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Haftung für Geschäftsführer gemeinnütziger Organisationen · •offen für alle Non-Profit-Organisationen –unabhängig von Rechtsform, Größe und Tätigkeitsbereich. ... sowie

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Fundraising Frühstück

Spendengütesiegel Kriterien für Fundraiser

Mag. Walter Mika

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Das Spendengütesiegel

Kriterien für Fundraiser

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Nutzen des Spendengütesiegels

• weitgehende Transparenz für SpenderInnen, Öffentlichkeit,

öffentliche Stellen, Subventionsgeber, etc.

• Sicherheit für den Spender, dass mit seiner Leistung das

passiert, was ihm versprochen wurde

• offen für alle Non-Profit-Organisationen – unabhängig von

Rechtsform, Größe und Tätigkeitsbereich

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Voraussetzungen für die Erlangung und Verlängerung des Gütesiegels

• Einhaltung der Standards für spendensammelnde NPOs lt. Kriterien-

katalog

• Überprüfung der Einhaltung durch einen Wirtschaftstreuhänder

• Abschluss der Prüfung spätestens neun Monate nach Abschluss-

stichtag des Rechnungsjahres – neuerliche Bestätigung des WT

• Bei NPOs, die das Gütesiegel erstmalig beantragen, werden die letzten

drei Rechnungsjahre geprüft

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Was wird geprüft?

• Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung

• Interne Kontrollsystem (zB: Funktionstrennung)

• Satzungs- und widmungsgemäße, dh den Werbemaßnahmen entsprechende Mittelverwendung der Spenden

• Sparsamkeit & Wirtschaftlichkeit

• Finanzpolitik der Organisation bei Verwendung von Spenden

• Personalwesen im Bereich der Spendenaktivitäten

• Lauterkeit der Werbung, Ethik der Spendenwerbung

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Formalvoraussetzungen (1)

• NPO ist in Österreich ansässig

• Österreichische oder EU-Rechtsform

• Gemeinnützig im Sinne der §§ 34ff BAO

• Mind. drei Jahre Tätigkeit im gemeinnützigen Bereich

• NPO verfügt über entsprechendes Rechnungswesen und internes Kontrollsystem

• Auch NPOs, die sich ausschließlich mit der Sammlung von Spenden mit dem Ziel der Weitergabe an andere gemeinnützige Organisationen beschäftigen können das Spendengütesiegel führen

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Formalvoraussetzungen (2)

• Internetauftritt mit Jahresbericht bzw. zumindest folgenden

Informationen:- Selbstdarstellung

- Verantwortliche Personen für Spendenwerbung, Spendenverwendung und Datenschutz

- Tätigkeitsbericht

- Finanzbericht

• Selbstdarstellung, die Auskunft gibt über- Rechtsform der Organisation

- Ziele und Zwecke der Organisation

- Personen, die die Organisation nach außen vertreten

- Gremien, die über die Verwendung der Gelder entscheiden

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Jahresbericht

• Stellt Tätigkeit der NPO umfassend dar

• Enthält eine Selbstdarstellung

• Enthält die Namen der verantwortlichen Personen für

Spendenwerbung, Spendenverwendung und Datenschutz

• Enthält den Finanzbericht

• Wird dem Spender auf Wunsch zur Verfügung gestellt

• Ist auf der Internetseite der NPO leicht auffindbar

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Aufbau - Finanzbericht

• Mindestgliederung im Bereich Mittelherkunft

– Spenden

– Sonstige Einnahmen

– Erträge aus Kapitalvermögen

– Auflösung von Rücklagen

• Mindestgliederung im Bereich Mittelverwendung

– Leistungen f. statutarisch festgelegte Zwecke einschl. Bildungs- und Informationsarbeit

– Aufwendungen f. Spendenwerbung und –betreuung

– Verwaltungsaufwand

– Dotierung von Rücklagen aus Spendenmitteln

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Finanzbericht neu

• neu ab WJ, die nach 31.12.2011 enden (IX.1. iVm 33.1.):Mittelherkunft

- Spenden ( ungewidmete Spenden; gewidmete Spenden)

- Mitgliedsbeiträge (echte)

- Betriebliche Einnahmen

- Subventionen und Zuschüsse der öffentlichen Hand

- Sonstige Einnahmen

- Verwendung von in Vorjahren nicht verbrauchten zweckgewidmeten Mitteln

- Auflösung von Rücklagen

Mittelverwendung:

- Leistungen für die statutarisch festgelegten Zwecke

- Spendenwerbung

- Verwaltungsaufwand

- Sonstiger Aufwand

- noch nicht verbrauchte zweckgewidmete Mittel

- Dotierung von Rücklagen

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Interne Organisation (1)

• Wird Grundsatz der Funktionstrennung gewahrt?

• Gibt es bei wichtigen Bestellungen und Zahlungsverkehr

ein Vieraugenprinzip?

• Gibt es Budget und Soll-Ist-Vergleich?

• Gibt es Gebarungsregeln?

• Gibt es namentlich verantwortliche Personen für

– Spendenwerbung

– Spendenverwendung

– Datenschutz

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Interne Organisation (2)

• Gibt es schriftliche Regelungen (Organisationshandbuch) bezügl.– Personalbereich

– Zahlungsverkehr

– Werbemaßnahmen

– Prozedere bei Investitionen

– Erstellung des Jahresabschlusses

– Budgeterstellung und Soll-Ist-Vergleich

– Etc.

und werden diese Regelungen eingehalten (Dokumentation durch Protokolle, Emails, Budgetpläne, etc.)

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Interne Organisation (3)

• Erfolgt die Bestellung der Organe ordnungsgemäß?

• Gibt es eine Liste der Organmitglieder und der Geschäftsführung?

• Gibt es eine Geschäftsordnung für Leitungs- und Kontrollorgane und ist Einhaltung dokumentiert?

• Werden Naheverhältnisse von Organmitgliedern, Mitarbeitern und deren Verwandten zu Auftragnehmern der NPO im Spendenbereich offengelegt?

• Werden persönliche Verflechtungen von Organmitgliedern mit kommerziellen Unternehmen, die in geschäftlicher Beziehung zur NPO stehen offengelegt?

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Spendensammlung und Werbung (1)

• Einhaltung der gesetzlichen Regelungen, zB Konsumenten-

schutz, Datenschutz, Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb, etc

• Keine irreführenden Informationen in der Werbung

• Werbung stimmt mit tatsächlich durchgeführten Projekten überein

(Fundraisingmaterialien dem Prüfer bereitstellen)

• Hinreichende Planung und Überwachung von Fundraising-Aktionen

• Bewertung der Effizienz von Fundraising-Aktionen

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Spendensammlung und Werbung (2)

• Rücktrittsrecht von mindestens 14 Tage (Fördermitgliedschaften,

Einziehungsaufträgen, Lastschriften)

• Fördermitgliedschaften sind nach 12 Monaten ab Abschluss jederzeit

kündbar, vorausgezahlte Beträge sind zurückzuzahlen

• Kopie des Vertrages an den Spender/Mitglied mit Hinweis

Rücktrittsrecht

• bei Einziehungs- und Abbuchungsaufträgen prüffähiger Nachweis

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Spendenfinanzierte Projekte

• Übereinstimmung der Projekte mit Selbstdarstellung und Werbung sowie mit dem in den Statuten angeführten Zweck der NPO

• Ausreichendes Planungswesen für Projekte

• Budgetierung und Soll-Ist-Vergleich der Projektkosten

• Kriterien für Auswahl von Projektpartnern

• Projektnachweise, insbesondere bei Auslandsprojekten auf ausreichende Dokumentation und Nachweis der Projektdurchführung achten

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Kooperation mit anderen NPOs

• Vorliegen von konkreten rechtlichen Vereinbarungen über

Zusammenarbeit

• Auswahlverfahren für Partnerorganisationen, insbes. in

Hinblick auf Qualitätsstandards vergleichbar mit dem

Spendengütesiegel, die von den Partnerorgansationen

eingehalten werden

• Offenlegung aller nationalen und internationalen

Verflechtungen sowie Spendenweiterleitungen

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Kosten für Spendenwerbung und -sammlung

• Entsprechen den Grundsätzen von Wirtschaftlichkeit und

Sparsamkeit und sind angemessen

• Kostenvergleiche werden durchgeführt

• Eigenes Budget für Spendenwerbung und -sammlung

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Personalaufwand

• Personalstand im Bereich Spendenverwendung und –sammlung

entspricht Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

• Lohn- und Gehaltsverrechnung entspricht steuerlichen und

sonstigen rechtlichen Vorschriften

• Gehaltsschema vorhanden und dementsprechende Entlohnung der

Mitarbeiter

• Ehrenamtliche Mitarbeiter erhalten nur angemessene Aufwands-

entschädigungen

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Kosten im Verwaltungsbereich

• Sind die Kosten in Hinblick auf Wirtschaftlichkeit und

Sparsamkeit angemessen, zB

– Miete

– Fuhrpark

– Honorare, Fremdleistungen

– etc.

• Durchführung von Kostenvergleichen

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Investitionen, div. Leistungsbeziehungen

• Gibt es Vergleichsangebote bei größeren Investitionen?

• Prozedere bei Investitionen (Investitionsplan vorhanden)

• Versicherungsschutz vorhanden und optimiert

• Kreditfinanzierungen hinsichtlich Laufzeit und Konditionen optimiert

• Offenlegung von Aufträgen an Unternehmen, zu denen Mitarbeiter oder

Organmitglieder ein Naheverhältnis haben

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Rechnungswesen

• Aufzeichnungen entsprechen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, insbes.

– Vollständigkeit der Aufzeichnungen

– Zeitlich und sachlich geordnete Verbuchung der Geschäftsfälle

– Wahrung des Belegprinzips

– Nachvollziehbarkeit der Buchungsvorgänge

• Ordnungsmäßige Grundaufzeichnungen (zB Kassabuch)

• Ordnungsmäßige Nebenbuchhaltungen (Anlagenverzeichnis, Kreditoren, Debitoren)

• Bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern: vollständige und richtig bewertete Vermögensübersicht

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Ablauf der Prüfung

• Antrag der NPO an Kammer der Wirtschaftstreuhänder (KWT)

• Beauftragung eines Wirtschaftstreuhänders mit der Spendengüte-siegelprüfung

• Nach Abschluss der Prüfung werden alle erforderlichen Unterlagen samt der Bestätigung des Wirtschaftstreuhänders über die positiv durchgeführte Prüfung an die KWT übermittelt.

• Vergabe des Spendengütesiegels durch die KWT

• NPO wird auf www.osgs.at (Homepage des Spendengütesiegels) veröffentlicht

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Ausblick

– Ab 2011: Fördermitgliedschaften nur mehr gesetzliches Rücktrittsrecht, aber Verpflichtung zur schriftlichen Information zu Rücktrittrecht und Frist

– Nächste Evaluierung (bis 31.12.2011):

- ein erläuternder Anhang betreffend Veranlagungsmodalitäten erstellt

- Anregung des KWT-Vorstand: Aufnahme einer prozentuellen Begrenzung der Ausgaben für Spendenwerbung und Verwaltung

- Ev. genauere Definition der Fundraising und Verwaltungskosten

Fundraising Frühstück

Frage an alle:

Was wäre noch wichtig zu klären oder zu regeln?

Was brauche ich, um das ÖSGS noch erfolgreicher einzusetzen?

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FUNDRAISINKONGRESS 2011, 10. bis 11. Oktober 2011