Handbuch für System-Administratoren und Projektleiter · dem Softwarepartner, dem Hardwarepartner und dem Projektleiter des Kunden. Dieses Handbuch soll den Projektleiter des Kunden

Handbuch für

System-Administratoren und Projektleiter

Stand: 07.2019 Seite 2

Inhaltsverzeichnis

1. Vorwort ............................................................................................................................................ 3

2. Aufgaben des Projektleiters ......................................................................................................... 4

3. Server neu starten.......................................................................................................................... 5

4. Anlegen eines neuen Mitarbeiters .............................................................................................. 6

4.1. Anlegen eines neuen Mitarbeiters in Marahplus ...................................................................... 8

4.2. Vergabe von dedizierten Rechten für die Nutzung von Marahplus ................................... 12

5. Mitarbeiter scheidet aus ............................................................................................................ 17

6. Installation eines neuen Arbeitsplatzrechners im Netzwerk .............................................. 18

6.1. Einrichtung der ODBC-Schnittstelle ......................................................................................... 20

6.2. Konfiguration des Dokumenten Scanners ............................................................................. 25

6.2.1. Konfiguration des Scanners im Client / Server Betrieb ....................................................... 25

6.2.2. Konfiguration des Scanners im Terminalserver Modus ...................................................... 28

6.3. Registrierung der Marahplus DLLs auf dem neuen Arbeitsplatz ....................................... 34

6.3.1. Einstellungen in Marahplus ....................................................................................................... 34

6.4. Lokale FIBU Installation ............................................................................................................. 35

6.5. Konfiguration der TAPI Schnittstelle ....................................................................................... 40

6.6. Integration Outlook in Marahplus ............................................................................................ 44

7. Austausch des Servers .............................................................................................................. 48

8. Überwachung der Datensicherung .......................................................................................... 48

9. Überwachung der Festplattenkapazität Ihres Servers......................................................... 50

10. Überwachung der Nachtverarbeitung ..................................................................................... 52

11. Melden von Servicefällen und Verbesserungs-vorschlägen ............................................... 54

12. Checkliste für Client Installation .............................................................................................. 56


1. Vorwort

Der Erfolg von komplexen EDV-Projekten ist abhängig von der Zusammenarbeit zwischen dem Softwarepartner, dem Hardwarepartner und dem Projektleiter des Kunden. Dieses Handbuch soll den Projektleiter des Kunden bei seiner täglichen Arbeit unterstützen. Es werden die typischen Aufgaben des Projektleiters beschrieben. An Hand von Beispielen wird erläutert, welche Aufgaben der Softwarepartner und Hardwarepartner übernehmen und wer im Störungsfall verantwortlich ist bzw. der Ansprechpartner ist.


2. Aufgaben des Projektleiters

Der Projektleiter im Hause des Kunden koordiniert alle EDV-Angelegenheiten. Der Projektleiter ist der zentrale Ansprechpartner für • die Mitarbeiter im eigenen Haus • den Hardwarepartner • den E-Mail Provider • die Supportabteilung von Sauter + Held Alle Probleme und Fehlermeldungen werden zunächst dem Projektleiter gemeldet. Dieser dokumentiert eventuelle Fehler und leitet diese an den zuständigen Supportpartner weiter. Einfache Anwenderfragen bzw. wiederkehrende Fragestellungen können möglicherweise vom Projektleiter direkt beantwortet werden. Sämtliche Vor-Ort Einsätze und -Termine werden durch den Projektleiter koordiniert. Der Projektleiter hat Kenntnis über sämtliche Projekt Aktivitäten und führt einen Projektstatus. Falls mehrere Aufgaben zu erledigen sind, werden diese vom Projektleiter priorisiert. Im Idealfall verfügt ein Projektleiter über folgende Qualifikationen: • Hardware- und Netzwerk-Grundkenntnisse • Grundwissen über Aufbau- und Ablauforganisation. • Gute Kenntnis über alle Module in Marahplus und Marahplus-Rechnungswesen Falls der Projektleiter nicht aus dem Mitarbeiterstamm des Kunden gestellt werden kann, besteht auch die Möglichkeit, einen externen Projektleiter einzusetzen. Typische Aufgaben eines Projektleiters sind zum Beispiel • Anlegen von neuen Mitarbeitern, Löschen von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen

haben • Konfiguration und Überwachung der Datensicherung • Weiterleitung von Fehlermeldungen • Überwachung der Festplattenkapazität • Kommunikation mit dem E-Mail Provider


3. Server neu starten

Im Normalfall läuft der Server Tag und Nacht durch. Es kann vorkommen, dass in folgenden Situationen der Server neu gestartet werden muss: • Einspielen von Software-Updates • Behebung eines anomalen nicht nachvollziehbaren Sytemzustandes Bitte beachten Sie, dass der Server geregelt heruntergefahren und neu gestartet wird. Schalten Sie den Server niemals „hart“ über den Ein- Ausschalter aus. Dies kann im ungünstigsten Fall zum Verlust Ihrer Daten führen! Lassen Sie sich von Ihrem Hardwarelieferanten erklären, wie der Server „geregelt“ heruntergefahren und anschließend neu gestartet wird. Falls Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich bitte an unser Support Team unter: +49 7195 959 840,

oder per E-Mail: [email protected]


4. Anlegen eines neuen Mitarbeiters

Bevor ein neuer Mitarbeiter optimal mit dem EDV-System arbeiten kann, müssen vom Projektleiter verschiedene organisatorische Aufgaben erledigt bzw. beauftragt werden:

Marahplus User in Marahplus anlegen

Rechte in Marahplus vergeben

Evtl. Verkäufer in Verkäuferstamm anlegen

Netzwerk Windows-User Lizenz vorhanden?

Windows-User anlegen

E-Mail Adresse in Office 365 Hosted Exchange anlegen

Hardware Arbeitsplatz Rechner beschaffen

Scanner beschaffen

Drucker beschaffen

Damit Sie keinen Punkt vergessen und Sie stets den Überblick behalten, haben wir folgende Checkliste für Sie zusammengestellt:

Aufgabe zuständig

Hardware-Ebene

Optional: Neuen Arbeitsplatzrechner beschaffen Netzwerkpartner O

Optional: Dokumentenscanner beschaffen Netzwerkpartner O

Optional: Einbindung der neuen Hardware in das bestehende

Netzwerk

Netzwerkpartner O

Netzwerk-Ebene

Prüfen, ob genügend Windows-Lizenzen vorhanden sind Netzwerkpartner O


Optional: Prüfen, ob genügend Terminalserver-Lizenzen

vorhanden sind (nur wenn via Terminalserver bzw. Remote

Desktop gearbeitet wird)

Netzwerkpartner O

Windows User anlegen, Einbindung des Windows-Users in das

bestehende Netzwerk (z.B. Freigabe von Laufwerken)

Netzwerkpartner O

E-Mail Adresse in Office 365 Hosted Exchange anlegen Netzwerkpartner O

Prüfen, ob genügend Office 365 Lizenzen vorhanden sind Netzwerkpartner O

o


4.1. Anlegen eines neuen Mitarbeiters in Marahplus

Melden Sie sich in Marahplus als Verwalter an (Benutzer VERW).

Wählen Sie in der oberen Menüleiste

Datei / Extras / Verwaltung / Benutzer


Es öffnet sich folgendes Fenster:

Wählen Sie im Menü oben links „Benutzer anlegen“Es öffnet sich folgende Maske


Folgende Datenfelder sollten mindestens ausgefüllt werden:

Datenfeld Beschreibung

Kennzeichen Mit diesem Kürzel meldet sich der Benutzer in Marahplus an

Name Der hier eingetragene Name wird in MARAH als Begrüßung

angezeigt.

E-Mail E-Mail Adresse des neuen Benutzers. Die E-Mail Adresse wird

von TOBIT oder Outlook / Exchange vergeben.

Menü Interner Eintrag. In dieses Datenfeld muss zwingend „marah“

eingetragen werden.

Dokumente extern Pfad für PDF-Dokumente (Ausgangsrechnungen und

Eingangsrechnungen), welche direkt in der Fibu angezeigt

werden können.

PDF Pfad für gescannte Dokumente, welche in der Regel auf der

lokalen Festplatte des Arbeitsplatzrechners in C:\PDF

zwischengespeichert werden.

Vergabe von globalen Rechten für die Nutzung von Marahplus

Mit einem Klick auf den Reiter „Rechte“ können die globalen Rechte für den neuen User

eingestellt werden.


Die einzelnen Rechte sind selbsterklärend, bei Fragen hilft Ihnen unsere Supportabteilung

gerne weiter.


4.2. Vergabe von dedizierten Rechten für die Nutzung von Marahplus

Neben der Vergabe von globalen Rechten haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, einzelne

Menüpunkte im Hauptmenü für bestimmte Benutzergruppe freizugeben oder zu sperren.

Dabei gegen Sie bitte wie folgt vor:

Schritt 1: Definieren Sie zunächst Benutzergruppen.

Klicken Sie in der Eingangsmaske für die Benutzerverwaltung im linken Menübaum auf

„Gruppen anlegen“

Beispiel:


Schritt 2: Ordnen Sie den MARAH-Benutzer einer Gruppe zu.

Klicken Sie in der Benutzermaske auf „Hinzufügen“

Wählen Sie in dem sich öffnenden Menü die Gruppe aus.


Schritt 3: Wählen Sie in der oberen Menüleiste

Datei / Extras / Verwaltung / Rechtevergabe


Es kommt folgender Hinweis:

Wenn Sie zum Beispiel den Menüpunkt „Bestellungen“ für die Benutzergruppe „Verkauf“ sperren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Menüpunkt.

In dem sich öffnenden Menüfenster klicken Sie bitte „Rechte einstellen“

Wählen Sie die berechtigte Gruppe aus, welche Zugriff auf diesen Menüpunkt haben soll. Falls

keine Gruppe eingetragen ist, haben alle Benutzer Zugriff auf den entsprechenden

Menüpunkt.


Falls Sie zur Vergabe von speziellen Rechten Fragen haben, hilft Ihnen unsere

Supportabteilung gerne weiter.


5. Mitarbeiter scheidet aus

Falls ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen ausscheidet, sollten Sie an folgende Dinge

denken:

Aufgabe zuständig

Lizenzen freigeben und aus Sicherheitsgründen die Anmeldung

unter dem Namen des ausgeschiedenen Mitarbeiters

unterbinden

Netzwerkpartner

Den WINDOWS Benutzer deaktivieren. Die WINDOWS-User

Lizenz wird dadurch wieder frei. Da ein WINDOWS-Login über

den Benutzernamen und das Passwort des ausgeschiedenen

Mitarbeiters nicht mehr möglich ist, wird ein unberechtigter

Zugriff auf Ihre Daten unterbunden.

Netzwerkpartner O

Löschen des Benutzers in marahplus. Da ein MARAH-Login über

den Benutzernamen und das Passwort des ausgeschiedenen

Mitarbeiters nicht mehr möglich ist, wird ein unberechtigter

Zugriff auf Ihre Daten unterbunden.

Projektleiter O

Löschen des Benutzers in Office 365, damit die User-Lizenz

wieder freigegeben wird.

Netzwerkpartner

O

Umleitung der E-Mails E-Mail Provider oder

Netzwerkpartner

O

NICHT löschen O

Sie sollten auf keinen Fall die Verkäufer-Nr. des

ausgeschiedenen Mitarbeiters in Marahplus löschen oder einem

anderen Mitarbeiter zuordnen! Andernfalls würden alle

Verkäuferstatistiken verfälscht werden.

Projektleiter O


6. Installation eines neuen Arbeitsplatzrechners im Netzwerk

Marahplus arbeitet mit Windowsbetriebsystem ab Version 10 in der Professional- oder

Enterprise-Edition zusammen.

Falls Sie einen neuen Arbeitsplatzrechner installieren oder einen vorhanden

Arbeitsplatzrechner in Ihrem Netzwerk ersetzen möchten, achten Sie bitte auf folgende

Punkte:

Aufgabe zuständig

Einbindung der neuen Hardware in das bestehende Netzwerk

und in die Domäne.

Netzwerkpartner O

Anlegen der Verzeichnisse C:\tmp und C:\PDF auf dem neuen

lokalen Rechner. Alle Anwender, die an dem Rechner arbeiten,

müssen Zugriff auf diese Verzeichnisse haben

Netzwerkpartner

Einrichtung der ODBC-Schnittstelle für die Diamant FIBU. Über

die Schnittstelle werden von Marahplus Daten aus der

Finanzbuchhaltung gelesen, wie z. B. geleistete Anzahlungen

oder offene Posten eines Kunden.

Siehe hierzu Kapitel 6.1

Netzwerkpartner O

Installation des Teamviewer Clients für die Fernwartung. Das

Programm finden Sie auf unserer Hompage

www.sauter-held.de

Netzwerkpartner oder

Projektleiter des

Anwenders

O

Installation und Konfiguration des Dokumentenscanners für

jeden User, der an dem neuen Arbeitsplatz arbeitet.

Standardmäßig sind nur Scanner mit der Typenbezeichnung

„Fujitsu Scansnap“ für Marahplus freigegeben. Der Scanner ist

so zu konfigurieren, dass auf dem lokalen Verzeichnis C:/PDF

das gescannte Dokument als PDF-Datei abgelegt wird.


Netzwerkpartner O

Kopieren der MARAH-Verknüpfung auf den öffentlichen Desktop Netzwerkpartner O

Registrieren der MARAH DLLs


Projektleiter des

Anwenders

O

Falls dieser Arbeitsplatz als FIBU-Arbeitsplatz genutzt wird:

Lokale FIBU-Installation



Projektleiter des

Anwenders

O

Falls die TAPI Schnittstelle genutzt wird:


Konfiguration der TAPI Schnittstelle für den neuen Arbeitsplatz



Projektleiter des

Anwenders

O

Falls mit Outlook gearbeitet wird

Konfiguration der Integration von Outlook in Marahplus Netzwerkpartner oder

Projektleiter des

Anwenders

O


6.1. Einrichtung der ODBC-Schnittstelle

Melden Sie sich an dem neuen Rechner als User an, der über lokale Administratorenrechte

verfügt. Starten Sie für die ODBC Konfiguration bitte folgendes Programm:

C:\Windows\SysWOW64\odbcad32.exe

Legen Sie die neue Datenquelle als System-DSN an, damit die neue Verknüpfung allen

Benutzern zur Verfügung steht, die an diesem Rechner arbeiten.

Klicken Sie „Hinzufügen“ und wählen Sie als Datenquelle „SQL Server“

Klicken Sie anschließen auf „Fertig stellen“

Bitte beachten Sie, dass die im folgenden beschriebenen Eingaben lediglich Beispiele sind.


Unter „Name“ und „Beschreibung“ geben Sie bitte den Namen der SQL-Datenquelle an, die im

MARAH Setup hinterlegt ist.

Unter „Server“ tragen Sie bitte den Instanznamen des SQL-Servers ein.

Anschließend klicken Sie bitte auf „Weiter“


Bei Aktivierung der Firewall !!!!

In der Netzwerkkonfiguration des SQL Servers mit dem ‚SQL Server Konfiguration

Manager‘ den Port festlegen.

Hier die Clientkonfiguration öffnen und den IP Port nicht dynamisch bestimmen lassen.

Wie im SQL Server festgelegt, den Port eintragen ( Beispiel 1433 )

Dann eine Ausnahmeregel für den Portzugriff in der Firewall definieren.


Bitte authentifizieren Sie sich mit der SQL Server Authentifizierung. Benutzername und

Kennwort teilt Ihnen Ihr Systemadministrator mit.

Klicken Sie auf „Weiter“

Ändern Sie die Systemdatenbank auf den im MARAH-Setup eingetragenen FIBU-Mandanten, in

diesem Beispiel Mandant 100.

Klicken Sie auf „Weiter“


Die nächste Maske einfach mit „Fertig stellen“ bestätigen.

In der abschließenden Maske können Sie die Verbindung zur neu erstellten Datenquelle testen.


6.2. Konfiguration des Dokumenten Scanners

Marahplus kann im Client / Server-Modus oder im Terminalservermodus betrieben werden.

Der Terminalservermodus wird verwendet, wenn zwischen Client (Arbeitsplatzrechner) und

Server wenig Bandbreite zur Verfügung steht, wie zum Beispiel bei einem VPN (Virtual Private

Network) mit einem DSL Anschluß.

Die Konfigration des Scanners ist abhängig vom Betriebsmodus von Marahplus.

6.2.1. Konfiguration des Scanners im Client / Server Betrieb

Durch einen Doppelklick auf das Scannersymbol in der Traybar öffnet sich das

Konfigurationsmü für den Dokumentenscanner.

Als Anwendung muss „Scan zu Datei“ gewählt werden.


Das gescannte Dokument muss auf C:\PDF des lokalen Rechners abgelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass der Scanner pro User konfiguriert werden muss, der an diesem

Arbeitsplatz arbeitet!

Als nächstes wird das gescannte Dokument vom lokalen Laufwerk in die Marahplus

Datenbank importiert. Damit dies funktioniert, muss Marahplus mitgeteilt werden, in welchem

Verzeichnis sich das Dokument befindet. Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich in Marahplus als Verwalter (VERW) an.

2. Wählen Sie in der oberen Menüleiste von Marahplus

Extras / Verwaltung / Arbeitsplatz


Tragen Sie bitte im Eingabefeld „Scan-Verzeichnis“ den lokalen Dokumentenpfad ein und

setzen Sie das Häkchen „Datei nach Übernahme aus Scan-Verzeichnis löschen“.


6.2.2. Konfiguration des Scanners im Terminalserver Modus

Falls Marahplus im Terminalservermodus betrieben wird, kann das gescannte Dokument nicht

lokal in C:\PDF abgelegt werden. Stattdessen erfolgt die Ablage in einem freigegebenen

Netzlaufwerk auf dem Server. Die Verzeichnisstruktur auf dem Server ist wie folgt vorgegeben:

Das freigegebene Verzeichnis auf \\DBSERVER wird als Basisverzeichnis bezeichnet (in

diesem Beispiel Remote Scan). Das Basisverzeichnis wird von Sauter + Held auf dem Server

eingerichtet.

Unterhalb vom Basisverzeichnis gibt es pro Scannerarbeitsplatz ein Unterverzeichnis. Das

Unterverzeichnis hat den Namen des lokalen Rechners, an dem der Scanner angeschlossen

ist.


Den Namen Ihres lokalen Arbeitsplatzrechners finden Sie unter

Start / Systemsteuerung / System / Computername

In diesem Beispiel lautet der lokale Computername „Rechner_RF“. Falls Sie einen neuen

Arbeitsplatzrechner in Ihr Netzwerk einbinden möchten, legen Sie bitte das entsprechende

Unterverzeichnis mit dem Rechnernamen auf dem Server an.

Wird nun am lokalen Arbeitsplatz mit dem Rechnernamen „Rechner_RF“ ein Dokument

gescannt, muss dieses in dem entsprechenden Unterordner „Rechner_RF“ abgelegt werden.

Hierzu konfigurieren Sie Ihren Scanner bitte wie folgt:

Durch einen Doppelklick auf das Scannersymbol in der Traybar öffnet sich das

Konfigurationsmü für den Dokumentenscanner.


Als Anwendung muss „Scan zu Datei“ gewählt werden.



Das gescannte Dokument muss auf „\\DBSERVER\Remote Scan\Rechner_RF“ auf dem Server

abgelegt werden.

Bitte beachten Sie, dass der Scanner pro User konfiguriert werden muss, der sich an dem

Arbeitsplatz lokal anmeldet.

Als nächstes wird das gescannte Dokument vom Serverlaufwerk in die Marahplus Datenbank

importiert. Damit dies funktioniert, muss Marahplus mitgeteilt werden, in welchem Verzeichnis

sich das Dokument befindet. Bitte gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich in Marahplus als Verwalter (VERW) an.

2. Wählen Sie in der oberen Menüleiste von Marahplus


Extras / Verwaltung / Arbeitsplatz

Tragen Sie in das Eingabefeld „Scan-Dir TS“ den Namen des Basisverzeichnisses ein und

setzen Sie das Häkchen „Rechnername des TS-Clients statt Username anhängen“.


6.3. Registrierung der Marahplus DLLs auf dem neuen Arbeitsplatz

Melden Sie sich im Windows als User an, der über lokale Administratorenrechte auf dem

neuen Rechner verfügt.

Melden Sie sich in Marahplus als VERW (Verwalter) an.

6.3.1. Einstellungen in Marahplus


Extras / Optionen / Einstellungen

Klicken Sie auf DLLs registrieren.


Es werden nun nacheinander alle Marahplus DLLs registriert. Bitte bestätigen Sie die

Meldungen über die erfolgreichen Registrierungen mit o.k.

6.4. Lokale FIBU Installation

Melden Sie sich im Windows als User an, der über lokale Administratorenrechte auf dem

neuen Rechner verfügt.

Öffnen Sie im Internet-Explorer folgende URL:

http://<SERVERNAME>/produktiv/rechnungswesen

<SERVERNAME> ist der Name des Servers, auf dem marahplus Rechnungswesen installiert

ist.

Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in marahplus Rechnungswesen an.

Expandieren Sie den Menüpunkt „Dienste“ in der linken Menüleiste und wählen Sie

„Lokale Komponenten“.

Installieren Sie das Rechnungswesen Startcenter für alle Benutzer, die auf diesem Rechner

arbeiten.


Die folgende Abfrage bestätigen Sie bitte mit „Ausführen“.

Das Setup startet nach dem Download der Setup Datei automatisch.

Bitte klicken Sie auf „Weiter“


Bitte bestätigen Sie den vorgeschlagenen Installationsort mit „Weiter“.

Starten Sie die Installation.


Nach dem Abschluss der Installation öffnet sich automatisch das Anmeldefenster für das

Startcenter. Dort melden Sie sich bitte mit Ihren Anmeldedaten an.


Mit einem Klick auf „Rich Client“ öffnet sich marahplus

Rechnungswesen. Alternativ können Sie den Rich

Client über das Windows-Menü

/ M / MARAHplus RW7 / Rich Client öffnen


6.5. Konfiguration der TAPI Schnittstelle

Die Konfiguration der TAPI Schnittstelle ist 2-stufig:

Stufe 1:

Voraussetzung für die Nutzung der TAPI Schnittstelle aus Marahplus ist die Installation des

TAPI Treibers durch den Lieferanten Ihrer Telefonanlage. Marahplus setzt voraus, dass die

Windows Wählhilfe funktioniert, die wie folgt konfiguriert werden kann:

Melden Sie sich an dem neuen Arbeitsplatzrechner als Benutzer an, der über lokale

Administratorenrechte verfügt. Wählen Sie anschließend

Start / Ausführen / Dialer.exe

Wählen Sie bitte in der oberen Menüleiste

Extras

Wählen Sie bitte den passenden TAPI Treiber aus, der von Ihrem Lieferanten für die TK-Anlage

installiert wurde.

Danach starten Sie bitte den Rechner neu!


Wählen Sie anschließend erneut

Start / Ausführen / Dialer.exe

Geben Sie unter „Rufnummer“ eine Telefon-Nr. ein (z.B. Ihre Handy-Nr.) und klicken Sie wählen.

Nun sollte Ihr Telefon eine Verbindung zu Ihrem Handy aufbauen.

Die hier beschriebene Konfiguration der Windows Wählhilfe ist Aufgabe Ihres Lieferanten für

die TK-Anlage und nicht Aufgabe von Sauter + Held! Die Funktion der Windows-Wählhilfe ist

Voraussetzung für die Einrichtung der TAPI-Schnittstelle in marahplus. Falls die Windows-

Wählhilfe nicht funktioniert, kann die TAPI-Schnittstelle in Marahplus nicht eingerichtet

werden.

Stufe 2:

Stufe 2 beinhaltet die Konfiguration der TAP-Schnittstelle in Marahplus. Melden Sie sich bitte in

Marahplus als VERW (Verwalter) an.



Extras / Optionen / Einstellungen

Die Eingabefelder haben folgende Bedeutung:

Amtsholung mit selbsterklärend

Anzahl Stellen für die Durchwahl z. B. 2-stellig oder 3-stellig

TAPI Treiber Name des TAPI Treibers, der in der Windows Wählhilfe

konfiguriert ist

Kein Popup bei eingehenden

Gesprächen

Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, wird verhindert, dass

bei eingehenden Anrufen über die Rückwärtssuche über

die Telefon-Nr. der Anrufer im Kunden- und

Lieferantenstamm gesucht wird und ein Fenster mit den

entsprechenden Informationen aufgeht.

Bitte bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK.


Wählen Sie als nächstes in der oberen Menüleiste

Extras / Verwaltung / Benutzer


Bitte geben Sie im Bereich „Telefonie“ folgende Daten ein:

Amtsholung mit selbsterklärend

Länge interne Nummer Anzahl Stellen für die Durchwahl ,z. B. 2-stellig oder 3-

stellig

TAPI Treiber Name des TAPI Treibers, der in der Windows Wählhilfe

konfiguriert ist

Kein Popup bei eingehenden

Gesprächen

Wenn dieses Häkchen gesetzt ist, wird verhindert, dass

bei eingehenden Anrufen über die Rückwärtssuche über

die Telefon-Nr. der Anrufer im Kunden- und

Lieferantenstamm gesucht wird und ein Fenster mit den

entsprechenden Informationen aufgeht.

Durchwahl Die Durchwahl des Telfonapparates, für den der TAPI-

Treiber konfiguriert wird


6.6. Integration Outlook in Marahplus

Die Outlook Integration in Marahplus wurde mit Outlook 2010 getestet und freigegeben. Ältere

Outlook Versionen oder Outlook Express werden von uns nicht unterstützt.

Für die Integration von Outlook 2010 in Marahplus sind folgende Konfigurationseinstellungen

erforderlich:

1. Im Marahplus Setup muß „Outlook“ als E-Mail Client konfiguriert sein. Diese Einstellung

kann nur von Sauter + Held vorgenommen werden.

2. Die Outlook-Postfächer müssen für alle Marahplus User entsprechend konfiguriert sein. Gehen Sie hierzu bitte wie folgt vor:

a. Melden Sie sich in Marahplus als VERW (Verwalter) an b. wählen Sie in der oberen Menüleiste „Extras / Verwaltung / Benutzer“

c. Wählen Sie den zu konfigurierenden Benutzer aus der Benutzerliste aus

d. Konfigurieren Sie die Outlook-Einstellungen

e. Die Kommunikation zwischen Marahplus und Outlook erfolgt über die Outlook API.


c. Wählen Sie den zu konfigurierenden Benutzer aus der Benutzerliste aus


d. Konfigurieren Sie die Outlook-Einstellungen wie folgt

MailClient + Postfach auswählen

e. die Kommunikation zwischen Marahplus und Outlook erfolgt über die Outlook API.

Möglicherweise erhalten Sie folgende Fehlermeldung:

Diese Warnmeldung wir durch folgende Einstellung in Outlook verursacht:

„Datei / Optionen / Sicherheitscenter / Einstellungen für das Sicherheitscenter / Programmgesteuerter Zugriff“


Damit dieser Sicherheitshinweis nicht mehr erscheint, Konfigurieren Sie Ihr Outlook bitte wie folgt:

Möglicherweise können Sie diese Einstellung nur dann ändern, wenn Sie als lokaler Administrator oder Domänen Administrator angemeldet sind.


7. Austausch des Servers

Der Austausch des Servers oder Änderungen der Serverkonfiguration müssen zwingend mit

Sauter + Held abgestimmt werden. Bei einem Austausch des Servers ist auf jeden Fall ein

Vorort-Einsatz durch Sauter + Held erforderlich.

Der Projektleiter sollte sich rechtzeitig im Vorfeld mit der Supportabteilung von Sauter + Held in

Verbindung setzen. Wir werden dann gemeinsam mit Ihrem Netzwerkpartner den Termin und

die Vorgehensweise für die Serverumstellung planen.

8. Überwachung der Datensicherung

Die Überwachung der Datensicherung ist eine unternehmenskritische Aufgabe, die in den

Zuständigkeitsbereich des Projektleiters fällt. Folgende Situationen können zum Verlust aller

Daten führen:

• Diebstahl der Hardware • Brandkatastrophe • Defekte Hardware

Der Projektleiter bzw. ein Beauftragter des Projektleiter überwacht

• Die ordnungsgmäße Durchführung der Datensicherung • Die Vollständigkeit der Datensicherung

Damit diese Aufgaben erfüllt werden können, weist der Netzwerkpartner bei der Installation

des Systems den Projektleiter in die Handhabung, Durchführung und Kontrolle der

Datensicherung ein.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße und vollständige Durchführung der

Datensicherung liegt beim Projektleiter des Anwenders und nicht bei Sauter + Held oder dem

Netzwerkpartner.

Üblicherweise erfolgt die Datensicherung auf externe USB-Festplatten oder Streamer-

Cassetten. Aus Sicherheitsgründen sollte abwechselnd auf verschiedene Datenträger

(Generationen) gesichert werden. Folgendes Verfahren hat sich in der Praxis bewährt:

Abwechselnde Sicherung auf 6 Generationen pro Wochentag (Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa). Aus

Sicherheitsgründen sollte die Datensicherung außer Haus aufbewahrt werden. Dadurch wird

ausgeschlossen, dass die Sicherungsmedien durch Diebstahl oder Brand in der Firma verloren

gehen.

Um eine gleich bleibende Qualität Ihrer Datensicherung zu erreichen, empfehlen wir Ihnen

dringend, dass Ihr Netzwerkpartner regelmäßig im Abstand von mindestens 6 Monaten

folgende Punkte überprüft:


Sind die Sicherungsmedien lesbar

Werden alle Daten vollständig gesichert?

Müssen die Sicherungsmedien „altershalber“ ausgetauscht werden?

Hintergrund-Informationen zur Sicherung der Warenwirtschaft

Alle Daten der Warenwirtschaft befinden sich standardmäßig auf dem Server in folgendem

Verzeichnis:

suh\conzept16\data

In diesem Verzeichnis gibt es die Datei sh.ca1, welche alle Daten der Warenwirtschaft und den

Programm-Code enthält. Bitte achten Sie darauf, dass diese Datei im Rahmen Ihrer

Datensicherung unbedingt mitgesichert wird!

Während der Nachtverarbeitung von Marahplus (Nachtjob) wird automatisch täglich eine

Kopie der Datei sh.ca1 erstellt. Diese Kopie befindet sich auf dem Servers im Verzeichnis

suh\conzept16\backup

Die Datenbank-Kopie auf der Festplatte Ihres Servers ersetzt nicht die Datensicherung auf

externe Sicherungsmedien (Streamer-Cassetten oder USB Festplatten)!

Vor der Installation von automatischen Updates wird ebenfalls eine Kopie der aktuellen

Datenbank erstellt. Diese Kopie befindet sich ebenfalls im Server-Verzeichnis

suh\conzept16\backup

unter dem Namen Kopie_1_sh.ca1. Diese Kopie ist ebenfalls kein Ersatz für die

Datensicherung auf externe Sicherungsmedien.


9. Überwachung der Festplattenkapazität Ihres Servers

Die Überwachung der Festplattenkapazität des Servers ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe, die

in den Zuständigkeitsbereich des Projektleiters fällt.

Falls die Festplattenkapazität Ihres Servers nicht ausreichend ist, können neue Daten (z.B.

neue Kunden und neue Aufträge) nicht in die Datenbank übernommen werden. Dabei kann es

zu einem Datenverlust kommen.

Im Rahmen der Nachtverarbeitung prüfen wir regelmäßig die Belegung Ihrer Festplatte(n) auf

dem Server. Sollte es zu Engpässen kommen, werden Sie automatisch per E-Mail

benachrichtigt.

Die Belegung Ihrer Festplatte können Sie auch jederzeit wie folgt „manuell“ überprüfen:

1. Bitte melden Sie sich am Server als Administrator an.

2. Klicken Sie auf „Dieser PC“

Sie erhalten folgende Anzeige (Beispiel):

Der freie Speicherplatz sollte mindestens das 2,5 fache Ihrer aktuellen Datenbankgröße

entsprechen. Beispiel:

Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die Datenbank sh.ca1. Klicken Sie die rechte Maustaste

und wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster „Eigenschaften“. Es öffnet sich das folgende

Fenster:


Die aktuelle Datenbank hat eine Größe von 9,71 GB. Auf der Festplatte Ihres Servers sollten

mindestens noch ca. 25 GB frei verfügbar sein.


10. Überwachung der Nachtverarbeitung

Während der Nacht werden auf Ihrem Server automatisch verschiedene Aufgaben erledigt:

Aktion Beschreibung Ansprechpartner im Fehlerfall

Überprüfung des Datenbankstatus

Folgende Ereignisse können zu fehlerhaften Einträgen in der Datenbank führen:

• „hartes“ Ausschalten des Servers mit dem Ein- Ausschalter

• Schwankungen in der Stromversorgung • Defekt auf der Festplatte

Der automatische Datenbank-Check prüft Ihre Datenbank auf Konsistenz und benachrichtigt im Fehlerfall automatisch den Systemadministrator und die Support-Abteilung von Sauter + Held per E-Mail.

Sauter + Held

FIBU Sicherung Die Daten der Finanzbuchhaltung befinden sich in einer SQL-Datenbank. Damit die Daten gesichert werden können, müssen diese in eine *.BAK Datei auf die Festplatte des Servers ausgelagert werden. Die ausgelagerten Daten werden im Rahmen der „regulären“ Datensicherung auf externe Sicherungsmedien gesichert. Informieren Sie sich bei Ihrem Netzwerkpartner oder bei Sauter + Held, in welches Serververzeichnis die FIBU-Daten ausgelagert werden. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die *.BAK Dateien auch tatsächlich erzeugt werden.

Netzwerkpartner

Durchführung der Datensicherung auf externe Sicherungsmedien

Der Inhalt Ihrer Festplatte(n) wird auf externe Datenträger kopiert. Informieren Sie sich bei Ihrem Netzwerkpartner

• zu welcher Uhrzeit die Datensicherung startet

• welche Daten gesichert werden • wie Sie überprüfen können, ob alle

Daten vollständig gesichert werden. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass die Sicherungsmedien täglich ausgetauscht werden (Sicherung auf verschiedene Generationen).

Netzwerkpartner


MARAH Nachtjob Der MARAH Nachtjob erledigt automatisch täglich folgende Aufgaben:

• Aufbereitung von Statistikdaten • Versand von definierten Statistiken

per E-Mail • Datenreorganisation • Erstellen einer Kopie der Datenbank • automatische Installation eines neuen

Updates, falls dieses verfügbar ist Bei Unregelmäßigkeiten in der MARAH Nachtverarbeitung erhalten der Projektleiter und die Supportabteilung von Sauter + Held automatisch eine E-Mail.

Sauter + Held

Die MARAH Nachtverarbeitung bietet die Möglichkeit, automatisch verschiedene Statistiken

per E-Mail zu verschicken. Die automatischen Auswertungen können Sie wie folgt

konfigurieren:

• Melden Sie sich als Verwalter in der MARAH an

• Wählen Sie in der oberern Menüleiste Extras / Verwaltung / Benutzer



Klicken Sie den Reiter „Extras“ / „Benachrichtigungen“

In der sich öffnenden Maske können Sie definieren, welche Benutzer täglich per E-Mail welche

Auswertungen erhalten sollen. Falls die E-Mail an mehrere Empfänger gehen soll, müssen die

einzelnen E-Mail Adressen durch ein Semikolon getrennt werden.

11. Melden von Servicefällen und Verbesserungs-vorschlägen


Trotz sorgfältiger Programmtests bei uns im Haus kann es vorkommen, dass in einigen

seltenen Fällen der Fehlerteufel in unserem Programm zuschlägt. Damit wir Ihnen so schnell

wie möglich weiterhelfen können, beachten Sie bitte folgende Vorgehensweise:

Melden Sie alle Probleme oder Verbesserungsvorschläge schriftlich, am besten per E-Mail oder Fax in nachvollziehbarer Form. Das Fax bzw. die E-Mail sollte folgende Informationen enthalten:

Seit wann tritt das Problem auf?

Wurde an Ihrem System etwas verändert? Wurden in lezter Zeit Softwareupdates eingespielt? Wann war die Hardwarefirma das letzte Mal vor Ort?

An welchen Arbeitsplätzen tritt das Problem auf?

Tritt das Problem regelmäßig auf? Falls ja, kann das Problem jederzeit nachvollzogen werden? Wie kam es zu dem Fehler? Welche Eingaben wurden vorher getätigt, bis der Fehler aufgetreten ist?

Damit wir Ihren Servicefall besser nachvollziehen können, fügen Sie bitte Bildschirmmasken und evtl. Listen bei.

Je genauer Ihre Informationen sind, desto schneller können wir Ihnen weiterhelfen.


12. Checkliste für Client Installation

Checkliste für Serverumstellungen.

Einrichtung der Arbeitsplätze durch Hardwarepartner:

� Aktuelle Windows Updates installieren.

� Aufnahme des Arbeitsplatzrechners in die Domain.

� Kopieren der MARAH Verknüpfung in den Öffentlichen Desktop.

� Registrieren der DLL’s, gemäß Handbuch für Systemadministratoren.

� ODBC Schnittstellen für jeden Fibu Mandanten einrichten, gemäß Handbuch für

Systemadministratoren.

� Installation Arbeitsplatzscanner, gemäß Handbuch für Systemadministratoren.

� Netzwerkdrucker als lokale Drucker einrichten.

� Ein A4 Drucker muss als Standarddrucker definiert sein (bei Kassenarbeitsplätzen nicht

der Bondrucker !!).

� Bei Kassenbondruckern ein Benutzerdefiniertes Formular einrichten (breit: 80 mm lang:

558.8 mm).

� Lokale Office Version (Word / Excel / Outlook) installieren und aktivieren.

� Outlook (Office 365 im Cachemodus !!!) installieren und die Postfächer einrichten, die

Postfächer den MARAH Benutzen zuordnen. Sicherheitseinstellungen gemäß

Handbuch für Systemadministratoren.

� Sicherheitseinstellung der Browser anpassen.

� Einstellungen des Virenscanner Prüfen, das ‚\suh\conzept16‘ Verzeichniss vom scan

ausschließen.

� Installieren und Konfigurieren von Banking Programmen.

Allgemein:

Zum Versenden der Nachjoblisten und Fehlermeldungen werden die Zugangsdaten für einen

Postausgangserver benötigt.

1. Smtp Server Name

2. Smpt user

3. Smtp passwort

4. Absender

Die Einrichtung der Nachtjobs und Prüfen des Smtp Zugangs erfolgt durch Sauter + Held


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Diese Unterlagen wurden erstellt von der Sauter + Held GmbH.

Alle Angaben auf der Dokumentation wurden nach bestem Wissen erstellt und sorgfältig

überprüft. Dennoch sind inhaltliche Fehler nicht vollständig auszuschließen. Deshalb werden

alle Angaben ohne jegliche Gewähr seitens des Herausgebers gemacht. Vervielfältigung oder

Weitergabe, auch auszugsweise, nur mit ausdrücklicher Genehmigung.

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Handbuch für System-Administratoren und Projektleiter · dem Softwarepartner, dem Hardwarepartner und dem Projektleiter des Kunden. Dieses Handbuch soll den Projektleiter des Kunden