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GEMA Musikfolgen Online – Anleitung für Musikvereine des ASM N. Immler (2012)N. Immler (2012)Seite 1/37

GEMA – Musikfolgen Online

Musikfolgen elektronisch im Internetbrowserverwalten und bei der GEMA einreichen


Glossar

● Musikfolge ➢ Meldung einer Veranstaltung mit Musik an die GEMAUmfasst Angaben zur Veranstaltung (Veranstalter, Ort, Musikgruppe mit den gespielten Musiktiteln)

● Titelfolge ➢ Konzertprogramm(Gespielte Titel an der Veranstaltung)

● Repertoireliste ➢ Notenmappe / Notenarchiv


Vorteile● Musikfolgen Online ersetzt die Papierform und erleichtert die Meldung.

● Das Onlineportal ermöglicht den problemlosen Zugriff von Dirigent, Vorstand, Notenwart usw. von deren Computer ohne eine Software installieren zu müssen.

● Das Adressbuch ermöglicht den schnellen Zugriff auf die gesammelten Adressen von Vorstand, Musikleiter, Veranstalter und Veranstaltungsorten.

● Die Repertoireliste entspricht dem Bestand an Noten in der Notenmappe bzw. Notenarchiv.

● Mit nützlichen Funktionen lassen sich Titellisten schnell erstellen und mit einer Musikfolge hinzufügen.


Onlineportal● www.Gema.de >> Online Services & Lizenzen >> Musikfolgen Online

● Visueller Leitfaden (Hilfe Video)

● Benutzerhandbuch (als PDF Dokument)

● Service starten (öffnet Musikfolgen-Online)


● Mit der (1) Internetadresse kann GEMA Musikfolgen Online gestartet werden.

● (2) Login startet die Benutzeranmeldung und im Anschluss die Benutzeroberfläche.

● (3) Registrieren startet die zentrale Benutzerverwaltung (ZBV) um sich einmalig für die Gema Online Services anzumelden.

Anmeldung

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Anmeldung - Benutzer registrierenVorüberlegung zur Registrierung

● Es wird empfohlen, die Anmeldedaten für das Benutzerkonto bei der GEMA nicht personenbezogen sondern „vereinsbezogen“ zu wählen!

● Die Skizze zeigt die typische Strukturvon Musikvereinen.

● Die verantwortlichen Personen könnenwechseln.

● Die Konstante ist der Verein mitseinem Vereinsheim im Ort.

● Die Noten sind üblicherweise im Besitzdes Vereins und das Notenarchivbefindet sich im Vereinsheim.

Vereinsheim / Probelokal im Ort

MUSIKKAPELLENotenschrank

entsprichtRepertoireliste

aus dem Verein selbst

oder Extern

Vorstand Dirigent


Anmeldung - Benutzer registrierenWahl der Benutzerdaten

Voraussetzung Vorname Name E-Mail (Benutzername)

Verein besitzt Internetseite und Domainname

Musikkapelle Eckarts [email protected]

Bevorzugte Lösung! Anmeldedaten sind auf den Verein bezogen. An die E-Mail Adresse werden alle E-Mail Benachrichtigungen der Gema geschickt und ist zugleich der Benutzername für das Online Portal. Der Verein verwaltet die Benutzerdaten und kann diese an die aktuell verantwortlichen Personen weiter geben.Eine Internetadresse (Domain) mit E-Mail ist bei vielen Anbietern bereits ab ca. 6 € / Jahr erhältlich.

Verein besitzt keine eigene Domain und beantragt vereinsbezogene Mail beim ASM

Musikkapelle Eckarts [email protected]

Alternative Lösung! ASM richtet auf Wunsch eine E-Mail Adresse mit <Bezirk>.<Mitgliedsnummer>@asm-online.de ein, um einen vereinsbezogenen Benutzernamen verwenden zu können. Gleichzeitig richtet der ASM eine permanente Weiterleitung auf eine von Ihnen gewünschte und jederzeit änderbare personenbezogene E-Mail Adresse ein (Mail an [email protected] genügt). Somit kommen alle wichtigen E-Mail an die Verantwortliche Person des Vereins.

Personenbezogene Anmeldung Max Mustermann [email protected]

Man kann sich auch, wie ursprünglich von der Gema vorgesehen, mit Vor-, Nachname und persönlicher E-Mail Adresse anmelden. Hat Max Mustermann als Musikleiter die letzten 3 Jahre bei der Gema unter seinem Namen Musikfolgen eingereicht, kann die Gema bereits eine Repertoireliste automatisch zuordnen. Sollte der Dirigent jedoch wechseln ist dieser Vorteil für den Verein nicht von langer Dauer. Dirigent Mustermann wird nicht seine Benutzeranmeldung einfach an den Nachfolger weiter geben. Außerdem überträgt die GEMA die von Mustermann gesammelten Daten nicht auf eine andere Person.


Anmeldung - Benutzer registrieren● Nach der Eingabe und

Abschicken der Benutzerdaten wird eine Bestätigungsmail an die angegebene E-Mail Adresse geschickt. Diese enthält einen Link um das Benutzerkonto endgültig mit der Vergabe eines Passwortes zu aktivieren.

● Danach ist die Registrierung abgeschlossen.


Anmeldung - Beenden der Registrierung


Funktionen von „Musikfolgen Online“● Musikfolgen elektronisch an

die GEMA melden.

● Onlineportal arbeitet direkt im Browser(Internet Explorer, Firefox, Chrome, usw.)

● Noten verwalten

● Titelfolgen verwalten

● Adressen verwalten


Anmeldung – Musikfolgen Online● GEMA Musikfolgen Online

starten (Internetadresse, Link)

● Mit Login auf die zentrale Benutzerverwaltung wechseln und Anmeldedaten eingeben.

● Danach wird man auf Musikfolgen Online zurück geleitet und kann damit arbeiten.


Erster Start

● Nutzungsbedingungen akzeptieren

● Musikvereine wählen „Musikleiter“

● Repertoireliste erstellen (Es ist laut Gema aktuell leider nicht möglich eine Repertoireliste einem Verein zuzuordnen. Die Daten sind personenbezogen – Stand vom April 2012)


GEMA – Musikfolgen Online

Arbeiten mit Musikfolgen Online


Arbeiten mit Musikfolgen OnlineDer Startbildschirm von Musikfolgen Online zeigt die wichtigsten Funktionen.

● (1) Adressbuch verwalten

● (2) Titellisten verwalten

● (3) Musikfolgen verwalten und bei der Gema einreichen

● Kontaktadressen für technische Probleme und fachliche Fragen an die Gema

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Arbeiten mit Musikfolgen OnlineDurch die Funktionen von Gema Musikfolgen Online wird das „notwendige Übel“ nicht nur komfortabler, sondern es entsteht ein neuer Arbeitsablauf für einen Auftritt ohne überflüssige doppelte Arbeiten.

1. Der Dirigent (Musikleiter) stellt das Programm für einen Auftritt in einer Titelliste zusammen. Archivierte Titellisten dienen als Vorlage und die Repertoireliste bietet einen Überblick über das vorhandene Notenmaterial.

2. Mit der Druck oder Export (CSV) Funktion kann der Dirigent die Titelliste als Programm für einen Auftritt ausdrucken. Spontane Änderungen oder Zugaben werden einfach kurzerhand notiert.

3. Nach dem Auftritt ist dann das Versenden der Meldung schnell erledigt:

a) Musikfolge erstellen

b) Titelliste anfügen (ggf. vorab berichtigen)

c) Veranstaltungsdaten eingeben (Adressen einfügen bzw. im Adressbuch speichern)

d) Musikfolge elektronisch abschicken

e) GEMA sendet die Abrechnung direkt an den angegebenen Veranstalter


Adressbuch● Notwendige Adressen für das

Erstellen einer Musikfolge● Verein (1. Vorstand)

● Musikleiter (Dirigent/-in)

● Veranstalter

● Veranstaltungsort

● Im Adressbuch werden Adressen verwaltet:

● (1) Neue Adresse anlegen

● (2) Adresse eingeben

● (3) Adresse bearbeiten

● (4) Adresse löschen

Während der Erstellung einer Musikfolge kann eine neue Adresse auch jederzeit von dort aus im Adressbuch gespeichert werden.

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● Unter dem Menüpunkt Titellisten werden diese in einer Übersicht aufgelistet.

● Zu jeder Liste bieten Schaltflächen Funktionen zur Bearbeitung:

● (1) Neu erstellen

● (2) Bearbeiten

● (3) Drucken

● (4) CSV-Datei exportieren

● (5) Löschen

● (6) Zeigt man mit der Maus auf eine Titelliste erscheint nach wenigen Sekunden eine Schnellansicht der enthaltenen Titel. Auf den Schaltflächen wird ein Infotext eingeblendet.

Titellisten

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Titellisten – Neu erstellen / BearbeitenEs gibt 3 Möglichkeiten eine Titelliste zu bestücken

● (1) Repertoireliste(enthält alle eingereichten Titel und entspricht dem eigenen Notenbestand)

● (2) Musikrecherche(Suche Titel in der Datenbank der Gema)

● (3) Manuelle Eingabe(Findet man einen Titel nicht mittels der Recherche in der Datenbank, so können die Daten des Titels manuell eingetragen werden. Diese Titel werden von der Gema geprüft und ggf. in die Datenbank aufgenommen)

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Titellisten – MusikrechercheFiltereinstellungen erleichtern die Suche von Titeln.Folgende Einstellungen liefern die besten Treffer.

● Filter (1): Titel(Titel ohne die ergänzenden Worte „Polka“, „Marsch“, „Walzer“, o. ä.)

● Filter (2a): Bearbeiter

● Filter (2b): Verlag

● Filter (2c): Komponist

Ergibt die Suche keinen Treffer ändert man Filter 2 von a auf b oder c und kontrolliert die Schreibweise des Titels.

Ein Klick auf den (3) Titel in der Trefferliste öffnet detailierte Informationen.

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2a-c

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Titellisten – RepertoirelisteDie Repertoireliste sammelt alle Titel, die an die GEMA übermittelt wurden. Sie sind sozusagen die Favoriten aus der großen Musikrecherche Datenbank.

Mittels einer (1) Filterfunktion kann sehr schnell in der Liste nach Titeln gesucht werden.

Die eigenen Angaben im(2) Notizfeld erweisen sich dann als besonders nützlich!

Beispiel: Suche mit Filter „37“

● Alle Titel mit der Nummer 37 in der Notenmappe werden gefunden.

● „Polka Nr. 37“ wird trotz Originaltitel „Zdenicka“ gefunden.

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Titellisten – RepertoirelisteDie Repertoireliste sammelt alle Titel, die an die GEMA übermittelt wurden. Sie sind sozusagen die Favoriten aus der großen Musikrecherche Datenbank.

Mittels einer (1) Filterfunktion kann sehr schnell in der Liste nach Titeln gesucht werden.

Die eigenen Angaben im(2) Notizfeld erweisen sich dann als besonders nützlich!

Beispiel: Suche mit Filter „37“

● Alle Titel mit der Nummer 37 in der Notenmappe werden gefunden.

● „Polka Nr. 37“ wird trotz Originaltitel „Zdenicka“ gefunden.

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Titellisten – Manuelle Eingabe● In der manuellen Eingabe

kann ein (1) Titel und zugehörige Informationen laut den Angaben auf dem Notenblatt direkt eingegeben und der Titelliste beigefügt werden, der in der Musikrecherche nicht gefunden wird.

● Manuell eingegebene Titel werden nach der Meldung von der Gema geprüft und ggf. die Datenbank der Musikrecherche aktualisiert.

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Titellisten – BearbeitenDie Titel werden als einzelne Elemente in die Titelliste eingefügt

● Durch intuitives (1) greifen, bewegen und fallen lassen der Elemente, kann die die Liste einfach umsortiert werden.

● Das (2) rote Kreuz löscht einen Titel aus der Liste.

● Mit der Schaltfläche Speichern am Ende der Liste kann man diese unter einem frei wählbaren Namen speichern.

(3) Notiz

Die Notizfunktion erweist sich in der Praxis als sehr nützlich.

Durch Klick auf den (4) roten Stift kann man jedem Titel einen kurzen Text hinzufügen.Notizen erleichtern erheblich die Suche in der Repertoireliste:

● Notenmappe, Nummer

● Deutscher Titel (z.B. eines tschechischen Original-Titels)

● Weitere individuelle Informationen

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Titellisten – Speicher & Drucken

(1) Druckvorschau öffnen

● Titelliste wird als HTML-Tabelle im Browser geöffnet und kann gedruckt werden.

(2) CSV-Export

● Titelliste wird als CSV-Datei heruntergeladen und kann in Excel geöffnet, bearbeitet und gedruckt werden.

Nach dem Zusammenstellen speichert man die Titelliste mit der Schaltfläche [Speichern] am Ende der Auflistung.

Titellisten können ausgedruckt werden:

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Titellisten – Handzettel drucken

Vorlage A4 1-seitig

Einstellungen Seiten: 1,1,1,1 (= 4 Kopien von Seite 1)

Seiten pro Blatt: 4

Tipp zum Druckenvon Handzetteln.

Druckfunktion in Office Programmen(Word, Excel, OpenOffice, ...)

Beispiel:

Dokument mit 1 Seite wird 4x als verkleinerter Handzettel auf eine A4 Seite gedruckt.

Das Vervielfältigen von Seite 1 erfolgt mit einem Trick in der Druckfunktion.


Musikfolge erstellen● Unter dem Menüpunkt

Musikfolgen werden diese aufgelistet, neu erstellt, bearbeitet, verschickt und ähnliche Musikfolgen als Kopie erzeugt.

● Im Folgenden wird die Erstellung einer (1) neuen Musikfolge Schritt für Schritt erklärt.

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Musikfolge erstellen - TitellisteIm ersten Schritt wird die Titelliste der Veranstaltung erstellt. Die Funktionen der Titelliste sind bereits bekannt.

● Titel können aus folgenden Quellen hinzugefügt werden:

● (1) Repertoireliste

● (2) Musikrecherche

● (3) Manuelle Eingabe

● (4) vorhandene Titelliste

● Der Idealfall für den GEMA- Beauftragten ist eine vom Dirigenten fertig vorbereitete Titelliste anzufügen.

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Musikfolge erstellen - KapelleIm zweiten Schritt werden Angaben zum Musikleiter und der Kapelle eingetragen.

● Namen und Adressen können aus dem (1) Adressbuch übernommen werden.

● Mit der Option (2) Zum Adressbuch hinzufügen wird eine neue Adresse beim nächsten Klick auf [Weiter] direkt ins Adressbuch übernommen.

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Musikfolge erstellen - HäufigkeitIm dritten Schritt wird die Häufigkeit der Veranstaltung ausgewählt.

● (1) Einzelveranstaltung ist hier die typische Auswahl

Beispiel für eine regelmäßige Veranstaltung:

Die Stadtkapelle Kempten spielt jeden Tag 3 Stunden auf der Allgäuer Festwoche zur Unterhaltung. Das Programm ist ähnlich.Die Auftritte können am Ende der Festwoche gesammelt gemeldet werden. In einer Kreuztabelle mit Auftrittsdatum und Titeln, kann dann genau angegeben werden, welche Titel gespielt wurden.

Nähere Informationen im Benutzerhandbuch der GEMA zu Musikfolgen-Online

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Musikfolge erstellen - VeranstaltungIm vierten Schritt werden Angaben zur Veranstaltung eingetragen.

● Veranstalter mit Adresse eingeben. Die (1) GEMA-Kundennummer ist die beste Variante einen Veranstalter anzugeben, da die Adresse bei der GEMA bereits vorliegt und so die Abrechnung reibungslos abläuft.(Die Nummer kann bei der Bezirksdirektion Nürnberg erfragt werden. Sie steht oft auch auf den Papiervordrucken der Veranstalter!)

● (2) Veranstaltungsort

● (3) Name der Veranstaltungist auch der Name der Musikfolge und wird auf der Übersichtsseite so angezeigt.Datum und Uhrzeit sind außerdem Pflichtangaben.

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Musikfolge erstellen – Meldung absendenIm fünften Schritt werden alle Angaben zur Kontrolle als Übersicht angezeigt.

● Es können noch (1) Änderungen durchgeführt werden. Die vorbereitete Musikfolge kann (2) abgespeichert werden.

Im sechsten und letzten Schritt wird die Musikfolge mit (3) Absenden an die GEMA versendet.

● Die Meldung ist abgeschlossen!

● Die GEMA versendet im Anschluss die Abrechnung direkt an den Veranstalter.

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Ähnliche Musikfolge erstellen● Gespeicherte Musikfolgen

werden in der Übersichtsliste angezeigt und können weiter bearbeitet werden.

● Gemeldete Musikfolgen werden in der Übersichtsliste angezeigt und können nicht mehr bearbeitet werden.

Mit jeder Meldung sammeln sich Adressen im Adressbuch, neue Titel in der Repertoireliste und verschiedene Musikfolgen. Die nach und nach gesammelten Daten beschleunigen jede weitere Meldung. Nützlich ist die Funktion (1) Ähnliche Musikfolgen erstellen.

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Ähnliche Musikfolge erstellen● Mit der Funktion (1)

„Ähnliche Musikfolgen erstellen“, die hinter jeder Musikfolge zu finden ist, kann sehr schnell eine wiederkehrende Veranstaltung gemeldet werden.

● Die Funktion ermöglicht (2) einzelne Teile einer Musikfolge zu übernehmen. Im Anschluss kann die Musikfolge mit wenigen Änderungen abgesendet werden.

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Musikfolgen OnlineDer Weg zum Ziel:

Einsparung von wertvoller ehrenamtlicher Arbeitszeit ist unser Ziel und Erfolg.● MFO erspart viel Schreibarbeit und beschleunigt die GEMA-Meldung

● MFO bietet Grundfunktionen zum Verwalten von Noten und unterstützt bei der Vorbereitung eines Programms für einen Auftritt.

● Gut gewählte eigene Notizen zu Titeln in der Repertoireliste beschleunigen das Zusammenstellen von Titellisten enorm.

● Je besser der Datenbestand, desto schneller erfolgt eine GEMA-Meldung mit MFO


Musikfolgen OnlineDer Weg zum Ziel:

Erfolgsgeheimnis Repertoireliste

Eine gut gepflegte Repertoireliste bringt die größte Zeitersparnis.

Befüllen der Repertoireliste --- WEG 1Beginnt man mit MFO zu arbeiten und recherchiert bei jeder Meldung nach und nach die noch fehlenden Titel in der Repertoireliste. Im ersten Jahr ist jede Meldung weiterhin zeitaufwändig. Die Repertoireliste füllt sich mit den Meldungen des ersten Jahres schätzungweise zu 90% mit den regelmäßig gespielten Titeln aus den Notenmappen.

Befüllen der Repertoireliste --- WEG 2Um schneller eine gut gepflegte Repertoireliste zu erhalten, rentiert sich der einmalige Arbeitsaufwand sich eine große Titelliste eigener Titel zusammenzustellen und beim nächsten Auftritt zu melden.

Die Gebühren an die GEMA sind nicht von der Anzahl der gespielten Titel abhängig!

Ab dem zweiten Auftritt hat der Dirigent einen lückenlosen Datenbestand, um das nächste Programm zusammenzustellen und die Meldungen sind um ein vielfaches schneller erledigt. Die Angaben in den Titellisten sind dennoch präziser als zu Zeiten der Papierform.


Musikfolgen Online - Hilfe

Dokumentation der GEMA

● Video-Anleitung

● Benutzerhandbuch

● Fachliche Fragen zur Veranstaltungsmeldung [email protected]

● Technische Fragen zum Onlineportal Musikfolgen [email protected]

Hilfe für ASM-Vereine

● ASM Homepagehttp://www.asm-online.de/gema/

● ASM Geschä[email protected]

● Verfasser dieser AnleitungNorbert [email protected]

mailto:[email protected]


http://www.asm-online.de/gema/




Rahmenvertrag für Freiveranstaltungen

Voranmeldung

● Die Veranstaltung muss rechtzeitig vor dem ersten Veranstaltungstag bei der zuständigen Bezirksdirektion telefonisch oder per E-Mail angemeldet werden.

(Nur so können die eingehenden Musikfolgen einer gebührenfreien Veranstaltung zugeordnet werden.)

Einreichen der Musikfolgen

● Der Veranstalter hat dafür zu sorgen, dass die Musikfolgen der Kapellen/Bands zeitnah bei der GEMA eingehen. Die Frist beträgt 5 Tage.

Meldet eine der Kapellen elektronisch, sollte der Veranstalter der Kapelle seine GEMA-Mitgliednummer mitteilen und sie darauf hinweisen, die Meldung zeitnah zu erledigen. Meldungen in Papierform muss der Veranstalter innerhalb der Frist per Post oder E-Mail an die GEMA schicken.

In regelmäßigen Abständen handelt der Bayerische Blasmusikverband einen Rahmenvertrag mit der GEMA aus, der u. a. die Anzahl gebührenfreier Veranstaltungen regelt.Sind Sie als Verein der Veranstalter und Mitglied des ASM ist der Rahmenvertrag für sie gültig.

Informationen zum aktuellen Rahmenvertrag und der für Sie zuständigen Bezirksdirektion sind auf der ASM Homepage zu finden:


Wichtig ist die Beachtung folgender Punkte:


Documents

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