kosten zusätzlicheArbeitskraft

Zahl ?

ZusatzkstVon Datum ? Zeitraum, in dem ErsatzkraftZusatzkstBis Datum ? eingestellt wird



5.2.3 Tabelle: Textteile für Ausgabe (Bescheide)Felder: Rechtliche Grundlage, Weitere Verwendung1, Weitere Verwendung2, WeitereVerwendung3Der Inhalt dieser Felder wird im Formular „Für_Bescheid“ als Auswahlliste zur Verfügunggestellt, damit bestimmte häufig wiederkehrende Formulierungen nicht jedes mal neueingetippt werden müssen.

5.2.4 Schlüsseltabelle: KostenrechungKosten für Altersteilzeit abhängig von Steuerklasse, Alter und BesGr(Modellrechnungen von U. Wohlers)Für die Version 2.0 ist geplant, eine grobe Abschätzung über anfallende Kosten fürjeden Einzelfall zu erstellen, um den Entscheidern ein zusätzliches Kriterium zu liefern.

5.2.5 Tabelle: Schlüsseltabelle_OrgeinheitenDie Tabelle heißt Schlüsseltabelle, ist aber gar keine. Es gibt nur ein Feld, in dem allebekannten Orgeinheiten stehen. Diese werde im Formular „Ansicht_Ändern“ und „Eingabe“ alsAuswahlliste für das Feld Orgeinheit zur Verfügung gestellt.

5.2.6 Eckwert 98Es gibt 2 Felder, aber nur 1 wird benutzt (Import der BVL-Bezeichnungen). Die Daten werdenwerde im Formular „Ansicht_Ändern“ und „Eingabe“als Auswahlliste für das Feld BesGr zurVerfügung gestellt.

5.3 Abfragen und Berichte

Bezeichnung der Abfrage Tabellen Ziel: BerichtBescheid Info Modell_Daten

PersonalBescheide„Bescheid_neu“

Liste Modell_DatenPersonal

Grundversion der anderen Listen

Übersicht_Info_genehmigt Modell_DatenPersonal

Liste aller aktuellen genehmigtenFälle („Liste_genehmigt“)

Übersicht_Info_genehmigt_alle Modell_DatenPersonal

Liste aller genehmigten Fälle(„Liste_genehmigt_alle“)

Übersicht_Info_abgelehnt/offen/zurückgez

Modell_DatenPersonal

Liste aktuellen nicht-genehmigtenFälle („Liste_nicht_genehmigt“)

Übersicht_Info_abgelehnt//alle Modell_DatenPersonal

Liste aller nicht-genehmigten Fälle(„Liste_nicht_genehmigt_alle“)

Übersichtsliste_Info Modell_DatenPersonal

Gesamtliste (z.Zt. unsortiert, beinächster Änderung Sortierungnach Name) („Übersichtsliste“)


Liste sortiert nach Regelarbeitszeit(„ArbZeit“)


Liste sortiert nachOrganisationseinheit („Org_2“)

Mit den aufgeführten Abfragen werden Daten aus den Tabellen Modell_Daten und Personalherausgelesen und zu verschiedenen Berichten zusammengefasst.Es gibt zwei unterschiedliche Arten von Berichten: Zum einen ein Einzelbescheid, der immernur einen Altersteilzeitfall einer Person darstellt. Zum anderen Listen, die unterunterschiedlichen Gesichtspunkten zusammengestellt sind.



Documents

FOSSIL 1 - finanzcontrolling.uni-bremen.de · Das Programm „Fossil“ dient der Erfassung aller notwendigen Daten zur Bearbeitung von Altersteilzeitfällen. Eingegeben werden personenbezogene