Eidgenössisches Departement des Innern EDI

Schweizerisches Bundesarchiv BAR

Dienst Bewertung und Informationsverwaltung

Az.: 311-1

Bewertungsentscheid (Auszug)

Prospektive Bewertung GS-VBS (Ordnungssystem 2015), 2015

Generalsekretariat des eidgenössischen Departements für Aktenbildende Stelle

Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (1998- )

Generalsekretariat des eidgenössischen Departements für Anbietende Stelle

Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (GS VBS)

Datum Genehmigung 12.06.2015

1 Anlass und Gegenstand der Bewertung

In Umsetzung des Bundesratsbeschlusses zur Einführung GEVER (-basierter Ordnungssysteme) in der

Bundesverwaltung und unter Berücksichtigung der Verordnung über die elektronische Geschäftsver-

waltung in der Bundesverwaltung (GEVER-Verordnung), werden die Ordnungssysteme (OS) aller an-

bietepflichtigen Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung durch das Bundesarchiv (BAR) geprüft

und abgenommen. Dabei nimmt das BAR – in Zusammenarbeit mit der Verwaltungseinheit – auch eine

vollständige prospektive Bewertung aller Rubriken des OS vor.

In diesem Zusammenhang wurde das Ordnungssystem des GS VBS zur prospektiven Bewertung ein-

gereicht.

2 Aufgaben und Kompetenzen der aktenbildenden Stelle (GS-VBS)

Die allgemeinen Aufgaben und Kompetenzen von Generalsekretariaten sind im Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz (RVOG) vom 21. März 1997 (Stand am 1. Januar 2015) beschrieben:

2. Abschnitt: Generalsekretariate

Art. 41 Stellung

1 Jedes Departement verfügt über ein Generalsekretariat als allgemeine departementale Stabsstelle. Diesem können auch andere

als Stabsaufgaben übertragen werden. 2 Der Generalsekretär oder die Generalsekretärin ist Stabschef des Departements.

Art. 42 Funktionen

1 Das Generalsekretariat unterstützt den Departementsvorsteher oder die Departementsvorsteherin bei der Planung, Organisa-

tion und Koordination der Tätigkeit des Departements sowie bei den dem Departementsvorsteher oder der Departementsvor-

steherin zustehenden Entscheidungen.

2 Es nimmt Aufsichtsfunktionen nach den Anordnungen des Departementsvorstehers oder der Departementsvorsteherin wahr.

3 Es sorgt dafür, dass die Planungen und die Tätigkeiten des Departements mit denjenigen der anderen Departemente und des

Bundesrates koordiniert werden.

4 Es unterstützt den Departementsvorsteher oder die Departementsvorsteherin bei der Vorbereitung der Verhandlungen des

Bundesrates.

Die Aufgaben des GS VBS im Detail sind in der Organisationsverordnung für das Eidgenössische Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (OV-VBS) vom 7. März 2003 (Stand am 1. März 2015) festgehalten:

1. Abschnitt: Generalsekretariat

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Art. 5 Ziele und Funktionen

Das Generalsekretariat übt die Funktionen nach Artikel 42 RVOG aus und nimmt auf Departementsstufe folgende Kernfunk-

tionen wahr:

a. Es unterstützt den Departementschef oder die Departementschefin als Mitglied des Bundesrates und bei der Leitung des VBS.

b. Es ist betraut mit der Strategie sowie mit der internen Revision.

bbis. Es initiiert, plant, koordiniert und kontrolliert die Departementsgeschäfte und begleitet insbesondere die wichtigen de-partementsübergreifenden Geschäfte.

c. Es setzt die strategischen Ziele des Bundesrates und des Departementschefs oder der Departementschefin um, formu-liert die entsprechenden politischen Vorgaben und koordiniert deren Umsetzung durch die Gruppen und Ämter des VBS.

cbis. Es unterstützt den Departementschef oder die Departementschefin in der Gestaltung und Umsetzung der Sicherheits- und Verteidigungspolitik.

d. Es stellt die strategische Steuerung der Ressourcen sicher.

e. Es sorgt für die Informations- und Dokumentationsbeschaffung, die Informationsplanung und die Kommunikation.

f. Es führt das Bibliotheks-, Dokumentations- und Archivwesen im VBS und in der Armee.

g. Es sorgt für die Rechtsetzung, Rechtsanwendung und Rechtsberatung.

3 Ergebnis der Bewertung

In der Hauptgruppe 0 (Führung GS VBS) bewertete das GS VBS mit Ausnahme von Positionen mit

Dokumentationscharakter und externer Federführung alles als archivwürdig. Es sind dies die Positionen

zu 01 Grundlagen (Weisungen Bundesrat, Weisungen VBS und GS VBS ). Ferner bewertete es die

Positionen zu 02 Ziele und Planung GS VBS sowie 03 Operative Führung GS VBS, 05 Risikomanage-

ment und 06 Controlling GS VBS (ohne Personal- und Finanzcontrolling) als archivwürdig.

In der Hauptgruppe 1 (Support und Ressourcen GS VBS) bewertete das GS VBS mehrheitlich nicht

archivwürdig. Als archivwürdig wurden die Positionen zum Finanzreporting GS VBS (13), Informatik GS

VBS (14), Sicherheit GS VBS (153), Beteiligungs- und Vertragsmanagement RUAG (161) sowie Betei-

ligungs- und Vertragsmanagement Skyguide (162) bewertet.

Ferner bewertete es die Positionen 151.1 Implementierung und Operation BCM (Business Continuity

Management), 151.4 Organisation und Plattform BCM und 151.7 Umsetzungsplanung BCM als archiv-

würdig.

Das BAR bewertete zusätzlich die Positionen 113 Bewirtschaftung Ordnungssystem GS VBS sowie 123.1 Personaldossiers (in Auswahl) als archivwürdig.

In der Hauptgruppe 2 (Führungsaufgaben und Vorgaben VBS) bewertete das GS VBS die Positionen

zu Vision / Strategie / Leitbild VBS (212), Leistungsauftrag VBS (214), Controlling VBS (Vorgaben und

Reporting Chef/in VBS und Generalsekretär/in VBS) (215), Operative Führung VBS (22), Sicherheits-

politik VBS (u.a. 231 Grundlagen, 231.7 Steuerung Forschungsinstitute und Ausbildungszentren, 232

Verteidigungspolitik, 233 Armee; Mitarbeit bei Organisation und Entwicklung, 234.2 Einsätze Ausland,

235 Rüstung, 236 Koordination Internationale sicherheitspolitische Zusammenarbeit VBS), Raum-, Um-

welt-, Immobilienbelange VBS (24), Allgemeine Rechtsgeschäfte VBS (Recht VBS) (u.a. 253 Beratung

Rechtsetzung international, 254 Rechtsanwendung: Verfahren und Entscheide GS und VBS, 255

Rechtsberatung zu Fachthemen des VBS, 256 Durchführung Administrativuntersuchungen, 257 An-

wendung Öffentlichkeitsprinzip), Interne Revisionen (Inspektorat VBS) (26) als archivwürdig.

Das BAR bewertete zusätzlich die Positionen 213.1 Strukturen / Organigramm VBS, 271 Projekte Infor-

matik VBS und 272 Cyber Defense als archivwürdig.

In der Hauptgruppe 3 bewertete das GS VBS die Positionen zu Sozialpartner (310.1), Personalbedarf-

splanung VBS (312.1) und Allgemeines zum Personalcontrolling (312.2), Organisationsentwicklung

VBS (313.2), Kaderentwicklung VBS (313.4), Personalhonorierung - Personalvorsorge - Topkader VBS

(314), Personalvorsorge VBS (314.2), Topkader VBS (314.3), Zielvereinbarungen / Personalbeurteilung

VBS (314.4), Personalrecht und Datenschutz VBS (315), Personalaustritt VBS (316.2) sowie Mehrspra-

chigkeit VBS (317.2) als archivwürdig.

Ferner bewertete es die Positionen 310.6 Personalprozesse VBS, 311.1 Personalstrategien VBS, 311.4

Personalpolitik VBS, 312.42 Personalbefragungen VBS, 313.13 Ausbildungsweisungen VBS, 317.03

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Reporting und Controlling Diversity Management VBS, 317.13 Reporting und Controlling Gleichstellung

Frauen & Männer, 317.33 Reporting und Controlling Menschen mit Behinderungen, 317.63 Reporting

und Controlling Familienergänzende Kinderbetreuung VBS, 321 Voranschlag (Finanzen VBS), 323

Staatsrechnung VBS, 325.1 Gebührenerlasse, 332 IKT Koordination VBS und 341.1 Grundlagendoku-

mente für Medienarbeit als archivwürdig.

In Auswahl wurden zudem vom GS VBS die Positionen zu Personalgewinnung VBS (316) (jedes 50. Dossier), 341.22 Medienkonferenzen mit Federführung VBS (Selektion gemäss Bewertungsempfehlun-gen BAR1) sowie 341.51 Bürgerbriefe (Selektion zu Themen wie z.B. Unglücksfälle oder besondere Rüstungsvorhaben) als archivwürdig bewertet.

Das BAR bewertete zusätzlich die Positionen zur Organisationsentwicklung VBS (313.2), Gesundheits-

förderung VBS (313.3), Kaderentwicklung VBS (313.4), Grundlagen und Umsetzung Diversity Manage-

ment (317.01, 317.02), Gleichstellung Frauen & Männer VBS (317.1), Mehrsprachigkeit VBS (317.2),

Menschen mit Behinderungen VBS (317.3), Generationenmanagement VBS (317.4), Mulitkulturalität

VBS (317.5), Support Departementschef/in (C) und Generalsekretär/in (GS) (35) als archivwürdig. Sei-

tens des BAR kommen ferner noch die Positionen 322.2 Nachträge (Finanzen), 333 Informationssicher-

heit VBS, 341.21 Interviews und Artikel Departementsvorsteher/in, 341.3 Bewirtschaftung Internet und

341.52 Anregungen Angehörige der Armee (AdA), welche ebenfalls archivwürdig bewertet wurden,

dazu.

In der Hauptgruppe 4 bewertete das GS VBS die Positionen zu Planung, Ziele, Berichterstattung Bun-

desrat (41), Geschäfte mit Federführung VBS (42) (421 Bundesratsgeschäfte mit Federführung VBS

und 422 Parlamentsgeschäfte VBS) als archivwürdig. Aus Sicht des BAR sind in der Hauptgruppe 4

keine weiteren Positionen archivwürdig.

In der Hauptgruppe 5 bewertete das GS VBS die Positionen zu Aufsicht über die Nachrichtendienste

(51), Koordination Sicherheitsverbund Schweiz (SVS) (52), Schadenregulierung SZ VBS (53) (Scha-

denzentrum VBS) sowie auch mehrheitlich die Positionen zum Bibliothekarwesen Bund (BiG2) (54) (u.a.

auch 543 Archivdienst VBS und Armee) als archivwürdig. Das BAR bewertete zusätzlich die Position 514 Kontaktstelle VBS für die Geschäftsprüfungsdelegation (GPDel) als archivwürdig.

1 s. Kap. 2.5 http://www.bar.admin.ch/dokumentation/00445/00996/index.html?lang=de (abgerufen 20.05.2015) 2 Bibliothek am Guisanplatz