Gertraud Peinel, Thomas Rose, Alexander Wollert · © Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT Unser Forschungsfokus ... •Export zu Word, Excel, PDF, Email, XML,

© Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT © Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT

Smart Checklists for Crises Management Planning

Gertraud Peinel, Thomas Rose, Alexander Wollert


Überblick

Motivation

• Unterstützung von BOS in der Vorbereitung auf Katastrophen

Planungsprozess

Usability der Werkzeuge

Werkzeuge

• Checklisten zur Vorgehensbeschreibung

Lice-cycle Management

Organisationsspezifische Präsentation

Glossar für den Austausch


Unser Forschungsfokus

Unterstützung der Planungsprozesse im Krisenmanagement

• Standard Operating Procedures (SOP)

“a set of written instructions that document a routine or repetitive activity followed by an organization”

“written, numbered organizational directive that establishes a standard course of action”

Idee: Anwendung der Konzepte der Geschäftsprozessmodellierung

“set of partially ordered activities intended to reach a goal’

“a process is thus a specific ordering of work activities across time and place with a beginning, an end and clearly identified inputs and outputs: a structure for action”

Feuerwehr, Rettungsdienst, Polizei, ….


Erfahrungen

Verfügbare Geschäftsprozessmodellierungstools und –methoden sind nicht geeignet zur Modellierung von SOPs im Krisenmanagement

• Planungmethode, Ausführungsweise, Arbeitsweise, IT Umsetzung, Modelle und Konzepte, Organisationsstrukturen, Terminologie, Ziele und Entscheidungen

Business Processes and Standard Operating Procedures: Two Coins with Similar Sides, Gertraud Peinel & Thomas Rose, eGov 2013, Koblenz

Beispiel: Probleme der Regularien und Gesetze


Probleme der Regularien und Gesetze

Feuerwehrdienstvorschrift 100, Führung und Leitung im Einsatz : Führungssystem, Ausschuß Feuerwehrangelegenheiten, Katastrophenschutz und zivile Verteidigung (AFKzV)

Ständige Konferenz der Innenminister und -senatoren der Länder (IMK), Arbeitskreis V "Feuerwehrangelegenheiten, Rettungswesen, Katastrophenschutz und zivile Verteidigung", Hinweise zur Bildung von Stäben der administrativ-organisatorischen Komponente (Verwaltungsstäbe VwS), Berlin 2003

Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen, §1 Ordnungsbehördengesetz NRW, 1980

Bundesministerium des Innern, Krisenkommunikation - Leitfaden für Behörden und Unternehmen, 2008

Bundesamt für Bevölkerungsschutz, Nationales Krisenmanagement im Bevölkerungsschutz, Bonn 2008

Grambs, S.,Schultmann F. and Thiede T., Krisenmanagement Stromausfall Langfassung. In Zusammenarbeit mit dem Innenministerium Baden-Württemberg (Hrsg.) und dem Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe, Heidelberg 2010

Kommunale Dienst- und Geschäftsordnungen

….


Probleme der Regularien und Gesetze

Feuerwehrdienstvorschrift 100, Führung und Leitung im Einsatz : Führungssystem, Ausschuß Feuerwehrangelegenheiten, Katastrophenschutz und zivile Verteidigung (AFKzV)

Ständige Konferenz der Innenminister und -senatoren der Länder (IMK), Arbeitskreis V "Feuerwehrangelegenheiten, Rettungswesen, Katastrophenschutz und zivile Verteidigung", Hinweise zur Bildung von Stäben der administrativ-organisatorischen Komponente (Verwaltungsstäbe VwS), Berlin 2003

Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen, §1 Ordnungsbehördengesetz NRW, 1980

Bundesministerium des Innern, Krisenkommunikation - Leitfaden für Behörden und Unternehmen, 2008

Bundesamt für Bevölkerungsschutz, Nationales Krisenmanagement im Bevölkerungsschutz, Bonn 2008

Grambs, S.,Schultmann F. and Thiede T., Krisenmanagement Stromausfall Langfassung. In Zusammenarbeit mit dem Innenministerium Baden-Württemberg (Hrsg.) und dem Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe, Heidelberg 2010

Kommunale Dienst- und Geschäftsordnungen

….

Verschiedene Terminologien &

Granularität Abbildung unklar


Strukturelle Probleme

„Katastrophenschutz ist Ländersache”



„Katastrophenschutz ist Ländersache”

Delegiert zu Kreisen und kreisfreien Städten

• Subsidiaritätsprinzip

Hauptakteure

• Feuerwehren

• Rettungsdienste

• THW




Erfahrungen

Es gibt keine vordefinierten Standard Operating Procedures für große Katastrophen

• Wenn überhaupt, sind nur Fragmente verfügbar, oft lokal angepasst an Örtlichkeiten in unterschiedlicher Granularität

• Keine gemeinsame Sprache, verschiedene Terminologien

• Prozeduren konzentrieren sich auf eigene Arbeiten, Kooperationen mit und Schnittstellen zu anderen Organisationen nur rudimentär

Informationsverteilung „push“ anstatt Konzept für „pull“

• Kontaktnetzwerke aus personellen Beziehungen oder strikt auf Anweisung

• Es gibt keinen Hauptverantwortlichen für eine gemeinschaftliche Planung


Annäherung über Checklisten


Annäherung über Checklisten


Checklisten im Katastrophenmanagement

Erzeugt und gepflegt in Excel und Word

Mehr als 500 verschiedene in einem Kreis

Probleme

• Pflege: Suchen und Ersetzen

Instanzen (Namen, Adressen von Ansprechpartnern etc.)

• Nachvollziehbarkeit von Änderungen

• Update der Papierversionen

• Wiederverwendung von Teilen / Modularität

• Analyse (bspw. auf Ressourcenauslastung)


Unser Ansatz

Kombination von GPM Formalismen mit BOS-Welt

„Smart Checklists“

Darstellung von Plänen

Wer macht

Was

Wo

Mit Was

Warum

Editor zur Instanziierung


Checklist Editor: Plan-T

Plan your Actions – Tool



Plan your Actions – Tool

• Typing

• Hierarchy

• Links


Benutzerspezifische Terminologie


Editieren


Editieren


Drucken und Export



Features

• Verschiedene Sichten (Baumstruktur, Tabelle, Graph)

• Datenbankbasiert

• Terminologieunterstützung

Glossar, Links zu Bildern, Webseiten etc.

• Export zu Word, Excel, PDF, Email, XML, Social Media

• Import von XML



Geplante Erweiterungen (aus Evaluierung)

• Zugriffsrechte, Nachverfolgung von Änderungen

• Export zu mobilen Geräten zur Online-Unterstützung

Online-Ausführung für Nachschub

Dokumentation

• Generische Benutzerschnittstelle

• Selektion und Definition von Attributen

• Generierung einer Zusammenfassung

?


Vorstudie: Mobile Checklist Server


Vorstudie: Mobile Checklist Server


Zusammenfassung

Werkzeugunterstützung wichtig für Planungsprozesse von BOS

• Prozessmanagementwerkzeuge hilfreich für die Analyse

• Aber kaum bedienbar für BOS

Checklisten als Alternative zur Erfassung von Vorgehensweisen im Katastrophenmanagement

• Word und Excel Dateien als Startpunkt

• Aber formalisierte Ablage zur sinnvollen Pflege

Modellierungsmethode

• Unterstützung der Terminologien unterschiedlicher Organisationen

• Unterstützung des Lebenszyklus (Änderungen)

• Unterstützung von „verwandten“ Checklisten

• Mobile Geräte


Danke!

Kontakt: {gertraud.peinel,thomas.rose,alexander.wollert}@fit.fraunhofer.de

Smart Checklists for Crises Management Planning

Documents

Gertraud Peinel, Thomas Rose, Alexander Wollert · © Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT Unser Forschungsfokus ... •Export zu Word, Excel, PDF, Email, XML,