Friedrich Knittel: Prüfungsprozesse am Campus ......FH Köln, Campus Gummersbach 19.12.2007 Friedrich Knittel: Prüfungsprozesse am Campus Gummersbach der FH Köln - Abschlussbericht

FH Köln, Campus Gummersbach 19.12.2007

Friedrich Knittel: Prüfungsprozesse am Campus Gummersbach der FH Köln

- Abschlussbericht des Business Engineering-Projektes in 2006/2007 - 1. Einleitung............................................................................................................................... - 2 - 2. Rahmenbedingungen für Hochschulprozesse .................................................................... - 5 - 3. Prüfungsabwicklung bei den Informatik-Studiengängen der FH Köln ........................ - 10 - 3.1. Beteiligte ............................................................................................................................... - 11 - 3.2. Kernprozess „Modulprüfungen durchführen“ ...................................................................... - 14 - 3.3. Unterstützungsprozesse......................................................................................................... - 16 - 4. Prozessvariante „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchführen“.......... - 18 - 4.1. Teilprozess „Prüfungsphase vorbereiten“............................................................................. - 19 - 4.2. Teilprozess „Prüfungsphase durchführen“............................................................................ - 23 - 4.3. Teilprozess „Prüfungsphase nachbereiten“........................................................................... - 24 - 5. Ausgewählte Schwachstellen und Optimierungsempfehlungen ..................................... - 27 - 5.1. Prüfungsterminplanung......................................................................................................... - 27 - 5.2. Sonder- und Härtefallbehandlung ......................................................................................... - 28 - 5.3. Dozenteninformation ............................................................................................................ - 29 - 6. Realisierungsoptionen und -restriktionen ........................................................................ - 31 - Quellenverzeichnis ...................................................................................................................... - 33 - Anhang: Auszüge aus den Abschlusspräsentationen des studentischen Projektes im Januar 2007... - 34 -

- 2 - 1. Einleitung Der Benchmarking-Club Fachhochschulen des Centrums für Hochschulentwicklung (CHE) kommt im allgemeinen Teil seines Abschlußberichts zum Arbeitsbereich Prüfungswesen zu folgenden vordringlichen Resultaten:1

• „Die Verbesserung der Servicekultur im Prüfungsgeschehen muss ein Ziel der Hochschule als ganzer sein.“

• „Eine Optimierung der Prüfungsabläufe muss vor allem die Schnittstellen-Überschreitungen berücksichtigen.“

Diese Schlussfolgerung passt zu den Ergebnissen des Strategie-Workshops des Campus Gummers-bach der FH Köln, der am 1.02.2006 stattfand. Eine „Analyse und Optimierung von Geschäfts-prozessen“ insbesondere in der Verwaltung sahen die Beteiligten als dringlichste und wichtigste Projektidee. Bereits der Hochschulentwicklungsplan der FH Köln steuert für die Hochschulverwal-tung den verstärkten „Einsatz von Workflow- und Selbstbedienungsfunktionen“ an, der durch „Geschäftsprozessanalysen und –optimierungen“ erreicht werden soll, um den Dienstleistungs-charakter aller Hochschuleinrichtungen zu verbessern, wobei dem „Studierenden- und Prüfungs-service“ eine hervorgehobene Rolle zugewiesen wird.2 Geschäftsprozessmanagement oder Business Engineering ist ein prozessorientierter Gestaltungs-ansatz, mit dessen Hilfe das computergestützte Informations- und Kommunikationssystem einer Unternehmung an die Erfordernisse von Markt und Wettbewerb angepasst werden soll. Gegenstand dieser Methodik sind Geschäftsprozesse, also die zielgerichtete Folge der sachlich zusammengehö-rigen und aufeinander folgenden Vorgänge zur betrieblichen Aufgabenerfüllung. Die angebotenen Konzepte zur Geschäftsprozessanalyse, -modellierung und -optimierung arbeiten mit unterschied-lichen Vorgehens-, Sichten-, Ebenen- und Unterstützungsmodellen. Der weltweit führende Ansatz für derartige Vorhaben ist ARIS (das Akronym steht für „Architektur integrierter Informations-systeme“), zu dem auch ein Toolset existiert. Wegen der Relevanz dieser Konzepte für die Unter-nehmenspraxis werden Business Engineering und ARIS im Wirtschaftsinformik-Studium am Campus Gummersbach der FH Köln ausführlich in der Lehre behandelt und in Projekten genutzt. Für die praktische Erarbeitung der Business Engineering-Methodik durch Studierende stellt sich immer wieder die Frage geeigneter Aufgabenstellungen. Einerseits müssen diese hinreichend komp-lex sein und auf einem hohen Abstraktionsniveau bearbeitet werden können, um die Notwendigkeit dieser ganzheitlichen und prozessorientierten Gestaltungskonzepte überhaupt nachvollziehbar zu machen. Andererseits sollten sich die Problemstellungen zur Geschäftsprozessgestaltung auf eine vertraute Domäne beziehen, so dass ein Projekteinstieg nicht entmutigt und das Vorhaben in einer

1 Benchmarking-Club Fachhochschulen (2002), S. 5-6. Mitgliedshochschulen des Benchmarking-Clubs waren im Zeitraum der Untersuchung des Prüfungswesens an

Hochschulen die Fachhochschule Bochum, die Hochschule Bremen, die Fachhochschule Potsdam und die Fach-hochschule Osnabrück.

2 Vgl. FH Köln (2004), S. 88-91.

- 3 - überschaubaren Zeit zu nützlichen Ergebnissen führen kann. Schließlich sollten die Studierenden die Verständigungshürden erleben, die bei Gestaltungsprojekten in der Praxis durch die ganz unter-schiedlichen Sichten und Ziele der verschiedenen Stakeholder zwangsläufig auftreten. Ein reales Business Engineering-Projekt, das sich Geschäftsprozesse an der eigenen Hochschule vornimmt, scheint vor dem Hintergrund dieser Anforderungen besonders gut geeignet. Was kann ein Business Engineering-Projekt an einer Fachhochschule dazu beitragen, die Prüfungs-abwicklung an der eigenen Hochschule „kunden“-freundlicher auszurichten? Der vorliegende Bericht befasst sich mit ausgewählten Ergebnissen eines Projekts zu dieser Thematik, das im Rahmen des Wirtschaftsinformatik-Studiums an der FH Köln im Wintersemester 2006/2007 durchgeführt wurde. Wegen der uneinheitlichen Resultate der Projektgruppen wurden diese aus-

zugsweise im Sommersemester 2007 in einer Abschlussarbeit zusammengefasst.3 Die konkrete Aufgabenstellung des Vorhabens, die formale Organisation und inhaltliche Planung des Projektes, ferner dessen Ablauf wurden bereits an anderer Stelle publiziert.4 Im folgenden zweiten Kapitel dieses Berichts werden zunächst die Rahmenbedingungen einer Hochschule dargelegt. Zielvereinbarungen und Wettbewerbsumfeld erfordern eine Aufgabenerfül-lung in Forschung und Lehre, die durch wirksame Geschäftsabläufe auch in der Hochschulverwal-tung zu unterstützen sind. Eine Effektivierung der Hochschulprozesse (nicht nur in der Verwaltung) ist wiederum ohne geeignete Computerunterstützung nicht zu erreichen. Die Hochschulverwaltungsprozesse der Prüfungsabwicklung am Campus Gummersbach der FH Köln sind Gegenstand des dritten Kapitels des vorliegenden Berichts. Bei der Erläuterung der Ist-Situation werden die bei Prüfungen involvierten Personengruppen behandelt, Kriterien hergeleitet, über die sich der Kernprüfungsprozess differenzieren lässt, und weitere Prozesse aufgeführt, die in Zusammenhang mit dem Prüfungswesen an der Fachhochschule stehen. Das vierte Kapitel analysiert die wichtigste Variante des Kernprozesses „Modulprüfungen durch-führen“. Der Prozess „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchführen“ besteht aus drei Teilprozessen. Die anfallenden Arbeitsschritte werden mit Hilfe des ARIS-Ansatzes als Geschäfts-prozesse abgebildet, die Modelle erläutert, damit sie in eine Schwachstellenuntersuchung eingehen können. Die Schwachstellenanalyse erfolgt im fünften Kapitel. Sie bezieht sich auf den Gummersbacher Geschäftsprozess „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchführen“ und zeigt exempla-risch drei Problemfelder auf. Dazu werden konkrete Optimierungsempfehlungen abgegeben, die darauf zielen, die Servicequalität der Prüfungsprozesse am Campus Gummersbach der FH Köln für die Studierenden zu verbessern und eine straffere Abwicklung des Prüfungsgeschehens zu errei-chen. Die vollständigen Arbeitsergebnisse der studentischen Projektgruppen zu den Schwachstellen

3 Vgl. Winkelmeier (2007). 4 Vgl. Knittel (2007).

- 4 - im Prüfungsprozess und den Optimierungshinweisen finden sich als Präsentationsunterlagen im Anhang dieses Berichts. Der Bericht schließt mit einer kurzen Einschätzung der Realisierungsmöglichkeiten der aufgezeig-ten Empfehlungen und weist auf das Folgeprojekt mit gleicher Thematik hin, das im Wintersemes-ter 2007/2008 durchgeführt wird.

- 5 - 2. Rahmenbedingungen für Hochschulprozesse Mit rund 18.000 Studierenden ist die FH Köln die größte Fachhochschule Deutschlands. Die Lehre wird von zehn Fakultäten getragen, die sich auf drei Hochschulgelände verteilen. Neben dem Geisteswissenschaftlichen Zentrum (GWZ) in der Kölner Südstadt, wo sich auch das Rektorat und die Zentralverwaltung befinden, und dem Ingenieurwissenschaftlichen Zentrum (IWZ) in Köln-Deutz gibt es mit dem Campus Gummersbach einen dritten Standort der Hochschule, der außerhalb von Köln liegt. An der Gummersbacher Fakultät für Informatik und Ingenieurwissenschaften besteht unter anderem die Möglichkeit, Studienabschlüsse in den Präsenzstudiengängen Allgemeine Informatik, Medieninformatik, Technische Informatik und Wirtschaftsinformatik zu erreichen. Dieser Bericht betrachtet die Prüfungsprozesse – schwerpunktmäßig bei den Informatik-Studien-gängen – am Campus Gummersbach der FH Köln. Analysen und Ideen zur Verbesserung des Prüfungswesens machen nur Sinn, wenn derartige Maßnahmen in den übergeordneten Kontext der Hochschulstrategien gegenüber dem Wettbewerbsumfeld, der daraus abgeleiteten Haupt- und Unterstützungsprozesse zur Aufgabenerfüllung an der Hochschule selbst und der dafür benötigten personellen und technischen Ausstattung eingebettet werden. Abbildung 1 zeigt die Hochschule als Drei-Ebenen-Modell mit den abzuwickelnden Hochschulprozessen im Zentrum, deren Kompo-nenten in diesem Kapitel erklärt werden.

Abbildung 1: Drei-Ebenen-Struktur einer Hochschule5

Die erste Komponente der Drei-Ebenen-Struktur einer Hochschule enthält die Unternehmenspla-nung. Der Hochschulplan beschreibt deren Außensicht, also die Stärken und Schwächen der Hoch-schule, die Ziele sowie die Erfolgsfaktoren und -potenziale für den Wettbewerb mit vergleichbaren Einrichtungen und die daraus abgeleiteten Strategien der Hochschule. Rechtliche Regelungen bilden den juristischen Rahmen, in dem Hochschulen ihre Strategien formulieren. Ende der 1990er Jahre setzte eine Welle von Änderungen der Landeshochschulgesetze (LHG) ein, die darauf zielen, die Differenzierung und Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Hoch- 5 Quelle: Bodendorf et al. (1996).

- 6 - schulen durch Deregulierung, Leistungsorientierung und Schaffung von Anreizsystemen zu stärken. Ein großer Schritt in Richtung Autonomie wurde durch die Verabschiedung des Hochschulfrei-heitsgesetzes (HFG) in 2006 vollzogen, durch das die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfa-len ab dem 1.01.2007 als Körperschaften des öffentlichen Rechts verselbstständigt wurden und seit diesem Zeitpunkt keine staatlichen Einrichtungen mehr sind. Das Land überträgt den Hochschulen umfassende Kompetenzen und Verantwortlichkeiten für ihre Finanz-, Personal- und Organisations-planungen. Darüber hinaus gestaltet das Hochschulgesetz (HG) von Nordrhein-Westfalen die bundesweit gültigen Vorgaben des Hochschulrahmengesetzes (HRG) aus und formuliert als Aufgabe der Fachhochschulen: „Die Fachhochschulen bereiten durch anwendungsbezogene Lehre und Studium auf berufliche Tätigkeiten im In- und Ausland vor, die die Anwendung wissenschaft-licher Erkenntnisse und Methoden … erfordern. Sie nehmen Forschungs- und Entwicklungsaufga-ben … sowie Aufgaben des Wissenstransfers … wahr.“6 Außer an Gesetzen und Verordnungen haben sich die Hochschulen an Pakten und Zielvereinbarun-gen zu orientieren, die sie mit dem jeweiligen Bundesland für mehrere Jahre vereinbaren. Während Pakte für alle Hochschulen eines Bundeslandes gelten, werden Zielvereinbarungen über strategische Entwicklungs- und konkrete Leistungsziele zwischen der Landesregierung und einzelnen Hoch-schulen abgeschlossen. Der Zielvereinbarung zwischen einer Hochschule und dem zuständigen Landesministerium liegt ein Hochschulentwicklungsplan zugrunde, der alle für die Profilbildung der Hochschule wichtigen Entwicklungsziele und strategischen Planungen verbindlich vorgibt. Der für den Zeitraum 2003 bis 2007 gültige Hochschulentwicklungsplan der FH Köln basiert im Wesentlichen auf den Fakultätsentwicklungsplänen und den zwischen Rektorat, Senat und den Fakultäten verabredeten strategischen Zielen und Entwicklungsperspektiven der gesamten Fach-hochschule.7 Der Plan schließt Festlegungen über das angestrebte Studienangebot, die Forschungs-schwerpunkte sowie die Hochschulorganisation ein und setzt einen verbindlichen Rahmen für alle Gremien und Funktionsträger. Für die Hochschulverwaltung wird unter anderem eine verstärkte „Serviceorientierung nach innen und außen“ gefordert: „Unverzichtbarer Bestandteil des Hoch-schulreformprozesses ist die Entwicklung der Verwaltung vom tradierten Selbstverständnis hin zu einer modernen, konsequent auf die Anforderungen der in- und externen Kunden ausgerichteten Organisation. … Als ihre Kunden versteht die Verwaltung dabei die Studierenden, die Absolventin-nen und Absolventen, Angehörige von Fakultäten und Einrichtungen der Fachhochschule Köln sowie Partnerinnen und Partner aus Industrie und Wirtschaft sowie die Öffentlichkeit.“8 Die zweite Ebene der Unternehmensarchitektur einer Hochschule repräsentiert die Innensicht einer solchen Institution in Form von Geschäftsprozessen, die (mehr oder weniger gut) zur Zielerfüllung des betrieblichen Systems beitragen und damit als Lösungsverfahren zur Umsetzung der Ziele und Strategien der Hochschulplanung dienen. Der Hochschulplan ist insofern einerseits Grundlage für die Gestaltung der Hochschulprozesse, andererseits bewertet er die Geschäftsprozesse in der Hochschule hinsichtlich ihres Beitrags zur Zielerreichung. 6 § 3 Abs. 2 HG. 7 Vgl. FH Köln (2004). 8 FH Köln (2004), S. 89.

- 7 - Generell bestehen Geschäftsprozesse aus funktionsübergreifenden Verkettungen wertschöpfender Aktivitäten, die einen (materiellen oder immateriellen) Output für die Leistungsabnehmer erzeugen. Geschäftsprozesse können – wie in Abbildung 2 dargestellt – in Haupt- und Serviceprozesse unter-schieden werden. Abnehmer von Hauptprozessen sind (unternehmens)externe Leistungsempfänger, während Serviceprozesse ihre Leistungen an Hauptprozesse oder andere Serviceprozesse liefern.

Abbildung 2: Hochschulprozesse9

Lehre und Forschung stellen die beiden Hauptprozesse der Hochschule dar. Die Lehre leistet die Aus- und Weiterbildung von Studierenden, Forschung erbringt wissenschaftliche Forschungs-leistungen an Forschungspartner. Das von der Hochschule angebotene Lehr- und Forschungspro-gramm muss mit den Zielen und Strategien der Hochschule, mit den rechtlichen Rahmenbedingun-gen (z.B. mit der Grundordnung und den Prüfungsordnungen) sowie mit den personellen und tech-nischen Ressourcen abgestimmt sein. Unterstützt werden die Hauptprozesse durch die Leistungen verschiedener Serviceprozesse wie der Hochschulbibliothek und der Hochschulverwaltung. Die Prüfungsverwaltung als Teil der Hochschulverwaltung unterstützt beispielsweise die Lehre bei der Abwicklung von Prüfungen. Eine mögliche Prozessdarstellung der Prüfungsabwicklung zeigen die Abbildungen 3 und 4.10 Bei Maßnahmen zur Optimierung der Hochschulprozesse liegt es nahe, an den Schnittstellen der Leistungsabnehmer/anbieter-Beziehungen anzusetzen. Die Prozessabläufe sind durch organisatori-sche und technische Maßnahmen zu verbessern, so dass sich Nutzeneffekte für beide Seiten ergeben. So bieten beispielsweise Self-Service-Konzepte durch den zeitlich und örtlich flexiblen 9 Quelle: Centrum für betriebliche Informationssysteme (2003), S. 26. 10 In Küpper/Sinz (1998) und in Centrum für betriebliche Informationssysteme (2003) liegen Erkenntnisse zu Hoch-

schulprozessen vor, deren Untersuchungen allerdings Universitäten und nicht Fachhochschulen zum Gegenstand haben.

- 8 - Zugang zu Informationen und eine schnellere Abwicklung von Leistungen zum einen Vorteile für den Leistungsnachfrager. Zum anderen ergeben sich durch die stärkere Einbindung des Leistungs-abnehmers erhebliche Optionen zur Effizienzsteigerung auch bei der Leistungserstellung.

Abbildung 3: Prozess der Prüfungsabwicklung, Teil 111

Abbildung 4: Prozess der Prüfungsabwicklung, Teil 212

11 Quelle: Centrum für betriebliche Informationssysteme (2003), S. 40. 12 Quelle: Centrum für betriebliche Informationssysteme (2003), S. 40.

- 9 - Die dritte Ebene des in Abbildung 1 dargestellten Unternehmensmodells befasst sich mit den Subjekten und Objekten zur Durchführung der Geschäftsprozesse in Unternehmen. Ressourcen, auf die bei der betrieblichen Aufgabenerfüllung zugegriffen wird, sind Personal, Anwendungssysteme und Anlagen. Die Anlagenarchitektur wird in diesem Bericht nicht betrachtet, weil das Prüfungs-wesen einer Hochschule ausschließlich aus (immateriellen) Informationsverarbeitungs- und Kommunikationsprozessen besteht und deshalb keine Gerätschaften zur Bearbeitung materieller Produkte benötigt. Durch die gestiegene Eigenverantwortung der Hochschulen wird eine Fülle an neuen Aufgaben auf das Personal vor allem der Hochschulverwaltung (und damit auch und insbe-sondere die Prüfungsämter) zukommen, ohne dass hierfür neue Stellen absehbar wären. Aus diesem Grund gilt es mehr denn je, die aktuellen und die neuen Aufgaben serviceorientierter zu strukturie-ren (Stichwort: Aufbauorganisation in der Hochschulverwaltung) und gezielt durch geeignete Softwaresysteme zu unterstützen.

- 10 - 3. Prüfungsabwicklung bei den Informatik-Studiengängen der FH Köln Dieses Kapitel befasst sich mit der Ist-Situation der Prüfungsprozesse am Campus Gummersbach der FH Köln. Abschnitt 3.1 gibt einen Überblick über die am Prüfungsgeschehen beteiligten Personengruppen. In Abschnitt 3.2 werden die Kriterien betrachtet, über die sich der Kernprozess der Prüfungsabwicklung „Modulprüfungen durchführen“ in Teilprozesse untergliedern lassen. Dessen wichtigste Ausprägung, der Prozess „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durch-führen“, wird in den folgenden Kapiteln einer genaueren Analyse unterzogen. Abschnitt 3.3 beinhaltet eine Auswahlliste der unterstützenden Prüfungsprozesse. Die Erläuterungen in diesem Kapitel konzentrieren sich auf das Lehrgebiet Informatik am Campus Gummersbach der FH Köln. Die dargelegten Erkenntnisse gelten in modifizierter Form auch für die in Gummersbach angebotenen ingenieurwissenschaftlichen Studiengänge. Die Informatik der Fakultät 10 der FH Köln bietet seit längerem einen Bachelor-Studiengang Medieninformatik an. Die demnächst auslaufenden Diplom-Studiengänge Allgemeine Informatik, Technische Informatik und Wirtschaftsinformatik werden ab dem Wintersemester 2007/2008 durch entsprechende Bachelor-Studiengänge ersetzt. Neben dem Medieninformatik-Master gibt es für die Studierenden dann auch die Möglichkeit, den Master-Abschluss in den Informatik-Schwerpunkten Software Engineering und Wirtschaftsinformatik zu absolvieren. Das am Campus Gummersbach eingesetzte Prüfungsverwaltungssystem ist das Modul POS (Prüfungs-Organisations-System) des HIS (Hochschul-Informations-System) der sich ebenfalls HIS nennenden Firma. Zu diesem System existiert eine Schnittstelle für die Studierenden, das so genannte „Prüfungs- und Studierenden Service Online-Portal“ (PSSO-Portal).13 Über diese Schnitt-stelle können sich die Studierenden für Modulprüfungen an- und abmelden, Bescheinigungen ausdrucken sowie seit neuestem für das nächste Semester nach Zahlung des Semesterbeitrages online rückmelden. Um die Ist-Prozesse der Prüfungsabwicklung möglichst lückenlos identifizieren zu können, wurden zunächst die entsprechenden Dokumente (z. B. Prüfungsordnungen) ausgewertet. Erfahrungen von Informatik-Studierenden am Campus Gummersbach wurden ebenso berücksichtigt. Darüber hinaus wurden die in den Prüfungsprozess involvierten Personen befragt. Als Funktionsträger standen für die Interviews die Mitarbeiterinnen des Prüfungsamtes des Campus, diverse Dozenten und Dozen-tinnen der Informatik-Studiengänge der Fakultät, ein ehemaliger Prüfungsausschussvorsitzender der Präsenzstudiengänge Informatik sowie die Leiterin des Sachgebietes 1.3 (Planung, Entwicklung und Controlling), die auch die PSSO-Einführung an der FH Köln verantwortlich betreut, zur Verfügung.14

13 PSSO ist ein von der FH Köln vergebener Name. Das PSSO-Portal baut auf dem Modul QIS der HIS GmbH auf,

welches Selbstbedienungsfunktionen für das HIS bereitstellt. QIS steht für „Qualitätssteigerung der Hochschul-verwaltung im Internet durch Selbstbedienung“.

14 Zu danken ist an dieser Stellen insbesondere Frau Kirschstein vom FH-Sachgebiet 1.3 sowie Frau Hammermeister-Prinz als Mitarbeiterin des Prüfungsamtes in Gummersbach für das geduldige Beantworten der vielfältigen Befra-gungen.

- 11 - 3.1. Beteiligte Abbildung 5 zeigt die an den Prüfungsprozessen beteiligten Personengruppen. Sie werden folgend erläutert.

Abbildung 5: Am Prüfungsprozess beteiligte Personengruppen

Im Zentrum des Lehr- und Prüfungsbetriebs einer Hochschule stehen die Studierenden. Sie sind einerseits Leistungsempfänger der Prüfungen, die für sie angeboten werden, andererseits sind sie Bestandteil des Prüfungsprozesses, weil sie eine Prüfungsleistung zu erbringen haben. Eine beispielhafte Übersicht über prüfungsrelevante Aktivitäten der Studierenden zeigt Abbildung 6.

Abbildung 6: Prüfungsrelevante Aktivitäten der Studierenden

- 12 - Das Prüfungsamt ist die zentrale Organisationseinheit im Prüfungsgeschehen und erledigt die operativen Aufgaben der Prüfungsabwicklung. Wie Abbildung 7 zeigt, ist das Prüfungsamt unter anderem zuständig für die Festlegung des Anmeldezeitraums einer Prüfungsphase, die Zulassungs-prüfung, die Verbuchung der Noten und das Ausstellen von Notenspiegeln und Zeugnissen.

Abbildung 7: Prüfungsrelevante Aktivitäten des Prüfungsamtes

Bei der Befragung des Prüfungsamts ging es darum, dessen Aufgaben bei der Prüfungsabwicklung zu erfassen und die Abläufe zu analysieren. Viele Arbeiten müssen redundant durchgeführt werden, wie z.B. das Bearbeiten von Notenlisten in dreifacher Ausfertigung. Die Arbeitstätigkeiten des Prüfungsamtes werden durch das HIS-System nur unvollständig unterstützt. Viele HIS-Funktionen, wie beispielsweise das Anfertigen von Statistiken, stehen gar nicht zur Verfügung, sind teilweise gesperrt oder unbekannt. Die Antwort- und Startzeiten der Software sind unbefriedigend.

Abbildung 8: Prüfungsrelevante Aktivitäten des Prüfungsausschusses

Der Prüfungsausschuss besteht aus der oder dem Vorsitzenden, deren oder dessen Stellvertreterin oder Stellvertreter und fünf weiteren Mitgliedern. Er tritt in unregelmäßigen Abständen zusammen.

- 13 - Bei den Prüfungsausschusssitzungen werden die Einhaltung der Prüfungsordnung, die Prüfungs-organisation sowie die ordnungsgemäße Durchführung der Prüfungen behandelt. Darüber hinaus wird über Widersprüche von Studierenden entschieden. Der Prüfungsausschussvorsitzende trägt die Verantwortung für die Einhaltung der Prüfungsordnung und entscheidet in Härtefallsituationen, soweit diese über die Zuständigkeit des Prüfungsamtes hinausgehen. Ist die rechtliche Lage unklar, gibt er den Vorfall an den zuständigen Justiziar der FH Köln weiter, der sich um das weitere Vorgehen kümmert. Eine beispielhafte Aufzählung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Prüfungsausschusses ist Abbildung 8 zu entnehmen. Die Befragung des (ehemaligen) Prüfungsausschussvorsitzenden der Präsenzstudiengänge Informa-tik sollte herausfinden, welche Regeln für die Prüfungsabwicklung vorgeschrieben sind und welche Entscheidungsgrundlagen es gibt. Außerdem sollte geklärt werden, was die häufigsten Aufgaben und Anfragen von Studierenden sind und wie diese ggf. durch das PSSO-Portal berücksichtigt werden können. Aus der Befragung resultierte, dass es regelmäßig zu Einzelfallentscheidungen kommt, der Prüfungsausschussvorsitzende keine Einsicht in PSSO-Daten hat und vieles informell geregelt ist. Härtefälle werden vom Prüfungsausschussvorsitzenden entschieden. Grundlage seiner Entscheidungen sind im Wesentlichen die betreffenden Prüfungsordnungen. Der Prüfer gibt den zu prüfenden Stoff vor und führt die Prüfungen durch. Er bewertet die Prüfun-gen und gibt die Noten an das Prüfungsamt weiter. Zusätzlich beaufsichtigt er die ordnungsgemäße Durchführung der Prüfungen durch die Studierenden. Diese Aufsichtspflicht kann auch durch wissenschaftliche Mitarbeiter übernommen werden, was besonders dann unumgänglich ist, wenn die Prüfung wegen Platzmangel zeitgleich in verschiedenen Räumen durchgeführt werden muss. Abbildung 9 zeigt eine beispielhafte Übersicht der Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Prüfer.

Abbildung 9: Prüfungsrelevante Aktivitäten der Prüfer

Die Befragung der Dozenten als Prüfer bzw. Prüferinnen sollte weitere Schwachstellen bei der Prüfungsabwicklung und deren Schnittstellen aufzeigen. So wurde z.B. nach der Durchführung

- 14 - einer Prüfung gefragt, welche Termine und Fristen eingehalten werden müssen und ob das PSSO-Portal dabei unterstützt. Es wurde u.a. erklärt, dass verschiedene Sachverhalte, die in Zusammen-hang mit den Prüfungen stehen, nicht hinreichend transparent und selbsterklärend sind. Beispiels-weise lässt sich bei den Ziffernkürzeln in den Zulassungslisten nur schwer herausfinden, was sie bedeuten. Außerdem sind einige Termine recht eng ausgelegt, so dass sie (beispielsweise bei Praktikumsnachweisen) mit den Lehranforderungen der Dozenten kollidieren. 3.2. Kernprozess „Modulprüfungen durchführen“ Der Kernprozess im Prüfungsgeschehen „Modulprüfungen durchführen“ lässt sich je nach Modul- und Prüfungsart für die Informatik-Studiengänge der FH Köln in mehrere Varianten differenzieren. Darüber hinaus gibt es Prüfungen, für die die Studierenden zugelassen werden, wenn sie bestimmte Vorleistungen erbracht haben, und solche, an denen sie ohne Vorleistungen teilnehmen können. Die erforderlichen Vorleistungen erstrecken sich auf den erfolgreichen Abschluss eines bestimmten Studienabschnittes und/oder eines Praktikums, das Bestandteil des abzuprüfenden Moduls ist. Als Modularten lassen sich unterscheiden:

• Pflichtmodule sind Module, die von allen Studierenden eines Studiengangs erfolgreich absolviert werden müssen. Die Pflichtmodulprüfungen werden in der Regel vom Prüfungs-amt organisiert.

• Wahlpflichtmodule sind Module, die die Studierenden frei auswählen können, aber nach der

Auswahl auch erfolgreich abschließen müssen. Aus dem Angebot an Wahlpflichtmodulen müssen die Studierenden eine bestimmte Anzahl im Verlaufe des Studiums belegen. Prüfungen in Wahlpflichtmodulen werden in der Regel nicht vom Prüfungsamt organisiert.

• Im Projekt bearbeiten die Studierenden alleine oder im Team eine konkrete Aufgaben-

stellung über einen längeren Zeitraum zu Inhalten des bisherigen Studiums.

• Das Praxisprojekt soll die Studierenden an ihre spätere berufliche Tätigkeit durch konkrete Aufgabenstellungen und praktische Mitarbeit in Betrieben oder anderen Einrichtungen der Berufspraxis heranführen. Es soll insbesondere dazu dienen, die im bisherigen Studium erworbenen Kenntnisse und Fähigkeiten anzuwenden und die bei der praktischen Tätigkeit gemachten Erfahrungen zu reflektieren und auszuwerten.

• Die Abschlussarbeit soll zeigen, dass der Prüfling befähigt ist, innerhalb einer vorgegebenen

Frist eine praxisorientierte Aufgabe aus seinem Fachgebiet sowohl in ihren fachlichen Ein-zelheiten als auch in den fachübergreifenden Zusammenhängen nach wissenschaftlichen, fachpraktischen und aus den Erfordernissen des Studiengangs resultierenden gestalterischen Methoden selbständig zu bearbeiten. Die Abschlussarbeit ist in der Regel eine eigenständige

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Untersuchung mit einer Aufgabenstellung aus der theoretischen, technischen, praktischen oder angewandten Informatik sowie einer ausführlichen Beschreibung und Erläuterung ihrer Lösung.

• Kolloquien finden nach den Abschlussarbeiten statt. Sie dienen der Feststellung, ob der

Prüfling befähigt ist, die Ergebnisse der Abschlussarbeit, ihre fachlichen Grundlagen, ihre fachübergreifenden Zusammenhänge und ihre außerfachlichen Bezüge mündlich darzustel-len und selbständig zu begründen und ihre Bedeutung für die Praxis einzuschätzen.

• Über die genannten Modularten hinaus existieren noch weitere, wie z.B. das Modul Quer-

schnittsqualifikationen (QQ) oder Teilmodule. Modulprüfungen orientieren sich an den Modularten und möglichen Prüfungsarten. Folgende Prüfungsarten sind zu nennen:

• Klausuren sind schriftliche Prüfungen, die in einer vorgegebenen Zeit absolviert werden müssen. Sie finden in der Regel in einem bestimmten Zeitraum, dem Prüfungszeitraum, am Anfang bzw. am Ende der Vorlesungszeit statt. Klausuren, die innerhalb des Prüfungszeit-raums angeboten werden, werden in der Regel vom Prüfungsamt organisiert.

• Einige Klausuren finden auch außerhalb des Prüfungszeitraums statt. Diese werden dann

nicht vom Prüfungsamt organisiert. Die Dozenten müssen sich selbst um Termine, Räum-lichkeiten etc. kümmern.

• Mündliche Prüfungen werden in der Regel vor einer Prüferin oder einem Prüfer in Gegen-

wart einer sachkundigen Beisitzerin oder eines sachkundigen Beisitzers oder von mehreren Prüferinnen oder Prüfern (Kollegialprüfung) als Gruppenprüfungen oder als Einzelprüfun-gen durchgeführt. Hierbei wird jeder Prüfling in einem Prüfungsmodul grundsätzlich nur von einer Prüferin oder einem Prüfer geprüft. Vor der Festsetzung der Note hat die Prüferin oder der Prüfer die Beisitzerin oder den Beisitzer oder die anderen Prüferinnen oder Prüfer zu hören. Mündliche Prüfungen sind von der Prüferin oder dem Prüfer selbst zu organisieren.

• Neben den genannten Prüfungsarten gibt es noch weitere, wie z.B. schriftliche Ausarbeitun-

gen oder Vorträge, für deren Durchführung die Prüfer selbst verantwortlich sind. Für die Teilnahme an bestimmten Modulprüfungen sind Vorleistungen zu erbringen. Dies können erfolgreiche Praktikumsteilnahmen sowie erfolgreich abgeleistete Module sein. Im folgenden Auszug aus dem Studienverlaufsplan für alle Bachelor-Studiengänge der Informatik werden die vor einem bestimmten Studienabschnitt zu absolvierenden Module benannt:

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• Teilnahmevoraussetzung für die Modulprüfungen des Hauptstudiums (Teil 1) und der Prak-tika ab dem 4. Fachsemester ist das abgeschlossene Grundstudium außer einem beliebigen Modul.

• Teilnahmevoraussetzung für die Modulprüfungen und Praktika des Hauptstudiums (Teil 2)

ist das abgeschlossene Grundstudium.

• Teilnahmevoraussetzung für das Praxisprojekt sind alle Modulprüfungen (außer Praxis-projekt, Bachelorarbeit und Bachelor-Kolloquium), für die Bachelorarbeit alle Modulprü-fungen (einschl. Praxisprojekt) und für das Bachelor-Kolloquium zusätzlich die bestandene Bachelorarbeit.

3.3. Unterstützungsprozesse Neben dem Kernprozess „Modulprüfungen durchführen“ gibt es eine Reihe von Prozessen, die dessen Abwicklung unterstützen. Die folgende Auflistung gibt einen (unvollständigen) Überblick:

• Prozess „Praktikumsnachweis erstellen“: In einigen Modulen finden Praktika statt, deren erfolgreiche Teilnahme Zulassungsvoraus-setzung für die zugehörige Modulprüfung ist. Nach Abschluss des Praktikums übergibt der Dozent oder die Dozentin dem Prüfungsamt eine Liste der Studierenden, die am Praktikum erfolgreich teilgenommen haben. Das Prüfungsamt erfasst diese Praktikumsnachweise dann im HIS.

• Prozess „Studiengang-externe Vorleistung prüfen“:

Die Prüfung Studiengang-externer Vorleistungen besteht aus einer formalen und einer inhaltlichen Prüfung. Bei der Prüfung geht es darum, ob Studienleistungen, die die Studie-renden an einer anderen Hochschule und/oder in einem anderen Studiengang erbracht haben, auf das angestrebte Studium im Lehrgebiet Informatik in Gummersbach angerechnet werden können. Die formale Prüfung durch den Prüfungsausschussvorsitzenden umfasst beispiels-weise den Vergleich der den betreffenden Modulen zugeordneten Credits. Bei der inhaltli-chen Prüfung durch den zuständigen Dozenten wird geprüft, ob die infrage kommende Studienleistung inhaltlich gleichwertig mit den entsprechenden Studienleistungen am Campus Gummersbach ist.

• Prozess „Härte- oder Sonderfall bearbeiten“:

Ein Härtefall ist z.B. eine körperliche Behinderung eines oder einer Studierenden. Auf einen entsprechenden Antrag hin wird vom Prüfungsausschussvorsitzenden geprüft, ob dem oder der Studierenden ein längerer Bearbeitungszeitraum für eine Modulprüfung zugestanden wird. Als Sonderfall wird beispielsweise der Ausfall einer angekündigten Modulprüfung behandelt, etwa wegen Nicht-Verfügbarkeit des Aufsichtspersonals.

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• Prozess „Bescheinigung oder Zeugnis ausstellen“: Bescheinigungen wie die BAföG-Bescheinigung oder der Notenspiegel können sich die Studierenden selbstständig über das PSSO-Portal ausdrucken. Zeugnisse wie das Vordiplom müssen vom Studierenden im Prüfungsamt beantragt werden. Das Prüfungsamt stellt dann das jeweilige Zeugnis aus und lässt es von den verantwortlichen Personen, im Falle des Vordiploms dem Prüfungsausschussvorsitzenden, unterschreiben.

• Prozess „Widerspruch bearbeiten“:

Wenn Studierende mit einer bestimmten Entscheidung, z.B. mit einer vergebenen Note, nicht einverstanden sind, können sie gegen diese Entscheidung Widerspruch einlegen. Bei einem erfolgten Widerspruch beruft der oder die Prüfungsausschussvorsitzende eine Prüfungsausschusssitzung ein, in der über diesen Widerspruch entschieden wird. Wird der Widerspruch nicht anerkannt und die Studierenden fechten diese Entscheidung an, so wird die Angelegenheit an die juristische Abteilung der FH Köln weitergeleitet, die für den weiteren Verlauf zuständig ist.

• Exmatrikulation vorbereiten:

Steht eine Exmatrikulation, z.B. durch die erfolgreiche Absolvierung der Abschlussprüfung, unmittelbar bevor, gibt das Prüfungsamt eine entsprechende Information an das Studieren-densekretariat weiter, das dann alle weiteren Aktivitäten veranlasst.

Neben den genannten Unterstützungsprozessen gibt es weitere Ablauffolgen zur Prüfungsabwick-lung, die diese Auflistung vervollständigen würden. Dazu gehören etwa die Prozesse „Beratungs-leistung erbringen“, „Prüfungsausschusssitzung durchführen“, „Ergänzungsprüfung durchführen“ oder „Zugangsprüfung zum Hochschulstudium durchführen“. Meist handelt es sich um Aktivitäten, deren Durchführung kaum standardisierbar ist.

- 18 - 4. Prozessvariante „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchführen“ In diesem Kapitel wird die Prozessvariante „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchfüh-ren“ des Kernprozesses „Modulprüfungen durchführen“ analysiert. Auf Grundlage der erarbeiteten Modelle können im nächsten Kapitel Schwachstellen dieser Prozessvariante aufgezeigt und Opti-mierungsempfehlungen abgegeben werden.

Pflichtfächer / Prüfungsphase abw ickeln

Prüfungsphase vorbereiten

Prüfungsphase durchführen

Prüfungstage vorbereiten

Prüfungen abnehmen

Prüfungsphase nachbereiten

Termine Prüfungsphase einrichten

Prüfungsan- und -abmeldungen bearbeiten

Prüfungstagespläne erstellen

Notenlisten verarbeiten

Notenlisten veröffentlichen

Prüfungen korrigieren

Abbildung 10: Struktur des Prozesses „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchführen“

Ein Geschäftsprozess besteht aus Teilprozessen, Prozessschritten und Arbeitsschritten. Der Funkti-onsbaum in Abbildung 10 zeigt, dass sich die Prozessvariante „Pflichtmodulprüfungen im Prü-fungszeitraum durchführen“ aus den Teilprozessen „Prüfungsphase vorbereiten“, „Prüfungsphase durchführen“ und „Prüfungsphase nachbereiten“ zusammensetzt. Die zeitliche und sachliche Reihenfolgebeziehung der Arbeitsschritte in den drei Teilprozessen werden in den folgenden

- 19 - Abschnitten 4.1, 4.2 und 4.3 als Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) modelliert. Die dabei verwendete Notation zeigt Abbildung 11.

Ereignis Funktion Organisationseinheit

UND inklusives ODER exklusives ODER

Dokument

Elektronisches Dokument

Abbildung 11: Verwendete Symbole einer Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK)

Der Teilprozess „Prüfungsphase vorbereiten“ besteht aus drei Prozessschritten. Zunächst werden die Termine und der Anmelde-Zeitraum für die Modulprüfungen festgelegt. Danach sind die Anmeldungen der Studierenden zu den jeweiligen Modulprüfungen zu bearbeiten. Dies umfasst auch die Zulassungsprüfung sowie die Erstellung und Veröffentlichung der Zulassungslisten. Bis eine Woche vor der Prüfung können sich die Studierenden von dieser abmelden. Nachdem die Abmeldefrist für den jeweiligen Prüfungstag abgelaufen ist, wird der Prüfungstagesplan für den betreffenden Tag erstellt. Die Prozessschritte „Prüfungsan- und -abmeldungen bearbeiten“ und „Prüfungstagespläne erstellen“ überlappen sich zeitlich. Der Teilprozess „Prüfungsphase durchführen“ besteht aus dem Vorbereiten des Prüfungstages und dem Abnehmen der Prüfungen des jeweiligen Tages. Im dritten Teilprozess „Prüfungsphase nachbereiten“ werden nach der Korrektur der Modulprü-fungen die Notenlisten vom jeweiligen Prüfer dem Prüfungsamt übergeben, das diese dann verar-beitet und veröffentlicht. 4.1. Teilprozess „Prüfungsphase vorbereiten“ Der Geschäftsprozess „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchführen“ beginnt mit dem Teilprozess „Prüfungsphase vorbereiten“. Abbildung 12 zeigt die Arbeitsschritte (bzw. Funktionen oder Vorgänge) des Prozessschrittes „Termine der Prüfungsphase einrichten“.

- 20 -

Fristen und Zeiträume derPrüfungsphase einrichten

Prüfungsterminefestlegen

Prüfungsangebotsmeldungentgegennehmen

Prüfungsphase istvorzubereiten

Prüfungsangebot istfestgestellt

Prüfungsamt

Prüfungsplanung

Fristen und Zeiträumesind eingerichtet

Prüfungstermine sindfestgelegt

Rasterplan

Prüfungsangebot

Prüfungsamt

Abbildung 12: Prozessschritt „Termine der Prüfungsphase einrichten“

Zunächst legt das Prüfungsamt den Anmeldezeitraum für die Modulprüfungen fest sowie die Frist, bis zu der alle Vorleistungen für diese im Prüfungsamt vorzuliegen haben (nachfolgend als Vor-leistungsfrist bezeichnet). Der Anmeldezeitraum richtet sich nach dem Prüfungszeitraum, der vom Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen festgelegt wird. Die Daten werden in das Prüfungs-verwaltungssystem HIS eingegeben und zusätzlich in Papierform per Aushang veröffentlicht.15 Danach sind die einzelnen Prüfungstermine festzulegen. Dies geschieht nicht durch das Prüfungs-amt, sondern durch diejenigen Dozenten, die für die Prüfungsplanung zuständig sind. Die bzw. der Prüfungsplaner erstellt mit Hilfe eines Excel-Sheets den so genannten „Rasterplan“, in dem u.a. Datum, Uhrzeit, Studiengang, Dauer und Name der Modulprüfung stehen. Dabei wird auf den Rasterplan des Vorjahres zurückgegriffen, wobei der Prüfungsplaner Rücksprache mit den Kollegen und Kolleginnen bezüglich Änderungswünschen hält. Der Rasterplan wird in ausgedruckter Form an das Prüfungsamt übergeben, das die Prüfungstermine dann ins HIS einpflegen muss und den Rasterplan anschließend per Aushang veröffentlicht. Somit ist das Prüfungsangebot für die jeweilige Prüfungsphase sowohl online über das PSSO-Portal als auch über den Rasterplan als

15 Das Prüfungsamt arbeitet ausschließlich mit HIS. Die Daten des PSSO-Portals werden über eine Schnittstelle vom

HIS übertragen. Die Studierenden wiederum haben nur Zugriff auf das PSSO-Portal und nicht auf das HIS.

- 21 - Aushang für die Studierenden einsehbar. Der erste Prozessschritt „Termine der Prüfungsphase einrichten“ ist damit abgeschlossen. Des weiteren ist der Prozessschritt „Prüfungsan- und -abmeldungen bearbeiten“ auszuführen (siehe Abbildung 13).

Prüfungsanmeldungenannehmen

Prüfungsanmeldungeneintragen und prüfen

Zulassunglistenveröffentlichen

Zulassungslisten erstellen

Prüfungsabmeldungenannehmen

Dokumentarchivieren

Prüfungsabmeldungeneintragen und prüfen

Prüfungsangebot istfestgestellt

Zulassungslisten liegenvor

Prüfungsanmeldungenliegen vor

Prüfungsabmeldungenliegen vor

Prüfungsmeldungensind verarbeitet

Dokument mussarchiviert werden

Dokument istarchiviert

Prüfungsanmeldungensind im HIS geprüft

Anmeldeanträge

Abmeldelisten

Zulassungslisten

Zulassungslisten

Abbildung 13: Prozessschritt „Prüfungsanmeldungen und –abmeldungen bearbeiten“16

Innerhalb des Anmeldezeitraums können sich die Studierenden online über das PSSO-Portal für die jeweiligen Modulprüfungen anmelden. Die Studierenden selbst haben die Aufgabe, sich darüber zu

16 Alle Funktionen, denen keine Organisationseinheit zugeordnet ist, werden vom Prüfungsamt ausgeführt. Aus

Darstellungsgründen wurde auf eine entsprechende visuelle Zuordnung verzichtet.

- 22 - informieren, ob ihre Anmeldungen für eine Modulprüfung angenommen wurden oder nicht. Anhand der im HIS hinterlegten Studierendendaten und Zulassungsregeln überprüft das System, ob die Studierenden für die jeweilige Modulprüfung zugelassen sind, also alle notwendigen Vor-leistungen erbracht haben. Nachdem die Anmelde- und die Vorleistungsfrist abgelaufen sind (ca. 2 Wochen vor den Prüfungen), werden die Zulassungslisten durch das HIS erstellt. Diese werden dann vom Prüfungsamt ausgedruckt und ausgehängt. Die Studierenden haben neben den ausge-hängten Zulassungslisten auch die Möglichkeit, über das PSSO-Portal zu erfahren, ob sie für die jeweilige Modulprüfung zugelassen sind. Zusätzlich erhält jeder Prüfer eine Kopie der jeweiligen Zulassungsliste, um sich einen Überblick über die zu erwartenden Teilnehmer seiner Modulprüfung zu verschaffen. Die Studierenden können sich nach einer Prüfungsanmeldung bis eine Woche vor der jeweiligen Modulprüfung online über das PSSO-Portal von dieser abmelden. Das HIS-System übernimmt die Abmeldung von der Modulprüfung, falls die Abmeldefrist noch nicht abgelaufen ist. Damit ist der Prozessschritt „Prüfungsan- und -abmeldungen bearbeiten“ abgeschlossen. Nun folgt der Prozessschritt „Prüfungstagespläne erstellen“ (siehe Abbildung 14). Dieser kann parallel zum Prozessschritt „Prüfungsan- und -abmeldungen bearbeiten“ stattfinden, da es z.B. sein kann, dass der Prüfungstagesplan für den ersten Prüfungstag schon erstellt werden muss, während die Abmeldefrist für Modulprüfungen des letzten Prüfungstages noch nicht abgelaufen ist.

RaumplanungPrüfungsphase festlegen

AufsichtpersonalPrüfungsphase einteilen

Prüfungsmeldungensind verarbeitet

Prüfungsplanung

Prüfungstagespläne

Prüfungsphasevorbereiten

abgeschlossen

Rasterplan

Abbildung 14: Prozessschritt „Prüfungstagespläne erstellen“

- 23 - Die/der Prüfungsplaner erstellt aus dem Rasterplan für jeden Prüfungstag einen Prüfungstagesplan, in dem zusätzlich zu den Angaben des Rasterplans die Anzahl der teilnehmenden Studierenden, der Raum und die Aufsichtsperson der Modulprüfung festgelegt sind. Kann die Modulprüfung wegen einer zu großer Teilnehmerzahl nicht in einem Raum stattfinden, wird im Prüfungstagesplan zusätzlich die Aufteilung der Studierenden auf mehrere Räume festgelegt. Die Prüfungstagespläne werden in ausgedruckter Form an das Prüfungsamt übergeben, das diese dann aushängt. Damit sind der Prozessschritt „Prüfungstagespläne erstellen“ und der erste Teilprozess „Prüfungsphase vorbe-reiten“ abgeschlossen. 4.2. Teilprozess „Prüfungsphase durchführen“ Der Teilprozess „Prüfungsphase durchführen“ (siehe Abbildung 15) beginnt mit dem Bereitstellen prüfungsrelevanter Unterlagen durch das Prüfungsamt für den jeweiligen Dozenten (Prüfer) und für die eingeteilte Aufsichtsperson. Der Prüfer erhält die endgültige Zulassungs- bzw. Teilnehmerliste, aus der alle fristgerechten Abmeldungen entfernt sind, ca. fünf bis sechs Tage vor der betreffenden Modulprüfung. Diese Liste dient dem Prüfer später zum Eintragen der Noten. Die Aufsicht erhält das Formular „Protokoll über Fachprüfung / Leistungsnachweis“, in dem u.a. die (leere) Sitzplanliste enthalten ist, sowie eine Kopie der Teilnehmerliste zum späteren „Abhaken“ der tatsächlichen Teilnehmer. Der Prüfer und die Aufsicht müssen nicht zwangsläufig dieselbe Person sein. Wenn der Prüfer verhindert ist oder die Modulprüfung in mehreren Räumen gleichzeitig stattfindet, übernimmt ein/eine wissen-schaftliche Mitarbeiter/in die Klausuraufsicht. Sollte der Prüfer am Prüfungstag außer Haus sein, übergibt er die Klausuren im Vorfeld dem Prüfungsamt, das diese dann zwischenlagert und der eingeteilten Aufsichtsperson zur Verfügung stellt. Am Prüfungstag selbst hat das Prüfungsamt in bestimmten Fällen Konfliktmanagement zu betreiben. So ist beispielsweise kurzfristig für eine Ersatzaufsicht zu sorgen, wenn die vorgesehene Aufsicht ausfällt. Nun ist die eigentliche Modulprüfung abzunehmen. Die Aufsicht belehrt die Studierenden über ihre Rechte und Pflichten, überprüft deren Anwesenheit, Identität und Immatrikulation und führt die Sitzplanliste. Falls Studierende einen Täuschungsversuch begehen, wird dieser im Protokoll der Modulprüfung dokumentiert. Sollte der Prüfer am Prüfungstag verhindert sein, lagert das Prüfungs-amt die Modulprüfungen, die Kopie der Teilnehmerliste und das Protokoll für den Prüfer zwischen, sofern Prüfer und Aufsicht sich nicht eigenständig abgesprochen haben. Damit ist der Teilprozess „Prüfungsphase durchführen“ abgeschlossen.

- 24 -

Prüfung abnehmen

Prüfungsunterlagenzwischenlagern /

zuschicken

Prüfungsunterlagenbereitstellen

Prüfungsunterlagenzwischenlagern /

zuschicken

Prüfungsphase istdurchzuführen

Prüfung istdurchzuführen

Dozent ist ausser Haus

Prüfung ist abgelegt

Bypass, wenn Dozent Prüfungen mitnimmt

Bypass, wenn Dozent selbst Aufsicht führt

KonfliktmanagementPrüfungstag

Prüfungphasedurchführen

abgeschlossen

Prüfungsamt

Prüfungsamt

WissenschaftlicheMitarbeiter

Dozenten

Dozenten

WissenschaftlicheMitarbeiter

TeilnehmerlistenProtokoll fürFachprüfungen

TeilnehmerlistenProtokoll fürFachprüfungen

Fachprüfung

Fachprüfung

Abbildung 15: Teilprozess „Prüfungsphase durchführen“

4.3. Teilprozess „Prüfungsphase nachbereiten“ Der Teilprozess „Prüfungsphase nachbereiten“ (siehe Abbildung 16) beginnt mit dem Korrigieren der Modulprüfung durch den zuständigen Prüfer.

- 25 -

Dokument archivieren

Statistik erstellen

Notenliste Lehrendeannehmen

Notenliste vervielfältigen

Notenliste prüfen,handschriftlich ändernund vervollständigen

Notenliste in HISeintragen

Notenliste manuellanonymisieren

Notenliste aushängen

Prüfungsphase istnachzubereiten

Notenliste liegt vor

Notenliste ist bearbeitet

Noten sind verarbeitet

Notenliste istpersonenbezogen

Notenliste ist anonym

Prüfungsphasenachbereiten

abgeschlossen

Dokument mussarchiviert werden

Dokument ist archiviert

Bypass, wenn keine Statistik gefordert wird

Dozent

Prüfungsamt

Notenlisten

Notenlisten

Prüfungen korrigieren

Prüfungen sind korrigiert

Abbildung 16: Teilprozess „Prüfungsphase nachbereiten“17

17 Alle Funktionen, denen keine Organisationseinheit zugeordnet ist, werden vom Prüfungsamt ausgeführt. Weiterhin

sind allen Funktionen (mit Ausnahme der Funktion „Statistik erstellen“), die „nichtelektronischen“ Dokumente „Notenlisten“ zugeordnet. Aus Darstellungsgründen wurde auf eine entsprechende visuelle Zuordnung verzichtet.

- 26 - Die Prüfer tragen die Noten der Modulprüfungen handschriftlich in die Notenlisten ein, die dann an das Prüfungsamt übergeben werden. Die Notenlisten sind die ausgedruckten Teilnehmerlisten, die das Prüfungsamt zu Beginn des Teilprozesses „Prüfungsphase durchführen“ den Prüfern zur Verfü-gung gestellt hat. Die Übergabe der Notenlisten kann in unterschiedlicher Form erfolgen: persönlich, über das Postfach, per Fax, per Post oder in Ausnahmefällen mündlich per Telefon. Das Prüfungsamt vervollständigt die Notenlisten gegebenenfalls durch das Eintragen der Note 5,0 (nicht bestanden) bei einem dokumentierten Täuschungsversuch. Weiterhin wird bei Studierenden, die nicht anwesend waren, überprüft, ob sie ein ärztliches Attest oder sonstige wichtige Gründe für die Nichtteilnahme an der Prüfung vorweisen konnten. Im Falle von wichtigen Gründen entscheidet der Prüfungsausschussvorsitzende, ob diese anerkannt werden. Liegt ein Attest vor oder wurden die Gründe des Versäumnisses anerkannt, gilt der Prüfungsversuch als „nicht wahrgenommen“. Andernfalls trägt das Prüfungsamt auch hier die Note 5,0 ein und der Prüfungsversuch gilt als nicht bestanden. Nachdem die Notenlisten manuell bearbeitet wurden, werden sie kopiert und ihre Daten ins HIS eingetragen. Insgesamt gibt es drei Exemplare einer Notenliste. Das Original wird dem Prüfer über-geben, eine Kopie dient zum Aushängen für die Studierenden und die zweite Kopie wird archiviert. Bevor die Notenlisten ausgehängt werden können, müssen sie durch Abschneiden der Namen anonymisiert werden. Damit sind der Teilprozess „Prüfungsphase nachbereiten“ und somit auch der Geschäftsprozess „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchführen“ abgeschlossen.18

18 Zu einem späteren Zeitpunkt (nach möglicher Einsichtnahme durch Studierende) werden die korrigierten Klausuren

dem Prüfungsamt übergeben und archiviert.

- 27 - 5. Ausgewählte Schwachstellen und Optimierungsempfehlungen Nachdem im vierten Kapitel dieses Berichtes die Prozessausprägung „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchführen“ des Kernprozesses „Modulprüfungen durchführen“ erläutert wurde, wird folgend auf vier wesentliche Problemfelder dieser Prozessvariante eingegangen und auf Verbesserungsmöglichkeiten hingewiesen. Aus den heterogenen Schwachstellen der Prüfungs-abwicklung am Campus Gummersbach der FH Köln, die die Projektteams in ihren Abschlussprä-sentationen vortrugen (siehe dazu den Anhang), wurde eine Auswahl getroffen, weil sich die Problembereiche in ihrer Gesamtheit kaum zweckmäßig systematisieren lassen. Die in den folgen-den Abschnitten 5.1 bis 5.3 aufgezeigten Mängel verweisen sämtlich auf Optimierungsbedarf bei den Funktionen und der Handhabung der an der FH Köln genutzten Prüfungsverwaltungssoftware. Für die Prüfungsverwaltung der FH Köln wird als computergestütztes Tool das Modul POS der HIS GmbH eingesetzt. Gleiches gilt unter anderem für die im Benchmarking-Club Fachhochschulen zusammengeschlossenen Hochschulen. Diese kommen bei ihren Analysen zu dem Ergebnis, dass die vollständige Abhängigkeit von der HIS GmbH bei der Betreuung dieser Software im Alltags-geschäft zu teilweise unzumutbaren Arbeitsverzögerungen führt. Der Service der HIS GmbH ließe bei der Einhaltung von Zeitplänen, der Gründlichkeit der Abbildung der Prüfungsordnungen in die von der Software unterstützten Regelungen und der benutzernahen Verwendbarkeit von HIS sehr zu wünschen übrig.19 So klagt das Prüfungsamt über die teilweise unverständlichen Fehlermeldungen des HIS. Wenn etwa Studierende nicht zu einer Fachprüfung zugelassen sind, erscheint die Meldung „Voraus-setzungsfehler“, ohne dass das System erläutert, welche Zulassungsvoraussetzung nicht erfüllt ist. Eine weitere HIS-Schwachstelle gibt es bei der Suche nach Studierendendaten, wenn nur der betreffende Name (nicht jedoch die Matrikel-Nr.) bekannt ist. Es besteht nicht die Möglichkeit, diese elektronische Recherche auf die Studierenden der Gummersbacher Fakultät 10 zu beschrän-ken, so dass bei der Suche die Studierendendaten der gesamten FH Köln einbezogen werden. Dies erhöht die Antwortzeiten derartiger Anfragen, die wegen der Vernetzung mit den Kölner Standorten der Fachhochschule und der veralteten Hardware vor Ort generell nicht zufrieden stellend ist. Im Prinzip können derartige Funktionsmängel im Rahmen des Customizing behoben werden, zumal das HIS entsprechende Einstellmöglichkeiten bietet.20 Für das Prüfungsgeschehen an der FH Köln kommt allerdings erschwerend hinzu, dass nur eine einzige Person für Administration und Anpassung des HIS an der gesamten Fachhochschule zuständig ist. 5.1. Prüfungsterminplanung Bei der Prüfungsterminplanung wird zunächst ein Rasterplan mit allen notwendigen Informationen zu den Modulprüfungen als Excel-Sheet erstellt. Dann folgt ein Wechsel des informationstragenden

19 Vgl. Benchmarking-Club Fachhochschulen (2002), S. 18-19. 20 Vgl. HIS GmbH (2002), S. 22.

- 28 - Mediums. Die Daten des Rasterplanes werden ausgedruckt und als Papier an das Prüfungsamt über-geben, das die jeweiligen Inhalte als Daten ins HIS einpflegen muss. Durch diesen Medienbruch ergibt sich ein erhöhter Zeitaufwand, der erstens durch die Zeitspanne zwischen Fertigstellung des Rasterplanes und dessen Annahme durch das Prüfungsamt entsteht und zweitens durch die Zeit, die durch das manuelle Einpflegen der jeweiligen Daten ins HIS vergeht. Zusätzlich birgt das manuelle Erfassen der Daten eine Fehlerquelle, da beim „Abtippen“ sich schnell ein Fehler einschleichen kann, der zu weiteren Problemen führt. Ein zweiter Medienbruch existiert beim Erstellen der Prüfungstagespläne mittels Excel, die dann in Papierform an das Prüfungsamt zur Veröffentlichung weitergegeben werden. Auch hierdurch ergibt sich ein unnötiger Zeitaufwand. Als weitere Schwachstelle ist zu nennen, dass im PSSO-Portal nicht das zur Modulprüfung gehö-rige Semester und die Uhrzeit, in der diese durchgeführt wird, zu finden sind. Die Studierenden können diese Daten lediglich vor Ort anhand des ausgehängten Rasterplanes einsehen. Durch ein Modul „Prüfungsplanung“ als Schnittstelle zum HIS könnte der Medienbruch beim Ausdrucken des Rasterplans und dem manuellen Eingeben der Daten ins HIS verhindert werden. Die für die Prüfungsplanung zuständigen Dozenten legen die Prüfungstermine und die zugehörigen Angaben (Semester, Studiengang etc.) in diesem Modul fest und die Daten werden über die Schnitt-stelle automatisch ins HIS übertragen, so dass die Prüfungstermine im PSSO-Portal für die Studie-renden sichtbar sind. Durch ein solches Modul würde Zeit gespart und Fehlerquellen durch manu-elles Einpflegen des Rasterplans vermieden. Falls eine Möglichkeit des Importierens von Excel-Daten in das HIS existiert, könnte der Rasterplan auch weiterhin mittels Excel erstellt werden. In jedem Fall sollte es jedoch möglich sein, den elek-tronisch vorliegenden Rasterplan ins PSSO-Portal einzubinden, damit die Studierenden die bislang fehlenden Daten (Semester, Uhrzeit etc.) dort einsehen können. Dies würde sicherlich eine Erhö-hung der Dienstleistungsqualität bedeuten. Auch die Prüfungstagespläne könnten in einem Modul Prüfungsplanung erstellt werden und somit online zur Verfügung stehen. 5.2. Sonder- und Härtefallbehandlung Studierende, die über eine Ausnahmegenehmigung verfügen (z.B. eine längere Bearbeitungszeit für eine Modulprüfung wegen einer Schreibschwäche) müssen bei jeder Anmeldung das Prüfungsamt auf diese hinweisen, um sicher zu gehen, dass auch alles während der Prüfung reibungslos abläuft. Dazu müssen die Studierenden das Prüfungsamt persönlich kontaktieren und können nicht auf die Online-Anmeldung für eine Modulprüfung vertrauen. Dies stellt einen zusätzlichen Aufwand für diese Studierenden dar. Ein zusätzlicher Arbeitsaufwand ergibt sich auch für das Prüfungsamt. Je

- 29 - nach Härtefall sind vom Prüfungsamt verschiedene Maßnahmen einzuleiten wie beispielsweise eine verlängerte Aufsicht für die jeweilige Modulprüfung zu organisieren. Bei einer Hinterlegung der spezifischen Härtefallregelung in den Studierendendaten des HIS würde das Prüfungsamt im Fall einer Prüfungsanmeldung der betreffenden Studierenden sofort sehen, dass eine Ausnahmeregelung zu greifen hat. Dadurch müssten die Studierenden das Prüfungsamt nicht bei jeder Prüfung auf eine solche Regelung hinweisen und der manuelle Abgleich der kommunizierten Informationen mit der Studierendenakte würde entfallen, wodurch sich Zeit- und Arbeitsaufwand sowohl für das Prüfungsamt als auch für die Studierenden einsparen ließe. Ebenso könnten frühzeitig entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, um den Ausnahmefall zu organisieren, indem z.B. eine längere Aufsicht bestellt wird. Ein Studierender, der sich zu einer Modulprüfung im Klausurzeitraum angemeldet (und anschlie-ßend nicht abgemeldet) hat, aber zum Klausurtermin erkrankt ist, hat dem Prüfungsamt in unmittel-barer zeitlicher Nähe zum Klausurtermin ein Attest zukommen zu lassen. Bei Eingang des Attestes fügt das Prüfungsamt dieses der Studierendenakte des Studierenden bei. Bis zu sechs Wochen nach dem Klausurtermin haben die ausgefüllten Notenlisten im Prüfungsamt einzugehen.21 Das Prüfungsamt muss nun bei allen bei der Prüfung nicht anwesenden Studierenden in den zugehörigen Studierendenakte recherchieren, ob ein Attest für den betreffenden Prüfungstag eingereicht wurde. Dies stellt einen erheblichen Zeitaufwand dar, der reduziert werden könnte, wenn ärztliche Atteste direkt nach deren Eingang im HIS hinterlegt werden könnten (z.B. durch ein Feld „Attest abgegeben? Ja / Nein“). 5.3. Dozenteninformation Die Zulassungslisten für die Modulprüfungen, die im Prüfungszeitraum als Klausur abgelegt werden sollen, liegen zunächst in elektronischer Form im HIS vor. Dann folgt (zum wiederholten Mal) ein Medienbruch in dieser Prozessvariante. Das mehrfache Ausdrucken der Zulassungslisten und das anschließende Verteilen der Listen an die jeweiligen Prüfer bzw. das Aushängen der Listen für die Studierenden beanspruchen wertvolle Zeit des Prüfungsamtes, die eingespart werden kann. Auch die Teilnehmerliste je Klausur wird durch das HIS generiert, indem aus der ursprünglichen Zulassungsliste die fristgerechten Abmeldungen entfernt werden. Der dann folgende Medienbruch - das Ausdrucken der Teilnehmerlisten und das darauf folgende Bereitstellen der Listen für die Prüfer

21 Die Gewährleistung der Termintreue im Prüfungsprozess stellt ein weiteres, nur schwer lösbares Problem dar.

Obwohl in Nordrhein-Westfalen ein maximaler Zeitraum von sechs Wochen für die Korrektur von Modulprüfun-gen vorgesehen ist, wird diese Frist nicht immer eingehalten. Im Abschlussbericht des Benchmarking-Clubs Fach-hochschulen zum Thema Prüfungswesen wird der Vorschlag gemacht, dass die Protokollierung der Korrekturge-schwindigkeiten innerhalb Fachbereiche und Studiengänge mit anschließender Veröffentlichung der Ergebnisse helfen könnte, das Problem in den Griff zu bekommen. Vgl. Benchmarking-Club Fachhochschulen (2002), S. 23.

- 30 - und die Aufsichten - erfordern einen Zeitaufwand für das Prüfungsamt, der ebenfalls vermieden werden kann. Auch der Medienbruch bei den Notenlisten ist eine große Schwachstelle im Prüfungsprozess. Bei der Übergabe der Notenlisten in Papierform durch die Dozenten an das Prüfungsamt entsteht ein erster unnötiger Zeitaufwand. Dadurch, dass die Übergabeform nicht standardisiert ist, entstehen weitere Probleme. Bei einer Übergabe per Fax kann z.B. die Notenliste teilweise unleserlich gesen-det werden. Sehr problematisch ist auch die mündliche Übergabe per Telefon. Die Notenlisten müssen anschließend ins HIS eingegeben werden, was einen zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand und eine potentielle Fehlerquelle bedeutet. Das Kopieren der Notenlisten, das manuelle Anonymi-sieren und das Aushängen am Schwarzen Brett beansprucht weiterhin wertvolle Zeit des Prüfungs-amtes, die eingespart werden kann. Eine so genannte „Dozenten-Sicht“ im HIS, über die die Dozenten Zugriff auf die sie betreffenden HIS-Daten haben, könnte die Schwachstellen bei den Zulassungs-, Teilnehmer- und Notenlisten beheben. Momentan hat nur das Prüfungsamt Zugriff auf die HIS-Funktionen. Wenn die Prüfer Zugang zu den relevanten Daten ihrer Modulprüfungen im HIS bekämen, könnten sie direkt dort die Noten eintragen. Dadurch würde das Procedere der Notenlisten (Bereitstellen für die Prüfer, Übermittlung ans Prüfungsamt sowie das manuelle Einpflegen der Daten ins HIS) wegfallen, wodurch Zeit und Arbeit für das Prüfungsamt entfiele und die Studierenden schneller ihre Noten erfahren würden. Das Prüfungsamt müsste dann nur noch die Notenlisten im HIS vervollständigen (Täuschungsversuch dokumentieren, nicht anwesende Studierende bearbeiten). Ebenso könnten sich die Prüfer durch eine Dozenten-Sicht jederzeit einen Überblick über die jeweiligen Prüfungsanmeldungen verschaffen, wodurch das Verteilen der Zulassungs- und Teil-nehmerlisten an sie entfallen könnte. Lediglich das Verteilen der Teilnehmerlisten an die aufsicht-führenden Personen zwecks Anwesenheitskontrolle müsste bestehen bleiben. Jeder/jede Studierende kann seine/ihre eigene Note online im PSSO-Portal einsehen. Um die jewei-lige Note mit den anderen Teilnehmern der Modulprüfung vergleichen zu können und die (anony-misierten) Noten für alle Studierenden zugänglich zu machen, werden die Noten einer Modul-prüfung vor dem Prüfungsamt ausgehängt. Der damit verbundene Aufwand für das Prüfungsamt (ausdrucken, anonymisieren, aushängen) könnte entfallen, wenn die Notenlisten - generiert durch das HIS - im PSSO-Portal für jede Prüfung online gestellt werden. So wären sowohl die Vergleichbarkeit als auch die Zugänglichkeit für die Studierenden gegeben.

- 31 - 6. Realisierungsoptionen und -restriktionen Im Zusammenhang mit der Prüfungsabwicklung am Campus Gummersbach der FH Köln wird die Einführung des PSSO-Portals aus Studierendensicht einhellig begrüßt. Die Möglichkeiten der Online-An- und –Abmeldung zu einer Modulprüfung sowie des Ausdrucks von Notenspiegeln, die das System den Studierenden bietet, stellt eine signifikante Vereinfachung und eine nützliche Verbesserung des Prüfungsservices dar. Aus diesem Grunde ist der Plan, auch den Einschreibungs-prozess ab 2008 über das PSSO-Portal vorzunehmen,22 unbedingt zu begrüßen. Andererseits ist festzuhalten, dass das PSSO-Portal – wie das HIS insgesamt – einige Schwachstellen enthält. Im fünften Kapitel dieses Berichtes wurde die Einführung einer „Dozenten-Sicht“ auf die HIS-Daten gefordert. Eine Zugriffsoption für Prüfer auf seine/ihre Daten über die anstehenden Modul-prüfungen mit der Möglichkeit, Noten zu verbuchen und tagesaktuelle Teilnehmerlisten auszu-drucken, ist im Funktionsumfang des Moduls QIS des HIS bereits enthalten. An der Universität Konstanz wurde eine derartige Dozenten-Sicht im HIS implementiert und mit gutem Erfolg genutzt.23 Prinzipielle Hindernisse scheinen einer Einführung dieser Zugangsmöglichkeit auch an der FH Köln und dem Campus Gummersbach also nicht entgegenzustehen. Bei der Einführung ist allerdings auf ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept zu achten, mit dem beispielsweise die Prüfer ausschließlich die Daten ihrer Prüfungen einsehen und bearbeiten können. Auch die Realisierungschancen für ein Modul „Prüfungsplanung“ scheinen nicht schlecht. Laut HIS GmbH existiert ein HIS-Modul „Prüfungsstundenplan“ (PSP), das die Möglichkeit bietet, in HIS überschneidungsfreie Prüfungspläne für alle Studierenden, Prüfer, Aufsichtspersonen und Räume zu erstellen.24 Bei einer Freischaltung von PSP für die FH Köln wäre man allerdings in vollem Umfang auf die Zuverlässigkeit der HIS GmbH angewiesen. Optimierungsmaßnahmen in Zusammenhang mit den Prüfungsabläufen rund um Härtefälle sowie Atteste dürften nur schwer zu realisieren sein. Eine Option, Sonderbehandlungen bei Prüfungen und den Eingang von Attesten im HIS zu hinterlegen, ist im Funktionsumfang dieser Software nicht enthalten. Da Änderungen am System nur von der HIS GmbH durchgeführt werden können, müsste diese erst dazu „ermutigt“ werden. Dies dürfte vor allem dann schwer fallen, wenn die FH Köln die einzige Hochschule ist, die diesen Wunsch äußert, da die HIS GmbH einen Großteil der deutschen Hochschulen mit ihrer Software versorgt. Hier müsste eine abgestimmte Anforderung mehrerer Hochschulen formuliert werden, um eine möglichst zeitnahe Umsetzung durch die HIS GmbH zu erreichen. Technisch dürfte eine derartige Softwareanpassung mit vergleichsweise geringfügigen Änderungen kein großes Problem darstellen. Wie erwartet kamen die Projektteams, die sich im Wintersemester 2006/2007 mit den Prüfungsprozessen am Campus Gummersbach der Fachhochschule Köln auseinanderzusetzen hatten, bei ihren Abschlusspräsentationen zu ganz unterschiedlichen Resultaten. Dies betrifft die 22 Vgl. FH Köln (2007). 23 Vgl. Centrum für betriebliche Informationssysteme (2003), S. 40. 24 Vgl. HIS GmbH (2002), S. 32.

- 32 - formale Aufbereitung der Projektendergebnisse, den Umfang und die Qualität der Geschäftspro-

zessmodelle über die Ist-Situation der Prüfungsabwicklung am Campus Gummersbach sowie die inhaltliche Herleitung von Schwachstellen und Optimierungsempfehlungen zur Prüfungsorgani-sation an der Fakultät für Informatik und Ingenieurwissenschaften der FH Köln. Es war deshalb von vornherein geplant, die in den Projekten entstehende Materialflut durch eine Abschlussarbeit bündeln und aufbereiten zu lassen, so dass konstruktive Handlungsvorschläge in Sachen Prüfungs-

abwicklung für die Fakultät entstehen. Der Student, der sich mit dieser Aufgabe zu befassen hatte, hat das Projekt von Beginn an und durchgängig begleitet. Seine Ergebnisse sind in den vorliegen-

den Bericht eingegangen.25

Die Analyse des Prüfungsgeschehens am Campus Gummersbach der FH Köln erbrachte eine Fülle von Erkenntnissen. Diese beschränken sich keineswegs auf Mängel bei der Abwicklung des Kern-prozesses „Modulprüfungen durchführen“ und der im vorangegangenen Kapitel erläuterten Prozess-variante „Pflichtmodulprüfungen im Prüfungszeitraum durchführen“. Damit die umfangreichen Ergebnisse für eine weitere Betrachtung zugänglich sind, sind insbesondere die hergeleiteten Schwachstellen und Verbesserungsvorschläge, die in den Abschlusspräsentationen des Projektes aufgezeigt wurden, im Anhang aufgeführt. Es ist es nicht überraschend, dass Maßnahmen zur Weiterführung und Vertiefung der Self-Service-Kultur angeregt werden. Der bereits an anderer Stelle in diesem Bericht erläuterte Grundgedanke dieser Ansätze besteht darin, die Leistungsnachfrager selbst in die Lage zu versetzen, eine gewünschte Information abzurufen bzw. den Leistungsprozess anzustoßen und maßgeblich zu beeinflussen (Hol-Prinzip), statt diese beantragen und auf deren aufwändige Produktion warten zu müssen (Bring-Prinzip). Wie diese Vorgehensweise bei welchen Prüfungsteilprozessen jedoch genau umgesetzt werden kann, ist jedoch eine noch zu klärende Frage, der sich unter anderem ein studentisches Folgeprojekt .im Wintersemester 2007/2008 widmen soll. Eine Weiterführung (und teilweise Wiederholung) der Prüfungsprozessuntersuchungen wird angestrebt, um die dann erzielten Ergebnisse aus „Self-Service-Perspektive“ in einem Gesamtkonzept zur Prüfungsabwicklung zweckmäßiger systematisieren und darauf aufbauend die Implementierung geeigneter Maßnahmen – auch unabhängig von der HIS GmbH – forcieren zu können.

25 Vgl. Winkelmeier (2007).

- 33 - Quellenverzeichnis

Benchmarking-Club Fachhochschulen (2002): Arbeitsbereich Prüfungswesen. Abschlussbericht. Gütersloh 2002.

Bodendorf, Freimut et al. (1996): Optimierung von Universitätsprozessen. Zugriff am 5.05.07 auf <http://www.wi2.uni-erlangen.de/index.php?id=98>

Centrum für betriebliche Informationssysteme (2003): Organisationsprojekt Universität Konstanz (ORKA). Projektphase Anforderungsanalyse (ORKA I). Abschlussbericht. Bamberg 2003.

FH Köln (2004): Hochschulentwicklungsplan 2003–2007. Köln 2004.

FH Köln (2007): Prüfungs- und Studierenden Service Online PSSO. Zugriff am 8.08.07 auf <http://www.studium.fh-koeln.de/service/u/02168.php>

Hochschulgesetz (HG) des Landes Nordrhein-Westfalen (2006). In: Hochschulfreiheitsgesetz (HFG) des Landes Nordrhein-Westfalen 2006.

HIS GmbH (2002): Kurzinformation HISPOS-GX. Das Prüfungsverwaltungssystem der deutschen Hochschulen. Hannover 2002.

Knittel, Friedrich (2007): Prüfungsprozesse einer Fachhochschule. Bericht über ein Projekt im Rahmen des Studiums der Wirtschaftsinformatik an der FH Köln. In: Gluchowski, P.; Chamoni, P.; Gersch, M.; Krebs, S.; Reinersmann, M. (Hrsg.): Schlaglichter der Wirtschaftsinformatik. Chemnitz 2007, S. 213–224.

Küpper, Hans-Ulrich; Sinz, Elmar J. (Hrsg.): Gestaltungskonzepte für Hochschulen. Effizienz, Effektivität, Evolution. Stuttgart 1998.

Winkelmeier, Martin (2007): Geschäftsprozessanalyse und –opimierung der Prüfungsabwicklung am Campus Gummersbach der FH Köln. Diplomarbeit. Gummersbach 2007.

- 34 - Anhang: Auszüge aus den Abschlusspräsentationen des studentischen Projektes im Januar 2007 Bei der Pflichtveranstaltung Informationsmanagement im Studiengang Wirtschaftsinformatik handelt es sich um ein zweisemestriges Modul, bei dem im Sommersemester eine zweistündige Vorlesung angeboten wird, die im Wintersemester fortgesetzt und durch ein Business Engineering-Projekt begleitet wird. In der Vorlesung wird den Studierenden das Methodenwissen vermittelt, das sie benötigen, um das Projekt des Wintersemesters erfolgreich durchzuführen. Nach den Informationsmanagement-Lehrveranstaltungen des Sommersemesters 2006 wurden die Studierenden, die das Business Engineering-Projekt im Rahmen ihres Wirtschaftsinformatik-Studi-ums an der FH Köln zu absolvieren hatten, am 5.10.06, dem ersten Informationsmanagement-Vorlesungstermin des Wintersemesters 2006/2007, den vier Projektgruppen A, B, C und D zugeordnet. Je ein 5-Personen-Team in jeder Projektgruppe bekam den Auftrag, für die Fakultät Informatik und Ingenieurwissenschaften am Campus Gummersbach der FH Köln Optimierungs-potenziale bei der Prüfungsabwicklung zu erkunden. Die Ist-Situation sollte untersucht und abgebildet werden, Schwachstellen systematisiert und Verbesserungsvorschläge für diese Hoch-schulprozesse unterbreitet werden. Das Projekt startete mit den Kick off-Sitzungen am 10.10.06 für die Gruppen B und C, am 12.10.06 für die Gruppe A und am 17.10.06 für die Gruppe D. Während dieses Projektstarttermins wurde den Studierenden die Aufgabenstellung übergeben, erläutert und diskutiert. Die ersten Meilenstein-Sitzungen fanden am 26.10.06 (Gruppe A), 31.10.06 (Gruppen C und D) und 2.11.06 (Gruppe B) statt. Ziel war es, das Grundverständnis der Teams über die Aufgabenstellung zu debattieren. Vor den zweiten Meilenstein-Sitzungen am 14.11.06 (Gruppen C und D) und am 16.11.06 (Gruppen A und B) wurde am 7.11.06 bzw. 9.11.06 eine Einführungsübung zur Handhabung des ARIS-Toolsets angeboten. Außerdem wurden den Studierenden befristete ARIS-Demo-Keys zur Verfügung gestellt. Mit Hilfe dieser Schlüssel hatten alle Teammitglieder ab sofort die Möglichkeit, das ARIS-Toolset bis zum 31.01.07 auch am heimischen Rechner zu nutzen. Gegenstand des zweiten Projekttermins war die zeitliche Planung und personelle Organisation des Projektes. Beim dritten Meilenstein-Treff (28.11.06 für die Gruppen C und D, 30.11.06 für die Gruppen A und B) war darzulegen, wie geeignete Detailinformationen über die Prüfungsprozesse am Campus Gummers-bach der Fachhochschule Köln zu bekommen sind bzw. welcher Input bereits erhoben wurde. Während des vierten Meilenstein-Termins am 12.12.06 (Gruppen C und D) bzw. am 14.12.06 (Gruppen A und B) erläuterten die Teams im wesentlichen die Ergebnisse ihrer bis dahin durch-geführten Interviews und erklärten, wie sie die ARIS-Modellierung der Ist-(Teil-)Prozesse vorneh-men wollen. Nach der vorlesungsfreien Zeit um den Jahreswechsel 2006/2007 fand die fünfte Meilenstein-Sitzung statt. Die Termine am 9.01.07 (Gruppen C und D) und am 11.01.07 (Gruppen A und B) dienten zur Vorbereitung der Abschlusspräsentation, die am 30.01.07 hochschulöffentlich durchgeführt wurde. Die im Verlauf der Abschlusspräsentation aufgezeigten Schwachstellen bei den Prüfungsprozessen am Campus Gummersbach der FH Köln sowie die Ideen zu deren Verbesse-rung werden folgend dokumentiert.

6

30.01.07 Maxim Varlakov 11

Prüfungsprozesse an der FH-KölnCampus Gummersbach

InformationsmanagementWS 06/07

Gruppe A – Team FH

Verbesserungsvorschlag I: Medienbrüche vermeiden

Problem:

- Noten werden dem Prüfungsamt (WPF, Klausureinsicht) auf verschiedenen Wegen mitgeteilt (E-Mail, Fax, Schriftlich)

EinleitungAgenda

Ist-SituationVorschläge

Fazit

Projektdaten

Prüfungsamt Prüfer/in





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Verbesserungsvorschlag I: Medienbrüche vermeiden

Lösungsvorschlag:

- Einheitliches Dokument „Formular“ erstellen und benutzen.

Vorteile:- Arbeitsaufwand für das Prüfungsamt wird geringer

- Fehler werden vermieden

- Notennachweis wird einheitlich aktenkundig gemacht

Nachteile:- Flexibilität der Notenmitteilung geht verloren

Friedrich Knittel_2

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7





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Verbesserungsvorschlag II: WPF-Anmeldung optimieren

Probleme:- WPF-Anmeldung bringt mehr Chaos als Nutzen

- Unnötige Vergabe der Prioritäten an WPF‘s

- Die tatsächliche Teilnahme wird meistens in der ersten Veranstaltung bestätigt (unabhängig davon, ob man sich angemeldet hat oder nicht)

- Keine Prüfung der Zulassungskriterien

Studierende/r





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Verbesserungsvorschlag II: WPF-Anmeldung optimieren

Lösungsvorschlag:- Die Anmeldung soll bindend sein

- Bei begrenzter Anzahl der Plätze sollen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden

- WPF‘s dürfen nicht ohne triftige Gründe abgebrochen werden

- Zulassung muss vorher geprüft werden

Vorteile Nachteile

- Zuverlässige Informationen- Teilnahme nur zugelassener

Studierender- WPF‘s werden abgeschlossen

- Keine Möglichkeit, WPF‘s grundlosabzubrechen

- Untervorbehaltschreiben nicht mehr möglich

Friedrich Knittel_2

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8





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Verbesserungsvorschlag III: Zulassung zu WPF

Probleme:- Die Zulassung zu WPF wird nicht vor der Anmeldung geprüft

- Entweder keine Anerkennung des WPF‘s

- Oder WPF wird als Zusatzfach anerkannt

…aber ich habe doch meine einzige 1,3

bekommen, und die wollen Sie mir nicht

anerkennen? …

Studierende/r





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Verbesserungsvorschlag III: Zulassung zu WPF

Lösungsvorschlag:- Anmeldung zu den WPF‘s über PSSO

- Die WPF‘s müssen in das HIS eingepflegt sein

Vorteile Nachteile- Sicherheit, dass man tatsächlich

zugelassen ist- Prüfungsamt hat letztendlich

weniger Aufwand- Sicherheit für Professoren, das

Studierende zugelassen sind

- Untervorbehaltschreiben nicht mehr möglich

Friedrich Knittel_2

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9





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Verbesserungsvorschlag IV: Zulassung zu Projektarbeit

Probleme:- Zulassung wird erst nach der Weiterleitung der Projektarbeitnote an das Prüfungsamt geprüft

- Bei Nichtzulassung entweder keine Anerkennung der Projektarbeit

- Oder, wenn Professor zustimmt, erstmal unter Vorbehalt

Help, help, help !!!

Prüfungsamt





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Verbesserungsvorschlag IV: Zulassung zu Projektarbeit

Lösungsvorschlag:- Studierende/r muss dem Professor nachweisen, das sie/er zu Projektarbeit zugelassen ist.

Vorteile Nachteile

- Verantwortung liegt bei Studierenden- letztendlich weniger Aufwand für

das Prüfungsamt- Sicherheit für Professoren, dass

Studierende/r zugelassen ist

- Untervorbehaltschreiben ist nicht mehr möglich

Friedrich Knittel_2

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10





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Verbesserungsvorschlag V: HISQIS Modul POS

- QIS-POS umfasst Selbstbedienungsfunktionen für offene ("Internet") und geschlossene Netze (lokale Verwaltungsnetze) für Studierende, Mitglieder des Lehrkörpers sowie Mitarbeiter der Prüfungsverwaltung.

- QIS-POS erlaubt Prüfern, über das Internet Prüfungsleistungen zu verbuchen und Stammdaten zu pflegen. Studierende können sich über den Studienverlauf informieren und zu Prüfungen anmelden.

- QIS-POS bietet Studiendekanen oder anderen berechtigten Personen dieMöglichkeiten, Ergebnisse der Prüfungen Ihres Zuständigkeitsbereichs einzusehen.

- QIS-POS bietet eine Studentenberatungsfunktion, welche es Berechtigten ermöglicht, schnell einen Überblick über den Leistungsstand des Studierenden zu erhalten.





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten


Die Selbstbedienungskomponente für die Prüfer stellt folgende Funktionen zur Verfügung:

- Noteneingabe (nach vorheriger Anmeldung) - Notenansicht - Nacherfassung von Prüfungsleistungen - Prüfungsorganisation - Excel - Im- und Export von Prüfungsnoten

Friedrich Knittel_2

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11





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten


Prüfer- und Prüfungsdaten

Prüfungsnoten





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten


Vorteile Nachteile

- Erweiterung des HIS-Systems- Noteneingabe durch Professoren- Entlastung des Prüfungsamtes- Fehlerquellen werden reduziert- Aktuelle Durchschnittsnote

- Prüfungsamt ist dagegen- Verantwortung liegt nicht mehr beim

Prüfungsamt

Friedrich Knittel_2

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12





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Weitere Verbesserungsvorschläge:

- Längere und/oder bessere Öffnungszeiten des Prüfungsamtes

- Möglichkeit die aktuelle Durchschnittsnote zu erfahren

- Schnellere Erstellung des Notenspiegels

- Einführung des PSSO-Portals für Ingenieure (bereits in Arbeit)

- Möglichkeit, alle Diplomarbeit-, Projektarbeit- und QQ2-Angebote von allen Professoren auf einer Seite online finden zu können.





EinleitungAgenda


Fazit

Projektdaten

Fazit:

- Viele Geschäftsprozesse laufen bereits optimal

- Es gibt aber Optimierungspotenziale in den Schnittstellen zwischen den einzelnen Organisationseinheiten

- Einsatz des HISQIS Modul POS wäre sinnvoll

Friedrich Knittel_2

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1

Informationsmanagement – Projekt FH

Aus den Befragungsbögen zum Projekt

Welche Probleme bzw. Verbesserungsvorschläge haben Sie für die Prüfungsprozesse an der FH?

Prüfungsvoraussetzungen

machen das Studium unflexibel.

6-Wochen Notenvergabefrist! Klausuransicht ist

nicht genau festgelegt

Bei Klausuren sind die

Professoren nicht immer

dabei

Gremium zur Qualitätsprüfung

von den Prüfungsabläufen

Notenstatistik wäre sehr

motivierend Mangelnde Infos beim

Studienbeginn


- Keine PSSO-Anmeldung für Wahlpflichtfächer

+ Anmeldung von WPFs in PSSO umsetzen

+ Alternativ: Derzeitige Lösung in PSSO einbinden

1 Schwachstelle. Optimierungsvorschlag.

2


2 Schwachstelle.

- Rasterplan nur als Aushang in FH „up-to-date“

- Unnötige Wege

- Gefahr Änderung nicht rechtzeitig zu bemerken


2 Optimierungsvorschlag.

+ Aktuellen Rasterplan in PSSO pflegen

+ Rasterplan als Link hinterlegen ohne großen Aufwand möglich

3


3 Schwachstelle.

„Sie sind verpflichtet,

die ordnungsgemäße Erfassung Ihrer An- oder Abmeldung

rechtzeitig vor dem Prüfungstermin durch Einsichtnahme

in die Zulassungslisten zu kontrollieren.“

- Zulassungslisten online nicht verfügbar

- Im Prüfungszeitraum unnötiger Weg zur FH



+ Zulassungslisten in PSSO veröffentlichen

+ Spart unnötige Wege und Zeit

+ Umsetzung ohne großen Aufwand möglich

+ E-Mail Benachrichtigung

4


4 Schwachstelle. Optimierungsvorschlag.

- Kurzer Anmeldezeitraum

- Wichtiger Termin, keine Hinweise oder Benachrichtigung

+ Automatische Benachrichtigungen

+ E-Mail Adressen in PSSO bereits hinterlegt

+ Kein zusätzlicher Aufwand für das Prüfungsamt


5 Schwachstelle.

- Medienbrüchebei Weitergabe der Notenlisten

- Schlechte Planungsmöglichkeiten für Professoren

- Weitergabe der Noten oft nach der 6-Wochen Frist

5



+ Eingabe der Noten direkt ins HIS ermöglichen

+ Übersicht über Prüfungsanmeldungen und Prüflinge für Professoren

+ Theoretisch Eingabe und Einsicht von Noten im lfd. Semester möglich

+ Benachrichtigung der Professorenüber die Fristen per e-Mail


Schlusswort

Seitdem wir hier studieren, hat sich an der FH Gummersbach Einiges zum Guten von Studenten geändert, wie z.B. die Einführung von PSSO

Sehr wünschenswert für unseres Team wäre, dass die hier unterbreitete Optimierungsvorschläge wenigstens zum Teil in Praxis umgesetzt wären

Informationsmanagement 2, Prof. KnittelFachhochschule Köln, Campus Gummersbach

Prüfungsprozesse an einer Fachhochschule, Team C1

Optimierungspotentiale• Schnittstellen

– Prüfer Prüfungsamt – Prüfungsamt Prüfungsausschuss– …

• Medienbrüche– Notenübermittlung– Prüfungsergebnisse

• Informationsfluss wird unterbrochen

0. Agenda1. Projektziele2. Organisatorisches3. Vorgehensweise4. Modellentwicklung5. Prozesslandkarte6. Modellvorstellung7. Optimierungspotentiale8. Kennzahlenmodell9. Fazit und Ausblick



Optimierungspotentiale• Templates

– Digitale Vorlagen für• Notenübermittlung• Vordiplom• …

• Digitale Benachrichtigung der Prüfer / Prüfungsamt

– Überschreiten der Abgabefrist– Prüfungsteilnehmer– …




KennzahlenmodellAufgaben und Ziele des Kennzahlenmodells

• Leistungseinbussen / Leistungsgewinne sichtbar machen

• Effektivität der Prozesse überprüfen • Erfolg von überarbeiteten Prozessabläufen

sichtbar machen, um Akzeptanz zu erhöhen• Teilweise Verminderung der Effektivität

aufgrund mangelnder Akzeptanz• Kennzahlensystem soll involvierte Personen

von den Vorteilen neuer Prozessabläufe überzeugen




KennzahlenmodellBeispiele für identifizierte Kennzahlen

• Menge der differenten Zulassungsmerkmale• Härtefallanteil bei den Studenten• Zeitnahe Beantragung von

Studienleistungsbescheinigungen• Angemeldete Prüfungen in Relation zu

geschriebenen Prüfungen• Notenmeldung an das Prüfungsamt• Anzahl konkreter Vorgänge im Prüfungsamt• Weitere Kennzahlen sind möglich




Fazit und Ausblick• Empfehlungen

– Prüfungsprozesse mit geeigneter Software unterstützen

– Schnittstellenkontrakte vereinbaren– Vorlagen/Templates für interne

Kommunikation– E-Mail Benachrichtigung

• Prüfer / Professoren • Prüfungsamt• Prüfungsausschussvorsitzenden • …




Fazit und Ausblick• Optionen

– Optimierungspotentiale in anderen Bereichen der Hochschulverwaltung aufzeigen

– Weisungsbefugte Person für den Prüfungsausschuss im Prüfungsamt einsetzen

– Empfohlene Änderungen der Prozesse durch juristische Abteilung prüfen lassen


IM2 IM2 –– Projekt FH Projekt FH –– Gruppe DGruppe DPatrick Patrick NiehlNiehl, Thomas Becker, Daniel , Thomas Becker, Daniel AngileriAngileri, Daniel Brochhagen, Andreas Siegl, Daniel Brochhagen, Andreas Siegl

SchwachstellenermittlungSchwachstellenermittlung

•• Studierende Studierende

•• DozentenDozenten

•• PrPrüüfungsamtfungsamt

•• PrPrüüfungsausschufungsausschußß / / --vorsitzendervorsitzender

•• EDVEDV--SystemeSysteme


SchwachstellenSchwachstellen

•• AllgemeinAllgemein• Zu wenig Informationen

• PSSO • Keine Legende für „Unter

Vorbehalt“• Keine Harmonieren mit dem

Internet Explorer

StudierendeStudierende



•• AllgemeinAllgemein•• Wissen erst spWissen erst späät wie viele t wie viele

Studierende an der Klausur Studierende an der Klausur teilnehmenteilnehmen

•• Keine Noteneingabe durch PSSO Keine Noteneingabe durch PSSO mmööglichglich

DozentenDozenten



•• StudierendeStudierende• Fehler bei schriftlicher Anmeldung• häufige Ablenkung • Urkundenfälschung

• Dozenten • lassen Studierende unter Vorbehalt

mitschreiben• zu späte Abgabe von

Prüfungszulassungen

• EDV - PSSO/HIS-POS• zu wenig Schulungen

PrPrüüfungsamtfungsamt



•• Es gibt nur eine Person fEs gibt nur eine Person füür das r das CustomizingCustomizing in der FH Kin der FH Köölnln

•• WPFsWPFs und QQ1 werden nicht und QQ1 werden nicht üüber das ber das System abgebildet System abgebildet

•• Meldet nicht das Nichtbestehen eines Meldet nicht das Nichtbestehen eines dritten Versuchsdritten Versuchs

•• PSSO harmoniert nicht mit PSSO harmoniert nicht mit IExplorerIExplorer

EDV EDV -- PSSOPSSO


VerbesserungsvorschlVerbesserungsvorschläägege

• PSSO-System für alle Studiengänge• Mehr Transparenz in der Prüfungsabwicklung

– F.A.Q für Prüfungsabwicklungen • Ergänzungsprüfung für Ingenieure zulassen

• Benachrichtigung per SMS oder Email• Statistische Auswertung der Noten (z.B

Berechnung der Diplomnote, Durchschnittsnote)

AllgemeinAllgemein

PSSOPSSO

Documents

Friedrich Knittel: Prüfungsprozesse am Campus ......FH Köln, Campus Gummersbach 19.12.2007 Friedrich Knittel: Prüfungsprozesse am Campus Gummersbach der FH Köln - Abschlussbericht