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Für immeraufgeräumt–auch digital

Jürgen Kurz

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Freier Schreibtisch – klarer Kopf!Wer wünscht sich nicht einen freien Schreibtisch und mehr Ord nung im Büro? Jürgen Kurz liefert ein praxiserprobtes Tipp-Feuer werk, mit dem Sie Ihren Wunsch verwirklichen können. Die Folgen sind verblüffend:

Dauerhafte Steigerung der EffizienzKürzere Such- und DurchlaufzeitenKlare VertretungsregelungenZufriedenere Mitarbeiter

Das Buch richtet sich an alle, die Strukturen schaffen wollen – sei es am eigenen Arbeitsplatz, in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen. Mit vielen Beispielen und Vorher-Nachher-Fotos.

»Wenn Sie wüssten, wie viel ein unaufgeräumtes Büro über Ihre Per sönlichkeit verrät – Sie würden dieses Buch auswendig lernen.« Prof. Dr. Lothar Seiwert, Bestsellerautor, Keynote-Speaker, www.seiwert.de

»Die Rede vom ›kreativen Chaos‹ ist eine Lebenslüge. Es gibt keine kreativere At mos phäre als die eines aufgeräumten Büros. Jürgen Kurz zeigt Ihnen,wie es geht.« Hermann Scherer, Businessexperte

»Zwei meiner Mitarbeiter haben bereits mit großem Erfolg das Chaos- Abwehr-System von Jürgen Kurz gelernt. Der dritte wird folgen. Ich bin begeistert!« Norman Rentrop, Verleger

So meistern Sie E-Mail-Flut undDatenchaos

Jürgen Kurz, MBA, ist Geschäftsführer der mehrfach

ausgezeich neten tempus GmbH. Mit seinem Seminarkonzept

für mehr Effizienz im Büro wurde Jürgen Kurz Finalist

beim Internationalen Deutschen Trainings-Preis 2006 (BDVT).

GABAL

Mit einemVorwort von Werner TikiKüstenmacher

Gewidmet allen Vätern und Müttern,

die (noch) zu viel Zeit im Büro und der digitalen Welt verbringen und nicht sehen, wie ihre Kinder aufwachsen.

Jürgen Kurz

Für immer aufgeräumt –auch digitalSo meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos

Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

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Bibliogra�sche Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliogra�e; detaillierte bibliogra�sche Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abru�ar.

ISBN 978-3-86936-561-9

Projektassistenz: Almut Wiedenmann | www.agentur-awi.deUmschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen | www.martinzech.deUmschlagfoto: Guido Serino | www.serino-photography.comFotos Innenteil: Matthias Alber, Jürgen Kurz, Birgit Meck, Marcel Miller, Frank-Michael Rommert, Almut WiedenmannDruck: O�zin Andersen Nexö Leipzig GmbH, Leipzig | www.oan.de

© 2014 GABAL Verlag GmbH, O�enbach

Abonnieren Sie unseren Newsletter unter:www.gabal-verlag.de

Lizenzausgabe mit freundlicher Genehmigung durch: Verlag Frank-Michael Rommert,

Gummersbach. Alle Rechte vor behalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit

schriftlicher Genehmigung des Verlages.

Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus Gedanken zum Einstieg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Finden Sie heraus, wo Sie stehen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Selbsttest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Auswertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Schritt 1: Meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.1 Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge. . . . . . . . . . 181.2 Optimieren Sie die Einstellungen

Ihres E-Mail-Programms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191.3 Räumen Sie Ihren Posteingang frei . . . . . . . . . . . . . . . . . 201.4 Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als

To-do-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211.5 Geben Sie Ihren E-Mails eine Heimat . . . . . . . . . . . . . . . 221.6 Verarbeiten Sie Ihre E-Mails,

statt sie nur zu sichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.7 Beschleunigen Sie das Beantworten Ihrer E-Mails . . . . 281.8 Zusatztipps für den e�zienten Umgang mit E-Mails . . 301.9 Erleichtern Sie sich gegenseitig die Arbeit

mit E-Mails durch Spielregeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321.10 Nutzen Sie eine Posteingangsschale . . . . . . . . . . . . . . . . 341.11 So gelingt die Umsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Inhalt

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Für immer aufgeräumt – auch digital

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Inhalt

Schritt 2: Meistern Sie die Zettelwirtschaft souverän . . . . . . . . . . . . . 372.1 Geben Sie auf Dokumenten den Speicherpfad an . . . . . . 382.2 Verwenden Sie das digitale Adressbuch auch für

sonstige Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402.3 Nutzen Sie für Passwörter Techniken . . . . . . . . . . . . . . . . 422.4 Organisieren Sie Informationen, die auch für

andere wichtig sind . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442.5 Nutzen Sie ein Sichtbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482.6 So gelingt die Umsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Schritt 3: Meistern Sie das Datenchaos gekonnt . . . . . . . . . . . . . . . . . 513.1 Erarbeiten Sie eine sinnvolle EDV-Ablagestruktur . . . . . 523.2 Führen Sie die neue Struktur ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563.3 Arbeiten Sie mit Projektnummern . . . . . . . . . . . . . . . . . . 613.4 Benennen Sie Dateien und Ordner sinnvoll und

nach einem einheitlichen Schema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 623.5 Reduzieren Sie Doppelablagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643.6 Vermeiden Sie Mehrfachspeicherungen. . . . . . . . . . . . . . 653.7 Nutzen Sie für Vorversionen Archivordner . . . . . . . . . . . 663.8 Führen Sie Ablage-Spielregeln ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 673.9 So gelingt die Umsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Schritt 4: Meistern Sie das Miteinander im Team gelassen . . . . . . . . 734.1 Erleichtern Sie das Finden von Terminen . . . . . . . . . . . . 744.2 Verbessern Sie die E�zienz der Besprechungen . . . . . . . 784.3 Vereinfachen Sie das Schreiben von Protokollen. . . . . . . 804.4 Klären Sie Zuständigkeiten und de�nieren Sie

Vertretungsspielregeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824.5 So gelingt die Umsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Schritt 5: Meistern Sie die Infoflut intelligent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 875.1 Nutzen Sie Filter bzw. Regeln für Ihren

E-Mail-Posteingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 885.2 Nutzen Sie einen „Lesen“-Ordner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

5.3 Sammeln Sie Dokumente, die Sie später lesen wollen, an einem bestimmten Platz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

5.4 Ö�nen Sie mehrere wichtige Websites mit nur einem Klick. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

5.5 Pro�tieren Sie von der Suchfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . 925.6 Nutzen Sie komfortable Notiz-Werkzeuge . . . . . . . . . . . . 945.7 So gelingt die Umsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Schritt 6: Meistern Sie Kabelsalat & Co. dauerhaft . . . . . . . . . . . . . . . 976.1 Gestalten Sie Ihren Desktop sinnvoll . . . . . . . . . . . . . . . . 986.2 Stellen Sie den Papiernachschub sicher. . . . . . . . . . . . . . 1006.3 Befreien Sie Ihre IT-Spezialisten von unnötigen

Unterbrechungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1026.4 Drucken und kopieren Sie kostengünstig. . . . . . . . . . . . 1056.5 Beschri�en Sie die Kabel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1066.6 Kennzeichnen Sie Akkus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1076.7 Vereinfachen Sie die Bedienung von Geräten

mit One-Minute-Lessons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1086.8 Vereinfachen Sie die Arbeit mit

Digitalkameras & Co. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1106.9 So gelingt die Umsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Schritt 7: Meistern Sie Termine und Aufgaben selbstbestimmt . . . 1137.1 Organisieren Sie Termine und Aufgaben . . . . . . . . . . . . 1147.2 Pro�tieren Sie von der Wochen planung . . . . . . . . . . . . . 1187.3 Scha�en Sie Klarheit mit der Tagesplanung . . . . . . . . . . 1207.4 Nutzen Sie die Aufgabenliste auch als

Inhaltsverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1217.5 Organisieren Sie Aufgaben mit Ordnern . . . . . . . . . . . . 1227.6 So gelingt die Umsetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Stichwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Tipps zum Weiterlesen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Danke! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

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Für immer aufgeräumt – auch digital

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Kapitel 2: Meistern Sie die Zettelwirtschaft souverän

Alternativ-IdeeInzwischen gibt es eine Reihe von Soft warelösungen, die Ihnen die Passwortverwaltung abnehmen können. Diese Programme generieren starke Passwörter, speichern diese und geben sie bei Bedarf auch automatisch in die Log-in-Felder ein.

Im Alltag ist das eine praktische Sache: Man muss nichts mehr tippen (das Log-in-Prozedere geht

dann entsprechend schneller). Das Programm gibt nicht nur das Passwort ein, sondern auch

den Benutzernamen. Die Daten können mit verschiedenen Geräten synchronisiert

werden, sodass man sich zum Beispiel sowohl mit dem Com-puter als auch mit dem Tablet anmelden kann.

Es gibt aber auch Nachteile: Die Programme kosten in der Regel Geld. Sie müssen sich noch immer ein Passwort merken – nämlich

das Master-Passwort, das abgefragt wird, wenn Sie den Pass-wortmanager anwenden möchten.

Service: Eine Kurzdarstellung mehrerer Passwort-Manager fi nden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch.

Unterstützung per Software

Viele Vorteile

Einige Nachteile

2.3 Nutzen Sie für Passwörter Techniken

Bei vielen Websites müssen Sie sich mit einem Passwort einloggen. Verwenden Sie immer das gleiche Passwort, ist dies riskant: Wird Ihr Passwort erspäht und ist Ihre E-Mail-Adresse bekannt, können Kriminelle versuchen, sich mit diesen Daten auch bei anderen Websites einzuloggen. Oft klappt das sogar. Daher ist es besser, nie ein Passwort doppelt zu nutzen – zumindest bei sicherheits-relevanten Zugangsdaten. Andererseits fällt es vielen Menschen schwer, sich unterschiedliche Passwörter zu merken.

So gehen Sie vorNutzen Sie ein Grundpasswort mit Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen und passen Sie es jeweils an die Verwendung an. Wenn Sie das Passwort für Internet-Log-ins nehmen, setzen Sie immer die ersten beiden Buchstaben der Adresse (natürlich erst nach dem „www“) ans Ende Ihres Passwortes.

Beispiel: Ihr Grundpasswort ist MMh2K!, die Website zum Ein-loggen www.beispielseite.de. Das Passwort wäre dann MMh2K!be.

Was der Tipp bewirktSie müssen sich nur noch das Grundpasswort merken. Weil Sie es oft verwenden, werden Sie es nicht vergessen.

Darauf kommt es an Lernen Sie das Grundpasswort auswendig. Dabei helfen Merk-

sätze wie: „Meine Mutter hat 2 Katzen!“. Dies wäre der Merk-satz für MMh2K!. Merken Sie sich am besten einen Satz, der mit Ihrem Leben zu tun hat und nehmen die Anfangsbuch-staben, Zahlen und Satzzeichen in Ihr Passwort.

Wichtig ist zudem, dass Sie den individuellen Bestandteil – in unserem Beispiel das be – immer an die gleiche Stelle setzen und nicht mal vorne und mal hinten hin.

Wenn Sie für einen Log-in nicht Ihre E-Mail-Adresse, son-dern einen Benutzernamen brauchen, können Sie diesen im digitalen Adressbuch zusammen mit dem Namen der Websi-te speichern, wie ein Kapitel zuvor auf S. 40f. beschrieben.

Passwörter zu merken, fällt oft schwer

Grundpasswort und individueller Bestandteil

Nur noch ein Passwort merken

Guten Merksatz finden

Immer gleich aufbauen

Digitales Adressbuch nutzen

Quelle der Abbildung: 1Password-App, AgileBits Inc.

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Für immeraufgeräumt–auch digital

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Mails + Dateien = entspannt im GriffSchluss mit dem Datenchaos auf Computer, Tablet & Co., der Zettel -wirtschaft und überfüllten E-Mail-Eingangsordnern! Jürgen Kurz, derExperte für Büroeffizienz, zeigt Ihnen sieben einfache Schritte, um Ihre Aufgaben am Arbeitsplatz und im Team gelassen zu meistern.

Schritt für Schritt erhalten Sie Anleitungen, Checklisten, Tipps, Beispiele, Praxisfotos und ergänzende Gratis-Downloads, um Ihre Aufgaben souverän zu meistern und dem digitalen Datenchaos endgültig den Garaus zu machen.

Effizienter Umgang mit E-MailsKlare Datenstruktur erspart lästiges SuchenNie wieder KabelsalatOptimaler Informationsaustausch im Team

Mit nützlichen Gratis-Downloads, Selbsttest und farbigen Praxisfotos.

»Jürgen Kurz zeigt anschaulich, wie Sie mühelos eine Schneise durch den digitalen

Dschungel schlagen und wieder den Durchblick gewinnen.« Prof. Dr. Lothar Seiwert, CSP,

Keynote-Speaker und Bestsellerautor (»Simplify your Time«), www.Lothar-Seiwert.de

»Ein Buch voller brauchbarer Tipps, das genau zur richtigen Zeit kommt.« Martin Wehrle,

Autor des Spiegel-Bestsellers »Bin ich hier der Depp?« (Mosaik Verlag)

»Ein grandioses Buch, das nicht nur ich selbst gut brauchen kann.« Dr. Stefan Frädrich,

Bestsellerautor (»Günter, der innere Schweinehund«), www.stefan-fraedrich.de

So meistern Sie E-Mail-Flut undDatenchaos

GABAL

Mit einemVorwort von Werner TikiKüstenmacher

Für immeraufgeräumt

Jürgen Kurz

Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro

GABAL

Mit einemVorwort von Werner TikiKüstenmacher

ISBN 978-3-89749-735-1

Jürgen Kurz ist Deutschlands Effizienz-

Profi (Spiegel Online). Der Bestseller-Autor

(»Für immer aufgeräumt«, 7. Auflage) ist

Geschäftsführer der tempus GmbH und berät

im deutschsprachigen Raum Unternehmen

aller Branchen und Größenordnungen.

Zahlreiche Fernsehsender (u.a. ARD, RTL,

Sat.1) haben ihn bei seiner Arbeit begleitet.

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#kurz_aufgeraeumt auch digital_kurz_aufgeraeumt_digital 10.01.14 08:54 Seite 1