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1 Folie Amtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder binner IMS GmbH Schützenallee 1 30519 Hannover Telefon [0511] 84 86 48 -200 Telefon [0511] 84 86 48 -299 eMail [email protected] www.binner-ims.de Geschäftsprozessanalyse und –optimierung für die Geschäftsbereiche Finanzen, Gebäudemanagement und die Stabsstelle Infrastrukturplanung

für die Geschäftsbereiche Finanzen, … Phase 1 • Abstimmung der Projektziele • Entwicklung des Prozessmodells • Abstimmung der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und Arbeitsteilung

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1FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

binner IMS GmbH Schützenallee 1 30519 HannoverTelefon [0511] 84 86 48 -200 Telefon [0511] 84 86 48 -299 eMail [email protected] www.binner-ims.de

Geschäftsprozessanalyse und –optimierung

für die Geschäftsbereiche Finanzen,

Gebäudemanagement und die Stabsstelle Infrastrukturplanung

2FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

AnschriftBinner IMS GmbHSchützenallee 130519 Hannover

Über UnsNachfolgeregelung der Dr. Binner CIM-house GmbH

Gesellschafter und Geschäftsführer: Marco Idel und Frank SchroederSoftware und Beratung unter einem DachKernkompetenzen im Bereich Prozess-, Qualitäts- und WissensmanagementIntensive Zusammenarbeit mit der Prof. Binner Akademie

Unser Unternehmen

3FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Ausgewählte Referenzen

BeratungFachhochschule Hannover FB Information und Kommunikation

Fachhochschule Hannover FB Maschinenbau

Verwaltung der Fachhochschule Hannover

IFU (Institut der Universität Braunschweig)

Zentral Gewerbeschule Buchen

BBS Neustadt a. Rgb.

Berufsakademie Weserbergland e.V.

Zentrum für Qualitätsmanagement (ZQ), Ärztekammer Nds.

DLR (Braunschweig, Köln etc.)

REFA Gesamtverband

Krankenpflegeschule der Harzer Kliniken

Statistische Landesamt Sachsen, sächsische Staatskanzlei

über 20 weitere Schulen

4FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung

Funktionsorientierung:BereichsdenkenTeiloptimumviele Schnittstellenhoher Koordinierungs-aufwand

Prozessorientierung:bereichsübergreifendesDenkenGesamtoptimum wenige Schnittstellenschnellere Abläufe

5FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Phase 2 Phase 3Projekt-

VorbereitungProzess-analyse

Soll-Prozess-Entwicklung

Phase 1

• Abstimmung der Projektziele

• Entwicklung des Prozessmodells

• Abstimmung der Vorgehensweise, Entscheidungsfindung und Arbeitsteilung

• Aufstellung eines Termin- und Ressourcenplans

• Schulung/Qualifikation

• Planung und Durchführung der Auftakt-veranstaltung(Kick-off)

• Ist-Analyse der Prozesse

• Dokumenten-analyse

• Kundenbefragung

• Schwachstellen-analyse und Definition von Lösungsansätzen

• Definition und Umsetzung einfacher Maßnahmen

• Präsentation von Schwachstellen und Lösungsansätzen

• Schulung und Einweisung für alle Mitarbeiterin die Soll-Prozesse und neuen Dokumente

• Coaching der Maßnahmen-umsetzung

• Prozessaudits und Wirksamkeitsprüfung

• Begleitung von notwendigen Anpassungen

Vorgehensmodell für dieProzessanalyse und -optimierung

Phase 4(optional – nicht

Bestandteil des Angebots)

• Entwicklung von alternativen Soll-Prozessen

• Ermittlung von Nutzen und Aufwand der Optimierungen

• Präsentation der Vorschläge und Entscheidung durch die Hochschule

• Erstellung eines Maßnahmenplans für die Umsetzung der Optimierungen

Umsetzung der Sollprozesse

6FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Projektziele I

• Erhebung und Visualisierung der Geschäftsprozesse• Darstellung basierend auf einer klaren und nachvollziehbaren Methodik

• eindeutige Klärung und Visualisierung von Kompetenzen und Verantwortlichkeiten

• Optimierung ggf. Neugestaltung von Abläufen und Strukturen

• bessere Akzeptanz der Verwaltung • Schnittstellenanalyse zu anderen Bereichen

• Schnittstellenoptimierung

• eindeutige Grundlage für die Zusammenarbeit

7FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Projektziele II

• Quantifizierung der Prozesse • Erhebung des Mengengerüstes

• Erhebung von geschätzten Prozessdurchlaufzeiten

• Trendaussagen

• Verbesserung der Mitarbeitermotivation• Schaffung von Spielräumen und Kapazitäten

• Effizienzsteigerung

• Abbau von Stressfaktoren

8FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Ein Geschäftsprozess ist ein wiederkehrender Vorgang

aus einer Kette aufeinander aufbauender Funktionen, die

einen definierten Anfang und ein definiertes Ende hat.

Was ist ein Geschäftsprozess?

FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

ProzessbeispieleProzessbeispiele

Beschaffung von Materialien, Geräten

OE

/ MW

K /

Stud

ente

n /

Mita

rbei

ter

OE

/ MW

K /

Stud

ente

n /

Mita

rbei

ter

Vertragswesen/Beschaffung von Dienstleistungen

Haushaltsplanung und -kontrolle

Rechnungsbearbeitung

Überlassung

Wartung, Support, Betriebstechnik

Baumaßnahmen

Entsorgung von Abfällen

Umweltbegehungen, -kommunikation

Beschaffung von Dienstfahrzeugen

10FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

IST-Aufnahme (Prozessworkshop)Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter

• Ehrliche Darstellung der aktuellen Abläufe

• Beschreibung der täglichen Routineprozesse

• Mitarbeiter gewinnen

Analysephase

IST-Aufnahme

Ergänzung/

Freigabe

SOLL-Konzept

Umsetzung

SOLL

Geschäftsprozessoptimierung

11FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Aufbau-organisation

Ablauforganisation

Führungs-organisation

Arbeitsorganisation

Organisationsdarstellung mit SYCAT

Kaufmännische Abteilung

KAKA

Leitung

LtgLtg

Infrastrukturleiter

ILIL

Leiter der FA

LFLF

Service Center Personal Leitung

SCP LSCP L

Budgetplanabfragen

Budgetplanabfragen

a1 1

BudetplanabfrageBudetplanabfrage

Bedarf füreigenen Bereich

ermitteln

Bedarf füreigenen Bereich

ermitteln

b1 2

Bedarf füreigenen Bereich

ermitteln

Bedarf füreigenen Bereich

ermitteln

c1 3

Bedarf füreigenen Bereich

ermitteln

Bedarf füreigenen Bereich

ermitteln

d1 4

BedarfsmeldungBedarfsmeldung

gemeinsamesBudget

abstimmen

gemeinsamesBudget

abstimmen

c2 6

Pläne sammelnPläne sammeln

a2 7

GesamtbudgetplanGesamtbudgetplan

Budgetabstimmen und

genehmigen

Budgetabstimmen und

genehmigen

a4 9

Budgetabstimmen und

genehmigen

Budgetabstimmen und

genehmigen

b2 10

Budgetabstimmen und

genehmigen

Budgetabstimmen und

genehmigen

e1 11

genehmigten Planweiterleiten

genehmigtenPlan weiterleiten

a5 12

Budget zurKenntnis nehmen

Budget zurKenntnis nehmen

c3 14

Budget zurKenntnis nehmen

Budget zurKenntnis nehmen

b3 13

Budget zurKenntnis nehmen

Budget zurKenntnis nehmen

d2 15

Budget zurKenntnis nehmen

Budget zurKenntnis nehmen

e2 16

Genehmigung ?Genehmigung ?

a3 8

Budgetplan GMBudgetplan GM

BudgetplanBudgetplan

genehmigtesBudget

genehmigtesBudget

NEIN

NEIN

JA

12FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Prozessaufnahme

Prozess-input

Prozess-output

Bereichsgrenzen

Bereichsgrenzen

Schnittstellenvereinbarungenquality gates

ProzessleistungsmessungKennzahlen

13FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Dokumentation der Workshopergebnisse

Prozess-Grafik Prozess-Ablaufbeschreibung

Datenbankgestützte Dokumentation (Software SYCAT)

Verfügbar in Papierformat (Handbuch) oder über HTML

14FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Potenzial/Schwachstellenanalyse (Prozessworkshop)Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter

• Potenziale/Schwachstellen im Prozess

• Verbesserungsvorschläge für den Prozess

• Schnittstellen zwischen den Prozessen

Analysephase

IST-Aufnahme

Ergänzung/

Freigabe

SOLL-Konzept

Umsetzung

SOLL

Geschäftsprozessoptimierung

15FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Prozessoptimierung

Die Chance nutzen für Schwachstellenbeseitigung und Maßnahmenpläne -durch:

• Analyse der Prozesse mit allen Beteiligten

• Ideenwerkstatt: Was könnte noch besser sein?

• gesetzliche Anforderungen einbeziehen

• Rückmeldungen anderen Organisationseinheiten einbeziehen

• Externen Blick der Berater nutzen

Diese Optimierung ist gleichzeitig die Einübung des KVP-Gedankens!

16FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Arbeitsvorbereitung

AVAV

Einkauf

EKEK

Disposition

DispoDispo

Lieferant

LFLF

Dispo-Listedrucken

Dispo-Listedrucken

c1 1

Auftragsabwicklung

Auftragsabwicklung

Preise im Systemverfügbar?

Preise imSystem verfügbar?

c2 2

AnfrageAnfrage

Preisverhandlung/ -abstimmungdurchführen

Preisverhandlung/ -abstimmungdurchführen

a1 3

PreisPreis

Lieferanten-auswahl

durchführen n.billigstemAngebot

Lieferanten-auswahl

durchführen n.billigstemAngebot

c3 4Preise u. Daten

ins Systemeinpflegen

Preise u. Datenins Systemeinpflegen

c4 5

NEIN

Bestellungeneingeben ins

System &Kontrolldruck

erstellen

Bestellungeneingeben ins

System &Kontrolldruck

erstellen

c5 6

JA

Bestellung DFÜBestellung DFÜ

Bestellungbearbeiten /bestätigen

Bestellungbearbeiten /bestätigen

a2 7

BestätigungBestätigung

Überprüfen derBestätigung

Überprüfen derBestätigung

b1 8Bestätigung in

Ordnung?Bestätigung in

Ordnung?

b2 9Klärung mit LFdurchführen

Klärung mit LFdurchführen

b3 10

KlärungKlärung

klärenklären

a3 11

BestätigungBestätigung

Bestätigungeingeben

Bestätigungeingeben

b4 12

NEIN

KenntnisnahmeKenntnisnahme

c6 13

InfoInfo

Bestätigunggemäß

Bestellung?

Bestätigunggemäß

Bestellung?

b5 14

bestätigungbestätigung

NEIN

GeänderteBestätigungakzeptieren?

GeänderteBestätigungakzeptieren?

c7 17

Grunddaten imSystem ändernGrunddaten imSystem ändern

b6 18

JA

NEIN

klärenklären

a4 20

KlärungKlärung

Klärung mit LFdurchführen

Klärung mit LFdurchführen

c8 19

BestätigungBestätigung

weiterleitenweiterleiten

c9 21

BestätigungBestätigung

Bestätigungeingeben

Bestätigungeingeben

b7 22 Lieferstatusüberprüfen

bezgl.nichtgelieferte

Teile

Lieferstatusüberprüfen bezgl.

nichtgelieferteTeile

b8 23

Auftrags-abwicklungAuftrags-

abwicklung

JA

ListeListe

Liste überprüfenu. bestätigen

Liste überprüfenu. bestätigen

c10 24

bestätigte Listebestätigte Liste

LF mahnenLF mahnen

b9 25

MahnungMahnung

neueTerminzusage

geben

neueTerminzusage

geben

a5 26

TerminTermin

LF-Termineeingeben

LF-Termineeingeben

b10 27

Termin kritisch?Termin kritisch?

b11 28

NEIN

KenntnisnahmeKenntnisnahme

c11 29

InfoInfo

JA

Terminakzeptabel?

Terminakzeptabel?

d1 30Auftrag

verschiebenAuftrag

verschieben

d2 31

JA

weiterleitenweiterleiten

c12 32

NEIN

JA

Doppelarbeit UnnötigeSchnittstellen

UnzureichendeInformation

WartezeitUnklareKriterien

Zuständigkeitnicht definiert

Medienbruch

UnzureichendeQualifikation

Hinterlegung vonSchwachstellen und Potenzialen

17FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

ProzessanalyseBeteiligte: Durchführende Sachbearbeiter

• Dokumentenanalyse

• Aufnahme/Analyse der Mengengerüste

• Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozess-durchlaufzeiten

• Auditierung der Prozesse

Analysephase

IST-Aufnahme

Ergänzung/

Freigabe

SOLL-Konzept

Umsetzung

SOLL

Geschäftsprozessoptimierung

18FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Ergänzung / Freigabe (z.B. durch Interviews)Beteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter

• Sortierung der Schwachstellen nach Priorität

• Freigabe durch Workshopbeteiligte

• Freigabe durch Freigabeinstanz

Analysephase

IST-Aufnahme

Ergänzung/

Freigabe

SOLL-Konzept

Umsetzung

SOLL

Geschäftsprozessoptimierung

19FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

SOLL-KonzeptBeteiligte: Durchführende Sachbearbeiter, Abteilungsleiter

• Erarbeitung von Lösungskonzepten

• Aufzeigen von Nutzen und Kosten

• Erarbeitung von einem Umsetzungskonzept

• Definition von Maßnahmen

Analysephase

IST-Aufnahme

Ergänzung/

Freigabe

SOLL-Konzept

Umsetzung

SOLL

Geschäftsprozessoptimierung

20FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Ansatzpunkte zur Neugestaltung vonGeschäftsprozessen

vereinfachen(simplifizieren)

Out-Sourcing(Auslagern)

Beschleunigung

Opt

imie

rung

zusammenfassen

eliminieren

parallelisieren

Schnittstellenreduzieren

Wartezeitabbauen

• Standards einführen

• Änderungshäufigkeit reduzieren

• Teamarbeit integrieren

• Informationsverfügbarkeit

erhöhen

• Entscheidungsspielräume

vergrößern

• Doppelarbeit verhindern

• Störungen reduzieren

• KVP ermöglichen (Mitarbeiter-

Know-How)

Ansatzpunkte

21FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Anforderung aus Maßnahmen nach IST- Prozesskette

Integrative Bewertung der Anforderungen

Anforderungenaus

Strategievorgaben

GesetzlicheAnforderungen/

Vorgaben

Soll-Prozess-Entwicklung

Sol

l -Pr

ozes

s

22FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Umsetzung SOLL

• Festlegung von Maßnahmen, Verantwortungen und Termin durch Freigabeinstanz

• Verfolgung der Maßnahmen (Monitoring)

Analysephase

IST-Aufnahme

Ergänzung/

Freigabe

SOLL-Konzept

Umsetzung

SOLL

Geschäftsprozessoptimierung

23FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Projektorganisation

Lenkungsausschuss

Projektkoordinator/-manager (intern/extern)

Projektmanager Projektmanager

GB2 GB3 SIP

Abt-Leiter

Teilprojektmanager

Abt-Leiter

Teilprojektmanager

Abt-Leiter

Teilprojektmanager

Projektleitung

24FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

Rollen der beteiligten BereicheAufgaben Abteilungsleiter:

• Unterstützung des Projektes

• Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen

• Freigabe und Bewertung der Ist-Analyse

• Entwicklung des Soll-Konzepts

• Bewertung der Umsetzbarkeit des Soll-Konzepts

Teilprojektmanager (pro Abteilung):

• Promotor in der Abteilung

• Planung der abteilungsbezogenen Workshops

• Organisation (Termine, Aufgaben usw)

• 1. Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Abteilungen

Workshopteilnehmer (Sachbearbeiter):

• Aufnahme der Ist-Analyse

• Aufzeigen von Potenzialen/Schwachstellen

• Zeitabschätzung/Selbstaufschreibung der Prozessdurchlaufzeiten

• Entwicklung des Soll-Konzepts

25FolieAmtsgericht Hannover, HRB 201280 Geschäftsführung: Marco Idel, Frank Schroeder

nächste Termine, offene PunkteGrundlagenworkshop

Beteiligte: Projektleitung, Teilprojektmanager

Inhalt: Grundlagen des Prozessmanagements/Vorgehens

Terminvorschläge: 21+22.02

Prozessdefinition

pro Abteilung, die analysiert werden

Abgabetermin: 23.02

Kick Off:

alle Verwaltungsbereiche

Termin: bis KW 11