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© Dipl.-Wirtsch.-Ing.C.Kleinen, Freie Unternehmensberatung Prozess- und Riskmanagement Tel.: 03677 / 893570, Fax: 03677 / 893571, E-Mail: [email protected] Version: v05-01

Die elektronische Management-Dokumentation

Funktionen und Vorteile die eines elektronischen Management-Handbuches . . . . Dokumentationsstruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kostenbetrachtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Online-Dokumentation – Funktionsübersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Referenzobjekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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Funktionen und Vorteile eines elektronischen Handbuchs

Benutzerfreundlichkeit

Online verfügbar – weitgehend papierlos Grafische Prozeßübersichten erleichtern Verständnis für Zusammenhänge. Durch Farbe können wichtige Stellen besser hervorgehoben werden. Änderungsrandbalken weisen den Benutzer sofort auf Änderungen hin. Eine Newsdatei informiert darüber, was neu ist. „Personalisierung“ durch Definition von Favoriten-Dokumenten (mittels Webleiste) Interaktivität wäre einfach möglich: User könnten Kommentare einfügen bzw. Änderungsvorschläge über ein E-Mail System an verantwortliche

Stellen senden.

Komfortable Navigation

Jeder hat auf ganzes System Zugriff (kann bspw. durch Netzwerkadministrator individuell angepaßt werden) Es können gleichzeitig beliebig viele User auf das Online-Handbuch zugreifen. schnelle und einfache Navigation mit Hyperlinks zu verwandten bzw. Anschlußdokumenten Einfaches Finden von Dokumenten durch Dokumentenstruktur oder Inhaltsverzeichnis oder ausgehend von Prozeßübersichten oder mit der Web-

leiste Zugriff über Stichwortverzeichnis oder Suchfunktion Sprung nicht nur auf ein bestimmtes Dokument, sondern auch zu bestimmtem Textstellen

Vereinfachte Pflege

Sehr einfache und schnelle Verteilung Änderungen sind sofort wirksam User greifen immer auf aktuelle Dokumente zu. User können online ein Feedback geben, und an der Pflege der Dokumentation direkt mitwirken

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Dokumentationsstruktur

Dokumetationstsruktur

alte Dokumentationsstruktur neue Dokumentationsstruktur

= Verweis = Hyperlink

QM -Hand-buch

Prozeßbeschreibung

Verfahrensanweisungen, Richtlinien

Arbeits-, Prüfanweisungen, Checklisten, Formblätter

QM -Hand-buch

Prozeßbeschreibung

Verfahrensanweisungen, Richtlinien

Arbeits-, Prüfanweisungen, Checklisten, Formblätter

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KostenbetrachtungVorher Nachher Einsparung Änderung eines Kapitels im Management-Handbuch

Änderung eines Kapitels im elektronischen Management-Handbuch

Ausdruck der Seiten Ausdruck der Seiten

Computer und Drucker Computer und Drucker

10 Min 10 Min

Vorlage zur Freigabe Vorlage zur Freigabe

Unterschriftenmappe Unterschriftenmappe

15 Min 15 Min

Vervielfältigung Freischaltung neues Dokument

Kopierer Computer

10 Min 1 Min - 9 Min

Aktualisierung Revisionsliste Aktualisierung Revisionsliste

Computer und Drucker Automatisch Computer

10 Min 1 Min - 9 Min

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Kostenbetrachtung

Lösungsmöglichkeiten

Vorher Nachher Einsparung Änderung eines Kapitels im Management-Handbuch

Änderung eines Kapitels im elektronischen Management-Handbuch

Kennzeichnung alter Doku-mente als ungültig

Kennzeichnung alter Doku-mente als ungültig

Manuell Manuell

30 Min 30 Min - 30 Min

Verteilung der neuen Doku-mente

Verteilung der neuen Doku-mente

Manuell Manuell

30 Min 30 Min - 30 Min

Information der Empfänger über erfolgte Änderung

Information der Empfänger über erfolgte Änderung

Mündlich vor Ort Computer und E-Mail

30 Min 1 Min - 29 Min

ca. –2 Std.

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Kostenbetrachtung

Beispiel: Mittelständisches Unternehmen, QM-System (ISO9001), UM-System (ISO14001) 110 Dokumente (QMH / VA / FB)

Annahme:

18 Änderungsdokumente / Jahr

Bei 2 zu ändernden Handbüchern folgt:

2 h x ca.36 = 72 h ( 7,5 h/Tag)

Ersparnis: ca. 1.400.- €

(theoretische Lohnkosten = 20 €/h)

Die Kosten der Einführung der elektronischen Dokumentation amortisieren sich durch Zeitersparnis bereits nach wenigen Wochen; darüber hinaus steigen Qualität und Attraktivität der sonst „trockenen“ Dokumentation!

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Online-Dokumentation- Funktionsübersicht-

Ein Passwortgeschütztes Login sichert den Zugriff. Ausschließlich autorisierte User haben Zugang zum Dokumentationssystem.

Sie haben die Möglichkeit die Funktionalität in einer Testversion kennenzulernen: Benutzername und Passwort stellen wir Ihnen gerne für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung!

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Online-Dokumentation- Funktionsübersicht-

Das Dokumentationssystem ist in 7 Bereiche aufgeteilt: -Management-Dokumentation -Formulargenerator -Änderungsübersicht -Informationen -Suche -Kontakte (E-Mail, Tel.-Nr., etc.) -Inhaltsübersicht des Systems

Diese Bereiche stehen in einem statischen Navigationsmenü zur Verfügung. (links)

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Online-Dokumentation- Funktionsübersicht-

Im Bereich der Dokumentation steht ein zweites statisches Menü zur Verfügung, welches die Navigation durch die Prozessbeschreibungen ermöglicht. Dieses Menü ist wie das Inhaltsverzeichnis der Managementdokumentation aufgebaut.

Innerhalb der Prozessbeschreibung sind Verweise auf andere Teile der Managementdokumentation durch Hyperlinks verknüpft. Dies er-möglicht ein „Springen“ zu mitgeltenden Sachverhalten an anderen Stellen des Handbuches.

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Online-Dokumentation- Funktionsübersicht-

Der Formulargenerator stellt alle Arbeitsdokumente klar strukturiert zur Verfügung.

Die Mitarbeiter greifen somit immer auf aktuelle und freigegebene Dokumente zu.

Der User hat die Möglichkeit die gewünschte Dokumentvorlage zu öffnen und zu bearbeiten. Das Dokument kann danach individuell abgelegt werden.

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Online-Dokumentation- Funktionsübersicht-

In einer Übersicht können Änderungen zum Manage-mentsystem abgerufen werden. Auch hier ermöglicht die Ver-linkung den direkten Sprung zum geänderten Dokument.

Der Bereich Informationen beinhaltet beispielsweise die Qualitätsziele, laufende Verbesserungsprojekte und Hinweise zur Benutzung des Systems.

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Online-Dokumentation- Funktionsübersicht-

Die Suchfunktion gestattet die direkte Suche nach be-schriebenen Sachverhalten innerhalb der gesamten Doku-mentation. Im Ergebnis werden Hyperlinks zu den relevanten Dokumenten generiert.

Beispiel: Der Suchbegriff "Prüfmittel" generiert folgende Links:1. QM-Online: Einrichtungen, Infrastruktur

Kapitel 3. Management der Mittel / Abschnitt 2. Einrichtungen, Infrastruktur (Management-Handbuch)2. QM-Online: Lenkung von Überwachungs- und Hilfsmitteln

Kapitel 4. Produktrealisierung / Abschnitt 9 (Management-Handbuch)

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2000

Steinbeis TransferzentrumQualitätssicherung und BildverarbeitungAlbert Einsteinstraße 398693 IlmenauURL: http://www.stz-ilmenau.deNorm: DIN EN ISO 9001:2000Mitarbeiter: 15Einführung: 06/2000

Referenzobjekte:

2002

KRS-MARABU Ball and Roller Technology GmbHIm Vorwerk 3036450 BarchfeldURL: http://www.krs-gmbh.deNorm: ISO/TS 16949:2003, DIN EN ISO 14001, EMASII (EG-Öko-Audit-Verordnung Nr. 761/2000)Mitarbeiter: ca.120Einführung: 04/2003

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2003

SANDVIK Production Germany GmbHAn der Ansbacher Strasse 3 Heimsheimer Straße 31 98565 Schmalkalden 71265 RenningenURL: http://www.sandvik.comNorm: DIN EN ISO 9001:2000, DIN EN ISO 14001Mitarbeiter: ca. 150Einführung: 11/2003

Referenzobjekte:

2004

Häberle Laser- und Feinwerktechnik GmbHGustav-Maier Str. 778713 Schramberg-SulgenURL: http://www.haeberle-laser.deNorm: DIN EN ISO 9001:2000, DIN ISO 13488Mitarbeiter: ca.35Einführung: 01/2004

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Leistungen:

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Beratung Qualitätsmanagement:

Wir bieten Unternehmen und Einrichtungen Unterstützung bei der Entwicklung und Einführung von Qualitätsmanagementsystemen auf Grundlage von:

• DIN EN ISO 9001:2000 • VDA 6.1 • QS 9000 • ISO/TS 16949

Dies gilt gleichermaßen für die Pflege und Aktualisierung eines bestehenden Systems.  Umfang:

• Konzepterstellung • Implementierung eines auf allen Ebenen verständlichen Qualitätsmanagementsystems • Dokumentation von Regelungen und Abläufen im vollständigen Qualitätshandbuch • Interne Audits zur Erfassung eingeführter Ablaufregelungen und zur Ermittlung von

weiterem Regelungsbedarf • Internes Audit zur Bewertung der Wirksamkeit des eingeführten Managementsystems

und zur Vorbereitung der Zertifizierung • Qualitätsmanagement-Schulungen • Zertifizierung • Zertifizierungsbegleitung • Anpassung Ihres Systems an die neue Form / neuen Forderungen der ISO 9000 / 2000

sofern zutreffend • Betreuung und Weiterentwicklung von QM-Systemen (TQM) , Methoden• Implementierung integrierter Managementsysteme (z.B. in Verbindung mit

Umweltmanagement)

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Freie Unternehmensberatung Prozess- und Riskmanagement Dipl.-Wirtsch.-Ing.C.Kleinen

© Dipl.-Wirtsch.-Ing.C.Kleinen, Freie Unternehmensberatung Prozess- und Riskmanagement Tel.: 03677 / 893570, Fax: 03677 / 893571, E-Mail: [email protected] Version: v05-01

Beratung Umweltmanagement:

Wir bieten Unternehmen und Einrichtungen Unterstützung bei der Entwicklung und Einführung von Umwelt- managementsystemen auf Grundlage von:

• DIN EN ISO 14001 • Öko-Audit-Verordnung (EG) 761/2001

Dies gilt gleichermaßen für die Pflege und Aktualisierung eines bestehenden Systems. Umfang:

• Durchführung von Umweltbetriebsprüfungen, ersten Bestandsaufnahmen • Input- Outputanalysen/Bilanzen • Konzepterstellung • Implementierung eines auf allen Ebenen verständlichen Umweltmanagementsystems • Einrichtung eines integrierten Managementsystems (z.B. in Verbindung mit

Qualitätsmanagement) • Dokumentation von Regelungen und Abläufen • Umweltcontrolling zur Reduzierung umweltrelevanter Kosten • Hilfestellung bei der Recherche von Gesetzen und Verordnungen • Umweltmanagement-Schulungen • Unterstützung bei der Verfassung der Umwelterklärung (EMAS) • Durchführung von Umweltaudits/-prüfungen • Zertifizierungs-/Validierungsbegleitung

Ihr Unternehmen wird ausschließlich von praxiserfahrenen Qualtäts- und Umweltberatern betreut, die entsprechend regulativer Vorgaben sowie Vorgaben des Umweltauditgesetztes durch das RKW-Thüringen zugelassen sind.