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GPM Region Düsseldorf/Rhein-RuhrVortrag vom 12.08.2013 Kollaboration im Projektmanagement – Microsoft SharePoint und Project Server 2013

12.08.2013 | www.GPM-IPMA.de

KOMPETENZ12.08.2013 | www.GPM-IPMA.de

Inhalt

1. Foliensatz der Veranstaltung vom 12.08.2013 bei der

IT.NRW

Mauerstr. 51

40476 Düsseldorf

2. Kontaktdetails des Referenten

3. Kontaktdetails GPM/GPM Region Düsseldorf-Rhein/Ruhr

Hinweis: Der Inhalt dieser Präsentation muss nicht die Meinung der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. darstellen. Alle Rechte und Pflichten obliegen den Präsentierenden (Jens Paape, Campana & Schott Realisierungsmanagement Nord GmbH, Köln)

Die nachfolgenden Inhalte sind urheberrechtliches Eigentum der Campana & Schott-Unternehmensgruppe.

Die unentgeltliche Überlassung berechtigt ausschließlich zur unternehmensinternen Nutzung.

Jegliche Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung durch Campana & Schott.

Kollaboration im Projektmanagement

Microsoft SharePoint und Project Server 2013

Jens Paape

Düsseldorf, 12.08.2013

Microsoft Project 2013 2/ © Campana & Schott 38

Agenda

Unternehmensvorstellung

IT-Trends im Projektmanagement

Microsoft Project 2013 – Grundlagen

Microsoft Project 2013 – Live-Demo

Einführung einer Kollaborationsplattform

Diskussion und Fragen

Unternehmensvorstellung


Ein etabliertes und dynamisches Unternehmen

Campana & Schott – Unternehmen

… auch in Australien, Bosnien-Herzegowina, Brasilien, Bulgarien, Dänemark, Finnland, Groß-

britannien, Kosovo, Saudi-Arabien, Schweden, Serbien, Spanien, Tschechien, Ukraine, USA, …

Kunden weltweit

Microsoft Gold Partner

Weitere Allianzen

Seit 1992 am Markt

Inhabergeführtes

Unternehmen

10 Niederlassungen

in Europa

Derzeit über 200

Mitarbeiter

Starke Allianzen

und weltweites

Partnernetz

Überblick


Beratung – Technologie – Umsetzung

Campana & Schott – Kompetenzen

Projektmanagement Social Collaboration

Microsoft-

Technologien

Integration

& Produkte

Managementberatung

Technologieberatung

Realisierung

Professionelles

Projektmanagement

Automatisierung

von Prozessen

IT-Lösungen

Training und Support

Bereitstellung von

Projektmanagern

Management

of Change


P3M (Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement)

ist integraler Bestandteil jeder Organisation

Campana & Schott – Beratungsansatz


Unsere Kundenbasis umfasst alle Branchen und

Unternehmensbereiche

1&1, ABB, Abbott, Accenture, Airbus, Alcatel-Lucent, Allianz, Altana, AOK, AOL, Areva, Ärzte ohne

Grenzen, Avaya, AXA, Bahlsen, Bayer, Bayerischer Rundfunk, Beiersdorf, Bertelsmann, Bilfinger Berger,

BMW, BNP Paribas, Boehringer Ingelheim, Bombardier, Bosch, British Telecom, Bundesagentur für Arbeit,

Bundeswehr, BVG, Carl Zeiss, Clariant, Coca-Cola, Commerzbank, Continental, Creditreform, Daimler,

Datev, DekaBank, DEKRA, Deutsche Bahn, Deutsche Börse, Deutsche Forschungsgemeinschaft, Deutsche

Telekom, Deutsche Vermögensberatung, DHL, Dräxlmaier, Dresdner Bank, DSAG, DWS, Dyckerhoff,

EADS, eBay, E.ON, Ergo Versicherungsgruppe, Europäische Zentralbank, Ferrero, Fraport, Fraunhofer

Gesellschaft, Fresenius, General Cologne Re, Giesecke & Devrient, Gothaer, Gruner + Jahr, Hamburger

Hochbahn, Hannover Rück, Harman/Becker, Heidelberg Cement, Heidelberger Druckmaschinen,

Heineken, HeLaBa, Heraeus, Hermes Kreditvers., Hewlett-Packard, Hilti, Hochtief, Honeywell, Infineon,

Intersport, Jaguar & Land Rover, John Deere, Kaufland, Kassenärztliche Bundesvereinigung, Keiper

Recaro Group, KfW, Kienbaum, Lekkerland, Liebherr, L'Oréal, Lufthansa, MAN, Media-Saturn, Metabo,

Microsoft, Miele, Ministerien, MTU, Munich Re, NCR, Nestlé, Nintendo, Nokia, Novartis, Océ, OMV, ORF,

OSRAM, Österreichische Bundesbahn, Panalpina, Philips, Porsche, PricewaterhouseCoopers, QIAGEN,

Roche, RWE, Sanofi, SAP, Schindler, Scholpp, SEB, Siemens, Signal-Iduna, Solvay, Sparkassen,

Stadtwerke, Städtisches Klinikum München, Star Alliance, Südzucker, Swatch, Swisscom, Swiss Re,

Tchibo, Telekom Austria, TeliaSonera, Tengelmann, Tesa, Technicolor, ThyssenKrupp, T-Systems, TÜV

SÜD, UBS, UniCredit Bulbank, Universitäten, Vaillant, Valeo, Varta, Vodafone, Voestalpine, Voith,

Volkswagen, Web.de, Wien Energie, Wincor Nixdorf, WMF, Yello, ZF …

Campana & Schott – Kunden (Auszug)


Was erwarten Sie vom heutigen Vortrag?

Zentrale Fragestellung

Informationsaustausch läuft

oft über Email und Netzlaufwerke

Auffindbarkeit von Informationen

ist hierdurch erschwert

Projektmanagement findet lokal

oder über selbstgebastelte

Excel Lösungen statt

Situation

Einfache Verwaltung und

Auffindbarkeit von

Informationen

Transparente Darstellung der

Projekt- und Ressourcen-

situation

Anforderungen

Kernfrage:

Ist SharePoint/

Project 2013 eine

geeignete Plattform

für das Projekt-

management?

IT-Trends im Projektmanagement


Vier große IT-Trends werden das Jahrzehnt prägen

IT-Megatrends

Mobilität Social

Cloud Big Data


Social Collaboration: Unternehmen erkennen das

Potential und Mitarbeiter fordern die Funktionalität ein

IT-Megatrends

50 % der

Unternehmen wollten

2012 Apps für

interne soziale

Netzwerke nutzen

Social

75 % der Mitarbeiter

werden 2025

Millenials sein

(Generation Y)

Soziale Netzwerke

umfassen nicht nur

Personen sondern

auch Geräte und

Produkte

Quelle: Microsoft


Das Kommunikationsverhalten verschiebt sich in

Richtung Sozialer Netzwerke

Relevanz

14 13 12 10

28 27 25 27

2010

105

28

6

21

10

100 % = 101

22

5

22

11

2008

100

15

4

26

13

Soziale Netzwerke

VOIP

Mobil-Telefonie

Festnetz-Telefonie

Instant Messaging

E-Mail

2009 2011

102

29

5

21

7

Frage: Sie haben Kommunikations-Aktivitäten erwähnt, die Sie täglich oder fast täglich tun. Wie viel Zeit

verbringen Sie mit diesen Aktivitäten? Hinweis: Zahlen könnten rundungsbedingt nicht die Summe ergeben

Quelle: McKinsey: iConsumer survey 2008–11

Verdopplung


Social Collaboration fördert die abteilungsübergreifende

Zusammenarbeit und steigert die Produktivität

Vorteil Bsp 2

Nutzenpotential: Produktivität

Kommunikationsbarrieren Übergreifende Kommunikation


Social Collaboration festigt die Mitarbeiterbindung in

Unternehmen

Vorteil Bsp 2

Nutzenpotential: Mitarbeiterbindung

Von Top Down Zu Bottom Up


Welche IT-Trends beeinflussen die Weiterentwicklung

von Projektmanagementsoftware?

Microsoft Project über die Jahre

2000 2002 2003 2010 2013

Funktionsumfang &

Funktionsreife

Zeit

Collaboration

Social

Mobile

Cloud

Social

Mobile

Cloud

Portal

Portal-Lösungen statt

isolierter

Applikationen in

Unternehmen

Project Central

Project 2002

2007

Project 2003

Teamsites

Project 2007

SharePoint

Portal

Project 2010

PPM,

Workflows

3 Jahre 3 Jahre

http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:Iphone4sblacksideview2.png&filetimestamp=20111014083919

http://www.microsoft.com/windowsphone/de-DE/default.aspx

http://blogs.msdn.com/blogfiles/zxue/WindowsLiveWriter/MicrosoftCEOSteveBallmerTalksAboutCloudC_921A/image_3.png


Die Microsoft “Wave 15” zielt auf ein einheitliches UI:

OS, Client & Web | Consumer& Business | All Devices

Unified User Interface

Project Server 2013 - Grundlagen


Ob als Client-/Server Installation oder in der Cloud, die

Architektur bleibt dieselbe

Pla

ttform

Front-End

Servic

es

Integration z.B. von ERP-Systemen

(SAP, Peoplesoft, Navision)

Microsoft SharePoint/ Project 2013 – Architektur


Mit Microsoft SharePoint wird Ihr Projektteam zu einem

sozialen Netzwerk, ein Mikrokosmos im Unternehmen

Kollaboration im Team

Microblogging & Aktivitäten

Communities

Get …

…tuned in

…connected

…working

Dokumenten Management

Aufgaben Management

Newsfeeds

… visible


Microsoft Project 2013 bietet eine integrierte Plattform

für das Projekt- und Projektportfoliomanagement

Nutzergruppen und Funktionsbereiche

Analyse & Controlling

Optimierung Portfolio

Auswertung Projekte,

Budgets, Kapazitäten,

Kennzahlen…

Übersicht eigener Aufgaben

Rückmeldung von Ist-Zeiten

und inhaltlichem Fortschritt

Kollaboration im Projekt: u. a.

Dokumente, Wikis, Kalender

Projektplanung/ –steuerung

Überwachung, Berichtswesen

Kommunikation

Personaleinsatzplanung

Auslastungsanalyse

Kapazitätsoptimierung

Skill-Management

Management Projektteam

Projektleitung Ressourcen-Mgmt.

PM Linie

Exec Team


Microsoft Project 2013 informiert passgenau und

aktuell: Portfolio-Überblick oder Detail-Projektplan

Rollenbasierte, aktuelle Information auf zentraler Datenbasis

PM Linie

Team Exec

Projekte Ressourcen

Aufgaben Kennzahlen

Kundenszenario

Wie wird aus unstrukturierten

Inhalten ein strukturiertes Projekt?


gering

hoch

Nutzungsgrad

Starten Sie auf der grünen Wiese beginnend mit einer

Idee und erstellen ein Projekt in wenigen Schritten

Von der Idee zum Projekt

Zeit

Idee erfassen

Ideen bewerten

Projekt starten


gering

hoch

Struktur

Überführen Sie unstrukturierte Inhalte in ein

strukturiertes Projekt

Projekt strukturieren

Zeit

Dokumente verwalten

Aufgaben verwalten

Projekte managen

Live-Demo von Project Server & Client 2013

Kundenszenario

Wie können Sie mit Ihrem

Projektteam auch mobil kollaborieren?


Als Projektmanager oder Teammitglied haben Sie auch

mobil Zugriff auf Projektdaten über spezielle Ansichten

Mobiles Projektmanagement

Verwalten Sie Projekte unterwegs mithilfe der

verbesserten Ansichten für mobile Endgeräte

Zielgruppe sind vor allem Projektmanager und

Teammitglieder

Der Zugang ist verfügbar für Windows Phone, Apple-

und Android-Geräte

Mobiler Zugriff

PM

Team

Ergänzung

Wie können Sie Projektfortschritt via

Rückmeldungen erfassen?


Teammitglieder haben nun die Möglichkeit, die Zeiterfassung für die ihnen persönlich

zugeordneten Aufgaben und Projekte auf einer zentralen Seite vorzunehmen

Geleistete Arbeit kann gespeichert und dem Statusmanager zur Freigabe gesendet werden

Beispiel:

• Ein Teammitglied arbeitet an verschiedenen Aufgaben. Ein Teil davon wird extern und der

andere intern verrechnet

• Das Teammitglied kann die geleistete Arbeit für alle Aufgaben erfassen und den Status an

den Projektleiter absenden

Teammitglieder können mit Project 2013 einfach

Ist-Zeiten oder Vorgangsfortschritt zurückmelden

Zeiterfassung

Meine Arbeit/ Meine Arbeitszeittabelle


Der Projektleiter kann automatische Genehmigungsregeln

erstellen, die auf definierten Feldwerten basieren

Beispiel:

• Der Projektleiter erstellt eine Regel für die automatische

Genehmigung von Aktualisierungen aller als intern

markierten Vorgänge

• Nur die als extern markierten Vorgänge werden auf der

Genehmigungsseite des Projektleiters angezeigt

Project Server 2013 erhöht die Benutzerfreundlichkeit

der Zeiterfassung auf Aufgabenebene

Zeitgenehmigung

Automatische Genehmigungsregeln

Fazit


Project Server 2013 bietet die Plattform zur Abdeckung

von unterschiedlichsten Anwendungsfällen

Fazit

Kolla-

boration

Ressourcen-

management

Dokumenten-

management

Skalierbare Plattform

Unterstützung

verschiedenster

Anwendungsfälle

Abbildung von

Anforderungen an das

Projekt- und

Portfoliomanagement


Die Nutzung von Project Server ist stark abhängig von

IT-Richtlinien und der vorhandenen Unternehmenskultur

Kundenzitate

Mit der Cloud basierten

Lösung haben wir die

benötigte Flexibilität

erhalten und können das

System frei skalieren!

Sehr intuitiv zu

bedienen!

Aufgrund von Bedenken

bei der Datensicherheit

präferieren wir die

on-premise Lösung!

Die Verwendung eines solchen

Systems erfordert ein hohes

Maß an Disziplin, um die

erhoffte Transparenz zu

erreichen!

Excel

funktioniert

doch auch!

Die Mitarbeiter

müssen von

Anfang an

eingebunden sein!

Vorgehensmodell zur Einführung


Das Schritte zur Einführung eines Tools sollten

pragmatisch sein und aufeinander aufbauen

Beispiel: Mögliche Aufteilung in Entwicklungsstränge

Einführung von Microsoft Project Server

als Projektmanagement-Plattform

Infrastruktur

Basisfunktionalitäten

Design, Homepage,

Berechtigungen, etc.

Vorlagen für Richtlinien

Use Case-Analyse

Beurteilung, Priorisierung,

Release-Planung

Ziel: weitere Phasen

optimal vorbereiten

Projektpläne/

Arbeitsbereiche

Dokumentenmanagement

Detailliertes Konzept der

Berechtigungsvergabe

Project

Entwicklungsstrang:

Portal

Entwicklungsstrang:

PM/ Kollaboration

Entwicklungsstrang:

Komplexe Prozesse

Π

Θ

Δ

B

--

Geschäftsprozesse mit

geringer Komplexität

Realisierung im Standard

Ziel: produktive Nutzung

in den Abteilungen

Λ

A

Entwicklungsstrang:

Einfache Prozesse

Pro-

ject

A

Project

Entwicklungsstrang: Vision, Governance & Management of Change 1

2 3 4 5

Diskussion und Fragen


Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit!

Ihr Ansprechpartner

Jens Paape, PMP

Senior Consultant

Campana & Schott Realisierungsmanagement Nord GmbH

Beethovenstr. 5-13, D-50674 Köln

Telefon: + 49 (221) 258 89 83 - 0

Mobil: + 49 (151) 150 35 909

E-Mail: [email protected]

Campana & Schott-Unternehmensgruppe

10x in Europa

[email protected]

www.campana-schott.com

mailto:[email protected]



http://www.campana-schott.com/



Campana & Schott-Unternehmensgruppe

Frankfurt (Hauptsitz)

Gräfstr. 99

D-60487 Frankfurt am Main

Tel. +49 69 97 78 83-0

Berlin

Friedrichstr. 122/123

D-10117 Berlin

Tel. +49 30 28 04 46 83

Wien

Schwindgasse 7

A-1040 Wien

Tel. +43 1 8 12 01 23

Zürich

Heinrichstr. 262

CH-8005 Zürich

Tel. +41 43 9 60 33 22

Köln

Beethovenstr. 5-13

D-50674 Köln

Tel. +49 221 2 58 89 83-0

Paris

42 bis boulevard Richard Lenoir

F-75011 Paris

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München

Nymphenburger Str. 3a

D-80335 München

Tel. +49 89 2 10 29 78-0

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www.campana-schott.com

Hamburg

Zippelhaus 3

D-20457 Hamburg

Tel. +49 40 30 30 96 52

Stuttgart

Silberburgstr. 157

D-70178 Stuttgart

Tel. +49 711 26 34 62 13

KOMPETENZ

Kontakt

GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

Hauptgeschäftsstelle NürnbergFrankenCampus – Frankenstraße 15290461 NürnbergTel.: +49 (0)911 43 33 69-0Fax: +49 (0)911 43 33 69-99E-Mail: [email protected]: http://www.GPM-IPMA.de

Veranstaltungshinweise der GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhrhttp://www.gpm-ipma.de/ueber_uns/regionen/........

Bei Fragen zum Veranstaltungsprogramm oder zu Netzwerk-möglichkeiten können Sie sich gerne an die

Region Düsseldorf / Rhein-RuhrGuido Bacharach Alexander Miskiw

Tel.: +49 (0) 208 59 08 24 +49 (0) 2051 809640E-Mail: [email protected] [email protected]

wenden.

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