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Schnellübersicht Seite

Abkürzungen 7Personalaktenrecht ist praktischer Datenschutz! 12

Personalwirtschaft und Recht: 13Bedeutung der Personalakte

Rechtsquellen des Personalaktenrechts 19

Grundlagen des Personalaktenrechts 27

Umsetzung im Beamtenrecht 41

Personalaktenrecht in Tarif(verträg)en 47

Personalakten der Beamten 55

Personalakten der Arbeitnehmer 95

Einsichtnahme Dritter 117

Die Interessenvertretung und Personalakten 123

Musterakte außerhalb des öffentlichen Dienstes 127

Musterakte für den öffentlichen Dienst 131

Anhang: Runderlass des Innenministeriums NRW 141

Literaturhinweise 147

Stichwortverzeichnis 150

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Datei: W:/3B2_Ratgeber/int_11897/1571_K00_00_00.3dGedruckt am: 25.10.2013 um 11:50:43 Uhr [ 3B2-Seite: 0 ]Bearbeiter: Projekt-Info:

Abkürzungen

a. A. anderer Ansichta. a. O. am angegebenen OrtABl.EKD Amtsblatt der Evangelischen Kirche in DeutschlandABl. AmtsblattAbs. Absatza. F. alte FassungAG ArbeitgeberAGG Allgemeines GleichbehandlungsgesetzAnm. AnmerkungAP Hueck, Nipperdey, Dietz, Arbeitsrechtliche Praxis,

Nachschlagewerk des BundesarbeitsgerichtsArbG ArbeitsgerichtArbGG ArbeitsgerichtsgesetzArbuR Arbeit und Recht (Zeitschrift)ArbZG ArbeitszeitgesetzArt. ArtikelAT Allgemeiner TeilAuA Arbeit und Arbeitsrecht (Zeitschrift)AVO ArbeitsvertragsordnungAVR.Bayern Arbeitsvertragsrichtlinien des Diakonischen Werkes

BayernAVR.Caritas Richtlinien für Arbeitsverträge in den Einrichtun-

gen des Deutschen CaritasverbandesAVR.Diakonie Arbeitsvertragsrichtlinien des Diakonischen WerkesBAG (GS) Bundesarbeitsgericht (Gemeinsamer Senat)BArchG BundesarchivgesetzBAT/-O Bundes-Angestelltentarifvertrag/-OstBAT-KF Bundes-Angestelltentarifvertrag – Kirchliche

FassungBay BayernBayBG Bayerisches BeamtengesetzBB Betriebs-Berater (Zeitschrift)BBG BundesbeamtengesetzBbg BrandenburgBBiG Berufsbildungsgesetz

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Datei: W:/3B2_Ratgeber/int_11897/1571_K00_00_00.3dGedruckt am: 25.10.2013 um 11:50:43 Uhr [ 3B2-Seite: 0 ]Bearbeiter: Projekt-Info:

BDA Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeber-verbände

BDG BundesdisziplinargesetzBDSG BundesdatenschutzgesetzBeamtStG BeamtenstatusgesetzBEM Betriebliches EingliederungsmanagementBetrVG BetriebsverfassungsgesetzBGB Bürgerliches GesetzbuchBGBl. BundesgesetzblattBG LSA Beamtengesetz Land Sachsen-AnhaltBGleiG BundesgleichstellungsgesetzBln BerlinBLV BundeslaufbahnverordnungBPersVG BundespersonalvertretungsgesetzBR BetriebsratBRH BundesrechnungshofBrem BremenBremBG Bremisches BeamtengesetzBRRG Rahmengesetz zur Vereinheitlichung des Beamten-

rechtsBT-Drucks. BundestagsdrucksacheBuchst. BuchstabeBVerfG BundesverfassungsgerichtBVerwG BundesverwaltungsgerichtBVerwGE Amtliche Rechtsprechungssammlung des Bundes-

verwaltungsgerichtsBW Baden-Württembergbzgl. bezüglichBZRG Bundeszentralregistergesetzbzw. beziehungsweiseca. circaDB Der Betrieb (Zeitschrift)DNeuG DienstrechtsneuordnungsgesetzDÖD Der Öffentliche Dienst (Zeitschrift)DSB DatenschutzbeauftragterDSG Datenschutzgesetz

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Datei: W:/3B2_Ratgeber/int_11897/1571_K00_00_00.3dGedruckt am: 25.10.2013 um 11:50:43 Uhr [ 3B2-Seite: 0 ]Bearbeiter: Projekt-Info:

DSG.EKD Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangeli-schen Kirche in Deutschland

DSG NRW Datenschutzgesetz des Landes Nordrhein-West-falen

EKD Evangelische Kirche in Deutschlandetc. et ceteraevtl. eventuellf., ff. folgendeFAZ Frankfurter Allgemeine Zeitung (Zeitung)FGO FinanzgerichtsordnungGewO GewerbeordnungGG Grundgesetzggf. gegebenenfallsGPA GemeindeprüfungsanstaltGrO GrundordnungHBG Hessisches BeamtengesetzHess HessenHess. LAG Hessisches LandesarbeitsgerichtHGB HandelsgesetzbuchHmb HamburgHmbBG Hamburgisches BeamtengesetzHS Halbsatzi. d. R. in der Regeli. V. m. in Verbindung mitKAVO Kirchliche Arbeits- und VergütungsverordnungKBG.EKD Kirchenbeamtengesetz der Evangelischen Kirche in

DeutschlandKDO Kirchliche DatenschutzordnungKSchG KündigungsschutzgesetzLAG LandesarbeitsgerichtLAGE Entscheidungen der LandesarbeitsgerichteLBG LandesbeamtengesetzLBG M-V Landesbeamtengesetz Mecklenburg-VorpommernLBG NRW Landesbeamtengesetz für Nordrhein-WestfalenLeistungsTV-Bund

Tarifvertrag über das Leistungsentgelt für dieBeschäftigten des Bundes

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Datei: W:/3B2_Ratgeber/int_11897/1571_K00_00_00.3dGedruckt am: 25.10.2013 um 11:50:43 Uhr [ 3B2-Seite: 0 ]Bearbeiter: Projekt-Info:

LGG NRW Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männernfür das Land Nordrhein-Westfalen

LPVG BW Landespersonalvertretungsgesetz Baden-Württem-berg

LPVG NRW Landespersonalvertretungsgesetz Nordrhein-West-falen

LRH LandesrechnungshofLSA Sachsen-AnhaltMAV MitarbeitervertretungMAVO/MVO MitarbeitervertretungsordnungMiStra Anordnung über Mitteilungen in StrafsachenM-V Mecklenburg-VorpommernMVG.EKD Mitarbeitervertretungsgesetz der Evangelischen

Kirche in Deutschlandm. w. N. mit weiteren NachweisenNBG Niedersächsisches BeamtengesetzNds Niedersachsenn. F. neue FassungNJW Neue Juristische Wochenschrift (Zeitschrift)Nr./Nrn. Nummer/NummernNRW Nordrhein-WestfalenNVwZ Neue Zeitschrift für Verwaltungsrecht (Zeitschrift)NZA Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht (Zeitschrift)NZA-RR Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht – Rechtspre-

chungsreport (Zeitschrift)o. Ä. oder ÄhnlichesOVG OberverwaltungsgerichtOVG NRW Oberverwaltungsgericht des Landes Nordrhein-

WestfalenPA PersonalaktePersV Die Personalvertretung (Zeitschrift)PR PersonalratRDV Recht der Datenverarbeitung (Zeitschrift)Rh-Pf Rheinland-PfalzRn. RandnummerS. SeiteSaar Saarland

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Datei: W:/3B2_Ratgeber/int_11897/1571_K00_00_00.3dGedruckt am: 25.10.2013 um 11:50:43 Uhr [ 3B2-Seite: 0 ]Bearbeiter: Projekt-Info:

Sachs SachsenSächsBG Sächsisches BeamtengesetzSächsPersVG Sächsisches PersonalvertretungsgesetzSBG Saarländisches BeamtengesetzSGB IX Sozialgesetzbuch Neuntes BuchSGG SozialgerichtsgesetzSLH Schleswig-Holsteinstr. strittigThür ThüringenThürBG Thüringer BeamtengesetzTVA-L Tarifvertrag für Auszubildende der LänderTVAöD Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen

DienstesTV-Ärzte/VKA Tarifvertrag für Ärztinnen und Ärzte an kommuna-

len KrankenhäusernTV-H Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Landes

HessenTV-L Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der LänderTVöD Tarifvertrag für den öffentlichen DienstTV-WW/NW Tarifvertrag für die Arbeitnehmer/innen in der

Wasserwirtschaft in Nordrhein-Westfalenu. a. unter anderemu. E. unseres Erachtensu. U. unter Umständenvgl. vergleicheVKA Vereinigung der kommunalen Arbeitgeber-

verbändeVwGO Verwaltungsgerichtsordnungz. B. zum BeispielZBR Zeitschrift für Beamtenrecht (Zeitschrift)zit. zitiertZPO ZivilprozessordnungZTR Zeitschrift für Tarifrecht (Zeitschrift)

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Datei: W:/3B2_Ratgeber/int_11897/1571_K00_00_00.3dGedruckt am: 25.10.2013 um 11:50:43 Uhr [ 3B2-Seite: 0 ]Bearbeiter: Projekt-Info:

Personalaktenrecht ist praktischer Datenschutz!Moderne Informations- und Kommunikationstechnologie eröffnetneue Chancen, birgt aber auch neue Risiken für die Personalwirt-schaft. Es geht nicht um Aktenstaub, sondern um die Bewältigungschwieriger Rechtsfragen in einem sich rasant verändernden Umfeld– technisch wie wirtschaftlich.Das Personalaktenrecht stellt einen bereichsspezifischen Daten-schutz dar. Im Umgang mit Personalakten sollten die Verantwort-lichen prüfen, ob sie den Datenschutz lediglich diskutieren, pro-blematisieren oder handfest praktizieren.Dieses Handbuch fasst unsere Erfahrungen aus der anwaltlichenPraxis sowie zahlreichen Seminaren zusammen und greift gezieltjene Fragen auf, die uns aus dem öffentlichen und kirchlichen Dienstregelmäßig erreichen. Zugleich schließen wir eine Lücke in derLiteratur, die dieses äußerst praxisrelevante Gebiet aus den Augenverloren hat. So freuen wir uns, innerhalb kurzer Zeit bereits die3. Auflage vorlegen zu können.Den Leserinnen und Lesern dieses Leitfadens möchten wir einekompakte und zuverlässige Hilfe an die Hand geben. Ausschließlichim Interesse der Lesefreundlichkeit verwenden wir die männlicheSprachform.Für die logistische Unterstützung bei der Erstellung dieses Buchesdanken wir unserer Kollegin Annett Gamisch und den Mitarbeite-rinnen des IPW – Institut für PersonalWirtschaft GmbH in Fuldasowie der Anwaltskanzlei Lenders.Als Autoren freuen wir uns über direktes Feedback in Form vonkritischen Anregungen, Nachfragen oder Erfahrungsberichten. Sieerreichen uns über die Anwaltskanzlei Lenders (www.rechtsanwalt-lenders.de), die Kanzlei Brüggemann & Richter (www.bruegge-mann-richter.de) oder das IPW – Institut für PersonalWirtschaftGmbH (www.ipw-fulda.de).

Mönchengladbach/Fulda Sankt Augustin

Achim Richter Dirk Lenders

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Datei: W:/3B2_Ratgeber/int_11897/1571_K02_00_00.3dGedruckt am: 25.10.2013 um 11:37:58 Uhr [ 3B2-Seite: 0 ]Bearbeiter: Projekt-Info:

Personalwirtschaft und Recht:Bedeutung der Personalakte

1. Angst vor der Akte?............................................................. 14

2. Datenverarbeitungsrecht..................................................... 14

3. Grundgesetz und Landesverfassung ..................................... 15

4. Die Arbeitsfähigkeit in Unternehmen und Verwaltungen...... 17

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Datei: W:/3B2_Ratgeber/int_11897/1571_K02_00_00.3dGedruckt am: 25.10.2013 um 11:37:58 Uhr [ 3B2-Seite: 0 ]Bearbeiter: Projekt-Info:

1. Angst vor der Akte?

Praktiker sollten nie die „Angst der Beschäftigten vor der Personal-abteilung“ unterschätzen. Viele Mitarbeiter scheuen den Kontakt zudieser Organisationseinheit, die wie keine andere „für“ den Dienst-herrn bzw. Arbeitgeber steht. Dementsprechend haben viele Be-schäftigte noch nie Einsicht in ihre Personalakte genommen. Diesewird regelmäßig als „Bedrohung“ gesehen, eine Sichtweise, diehäufig auch von Interessenvertretungen wie dem Personal-/Betriebs-rat bzw. der Mitarbeitervertretung geteilt wird. Rational betrachtetist dieses Verständnis und Erleben falsch, denn:

Wichtig: Die Personalakte ist (auch) praktischer Datenschutz!

Aber: Personalakten können tatsächlich ein Druckmittel für denDienstherrn bzw. Arbeitgeber sein.

2. Datenverarbeitungsrecht

Das Datenschutzrecht wird vom Grundsatz des „Verbotes mit Erlaub-nisvorbehalt“ geprägt. Das Personalaktenrecht als Vorläufer desheutigen, modernen Datenschutzes (vgl. Gola/Wronka 2013,Rn. 87 ff.) ist mittlerweile ein Teilgebiet eines umfassenden Rechts-gebietes, auch Personaldatenrecht genannt. In diesem Zusammen-hang wird regelmäßig der Eindruck vermittelt, dass in erster Hinsichtder „Schutz“ geregelt wird. Gleichwohl handeln die maßgeblichenBestimmungen vor allem davon, unter welchen VoraussetzungenDaten „verarbeitet“ werden dürfen. Der Sache nach regelt dasDatenschutzrecht das Spannungsverhältnis zwischen erlaubter, not-wendiger Datenverarbeitung und dem Schutz des Einzelnen, des„Betroffenen“. Man kann auch von einem „Datenverarbeitungs-recht“ sprechen.

Wichtig: Die gesetzliche Erlaubnis oder Verpflichtung zur Datenver-arbeitung verdrängt die Einwilligung des Einzelnen. Der Betroffene,das heißt der Beamte, Arbeitnehmer oder Auszubildende, muss beiVorliegen einer Rechtsvorschrift bzw. Erforderlichkeit die Datenver-arbeitung hinnehmen.

Das Datenschutzrecht wird entscheidend vom Europarecht beein-flusst. Für den Praktiker in der öffentlichen Verwaltung haben die

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Datei: W:/3B2_Ratgeber/int_11897/1571_K02_00_00.3dGedruckt am: 25.10.2013 um 11:37:58 Uhr [ 3B2-Seite: 0 ]Bearbeiter: Projekt-Info:

EG-Richtlinien im Zweifel eine erhebliche Bedeutung: Sollte einenationale Vorschrift europarechtswidrig sein, ist die Verwaltungverpflichtet, unmittelbar die EG-Richtlinie anzuwenden. Private undkirchliche Arbeitgeber dürfen in diesem Fall die europarechtswidrigenationale Rechtsnorm nicht mehr anwenden. Die Datenschutzgeset-ze des Bundes, der Länder und der Kirchen haben die europarecht-lichen Vorgaben umgesetzt, so dass keine unmittelbare Anwendungder Datenschutzrichtlinie 95/46/EG, Richtlinie für elektronische Kom-munikation 2002/58/EG bzw. Richtlinie zur Vorratsdatenspeicherung2006/24/EG erfolgt.Im Antidiskriminierungsrecht stellt sich die Rechtslage anders dar:Aufgrund der fehlerhaften Umsetzung der jeweiligen Richtlinie insnationale AGG (siehe Richtlinien 2000/43/EG, 2000/78/EG und 2002/73/EG; vgl. Bauschke 2007, Einführung Rn. 3 ff.) ist ein Vertrags-verletzungsverfahren gegen Deutschland eingeleitet worden.

Praxis-Tipp:

Dienstherren und öffentliche wie kirchliche Arbeitgeber solltengut abwägen, wie sie mit dem AGG umgehen und welcheunzulässigen oder zweifelhaften Fragen (im Zusammenhang mitPersonalfragebögen) gestellt werden.

3. Grundgesetz und Landesverfassung

Die öffentliche Verwaltung ist als Träger der staatlichen Gewaltunmittelbar an die Grundrechte des Grundgesetzes gebunden. Auchdie Verfassungen der Länder können Vorgaben enthalten (z. B.Art. 4 Abs. 2 Landesverfassung NRW). Private und kirchliche Arbeit-geber müssen insbesondere den Schutz des allgemeinen Persönlich-keitsrechts sicherstellen. Als nationale Sternstunde des Datenschutz-rechts kann man das Volkszählungsurteil des BVerfG aus dem Jahr1983 bezeichnen (BVerfGE 65, 1 = NJW 1984, S. 419). Das BVerfG(er)fand das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung, dasaus Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG folgt:

Art. 2 Abs. 1 i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG

Im Mittelpunkt der grundgesetzlichen Ordnung stehen Wert undWürde der Person, die in freier Selbstbestimmung als Glied einer

Grundgesetz und Landesverfassung

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