Handbuch für Administratoren und Anwender E POSTNOW · 3.1.6 Rechnungen senden 29 3.1.7 Serienbriefe senden 35 3.1.8 Mit QR-Codes® digitale Interaktion ermöglichen 56 3.1.9 Versandoptionen

E‑POSTNOWHandbuch für Administratoren und AnwenderVersion 1.1.

ImpressumHandbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftlicheGenehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oderanderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleibenvorbehalten.Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzu-nehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiter-zuentwickeln.Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Waren-und Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligenEigentümer.© 2018 Deutsche Post AG

Handbuch für Administratoren und AnwenderVersion 1.1.

Inhalt

1 Zu diesem Dokument 1

1.1 Symbole, Auszeichnungen 1

2 In welchen Anwendungsfällen unterstützt mich E‑POSTNOW? 3

2.1 Wofür nutze ich E‑POSTNOW, wofür nicht? 4

2.2 Roadmap: Wie bringe ich E‑POSTNOW zum Laufen? 5

3 Die E‑POSTNOW Desktop App Schritt für Schritt 10

3.1 Briefe senden 10

3.1.1 Typisches Anschreiben senden 11

3.1.2 Dokument mit Deckblatt senden 21

3.1.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander senden 25

3.1.4 Anhänge hinzufügen 26

3.1.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben senden 28

3.1.6 Rechnungen senden 29

3.1.7 Serienbriefe senden 35

3.1.8 Mit QR-Codes® digitale Interaktion ermöglichen 56

3.1.9 Versandoptionen festlegen und Senden starten 59

3.2 Elektronische Post empfangen 62

4 Technische Administration 65

4.1 E‑POST Programm herunterladen und installieren 67

4.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? 68

4.1.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun? 69

4.2 Firewall konfigurieren 69

4.3 Administratoren und Ansprechpartner anlegen 70

4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegenPostfach für Anwender und System-Benutzer imE‑POST Portal anlegen 72

4.5 Empfehlung: Gruppenpostfach mit E‑POST Unternehmensadresse anlegen 77

4.6 Anwender im E‑POSTNOW Portal konfigurieren 79

4.7 Benutzernamen ändern 80

4.8 E‑Mail-Benachrichtigungen konfigurieren 81

4.9 Startseite im E‑POSTNOW Portal konfigurieren 82

5 Fachliche Administration 83

5.1 Dokumentvorlagen für E‑POSTNOW erstellen 83

5.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage? 87

5.1.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten? 88

5.2 Elektronisches Briefpapier einrichten 90


5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren 95

5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? 96

5.3.2 Wie formatiere ich Grafiken korrekt, und wie halte ich sie aus Sperrflächen heraus? 98

5.3.3 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? 100

5.4 Standard-Anhänge erstellen und automatisch hinzufügen 101

5.5 Netzwerkdrucker anlegen 102

5.5.1 Netzwerkdrucker im E‑POSTNOW Portal anlegen 103

5.5.2 E‑POSTNOW Netzwerkdrucker einem System hinzufügen 107

5.5.3 Testbrief mit dem Netzwerkdrucker senden 123

5.6 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen 125

5.7 Tages-Report manuell senden 129

6 Konfiguration der Desktop App 131

6.1 Versandeinstellungen festlegen 131

6.1.1 Verzeichnis zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN festlegen 131

6.1.2 Briefumschlag und Sonderflächen in der Briefvorschau standardmäßig ausblenden 132

6.1.3 Briefe standardmäßig in Farbe drucken 132

6.2 Elektronisches Postfach konfigurieren 133

6.2.1 SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren 133

6.2.2 Desktop-Benachrichtigung ausschalten 134

6.2.3 Aktualisierungsintervalle festlegen 135

6.2.4 Vorschau konfigurieren 136

6.3 Datenerhebung deaktivieren 137

7 Vorgehen bei Problemen 138

7.1 Ich habe mein Passwort vergessen – was nun? 138

7.2 Wie deinstalliere ich das E‑POST Programm? 140

7.3 Wie komme ich an die Log-Daten heran? 140

7.4 Netzwerkdrucker unter englischem Windows installieren 141

8 Kundenservice 142

Index 143


Zu diesem Dokument

Nutzen Sie das E‑POSTNOW Handbuch für Administratoren und Anwender als Referenz beiallen Fragen rund um die Konfiguration, Administration und Nutzung von E‑POSTNOW.

TIPP

Nutzen Sie den Index, um die Antwort auf Ihre Frage schnell zu finden.

Sie stehen noch ganz am Anfang?Dann lesen Sie das Kapitel 2.2 Roadmap: Wie bringe ich E‑POSTNOW zum Laufen?Darin erfahren Sie, wie Sie E‑POSTNOW Schritt für Schritt in Ihrer Organisation einführen.Nutzen Sie diese Roadmap als Checkliste. Dann ist der Einstieg leicht.

Zielgruppe dieser Dokumentation sind▪ Projekt-Manager, die für die Einführung von E‑POSTNOW in einer Organisation zustän-

dig sind und Informationen über die möglichen Einsatzszenarien und Anforderungen andie Planung und Umsetzung des Projekts benötigen

▪ Technische Administratoren, die Benutzer anlegen und die E‑POSTNOW Desktop Appauf den lokalen Arbeitsplatzrechnern installieren

▪ Fachliche Administratoren, die das Journal überwachen und für den MassenversandE‑POSTNOW Netzwerkdrucker einrichten

▪ Administratoren von Output Management-Systemen, die E‑POSTNOW Netzwerkdruckerzum Massenversand von E‑POSTBRIEFEN nutzen

▪ Sachbearbeiter, die mit der E‑POSTNOW Desktop App Einzel- und Serienbriefe senden

Symbole, AuszeichnungenIn dieser Anleitung werden Symbole und Auszeichnungen verwendet, um Ihnen einenschnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen.

Symbol Beschreibung

Voraussetzung, die erfüllt sein muss, um eine Handlung ausführen zu können

Handlung mit einem Schritt oder mehreren Schritten, deren Reihenfolge nichtrelevant ist

1.2.3.

Handlung mit mehreren Schritten, deren Reihenfolge relevant ist

▪ ▪

Aufzählung erster EbeneAufzählung zweiter Ebene, auch in Handlungsanweisungen

▪ Abbildung :<Nr.>, Posi-tion <Nr.>)

Die Positionsnummer beschreibt die Position z. B. eines Elements derBenutzeroberfläche in einer Abbildung:

1

Zielgruppe

1.1

1 Zu diesem Dokument

Handbuch für Administratoren und Anwender 1Version 1.1.

Symbol Beschreibung

Abbildung 1.1-1 Positionsnummer

Die Positionsnummern in Abbildungen sind im Uhrzeigersinn angeordnet.Die Anordnung entspricht nicht der Reihenfolge der Aktionen.

Tabelle 1.1-1 Symbole und Auszeichnungen

HINWEIS

Wichtige Information zum Verständnis oder zum Optimieren der Abläufe.

ACHTUNG

Hinweis auf Situationen, in denen besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist.Es drohen beispielsweise Datenverlust oder Dateninkonsistenzen.

1 Zu diesem Dokument


In welchen Anwendungsfällen unterstützt michE‑POSTNOW?

E‑POSTNOW ist für folgende Szenarien und Anwendungsfälle gedacht:▪ Szenario 1: Einzel- oder Serienbriefe mit der E‑POSTNOW Desktop App unter Micro-

soft Windows mit einer Textverarbeitungs-Software wie Microsoft Word oder LibreOfficemanuell senden.Sie fügen beispielsweise Anhänge hinzu, wählen Briefzusatzleistungen und prüfen dasLayout.

▪ Szenario 2: Briefe mit dem E‑POSTNOW Netzwerkdrucker ohne Interaktion automa-tisch senden, z. B. mit einem ERP-, CRM- oder anderem Output Management-System.Standard-Anhänge und Standard-Briefpapier werden automatisch hinzugefügt, die ge-samte Verarbeitung ist im Hintergrund.

▪ Technisch möglich, aber untypisch, ist Szenario 3: Einzel- oder Serienbriefe unter ApplemacOS oder unter Linux aus einer Textverarbeitungssoftware halbautomatisch mitdem E‑POSTNOW Netzwerkdrucker senden.Die Verarbeitung geschieht im Hintergrund, die Anwender haben keine Sichtkontrolleüber die gesendeten Briefe.

Sie können eines oder mehrere dieser 3 Szenarien unabhängig voneinander umsetzen.Szenario 1 unterstützt die Szenarien 2 und 3.Auch wenn Sie ausschließlich automatisch oder halbautomatisch mit dem E‑POSTNOWNetzwerkdrucker senden, brauchen Sie Dokumentvorlagen für Ihre Briefe.Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Briefe die Layout-Anforderungen des E‑POST Systemserfüllen.Bei der automatischen Verarbeitung geht dann nichts schief.Diese Dokumentvorlagen müssen Sie erstellen und testen.Dazu ist es sinnvoll, die E‑POSTNOW Desktop App zu verwenden. Die Desktop App brauchtnur der technische oder fachliche Administrator auf seinem Arbeitsplatzrechner zu installie-ren.Wie Sie vorgehen, um eines oder mehrere dieser Szenarien in Ihrer Organisation umzuset-zen, erfahren Sie unter 2.2 Roadmap: Wie bringe ich E‑POSTNOW zum Laufen?.

Die folgende Tabelle zeigt, welchen Funktionsumfang Sie nutzen können und wie sich dasSystem verhält, je nachdem, ob Sie automatisch mit dem Netzwerkdrucker oder manuell mitder Desktop App Briefe senden.Wenn Sie weitergehende Anforderungen haben oder mit einem sehr hohen Versandaufkom-men rechnen, kommt auch die E‑POSTBUSINESS BOX für Sie in Frage.Weitere Informationen finden Sie unter 2.1 Wofür nutze ich E‑POSTNOW, wofür nicht?

Modus/Funktion Netzwerkdrucker Desktop App

Automatisch ▪ Einfache Briefe, keine Ein-schreiben

▪ Nur Standard-Anhänge

2

Umsetzung

Automatisch odermanuell?

2 In welchen Anwendungsfällen unterstützt mich E‑POSTNOW?


Modus/Funktion Netzwerkdrucker Desktop App▪ Schwarz-weiß oder Farb-

druck▪ Simplex- oder Duplex-

Druck▪ Briefpapier fest zugeordnet

Manuell ▪ Kein Installationsaufwand▪ Betriebssystemunabhängi-

ges Senden einfacher Brie-fe, z. B. unter macOS oderLinux

▪ Systemnachrichten asyn-chron per E‑Mail

▪ Installation am Arbeits-platzrechner nötig

▪ Nur unter MS Windowsverfügbar

▪ Systemnachrichten syn-chron durch Layout-Kontrolle vor dem Senden

▪ Einschreiben▪ Online-Rechnungszahlung▪ QR-Codes®▪ Individuelle Anhänge▪ Schwarz-weiß oder Farb-

druck▪ Simplex- oder Duplex-

Druck▪ Briefpapier wählbar

Tabelle 2-1 Welche E‑POSTNOW Eigenschaften gibt es je nach Arbeitsmodus?

Wofür nutze ich E‑POSTNOW, wofür nicht?Prüfen Sie, ob E‑POSTNOW die richtige Lösung für das Digitalisieren Ihrer Kommunikati-onsprozesse ist.Die E‑POSTBUSINESS BOX bietet Ihnen weitergehende Funktionen.

Nutzen Sie als Geschäftskunde das Microsoft Windows-basierte E‑POSTNOW in Ihrem Un-ternehmen oder Ihrer Organisation, wenn Sie folgende Grundfunktionen des E‑POST Sys-tems benötigen:▪ Inlandsbriefe senden▪ Briefe als Einschreiben senden▪ Rechnungen senden, die der Empfänger bequem per Smartphone oder mit einem vor-

ausgefüllten Überweisungsträger bezahlen kann▪ QR-Codes erzeugen und einfügen, um dem Empfänger Online-Aktivitäten zu ermögli-

chen (z. B. Kontaktdaten ins Adressbuch importieren, Web-Seite aufrufen, Dokumenteherunterladen, per vorformulierter E‑Mail antworten)

▪ Benutzer oder Gruppenpostfächer anlegen.Die E‑POST Adressen folgen dem Schema [email protected] [email protected].

▪ Briefe physisch versenden▪ Serienbriefe mit der E‑POSTNOW Desktop App senden

2.1

WofürE‑POSTNOW?



▪ Massensendungen, die Sie mit einem Dritt-System (Output Management-System, z. B.ERP-System) generieren, über den E‑POSTNOW Netzwerkdrucker senden

▪ Schwarz-weiß oder farbig drucken▪ Einseitig (Simplex-Druck) oder doppelseitig (Duplex-Druck) drucken▪ Standard-Beilagen und elektronisches Briefpapier zentral pflegen▪ eine Benutzerverwaltung nutzen, um den Zugang zum E‑POSTBRIEF System zu organi-

sieren▪ Nutzer Kostenstellen zuordnen▪ Zum Prüfen der Abrechnungen ein zentrales Versandjournal nutzen, um die Korrespon-

denz verschiedener Anwender zu protokollieren▪ Aufbewahrung von Kopien der versendeten Briefe. Nur der Absender kann sie anzeigen.

Der technische Administrator kann eine Aufbewahrungszeit zwischen 2 und 60 Tagenfestlegen.

▪ Massensendungen, die Sie mit einem Drittsystem (Output Management-System, z. B.ERP-System) generieren, über passwortgeschützte Netzwerkschnittstellen (sFTP, SMB)senden und mit Steuerungsdateien vollautomatisieren

▪ E‑POSTBRIEFE elektronisch senden an Empfänger mit E‑POST Adressen. SolcheEmpfänger haben ihre Prozesse bereits weitgehend digitalisiert und wollen Papier ver-meiden.Informieren Sie sich unter www.deutschepost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/prei-se.html über die Preisvorteile, die Sie bei elektronischem Versand haben.

▪ Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen.Bestehende Dokumentvorlagen lassen sich so unverändert weiterbenutzen.Außerdem können Sie brieferzeugende Anwendungen auch dann verwenden, wenn dasLayout der Briefe nicht mit dem E‑POST System kompatibel ist und Sie das Layout derBriefe nicht anpassen können.

▪ E‑POSTBRIEFE ins Ausland versenden▪ einen Workflow definieren, bei dem Briefe vor dem Versenden von einem anderen Mit-

arbeiter freigegeben werden müssen▪ mehrere E‑POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen▪ Briefe weiterleiten oder stornieren▪ Elektronisches Briefpapier zentral pflegen

Roadmap: Wie bringe ich E‑POSTNOW zum Laufen?Nutzen Sie die folgende Checkliste, um E‑POSTNOW Schritt für Schritt in Ihrer Organisationeinzuführen.Fett hervorgehoben sind typische Rollen, auf die die verschiedenen Aktivitäten je nach Grö-ße und Organisationsgrad einer Organisation auf verschiedene Personen verteilt sein kön-nen.

1. Als die Person im Unternehmen, die für die Einführung von E‑POSTNOW zuständig ist,registrieren Sie Ihr Unternehmen im E‑POST System.Geben Sie dazu unter https://portal.epost.de/crg/company/registration#/company die er-forderlichen Daten ein.

Wofür dieE‑POSTBUSINESS

BOX nutzen?

2.2

Vorgehen



https://www.deutschepost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/preise.html


https://portal.epost.de/crg/company/registration#/company

Sie erhalten eine Bestätigungs-E‑Mail mit der E-POSTNOW Vereinbarung und derPreisliste.Innerhalb von 2 bis 3 Tagen passiert Folgendes:▪ Ihre firmeneigene E‑POST-Subdomain wird eingerichtet.▪ Im E‑POSTNOW Portal wird ein technischer Administrator als erster Benutzer ange-

legt.▪ Sie erhalten ein Begrüßungsschreiben per Post.

Darin finden Sie die E‑POST Adresse des initialen Administrators, den Sie im Re-gistrierungsprozess angegeben haben. Außerdem ist darin ein initiales Passwort.Mit diesen Daten können Sie sich im E‑POST Portal und anschließend imE‑POSTNOW Portal anmelden und loslegen.

HINWEIS

Unternehmen ohne Eintrag im HandelsregisterWenn Ihr Unternehmen keinen Eintrag im Handelsregister hat, kommt noch einSchritt hinzu.Als Vertretungsberechtigter identifizieren Sie sich mit einem gültigen Personalaus-weis oder Reisepass gegenüber der Deutschen Post AG.Das geht online oder offline per POSTIDENT.

TIPP

POSTIDENT nutzenNutzen Sie das Identitätsmanagement der Deutschen Post AG bei Bedarf auch fürdie Kunden Ihres Unternehmens.Erfahren Sie mehr über Anwendungsgebiete und Funktionsweise unter https://www.deutschepost.de/de/p/postident/identifizierungsverfahren.html).

2. Als Netzwerk-Administrator die Netzwerkkommunikation sicherstellen: 4.2 Firewallkonfigurieren

3. Als initialer Technischer Administrator erstmalig anmelden, Passwort neu setzen undweitere Administratoren anlegen:▪ Zusätzliche Technische Administratoren sind sinnvoll, damit sich die Kollegen bei-

spielsweise zur Urlaubszeit gegenseitig vertreten können.▪ Fachliche Administratoren sind sinnvoll, wenn eine entsprechende Arbeitsteilung für

Sie wichtig ist.Technische Administratoren haben umfassende Rechte, die Berechtigungen derFachlichen Administratoren sind eingeschränkt.

Weitere Informationen über die möglichen Rollen und wie Sie die entsprechenden An-wender anlegen, finden Sie unter 4. Technische Administration.

4. Als Technischer oder Fachlicher Administrator Dokumentvorlagen bei Bedarf anpas-sen oder neu erstellen.Wir empfehlen Dokumentvorlagen sowohl aus technischen als auch aus gestalterischenGründen:

Ergebnis



https://www.deutschepost.de/de/p/postident/identifizierungsverfahren.html

https://www.deutschepost.de/de/p/postident/identifizierungsverfahren.html

▪ Eine Dokumentvorlage, die den Layout-Anforderungen des E‑POST Systems ent-spricht, stellt sicher, dass Ihre Briefe immer verarbeitet und versendet werden kön-nen.Ohne funktionierende Dokumentvorlagen kann Folgendes passieren:▪ Werden fehlerhafte Briefe mit einem E‑POSTNOW Netzwerkdrucker gesendet,

dann erhalten Sie Fehlermeldungen.Sie müssen die Ursache analysieren.Sie können ihre Briefe eventuell nicht pünktlich senden.

▪ Nutzen Ihre Anwender die E‑POSTNOW Desktop App, dann müssen sie fehler-hafte Briefe manuell korrigieren, um sie senden zu können.Kein Problem bei einem einzelnen Brief. Aber mit Dokumentvorlagen fällt dieserunnötige Aufwand dauerhaft weg.

▪ Mit Dokumentvorlagen stellen Sie sicher, dass Ihre Briefe immer dem Corporate De-sign Ihrer Organisation entsprechen.

So gehen Sie vor:a. Brief erstellen, der das Logo und alle anderen Elemente Ihres gewohnten Briefpa-

piers enthält, und als Dokumentvorlage speichern.Im Kapitel 5.1 Dokumentvorlagen für E‑POSTNOW erstellen finden Ihre Marketing-abteilung oder Ihr Grafik-Dienstleister grafisch anschaulich aufbereitete Tipps zumErstellen von Dokumentvorlagen für normale Briefe sowie für Einschreiben.

b. E‑POSTNOW Desktop App installieren und den Brief an die eigene Adresse senden:3.1.9 Versandoptionen festlegen und Senden starten.Das Senden ist nur möglich, wenn das Layout stimmt.Die Briefvorschau zeigt mögliche Fehler an. Sie korrigieren solche Fehler, indem Siebeispielsweise das Adressfeld verschieben.Im Kapitel 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oderE‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren erfahren Sie alles Nötige über das Platzierenvon Text und Grafiken in einem Brief.

Ihr E‑POSTBRIEF wird von der Deutschen Post AG gedruckt und physisch zuge-stellt.

c. Den im Rechenzentrum gedruckten und gesendeten Brief prüfen: Ist die Farbwieder-gabe gut?

d. Wenn alles in Ordnung ist: Brief als Dokumentvorlage speichern.Die Dokumentvorlage verteilen Sie an alle Anwender, die Briefe mit derE‑POSTNOW Desktop App senden.Wenn Sie mit der Qualität der Farbwiedergabe nicht zufrieden sind, führen Sie Schritt5. aus.

5. Als Technischer oder Fachlicher Administrator bei Bedarf elektronisches Briefpapierbereitstellen.Elektronisches Briefpapier brauchen Sie in folgenden Fällen:▪ Erstellen Sie elektronisches Briefpapier neu, wenn die Farbtreue von Briefen, die

Sie mit Ihren Dokumentvorlagen in Ihrem Textverarbeitungssystem erzeugen, unzu-reichend ist.

Ergebnis



▪ Ändern Sie existierendes elektronisches Briefpapier, das Sie in Ihrem OutputManagement-System nutzen, das Briefpapier nicht den Layout-Anforderungen desE‑POST Systems entspricht.Ob Ihr bestehendes Briefpapier die Layout-Anforderungen erfüllt, merken Sie, wennSie einen kostenlosen Testbrief senden. Sie erhalten dann Fehlermeldungen perE‑Mail.Siehe 5.5.3 Testbrief mit dem Netzwerkdrucker senden.

Erfahren Sie unter 5.2 Elektronisches Briefpapier einrichten,▪ warum es bei Textverarbeitungssystemen Probleme mit der Farbtreue geben kann▪ wie Sie optimales Briefpapier gestalten und es zentral allen Anwendern bereitstellen

6. Anwender für die Desktop App und System-Benutzer für Netzwerkdrucker anlegen:Weitere Informationen über die beiden grundlegenden Anwendungsszenarien finden Sieunter 2. In welchen Anwendungsfällen unterstützt mich E‑POSTNOW?a. Als Administrator des E‑POST Portals E‑POST Adressen für Anwender und Sys-

tembenutzer anlegen und im E‑POST System registrieren: 4.4 Postfächer für Mitar-beiter und Administratoren anlegenPostfach für Anwender und System-Benutzer imE‑POST Portal anlegen

Der Anwender kann sich beim Starten der Desktop App authentifizieren, der OMS-Administrator kann mit den Login-Daten des Systembenutzers Netzwerkdrucker fürOutput Management-Systeme einrichten.

b. Optional: Als technischer Administrator im E‑POSTNOW Portal zusätzliche Einstel-lungen für den Anwender vornehmen, beispielsweise Kostenstellen zuordnen:4.6 Anwender im E‑POSTNOW Portal konfigurieren

7. E‑POSTNOW in der gesamten Organisation ausrollen:▪ Als Anwender mit lokalen Administratorrechten Einzelplatzinstallation vornehmen:

a. E‑POSTNOW Desktop App auf den auf dem Arbeitsplatzrechnern der Mitarbeiterinstallieren: 4.1 E‑POST Programm herunterladen und installierenAls technischer oder fachlicher Administrator: Damit Anwender E‑POSTNOWunter Apple macOS oder unter Linux nutzen, legen Sie einen E‑POSTNOWNetzwerkdrucker an und fügen ihn auf dem Arbeitsplatzrechner des Anwendersals neuen Drucker hinzu: 5.5 Netzwerkdrucker anlegen

b. die vom fachlichen Verantwortlichen erstellten Dokumentvorlagen im Vorlagen-verzeichnis der Arbeitsplatzrechner ablegen

c. das Senden testen: 3.1 Briefe senden

Ergebnis



▪ Als OMS-Administrator E‑POSTNOW Netzwerkdrucker für das automatisierte Ver-senden mit Output Management-Systemen (OMS) verwenden:▪ Als technischer oder fachlicher Administrator dem OMS-Administrator folgende

Informationen bereitstellen (5.5 Netzwerkdrucker anlegen):▪ die Netzwerkadresse des Netzwerkdruckers▪ wenn angelegt: die Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) eines dedi-

zierten OMS-Benutzers▪ Als OMS-Administrator Netzwerkdrucker dem Output Management-System hin-

zufügen:▪ 5.5.2.1 Netzwerkdrucker unter Linux einrichten▪ 5.5.2.2 Netzwerkdrucker auf einem MS Windows Server einrichten▪ 5.5.2.3 Netzwerkdrucker unter macOS einrichten

▪ Als OMS-Administrator Netzwerkdrucker und Briefpapier testen: 5.5.3 Testbriefmit dem Netzwerkdrucker senden



Die E‑POSTNOW Desktop App Schritt für Schritt

Erfahren Sie im Detail alles, was nötig ist, um einen E‑POSTBRIEF physisch zu senden.Wir setzen Folgendes voraus:▪ Das Programm ist auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert: 4.1 E‑POST Programm he-

runterladen und installieren▪ Der technische Administrator hat eine E‑POST Adresse angelegt, mit der Sie sich einlog-

gen können: 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegenPostfach für An-wender und System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen

Briefe sendenNutzen Sie eine der verschiedenen Möglichkeiten, E‑POSTBRIEFE mit E‑POSTNOW zusenden.Dieses Kapitel stellt Ihnen typische Wege vor, z. B.:▪ Ein einzelnes Anschreiben mit Adresse (nach Gestaltungsnorm DIN 5008) als

E‑POSTBRIEF sendenSiehe 3.1.1 Typisches Anschreiben senden.

▪ Briefzusatzleistungen nutzenSenden Sie besonders wichtige Briefe per Einschreiben. Sie erhalten dann eine Versand-bestätigung im Format PDF. Sie enthält die Tracking-Nummer.Siehe 3.1.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben senden.

▪ Online-Zahlungen ermöglichenSenden Sie Rechnungen, die Ihre Empfänger bequem online bezahlen können. Ihr Vor-teil: Der Empfänger muss die Rechnungsdaten nicht manuell einfügen, Fehler werdenvermieden.Siehe 3.1.6 Rechnungen senden.

▪ Serienbriefe sendenSenden Sie Serienbriefe so, wie Sie sie bisher mit Ihrem Drucker gedruckt haben – aberohne die Briefe anschließend noch falten und kuvertieren zu müssen. Sie legen lediglicheine Steuerungsinformation fest, die es E‑POSTNOW erlaubt, die einzelnen Briefe vonei-nander zu unterscheiden.Siehe 3.1.7 Serienbriefe senden.

▪ QR-Code®s generierenErmöglichen Sie elektronische Folgeprozesse bei Ihren Empfängern, z. B. das Importie-ren von Kontaktdaten oder Terminen in Adressbuch oder Kalender.Siehe 3.1.8 Mit QR-Codes® digitale Interaktion ermöglichen.

▪ Dokument mit Deckblatt sendenSenden Sie Dokumente, die – anders als typische Anschreiben – keine Empfängerad-ressen enthalten, z. B. eine Grafik.Siehe 3.1.2 Dokument mit Deckblatt senden.

3

3.1

3 Die E‑POSTNOW Desktop App Schritt für Schritt


▪ Briefe mit individuellen Anhängen versehenFügen Sie Ihrem E‑POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzu, z. B. Word-, Excel-oder PDF-Dateien. Das können eigene Dateien auf ihrem lokalen Arbeitsplatzrechnersein, oder Standard-Anhänge, die ein Administrator zentral für alle Mitarbeiter bereitstellt(z. B. die AGB).Siehe 3.1.4 Anhänge hinzufügen.

▪ Briefe mit Signaturen personalisierenFügen Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift in den E‑POST MAILER ein.Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine solche Bilddatei erstellen.Siehe 3.1.1.1 Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift?

In jeden Fall senden Sie E‑POSTBRIEFE direkt aus Ihrer Textverarbeitung heraus.Sie müssen sich nicht um das Drucken, Kuvertieren und Frankieren kümmern. Auch derGang zur Post entfällt.

Typisches Anschreiben sendenSenden Sie ein Anschreiben, das Sie mit einem typischen Textverarbeitungsprogramm er-stellt haben (z. B. Microsoft Word, LibreOffice Writer).Die Anwendung erkennt die Empfänger-Adresse automatisch.

1. Um die E‑POSTNOW Desktop App aus Ihrem Anwendungsprogramm heraus zu star-ten, öffnen Sie den Druckdialog (z. B. mit Datei > Drucken) und wählen E‑POSTNOW.

Das Dialogfenster E‑POST Login erscheint.2. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein, und wählen Sie Login.3. Wenn Sie sich erstmalig anmelden, ergänzen Sie Ihre persönlichen Daten.

Standardmäßig wird in der Briefvorschau ein stilisierter Briefumschlag angezeigt.Das System zeigt an, wo Sie das Layout Ihres Briefs ändern müssen, damit er denLayout-Vorgaben des E‑POST Systems entspricht.An den Seitenrändern sind Sperrflächen eingeblendet, die für Steuerungsinformationenbeim Drucken des Briefs im Rechenzentrum freibleiben müssen. Inhalte, die Sie dortplatziert haben, werden weiß überdeckt.Siehe auch 5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?

4. Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief den Layout-Vorgaben nicht entspricht(Abbildung 3.1-1 auf Seite 12, Position 1), dann wählen Sie Werkzeuge zur Korrektur(Abbildung 3.1-1 auf Seite 12, Position 2).

3.1.1

Vorgehen

Ergebnis

Ergebnis



Abbildung 3.1-1 Korrekturwerkzeuge öffnen

Sie haben folgende Möglichkeiten:▪ Adresse neu positionieren: Verschieben Sie die Empfänger- und/oder Absender-

Adresse mit der Maus.Siehe auch 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oderE‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren.



▪ Deckblatt hinzufügen: Versenden Sie den Brief ohne Anpassungen. Sie geben dieAdressdaten ein (Abbildung 3.1-2 auf Seite 13, Position 1), die das System auf einseparates Deckblatt druckt (Abbildung 3.1-2 auf Seite 13, Position 2).Siehe auch 3.1.2 Dokument mit Deckblatt senden.

Abbildung 3.1-2 Adressdaten für Deckblatt eingeben

5. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu.Siehe auch 3.1.4 Anhänge hinzufügen.

6. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E‑POSTBRIEF als Einschreibengesendet werden soll.Siehe auch 3.1.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben senden.

7. Optional: Wenn Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift in die E‑POSTNOW DesktopApp importiert haben, fügen Sie sie unter Werkzeuge > Einfügen > Unterschrift ein(Abbildung 3.1-3 auf Seite 14, Position 1) und schieben Sie sie mit der Maus an diegewünschte Position.Sie haben noch keine Unterschriftsdatei? Dann folgen Sie den Hinweisen unter3.1.1.1 Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift?



Abbildung 3.1-3 Unterschrift einfügen

8. Starten Sie das Versenden.Legen Sie dabei die Versandoptionen fest (z. B. zweiseitig, farbig).

Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift?Scannen oder fotografieren Sie Ihre Unterschrift, und machen Sie den Hintergrund trans-parent.Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt.Dabei stellen Sie sicher, dass die Grafikdatei folgende Eigenschaften hat:▪ Die Grafik hat die Originalgröße Ihrer Unterschrift, z. B. eine Breite von 7 cm.▪ Die Auflösung ist mindestens 150 dpi. Wir empfehlen eine Auflösung von 300 dpi.

HintergrundSie können die Größe der Unterschrift ändern, nachdem Sie sie in einen Brief einge-fügt haben.Um die Unterschrift bei Bedarf vergrößern zu können, muss die Auflösung der Grafik-datei jedoch größer als 150 dpi sein.

Wir zeigen an einem Beispiel, wie Sie das erreichen.

3.1.1.1



ü Sie haben ein Bildbearbeitungs-Programm, mit dem Sie Bilder mit transparentem Hinter-grund erzeugen können.

HINWEIS

Welche Programme sind geeignet?Kostenlose Bildbearbeitungs-Programme für Microsoft Windows sind z. B. das einfa-che paint.net (nicht zu verwechseln mit Microsoft Paint) oder das weitverbreitete,funktionsreiche Gimp.Im folgenden Beispiel setzen wir voraus, dass Sie Gimp installiert haben. Sie könneneine virengeprüfte Installationsdatei z. B. unter www.chip.de herunterladen.

1. Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein Blatt Papier, und legen Sie es in Ihren Scanner.Alternativ: Nehmen Sie Ihre Unterschrift mit dem Smartphone oder einer Digitalkameraauf.

2. Wählen Sie eine sehr hohe Auflösung (mindestens 600 dpi), und starten Sie das Scan-nen. In unserem Beispiel entscheiden wir uns bei Text- und Fotoauflösung für 1200 dpi(Abbildung 3.1-4 auf Seite 15).

Abbildung 3.1-4 In den Scanner-Einstellungen hohe Auflösung wählen

3. Schneiden Sie die eingescannte Unterschrift auf die gewünschte Größe zu (Abbildung3.1-5 auf Seite 15), und speichern Sie das Bild im Format .png.

Abbildung 3.1-5 Bild mit der Scanner-Software zuschneiden

Voraussetzung

Vorgehen



Trotz der hohen Auflösung hat die Bilddatei nur eine Größe von wenigen Kilobyte, inunserem Beispiel 55 kB (Abbildung 3.1-6 auf Seite 16).

Abbildung 3.1-6 Dateigröße der zugeschnittenen Grafik

4. Öffnen Sie die Bilddatei in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm. In unserem Beispiel arbei-ten wir mit Gimp.

5. Das wichtigste zuerst: Legen Sie die die Auflösung und die Größe der Grafik fest.a. Wählen Sie Bild > Bild skalieren (Abbildung 3.1-7 auf Seite 16, Position 1).

Abbildung 3.1-7 Menüpunkt Bild > Bild skalieren

Das Dialogfenster Bild skalieren öffnet sich.b. Stellen Sie eine X- und Y-Auflösung von mindesten 150 Pixel pro Zoll (Listeneintrag

Pixel/in) ein (Abbildung 3.1-8 auf Seite 17, Position 1). In unserem Beispiel neh-men wir die empfohlenen 300 dpi.

c. Kalkulieren Sie die gewünschte Breite. Multiplizieren Sie dazu die gewünschte Grö-ße mit 1,1.

BeispielUnsere Grafik soll etwa 7 Zentimeter breit sein. Um auf ungefähr diesen Wert zukommen, geben wir im Feld Breite 7.7 cm ein, also 10 % mehr (Abbildung 3.1-8auf Seite 17, Position 2).

Das System ermittelt die entsprechende Höhe. Die Nachkommastellen der Werte fürHöhe und Breite ergeben sich aus Rundungsungenauigkeiten. Denn das Programmrechnet Pixel in Zentimeter um.

Ergebnis

Ergebnis



HintergrundDie Größe einer Grafik (Länge und Breite in mm) ist ein relativer Wert.Sie leitet sich aus der Anzahl der Pixel und der Auflösung ab.Bei einer gegebenen Auflösung kann ein und dieselbe Grafik deshalb in verschie-denen Programmen verschieden groß dargestellt werden.

Wenn Sie, wie in unserem Beispiel, mit Gimp die Grafik erzeugen, müssen Sie unge-fähr 10 % hinzufügen, damit sie in der E‑POSTNOW Desktop App ungefähr die ge-wünschte Größe hat.Unsere Gimp-Beispielgrafik ist physikalisch 909 Pixel breit. Die Größe in Zentimeterngibt dagegen nur einen ungefähren Anhaltspunkt.Bei anderen Grafikprogramen kann es anders sein.

d. Wählen Sie Skalieren (Abbildung 3.1-8 auf Seite 17, Position 3).

Abbildung 3.1-8 Auflösung und Größe der Unterschriftsdatei festlegen

6. Machen Sie den Hintergrund transparent, damit die Unterschrift natürlich wirkt.a. Wählen Sie Ebene > Transparenz > Alphakanal hinzufügen.b. Wählen Sie im Werkzeugkasten den Zauberstab (Abbildung 3.1-9 auf Seite 18,

Position 1), und klicken Sie auf die Fläche im Hintergrund Ihrer Unterschrift.



Abbildung 3.1-9 Zauberstab in der Werkzeugkiste des Programms Gimp

c. Vergrößern Sie die Ansicht, und klicken Sie mit gedrückter Shift-Taste auf verblie-bene weiße Flächen. In unserem Beispiel in den Buchstaben „a“, sowie „s“ und „t“(Abbildung 3.1-10 auf Seite 18, Position 1, 2, 3).

Abbildung 3.1-10 Alle transparenten Flächen markieren

d. Wählen Sie Bearbeiten > Löschen.

Der Hintergrund wird kariert dargestellt. Das bedeutet, dass der Hintergrund jetzttransparent ist (Abbildung 3.1-11 auf Seite 19).

Ergebnis



Abbildung 3.1-11 Karierter Hintergrund steht für Transparenz

7. Schneiden Sie unnötige Ränder ab.Damit vermeiden Sie z. B. dass Sie versehentlich die Sperrflächen am linken Seitenrandmit einem unsichtbaren Teil der Grafik überlagern.a. Wählen Sie im Werkzeugkasten Rechteckige Auswahl (Abbildung 3.1-12 auf Seite

19, Position 1).b. Ziehen Sie einen möglichst engen Rahmen um Ihre Unterschrift (Abbildung 3.1-12

auf Seite 19, Position 2).c. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden.d. Wählen Sie Datei > Erstellen > Aus Zwischenablage.

Abbildung 3.1-12 Ränder beschneiden

8. Exportieren Sie die Datei im Format .png.

Nur Bilder im Format .png können einen transparenten Hintergrund haben.

Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt.a. Wählen Sie Datei > Exportieren als, geben Sie einen Dateinamen ein, und stellen

Sie sicher, dass das Format .png ist (Abbildung 3.1-13 auf Seite 20, Position 1).



Abbildung 3.1-13 PNG-Datei exportieren

b. Wählen Sie Exportieren (Abbildung 3.1-13 auf Seite 20, Position 2).

Das Dialogfenster Bild exportieren als PNG erscheint.

Abbildung 3.1-14 Exportoptionen festlegen

c. Stellen Sie sicher, dass folgende Kontrollkästchen markiert sind (Abbildung 3.1-14auf Seite 20, Position 1a, 1b):▪ Auflösung speichern▪ Farbwerte aus transparenten Pixeln speichern

Ergebnis



d. Wählen Sie ein niedriges (0) oder mittleres (in unserem Beispiel 4) Kompressions-niveau (Abbildung 3.1-14 auf Seite 20, Position 2).Im Ausdruck ist die Wirkung des Kompressionsniveau allerdings in der Regel mini-mal. Es wirkt sich aber merklich auf die Dateigröße aus.In unserem Beispiel hat die Datei bei Kompressionsniveau 4 eine Größe von 67 kB.Bei Kompressionsniveau 0 dagegen wäre die Datei mit 456 kB unnötig groß.

e. Wählen Sie Exportieren (Abbildung 3.1-14 auf Seite 20, Position 3).

Die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift ist jetzt einsatzbereit.9. Importieren Sie die Grafik-Datei in Ihre E‑POSTNOW Desktop App:

a. Erstellen Sie ein Anschreiben und starten Sie die Anwendung.b. Wählen Sie unter Einstellungen > E‑POSTNOW die Registerkarte Unterschrift.c. Wählen Sie Datei auswählen, um die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift zu importie-

ren.d. Optional: Um die Datei mit einem Passwort zu sichern, wählen Sie Passwort verge-

ben.Die Option ist sinnvoll, wenn mehrere Personen die Anwendung nutzen.Durch den Passwortschutz verhindern Sie, dass jemand versehentlich eine falscheUnterschriftsdatei verwendet.

e. Wählen Sie Speichern.

Sie sind wieder in der Briefvorschau.f. Um das Einfügen der Unterschrift zu testen, wählen Sie .g. Optional: Ändern Sie bei Bedarf die Größe der Unterschrift.

Ziehen Sie den Rahmen an einer der Ecken größer oder kleiner.Um die Unterschrift bei Bedarf vergrößern zu können, muss die Auflösung der Gra-fikdatei jedoch größer als 150 dpi sein.

Dokument mit Deckblatt sendenSenden Sie Dokumente, die – anders als typische Anschreiben – keine Empfängeradressenenthalten, z. B. eine Grafik.

Ergebnis

Ergebnis

3.1.2



Beispiel▪ Sie haben mit einem beliebigen Anwendungsprogramm ein Dokument erstellt (oder

auch eingescannt):▪ eine Grafik▪ ein Blatt aus einer Tabellenkalkulation▪ eine Folie aus einer Präsentation

▪ Ihr Dokument enthält eine Empfängeradresse, aber die E‑POSTNOW Desktop Appkann sie aus technischen Gründen nicht erkennen.Das kann beispielsweise bei einem Anschreiben passieren, das Sie mit einem DTP-Programm wie Adobe InDesign oder Scribus geschrieben haben (DTP-Programmebehandeln Textfelder wie Grafiken).

HINWEIS

PortokostenBei der Berechnung des Preises wird das Deckblatt mitgezählt.

1. Öffnen Sie das Dokument, und wählen Sie im Druckmenü E‑POSTNOW.

Die Anwendung startet, und das Dokument wird in der Briefvorschau angezeigt.Typischerweise werden Sperrflächen im Adressfeld vom Inhalt des Dokuments über-deckt.Wenn das der Fall ist, zeigt das System entsprechende Fehler an.Siehe auch 3.1.2.1 Ein Dokument, das ich als E‑POSTBRIEF versenden will, erscheintnicht in der Briefvorschau – wieso?

2. Markieren Sie das Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse.3. Erfassen Sie die Empfängeradresse (maximal 5 Zeilen):

▪ Stellen Sie sicher, dass die Postleitzahl 5-stellig ist.▪ Kürzen Sie den Namen des Empfängers oder der Straße ab, wenn er die Größen-

begrenzung für das Adressfeld überschreitet.

Beispiel„Dr.-F.-Lohmüller-Str.“ statt „Dr.-Fritz-Lohmüller-Straße“

▪ Fassen Sie bei Bedarf Daten in der Zeile Zusätzliche Adressinformation zusam-men.

HintergrundDie Empfängeradresse darf nicht mehr als 5 Zeilen umfassen.

Siehe auch 5.3.3 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?4. Erfassen Sie Ihre postalische Absenderadresse (die im Adressfeld Ihres Briefs oberhalb

der Empfängeradresse erscheinen wird), unter Einstellungen > E‑POSTNOW > IhreStandardtexte im Eingabefeld Anschrift Absender.

Vorgehen

Ergebnis



5. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E‑POSTBRIEF als Einschreibengesendet werden soll.Siehe auch 3.1.5 Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben senden.

6. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu.Siehe auch 3.1.4 Anhänge hinzufügen.

7. Prüfen Sie den gesamten Brief einschließlich Anhängen in der Briefvorschau.Stellen Sie so sicher, dass alle relevanten Inhalte Ihres Dokuments im Rechenzentrumder Deutsche Post AG gedruckt werden können.



ACHTUNG

Anlagen in der Briefvorschau prüfenPrüfen Sie vor dem Versenden in der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängtenDateien korrekt angezeigt werden.Dokumente und Anhänge können bis zum Format DIN A4 gedruckt werden.Dazu wandelt die Anwendung sie in PDF-Dokumente um.PowerPoint-Dateien oder Dateien im Querformat werden vor dem Drucken gedreht.Sperrflächen werden automatisch geweißt. Achten Sie beispielsweise auf die Sperr-flächen an den Rändern, besonders auf die 12 mm breite Sperrfläche am linken unte-ren Rand (Abbildung 3.1-15 auf Seite 24, Position 1) (bei Querformaten am oberenRand, Abbildung 3.1-15 auf Seite 24, Position 2), die von der Deutschen Post AG fürdas Drucken benötigt und deshalb weiß überdeckt werden.

Abbildung 3.1-15 Anlagen in der Briefvorschau prüfen

8. Starten Sie das Versenden.Legen Sie dabei die Versandoptionen fest (z. B. zweiseitig, farbig).



Ein Dokument, das ich als E‑POSTBRIEF versenden will, er-scheint nicht in der Briefvorschau – wieso?Sie wollen ein Dokument als E‑POSTBRIEF versenden. Sie starten mit Datei > Drucken dieE‑POSTNOW Desktop App, aber das Dokument erscheint nicht in der Briefvorschau.Wahrscheinliche Ursache: Das Dokument ist sehr komplex (es enthält z.B. eine tief ver-schachtelte Tabelle oder hochauflösende Grafiken).Ein solches Dokument wird auch auf Ihrem Drucker mehr Zeit als gewöhnliche Dokumentebeanspruchen.Die Geschwindigkeit, mit welcher die Anwendung ein komplexes Dokument verarbeiten unddarstellen kann, hängt unter anderem von der Rechnerleistung Ihres PCs ab. Es kann inmanchen Fällen einige Minuten dauern, bis das Dokument in der Briefvorschau vollständigsichtbar ist.

► Haben Sie etwas Geduld.► Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken. Eine optimale Druckqualität erreichen Sie

mit 300 dpi.► Wenn es häufig vorkommt, dass Sie komplexe Dokumente versenden, verwenden Sie

einen leistungsstärkeren PC, oder rüsten Sie Ihren PC auf. Folgende Maßnahmen sindwirksam:▪ Prozessor mit höherem Takt▪ Schnellere Festplatte, am besten eine SSD▪ In geringerem Maß auch mehr Arbeitsspeicher

Das ist hilfreich, wenn die Dokumente sehr groß sind – was bei komplexen Doku-menten in der Regel der Fall ist.

Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander sendenVersenden Sie mehrere Dokumente, die Sie fürs Versenden vorbereitet haben, gleichzeitig.Das geht bei Dokumenten, die Sie in einem der folgenden Formate gespeichert haben:▪ Adobe PDF▪ Microsoft Word (.doc/.docx),

▪ Microsoft Excel (.xsl/.xslx),

▪ Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)

▪ Text: .txt

1. Markieren Sie die Dokumente mit gedrückter Strg-Taste.

2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:▪ Drag & Drop: Ziehen Sie sie auf das E‑POSTNOW Symbol auf Ihrem Desktop▪ Kontextmenü: Wählen Sie im Kontext-Menü den Menüpunkt Als Brief versenden

mit E‑POSTNOW.

Die Anwendung startet so lange neu, bis Sie jedes Dokument als einzelnen E‑POSTBRIEFversendet haben.

3.1.2.1

Vorgehen

3.1.3

Vorgehen

Ergebnis



Anhänge hinzufügenFügen Sie Ihrem E‑POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzu, z. B. Word-, Excel-oder PDF-Dateien. Das können eigene Dateien auf ihrem lokalen Arbeitsplatzrechner sein,oder Standard-Anhänge, die ein Administrator zentral für alle Mitarbeiter bereitstellt (z. B. dieAGB).Sie können eigene Anhänge folgender Formate hinzufügen:▪ Adobe PDF▪ Microsoft Word (.doc/.docx),

▪ Microsoft Excel (.xsl/.xslx),

▪ Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx)

▪ Text: .txt

TIPP

Druckqualität von PDF-Anhängen sicherstellenEin Foto, das Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, scannen Sie und speichern esim Format PDF.Oder Sie fügen es als Bilddatei (z. B. im Format .jpg) in eine Word-Datei ein.

Um das Ergebnis zu optimieren, stellen Sie Folgendes sicher:▪ Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohle-

ne Druckauflösung von 300 dpi.▪ Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-Datei

ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat Distiller) undlegen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.

TIPP

Freie Office-Anwendungen einsetzenWenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Doku-mente, die Sie Ihrem E‑POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei.

Wenn ein E‑POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortset-zung des E‑POSTBRIEFS gedruckt.

3.1.4



ACHTUNG

Größenbegrenzung beachten▪ Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E‑POSTBRIEFS können Sie

E‑POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB senden.

ü Sie haben einen PDF-Viever installiert.Damit Sie ein PDF-Dokument als E‑POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhängeim Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein.Die E‑POST Software ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei an-deren Produkten kann es zu Problemen kommen.Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8.1).Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter http://www.adobe.com/de/products/readerherunter.

1. Wählen Sie Anhänge.2. Sie haben folgende Möglichkeiten:

▪ Um eigene Anhänge hinzuzufügen, wählen Sie Lokale Datei hinzufügen.▪ Um einen zentral bereitgestellten Standard-Anhang hinzuzufügen, wählen Sie Zen-

trale Datei hinzufügen (Abbildung 3.1-16 auf Seite 27, Position 1).Das Dialogfenster Anhang auswählen erscheint.Markieren Sie den oder die gewünschten Anhänge (Abbildung 3.1-16 auf Seite 27,Position 2), und bestätigen Sie mit Auswählen.Das System fügt die Anhänge in der Reihenfolge hinzu, wie Sie sie selektiert haben.

Abbildung 3.1-16 Zentral bereitgestellte Anhänge wählen

Voraussetzung

Vorgehen



http://www.adobe.com/de/products/reader.html

Eine PDF-Datei lässt sich nicht als Anhang hinzufügen oder alsE‑POSTBRIEF versenden – wieso?Sie wollen eine PDF-Datei einem E‑POSTBRIEF als Anhang anfügen. Es erscheint jedocheine Fehlermeldung „This operation is not permitted“, und die Anwendung zeigt die Meldungmit der Nummer 3011.Oder: Sie wollen mit Datei > Drucken die Anwendung starten. Aber das Druckmenü ist nichtaktiv.Mögliche Ursache: Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtesDrucken oder Kopieren), akzeptiert das System nicht immer. Das hängt von der Software ab,die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat.

HINWEIS

Geschützte Office-DokumenteBei geschützten Office-Dokumenten besteht dieses Problem typischerweise nicht.Das System fordert Sie beim Hinzufügen nur auf, das Passwort einzugeben.

► Wenn Sie sicher sind, dass das Urheberrecht des Autors gewahrt ist, können Sie dieDatei drucken, einscannen und als ungeschützte PDF-Datei anhängen oder versenden.

Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau –was tun?Sie fügen eine PDF-Datei einem E‑POSTBRIEF als Anhang an. Es erscheint jedoch eineFehlermeldung, und der Inhalt der Datei wird nicht in der Briefvorschau angezeigt.Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt.

► Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und die E‑POSTNOW Desktop App, und wie-derholen Sie den Vorgang.

Einen E‑POSTBRIEF als Einschreiben sendenSenden Sie besonders wichtige Briefe per Einschreiben. Sie erhalten dann eine Versand-bestätigung im Format PDF. Sie enthält die Tracking-Nummer.

HINWEIS

EinschränkungAus technischen Gründen lassen sich Einschreiben nur einseitig drucken.Duplexdruck ist also nicht möglich.

1. Erstellen Sie den E‑POSTBRIEF.Siehe auch 3.1.1 Typisches Anschreiben senden.

2. Wählen Sie unter Einschreiben eine der möglichen Arten von Einschreiben▪ Einschreiben Einwurf: Der Zusteller der Deutschen Post AG legt den Brief in einen

Briefkasten, Postfach o.ä. des Empfängers und bestätigt dies mit seiner Unterschrift.▪ Einschreiben (ohne Optionen): Nicht nur der Empfänger persönlich, sondern auch

ein berechtigter Empfänger, z. B. ein Ehegatte, darf den Empfang bestätigen.

3.1.4.1

Vorgehen

3.1.4.2

Vorgehen

3.1.5

Vorgehen



▪ Einschreiben nur mit Option Eigenhändig: Ausschließlich der Adressat darf denEmpfang bestätigen.

▪ Einschreiben nur mit Option Rückschein: Der Versender bekommt die handschrift-liche Bestätigung eines berechtigen Empfängers über die Zustellung als Original zu-gesandt.Wählen Sie Einschreiben Rückschein z. B. dann, wenn Sie die Auslieferung wichtigerDokumente oder die Einhaltung von Fristen rechtssicher nachweisen wollen (z. B. beieiner Kündigung).

▪ Einschreiben mit den Optionen Eigenhändig und Rückschein: Der Versender be-kommt die handschriftliche Bestätigung des Empfängers persönlich über die Zustel-lung als Original zugesandt.

In Ihrem Postfach im E‑POST Portal erhalten Sie eine Versandbestätigung im FormatPDF.In der Versandbestätigung steht die Tracking-Nummer.Empfangsbestätigungen oder Rückscheine erhalten Sie physisch per Post.

Rechnungen sendenSenden Sie Rechnungen, die Ihre Empfänger bequem online bezahlen können. Ihr Vorteil:Der Empfänger muss die Rechnungsdaten nicht manuell einfügen, Fehler werden ver-mieden.

Ergebnis

3.1.6



HINWEIS

So machen Sie das Bezahlen bequem▪ Sie fügen die Rechnungsdaten als grafische QR-Codes® ein.

Der Anwender scannt den BezahlCode oder GiroCode mit dem Smartphone, erhält sodie korrekten Rechnungsdaten und überweist online.Siehe zur Funktionsweise aus Kundensicht z. B. www.girocode.de.

▪ Sie stellen zusätzlich einen vorausgefüllten Überweisungsträger mit allen Rechnungs-daten bereit.

Ihre Vorteile:▪ Sie geben Rechnungsdaten wie Verwendungszweck und Betrag für den Zahlungs-

vorgang vor.Dadurch wirken Sie falschen oder nicht eindeutigen Zuordnungen von Zahlungs-eingang und Rechnung entgegen.

▪ Sie erhöhen den Komfort bei den Empfängern Ihrer Rechnungen.Dadurch können sich die Zeiten bis zur Begleichung Ihrer Forderungen verkürzen.

TIPP

Rechnungen als Serienbrief versendenSie wollen zahlreiche Rechnungen mit jeweils individuellen Rechnungsdaten auf einmalversenden, indem Sie einen Serienbrief erstellen?Dann müssen Sie nur die Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext in die einzelnenBriefe einbetten.Typischerweise fügen Sie entsprechende Platzhalter in Ihre Dokumentvorlage fürE‑POSTBRIEFE ein und füllen die Platzhalter aus einer Datenbank.Siehe auch 3.1.7.1 Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein?

1. Erfassen Sie einmalig Ihre Bankverbindung. Dazu wählen Sie unter Einstellungen > E‑POSTNOW die Registerkarte SEPA (Abbildung 3.1-17 auf Seite 31, Position 1).

Vorgehen



https://www.girocode.de

Abbildung 3.1-17 Bankverbindung hinterlegen

2. Optional: Ändern Sie bei Bedarf den Belegschlüssel auf dem Überweisungsträger.Standardmäßig ist auf Zahlungsträgern der Belegschlüssel 08 (sogenannter SEPA-Überweisungs-/Zahlscheinvordruck, neutral/Lotterie) eingestellt (Abbildung 3.1-17 aufSeite 31, Position 2).

BeispielSie wollen Spendenzahlungen (Belegschlüssel 06) von umsatzsteuerpflichtigenRechnungsbeträgen (SEPA-Überweisung/Zahlschein, neutral/Lotterie, 08) unterschei-den.

HINWEIS

Der Belegschlüssel erscheint rechts unten auf dem Überweisungsträger (Abbildung3.1-19 auf Seite 33, Position 4).

3. Erstellen Sie den E‑POSTBRIEF.Siehe auch 3.1.1 Typisches Anschreiben senden.

4. Markieren Sie unter Anhänge das Kontrollkästchen Überweisungsträger hinzufügen(Abbildung 3.1-18 auf Seite 32, Position 1).



Abbildung 3.1-18 Eingabe der Rechnungsdaten aktivieren

5. Optional: Geben Sie die Rechnungsdaten Betrag und Verwendungszweck ein (Abbil-dung 3.1-19 auf Seite 33, Position 1).Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder also leerlassen.

BeispielSie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf.Bei einem Spendenaufruf überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzusetzenund im Verwendungszweck die Zweckbestimmung der Spende festzulegen.



Abbildung 3.1-19 Rechnungsdaten eingeben

Das System generiert einen Anhang mit grafischem Bezahl-Code und GiroCode für dieBanking-Apps verschiedener Anbieter und zeigt sie in der Vorschau an (Abbildung3.1-19 auf Seite 33, Position 2).

Der Anhang enthält auch einen Überweisungsträgervordruck mit den Rechnungsdaten(Abbildung 3.1-19 auf Seite 33, Position 3), die Sie eingegeben haben, sowie mit derBankverbindung und dem Belegschlüssel, die Sie unterEinstellungen > E‑POSTNOW > SEPA festgelegt haben.Der Empfänger Ihrer Rechnung scannt den QR-Code® auf der Seite mit dem Überwei-sungsträger (Abbildung 3.1-20 auf Seite 34).

Ergebnis



Abbildung 3.1-20 Überweisungsträger und QR-Code® im E‑POSTBRIEF

Oder Ihr Empfänger unterschreibt den Zahlungsvordruck wie gewohnt und reicht ihn derBank ein (Abbildung 3.1-21 auf Seite 35).



Abbildung 3.1-21 Vorausgefüllten Überweisungsträger einreichen

Serienbriefe sendenSenden Sie Serienbriefe so, wie Sie sie bisher mit Ihrem Drucker gedruckt haben – aber oh-ne die Briefe anschließend noch falten und kuvertieren zu müssen. Sie legen lediglich eineSteuerungsinformation fest, die es E‑POSTNOW erlaubt, die einzelnen Briefe voneinanderzu unterscheiden.Diese Steuerungsinformation kann ein Ausdruck sein, der ohnehin in jedem Brief vorkommt,beispielsweise die Datumszeile („Bonn, den“).Oder Sie fügen einen beliebigen Ausdruck ein, den Sie weiß formatieren, so dass er im ge-druckten Brief nicht sichtbar ist.Wie Sie eine geeignete Steuerungsinformation finden und in den Einstellungen festlegen, er-fahren Sie in der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung.

3.1.7



HINWEIS

Dokumentvorlagen verwendenTypischerweise verwenden Sie für das Erstellen von Serienbriefen eine Dokumentvorlage,die alle Platzhalter (Seriendruckfelder) für die Adressdaten (Vorname, Name, Straße usw.)enthält.Die Platzhalter befüllen Sie aus einer Datenquelle (Datenbank oder Tabelle Ihrer Tabellen-kalkulationsanwendung) mit den entsprechenden Datenfeldern.Die folgende Anleitung gilt deshalb auch für das Anpassen einer solchen Dokument-vorlage.Siehe auch 5.1 Dokumentvorlagen für E‑POSTNOW erstellen.

HINWEIS

Sehr umfangreiche Serienbriefe sendenEine funktionierende Dokumentvorlage zu haben, ist besonders dann wichtig, wenn Siesehr umfangreiche Serienbriefe senden.In diesem Fall kann es nämlich vorkommen, dass Ihr Serienbrief nicht in der Briefvor-schau angezeigt werden kann (weil beispielsweise der Arbeitsspeicher nicht ausreicht).Sie senden die Briefe dann ohne Sichtprüfung.Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie dabei sicher, dass alle Briefe den Layout-Anforderungen entsprechen und korrekt gedruckt werden.

1. Starten Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm, und erstellen Sie wie gewohnt einen Serien-brief.

2. Starten Sie die E‑POSTNOW Desktop App.

Die erste Seite Ihres Serienbriefs wird in der Briefvorschau angezeigt.Das System erkennt die einzelnen Briefe jedoch noch nicht als Briefe, sondern nur alsBlätter eines einzigen Briefs (Abbildung 3.1-22 auf Seite 36, Position 1).

Abbildung 3.1-22 Anzahl der Blätter anzeigen

3. Klicken Sie auf das Symbol Briefumschlag ein-/ausblenden (Abbildung 3.1-23 auf Sei-te 37, Position 1).

Vorgehen

Ergebnis



Abbildung 3.1-23 Briefumschlag ein-/ausblenden

Der Brief wird ohne simulierten Briefumschlag angezeigt (Abbildung 3.1-24 auf Seite37).

Abbildung 3.1-24 Brief anzeigen

Ergebnis



4. Suchen Sie auf der ersten Seite des Briefs einen Ausdruck, der in jedem Einzelbriefgenau einmal vorkommt.Diesen Ausdruck werden Sie im späteren Schritt 5. als Steuerungsinformation für dasTrennen der Briefe festlegen.Sie haben folgende Möglichkeiten:▪ Sie können z. B. einen Ausdruck wählen, der im Briefkopf (z. B. ein Slogan Ihrer Or-

ganisation) oder in der Datumszeile (z. B. „Bonn, den“, Abbildung 3.1-24 auf Seite37, Position 1) vorkommt.Der Ausdruck darf allerdings in jedem Brief nur ein einziges Mal vorkommen.Wenn sich z. B. der Briefkopf auf jeder Seite wiederholt, wäre das nicht der Fall.

▪ Alternativ: Sie finden keinen absolut eindeutigen Ausdruck?Dann fügen Sie einen eindeutigen Ausdruck (z. B. „[[NeuerBrief]]“ in doppelten ecki-gen Klammern) auf der ersten Seite jedes Einzelbriefs oder in Ihre Dokumentvorlagefür Serienbriefe ein.Der Ausdruck „[[NeuerBrief]]“ ist standardmäßig als Steuerungsinformation hinterlegt.Formatieren Sie den Ausdruck mit der Schriftfarbe Weiß, damit er unsichtbar ist.Die Methode mit dem Weißtext empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie Rechnun-gen mit jeweils individuellem Rechnungsbetrag und/oder Verwendungszweck alsSerienbrief versenden.Denn in diesem Fall nutzen Sie ebenfalls Weißtext.Siehe auch 3.1.7.1 Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein?

ACHTUNG

Platzieren der SteuerungsinformationDie Steuerungsinformation muss auf der ersten Seite jedes einzelnen Briefs platziertsein.Andernfalls kann E‑POSTNOW sie nicht erkennen.



ACHTUNG

Layouten mit Hilfe von TextfeldernBenutzen Sie z. B. in Microsoft Word Textfelder?Viele Anwender benutzen Textfelder, um Objekte wie das Adressfeld oder die Datums-zeile auf der Seite zu platzieren.In diesem Fall müssen Sie in Ihrem Serienbrief oder Ihrer Dokumentvorlage sicher-stellen, dass die Texte sich nicht mit der Steuerungsinformation überlappen.Da Sie die Steuerungsinformation typischerweise als unsichtbaren Weißtext forma-tieren, kann das leicht passieren.Passiert das bei allen Einzelbriefen, dann trennt die E‑POSTNOW Desktop App dieEinzelbriefe nicht.Passiert das jedoch nur bei einigen Einzelbriefen (wenn Sie keine Dokumentvorlageverwenden und Textfelder aus irgendwelchen Gründen verrutschen), dann werden dieEinzelbriefe falsch getrennt.Sie übersehen dabei möglicherweise, dass die Anzahl der Einzelbriefe nicht stimmt.Einige Briefe werden dann an falsche Adressaten gesendet, während die korrektenAbsender keinen Brief erhalten.Abhilfe: Damit Briefe nicht falsch adressiert werden, verwenden Sie eine Dokument-vorlage zum Erstellen Ihrer Serienbriefe.Stellen Sie sicher, dass sich der Inhalt des Textfelds mit der Steuerungsinformationnicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhalten anderer Textfelder überschneidet(Abbildung 3.1-25 auf Seite 39).Siehe auch 5.1 Dokumentvorlagen für E‑POSTNOW erstellen.

Abbildung 3.1-25 Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe

5. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 3.1-24 auf Seite 37, Position 2).6. Tun Sie unter E‑POSTNOW auf der Registerkarte Serienbrief Folgendes:

a. Geben Sie im Eingabefeld Serienbrief-Indikator den Ausdruck ein, der den Anfangdes jeweils nächsten Briefs markieren soll.Geben Sie, z. B. Bonn, den (Abbildung 3.1-26 auf Seite 40, Position 1) ein.

Oder geben Sie den Ausdruck ein, den Sie als unsichtbaren Weißtext eingefügt ha-ben, beispielsweise [[NeuerBrief]] .

b. Wählen Sie Speichern (Abbildung 3.1-26 auf Seite 40, Position 5).



Abbildung 3.1-26 Serienbrief-Indikator festlegen

7. Schließen Sie die E‑POSTNOW Desktop App, und starten Sie sie neu.

E‑POSTNOW meldet, dass ein Serienbrief erkannt wurde (Abbildung 3.1-27 auf Seite40).

Abbildung 3.1-27 Serienbrief erkannt

8. Wählen Sie Als Serienbrief öffnen (Abbildung 3.1-27 auf Seite 40, Position 1).

Ergebnis



Das System zeigt die Anzahl der erkannten Einzelbriefe an (Abbildung 3.1-28 auf Seite41, Position 1) und zeigt jeden Brief einzeln in der Briefvorschau an.Das Erzeugen der Briefvorschau kann je nach Anzahl der Einzelbriefe einige Minutendauern.Bei 500 typischen Briefen kann das beispielsweise 5 bis 15 Minuten dauern.Folgende Faktoren beeinflussen die Geschwindigkeit:▪ Wenn hochauflösende Grafiken in den Briefen enthalten sind, kann das den Pro-

zess erheblich verlangsamen.▪ Ein großer Arbeitsspeicher oder eine hohe Prozessorleistung beschleunigen den

Prozess.

Abbildung 3.1-28 Inhalt des Serienbriefs

9. Prüfen Sie, ob jeder Einzelbrief korrekt angezeigt wird.Bei Bedarf können Sie unter Einstellungen > E‑POSTNOW auf der Registerkarte Seri-enbrief folgende Einstellungen vornehmen:a. Um in der Briefvorschau zu prüfen, ob das Layout der Briefe den Layout-Vorgaben

des E‑POST Systems entspricht, markieren Sie das Kontrollkästchen Briefum-schlag und Sonderflächen in der Serienbriefvorschau anzeigen (Abbildung3.1-26 auf Seite 40, Position 3).

Ergebnis



HINWEIS

Serienbriefvorschau ausschaltenDas Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen in der Serienbriefvor-schau anzeigen ist nur aktiv, wenn das Kontrollkästchen Vorschau Serienbriefanzeigen (Abbildung 3.1-26 auf Seite 40, Position 2) markiert ist.Sie können die Vorschau bei Serienbriefen mit diesem Kontrollkästchen ganz aus-schalten. Das kann nötig sein, wenn ein Serienbrief zu groß ist, um in der Vor-schau angezeigt werden zu können.Wir empfehlen jedoch, die Serienbriefvorschau nicht abzuschalten.Versuchen Sie stattdessen eine der folgenden Abhilfen:▪ Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken, um die Dateigröße zu verringern.▪ Teilen sie den Serienbrief in mehrere kleine Teile auf.

TIPP

Nutzen Sie die Briefumschlagvorschau nur zum TestenNutzen Sie die Option nur, um zu testen, ob Serienbriefe, die Sie mit einer ent-sprechenden Dokumentvorlage erstellen, korrekt sind.Sobald Sie eine funktionierende Dokumentvorlage haben, schalten Sie die Optionim Regelbetrieb aus.

HintergrundDas Generieren des Briefumschlags in der Briefvorschau verbraucht – abhängigvon der Anzahl der im Serienbrief enthaltenen Einzelbriefe – unnötig Rechen-leistung und kann das Generieren der Briefvorschau spürbar verzögern.

b. Prüfen Sie in der Briefvorschau zu prüfen, wie farbige Elemente im Schwarz-weiß-Druck aussehen werden.Markieren Sie dazu das Kontrollkästchen Serienbriefvorschau in Graustufen (Ab-bildung 3.1-26 auf Seite 40, Position 4).Das kann sinnvoll sein, wenn Sie Ihren Serienbrief schwarz-weiß drucken wollen.

ACHTUNG

Umrechnen in Graustufen kann lange dauernVerzichten Sie im Regelbetrieb auf das Umrechnen von Farbe in Graustufen.Andernfalls könnte das Erstellen der Briefvorschau – abhängig von der Anzahl derEinzelbriefe in Ihrem Serienbrief und von der Größe und Auflösung der farbigenGrafiken – zu viel Rechenleistung und damit Zeit in Anspruch nehmen.Wir haben das Umrechnen in Graustufen bei Serienbriefen deshalb standardmä-ßig deaktiviert.Farbige Serienbriefe stellt das System daher in der Briefvorschau standardmäßigin Farbe dar, obwohl die Standard-Druckeinstellung schwarz-weiß ist.Normale Briefe dagegen zeigt das System standardmäßig schwarz-weiß dar, ent-sprechend der Standard-Druckeinstellung.



10. Legen Sie die Versandoptionen für klassische oder elektronische Briefe fest, und wählenSie Versenden.

Eine Meldung bestätigt, dass Ihr Serienbrief an den Server übergeben wurde (Abbil-dung 3.1-29 auf Seite 43).

Abbildung 3.1-29 Serienbriefe archivieren

11. Optional: Archivieren Sie die Briefe als einzelne PDF-Dateien (Abbildung 3.1-29 auf Sei-te 43, Position 1).

12. Wählen Sie Schließen (Abbildung 3.1-29 auf Seite 43, Position 2).

3.1.7.2 Ich breche das Versenden eines Serienbriefs ab – was passiert nun? auf Seite 51

3.1.7.3 Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs – was passiertnun? auf Seite 52

Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein?Fügen Sie Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext in Rechnungen ein, wenn Sie Rech-nungen mit jeweils individuellen Rechnungsdaten senden.Wenn Sie die Serienbrief-Funktion Ihrer Textverarbeitung nutzen wollen, um Rechnungen imMassenversand zu versenden, dann fügen Sie Platzhalter (Seriendruckfelder) fürRechnungsbetrag und Verwendungszweck als unsichtbaren Weißtext in Ihre Dokument-vorlage für Serienbriefe ein.

Sie können Rechnungsdaten auf die gleiche Weise auch in Einzelbriefe einfügen.Der umgekehrte Fall ist aber typischer: Sie erstellen einen Serienbrief mit den individuellenAdressdaten, aber die Rechnungsdaten sind für alle Empfänger gleich (z. B. der für alle Mit-glieder eines Vereins identische jährliche Mitgliedsbeitrag).In diesem Fall müssen Sie die Platzhalter in Ihrer Dokumentvorlage nicht anpassen.Sie senden den Serienbrief einfach mit identischen Rechnungseinstellungen wie beschrie-ben unter 3.1.6 Rechnungen senden.

Datenquelle für Serienbriefe vorbereitenBereiten Sie das automatisierte Einfügen der Daten vor.

Ergebnis

Siehe auch

3.1.7.1



► Fügen Sie der Datenquelle, aus der Ihre Serienbriefe die Adressdaten beziehen, Spal-ten (Datenfelder) mit folgenden Inhalten hinzu:▪ für den Rechnungsbetrag, z. B. die Spalte Betrag.

ACHTUNG

Rechnungsbetrag korrekt schreibenBeachten Sie folgende Anforderungen▪ Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. „1200,00“.

Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen („-“) ersetzen.In unserem Beispiel wäre also „1200,-“ ungültig.

▪ Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen vor Beträgen ab1 Euro.

▪ Nicht zulässig ist z. B. „01,00“.Erlaubt ist dagegen „0,99“.

▪ Sie verwenden keine Tausendertrennzeichen und Währungssymbol (€).

▪ für den Verwendungszweck Zeile 1 z. B. die Spalte Verwendungszweck

HINWEIS

Welche und wie viele Zeichen sind möglich?▪ Der Verwendungszweck darf maximal 35 Zeichen haben.▪ Folgende Zeichen sind nach den „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrs-

vordrucke (2016)“ der Deutschen Kreditwirtschaft (die-dk.de) für SEPA-Überweisungen zulässig:

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' : ? , - ( + . ) /Leerzeichen (Space)

BeispielAbo Kraut und Rueben 2017

Nicht erlaubt sind Sonderzeichen. Falsch wären beispielsweise das kaufmännische„und“ („&“) und der Umlaut „ü“ in Abo Kraut & Rüben 2016.

▪ für den Verwendungszweck Zeile 2 z. B. die Spalte Verwendungszweck2▪ Optional: für einen individuellen Belegschlüssel z. B. die Spalte Belegschlüssel

HINWEIS

Belegschlüssel nur bei physischer EinreichungDer Belegschlüssel wird nur bei Überweisungsträgern übermittelt, die ein Rech-nungszahler bei seiner Bank physisch einreicht, nicht Rechnungen, die der Emp-fänger online begleicht.Der Belegschlüssel ist deshalb auch nicht in den QR-Codes® enthalten.

Vorgehen



https://die-dk.de/

Ihre Datenquelle hat eine Tabellenstruktur wie in Abbildung 3.1-30 auf Seite 45.

Abbildung 3.1-30 Beispiel: Tabellenstruktur einer Datenquelle mit Adress- und Rechnungsdaten

Rechnungsdaten in Dokument oder DokumentvorlageeinfügenFügen Sie Rechnungsdaten als Weißtext in Ihre Dokumentvorlage oder Anschreiben ein.

1. Fügen Sie der Rechnung die folgenden Steuerzeichen in [[doppelten eckigen Klam-mern]] in Ihre Dokumentvorlage für Serienbriefe ein:

HINWEIS

Steuerzeichen verwenden▪ Ist dasselbe Steuerzeichen mehrmals in einem Anschreiben, dann verwendet das

System den Ausdruck, der als erster vorkommt.▪ Die Steuerzeichen dürfen keinen Zeilenumbruch enthalten.

▪ Optional: Schalten Sie Funktion für bestimmte einzelne Anschreiben aus.Fügen Sie in diesem Fall an erster Stelle den Ausdruck [[Rechnung:0]] ein.

Das System ignoriert dann die folgenden Steuerzeichen in dem Anschreiben und ver-arbeitet es als gewöhnlichen Brief.Der Wert 1 schaltet das Erkennen von Zahlungsinformationen ein.

Er ist standardmäßig gesetzt, also auch dann, wenn der Ausdruck [[Rechnung:1]]gar nicht in einem Anschreiben vorkommt.

HINWEIS

Steuerungsinformation korrekt einsetzen▪ Die Steuerungsinformation [[Rechnung:0]] muss an erster Stelle der Rech-

nungsdaten stehen.▪ Andere Werte als 1 oder 0 sind nicht möglich und zulässig.

Ergebnis

Vorgehen



▪ Optional: [[Betrag:<Variable/Wert für Rechnungsbetrag>]]: Der Name desPlatzhalters (Seriendruckfelds) entspricht dem Namen der Spalte (Datenfelds) in Ih-rer Datenquelle für den Serienbrief.

ACHTUNG

Rechnungsbetrag korrekt schreibenBeachten Sie folgende Anforderungen▪ Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. „1200,00“.

Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen („-“) ersetzen.In unserem Beispiel wäre also „1200,-“ ungültig.

▪ Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen vor Beträgen ab1 Euro.

▪ Nicht zulässig ist z. B. „01,00“.Erlaubt ist dagegen „0,99“.

▪ Sie verwenden keine Tausendertrennzeichen und Währungssymbol (€).

BeispielIn einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief: verwenden Sie folgenden Aus-druck:[[Betrag:Rechnungsbetrag]]



▪ Optional: Verwendungszweck, Zeile 1: [[Verwendungszweck:<Variable/Wert fürVerwendungszweck>]]Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder alsoleer lassen.

BeispielSie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf.Bei einem Spendenaufruf überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzuset-zen und im Verwendungszweck die Zweckbestimmung der Spende festzulegen.

HINWEIS

Welche und wie viele Zeichen sind möglich?▪ Der Verwendungszweck darf maximal 35 Zeichen haben.▪ Folgende Zeichen sind nach den „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrs-

vordrucke (2016)“ der Deutschen Kreditwirtschaft (die-dk.de) für SEPA-Überweisungen zulässig:

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' : ? , - ( + . ) /Leerzeichen (Space)

Beispiel[[Verwendungszweck:Verwendungszweck]]

Nicht erlaubt sind Sonderzeichen. Falsch wären beispielsweise das kaufmännische„und“ („&“) und der Umlaut „ü“ in [[Verwendungszweck:Abo Kraut & Rüben2016]].

▪ Optional: Analog zum Verwendungszweck, Zeile 1 können Sie eine Variable für einenVerwendungszweck, Zeile 2 anlegen, z. B. nach folgendem Schema: [[Verwen-dungszweck2:<Variable für eine zweite Zeile für Verwendungszweck>]].

▪ Optional: Belegschlüssel: [[Belegschlüssel:<Variable/Wert für Belegschlüs-sel>]]

BeispielIn einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief verwenden Sie folgenden Aus-druck:[[Belegschlüssel:Belegschlüssel]]

Im Beispiel einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief sieht die erste Seite aus wie inAbbildung 3.1-31 auf Seite 48.Grau hinterlegt sind die Platzhalter für die Serienbriefdaten. Sie werden z. B. aus IhrerDatenbank gefüllt.

Ergebnis



https://die-dk.de/

Der Ausdruck [[NeuerBrief]] (in [[doppelten eckigen Klammern]] dient in diesem Bei-spiel als Steuerungsinformation für das Trennen der Briefe.Dieser Ausdruck ist in der E‑POSTNOW Desktop-App standardmäßig hinterlegt, lasstsich aber ändern.Die anderen Ausdrücke in [[eckigen Klammern]] enthalten die Rechnungsinformationen.

Abbildung 3.1-31 Beispiel: Serienbrief-Dokumentvorlage mit Steuerungszeichen und Variablen für Rechnungsdatenund variablen Belegschlüssel

Eine Rechnung mit Weißtext-Rechnungsdaten könnte aussehen wie in Abbildung3.1-32 auf Seite 49. Um typische Fehlerursachen zu vermeiden, beachten Sie Folgen-des:▪ Wenn verwendet: Die Steuerungsinformation [[Rechnung:0]] muss an erster

Stelle der Rechnungsdaten stehen (Abbildung 3.1-32 auf Seite 49, Position 1).▪ Ein individuell gesetzter Belegschlüssel muss zweistellig sein.

▪ Richtig ist: [[Belegschlüssel:06]]▪ Falsch wäre: [[Belegschlüssel:6]]



Abbildung 3.1-32 Vermeiden typischer Fehler bei der Weißtext-Methode

2. Formatieren Sie die Rechnungsdaten genau wie die Steuerungsinformation für dasTrennen von Serienbriefen:a. Stellen Sie sicher, dass die Steuerzeichen (bei Serienbriefen) und Variablen/Werte

für Rechnungsdaten im oberen Drittel auf der jeweils ersten Seite einer Rechnungpositioniert sind.

b. Empfehlung: Damit die Steuerungsinformation unsichtbar ist, verwenden Sie dieSchriftfarbe weiß (bei weißem Briefpapier).Um eine bereits eingefügte Steuerungsinformation (Abbildung 3.1-33 auf Seite 50,Position 2) sichtbar zu machen, markieren Sie den Text mit Strg+A und wählen dieSchriftfarbe schwarz (Abbildung 3.1-33 auf Seite 50, Position 1).



Abbildung 3.1-33 Steuerungsinformation in Dokumentvorlagen für Serienbriefe sichtbar machen

c. Empfehlung: Verwenden Sie eine Standard-Schriftart wie Arial oder Times New Ro-man.

d. Empfehlung: Legen Sie für den Schriftgrad einen Wert zwischen 4 und 12 fest.3. Starten Sie die E‑POSTNOW Desktop-App mit Ihrem Serienbrief.

Wenn mit den Rechnungsdaten etwas nicht stimmt, erscheint in der Briefvorschau eineentsprechende Fehlermeldung.Brechen Sie das Versenden ab, korrigieren Sie den Fehler, generieren Sie den Serien-brief, und starten Sie die E‑POSTNOW Desktop-App neu.

4. Optional: Legen Sie fest, dass Überweisungsträger ohne weitere Abfrage generiertwerden, wenn das System Rechnungsdaten erkennt.

ACHTUNG

Falsche Rechnungsdaten im unsichtbaren WeißtextDas Senden ohne Abfrage ist nur eine Komfort-Funktion für Vielnutzer und Experten.Sie sparen lediglich eine Sicherheitsabfrage.Empfehlung: Versenden Sie Rechnungen immer mit vorheriger Sicherheitsabfrage.Vergewissern Sie sich vor dem Senden, dass im jeweiligen Serienbrief alle Rech-nungsdaten aktuell, korrekt und überhaupt vorhanden sind.

a. Starten Sie die E‑POSTNOW Desktop-App und markieren Sie unter Einstellun-gen > SEPA > Automatische Erzeugung das Kontrollkästchen Überweisungsträ-ger automatisch erzeugen, ...(Abbildung 3.1-34 auf Seite 51, Position 3).Das System erzeugt künftig Überweisungsträger vollautomatisch, also ohne weitereAbfrage, wenn es Rechnungsdaten findet.

b. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bankverbindungsdaten korrekt eingegeben haben(Abbildung 3.1-34 auf Seite 51, Position 1).Ohne Bankverbindung generiert das System keine Überweisungsträger und QR-Code®s mit Rechnungsdaten.

Beispiel



c. Optional: Wenn der Belegschlüssel auf physischen Überweisungsträgern ausgewer-tet werden soll, dann können Sie bei Bedarf den Standardwert ändern (Abbildung3.1-34 auf Seite 51, Position 2).

HINWEIS

Änderungen erst beim nächsten Dokument wirksamÄnderungen in den Einstellungen wirken sich erst beim jeweils nächsten Dokumentaus, mit dem Sie die E‑POSTNOW Desktop-App starten.

Abbildung 3.1-34 Automatisches Erzeugen von Überweisungsträgern aktivieren

Ich breche das Versenden eines Serienbriefs ab – was passiertnun?Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei merken Sie beispielsweise,dass Ihr Brief einen Tippfehler enthält, den Sie zumindest in denjenigen Briefen korrigierenmöchten, die noch nicht auf den Server der Deutschen Post AG übertragen wurden. Sie bre-chen den Versandprozess ab.Die E‑POSTNOW Desktop App überträgt in diesem Fall noch den Brief, der gerade in derVerarbeitung ist. Der folgende Brief wird nicht mehr übertragen.

1. Um einen laufenden Versandprozess abzubrechen, wählen Sie im Dialogfenster, dasden Fortschritt des Versendens anzeigt, Abbrechen (Abbildung 3.1-35 auf Seite 52,Position 1).

3.1.7.2

Vorgehen



Abbildung 3.1-35 Versenden eines Serienbriefs abbrechen

Die Briefe werden nicht in die Desktop App geladen und auch nicht versendet.

Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serien-briefs – was passiert nun?Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei tritt ein Problem auf.

BeispielDie Internetverbindung zum Server der Deutschen Post AG wird unterbrochen.

Ein technischer Fehler kann das Versenden auf geregelte oder auf ungeregelte Weiseunterbrechen.Sie müssen dann das Versenden später fortsetzen.

Ergebnis

3.1.7.3



▪ Geregelt heißt: Es erscheint eine Fehlermeldung (Abbildung 3.1-36 auf Seite 53).Sie können das Versenden sofort fortsetzen.Eventuell müssen Sie die Meldung für mehrere Briefe bestätigen, bevor es weitergeht.

Abbildung 3.1-36 Fehlermeldung bei einem geregelten Abbruch aufgrund eines technischen Fehlers

▪ Ungeregelt heißt: Es erscheint keine Fehlermeldung.

BeispielDer Strom fällt aus.

Sie setzen das Versenden nach einem Neustart der E‑POSTNOW Desktop App fort.

Das Versenden bricht mit Fehlermeldung ab (geregelt)Es erscheint eine Fehlermeldung (Abbildung 3.1-36 auf Seite 53).

1. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja (Abbildung 3.1-36 auf Seite 53, Position 2).

▪ Wenn es sich um einen vorübergehenden Fehler handelt, der inzwischen behobenist (z. B. eine kurzzeitige Netzwerkunterbrechung), setzt die E‑POSTNOW DesktopApp das Versenden mit dem nächsten Brief fort.

▪ Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, erscheint die Fehlermeldung(Abbildung 3.1-36 auf Seite 53) erneut.Beispiel: Die Netzwerkverbindung ist für längere Zeit unterbrochen.

2. Nachdem Sie die Fehlermeldung mehrmals mit Ja bestätigt haben und jedes Mal dieFehlermeldung erneut erschienen ist, wählen Sie Nein (Abbildung 3.1-36 auf Seite 53,Position 1).

Vorgehen

Ergebnis



Eine Meldung zeigt an, welche Briefe erfolgreich auf den Server der DeutschenPost AG übertragen wurden (Abbildung 3.1-37 auf Seite 54.

Abbildung 3.1-37 Erfolgreich übertragene Briefe nach unterbrochenem Versenden

3. Wählen Sie Schließen (Abbildung 3.1-37 auf Seite 54, Position 1), und beenden Sie dieE‑POSTNOW Desktop App.

4. Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, beheben Sie das Problem.Die Ursachen können vielfältig sein.Manche Fehlerursachen können Sie beeinflussen, manche nicht:▪ Beispiel 1: In der Meldung steht, dass der Server vorübergehend nicht erreichbar ist.

Sie tun nichts und warten, bis die Ursache behoben ist.▪ Beispiel 2: Die Meldung nennt keine bestimmte Fehlerursache: Sie prüfen die Netz-

werkkabel. Oder Sie stellen fest, dass Ihre DSL-Verbindung unterbrochen wurde, undwarten, bis sich die Verbindung von selbst wiederherstellt.

5. Um das Versenden fortzusetzen, öffnen Sie E‑POSTNOW (mit einem beliebigen Briefüber Datei > Drucken > E‑POSTNOW).

6. Wählen Sie Versenden. Eventuell müssen Sie den Rechner neu starten, damitE‑POSTNOW startet.

Ist das Problem behoben, erscheint eine Meldung, dass zuerst noch die nicht versende-ten Briefe versendet werden.

7. Wählen Sie Senden.8. Brechen Sie das Versenden des Briefs ab, den Sie zum Starten von E‑POSTNOW ge-

öffnet haben.

Das Versenden bricht ohne Fehlermeldung ab (ungeregelt)Im günstigen Fall setzen Sie das Versenden nach dem Neustart des Rechner fort.Im weniger günstigen Fall identifizieren Sie die Briefe, die wegen des Fehlers nicht versen-det wurden, und senden Sie sie erneut.Wenn beispielsweise der Strom ausfällt, ist klar, dass das Versenden nicht klappen kann. Eskann auch keine Meldung erscheinen.Es erscheint jedoch eine Meldung, sobald Sie Ihren Rechner wieder einschalten.

Ergebnis

Ergebnis



1. Wenn Meldung 7001 erscheint, setzen Sie das Versenden einfach fort. Bestätigen Siedie Meldung mit Ja (Abbildung 3.1-38 auf Seite 55, Position 1).

Abbildung 3.1-38 Serienbriefe: Versenden nach einem ungeregelten Abbruch fortsetzen

2. Wenn nach dem Hochfahren Ihres Rechners Meldung 4515 erscheint, wählen SieSchließen (Abbildung 3.1-39 auf Seite 55, Position 1).

Abbildung 3.1-39 Serienbriefe: Meldung nach einem ungeregelten Abbruch

Vorgehen



HINWEIS

Statt Meldung 4515 erscheint Meldung 3100?In manchen Fällen erscheint eine Meldung mit der Nummer 3100: "Es ist ein unbe-kanntes Problem aufgetreten, und E‑POSTNOW muss beendet werden."Das bedeutet, dass durch den Stromausfall oder anderen Fehler E‑POSTNOW garnicht mehr funktioniert.Wenn das passiert, dann tun Sie bitte Folgendes, bevor Sie weitermachen und Schritt5. ausführen:a. Deinstallieren Sie E‑POSTNOW.b. Löschen Sie das Verzeichnis C:\Users\<benutzername>\AppData\Roaming\EPN.

c. Installieren Sie E‑POSTNOW neu.Wir verbessern die Fehlerbehandlung des Programms. Zur nächsten Version wird esnicht mehr nötig sein, E‑POSTNOW neu zu installieren.

3. Öffnen Sie im E‑POSTNOW Portal (https://now.epost.de) das Journal.

Die gesendeten Briefe werden angezeigt.4. Öffnen Sie Ihren Serienbrief und löschen Sie alle Briefe, die das System bereits versen-

det hat.

HINWEIS

Keine klare Reihenfolge der BriefeDas System verarbeitet Briefe in einem Serienbriefs nicht nacheinander, sondernparallel. Dadurch geht es schneller.Im Fehlerfall ist das ein Nachteil. Die bereits versendeten Briefe können irgendwo inIhrem Serienbrief sein.Prüfen Sie sorgfältig, welche Briefe bereits versendet sind, und welche nicht.

5. Senden Sie den Serienbrief erneut.

Mit QR-Codes® digitale Interaktion ermöglichenErmöglichen Sie elektronische Folgeprozesse bei Ihren Empfängern, z. B. das Importierenvon Kontaktdaten oder Terminen in Adressbuch oder Kalender.Viele Ihrer Adressaten sind per Smartphone online. Mit Hilfe grafischer QR-Codes® in IhrenBriefen können Sie Online-Aktivitäten anstoßen. Indem die Adressaten QR-Codes® mit demSmartphone scannen, können sie z.B.▪ Ihre Web-Seite aufrufen

Ergebnis

3.1.8



https://now.epost.de

▪ Dateien herunterladen, z. B. Ihre AGB, Preislisten, einen Flyer oder einen Katalog

BeispielWenn Sie Ihren QR®- oder Bar-Code-Scanner auf den folgenden QR-Code® (Abbil-dung 3.1-40 auf Seite 57) halten, können Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingun-gen E‑POST für Geschäftskunden unter der Link-Adresse https://www.epost.de/assets/downloads/agb-e-postbrief-gk.pdf herunterladen.

Abbildung 3.1-40 Beispiel: Download-Link-Adresse als QR-Code®

▪ über eine parametrisierte URL, die z.B. den Namen des Empfängers enthält, Ihre Ein-ladung zum Sommerfest annehmen oder absagen.Ihr Empfänger klickt auf eine Option auf der Web-Seite, und entsprechende Skripte aufIhrem Webserver schreiben einen Eintrag in Ihre Sommerfest-Teilnehmer-Datenbank.

▪ eine Antwort per vorformulierter E‑Mail sendenWenn Sie Ihr Sommerfest nicht datenbankgestützt organisieren, geht es auch einfacher:Verschicken Sie die Einladung als physischen Brief, aber erhalten Sie die Antwort perE‑Mail.

▪ Ihre Kontaktinformationen ins Adressbuch importieren▪ einen Termin, etwa wieder Ihr Sommerfest, in den Terminkalender importierenDer Vorteil für Sie und Ihre Empfänger ist in jedem Fall: Sie können auch komplizierte techni-sche Informationen ohne Fehler übertragen. Es ist kein fehlerträchtiges und zeitraubendesAbtippen nötig.

ACHTUNG

Wir haben keinen Einfluss auf die verwendeten AppsOb und wie zuverlässig die Informationen verarbeitet werden, hängt von den Apps ab, dieIhre Adressaten auf ihren Smartphones verwenden.Wir testen die QR-Code® Funktion mit den auf Android und iOS am weitesten verbreite-ten QR-Code®-Lesern.Der Standard für die Übermittlung von Kontaktdaten (vCard) ist in verschiedenen Anwen-dungen unterschiedlich umgesetzt. Wegen der weiten Verbreitung von Microsoft Outlookhaben wir dieses Programm als Referenz gewählt.Wenn ein Adressat ein anderes Adressbuch als das von Microsoft Outlook verwendet,kann es z. B. sein, dass eine geschäftliche Telefonnummer nicht als solche erkannt wird,sondern beispielsweise als private.

1. Erstellen Sie wie gewohnt einen Brief, den Sie in der Vorschau anzeigen.2. Wählen Sie Werkzeuge > Einfügen > QR-Code.3. Wählen Sie unter Datentyp, welche Aktion Sie ermöglichen wollen:

Vorgehen



▪ Web-Seite aufrufen oder Dateien herunterladen: URL▪ Kontaktdaten importieren: Kontakt (vCard)▪ Termin importieren: Termin▪ Antwort-E-Mail senden: E‑Mail

4. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.Achten Sie beim Datentyp URL darauf, dass Sie die Adresse der Web-Seite nach demSchema http(s)://www.<firmenname>.de eingeben, also mit vorangestelltem http://oder https:// .

Ob diese und andere Protokolle möglich sind, z. B. ftp:// oder ftps:// , hängt von Ih-rem Webserver und von den Apps ab, die Ihre Empfänger verwenden.

BeispielDamit Ihr Empfänger Ihre AGB, einen Flyer oder einen Katalog auf seinem Smartpho-ne anzeigen kann, erfassen Sie eine URL nach dem Schema http://www.muster-firma.de/katalog_2016.pdf

Der QR-Code® erscheint in der Vorschau (Abbildung 3.1-41 auf Seite 58).

Abbildung 3.1-41 QR-Code® in der Vorschau

Die Größe hängt ab von Menge der Daten. QR-Codes® für URLs können z. B. kleinersein als QR-Codes® für Kontaktdaten oder E‑Mails.Die Anzahl der Zeichen hängt bei den QR-Codes® nicht nur von Ihren Eingaben in deneinzelnen Feldern ab.Sobald Sie ein Zeichen in ein neues Feld eingeben, codiert das System auch die Meta-daten für das Feld mit.

Beispiel5 Zeichen im Feld PLZ erfordern zusätzliche 16 Zeichen, insgesamt also 21 Zeichen.

5. Optional: Um den QR-Code® in anderen Briefen wiederzuverwenden, wählen Sie Spei-chern.Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.

Ergebnis



6. Wählen Sie Einfügen.

Der QR-Code® wird in Ihren Brief eingefügt und erscheint in der Briefvorschau.7. Optional: Verschieben Sie den QR-Code® mit der Maus an die gewünschte Stelle.

Beachten Sie Sperrflächen im Adressbereich und die Freiflächen am linken unteren Sei-tenrand.

Versandoptionen festlegen und Senden startenLegen Sie fest, wie ein E‑POSTBRIEF gedruckt werden soll: farbig oder schwarz-weiß, ein-seitig oder doppelseitig.

1. Legen Sie unter Versand die Versandoptionen fest.2. Wählen Sie Versenden.

Ihr E‑POSTBRIEF wird zum Versenden an den Server der Deutschen Post AG überge-ben.Das System protokolliert den erfolgreichen Versand im Journal.Siehe auch▪ 5.6 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen▪ 3.1.9.4 Wie lange dauert das Versenden eines Briefs?

3. Tun Sie bei Bedarf Folgendes▪ Zeigen Sie das Journal an.

Siehe auch 5.6 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen undherunterladen.

▪ Um weitere Briefe zu versenden, wählen Sie Schließen.

▪ Wenn Sie keine weiteren Briefe mehr senden wollen, wählen Sie Schließen undausloggen.

Wo finde ich aktuelle Preisinformationen?Aktuelle Preisinformationen finden Sie im E‑POST Portal. Wählen Siewww.deutschepost.de/de/e/epost/geschaeftskunden/preise.html (oder unterwww.epost.de > Geschäftskunden > Services > Preise > E-POST NOW).

Wo finde ich meine versendeten E‑POSTBRIEFE?Alle versendeten E‑POSTBRIEFE finden Sie▪ im Journal

Siehe auch 5.6 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunter-laden.

und▪ im E‑POST Portal im Ordner Gesendet

Ergebnis

3.1.9

Vorgehen

Ergebnis

3.1.9.1

3.1.9.2




http://www.epost.de

HINWEIS

E‑POSTBRIEFE archivierenUm Ihre E‑POSTBRIEFE ohne Umweg übers E‑POST Portal immer griffbereit zu haben,können Sie sie nach dem Versenden im Format PDF auf Ihrem PC archivieren.Siehe auch 6.1.1 Verzeichnis zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN festlegen.

Die E‑POSTNOW Desktop App ist Teil des E‑POST Systems.So bietet sie auch alle Vorteile des E‑POST Portals. Beispielsweise ist Ihre Eingangs- undAusgangspost an einem zentralen Ort sicher gespeichert, übersichtlich geordnet und kom-fortabel zu durchsuchen.Sie können Verzeichnisse anlegen, um z. B. Belege zu sortieren.Siehe auch 3.2 Elektronische Post empfangen.

Welches Papier wird verwendet, und wie sehen die Umschlägeaus?Beim Drucken von physischen E‑POSTBRIEFEN nutzt die Deutsche Post AG standardisier-te Produktionsverfahren. Die Materialien sind nach Umweltschutzstandards zertifiziert.

E‑POSTBRIEFE können sich nach Format, Umfang und damit nach Portokosten unterschei-den:▪ Standardbrief: max. 3 Blätter simplex oder 6 Seiten duplex▪ Kompaktbrief: max. 9 Blätter simplex oder 18 Seiten duplex▪ Großbrief: max. 94 Blätter simplex oder 188 Seiten duplexDie Portokosten finden Sie in Ihrem Vertrag mit der Deutschen Post AG.

▪ Das Briefpapier kommt von Lieferanten, die nach dem Zertifizierungssystem für nach-haltige Waldbewirtschaftung PEFC arbeiten und nach Umweltmanagement-Standards(ISO 14001) zertifiziert sind.

▪ Das Papier ist 80g holzfrei, weiß.▪ Farbige E‑POSTBRIEFE werden in 4-Farbdruck (CMYK) gedruckt.

Standard- und Kompaktbriefe senden wir gefalzt im Umschlag C6/5 (114 * 229 mm).Großbriefe senden wir ungefalzt im Umschlag C4 (229 x 324 mm).Die Umschläge▪ entsprechen dem FSC (Forest Stewardship Council)-Standard▪ sind weißDie Umschläge werden schwarz/weiß bedruckt:▪ mit dem GoGreen-Logo vorne (Abbildung 3.1-42 auf Seite 61)▪ mit dem E‑POST Logo auf der Umschlag-Rückseite, oben Mitte (Abbildung 3.1-43 auf

Seite 61)

3.1.9.3

Brief-Produkte

Briefpapier

Umschläge



Abbildung 3.1-42 E‑POST Umschlag vorne

Abbildung 3.1-43 E‑POST Umschlag hinten

Wie lange dauert das Versenden eines Briefs?Ein Brief erreicht den Adressaten in der Regel bereits am nächsten Arbeitstag, wenn Sie ihnvor 14 Uhr senden.Wenn Sie Ihren E‑POSTBRIEF nach 14 Uhr, am Wochenende oder an einem Feiertag ab-senden, erreicht er seinen Empfänger am übernächsten Arbeitstag. Denn unsere Druck-zentren produzieren von montags bis freitags.Ein E‑POSTBRIEF, den Sie freitags nach 14 Uhr oder am Wochenende versendet haben,wird also am darauffolgenden Montag ausgedruckt und am Dienstag vom Postboten zuge-stellt.

3.1.9.4



Elektronische Post empfangenEmpfangen Sie elektronische E‑POSTBRIEFE oder andere Nachrichten, und bearbeitenSie sie.Sie haben jederzeit und überall Zugriff auf Ihre elektronische Post:▪ auf Ihrem Arbeitsplatzrechner, auf dem die E‑POSTNOW Desktop App installiert ist:

Doppelklicken Sie auf das E‑POSTNOW Icon auf Ihrem Arbeitsplatz, und loggen Sie sichmit Ihrer E‑POST Adresse ein.

▪ auf jedem beliebigen PC mit Internet-Zugang: Loggen Sie sich unter www.epost.de insE‑POST Portal ein.

Option 1: Postfach in der E‑POSTNOW Desktop App aufrufenAuf Ihrem Arbeitsplatzrechner empfangen und verwalten Sie Ihre Post am einfachsten direktin der E‑POSTNOW Desktop App.Bestimmte Einstellungen Ihres Postfachs können Sie bei Bedarf anpassen.Siehe auch 6.2 Elektronisches Postfach konfigurieren.

1. Öffnen Sie das Postfach in der E‑POSTNOW Desktop App. Sie haben folgende Mög-lichkeiten:▪ Doppelklicken Sie auf das E‑POSTNOW Icon auf dem Arbeitsplatz, und loggen Sie

sich ein.▪ Wählen Sie im Kontextmenü des E‑POSTNOW Symbols im Windows-

Benachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des Windows-Desktops (Abbil-dung 3.2-1 auf Seite 62, Position 1) den Eintrag E‑POSTBRIEFE lesen (Abbildung3.2-1 auf Seite 62, Position 2).

Abbildung 3.2-1 Postfach über das Windows-Benachrichtigungsfeld aufrufen

▪ Wenn Sie sich im Versand befinden: Wählen Sie Zum Empfang (Abbildung 3.2-2auf Seite 63, Position 1).

3.2

Vorgehen



https://portal.epost.de/login?company=1

Abbildung 3.2-2 Postfach aus dem Versand heraus aufrufen

2. Um eine Nachricht (z. B. einen E‑POSTBRIEF) zu lesen, markieren Sie sie.

ACHTUNG

Mobiles ArbeitenSie rufen unterwegs Briefe auf Ihrem Notebook ab?Dann konfigurieren Sie die Vorschau der Briefe im Postfach so, dass bei der Verbin-dung mit einem mobilen Netz möglichst wenig Datenvolumen und Gebühren anfallen.Siehe auch 6.2.4 Vorschau konfigurieren.

Die Nachricht wird in der Vorschau angezeigt.Ausnahme: Ein elektronisches Einschreiben mit Empfangsbestätigung wird nicht an-gezeigt.Sie müssen das Einschreiben vorher angenommen haben.Das geht aus Sicherheitsgründen nur mit einer zusätzlichen Authentifizierung.Sie müssen sich deshalb in Ihr E‑POST Portalpostfach mit HandyTAN einloggen, umdas Einschreiben anzunehmen.Erst dann können Sie es auch im Postfach der E‑POSTNOW Desktop App anzeigen.

3. Bearbeiten Sie Ihre Post.

HINWEIS

Keine Suche im NachrichtentextEine Textsuche ist z. B. im Betreff der Nachrichten oder nach Adressaten oder Nach-richtentyp möglich, nicht jedoch in den Inhalten der Nachrichten selbst.

Das Postfach in der E‑POSTNOW Desktop App wird automatisch mit Ihrem Postfach imE‑POST Portal synchronisiert.

Option 2: E‑POSTBRIEFE an beliebigen PCs bearbeitenSind Sie gerade nicht an Ihrem PC mit die E‑POSTNOW Desktop App, haben aber Internet-Zugang?Dann rufen Sie unter Ihr Portal-Postfach auf. Hier laufen standardmäßig alle eingehendenE‑POSTBRIEFE ein und werden zentral gespeichert.

1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf.

Ergebnis

Ergebnis

Vorgehen



http://www.epost.de

2. Loggen Sie sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.



Technische Administration

Legen Sie Benutzer an, die im Rahmen des Rollenkonzepts von E‑POSTNOW unterschiedli-che Aktivitäten ausführen dürfen.„Benutzer“ (User) ist ein Oberbegriff für verschiedene Rollen, z. B. Anwender, System-Benutzer, Administrator. Damit ein Benutzer Briefe mit E‑POSTNOW senden kann, gehenSie grundsätzlich in 2 Stufen vor:1. Im E‑POST Portal legen Sie E‑POST Adressen beispielsweise nach dem Schema an:

▪ für Anwender der E‑POSTNOW Desktop App:[email protected]

▪ für Output Management-Systeme (OMS), die Briefe mit einem E‑POSTNOW Netz-werkdrucker automatisch senden:[email protected]

Der Anwender oder System-Benutzer ist damit im E‑POST System bekannt.Der Anwender kann sich nun im E‑POST System anmelden, der OMS-Administratorkann einen Netzwerkdrucker anlegen.Dabei fragt das System nach den Login-Daten des Anwenders oder System-Benutzers.Durch das Eingeben der Login-Daten wird der Anwender oder System-Benutzer automa-tisch in E‑POSTNOW angelegt.

2. Im E‑POSTNOW Portal konfigurieren Sie Anwender und System-Benutzer gemäß denBedürfnissen Ihres Unternehmens.Ordnen Sie Benutzern beispielsweise eine Kostenstelle zu. Sie wird im Journal ausge-wiesen.Bei natürlichen Anwendern ist das Konfigurieren optional.Bei einem System-Benutzer ist es jedoch zwingend erforderlich, mindestens eine E‑Mail-Adresse (z. B. des verantwortlichen OMS-Administrators) zu hinterlegen.

ACHTUNG

E‑POST Adresse und BenutzernamenAus der Sicht von E‑POSTNOW ist die E‑POST Adresse, die im E‑POSTNOW Portalsteht (nach dem Schema [email protected]) nur ein Benutzer-name.Sie können im E‑POSTNOW Portal einen Benutzer mit diesem Namen anlegen.Aber Briefe versenden kann ein solcher Benutzer erst dann, wenn Sie die E‑POSTAdresse [email protected] im E‑POST Portal anlegen.

Andernfalls kennt ihn das E‑POST Portal nicht.Umgekehrt gilt: Ein Postfach (E‑POST Adresse), die Sie im E‑POST Portal anlegen, wirdautomatisch auch als Benutzer in E‑POSTNOW angelegt, sobald sich der Benutzer an-meldet.

Im E‑POSTNOW Portal passen Sie E‑POSTNOW an die Bedürfnisse Ihres Unternehmensan.Wir unterscheiden dabei folgende Rollen und Berechtigungen:

4

4 Technische Administration


▪ Anwender sind sowohl natürliche Benutzer als auch technische.▪ Natürliche Benutzer sind Personen, die typischerweise die E‑POSTNOW Desk-

top App nutzen, um Briefe unter ihrem Namen zu senden.Der Benutzername folgt dem Schema [email protected].

▪ Technische Benutzer sind System-Benutzer, die beispielsweise einem OutputManagement-System zugeordnet sind. Das System sendet die Briefe automatischmit einem E‑POSTNOW Netzwerkdrucker.Der Absender ist also keine natürliche Person.Der Benutzername folgt dem Schema [email protected].

Aus der Sicht von E‑POSTNOW gibt es keinen Unterschied zwischen den beiden Typenvon Anwendern.Sie können beispielsweise mit dem Benutzer einer natürlichen Person einenE‑POSTNOW Netzwerkdrucker für Ihr Output Management-System einrichten. Im Jour-nal wären dann jedoch alle automatisch gesendeten Briefe dieser Person als Absenderzugeordnet.Damit das Journal aussagekräftig ist, kann es deshalb für Sie sinnvoll sein, für den au-tomatischen Versand dedizierte System-Benutzer anzulegen.Damit ein Anwender die E‑POSTNOW Desktop App nutzen kann oder damit ein OMS-Administrator einen E‑POSTNOW Netzwerkdrucker für sein brieferzeugendes Systemeinrichten kann, ist eine E‑POST Adresse nötig: Der Anwender oder OMS-Administratorbraucht sie, um sich zu authentifizieren. Diese E‑POST Adresse für Anwender oder Sys-tembenutzer legen Sie im E‑POST Portal an.Der Benutzer ist also Benutzer sowohl im E‑POSTNOW Portal als auch im E‑POST Por-tal.

▪ Ansprechpartner erhalten täglich einen Report über die Anzahl der versendetenE‑POSTBRIEFE. Diese Tages-Reports enthalten die aggregierten Zahlen, nicht z.B. dieNamen der Absender (Abbildung 4.3-1 auf Seite 70). Der „Ansprechpartner“ kann beis-pielsweise ein Mitarbeiter im Rechnungswesen sein, der die monatlichen Rechnungender Deutschen Post AG prüft.

▪ Fachliche Administratoren dürfen im E‑POSTNOW Portal▪ Netzwerkdrucker zum Versenden von Briefen anlegen: 5.5 Netzwerkdrucker anlegen▪ Das Journal einsehen: 5.6 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen

und herunterladen▪ Standard-Beilagen bereitstellen: 5.4 Standard-Anhänge erstellen und automatisch

hinzufügen▪ Briefpapiere bereitstellen:5.2 Elektronisches Briefpapier einrichten



▪ Technische Administratoren dürfen zusätzlich Folgendes:▪ Administratoren und Ansprechpartner im E‑POSTNOW Portal anlegen: 4.3 Adminis-

tratoren und Ansprechpartner anlegen

HINWEIS

Anwender im Portal anlegenAnwender für die Desktop App oder System-Benutzer für einen Netzwerkdruckerlegen Sie im E‑POST Portal an.Das machen Sie mit separaten Login-Daten für das E‑POST.Siehe auch 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegenPostfach fürAnwender und System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen.

▪ Die zentrale E‑Mail-Adresse für Systemnachrichten ändern: 4.8 E‑Mail-Benachrichtigungen konfigurierenAn diese zentrale E‑Mail-Adresse werden Systemnachrichten (z. B. im Fehlerfall) ge-sendet, falls ein Mitarbeiter noch keine E‑Mail-Adresse in seinen Mitarbeiterdaten imE‑POSTNOW Portal eingegeben hat.

▪ Die Texte auf der Startseite im E‑POSTNOW Portal konfigurieren: 4.9 Startseite imE‑POSTNOW Portal konfigurieren

HINWEIS

DatenschutzDie Rolle technischer Administrator hat keinen Zugriff auf das Journal aller Mitarbeit-er.Der technische Administrator kann nur sein eigenes Journal anzeigen.

E‑POST Programm herunterladen und installierenInstallieren Sie die E‑POSTNOW Desktop App auf den Windows-Rechnern der Anwender.

ü Sie haben eine Verbindung zum Internet.ü Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner.ü Sie haben eines der folgenden Betriebssysteme:ü Microsoft Windows 10 (32 Bit oder 64 Bit)ü Microsoft Windows 8.1 (32 Bit oder 64 Bit)ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit)

1. Laden Sie die Datei https://updater.epostbusinessmailer.net/E-POSTNOW.zip herunter,und entpacken Sie sie.

2. Starten Sie das Installations-Programm E‑POSTNOW_Setup.exe.

Siehe auch 4.1.2 Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?3. Legen Sie fest, wo das E‑POST Programm installiert werden soll, und bestätigen Sie mit

Weiter.Siehe auch 4.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhaltenmuss ich rechnen?

4. Stellen Sie sicher, dass ein PDF-Viewer installiert ist.

4.1

Voraussetzung

Vorgehen



https://updater.epostbusinessmailer.net/E-POSTNOW.zip

HintergrundDamit Sie ein PDF-Dokument als E‑POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhän-ge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein.Die E‑POST Software ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Beianderen Produkten kann es zu Problemen kommen.Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8.1).Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter http://www.adobe.com/de/products/reader herunter.

Der Druckertreiber E‑POSTNOW ist installiert. Aus jeder Anwendung, die den Druckdialogunterstützt, können Sie E‑POSTBRIEFE senden.

HINWEIS

Druckereinstellungen ändernManchmal wird E‑POSTNOW als Standard-Drucker angelegt.Um die Einstellung zu ändern, wählen Sie z. B. unter Windows 7 Start > Geräte undDrucker und dann im Kontextmenü des gewünschten Druckers Als Standarddruckerfestlegen.

Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Ver-halten muss ich rechnen?Auf Ihrem PC werden folgende Software-Pakete entweder automatisch im Hintergrund in-stalliert oder bei Bedarf aktualisiert (Abbildung 4.1-1 auf Seite 69):▪ Ghostscript (von Artifex Software Inc.), zum Erstellen von PDF-Dateien▪ Multi file port monitor (mfilemon), eine Open Source-Software, die das Erzeugen von

Dateinamen automatisiert

Ergebnis

4.1.1





▪ Microsoft .NET Framework 4.5

Abbildung 4.1-1 Speicherbedarf für nötige Softwarepakete, die typischerweise aktualisiert oder manchmal neu instal-liert werden

Die E‑POST Software lässt sich nicht installieren – was tun?Sie haben das Installationsprogramm https://updater.epostbusinessmailer.net/E-POSTNOW.zip heruntergeladen und gestartet. Das Installieren schlägt aber fehl. Es er-scheint die Fehlermeldung „Installation nicht erfolgreich“.Mögliche Ursache: Das Installationsprogramm kann keinen Kontakt zum Update-Server derDeutschen Post AG herstellen.Das kann z. B. in Unternehmensnetzwerken vorkommen, in denen die Kommunikation übereinen sogenannten Proxy erfolgt und dieser Proxy automatisch durch ein Skript konfiguriertwird. Das Installationsprogramm kann dann Software-Komponenten nicht herunterladen.

► Kontaktieren Sie Ihren Netzwerkadministrator, um mögliche Netzwerk-Verbindungsprobleme als Ursache auszuschließen.Siehe auch 4.2 Firewall konfigurieren.

Firewall konfigurierenE‑POSTNOW kommuniziert mit dem Server der Deutschen Post AG per HTTPS über denStandard-Port 443.In den meisten Organisationen und privaten Firewalls ist dieser Standard-Port freigeschaltet.Wenn das System Verbindungsprobleme meldet, prüfen Sie die Firewall-Einstellungen.

4.1.2

Vorgehen

4.2





► Stellen Sie sicher, dass Port 443 freigeschaltet ist.► Stellen Sie sicher, dass folgende URLs nicht durch Ihre Firewall geblockt werden:

▪ https://now.epost.de▪ https://now-ws.epost.de▪ https://now-printer.epost.de▪ https://login.epost.de▪ https://mailbox.api.epost.de

► Stellen Sie sicher, dass das Installationsprogramm E‑POSTNOW_Setup.exe auf das Inter-net zugreifen darf.

Administratoren und Ansprechpartner anlegenStandardmäßig ist in E‑POSTNOW nur ein einziges Administrator-Konto vorhanden. LegenSie damit Postfächer für weitere technische oder fachliche Administratoren an.Legen Sie weitere technische Administratoren an, um beispielsweise im Urlaub Vertreter zuhaben.Legen Sie fachliche Administratoren an, die administrative Aufgaben wie das Überwachendes Versandjournals übernehmen.Weitere Informationen über die möglichen Rollen finden Sie unter 4. Technische Administra-tion.Legen Sie Ansprechpartner an, die per E‑Mail Tages-Reports mit den täglichen Versand-zahlen erhalten.Diese Tages-Reports enthalten die aggregierten Zahlen, nicht z.B. die Namen der Absender(Abbildung 4.3-1 auf Seite 70). Der „Ansprechpartner“ kann beispielsweise ein Mitarbeiterim Rechnungswesen sein, der die monatlichen Rechnungen der Deutschen Post AG prüft.

Abbildung 4.3-1 Tages-Report mit den täglichen Versandzahlen für Ansprechpartner

Vorgehen

4.3



HINWEIS

Anwender im E‑POSTNOW Portal anlegen?Nach demselben Schema könnten Sie auch Anwender anlegen. Anschließend müsstenSie deren E‑POST Adressen aber noch einmal im E‑POST Portal eingeben.Einfacher ist es andersherum: Anwender, die Sie im E‑POST Portal anlegen, sind auto-matisch auch in E‑POSTNOW angelegt, sobald sich die Anwender erstmals anmelden.Der Anwender ergänzt beim ersten Aufruf seine E‑Mail-Adresse und andere Daten.Als Administrator brauchen Sie nur noch die Kostenstelle zu ergänzen (wenn Sie diese In-formation beim Auswerten des Journals brauchen).Gehen Sie bei Anwendern also besser so vor:1. 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegenPostfach für Anwender und

System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen2. 4.6 Anwender im E‑POSTNOW Portal konfigurieren

ü Sie haben das Begrüßungsschreiben mit Ihrem E‑POSTNOW Benutzernamen (E‑POSTAdresse) und initialem Passwort.

1. Bei der erstmaligen Inbetriebnahme: Melden Sie sich zuerst im E‑POST Portal an undändern Sie Ihr initiales Passwort.Gehen Sie dazu vor wie beschrieben unter 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administra-toren anlegenPostfach für Anwender und System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen.

2. Melden Sie sich als technischer Administrator im E‑POSTNOW Portal (https://now.epost.de) an.

3. Wählen Sie BENUTZER > BENUTZER HINZUFÜGEN.4. Geben Sie ins Feld Benutzername eine E‑POST Adresse nach dem Schema vorna-

[email protected] ein.

5. Geben Sie die E‑Mail-Adresse des Benutzers ein.6. Legen Sie den Benutzer gemäß Ihrem Rollenkonzept als technischen oder fachlichen

Administrator oder als Ansprechpartner fest.Markieren Sie dazu unter Rollen das entsprechenden Kontrollkästchen.

7. Ergänzen oder korrigieren Sie bei Bedarf die persönlichen Daten des Benutzers.Weitere Informationen finden Sie unter 4.6 Anwender im E‑POSTNOW Portal konfigurie-ren.

8. Sichern Sie Ihre Eingaben.9. Damit Ansprechpartner den täglichen Versandreport erhalten, tun Sie Folgendes:

a. Wählen Sie EINSTELLUNGEN > SUBDOMAIN.b. Wählen Sie unter Tagesreport den Eintrag Ja.

Sie haben einen E‑POSTNOW Administrator angelegt.Die Liste der Ansprechpartner finden Sie unter EINSTELLUNGEN > ANSPRECHPART-NER.Weiteres VorgehenTypischerweise sendet ein Administrator keine Briefe.Wenn doch, dann legen Sie mit derselben E‑POST Adresse, die Sie als Benutzernamen ein-gegeben haben, im E‑POST Portal ein Postfach für den Benutzer an.

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis





Nur dann kann er einen Netzwerkdrucker als neuen Drucker an einem lokalen Arbeitsplatz-rechner hinzufügen oder sich in der E‑POSTNOW Desktop App anmelden.Weitere Informationen finden Sie unter 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und AdministratorenanlegenPostfach für Anwender und System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen.

Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegenPost-fach für Anwender und System-Benutzer im E‑POST PortalanlegenWenn Ihre Organisation im E‑POST System registriert ist, ist standardmäßig nur einAdministrator-Konto im E‑POST Portal vorhanden. Legen Sie damit weitere Administratorensowie Postfächer für individuelle Mitarbeiter oder Gruppen an.Legen Sie Postfächer für alleMitarbeiter und System-Benutzer an, die E‑POSTBRIEFE senden. Diese Anwender sinddann automatisch auch in E‑POSTNOW angelegt, sobald sie sich erstmals eingeloggt ha-ben.Sie können bis zu 500 Konten für Mitarbeiter- oder Gruppenpostfächer (nach dem [email protected]) sowie 3 Administratoren anlegen.

Sie können bis zu 500 Konten anlegen. Ein Konto ist ein Postfach mit einer E‑POST Adres-se. Bilden Sie E‑POST Adressen für folgende Anwendungsfälle:▪ Mitarbeiter senden Briefe mit der E‑POSTNOW Desktop-App.

Sie bilden E‑POST Adressen nach dem Schema [email protected]

▪ Ihr Output Management-System (OMS) sendet Briefe automatisch mit einemE‑POSTNOW Netzwerkdrucker. Der Absender ist also keine natürliche Person.Sie bilden E‑POST Adressen für System-Benutzer. Die E‑POST Adresse folgt demSchema [email protected].

Sie können nach demselben Schema auch Gruppenpostfächer für das Empfangen vonE‑POSTBRIEFEN anlegen.Siehe auch 4.5 Empfehlung: Gruppenpostfach mit E‑POST Unternehmensadresse anlegen.Außerdem können Sie bis zu drei Administratoren anlegen.

ü Sie sind in der Administrationssicht im E‑POST Portal.1. Rufen Sie unter https://portal.epost.de das E‑POST Portal auf melden Sie sich mit

der E‑POST Adresse des Administrators an.Bei der erstmaligen Anmeldung als Administrator finden Sie Ihre E‑POST Adresseund Ihr initiales Passwort im Begrüßungsschreiben.

2. Wählen Sie die Schaltfläche Administration und geben Sie die HandyTAN ein, dieSie per SMS erhalten.

1. Wählen Sie unter Mitarbeiter das Symbol Neuer Mitarbeiter.

Sie gelangen auf die Registerkarte Mitarbeiter anlegen.2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein (Abbildung 4.4-1 auf Seite 73).

Einen System-Benutzer für ein Output Management-System legen Sie wie eine natürli-che Person an.

4.4

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis



https://portal.epost.de

BeispielGeben Sie im Feld Vorname ERP ein.

Geben Sie im Feld Nachname System ein.

Machen Sie ebenfalls beliebige Eingaben in den Feldern Anrede und Position.

Abbildung 4.4-1 Eingabemaske zum Anlegen eines Mitarbeiters

3. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Sie gelangen in die Sicht Mitarbeiterdetails.Ergebnis



Abbildung 4.4-2 Mitarbeiterdetails

4. Wählen Sie Mitarbeiterkonto anlegen (Abbildung 4.4-2 auf Seite 74, Position 1).

Sie gelangen in die Sicht Mitarbeiterkonto/E‑POSTBRIEF Adresse anlegen.Die Deutsche Post AG unterscheidet intern zwischen Geschäftskunden einerseits undGewerbekunden (Kleinunternehmen) andererseits.Abhängig davon, zu welcher Gruppe Ihr Unternehmen gehört, gibt es verschiedeneAusprägungen dieser Sicht:▪ Abbildung 4.4-3 auf Seite 75▪ Abbildung 4.4-4 auf Seite 75

Ergebnis



Abbildung 4.4-3 Mitarbeiterkonto / E-POST Adresse anlegen – Gewerbekunden

Abbildung 4.4-4 Mitarbeiterkonto / E-POST Adresse anlegen – Geschäftskunden

5. Wenn die Sicht für Geschäftskunden erscheint, wählen Sie unter Nutzerkonto anlegendie Option Ja (Abbildung 4.4-4 auf Seite 75, Position 1).

Die Sicht erweitert sich und hat dieselben Eingabefelder wie die Sicht für Gewerbekun-den.

6. Geben Sie den local-part der E‑POST Adresse ein (Abbildung 4.4-3 auf Seite 75, Positi-on 1), in unserem Beispiel max.mustermann.

7. Geben Sie die Mobilfunknummer des Mitarbeiters ein (Abbildung 4.4-3 auf Seite 75, Po-sition 2).Geben Sie im Fall eines System-Benutzers beispielsweise die Mobilfunknummer desOMS-Administrators ein.

Ergebnis



HINWEIS

Zweck der MobilfunknummerDie Mobilfunknummer braucht der Mitarbeiter für die Verifizierung mit einer HandyTANbei der ersten Anmeldung und zum Versenden von elektronischenE‑POSTBRIEFEN.Die Mobilfunknummer wird für die Verifizierung mit einer HandyTANbei der ersten Anmeldung benötigt.

8. Legen Sie ein initiales Passwort fest (Abbildung 4.4-3 auf Seite 75, Position 3).Das Anmeldepasswort muss▪ aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen▪ mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten▪ aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen▪ mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $, !, ?, #)

Der Mitarbeiter wird bei der ersten Anmeldung im E‑POST Portal aufgefordert, das Pass-wort zu ändern.

9. Legen Sie mit dem Kontrollkästchen bei Ident-Nachweis Einstellung fest, ob sich derMitarbeiter zusätzlich zum Passwort immer auch mit HandyTAN anmelden muss (Abbil-dung 4.4-3 auf Seite 75, Position 4).

HINWEIS

Portalzugriff nur mit HandyTANWenn Sie einen hohen Ident-Nachweis für die Anmeldung festlegen, kann der Mitar-beiter sein Postfach im E‑POST Portal nicht öffnen, wenn er kein Mobiltelefon zumEmpfangen der HandyTAN hat.

10. Optional: Um eine Vertreterregelung einzurichten, legen Sie unter Mitarbeiter / Berech-tigung fest, wer eine Zugriffsberechtigung auf das Konto haben soll (Abbildung 4.4-3auf Seite 75, Position 5).

ACHTUNG

BriefgeheimnisAuch elektronische Post unterliegt dem Briefgeheimnis.Richten Sie eine Vertreterregelung nur in Absprache mit den betroffenen Mitarbeiternein.

11. Bestätigen Sie mit Speichern (Abbildung 4.4-3 auf Seite 75, Position 6).

Für den Mitarbeiter wird ein Postfach angelegt.Für den Mitarbeiter oder den System-Benutzer wird ein Postfach angelegt.

12. Teilen Sie dem Mitarbeiter oder dem OMS-Administrator die E‑POST Adresse und dasinitiale Passwort mit, das Sie festgelegt haben.Teilen Sie dem Mitarbeiter die E‑POSTAdresse und das initiale Passwort mit, das Sie festgelegt haben.Fordern Sie den Mitarbeiter auf, sich im E‑POST Portal http://portal.epost.de als Ge-schäftskunde einzuloggen und das initiale Passwort zu ändern.

Der Mitarbeiter oder Systembenutzer ist automatisch auch im E‑POSTNOW System ange-legt.

Ergebnis

Ergebnis



http://portal.epost.de

Er wird im E‑POSTNOW Portal angezeigt, nachdem sich – je nach Anwendung –▪ der Mitarbeiter erstmals in der E‑POSTNOW Desktop-App authentifiziert hat▪ der OMS-Administrator authentifiziert hat, wenn er den E‑POSTNOW Netzwerkdrucker

auf dem Output Management-System hinzufügtBei der Authentifizierung erscheint eine Eingabemaske. Der Anwender oder OMS-Administrator wird aufgefordert, persönliche Daten einzugeben, die noch fehlen (Abbildung4.4-5 auf Seite 77).Zwingend erforderlich sind Nachname und E‑Mail-Adresse. Der OMS-Administrator trägtbeispielsweise den Namen des Systems als Nachnamen ein, außerdem seine persönlicheE‑Mail-Adresse.

HintergrundWenn beim Senden ein Fehler auftritt, dann erhält der Anwender oder OMS-Administratoreine Benachrichtigung per E‑Mail (wenn Sie diese Funktion nicht deaktiviert haben).Deshalb muss das System die E‑Mail-Adresse kennen.Andernfalls erhält der Technische Administrator die Fehlermeldungen.

Abbildung 4.4-5 Anwenderdaten vervollständigen

Empfehlung: Gruppenpostfach mit E‑POST Unternehmens-adresse anlegenSie können mit E‑POSTNOW elektronische E‑POSTBRIEFE empfangen. Richten Sie dafürein Gruppenpostfach ein.

4.5



Eine solche nicht-personengebundenen E‑POST Adresse kann z. B. nach dem [email protected] gebildet sein.

Ein Gruppenpostfach legen Sie genau wie ein Mitarbeiterpostfach an.Folgen Sie grundsätzlich dem Vorgehen unter 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administra-toren anlegenPostfach für Anwender und System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen.Berücksichtigen Sie folgende Besonderheiten.

1. Geben Sie auf der Registerkarte Mitarbeiter anlegen in den Pflicht-Feldern die Datennach folgendem Schema ein:▪ Vorname: ein beliebiger Text, der etwa den Namen des Gruppenpostfachs be-

schreibt, z. B. Zentrale Poststelle▪ Nachname: ein beliebiger Text, etwa der Name des Mitarbeiters, der für das Überwa-

chen des Postfachs hauptsächlich zuständig sein soll, z. B. Mustermann▪ Position: ein beliebiger Text, der etwa die Funktion des fiktiven „Mitarbeiters“ be-

schreibt, z. B. Gruppenpostfach Info2. Tun Sie in der Sicht Mitarbeiterkonto/E‑POSTBRIEF Adresse anlegen (Abbildung

4.4-3 auf Seite 75) Folgendes:a. Geben Sie im Feld E‑POST Adresse den local-part der Adresse des Gruppenpost-

fachs ein (z. B. info für eine E‑POST Adresse nach dem Schema [email protected]).

b. Geben Sie Ihre Mobilfunknummer und ein Passwort ein.Da Sie das Gruppenpostfach im nächsten Schritt einem oder mehreren Mitarbeiternzuordnen, ist ein Einloggen ins Gruppenpostfach nicht nötig.Dennoch müssen Sie die Pflichteingaben machen.

c. Legen Sie unter Zugriffsberechtigungen fest, welche Mitarbeiter dem Gruppen-postfach zugeordnet sein sollen (Abbildung 4.4-3 auf Seite 75, Position 5).

Ein Mitarbeiter, der dem Gruppenpostfach zugeordnet ist, kann sich in sein Postfacheinloggen und von dort ins Gruppenpostfach wechseln (Abbildung 4.5-1 auf Seite78, Position 1).

Abbildung 4.5-1 Gruppenpostfach anzeigen


Vorgehen

Ergebnis



4. Damit Sie nicht eventuelle Fristen versäumen, stellen Sie organisatorisch sicher, dassdie zugeordneten Mitarbeiter das Gruppenpostfach regelmäßig überwachen.

ACHTUNG

Keine Benachrichtigung bei PosteingangDie zugeordneten Mitarbeiter erhalten keine SMS, wenn ein E‑POSTBRIEF imGruppenpostfach eingegangen ist.

Anwender im E‑POSTNOW Portal konfigurierenNachdem Sie einen Anwender im E‑POST Portal angelegt haben, ist er im E‑POSTNOWSystem angelegt, sobald er sich erstmals in der Desktop App oder beim Einrichten einesNetzwerkdruckers authentifiziert hat.Ordnen Sie den E‑POST Anwendern jetzt noch Kostenstellen zu.Oder legen Sie fest, in welchen Fällen das System E‑Mail-Benachrichtigungen senden soll.

ü Sie haben den Anwender im E‑POST Portal angelegt.Weitere Informationen finden Sie unter 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administrato-ren anlegenPostfach für Anwender und System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen.

ü Der Anwender hat sich bereits einmal in der E‑POSTNOW Desktop App authentifiziert.Bei einem System-Benutzer hat sich der OMS-Administrator beim Hinzufügen denE‑POSTNOW Netzwerkdruckers authentifiziert.

1. Melden Sie sich im E‑POSTNOW Portal (https://now.epost.de) als technischer Adminis-trator an.

2. Wählen Sie BENUTZER, und klicken Sie auf den Namen des Anwenders.3. Ergänzen oder korrigieren Sie bei Bedarf die persönlichen Daten:

▪ E‑Mail: Der Anwender oder OMS-Administrator erhält standardmäßig Fehlermeldun-gen per E‑Mail, wenn das Senden von Briefen nicht geklappt hat.Das hängt jedoch davon ab, was Sie im Feld Rückmeldung einstellen.Ist keine E‑Mail-Adresse eingegeben, dann erhält der z. B. der technische Adminis-trator die BenachrichtigungenDie E-Mail-Adresse ist diejenige, die im E‑POSTNOW Portal unter SUBDOMAIN imFeld E-Mail für Subdomain hinterlegt ist.Wenn Sie keine weiteren Administratoren angelegt haben, ist das Standardmäßig derAdministrator, dessen Login-Daten im Begrüßungsschreiben stehen.

▪ Rückmeldung: Wir empfehlen die Standard-Einstellung Nur bei Fehler.

Der Anwender erhält eine E‑Mail, wenn etwas schiefgeht, aber sein Postfach wirdnicht mit Erfolgsmeldungen überschwemmt.

▪ Kostenstelle: Wenn Sie Mitarbeitern Kostenstellen zuordnen, können Sie das Jour-nal entsprechend sortieren.

4.6

Voraussetzung

Vorgehen




HINWEIS

Benutzernamen ändernDas E‑POST System erlaubt kein Ändern der E‑POST Adresse.Um eine E‑POST Adresse zu ändern, müssen Sie eine neue anlegen und die alte lö-schen.Gehen Sie vor wie unter 4.7 Benutzernamen ändern beschrieben.

4. Bei Bedarf: Ändern Sie den Status des Anwenders auf Inaktiv, um ihn zu sperren,aber nicht zu löschen.Der Anwender kann sich nicht mehr in der Desktop App anmelden.Versucht er das, erscheint die Meldung, dass das Konto inaktiv ist.Ein Netzwerkdrucker, der mit diesem Benutzer eingerichtet wurde, kann keine Briefemehr senden.

HINWEIS

Anwender auch im E‑POST Portal sperrenDer Anwender ist nur für die E‑POSTNOW Anwendungen gesperrt.Er kann Briefe aber weiterhin aus dem E‑POST Portal heraus senden und empfan-gen.Tun Sie Folgendes:a. Melden Sie sich als Administrator im E‑POST Portal an.b. Weisen Sie sich oder einem anderen Mitarbeiter die Zugriffsberechtigung auf das

Konto zu.So versäumen Sie keine Briefe, die Ihr Unternehmen unter der E‑POST Adresseempfängt.

c. Sperren Sie das Konto.Weitere Informationen zum Sperren von E‑POST Portal-Konten finden Sie im E‑POSTAdministratorhandbuch.Sie finden es im Download-Bereich für Geschäftskunden unter (über www.epost.de > Für Geschäftskunden > Services > Downloads > E‑POST).


Benutzernamen ändernÄndern Sie bei Bedarf den Namen eines Benutzers.

4.7



http://www.epost.de

BeispielIhre Kollegin Erika Musterfrau heiratet und legt ihren Mädchennamen ab.Sie heißt jetzt Erika Mustermann.

HINWEIS

Direktes Ändern ist nicht möglichDas E‑POST System erlaubt kein Ändern der E‑POST Adresse. Um eine E‑POST Adres-se zu ändern, müssen Sie eine neue anlegen und die alte löschen.

Der Benutzername ist die E‑POST Adresse einer Person. Sie müssen Sie an 2 Stellen pfle-gen:▪ im E‑POST Portal▪ im E‑POSTNOW Portal

1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf, wählen Sie Login als Ge-schäftskunde, und loggen Sie sich als Administrator ein.

2. Legen Sie ein neues Postfach mit der geänderten E‑POST Adresse an (in unserem Bei-spiel [email protected]).

Folgen Sie den Schritten unter 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anle-genPostfach für Anwender und System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen.

3. Melden Sie sich im E‑POSTNOW Portal (https://now.epost.de) als technischer Adminis-trator an.

4. Wählen Sie BENUTZER, und klicken Sie auf den Namen des Anwenders.5. Geben Sie die die neue E‑POST Adresse im Feld Benutzername ein.

Das System verbindet die neue E‑POST Adresse mit den Konfigurationseinstellungenvon E‑POSTNOW, beispielsweise die Zuordnung zu einer Kostenstelle.Wenn Erika Mustermann elektronische E‑POSTBRIEFE empfangen hat, kann sie sieweiterhin im E‑POST Portal lesen, wenn sie sich mit ihrer alten E‑POST dort anmeldet.

6. Löschen Sie das bisherige Postfach im E‑POST Portal unter www.epost.de (in unseremBeispiel [email protected]), sobald der Anwender seine elekt-ronischen E‑POSTBRIEFE darin gesichert hat.

E‑Mail-Benachrichtigungen konfigurierenÄndern Sie bei Bedarf die zentrale E‑Mail-Adresse für Systemnachrichten.An diese zentrale E‑Mail-Adresse werden Systemnachrichten (z. B. im Fehlerfall) gesendet,falls ein Mitarbeiter noch keine E‑Mail-Adresse in seinen Mitarbeiterdaten im E‑POSTNOWPortal eingegeben hat.


2. Wählen Sie BEARBEITEN.3. Wählen Sie EINSTELLUNGEN > SUBDOMAIN.4. Geben Sie die zentrale E‑Mail-Adresse in das Feld E‑Mail für Subdomain ein.5. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Vorgehen

Ergebnis

4.8

Vorgehen



http://www.epost.de


http://www.epost.de



Startseite im E‑POSTNOW Portal konfigurierenÄndern Sie bei Bedarf die Texte auf der Startseite des E‑POSTNOW Portals


2. Wählen Sie EINSTELLUNGEN.3. Wählen Sie BEARBEITEN.4. Geben Sie die Texte unter Text Startseite ein.

Um das Layout zu gestalten, nutzen Sie das gleiche HTML-Markup, das Ihnen von derGestaltung Ihrer Web-Seite vertraut ist, z. B. <b>...</b>, um Wörter fett hervorzuheben,oder <br>, um Zeilenumbrüche einzufügen.

5. Sichern Sie Ihre Eingaben.6. Um das Ergebnis zu prüfen, wählen Sie START.

4.9

Vorgehen





Fachliche Administration

Schaffen Sie als fachlicher Administrator die Voraussetzungen, damit Anwender in Ihrer Or-ganisation E‑POSTBRIEFE senden können.Und zwar je nach Szenario:▪ von einem Output Management-System automatisch mit einem E‑POSTNOW Netz-

werkdrucker– oder –▪ mit Textverarbeitungssystemen am Arbeitsplatzrechner manuell mit der E‑POSTNOW

Desktop AppWeitere Informationen über die Schritte zur Umsetzung Ihrer Einsatzszenarien finden Sie un-ter 2.2 Roadmap: Wie bringe ich E‑POSTNOW zum Laufen?

Dokumentvorlagen für E‑POSTNOW erstellenStellen Sie mit einer Dokumentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem sicher, dass alle Text-und Grafik-Elemente immer richtig platziert sind.Wir empfehlen Dokumentvorlagen sowohl aus technischen als auch aus gestalterischenGründen:▪ Eine Dokumentvorlage, die den Layout-Anforderungen des E‑POST Systems entspricht,

stellt sicher, dass Ihre Briefe immer verarbeitet und versendet werden können.Ohne funktionierende Dokumentvorlagen kann Folgendes passieren:▪ Werden fehlerhafte Briefe mit einem E‑POSTNOW Netzwerkdrucker gesendet, dann

erhalten Sie Fehlermeldungen.Sie müssen die Ursache analysieren.Sie können ihre Briefe eventuell nicht pünktlich senden.

▪ Nutzen Ihre Anwender die E‑POSTNOW Desktop App, dann müssen sie fehlerhafteBriefe manuell korrigieren, um sie senden zu können.Kein Problem bei einem einzelnen Brief. Aber mit Dokumentvorlagen fällt dieser un-nötige Aufwand dauerhaft weg.

▪ Mit Dokumentvorlagen stellen Sie sicher, dass Ihre Briefe immer dem Corporate DesignIhrer Organisation entsprechen.

Sie erstellen zwei Dokumentvorlagen:▪ für gewöhnliche Briefe▪ für EinschreibenDie beiden Typen unterscheiden sich geringfügig in den Abständen, die Sie im Adressfeldeinhalten müssen.

5

5.1

5 Fachliche Administration


TIPP

DTP-ProgrammeDTP-Programme (z. B. Adobe InDesign oder Scribus) lassen sich aus technischen Grün-den nicht zum Erstellen von Anschreiben und damit auch nicht zum Erstellen vom Doku-mentvorlagen benutzen.Wenn Sie bereits eine digitale Vorlage besitzen, die mit einem DTP-Programm erstelltwurde, oder wenn Sie im Umgang mit DTP-Programmen besser geübt sind, erstellen Sieelektronisches Briefpapier (typischerweise für Grafikelemente und Briefkopf).Mit einer Dokumentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem müssen Sie dann nur noch diePositionen z. B. für das Adressfeld, Betreff oder Datum festlegen.Siehe auch 5.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.

Siehe auch 5.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?

ü Um die Dokumentvorlage am Ende testen zu können, haben Sie die E‑POSTNOWDesktop App installiert.Weitere Informationen finden Sie unter 4.1 E‑POST Programm herunterladen undinstallieren.

1. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm ein Dokument im Format DIN A4Hochformat, das Ihre Firmenanschrift, Firmenlogo, Datumszeile usw. enthält.

2. Wählen Sie Datei > Drucken, um die E‑POSTNOW Desktop App zu starten.

Der Entwurf wird in der Briefvorschau angezeigt. Fehler und Lösungsmöglichkeitenzeigt das System im unteren Bereich an Abbildung 5.1-1 auf Seite 85, Position 2).In unserem Beispiel ragt der Firmenname „Musterfirma“ in die rot umrandete Sperr-fläche Abbildung 5.1-1 auf Seite 85, Position 1) für die sogenannte DV-Freimachunghinein.Den Brief könnten Sie deshalb nicht versenden.

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis



Abbildung 5.1-1 Briefvorschau

3. Beenden Sie die E‑POSTNOW Desktop App, passen Sie Ihre Dokumentvorlage an, undstarten Sie die E‑POSTNOW Desktop App erneut, um das Ergebnis zu prüfen.In unserem Beispiel würden Sie das Textfeld mit der Empfängeradresse um einige Milli-meter nach unten verschieben.

4. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Text- oder Grafikelemente im schwarz umrandetenBereich am linken Seitenrand platziert haben Abbildung 5.1-1 auf Seite 85, Position 3).

HintergrundIm Rechenzentrum werden hier Informationen aufgebracht, die für die automatischeVerarbeitung nötig sind.Deshalb wird dieser Bereich auf allen Seiten eines Anschreibens weiß überdeckt.

HINWEIS

Automatische FehlerkorrekturIn Anhängen greift die automatische Fehlerkorrektur. Anhänge werden automatischskaliert (verkleinert), wenn nötig.Siehe 5.1.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?

5. Wenn das System keine Fehler mehr anzeigt, speichern Sie die Dokumentvorlage imVorlagenverzeichnis Ihrer Office-Anwendung.



6. Um eine Dokumentvorlage für Einschreiben zu erstellen, wählen Sie unter Einschrei-ben Abbildung 5.1-1 auf Seite 85, Position 4) z. B. Einschreiben Einwurf und passendie Musteradresse im Adressfeld an.

7. Um die Dokumentvorlage auch für das Versenden von Serienbriefen nutzen zu können,definieren Sie eine Steuerungsinformation und fügen sie in Ihre Vorlage ein.Die Steuerungsinformation ist ein beliebiger, aber eindeutiger Ausdruck (z. B. „[[Neuer-Brief]]“ in doppelten eckigen Klammern).Formatieren Sie die Steuerungsinformation mit der Schriftfarbe Weiß.So ist sie unsichtbar (bei weißem Briefpapier).Anschließend legen Sie den Ausdruck unter Einstellungen > E‑POSTNOW > Serien-brief als sogenannten „Serienbrief-Indikator“ fest.Detaillierte Informationen zum Vorgehen finden Sie unter 3.1.7 Serienbriefe senden.

ACHTUNG

Platzieren der SteuerungsinformationDie Steuerungsinformation muss auf der ersten Seite jedes einzelnen Briefs platziertsein.Andernfalls kann E‑POSTNOW sie nicht erkennen.

HINWEIS

Steuerungsinformation als unsichtbaren Weißtext in einem Textfeld formatierenStellen Sie sicher, dass sich der Inhalt des Textfelds mit der Steuerungsinformationnicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhalten anderer Textfelder überschneidet(Abbildung 3.1-25 auf Seite 39).Da Sie die Steuerungsinformation typischerweise als unsichtbaren Weißtext forma-tieren, kann das leicht passieren.E‑POSTNOW kann die Einzelbriefe dann nicht trennen.

Abbildung 5.1-2 Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe

8. Stellen Sie die Dokumentvorlagen in den Textverarbeitungsprogramen aller Nutzern vonE‑POSTNOW zur Verfügung.Dies ist besonders dann wichtig, wenn Anwender einen E‑POSTNOW Netzwerkdruckerverwenden.Denn wenn das Versenden eines Briefs nicht funktioniert, dann bekommt der Anwenderdas nur mit, wenn der Anwender das Journal prüft. Oder wenn Sie festgelegt haben,dass der Anwender bei Fehlern E‑Mail-Benachrichtigungen erhält (das ist die Standard-einstellung).Mit der Desktop App dagegen kann nichts schiefgehen: Briefe lassen sich damit nurdann senden, wenn sie den Layout-Vorgaben entsprechen.Dennoch sind Dokumentvorlagen auch hier sinnvoll.Siehe 5.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?



Weitere Informationen über die genaue Position der freizuhaltenden Flächen oder das Er-stellen druckoptimierter Grafiken finden Sie unter 5.3 Adressfelder und Grafiken inDokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren.

Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie sicher, dass die Gestaltungsmerkmale IhrerGeschäfts- oder Privatkorrespondenz optimal zur Geltung kommen.Außerdem erleichtern Sie sich das physische Versenden von E‑POSTBRIEFEN.Wenn Sie eine Dokumentvorlage verwenden, die mit den Layout-Vorgaben des E‑POSTSystems konform ist, vermeiden Sie beim physischen Versenden folgende Situationen:▪ Wenn die Adressdaten nicht genau in den vorgesehenen Bereichen liegen, müssen Sie

ein (automatisch generiertes) Deckblatt einfügen, das nur die Adressdaten und einStandard-Betreff enthält.Die individuelle Gestaltung Ihres Briefs (Briefkopf, Logos usw.) würde in diesem Fall voll-ständig durch ein leeres Blatt verdeckt werden.Siehe auch 3.1.2 Dokument mit Deckblatt senden.

▪ Wenn Text oder Grafiken (z. B. ein Logo oder Wasserzeichen) in freizuhaltende Flächenam linken unteren Seitenrand hineinragen, dann überdeckt das System diese Stellenweiß.In der Briefvorschau wird das angezeigt.Die individuelle Gestaltung Ihres Briefs würde also teilweise verdeckt werden.Zur genauen Position dieser Sperrfläche siehe 5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, dieich beachten muss?

HintergrundEin klassisch versendeter Brief muss bestimmte Layout-Vorgaben einhalten, damit er imRechenzentrum der Deutschen Post AG gedruckt und automatisch verarbeitet werdenkann.Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie also sicher,▪ dass die Adressdaten immer richtig platziert sind▪ dass Ihr Brief-Layout nicht vom E‑POST System beeinträchtigt wirdUm das zu erreichen, müssen Sie Ihre existierende Dokumentvorlagen eventuell anpas-sen oder neu erstellen.

Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten, abhängig z. B.davon, ob Sie eine bereits bestehende Dokumentvorlage weiterbenutzen wollen:▪ Erstellen Sie eine Office-Datei, die alle nötigen Elemente enthält (Briefkopf, Logo, und

die Absenderadresse im Adressfeld usw.).Siehe auch 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFENkorrekt formatieren.

5.1.1



▪ Erstellen Sie eine kombinierte Dokumentvorlage aus▪ einer Office-Datei, die z. B. nur die Position des Adressfelds, des Betreffs und des

Datums enthältund▪ einer qualitativ hochwertig (z. B. mit einem DTP-Programm) gestalteten PDF-Datei,

die z. B. alle grafischen Elemente (z. B. Logo, Briefkopf) enthält.Diese PDF-Datei speichern Sie als elektronisches Briefpapier.Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein,▪ wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und

trotzdem sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE mit optimaler Farb-treue gedruckt werden. Damit der Druckprozess der Deutschen Post AG optimaleFarbtreue erreicht, müssen Sie Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umsetzen.Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarbenwie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK.Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments vondenen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den FarbraumRGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können imOffsetdruck nicht alle (z. B. am Monitor verfügbaren) Farben reproduziert werden.Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durchdas Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kom-men.

▪ wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren.Auf diese Weise können Sie Ihre bereits bestehende Dokumentvorlage, mit derSie z. B. die Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.

▪ wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils einelektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwen-den.

Immer wenn Sie einen Brief mit Ihrem Office-Programm erstellen, wird Ihr elektro-nisches Briefpapier in der Briefvorschau mit angezeigt und beim Versenden mitgege-ben.Siehe auch 5.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.

Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?Aus technischen Gründen ist es nötig, dass bestimmte Sperrflächen im Adressfeld und amlinken Rand nicht bedruckt sind. Dies wird automatisch sichergestellt.

E‑POSTNOW korrigiert Layout-Fehler in Ihren Anschreiben automatisch, wenn die Sperrflä-chen am linken Seitenrand berührt sind.Den Inhalt von Anhängen, die Sie hinzufügen, verkleinert das System nötigenfalls im erfor-derlichen Maß.Außerdem zeigt es Layout-Fehler im Adressfeld an, die es nicht automatisch korrigierenkann.Dieses Kapitel beschreibt die Wirkungsweise der automatischen Fehlerkorrektur und zeigt,worauf Sie achten müssen.Die automatische Korrektur von Layout-Fehlern ist hilfreich, wenn Sie auf das Layout vonBriefen keinen Einfluss haben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie▪ Briefe versenden, die Sie als PDF-Dateien von einem Dienstleister erhalten (z. B. Ge-

haltsabrechnungen)

5.1.2



▪ Briefe mit einem Dokumenten-Management-System erzeugen, das sich nur unter gro-ßem Aufwand anpassen ließe

ACHTUNG

Warum Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE erstellen?Bei der automatischen Fehlerkorrektur können Informationen verloren gehen oder andersals gewünscht dargestellt werden.Wenn Sie das Layout Ihrer E‑POSTBRIEFE beeinflussen können, empfehlen wir deshalb,alle Briefe mit Hilfe von Dokumentvorlagen oder elektronischem Briefpapier zu erstellen.Damit stellen Sie sicher, dass das Layout sowohl den Vorgaben des E‑POST Systems wieauch Ihren eigenen Design-Vorgaben entspricht und alle Informationen wunschgemäß ge-druckt werden.

Die automatische Fehlerkorrektur wirkt auf zweierlei Weise: Wenn das System feststellt,dass Text- oder Grafikelemente die Sperrflächen▪ im Anschreiben überdecken (am linken Seitenrand aller Seiten), dann werden die be-

treffenden Stellen geweißt.Hier können also Informationen verloren gehen.

▪ in nachträglich zugefügten Anhängen überdecken (am linken Seitenrand), dann werdendie betreffenden Seiten verkleinert und nach rechts verschoben.Hier können Informationen nicht verloren gehen.

In seltenen Fällen können durch das Weißen inhaltliche Informationen verloren gehen. DamitSie das prüfen und vermeiden können, zeigt das System an, wo Stellen geweißt werden.Die folgenden Beispiele illustrieren, worauf Sie achten müssen.

Beispiel 1Ein Logo ragt in die Sperrfläche am linken Seitenrand hinein.

Beispiel 2Die Adresse ist zu weit unten, das System findet keine Postleitzahl.Es ist in diesem Fall technisch nicht möglich, den Brief zu versenden.

Wenn Sie einen skalierten Anhang in der Vorschau prüfen, stellen z. B. Folgendes fest (Ab-bildung 5.1-3 auf Seite 90):▪ Die erste Seite des Anhangs wird verkleinert und nach rechts verschoben, weil der Text

in die Sperrfläche am unteren Teil des linken Seitenrands hineinragt (roter Pfeil in Abbil-dung 5.1-3 auf Seite 90).

▪ Die zweite Seite des Anhangs bleibt unverändert (gelber Pfeil in Abbildung 5.1-3 aufSeite 90), weil der Text aufhört, bevor die Sperrfläche am unteren linken Seitenrand be-ginnt (sie erstreckt sich ungefähr über die beiden unteren Drittel der Seite).

Fehlerkorrekturdurch Weißen

Fehlerkorrekturdurch Verkleinern



Abbildung 5.1-3 Verkleinern von Seiteninhalten

Elektronisches Briefpapier einrichtenErstellen Sie leere Seiten im Format PDF, auf der Sie z. B. ein Unternehmens-Logo und an-dere Grafik-Elemente so platzieren, wie es den Design-Vorgaben Ihres Unternehmens oderIhrer Organisation entspricht.Sie können verschiedene Layouts für Vorder- und Rückseiten sowie für Simplex- undDuplex-Druck anlegen.Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein,▪ wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und trotz-

dem sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE mit optimaler Farbtreue gedrucktwerden. Damit der Druckprozess der Deutschen Post AG optimale Farbtreue erreicht,müssen Sie Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umsetzen.Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwaPantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK. Dabei kann espassieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen,digitalen Dokuments unterscheiden.Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB.Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nichtalle (z. B. am Monitor verfügbaren) Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN,die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYKdeshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.

▪ wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf die-se Weise können Sie Ihre bereits bestehende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. dieAdressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.

▪ wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils einelektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden.

Das Briefpapier wirkt sich nicht auf Anhänge aus, die Sie Briefen hinzufügen.Damit Sie Ihre Korrespondenz flexibel und grafisch anspruchsvoll gestalten können, könnenSie beliebig viele Briefpapiere hinterlegen. Dabei können Sie außerdem verschiedene

5.2



Varianten von Briefpapier anlegen. Diese Varianten unterscheiden sich in der Anzahl derSeiten:▪ 1 Seite: Das Layout ist auf allen Seiten Ihres Anschreibens gleich.▪ 2 Seiten:

▪ Mit Seite 1 legen Sie das Layout für die erste Seite des Anschreibens fest.▪ Mit Seite 2 legen Sie das Layout für alle Folgeseiten fest.

BeispielDie erste Seite Ihres Briefpapiers enthält einen Fußbereich mit Ihrer Bankverbin-dung und Steuernummer.Die Folgeseiten, deren Layout Sie auf der zweiten Seite festlegen, enthalten da-gegen keinen Fußbereich, sondern nur Ihr Logo.

▪ 3 Seiten:▪ Mit Seite 1 legen Sie das Layout für die erste Seite des Anschreibens fest.▪ Mit Seite 2 legen Sie das Layout für alle Folgevorderseiten (Seite 3, 5, 7,…) fest.▪ Mit Seite 3 legen Sie das Layout für alle Folgerückseiten (Seite 2, 4, 6,…) fest.

Beispiele▪ Beispiel 1: Auf den Folgeseiten soll neben Ihrem Logo ein Banner zu Ihrem 25-

jährigen Betriebsjubiläum erscheinen, auf den Rückseiten soll das Banner nicht er-scheinen.Das Banner platzieren Sie neben dem Logo auf Seite 2. Das Logo ohne Bannerplatzieren Sie auf Seite 3.

▪ Beispiel 2: Auf den Vorderseiten soll das Logo rechts platziert sein, auf den Rück-seiten links.Das links platzierte Logo kommt auf Seite 2 Ihres Briefpapiers, das rechts platzier-te Logo auf Seite 3.

Das 1- oder 2-seitige Briefpapier können Sie sowohl für Simplex- als auch für Duplex-Drucknutzen. Das 3-seitige Briefpapier nutzen Sie typischerweise ausschließlich für Duplex-Druck.



HINWEIS

Farb- und Schwarz/Weiß-DruckEs ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang inSchwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an.

TIPP

Wie kann ich das elektronische Briefpapier am einfachsten erhalten?Bitten Sie den Grafiker, der die Druckvorlage für Ihr gedrucktes Briefpapier erstellt hat, Ihrelektronisches Briefpapier wie im Folgenden beschrieben zu erstellen oder Ihnen die digi-tale Druckvorlage zu senden.

ACHTUNG

Warum kann ich nicht einfach mein bestehendes Briefpapier einscannen?Vermeiden Sie es aus folgenden Gründen, Ihr bestehendes Briefpapier einzuscannen:▪ Die Sperrflächen im Adressfeld würden verletzt.▪ Die Druckqualität wäre unbefriedigend.▪ Die PDF-Datei wäre sehr groß.Wenn keine digitale Vorlage existiert und es auf exakte Farbtreue nicht ankommt, könnenSie statt des elektronischen Briefpapiers auch eine oder mehrere Dokumentvorlagen fürIhre textverarbeitende Software erstellen, in der alle grafischen Elemente und statischenTexte enthalten sind.Siehe auch 5.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?

1. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer bestehenden Dokumentvorlage, die Sie zusammen mitdem elektronischen Briefpapier weiterbenutzen wollen, die Sperrflächen freigehaltensind (5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E‑POSTBRIEFEN kor-rekt formatieren).

2. Legen Sie eine Datei für Ihr elektronisches Briefpapier an:a. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine bis 3 Seiten im Format

DIN A4 Hochformat, die nur Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente wie z. B.Fußzeilen enthält.

ACHTUNG

▪ Verwenden Sie als elektronisches Briefpapier eine möglichst einfach struktu-rierte PDF-Datei.

▪ Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt (zusätzlicher Seiten-rand) angelegt ist.Andernfalls kann kein PDF im Format DIN A4 erzeugt werden.

▪ Vermeiden Sie die folgenden vom System bisher nicht voll unterstützten PDF-Eigenschaften:▪ Objekte, die teilweise außerhalb des Papierbereichs liegen▪ Bilder, die sich überlappen▪ Bilder, die nicht in Originalgröße eingebunden, sondern herunterskaliert

sind (Clipping-Pfade)

Vorgehen



b. Starten Sie die E‑POSTNOW Desktop-App, um in der Vorschau zu prüfen, ob daselektronische Briefpapier Fehler enthält.Siehe auch 5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?

Ihr elektronisches Briefpapier ist erstellt.c. Exportieren Sie Ihr elektronisches Briefpapier als PDF-Datei.

Stellen Sie dabei Folgendes sicher:▪ Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns emp-

fohlene Druckauflösung von 300 dpi.▪ Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-

Datei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe AcrobatDistiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.

3. Fügen Sie das elektronische Briefpapier als zentrale Ressource hinzu. So können alleAnwender es verwende :a. Melden Sie sich als technischer oder fachlicher Administrator im E‑POSTNOW Por-

tal (https://now.epost.de) an.b. Wählen Sie RESSOURCEN > BRIEFPAPIERE > BRIEFPAPIER HINZUFÜGEN.c. Geben Sie einen Namen ein, der die Eigenschaften oder den Anwendungsfall des

Briefpapiers beschreibt.d. Optional: Wenn Sie mehrere Briefpapiere verwenden, setzen Sie (z. B. das einfachs-

te oder das am häufigsten verwendete) als Standard-Briefpapier. Wählen Sie dazuunter Vorbelegt die Option Ja.

HINWEIS

Kann etwas schiefgehen?Was passiert, wenn Sie ein z. B. dreiseitiges Briefpapier haben, aber Ihr Brief istnur 2-seitig, oder Sie versenden einen mehrseitigen Brief in Simplexdruck?Schiefgehen kann dabei nichts. Das System wendet die passenden Layout-Informationen Ihres Briefpapiers so weit an, wie es möglich ist.

Das Standard-Briefpapier ist vorbelegt, wenn Sie▪ einen neuen E‑POSTNOW Netzwerkdrucker anlegen▪ die E‑POSTNOW Desktop-App in Betrieb nehmenIn beiden Fällen können Sie bei Bedarf das Briefpapier wechseln.Wenn Sie nachträglich ein anderes Briefpapier als Standard setzen, wirkt sich dasnicht auf bestehende Netzwerkdrucker und Installationen der Desktop-App aus.

e. Bestätigen Sie mit Speichern.

Das System fügt die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen allen E‑POSTBRIEFENals Hintergrund hinzu:▪ wenn das Briefpapier dem verwendeten E‑POSTNOW Netzwerkdrucker zugeordnet ist–oder –▪ wenn Sie das Briefpapier in der E‑POSTNOW Desktop-App wählen

Ergebnis

Ergebnis

Ergebnis




HINWEIS

Grafikelemente überdecken das BriefpapierWenn ein Dokument (z. B. eine Word- oder Powerpoint-Datei) Grafikelemente oder Text-boxen enthält, dann wird der Inhalt des Briefpapiers von diesen Elementen überdeckt.Achtung: Dies ist auch dann der Fall, wenn das Grafik- oder Textelement transparent ist.

HintergrundE‑POSTNOW wandelt alle Dokumente in das Archiv-Format PDF/A-1b um.Dieses Format lässt keine transparenten Grafiken zu.

Wenn Sie die E‑POSTNOW Desktop-App verwenden, können Sie das Briefpapier vor demVersenden für jeden Brief individuell einstellen oder einzelne Seiten vom Briefpapier aus-nehmen.

Briefpapier verwenden1. Erstellen Sie einen Brief, und starten Sie die E‑POSTNOW Desktop-App.2. Wählen Sie unter Briefpapier > Auswahl das gewünschte Briefpapier.3. Optional: Legen Sie im Feld Seiten ohne Briefpapier (Abbildung 5.2-1 auf Seite 94,

Position 1) fest, für welche Seiten Ihres Briefs (einschließlich Anhängen) Sie das Brief-papier nicht verwenden wollen.Dazu trennen Sie die Seitenzahlen durch Komma ohne Leerzeichen (z. B. 3,4,7).

Definieren Sie Seitenbereich mit Bindestrich ohne Leerzeichen (z. B.3,4,9-11).

Die Seitenzahlen werden in der Briefvorschau oben links angezeigt.

Abbildung 5.2-1 Briefpapier wählen

Vorgehen



4. Optional: Legen Sie ein Standard-Briefpapier für die lokale Installation IhrerE‑POSTNOW Desktop App fest (Abbildung 5.2-1 auf Seite 94, Position 2).

Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oderE‑POSTBRIEFEN korrekt formatierenBeheben Sie die Ursachen von Fehlern eines E‑POSTBRIEFS oder einer Dokumentvorlagefür E‑POSTBRIEFE.

HintergrundE‑POSTNOW stellt sicher, dass nur Druckaufträge, die den Vorgaben der automatisiertenVerarbeitung entsprechen, auf die E‑POSTBUSINESS BOX gelangen und verarbeitetwerden.Damit Ihre Geschäftsbriefe einwandfrei als E‑POSTBRIEFE verschickt werden, müssenIhre Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFE deshalb den standardisierten Gestaltungs-regeln für die Textverarbeitung entsprechen (DIN 5008).

HINWEIS

Automatische und manuelle KorrekturWenn Ihr E‑POSTBRIEF den Layout-Vorgaben nicht entspricht, können Sie ihn dennochsenden:▪ Wenn lediglich bestimmte Freiflächen bedruckt sind, dann werden diese für die auto-

matische Verarbeitung nötigen Freiflächen im Rechenzentrum automatisch weiß über-deckt.Das System zeigt Ihnen in der Vorschau an, wo das der Fall sein wird, und Sie ent-scheiden, ob es für Sie in Ordnung ist.

▪ Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief nicht gedruckt werden kann, weil erden Layout-Anforderungen nicht entspricht, dann können Sie unter Werkzeuge zurKorrektur die Empfänger- und Absender-Adresse mit der Maus an die richtige Stelleschieben.Siehe auch 3.1.1 Typisches Anschreiben senden.

▪ Sie können Ihren E‑POSTBRIEF mit einem Deckblatt versenden.Siehe auch 3.1.2 Dokument mit Deckblatt senden.

Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen typischeFehlerursachen identifizieren und beheben.Es beschreibt insbesondere▪ die Position von Sperrflächen, die Sie von Text oder grafischen Elementen freihalten

müssen▪ die genaue Position des Adressfelds▪ formale Merkmale der Adresse des Empfängers▪ typische Probleme, die mit Grafiken auftreten

5.3



Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss?Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Sperrflächen, die Sie in ein- oder mehrseitigenE‑POSTBRIEFEN freihalten müssen, damit das System Ihre E‑POSTBRIEFE verarbeitenkann.Folgende Sperrflächen prüft das System im Anschreiben:

HINWEIS

Automatische FehlerkorrekturIn Anhängen greift die automatische Fehlerkorrektur. Anhänge werden automatisch ska-liert (verkleinert), wenn nötig.Siehe 5.1.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?

▪ auf allen Seiten: Sperrflächen am linken unteren Seitenrand (12 mm), sowie am oberen,unteren und rechten Rand (jeweils 3 mm).Die Flächen werden in jedem Fall weiß überdeckt. Text- oder Bild-Elemente, die dortplatziert sind, wären also nicht mehr sichtbar.Es erscheint keine Fehlermeldung.Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm unterhalb des oberen Seitenrands.Sie ist 12 mm breit und reicht 207 mm bis zum unteren Seitenrand.

▪ nur auf der ersten Seite: Feld für Freimachungsvermerke der Deutschen Post AG (Zwi-schenraum zwischen Absender- und Empfängeradresse) im Sichtfenster des Briefs.Das System prüft, ob das Feld entweder leer ist oder weiß.Wenn Text- oder Grafikelemente in das Feld hineinragen, kann das System den Briefnicht postalisch versenden. Es erscheint eine Fehlermeldung.Die Höhe der Sperrfläche für DV-Freimachung hängt davon, ob Sie einen Brief mit oderohne Briefzusatzleistungen (BZL, z. B. Einschreiben Einwurf) versenden:▪ Ohne Briefzusatzleistungen: 13 mm (Abbildung 5.3-1 auf Seite 97)▪ Mit Briefzusatzleistungen: 18 mm (Abbildung 5.3-2 auf Seite 98)

5.3.1



Abbildung 5.3-1 Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen ohne Einschreibenleistungen



Abbildung 5.3-2 Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen mit Einschreibenleistungen

Wie formatiere ich Grafiken korrekt, und wie halte ich sie ausSperrflächen heraus?Wenn Sie Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Hintergrundbild) verwenden, prüfen Sie, ob dieGrafiken oder z. B. unsichtbare Teile von Grafiken die Sperrflächen verletzen.Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 5.3.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich be-achten muss?

► Stellen Sie sicher, dass Grafik- und Bildobjekte eine Auflösung von mindestens 300 dpihaben.Prüfen Sie die Auflösung z. B. mit einem kostenlosen Programm wie IrfanView.

► Stellen Sie sicher, dass Grafiken nicht herunterskaliert, sondern in Echtgröße in Ihre Do-kumentvorlage eingefügt sind.Prüfen Sie dazu z. B. in Microsoft Word unter Grafik formatieren > Größe > Skalieren,ob für Höhe und Breite jeweils 100% eingestellt ist.

Wenn die reale Größe größer ist als die sichtbare Größe, dann können die Sperrflächenverletzt werden.Um die reale Größe einer Grafik zu ermitteln, können Sie z. B. ein (kostenloses) Pro-gramm wie IrfanView benutzen.

5.3.2

Vorgehen



► Prüfen Sie, ob unsichtbare (z. B. transparente) Grafiken die Sperrflächen verletzen:1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem

PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).2. Markieren Sie Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkäst-

chen Transparenzraster anzeigen.

Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weiß gekachelte Fläche zu sehen ist.

TIPP

Auf Transparente Grafiken achten oder sie vermeidenProbleme mit transparenten Grafiken treten häufig bei PDF-Dokumenten auf, die mitBildbearbeitungsprogrammen wie Adobe Photoshop erstellt wurden oder aus ge-scannten Dokumenten stammen.Abhilfe: Verwenden Sie gängige Textverarbeitungsprogramme wie z. B. MicrosoftWord, OpenOffice Writer, LibreOffice oder DTP-Programme wie Adobe InDesign.

► Stellen Sie sicher, dass Sie keine ganzseitigen Hintergrundbilder verwenden.Ganzzeitige oder großflächige Hintergrundbilder führen zu Fehlern bei der Druck-Vorprüfung, weil das System auch den „weißen“ oder transparenten Bildanteil als Bild er-kennt, das Sperrflächen verletzt.Um zu prüfen, ob ein großflächiges Hintergrundbild eine Sperrfläche verletzt, tun Sie Fol-gendes: 1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem

PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).2. Markieren Sie unter Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontroll-

kästchen Transparenzraster anzeigen.

Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weiß gekachelte Fläche zu sehen ist.

TIPP

Große Grafiken in kleinere teilen1. Wenn eine großflächige Grafik (etwa Hintergrundbilder, welche die Fußzeile und

ein Logo am oberen Seitenrand sowie z. B. die Absenderadresse beinhalten) zugroß ist, teilen Sie sie in zwei oder mehr getrennte Bilder auf.

2. Platzieren Sie die Bilder so, dass sie nicht in den Adressbereich hineinragen.

Ergebnis

Ergebnis



► Stellen Sie sicher, dass sich Grafiken nicht gegenseitig überlagern.Bei der Umsetzung von PDF-Dateien für den Druck können aus überlappenden Bildernneue, größere Bildobjekte entstehen, die in ihrer neuen Größe freizuhaltende Sperrflä-chen überdecken.

TIPP

Überlappende Grafiken vermeiden▪ Um beim Anordnen Ihrer Grafik- und Bildelemente Überlappungen zu vermeiden,

schneiden Sie diejenigen Randbereiche der Einzelelemente ab, die inhaltlich irre-levant sind.

▪ Ordnen Sie grafische Elemente in der Vorlage so an, dass sie von den Anwendernnicht verschoben werden können. Erstellen Sie z. B. in Microsoft Word Dokument-vorlagen, in welchen die Grafiken in der Kopf- und Fußzeile eingebettet sind.

► Stellen Sie sicher, dass „unsichtbare“, z. B. weiße Text- oder Bildelemente nicht dieSperrflächen verletzen:1. Um zu prüfen, ob Bilder (z. B. eingefügte Unterschriften) größer sind als der davon

sichtbare Teil, wählen Sie in einem kostenlosen Programm wie z. B IrfanViewPortable den Menüpunkt Image > Information.

2. Um eventuell versteckte Texte zu lokalisieren, benutzen Sie z. B. in Microsoft Worddie „Alles Markieren“-Funktion.

► Vermeiden Sie es, Grafiken mit der Methode der Clipping-Pfade aus DTP-Programmen(z. B. Photoshop, QuarkXPress, FreeHand, InDesign) zu beschneiden.Clipping-Pfade aus DTP-Programmen, mit denen Ausschnitte aus Bildern bestimmt wur-den, werden in der Druckvorbereitung nicht berücksichtigt.Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlagen mit Hilfe von Bildbearbeitungs- oder DTP-Programmen erstellen und die Methode der Clipping-Pfade verwenden, um Ausschnitteaus größeren Bildelementen als zu druckende Bereiche zu definieren, dann wird bei derUmsetzung der PDF-Dateien für den Druck möglicherweise das Bild in seiner Gesamt-größe umgesetzt und nicht nur der durch den Clipping-Pfad definierte Ausschnitt.Sie haben folgende Möglichkeiten:▪ Wandeln Sie Ihre Grafik mit einem Bildbearbeitungsprogramm in ein JPG-Bild um,

und bringen Sie es auf die Größe, wie Sie die Grafik 1:1 in die Dokumentvorlage ein-bauen wollen.

▪ Wenn Sie aus einem größeren Bild nur einen Teilbereich sichtbar in der Dokumen-tenvorlage verwenden wollen, dann schneiden Sie diesen Teilbereich aus und fügenihn als eigene Bilddatei in die Dokumentenvorlage ein.

HINWEIS

Grafiken beschneidenBeschneiden Sie Grafiken in einem Bildbearbeitungsprogramm. Verwenden Sie nichtdie „Beschneiden“-Funktion z. B. von Microsoft Word.

Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.

5.3.3



► Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungenentspricht:▪ Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.▪ Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl.▪ Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des

Empfängers passen.▪ Die Schriftfarbe ist schwarz.▪ Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort.

BeispielKorrekt ist:

Beispielstraße 5 12345 Musterstadt

► Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie „D“oder „DE“.

Falsch ist: D-12345 MusterstadtRichtig ist: 12345 Musterstadt

ACHTUNG

Auslandsbriefe sind nicht möglich.

► Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabel-lenlinien.

Standard-Anhänge erstellen und automatisch hinzufügenErstellen Sie Standard-Anhänge als PDF-Dateien im Format DIN A4, und stellen Sie siezentral bereit.Typische Anwendungsfälle sind AGB oder regelmäßig aktualisierte Produktangebote.Die zentral gespeicherten Anhänge▪ lassen sich Netzwerkdruckern zuordnen.

Sie werden dann automatisch allen Briefen hinzugefügt, die mit dem Netzwerkdruckergesendet werden.

▪ stehen den Anwendern in der Desktop App zur Auswahl.Die Anwender können sie bei Bedarf einem Brief hinzufügen.

1. Speichern Sie den Standard-Anhang im Format PDF. Beachten Sie die Layout-Anforderungen, die für E‑POSTBRIEFE und Dokumentvorlagen gelten.

Vorgehen

Beispiel

5.4

Vorgehen



Weitere Informationen finden Sie unter 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokument-vorlagen oder E‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren.

2. Laden Sie den Standard-Anhang ins E‑POSTNOW Portal hoch.a. Melden Sie sich als technischer oder fachlicher Administrator im E‑POSTNOW Por-

tal (https://now.epost.de) an.b. Wählen Sie RESSOURCEN > ANHÄNGE > ANHANG HINZUFÜGEN.Beachten Sie beim Hinzufügen von Anhängen folgende Beschränkungen im Gesamtum-fang von Briefen (Anschreiben plus Anhänge):▪ maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)▪ maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)Außerdem gilt: Ein E‑POSTBRIEF ist einschließlich Anhang maximal 20 MB groß.

Ihre zentral bereitgestellten Anhänge erscheinen unter RESSOURCEN > ANHÄNGE(Abbildung 5.4-1 auf Seite 102, Position 1).

Abbildung 5.4-1 Standard-Anhänge zentral bereitstellen

Als technischer oder fachlicher Administrator können Sie die Standard-Anhänge einemNetzwerkdrucker hinzufügen.Siehe auch 5.5 Netzwerkdrucker anlegen, Schritt 5.Die Anwender der Desktop App können die Standard-Anhänge ihren Briefen zufügen.Siehe auch 3.1.4 Anhänge hinzufügen.

Netzwerkdrucker anlegenSenden Sie Briefe mit Ihrem Output Management-System (z. B. ERP-, CRM-System usw.).Legen Sie dazu je nach Sendungsanlässen einen oder mehrere E‑POSTNOW Netzwerk-drucker an.

Ergebnis

5.5




BeispielSie unterscheiden 2 Sendungsanlässe für Massensendungen.Dafür legen Sie jeweils einen Netzwerkdrucker an:▪ Sie senden Gehaltsabrechnungen mit einem Netzwerdrucker, der doppelseitig und in

Schwarz/Weiß druckt.▪ Ihren monatlichen Kundenbrief senden Sie mit einem Netzwerdrucker, der einseitig

und in Farbe druckt und außerdem automatisch Ihre AGB als Anhang hinzufügt.

Ein Netzwerkdrucker sendet E‑POSTBRIEFE automatisch, ohne Sichtkontrolle oder weitereInteraktion.

HINWEIS

Netzwerkdrucker als Ersatz für die Desktop App nutzenTypischerweise nutzen Sie Netzwerkdrucker, um Briefe mit einem Output Managementautomatisch zu senden.Anwender können damit aber auch dann Briefe senden, wenn ihre Rechner beispiels-weise unter macOS oder Linux laufen.

HintergrundAuf Linux- und macOS-Rechnern läuft die Desktop App nicht, sie läuft nur unter MSWindows.

In diesem Fall können die Anwender nur den eingeschränkten Funktionsumfang nutzen.Auch ist keine Sichtprüfung vor dem Senden möglich. Weil das Senden automatisch ist,ist es besonders wichtig, eine funktionierende Dokumentvorlage zu haben.

Netzwerkdrucker im E‑POSTNOW Portal anlegenKonfigurieren Sie je nach Sendungsanlässen einen oder mehrere E‑POSTNOW Netzwerk-drucker.Im nächsten Schritt werden Sie diesen Netztwerkdrucker Ihrem Output Management-Systemhinzufügen.

ü Sie haben im E‑POST Portal einen dedizierten Systembenutzer für Ihr OutputManagement-System angelegt.Weitere Informationen finden Sie unter 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administrato-ren anlegenPostfach für Anwender und System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen.

ü Damit das E‑POST System Briefe fehlerfrei verarbeiten kann, verwenden Sie zum Er-stellen der Briefe eine kompatible Dokumentvorlage.Weitere Informationen finden Sie unter 5.1 Dokumentvorlagen für E‑POSTNOW erstel-len.

ü Sie haben geprüft, ob für den Sendungsanlass elektronisches Briefpapier sinnvoll ist,und haben es angelegt.Weitere Informationen darüber, in welchem Anwendungsfall elektronisches Briefpapiersinnvoll ist, finden Sie unter 5.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.

5.5.1

Voraussetzung



1. Melden Sie sich als technischer oder fachlicher Administrator im E‑POSTNOW Portal(https://now.epost.de) an.

2. Wählen Sie DRUCKER > DRUCKER HINZUFÜGEN.3. Wenn benötigt: Wählen Sie das Briefpapier.

Siehe auch 5.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.4. Legen entsprechend dem Sendungsanlass die Eigenschaften des Netzwerkdruckers

fest.▪ Druckername: Wählen Sie einen Namen, der den Sendungsanlass oder die Eigen-

schaften des Netzwerkdruckers beschreibt, z. B. E-POSTNOW_farbig_einseitig.

Leerzeichen werden automatisch durch Unterstrich („ _ “) ersetzt.▪ Farbtyp: Wenn Sie beispielsweise farbiges Briefpapier angelegt haben, wählen Sie

im Feld Farbtyp den Eintrag Farbe.

HINWEIS

PreiseBeachten Sie die unterschiedlichen Preise für Schwarz-Weiß- und Farbdruck.

HINWEIS

Farb- und Schwarz/Weiß-DruckEs ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang inSchwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Briefan.

Vorgehen




▪ Druck: Legen Sie entsprechend Ihrer Dokumentvorlage und elektronischem Briefpa-pier fest, ob die Briefe einseitig oder doppelseitig gedruckt werden sollen.▪ Wählen Sie die Option beidseitig (Duplexdruck), wenn Sie dreiseitiges Briefpa-

pier hinterlegt haben.

TIPP

Wählen Sie die Option beidseitig, wenn die Mitarbeiter Ihrer Organisationumfangreiche E‑POSTBRIEFE versenden.

HintergrundE‑POSTBRIEFE mit Anhängen dürfen den Umfang eines Großbriefs nichtüberschreiten:▪ maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck (Simplex-Druck)▪ maximal 188 Seiten bei beidseitigem Druck (Duplex-Druck)

Mit der Option beidseitig stellen Sie sicher, dass Großbriefe mit bis zu 188Seiten im Rechenzentrum gedruckt werden können.

▪ Wählen Sie die Option einseitig/ungefaltet, um auch Standard- und Kom-paktbriefe ungefalzt im C4-Umschlag zu senden.Standardmäßig senden wir Briefe mit bis zu 9 Blättern gefalzt im C5-Umschlag.Siehe auch 3.1.9.3 Welches Papier wird verwendet, und wie sehen die Umschlä-ge aus?.

HINWEIS

PreiseBriefe im C4-Umschlag berechnen wir als Großbriefe.Im Journal sind Briefe im C4-Umschlag als Großbriefe ausgewiesen.

5. Optional: Fügen Sie einen zentral bereitgestellten Anhang (beispielsweise Ihre AGB)hinzu.a. Wählen Sie Anhänge.

Die verfügbaren Standard-Anhänge werden angezeigt (Abbildung 5.5-1 auf Seite106, Position 1).Wie Sie Standard-Anhänge dort hinkommen, erfahren Sie unter 5.4 Standard-Anhänge erstellen und automatisch hinzufügen.

Ergebnis



Abbildung 5.5-1 Zentral bereitgestellte Anhänge wählen

b. Markieren Sie gewünschten Standard-Anhänge.Die Standard-Anhänge werden automatisch allen Briefen hinzugefügt, die mit demNetzwerkdrucker gesendet werden.

c. Optional: Legen Sie mit den Pfeiltasten fest, in welcher Reihenfolge die Dokumenteangehängt werden (Abbildung 5.5-1 auf Seite 106, Position 2).In unserem Beispiel werden zuerst die AGB, dann die Angebote angehängt.

6. Wählen Sie SPEICHERN.

Der E‑POSTNOW Netzwerkdrucker erscheint in der Liste.7. Teilen Sie dem OMS-Administrator oder anderem Anwender folgende Daten z. B. per

E‑Mail mit:▪ Wenn Sie als technischer Administrator einen dedizierten OMS-Systembenutzer an-

gelegt haben, nennen Sie den Benutzernamen und das Passwort.Weitere Informationen finden Sie unter 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administra-toren anlegenPostfach für Anwender und System-Benutzer im E‑POST Portal anle-gen.

▪ Senden Sie die die URL des Netzwerkdruckers.So kommen Sie an die URL des Netzwerkdruckers heran, um sie in die E‑Mail an denOMS-Administrator oder Anwender einzufügen:a. Klicken Sie auf den Druckernamen.

Die URL des Netzwerkdruckers wird angezeigt.

Ergebnis

Ergebnis



Abbildung 5.5-2 Netzwerkadresse kopieren

b. Um die Netzwerkadresse in den Zwischenspeicher zu laden, wählen Sie KOPIEREN(Abbildung 5.5-2 auf Seite 107, Position 1).

E‑POSTNOW Netzwerkdrucker einem System hinzufügenUm Briefe mit einem E‑POSTNOW Netzwerkdrucker zu senden, fügen den NetzwerkdruckerIhrem Output Management-System (z. B. ERP-, CRM-System usw.) oder Arbeitsplatzrech-ner hinzu.

► Wählen Sie das Vorgehen abhängig von Ihrem Betriebssystem.

Netzwerkdrucker unter Linux einrichtenUm Briefe mit einem Output Management-System zu senden, das unter Linux läuft, fügenSie Ihrem System einen E‑POSTNOW Netzwerkdrucker hinzu, den der fachliche Administra-tor eingerichtet hat.Ein Netzwerkdrucker sendet E‑POSTBRIEFE automatisch, ohne Sichtkontrolle oder weitereInteraktion.

5.5.2

Vorgehen

5.5.2.1



HINWEIS




ü Der fachliche Administrator hat einen E‑POSTNOW Netzwerkdrucker angelegt, und erhat Ihnen die URL mitgeteilt.Siehe auch 5.5 Netzwerkdrucker anlegen.

ü Der fachliche Administrator hat Ihnen die Anmeldedaten (E‑POST Adresse und Pass-wort) des OMS-System-Benutzers mitgeteilt.Wenn Sie den Netzwerkdrucker nutzen wollen, um Briefe von einem Arbeitsplatzrechneraus zu senden, dann nutzen Sie Ihre persönlichen E‑POST-Anmeldedaten.

1. Rufen Sie die Druckerkonfiguration auf (je nach Distribution und Desktop z. B. über Sys-temverwaltung > Drucker oder Einstellungen > Druckeinstellungen).

2. Wählen Sie Hinzufügen und authentifizieren Sie sich als root, wenn nötig.

3. Geben Sie die URL des Netzwerkdruckers als Geräteadresse ein (Abbildung 5.5-3 aufSeite 108).

Abbildung 5.5-3 Geräteadresse eingeben

Voraussetzung

Vorgehen



4. Wählen Sie Vor.

Das System listet die installierten Treiber auf. Wir brauchen den Samsung SCX-6x55.

Wir gehen im Folgenden davon aus, dass der Treiber nicht in der Liste erscheint.5. Laden Sie die Treiber-Datei Samsung-SCX-6x55-Postscript-Samsung.ppd aus dem In-

ternet herunter (z. B. unter https://www.openprinting.org/ppd-o-matic.php?driver=Postscript-Samsung&printer=Samsung-SCX-6x55).

6. Wählen Sie PPD-Datei bereitstellen (Abbildung 5.5-4 auf Seite 110, Position 1), wäh-len Sie die heruntergeladenen Samsung-SCX-6x55-PPD-Datei (Abbildung 5.5-4 auf Sei-te 110, Position 2), und bestätigen Sie mit Vor (Abbildung 5.5-4 auf Seite 110, Positi-on 3).

Ergebnis



https://www.openprinting.org/ppd-o-matic.php?driver=Postscript-Samsung&printer=Samsung-SCX-6x55

https://www.openprinting.org/ppd-o-matic.php?driver=Postscript-Samsung&printer=Samsung-SCX-6x55

Abbildung 5.5-4 PPD-Datei bereitstellen

7. Geben Sie einen beliebigen Druckernamen ein, und bestätigen Sie mit Anwenden (Ab-bildung 5.5-5 auf Seite 110).

Abbildung 5.5-5 Druckernamen eingeben

Der E‑POSTNOW Netzwerkdrucker ist auf Ihrem System installiert, aber noch nicht au-thentifiziert.

Ergebnis



Eine Abfrage schlägt vor, eine Testseite zu drucken.8. Bestätigen Sie mit Testseite drucken.

Das Dialogfenster Authentifizierung erscheint.Je nach Linux-Distribution kann sich das Ergebnis unterscheiden.

Beispiel▪ Unter Linux Debian öffnet sich das Dialogfenster Authentifizierung sofort (Abbil-

dung 5.5-7 auf Seite 112).▪ Unter Linux Mint gehen Sie so vor:

a. Öffnen Sie die Druckerkonfiguration unter Systemverwaltung > Drucker, undwählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Druckerwarteschlange anzei-gen.

Abbildung 5.5-6 Druckerwarteschlange öffnen

b. Wählen Sie im Kontextmenü des Druckauftrags den Menüpunkt Authentifizie-ren.

9. Tun Sie Folgendes:▪ Geben Sie die E‑POST Adresse und das Passwort des System-Benutzers ein, den

der Administrator im E‑POST Portal angelegt hat (Abbildung 5.5-7 auf Seite 112, Po-sition 1).

▪ Um sicherzustellen, dass Sie künftig ohne Passwortabfrage mit Ihrem OutputManagement-Systemautomatisch senden können, markieren Sie dazu das Kontroll-kästchen Passwort merken(Abbildung 5.5-7 auf Seite 112, Position 1).



Abbildung 5.5-7 Druckauftrag authentifizieren und Passwort merken

10. Bestätigen Sie mit OK.11. Bestätigen Sie das Übertragen des Druckjobs mit OK.

Das Dialogfenster Druckereigenschaften erscheint.12. Stellen Sie in den Druckereigenschaften unter Druckeroptionen > Seitengröße sicher,

dass das Papierformat DIN A4 eingestellt ist, und bestätigen Sie mit OK.

Abbildung 5.5-8 Papierformat A4 prüfen

Der Netzwerkdrucker ist eingerichtet.Senden Sie mit Ihrem Output Management-System einen Testbrief.Siehe auch 5.5.3 Testbrief mit dem Netzwerkdrucker senden.

Netzwerkdrucker auf einem MS Windows Server einrichtenSenden Sie Briefe mit einem Output Management-System, das unter Microsoft WindowsServer läuft.Führen Sie folgende Schritte aus:▪ Fügen Sie Ihrem Windows Server einen E‑POSTNOW Netzwerkdrucker hinzu, den der

fachliche Administrator eingerichtet hat.▪ Richten Sie den Windows Server als Druckerserver ein.▪ Geben Sie den Netzwerkdrucker für die Domäne frei

Ergebnis

Ergebnis

5.5.2.2



Ein Netzwerkdrucker sendet E‑POSTBRIEFE automatisch, ohne Sichtkontrolle oder weitereInteraktion.

ü Sie haben das Betriebssystem Windows Server.Wir beschreiben das Vorgehen für die Version Windows Server 2012. Bei anderen Versi-onen von Windows Server kann das Vorgehen anders sein.


ü Der fachliche Administrator hat Ihnen die Anmeldedaten (E‑POST Adresse und Pass-wort) des OMS-System-Benutzers mitgeteilt.

1. Wählen Sie Start > Systemsteuerung > Hardware und Sound > Geräte und Dru-cker > Drucker hinzufügen.

2. Wählen Sie den Link Das gewünschte Gerät ist nicht in der Liste enthalten. (Abbil-dung 5.5-9 auf Seite 113, Position 1)

Abbildung 5.5-9 Netzwerkadresse hinzufügen

3. Markieren Sie die Option Freigegebenen Drucker über den Namen auswählen, fügenSie die Netzwerkadresse aus dem Zwischenspeicher in das Eingabefeld ein (Abbildung5.5-10 auf Seite 114, Position 1), und wählen Sie Weiter.

Voraussetzung

Vorgehen



Abbildung 5.5-10 Netzwerkadresse einfügen

Das Dialogfenster Netzwerkkennwort eingeben erscheint.Ergebnis



HINWEIS

Der Drucker lässt sich nicht anbinden?Sollte sich der Drucker nicht anbinden lassen, prüfen Sie,▪ ob das Zertifikat des Servers erkannt wird:

Rufen Sie auf dem betroffenen Rechner im Internetbrowser die URL https://now-printer.epost.de.Wird das Zertifikat auf dem Rechner nicht als vertrauenswürdig eingestuft, zeigtder Browser einen Sicherheitshinweis an, z. B. Diese Verbindung ist nichtsicher oder Es besteht ein Problem mit dem Sicherheitszertifikat derWebsite.

Bestätigen Sie den Sicherheitshinweis Ihres Internetbrowsers. Stufen Sie dasZertifikat als vertrauenswürdig ein.

BeispielIn Mozilla Firefox wählen Sie Erweitert > Ausnahmehinzufügen... > Sicherheits-Ausnahmeregel bestätigen.

▪ ob ein Proxy-Server oder Ihre Firewall die Verbindung zum Drucker verhindertWeitere Informationen finden Sie unter 4.2 Firewall konfigurieren.

Wenn die Verbindung dennoch nicht zustande kommt, richten Sie zunächst denDruckerserver ein.Siehe auch 5.5.2.2 Netzwerkdrucker auf einem MS Windows Server einrichten: Dru-ckerserver einrichten.Starten Sie den Server neu, und versuchen Sie es erneut.

4. Geben Sie einmalig die E‑POST Adresse und das Passwort des System-Benutzers ein,den der Administrator im E‑POST Portal angelegt hat, und bestätigen Sie mit OK (Abbil-dung 5.5-11 auf Seite 115).

Abbildung 5.5-11 Authentifizieren als System-Benutzer

Weitere Informationen finden Sie unter 4.4 Postfächer für Mitarbeiter und Administrato-ren anlegenPostfach für Anwender und System-Benutzer im E‑POST Portal anlegen.

Das System meldet, dass der Drucker installiert wurde.5. Bestätigen Sie mit Weiter, und wählen Sie Fertig stellen.

Wenn Sie das Drucken-Menü öffnen, erscheint der E‑POSTNOW Netzwerkdrucker inder Liste der Drucker (Abbildung 5.5-12 auf Seite 116).

Ergebnis

Ergebnis



https://now-printer.epost.de

https://now-printer.epost.de

Abbildung 5.5-12 Drucken-Dialog prüfen

6. Legen Sie das richtige Papierformat fest.

HintergrundDas Papierformat eines Netzwerkdruckers muss DIN A4 sein. Wenn Sie eine engli-sche Version von Windows haben, ist jedoch das US-Papierformat „Letter“ automa-tisch voreingestellt. Dieses Verhalten von Windows können wir nicht beeinflussen.Deshalb müssen Sie das Papierformat je nach Sprache und Version des Betriebssys-tem manuell korrigieren.

In folgenden Fällen ist DIN A4 automatisch korrekt eingestellt, und Sie müssen nichtstun:▪ Sie haben eine deutsche Version von Windows 7 oder höher▪ Sie haben eine englische Version von Windows 10.Ändern Sie die Druckereinstellungen in folgenden Fällen:▪ Sie haben eine englische Version von Windows 7 oder Windows 8.1.▪ Sie haben eine englische Version von Windows 7 oder Windows 8.1 mit deutschem

Sprachpaket.So stellen Sie das Papierformat ein:a. Wählen Sie unter Systemsteuerung > Hardware und Sound > Geräte und Dru-

cker im Kontextmenü des Netzwerkdruckers Druckeinstellungen.b. Wählen Sie auf der Registerkarte Papier/Qualität die Schaltfläche Erweitert.c. Wählen Sie unter Papier/Ausgabe das Papierformat A4.

Der Netzwerkdrucker ist eingerichtet.

Druckerserver einrichten

1. Wählen Sie im Server-Manager in der oberen rechten Bildschirmecke Verwalten > Rol-len und Features hinzufügen (Abbildung 5.5-13 auf Seite 117).

Ergebnis

Vorgehen



Abbildung 5.5-13 Rollen und Features hinzufügen

2. Markieren Sie unter Serverrollen die Rolle Druck- und Dokumentationsdienste (Ab-bildung 5.5-14 auf Seite 117), und bestätigen Sie mit Weiter.

Abbildung 5.5-14 Rolle Druck- und Dokumentationsdienste wählen

Der Assistent zum Hinzufügen von Rollen und Features öffnet sich.3. Wählen Sie Features hinzufügen (Abbildung 5.5-15 auf Seite 117), um die erforderli-

chen Features hinzuzufügen, und bestätigen Sie mit Weiter.

Abbildung 5.5-15 Features hinzufügen

Ergebnis



4. Markieren Sie das Feature Internetdruckclient (Abbildung 5.5-16 auf Seite 118) undklicken Sie Weiter bis zum Installationsschritt Rollendienste (Abbildung 5.5-17 auf Sei-te 118).

Abbildung 5.5-16 Internetdruckclient wählen

5. Markieren Sie die Rollendienste Druckerserver und Internetdrucken (Abbildung 5.5-17auf Seite 118), und bestätigen Sie mit Weiter.

Abbildung 5.5-17 Rollendienste wählen

6. Sichern Sie alle offenen Dateien und Programme. Im folgenden Schritt starten Sie denServer neu. Vermeiden Sie es, Daten zu verlieren.

7. Markieren Sie unter Bestätigung das Kontrollkästchen Zielserver bei Bedarf automa-tisch neu starten (Abbildung 5.5-18 auf Seite 119), um die neuen Funktionen durch ei-nen Neustart zu laden.



Abbildung 5.5-18 Server automatisch neu starten

8. Wählen Sie Installieren, um die Installation zu starten.

Die nötigen Features und Rollen werden installiert. Der Server startet neu.

Drucker für die Domäne freigebenWindows lässt es nicht zu, den Netzwerkdrucker, den Sie gemäß Kapitel 5.5.1 Netzwerkdru-cker im E‑POSTNOW Portal anlegen angelegt haben, direkt freizugeben.Um den Netzwerkdrucker für die Domäne freizugeben, erstellen Sie deshalb einen weitererDrucker. Er druckt über den Port des zuvor eingerichteten Netzwerkdruckers.

► Öffnen Sie ein PowerShell-Fenster und fügen Sie folgende Zeile in die Konsole ein:

Add-Printer -Name "<Freigabename des Druckers>" -DriverName "Samsung Color Laser PS Class Driver" -PortName "<URL des Netzwerkdruckers>" -Shared

Beispiel

Add-Printer -Name "E-POST NOW farbig einseitig" -DriverName "Samsung Color Laser PS Class Driver" -PortName "https//now-printer.epost.de/musterfirma/3510/EPN_farbig_einseitig" -Shared

Der Netzwerkdrucker ist freigegeben.Senden Sie mit Ihrem Output Management-System einen Testbrief.Siehe auch 5.5.3 Testbrief mit dem Netzwerkdrucker senden.

Netzwerkdrucker unter macOS einrichtenUm Briefe mit einem macOS-System zu senden, fügen Sie einen E‑POSTNOW Netzwerk-drucker hinzu, den der fachliche Administrator eingerichtet hat.Ein Netzwerkdrucker sendet E‑POSTBRIEFE automatisch, ohne Sichtkontrolle oder weitereInteraktion.

Ergebnis

Vorgehen

Ergebnis

5.5.2.3



HINWEIS





ü Der fachliche Administrator hat Ihnen die Anmeldedaten (E‑POST Adresse und Pass-wort) des OMS-System-Benutzers mitgeteilt.Wenn Sie den Netzwerkdrucker nutzen wollen, um Briefe von einem Arbeitsplatzrechneraus zu senden, dann nutzen Sie Ihre persönlichen E‑POST-Anmeldedaten.

1. Melden Sie sich mit einem Benutzer an Ihrem Gerät an, der Administratorrechte hat.2. Laden Sie unter https://updater.epostbusinessmailer.net/html/docs/epostnow/E-

POSTNOW-Netzwerkdrucker-einrichten-unter-macOS.zip eine gezippte Skript-Datei he-runterherunter und entpacken Sie sie.Das Skript wird Sie durch die Installation führen.

3. Öffnen Sie unter Programme > Dienstprogramme die Terminal-App.4. Schieben Sie die Skript-Datei E-POSTNOW-Netzwerkdrucker-einrichten-unter-

macOS.sh per Drag & Drop auf das Terminal-Fenster und drücken Sie die Enter-Taste(Abbildung 5.5-19 auf Seite 121).

Voraussetzung

Vorgehen



https://updater.epostbusinessmailer.net/html/docs/epostnow/E-POSTNOW-Netzwerkdrucker-einrichten-unter-macOS.zip

https://updater.epostbusinessmailer.net/html/docs/epostnow/E-POSTNOW-Netzwerkdrucker-einrichten-unter-macOS.zip

Abbildung 5.5-19 Skript-Datei im Terminal-Fenster ausführen

5. Geben Sie die URL des Netzwerkdruckers ein und drücken Sie die Enter-Taste (Abbil-dung 5.5-20 auf Seite 121).Wie Sie an die URL des Netzwerkdruckers herankommen, steht unter 5.5.1 Netzwerk-drucker im E‑POSTNOW Portal anlegen.

Abbildung 5.5-20 URL des Netzwerkdruckers eingeben

6. Geben Sie einen Druckernamen ein (Abbildung 5.5-21 auf Seite 122).Wenn Sie mehrere Netzwerkdrucker verwenden, ist es praktisch, wenn der Name die Ei-genschaften des Druckers beschreibt.Zulässige Zeichen sind A-Z, a-z, 0-9 sowie _ (Unterstrich) und - (Minus).



BeispielE-POST_Farbig_Mehrseitig

Der Druckername erscheint in der Auswahl, wenn Sie das Drucken mit Datei > Druckenstarten.

Abbildung 5.5-21 Druckernamen des Netzwerkdruckers eingeben

7. Drücken Sie die Enter-Taste.

Der E‑POSTNOW Netzwerkdrucker ist auf Ihrem System installiert, aber noch nicht au-thentifiziert.

8. Erstellen Sie einen kostenlosen Testbrief und drucken Sie ihn mit dem neu eingerichte-ten Drucker.Ein Testbrief wird in unser Rechenzentrum gesendet, aber nicht gedruckt. Er ist deshalbgratis. Wie Sie einen solchen Testbrief erstellen, steht unter 5.5.3 Testbrief mit dem Netz-werkdrucker senden.

Die Druckerwarteschlange öffnet sich.9. Wählen Sie das Wiederholen-Icon neben dem Drucker (Abbildung 5.5-22 auf Seite

123).

Ergebnis

Ergebnis



Abbildung 5.5-22 Druckauftrag wiederholen

Sie werden aufgefordert, sich zu authentifizieren (Abbildung 5.5-23 auf Seite 123).

Abbildung 5.5-23 Netzwerkdrucker mit E‑POST Adresse authentifizieren

10. Geben Sie Ihre E‑POST-Anmeldedaten (E‑POST Adresse und Passwort) ein.11. Optional: Legen Sie fest, das künftig keine Passwortabfrage erscheinen soll. Markieren

Sie dazu das Kontrollkästchen Passwort im Schlüsselbund sichern.12. Bestätigen Sie mit OK.13. Stellen Sie sicher, dass das Standard-Papierformat A4 ist. Wählen Sie Apple > Syste-

meinstellungen > Drucker & Scanner > Standard-Papierformat.

Der Netzwerkdrucker ist eingerichtet.Senden Sie einen Testbrief.Siehe 5.5.3 Testbrief mit dem Netzwerkdrucker senden.

Testbrief mit dem Netzwerkdrucker sendenBevor Sie einen E‑POSTNOW Netzwerkdrucker in Betrieb nehmen, senden Sie einen kos-tenlosen Testbrief ins Rechenzentrum der Deutsche Post AG.Das E‑POST System prüft, ob der Brief den Layout-Vorgaben entspricht und sendet eineE‑Mail-Benachrichtigung.Der Brief wird aber nicht gedruckt und gesendet, und es fällt kein Porto an.Testdrucke sind nur mit einem Netzwerkdrucker möglich, nicht mit der Desktop App.

1. Erstellen Sie einen typischen Brief mit Ihrer brieferzeugenden Anwendung.2. Fügen Sie im oberen Drittel des Briefs den Ausdruck [[Testdruck]] ein (Abbildung

5.5-24 auf Seite 124, Position 1).

Ergebnis

Ergebnis

5.5.3

Vorgehen



Beachten Sie Folgendes:▪ Der Ausdruck [[Testdruck]] muss in [[doppelten eckigen Klammern]] stehen.

▪ Nur der Anfangsbuchstabe ist großgeschrieben in [[Testdruck]]. Beachten Sie dieGroß- und Kleinschreibung.

▪ Der Ausdruck [[Testdruck]] muss auf einer der ersten 3 Seiten des Briefs stehen.

Abbildung 5.5-24 Einen Brief als Testbrief markieren

HINWEIS

Sie können den Inhalt des Testbriefs nicht ändern?Wenn Ihr Output Management-System es nicht zulässt, dass Sie den Inhalt des Test-briefs ändern, dann betten Sie den Ausdruck

[[Testdruck]]

wie in unserem Beispiel in die Adresse ein.Stellen Sie dabei nur sicher, dass der Ausdruck nicht in der Zeile mit der Postleitzahlsteht.

3. Optional: Wenn Sie sich als technischer Administrator angemeldet haben, ändern Sievorübergehend die Standard-Einstellung für Systembenachrichtigungen.Standardmäßig erhalten Sie Systembenachrichtigungen per E‑Mail. nur dann, wenn einFehler auftritt. Für das Testen kann es sinnvoll sein, eine Bestätigung zu erhalten, dassdas Senden funktioniert.a. Wählen Sie im E‑POSTNOW Portal (https://now.epost.de) BENUTZER und klicken

Sie auf Ihren Nachnamen.b. Wählen Sie unter Rückmeldung die Option immer.

c. Sichern Sie Ihre Eingaben.




Sie erhalten sowohl im Fehlerfall als auch im Erfolgsfall eine Benachrichtigung.Weitere Informationen über das Konfigurieren von E‑Mail-Benachrichtigungen findenSie unter 4.3 Administratoren und Ansprechpartner anlegen.

HINWEIS

Als fachlicher Administrator können Sie die Einstellungen nicht ändern. Sie prüfendann im Journal, ob Ihre Testbriefe in Ordnung sind.

4. Exportieren Sie den Testbrief als PDF-Datei.

HintergrundIn seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das System den Testbrief nicht als Test-druck erkennt.Die Ursache liegt in diesen Fällen darin, dass mit dem Postscript etwas nicht stimmt,das vom OMS erzeugt wird.Um sicherzugehen, dass keine Kosten anfallen, exportieren Sie den Testbrief alsPDF-Datei.Wenn Sie die PDF-Datei aus einem PDF-Reader heraus senden, erkennt das Systemden Testdruck.

5. Senden Sie die PDF-Datei mit einem E‑POSTNOW Netzwerkdrucker.

Je nachdem, wie Sie die Rückmeldungen eingestellt haben, erhalten Sie per E‑Mail ei-ne Benachrichtigung, ob das Senden funktioniert hat.

6. Melden Sie sich als fachlicher Administrator oder mit den Anmeldedaten des dediziertenOMS-Systembenutzers im E‑POSTNOW Portal an, und wählen Sie JOURNAL.

Im Erfolgsfall hat der Testbrief im Journal den Status Testdruck.

Siehe auch 5.6 Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunter-laden.Sie können Briefe direkt aus Ihrer brieferzeugenden Anwendung heraus mit demE‑POSTNOW Netzwerkdrucker senden, ohne Umweg über PDF.

7. Um nicht im Regelbetrieb unnötige Benachrichtigungen zu erhalten, stellen Sie dieStandard-Einstellung für Rückmeldungen (nur bei Fehler) wieder ein.

Journal (Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigenund herunterladenVollziehen Sie im Journal nach, welche E‑POSTBRIEFE versendet wurden. Die Übersichtüber versendete E‑POSTBRIEFE ist z. B. für Administratoren nützlich, um Kostenstellen zu-zuordnen.Es gibt unterschiedliche Sichten aufs Journal:▪ Anwender

Prüfen Sie, welche Briefe Sie selbst versendet haben, und was drinsteht. Im Journal fin-den Sie die Kopien der Briefe, die Sie gesendet haben.Die fachlichen Administratoren kann sehen, welche Briefe Sie gesendet haben; sie kön-nen aus Gründen des Briefgeheimnisses aber nicht den Inhalt anzeigen.

Ergebnis

Ergebnis

Ergebnis

5.6



▪ Fachlicher AdministratorPrüfen Sie mitarbeiterübergreifend, ob Fehler aufgetreten sind.Exportieren Sie das Journal in Ihre Tabellenkalkulation.Sie können das Briefaufkommen beispielsweise nach dem Merkmal Kostenstelle sortie-ren.

HINWEIS

Sie möchten die Zahl der täglich gesendeten Briefe automatisch erhalten?Legen Sie Ansprechpartner an, die per E‑Mail Tages-Reports mit den täglichen Ver-sandzahlen erhalten.Siehe auch 4.3 Administratoren und Ansprechpartner anlegen.

HINWEIS

DatenschutzDie Rolle technischer Administrator hat keinen Zugriff auf das Journal aller Mitarbei-ter.Der technische Administrator kann nur sein eigenes Journal anzeigen.

HINWEIS

Datenschutz und Aufbewahrung von DatenAus Datenschutzgründen werden bestimmte Daten nach Ablauf einer Aufbewahrungsfristautomatisch im Journal gelöscht.Folgende Daten werden dann nicht mehr angezeigt. Sie werden durch den Ausdruck„Aus Datenschutzgründen gelöscht“ ersetzt:▪ Nach 90 Tagen:

▪ Empfänger▪ Kostenstelle▪ Dateiname

▪ Nach 180 Tagen: der AbsenderDas Einlieferungsdatum und anderen Informationen bleiben unbegrenzt erhalten.

Die Kopien der Briefe können Sie maximal 60 Tage im Journal speichern.Dann werden die Kopien automatisch gelöscht.Im E‑POST Portal sind die Originale der Briefe unbegrenzt gespeichert.Stellen Sie als technischer Administrator die Aufbewahrungszeit für die Kopien der Briefe imJournal ein.Das tun Sie im E‑POSTNOW Portal unter EINSTELLUNGEN > Aufbewahrung.

1. Melden Sie sich als fachlicher Administrator oder als Anwender mit Ihrer E‑POST Ad-resse im E‑POSTNOW Portal (https://now.epost.de) an.Wenn Sie die E‑POSTNOW Desktop App geöffnet haben, wählen Sie oben rechts Jour-nal (Abbildung 5.6-1 auf Seite 127, Position 1), und melden Sie sich mit Ihrer E‑POSTAdresse an.

Vorgehen




Abbildung 5.6-1 Journal aufrufen

2. Wählen Sie Journal (Abbildung 5.6-2 auf Seite 128, Position 1).

Das Journal zeigt unter anderem folgende Informationen an:▪ Einlieferung: Datum und Uhrzeit, wann ein Brief zur Verarbeitung auf dem Server

der Deutschen Post AG eingegangen ist.Dass der Brief eingeliefert wurde, bedeutet nicht, dass er im Rechenzentrum ge-druckt und zugestellt wurde.Dieser Zeitstempel kann im Service-Fall wichtig sein.

▪ Produkt: z.B. Standardbrief oder Einschreiben.▪ Status

▪ In Bearbeitung: Der Brief wurde noch nicht ins E‑POST System eingeliefert.▪ Versendet: Der Brief wurde erfolgreich ins E‑POST System eingeliefert.▪ Fehler: Der Brief wurde wegen eines technischen Fehlers nicht versendet.

Wenn Sie die die E‑POSTNOW Desktop App neu starten, können Sie den Brieferneut senden.

▪ Test erfolgreich: Ein Brief, den Sie als Testbrief markiert und mit einemE‑POSTNOW Netzwerkdrucker an den Server der Deutschen Post AG überge-ben haben, erfüllt die Voraussetzungen, um vom E‑POST System verarbeitet zuwerden.Siehe auch 5.5.3 Testbrief mit dem Netzwerkdrucker senden.

▪ Test fehlerhaft: Ein Brief, den Sie als Testbrief markiert und mit einemE‑POSTNOW Netzwerkdrucker an den Server der Deutschen Post AG überge-ben haben, erfüllt nicht die Voraussetzungen, um vom E‑POST System verar-beitet zu werden.Die Vorschau der Briefkopie zeigt den Layout-Fehler an.Öffnen Sie den Brief in der E‑POSTNOW Desktop App und korrigieren Sie dasLayout.Siehe auch 5.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oderE‑POSTBRIEFEN korrekt formatieren.

▪ Blatt: Anzahl der Blätter einschließlich Deckblatt und Anhängen

Ergebnis



Abbildung 5.6-2 Journal anzeigen

Weiteres VorgehenSie haben folgende Möglichkeiten:▪ Laden Sie das Journal als csv-Datei herunter (Abbildung 5.6-2 auf Seite 128, Position 2).

Für Ihre internen Auswertungen können Sie z. B. nach Kostenstellen sortieren.



▪ Wählen Sie Aktion-Symbol (Abbildung 5.6-2 auf Seite 128, Position 3), um Metadateneines Briefs anzuzeigen. Das kann z. B. im Fall eines Fehlers nötig sein. Sie finden fol-gende zusätzlichen Informationen:▪ Fehler:

Welche Fehler sind mit welcher Fehlernummer aufgetreten?▪ Zeitpunkt Verarbeitung:

Zeigt an, ob und wann die Verarbeitung Ihres Briefs auf dem Server der DeutschenPost AG gestartet ist. Die Zeitstempel für Einlieferung und Verarbeitung können imServicefall wichtig sein.

BeispielEin Zeitstempel zeigt an, dass der Brief eingeliefert wurde.Aber der Zeitstempel für die Verarbeitung fehlt.Also liegt ein Fehler vor.

Wenn die Verarbeitung längere Zeit nicht startet, kontaktieren Sie den E‑POSTKundenservice für Geschäftskunden Deutsche Post AG.

▪ Dateiname: der Dateiname des E‑POSTBRIEF so wie Sie ihn in der E‑POSTNOWDesktop App unter Anhänge im Feld Dateiname für das PDF-Dokument erfasst ha-ben und wie er im Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs gespeichert ist.

HINWEIS

Ausnahme▪ Wenn Sie einen E‑POSTBRIEF klassisch senden, zeigt das System im

Gesendet-Ordner Ihres E‑POST Postfachs den Dateinamen nach dem Sche-ma E‑POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an.

▪ Bei Briefen, die über einen E‑POSTNOW Netzwerkdrucker verschickt wurden,kann das System aus technischen Gründen keinen Dateiname anzeigen.

▪ Vorgangs-ID: Eindeutige Identifikationsnummer des Briefs. Mit der Vorgangs-ID kannder Kundenservice der Deutschen Post AG einen möglichen Fehler analysieren.Kopieren Sie sie auf Anfrage per Mausklick in den Zwischenspeicher, und senden Siesie per E-Mail.

▪ Brief anzeigen: Prüfen Sie den Inhalt des Briefs.Nur als Absender (also in der Rolle Anwender) können Sie den Inhalt lesen. Admi-nistratoren können das nicht. Denn Ihre Korrespondenz unterliegt dem Briefgeheim-nis.

Tages-Report manuell sendenAnwender, die als Ansprechpartner angelegt sind, erhalten automatisch jeden Tag einenTages-Report mit den Versandzahlen. Senden Sie den Tages-Report bei Bedarf für einenbestimmten Tag auch manuell.Diese Tages-Reports enthalten die aggregierten Zahlen, nicht z.B. die Namen der Absender(Abbildung 5.7-1 auf Seite 130). Der „Ansprechpartner“ kann beispielsweise ein Mitarbeiterim Rechnungswesen sein, der die monatlichen Rechnungen der Deutschen Post AG prüft.

5.7



Abbildung 5.7-1 Tages-Report mit den täglichen Versandzahlen für Ansprechpartner

Sie können Tages-Reports für alle Tage seit Beginn Ihres Vertrags abrufen.

BeispielDas Senden des Tages-Reports per E‑Mail hat wegen eines technischen Problems an ei-nem bestimmten Tag nicht geklappt.Ein Kollege im Rechnungswesen, der als Ansprechpartner angelegt ist, fordert den ausge-bliebenen Tages-Report an.

ü Der technische Administrator hat einen oder mehrere Ansprechpartner angelegt.Siehe auch 4.3 Administratoren und Ansprechpartner anlegen.

1. Melden Sie sich als technischer oder fachlicher Administrator im E‑POSTNOW Portal(https://now.epost.de) an.

2. Wählen Sie unter EINSTELLUNGEN die Schaltfläche TAGESREPORT ERNEUT VER-SENDEN.

Ein Dialogfenster für das Wählen des Datums erscheint.3. Wählen Sie den Tag, für den Sie den Tages-Report brauchen.4. Wählen Sie VERSENDEN, und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Die als Ansprechpartner angelegten Mitarbeiter erhalten den Tages-Report.Es erscheint keine Bestätigung.

Voraussetzung

Vorgehen

Ergebnis

Ergebnis




Konfiguration der Desktop App

Hinterlegen Sie Standardtexte, legen Sie fest, wo Sie E‑POSTBRIEFE standardmäßig aufIhrem PC speichern wollen, oder optimieren Sie E‑POSTNOW für die Arbeit von unterwegs.Wählen Sie den Link Einstellungen (Abbildung 6-1 auf Seite 131, Position 1).

Abbildung 6-1 Konfigurationseinstellungen öffnen

Versandeinstellungen festlegenKonfigurieren Sie das Versenden von E‑POSTBRIEFEN.

Verzeichnis zum Archivieren von E‑POSTBRIEFEN festlegenSpeichern Sie beim Versenden eine Kopie Ihres E‑POSTBRIEFS im Format PDF.Ihre Briefe sind dann immer leicht für Sie zugänglich, ohne dass Sie E‑POSTNOW startenmüssen.Das dafür voreingestellte Verzeichnis auf Ihrem Computer können Sie ändern.

HINWEIS

DatensicherheitIhre E‑POSTBRIEFE sind immer auch im E‑POST Portal gespeichert.

1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 6-1 auf Seite 131, Position 1).2. Wählen Sie unter E‑POSTNOW die Registerkarte Sonstiges (Abbildung 6.1-1 auf Seite

132, Position 1).

6

6.1

6.1.1

Vorgehen

6 Konfiguration der Desktop App


Abbildung 6.1-1 Versandprotokoll und Archiv konfigurieren

3. Legen Sie unter Standard-Speicherort für Kopien versendeter Anhänge das Ver-zeichnis für Ihr E‑POSTBRIEF Archiv fest.


Briefumschlag und Sonderflächen in der Briefvorschau standard-mäßig ausblendenWenn Sie die E‑POSTNOW Desktop App starten, wird Ihr Brief in einer Briefvorschau ange-zeigt. Legen Sie fest, ob der Briefumschlag und die Sonderflächen standardmäßig ein- oderausgeblendet sein sollen.Das Generieren des Briefumschlags in der Briefvorschau verbraucht Rechenleistung undkann das Generieren der Briefvorschau verzögern.Auf das Einblenden des Briefumschlags können Sie beispielsweise dann verzichten, wennSie eine funktionierende Dokumentvorlage erstellt haben.Um einen Brief zu prüfen, können Sie die Briefvorschau mit Briefumschlag jedoch jederzeitaktivieren.Siehe auch 5.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage?

1. Wählen Sie rechts oben Einstellungen.2. Wählen Sie unter E‑POSTNOW die die Registerkarte Sonstiges.3. Entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonder-

flächen in der Briefvorschau anzeigen.4. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Briefe standardmäßig in Farbe druckenSie senden Briefe vorwiegend in Farbe? Dann speichern Sie das als Standardeinstellung.

Ergebnis

6.1.2

Vorgehen

6.1.3



1. Wählen Sie rechts oben Einstellungen.2. Wählen Sie unter E‑POSTNOW die Registerkarte Sonstiges.3. Markieren Sie das Kontrollkästchen Klassischer Versand vorrangig als Farbdruck.4. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Elektronisches Postfach konfigurierenMit E‑POSTNOW können Sie elektronische E‑POSTBRIEFE empfangen. Konfigurieren SieIhr elektronisches Postfach.Sie öffnen es durch Doppelklicken auf das E‑POSTNOW-Symbol.Das Konfigurieren kann beispielsweise dann wichtig sein, wenn Sie Ihre elektronische Postunterwegs auf Ihrem Notebook erledigen und das Datenvolumen über Ihre Verbindungzum mobilen Netz begrenzen wollen.

SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivierenWenn Sie elektronische E‑POSTBRIEF erhalten, dann stellen Sie sicher, dass Sie mögli-che Fristen nicht versäumen.Das geht mit SMS.Stellen Sie sicher, dass Sie eine SMS erhalten, wenn Sie einen elektronischenE‑POSTBRIEF erhalten haben.Die Korrespondenz zu digitalisieren, ist bequem. Aber Sie müssen genauso sorgfältig damitverfahren wie mit herkömmlicher Post.Wenn Sie ein Gruppenpostfach für Ihr Unternehmen anlegen oder die E‑POST Adressenvon Mitarbeitern bekannt machen, dann können Sie elektronische E‑POSTBRIEFE empfan-gen. Stellen Sie deshalb sicher, dass die Mitarbeiter oder der Administrator, der einem Grup-penpostfach zugeordnet ist, per SMS benachrichtigt werden, wenn E‑POSTBRIEFE ankom-men.

HINWEIS

Desktop-Benachrichtigung ausschaltenDie SMS-Empfangsbenachrichtigung informiert Sie über neue Nachrichten, wenn Sienicht am PC arbeiten.Wenn Sie an Ihrem PC arbeiten, erscheint standardmäßig auch eine Desktop-Benachrichtigung.Die können Sie bei Bedarf ausschalten, z. B. wenn die Benachrichtigungen zu häufig er-scheinen.Siehe auch 6.2.2 Desktop-Benachrichtigung ausschalten.

1. Rufen Sie unter www.epost.de das E‑POST Portal auf.2. Loggen Sie sich mit Ihrer E‑POST Adresse ein.3. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung 6.2-1 auf Seite 134, Position 1).

Vorgehen

6.2

6.2.1

Vorgehen



http://www.epost.de

Abbildung 6.2-1 Kontoeinstellungen bearbeiten

4. Wählen Sie Administration, und geben Sie die HandyTAN ein.5. Wählen Sie Portaleinstellungen (Abbildung 6.2-2 auf Seite 134, Position 1).

Abbildung 6.2-2 Empfangsbenachrichtigung aktivieren

6. Stellen Sie sicher, dass unter SMS-Benachrichtigung der Optionsknopf aktiviert mar-kiert ist (Abbildung 6.2-2 auf Seite 134, Position 2).

Desktop-Benachrichtigung ausschaltenLegen Sie fest, ob eine Desktop-Benachrichtigung erscheinen soll, wenn ein elektronischerE‑POSTBRIEF in Ihrem Posteingang eintrifft.

6.2.2



Sie erhalten solche Desktop-Benachrichtigungen standardmäßig.Die Desktop-Benachrichtigungen erscheinen am unteren Bildschirmrand (Abbildung 6.2-3auf Seite 135).

Abbildung 6.2-3 Desktop-Benachrichtigung

Wenn die Desktop-Benachrichtigungen zu oft erscheinen, schalten Sie die Funktion aus.Alternativ können Sie die Intervalle für das Abrufen von Nachrichten vergrößern.Siehe auch 6.2.3 Aktualisierungsintervalle festlegen.

TIPP

SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivierenDie Desktop-Benachrichtigung informiert Sie über neue Nachrichten, während Sie am PCarbeiten. Wenn Sie Ihren PC nicht täglich einschalten, denken Sie auch daran, imE‑POST Portal die Empfangsbenachrichtigung per SMS zu aktivieren.Vermeiden Sie es so, mögliche Fristen zu versäumen.Siehe auch 6.2.1 SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren.

1. Wählen Sie Einstellungen > E‑POSTNOW > Empfang.2. Damit das System neue E‑POSTBRIEFE meldet, markieren Sie das Kontrollkästchen

System-Benachrichtigung einschalten.3. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Aktualisierungsintervalle festlegenLegen Sie fest, wie häufig das System den elektronischen Posteingang aktualisieren soll.

Vorgehen

6.2.3



Beispiel▪ Wählen Sie ein längeres Intervall, wenn die Benachrichtigung, dass Sie eine neue

Nachricht erhalten haben, zu oft erscheint.Siehe auch 6.2.2 Desktop-Benachrichtigung ausschalten.

▪ Legen Sie fest, dass gar keine Aktualisierung erfolgen soll, wenn Sie mobil arbeiten,aber auf das Bearbeiten von Post verzichten wollen.

HINWEIS

DatenvolumenBeim Aktualisieren werden nur Metadaten (Textdaten) übertragen (z. B. zu Struktur undInhalt der Ordnerstruktur, Absender und Betreff einzelner Nachrichten).Das Datenvolumen ist deshalb normalerweise gering (abhängig von der Menge der aktua-lisierten Nachrichten).Erst wenn Sie Anhänge in der Vorschau anzeigen, können beträchtliche DatenvoluminaIhre mobile Datenverbindung belasten und entsprechende Gebühren verursachen.Passen Sie die Vorschau von Anhängen an Ihre Bedürfnisse an, wenn Sie unterwegs IhrePost erledigen.Siehe auch 6.2.4 Vorschau konfigurieren.

1. Wählen Sie Einstellungen > E‑POSTNOW > Empfang.2. Wählen Sie unter Automatische Abfrage neuer Nachrichten das Intervall.

Mit Aktualisieren können Sie den Posteingang jederzeit manuell auffrischen (Abbildung6.2-4 auf Seite 136, Position 1).

Abbildung 6.2-4 Posteingang manuell auffrischen


Vorschau konfigurierenWenn Sie Ihre elektronische Post unterwegs auf Ihrem Notebook erledigen, schränken Siedie Menge der Daten ein, die über Ihre Verbindung zum mobilen Datennetz übertragen wer-den.Sie begrenzen das Datenvolumen und damit mögliche Gebühren.

1. Wählen Sie Einstellungen > E‑POSTNOW > Empfang.2. Legen Sie unter Anhänge sofort als Vorschau anzeigen eine Größenbegrenzung fest.3. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Vorgehen

6.2.4

Vorgehen



Datenerhebung deaktivierenUm das Produkt und den Kundenservice zu verbessern, erheben wir standardmäßig ano-nyme Nutzungsdaten. Ihre Privatsphäre und das Briefgeheimnis sind gewahrt. Wenn Siedennoch nicht einverstanden sind, deaktivieren Sie die Funktion.

1. Wählen Sie Einstellungen > Info.2. Entfernen Sie das Kontrollkästchen unter Produktverbesserung unterstützen.3. Sichern Sie Ihre Eingaben.

6.3

Vorgehen



Vorgehen bei Problemen

Lösungen für gelegentlich auftretende Probleme finden Sie generell als Unterkapitel zum je-weiligen Prozess-Schritt, in dem das Problem auftreten kann.

Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, setzen Sie es zurück und geben ein neues ein.

1. Wählen Sie www.epost.de.2. Wählen Sie Einloggen.3. Wählen Sie Zugangsdaten vergessen.4. Geben Sie in der Sicht Passwort vergessen Ihre E‑POST Adresse ein, und wählen Sie

HandyTAN anfordern (Abbildung 7.1-1 auf Seite 138).

Abbildung 7.1-1 HandyTAN anfordern

Sie gelangen in die Sicht HandyTAN eingeben (Abbildung 7.1-2 auf Seite 138).Die HandyTAN erhalten Sie per SMS auf Ihrem Mobiltelefon.

Abbildung 7.1-2 HandyTAN eingeben

7

7.1

Vorgehen

Ergebnis

7 Vorgehen bei Problemen


http://www.epost.de

5. Geben Sie die HandyTAN ein, und wählen Sie HandyTAN bestätigen (Abbildung 7.1-2auf Seite 138).

Sie erhalten eine E‑Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts.

HINWEIS

Noch keine E‑Mail-Adresse hinterlegt?Es kann vorkommen, dass das E‑POST System Ihre E‑Mail-Adresse noch nichtkennt. In diesem Fall werden Sie aufgefordert, Ihre E‑Mail-Adresse einzugeben.

6. Öffnen Sie die E‑Mail, und wählen Sie den Link Passwort zurücksetzen (Abbildung7.1-3 auf Seite 139).

Abbildung 7.1-3 Passwort zurücksetzen

Sie gelangen in die Sicht Passwort zurücksetzen.7. Geben Sie Ihr neues Passwort ein, und bestätigen Sie mit Passwort zurücksetzen.

Eine Meldung bestätigt, dass Ihr Passwort neu gesetzt wurde (Abbildung 7.1-4 auf Sei-te 140).Gleichzeitig erhalten Sie eine E‑Mail, dass Ihr Passwort geändert wurde.

Ergebnis

Ergebnis

Ergebnis



Abbildung 7.1-4 Passwort neu gesetzt

8. Wählen Sie Zurück zum Login, und melden Sie sich mit Ihrem neuen Passwort an.

Wie deinstalliere ich das E‑POST Programm?Deinstallieren Sie das Programm je nach Betriebssystem.Unter Windows 7 machen Sie das beispielsweise wie folgt.

1. Wählen Sie Start > Systemsteuerung.2. Wählen Sie Programme.3. Wählen Sie im Kontextmenü des Listeneintrags E‑POSTNOW den Eintrag Deinstallie-

ren.

Sie gelangen in das Dialogfenster E‑POSTNOW Deinstallation.4. Wählen Sie E‑POSTNOW Deinstallation.

E‑POSTNOW ist deinstalliert.5. Wenn Sie E‑POSTNOW Netzwerkdrucker angelegt haben, dann entfernen Sie sie in

den Systemeinstellungen.Siehe auch▪ 4.1 E‑POST Programm herunterladen und installieren▪ 5.5 Netzwerkdrucker anlegen

Wie komme ich an die Log-Daten heran?Ich möchte dem Kundenservice bei einem Problem mit dem E‑POSTNOW die Log-Datensenden. Wie komme ich da heran?

1. Starten Sie die E‑POSTNOW Desktop App.2. Wählen Sie Einstellungen.

7.2

Vorgehen

Ergebnis

Ergebnis

7.3

Vorgehen



3. Wählen Sie unter Info auf der Registerkarte System den Link Log-Daten in Zwischen-speicher übernehmen.

4. Fügen Sie die Log-Daten mit Strg+V z. B. in eine E‑Mail ein, um sie dem Kundenservicezu senden. Sie finden die Log-Daten auch im Verzeichnis C:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\EPN .

Netzwerkdrucker unter englischem Windows installierenWenn Sie einen Netzwerkdrucker auf einem System mit englischem Windows einrichten,stellen Sie sicher, dass das richtige Papierformat (DIN A4) eingestellt ist.

HintergrundWenn nicht DIN A4 eingestellt ist, sondern beispielsweise Letter, dann kann der Brief nichtgesendet werden. Das System meldet im Versandjournal den Fehler, dass das DokumentSeiten enthält, die nicht im Hochformat DIN A4 sind.Das Papierformat eines Netzwerkdruckers muss DIN A4 sein. Wenn Sie eine englischeVersion von Windows haben, ist jedoch das US-Papierformat „Letter“ automatisch vorein-gestellt. Dieses Verhalten von Windows können wir nicht beeinflussen. Deshalb müssenSie das Papierformat je nach Sprache und Version des Betriebssystem manuell korrigie-ren.

In folgenden Fällen ist DIN A4 automatisch korrekt eingestellt, und Sie müssen nichts tun:▪ Sie haben eine deutsche Version von Windows 7 oder höher▪ Sie haben eine englische Version von Windows 10.Ändern Sie die Druckereinstellungen in folgenden Fällen:▪ Sie haben eine englische Version von Windows 7 oder Windows 8.1.▪ Sie haben eine englische Version von Windows 7 oder Windows 8.1 mit deutschem

Sprachpaket.

ü Sie haben einen Netzwerkdrucker angelegt und auf Ihrem System hinzugefügt.Siehe auch 5.5 Netzwerkdrucker anlegen.

1. Wählen Sie unter Systemsteuerung > Hardware und Sound > Geräte und Druckerim Kontextmenü des Netzwerkdruckers Druckeinstellungen.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Papier/Qualität die Schaltfläche Erweitert.

7.4

Voraussetzung

Vorgehen



Kundenservice

Bei Fragen zu technischen Problemen wenden Sie sich an den E‑POST Kundenservice fürGeschäftskunden Deutsche Post AG.▪ Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 18.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen

Feiertagen)▪ E‑POSTBRIEF: [email protected]▪ E-Mail: [email protected]▪ Postalisch:

Deutsche Post AGKundenservice E‑POSTPostfach 10 09 5133509 Bielefeld

8

8 Kundenservice


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Index

.

.NET Framework 4.5........................................ 68

AAbbrechen

Versenden eines Serienbriefs abbrechen..51Abfrage

Rechnungen ohne Sicherheitsabfrage sen-den...................................................... 45

AbsenderadresseAbsenderadresse als Standardtext spei-

chern................................................... 21Administrator, fachlicher

Journal anzeigen oder herunterladen...... 125Administrator-Rolle einem Mitarbeiter zuweisen..

...................................................................70Adresse

Absenderadresse als Standardtext spei-chern................................................... 21

Dokumente ohne Empfängeradresse ver-senden.................................................21

Empfängeradresse formal korrekt erfassen............................................................. 100

Postalische Adresse kürzen, damit sie passt.......................................................... 100

Adresse neu positionieren (Korrekturwerkzeug11Adressfeld

Grafiken formatieren und positionieren......98AGB

Standard-Beilagen bereitstellen...............101Aktualisierungsintervalle festlegen................. 135Als Standarddrucker festlegen......................... 67Analysieren von Fehlern

Im Journal Fehlernummern anzeigen...... 125Anhänge

Aktualisierungsintervalle festlegen.......... 135Anhänge hinzufügen..................................26Druckqualität von Anhängen......................26Standard-Beilagen bereitstellen...............101Vorschau konfigurieren............................ 136

Anmeldedaten für Erstanmeldung......................5Anschreiben

Fehler in Briefen identifizieren .................. 95Ansprechpartner (Rolle)................................... 65

Tagesreport automatisch senden...............70Tages-Report manuell senden.................129

AnwenderAnwendern Rollen zuweisen..................... 65Benutzernamen ändern............................. 80Passwort zurücksetzen............................138Postfach im E‑POST Portal anlegen..........72

Anwendern Rollen zuweisen............................ 70Anzahl Postfächer

Maximal 500 Postfächer möglich...............72Apple

Netzwerkdrucker unter macOS einrichten................................................................119

AppsBezahlCode und GiroCode in Rechnung ein-

fügen................................................... 29Arbeitsspeicher

Performance optimieren.............................25Archivieren

Gesendete E‑POSTBRIEFE finden........... 59Verzeichnis zum Archivieren von

E‑POSTBRIEFEN festlegen..............131Archivierungszeitraum von Journal-Daten..... 125Auflösung

Auflösung von Grafiken............................. 98Druckqualität von Anhängen......................26Unterschrift einscannen und bearbeiten.... 14

Ausländische Schriften (Fonts)Elektronisches Briefpapier einrichten........ 90

Ausrollen von E‑POSTNOW.............................. 5Automatische Layout-Korrektur........................88Automatisches Löschen von Journal-Daten...125Automatisierung

Fehler in Briefen identifizieren................... 95Rechnungen ohne Sicherheitsabfrage sen-

den...................................................... 45Autorisierung

Anwendern Rollen zuweisen................ 65,70

BBanking-Apps

BezahlCode und GiroCode in Rechnung ein-fügen................................................... 29

BegrenzungMaximal 500 Postfächer möglich...............72

Begrüßungsschreiben........................................ 5Beilagen

Standard-Beilagen bereitstellen...............101Benachrichtigungen

Zentrale E‑Mail-Adresse für Systemnach-richten eingeben .................................81

Benachrichtigungen bei FehlernE-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren..79

BenutzerAnwendern Rollen zuweisen................ 65,70Benutzernamen ändern............................. 80


Postfach im E‑POST Portal anlegen..........72Benutzeroberfläche

Texte im E‑POSTNOW Portal ändern........82Benutzer sperren..............................................79Berechtigungen

Anwendern Rollen zuweisen................ 65,70Beschneidungs-Pfade aus DTP-Programmen

Grafiken formatieren und positionieren......98Betreuer, fachlicher

Journal anzeigen oder herunterladen...... 125BezahlCode in Rechnung einfügen..................29Bildbearbeitung

Unterschrift einscannen und bearbeiten.... 14Blattzahl

Formate von E‑POSTBRIEFEN.................60Standard-Beilagen bereitstellen...............101

BriefeFehler in Briefen identifizieren .................. 95

Briefe empfangenAktualisierungsintervalle festlegen.......... 135Desktop-Benachrichtigung ausschalten.. 134SMS-Benachrichtigungen aktivieren........133Vorschau konfigurieren............................ 136

Briefe trennenSerienbrief senden.....................................35

Briefformate......................................................60Briefgeheimnis

Erhebung von Nutzungsdaten deaktivieren............................................................. 137

Briefkopien im JournalAufbewahrungszeit einstellen.................. 125

BriefpapierStandard-Briefpapier lokal festlegen..........90Standard-Briefpapier unternehmensweit be-

reitstellen............................................. 90Verwendetes Papier beim Drucken im Re-

chenzentrum........................................60Briefpapier, elektronisches

Briefpapier einrichten.................................90Grafiken formatieren und positionieren......98

BriefumschlagBriefvorschau konfigurieren..................... 132Umschlaggestaltung beim Drucken im Re-

chenzentrum........................................60Brief- und Umschlagpapier, Umweltschutznor-

men............................................................60Brief-Vorschau

Dokument erscheint nicht.......................... 25Briefvorschau konfigurieren............................132Briefzusatzleistungen

Einschreiben senden................................. 28BZL

Einschreiben senden................................. 28

CClipping-Pfade aus DTP-Programmen

Grafiken formatieren und positionieren......98CMYK-Farbraum

Druckqualität von Anhängen......................26Elektronisches Briefpapier einrichten........ 90

DDatenaufbewahrung

Archivierungszeitraum von Journal-Daten............................................................... 125

Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten..........43Datenschutz

Automatisches Löschen von Journal-Daten............................................................ 125


DatenvolumenAktualisierungsintervalle festlegen.......... 135Vorschau konfigurieren............................ 136

DeaktivierenBenutzer deaktivieren................................ 79

Deckblatt hinzufügen (Korrekturwerkzeug........11Desktop-Benachrichtigung ausschalten......... 134Digitale Unterschrift

Unterschrift einscannen und bearbeiten.... 14DIN 5008

Layout-Fehler in Briefen identifizieren....... 95DIN-Formate

Maximales Druckformat DIN-A4................ 21Dokumentvorlage

Alternativ elektronisches Briefpapier einrich-ten....................................................... 90

Fehler in Dokumentvorlagen identifizieren 95Grafiken formatieren und positionieren......98Musterbriefe herunterladen........................11Rechnungsdaten in Dokument oder Doku-

mentvorlage einfügen..........................45Testbrief mit Netzwerkdrucker senden.....123Warum Dokumentvorlagen erstellen..........88

DruckenTestbrief senden.......................................123

Drucker-ServerNetzwerkdrucker unter Windows einrichten...

...........................................................112Druckqualität von Anhängen............................ 26DTP- und Bildprogramme (InDesign, Quark-

Xpress, Photoshop)Grafiken formatieren und positionieren......98

Duplex-DruckElektronisches Briefpapier für Rückseiten

einrichten.............................................90


EEinbetten von Schriften (Fonts)........................90Eindeutiger Ausdruck

Serienbrief senden.....................................35Einführen von E‑POSTNOW.............................. 5Eingeliefert

Zustand von E‑POSTBRIEFEN im Journal.............................................................. 125

EinscannenUnterschrift einscannen und bearbeiten.... 14

Einschreiben senden........................................28Elektronische Briefe empfangen

Aktualisierungsintervalle festlegen.......... 135Desktop-Benachrichtigung ausschalten.. 134SMS-Benachrichtigungen aktivieren........133Vorschau konfigurieren............................ 136

Elektronisches BriefpapierBriefpapier einrichten.................................90Grafiken formatieren und positionieren......98Testbrief senden.......................................123

E‑Mail-BenachrichtigungenE-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren..79Zentrale E‑Mail-Adresse für Systemnach-

richten eingeben .................................81Empfängeradresse

Dokumente mit Deckblatt versenden.........21Dokumente ohne Empfängeradresse ver-

senden.................................................21Empfängeradresse formal korrekt erfassen...

.......................................................... 100E‑POST Adresse

Gruppenpostfach anlegen......................... 77E‑POSTBRIEFE

Fehler in Briefen identifizieren................... 95Testbrief senden.......................................123

E‑POSTBRIEFE archivierenArchiv-Verzeichnis festlegen....................131

E‑POSTBRIEFE empfangenDesktop-Benachrichtigung ausschalten.. 134SMS-Benachrichtigungen aktivieren........133

E‑POST LogoUmschlaggestaltung beim Drucken im Re-

chenzentrum........................................60E‑POSTNOW im Unternehmen einführen..........5E-POSTNOW Netzwerkdrucker

Netzwerkdrucker unter Linux einrichten.. 107Netzwerkdrucker unter macOS einrichten.....

...........................................................119Netzwerkdrucker unter Windows einrichten...

...........................................................112

E-POSTNOW Netzwerkdrucker unter macOSeinrichten..................................................119

E‑POSTNOW PortalTexte im E‑POSTNOW Portal ändern........82

E‑POST PortalBenutzernamen ändern............................. 80Postfach im E‑POST Portal anlegen..........72

Erstanmeldung: Login-Daten erhalten................5Excel-Tabelle

Dokumente mit Deckblatt versenden.........21Expertenmodus


FFachlicher Administrator

Administrator-Rolle einem Mitarbeiter zuwei-sen.......................................................70

FarbdruckDruckqualität von Anhängen......................26Physische E‑POSTBRIEF standardmäßig

farbig drucken....................................132Farbtreue

Elektronisches Briefpapier einrichten........ 90Fehler

Automatische Korrektur von Layout-Fehlern............................................................. 88

E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren..79Empfängeradresse formal korrekt erfassen...

.......................................................... 100Fehler in Briefen und Dokumentvorlagen

identifizieren........................................ 95Grafiken formatieren und positionieren......98Im Journal Fehlernummern anzeigen...... 125Installation..................................................69Korrekturwerkzeuge nutzen....................... 11Versand eines Serienbriefs wird unterbro-

chen.....................................................52Versenden eines Serienbriefs abbrechen..51

FehlerhaftZustand von E‑POSTBRIEFEN im Journal....

.......................................................... 125Fehlermeldungen


FestplattePerformance optimieren.............................25Speicherbedarf für nötige Softwarepakete 68

Fonts (Schriften)Druckqualität von Anhängen......................26Elektronisches Briefpapier einrichten........ 90

FormatAnhänge hinzufügen..................................26Formate von E‑POSTBRIEFEN.................60


Maximales Druckformat DIN-A4................ 21Freiflächen

Briefvorschau konfigurieren..................... 132Fristen

Aktualisierungsintervalle festlegen.......... 135Desktop-Benachrichtigung ausschalten.. 134SMS-Benachrichtigungen aktivieren........133

FSC (Forest Stewardship Council)-StandardVerwendetes Umschlagpapier................... 60

FunktionspostfachNicht-personengebundene E‑POST Adresse

anlegen................................................77

GGeschäftskunden vs. Gewerbekunden (Kleinun-

ternehmer...................................................72Geschwindigkeit

Performance optimieren.............................25Gesendete E‑POSTBRIEFE finden..................59Gestaltungsregeln

Fehler in Briefen identifizieren................... 95Gestaltungsvorlage

Musterbriefe herunterladen........................11Getting Started................................................... 5Gewerbekunde (Kleinunternehmer vs. Ge-

schäftskunden............................................72Ghostscript....................................................... 68

Ursachen von Verarbeitungsfehlern in Brie-fen identifizieren.................................. 95

GimpUnterschrift einscannen und bearbeiten.... 14

GiroCode in Rechnung einfügen...................... 29GoGreen-Logo

Umschlaggestaltung beim Drucken im Re-chenzentrum........................................60

GrafikDokumente mit Deckblatt versenden.........21Unterschrift einscannen und bearbeiten.... 14

Grafiken formatieren und positionieren............ 98Grafische Codes

Bezahlode und GiroCode in Rechnung ein-fügen................................................... 29

Großbrief.......................................................... 60Größenbegrenzung

Größenbegrenzung von Anhängen........... 26Vorschau konfigurieren............................ 136

Großkundenanschriften korrekt erfassen....... 100Gruppenpostfach

Nicht-personengebundene E‑POST Adresseanlegen................................................77

GUITexte im E‑POSTNOW Portal ändern........82

HHardware

Performance optimieren.............................25Hilfe

Kundenservice kontaktieren ................... 142

IInaktiv

Benutzer deaktivieren................................ 79InDesign und andere DTP- und Bildprogramme

Grafiken formatieren und positionieren......98Indikator

Serienbrief-Indikator festlegen...................35Informationsverlust


Installation........................................................ 67Installierte Softwarepakete........................ 68

IntervalleAktualisierungsintervalle festlegen.......... 135

ISO 14001Verwendetes Briefpapier............................60

JJournal


Journal anzeigen oder herunterladen...... 125Tagesreport für Ansprechpartner ein/

ausschalten......................................... 70Tages-Report manuell senden.................129Zustände von Briefen im Journal............. 125

KKlassischer Versand vorrangig als Farbdruck132Kleinunternehmer (Gewerbekunden) vs. Ge-

schäftskunden............................................72Kompaktbrief.................................................... 60Korrekturwerkzeuge......................................... 11Kosten

Preisinformationen finden.......................... 59Kostenstellen

Mitarbeitern Kostenstellen zuordnen......... 79Kundenservice kontaktieren .......................... 142Kürzen

Postalische Adresse kürzen, damit sie passt.......................................................... 100


LLänderkennzeichen

Empfängeradresse formal korrekt erfassen............................................................. 100

LayoutAutomatische Korrektur von Layout-Fehlern.

............................................................ 88Fehler in Briefen identifizieren................... 95

Layout-KontrolleBriefvorschau konfigurieren..................... 132

Layout- und Bildprogramme (InDesign, Quark-Xpress, Photoshop)Grafiken formatieren und positionieren......98

LinuxNetzwerkdrucker unter Linux einrichten.. 107

Login-Daten für Erstanmeldung......................... 5Logo

Umschlaggestaltung beim Drucken im Re-chenzentrum........................................60

Logos, mehrereElektronisches Briefpapier einrichten........ 90

MmacOS

Netzwerkdrucker unter macOS einrichten................................................................119

Marken (Logos), mehrereElektronisches Briefpapier einrichten........ 90

MassenversandNetzwerkdrucker unter Linux einrichten.. 107Netzwerkdrucker unter Windows einrichten...

...........................................................112Maximales Druckformat DIN-A4.......................21Microsoft Windows

Netzwerkdrucker unter Windows einrichten..............................................................112

Systemvoraussetzungen............................67Mitarbeiter

Administrator-Rolle zuweisen ................... 70Passwort zurücksetzen............................138

mit Deckblatt für Adresse................................. 21Mobile Banking


Mobiles ArbeitenAktualisierungsintervalle festlegen.......... 135SMS-Benachrichtigungen aktivieren........133Vorschau konfigurieren............................ 136

NNetzwerkdrucker

Netzwerkdrucker unter Linux einrichten.. 107


System-Benutzer....................................... 65Testbrief senden.......................................123

Neue NachrichtenAktualisierungsintervalle festlegen.......... 135Desktop-Benachrichtigung ausschalten.. 134SMS-Benachrichtigungen aktivieren........133

NutzerBenutzernamen ändern............................. 80Postfach im E‑POST Portal anlegen..........72

NutzungsdatenErhebung von Nutzungsdaten deaktivieren...

.......................................................... 137

OOhne weitere Abfrage


OMSNetzwerkdrucker unter Linux einrichten.. 107Netzwerkdrucker unter Windows einrichten...

...........................................................112Testbrief senden.......................................123

OptimierenPerformance optimieren.............................25

Output Management-SystemNetzwerkdrucker unter Linux einrichten.. 107Netzwerkdrucker unter Windows einrichten...

...........................................................112System-Benutzer....................................... 65Testbrief senden.......................................123

PPapierqualität beim Drucken im Rechenzentrum.

...................................................................60Passwort zurücksetzen.................................. 138PDF

Fehler in Briefen identifizieren................... 95Gesendete E‑POSTBRIEFE finden........... 59

PDF-ViewerSystemvoraussetzungen............................67

PEFC-StandardVerwendetes Briefpapier............................60


Performance optimieren................................... 25Photoshop und andere DTP- und Bildprogram-

meGrafiken formatieren und positionieren......98

PlatzhalterRechnungsdaten in Dokument oder Doku-

mentvorlage einfügen..........................45png-Datei

Unterschrift einscannen und bearbeiten.... 14Portal

Benutzernamen ändern............................. 80Postfach im E‑POST Portal anlegen..........72Texte im E‑POSTNOW Portal ändern........82

PortokostenFormate von E‑POSTBRIEFEN.................60Preisinformationen finden.......................... 59

Postalische AdressePostalische Adresse kürzen, damit sie passt

.......................................................... 100Posteingangs-/ausgangsbuch

Journal anzeigen oder herunterladen...... 125Postfach

Aktualisierungsintervalle festlegen.......... 135Desktop-Benachrichtigung ausschalten.. 134Nicht-personengebundene E‑POST Adresse

anlegen................................................77SMS-Benachrichtigungen aktivieren........133Vorschau konfigurieren............................ 136

PostfächerMaximal 500 Postfächer möglich...............72

PowerPoint-PräsentationDokumente mit Deckblatt versenden.........21

Preisinformationen finden.................................59Privatsphäre


ProblemeKundenservice kontaktieren ................... 142

ProtokollArchivierungszeitraum von Journal-Daten.....

.......................................................... 125Versandjournal anzeigen oder herunterladen

.......................................................... 125Prozessor

Performance optimieren.............................25

QQR-Code®


Qualität des Papiers beim Drucken im Rechen-zentrum......................................................60

QuarkXpress und andere DTP- und Bildpro-grammeGrafiken formatieren und positionieren......98

QuerformatSperrflächen am Seitenrand...................... 21

RRAM

Performance optimieren.............................25Rechnungen

BezahlCode und GiroCode einfügen......... 29Rechnungsdaten in Dokument oder Dokument-

vorlage einfügen........................................ 45Report

Journal-Tagesreport für Ansprechpartnerein/ausschalten................................... 70

Tages-Report manuell senden.................129Retention Time


RGB-FarbenElektronisches Briefpapier im CMYK-

Farbraum einrichten............................ 90Rollenkonzept von E‑POSTNOW.....................65Rückmeldung

E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren..79Rückseite

Elektronisches Briefpapier für Rückseiteneinrichten.............................................90

SScanner

Unterschrift einscannen und bearbeiten.... 14Schriften (Fonts)

Druckqualität von Anhängen......................26Elektronisches Briefpapier einrichten........ 90

SeitenrandGrafiken formatieren und positionieren......98

Seitenstart SerienbriefSerienbrief senden.....................................35

SeitenzahlFormate von E‑POSTBRIEFEN.................60Standard-Beilagen bereitstellen...............101

SendenGesendete E‑POSTBRIEFE finden........... 59

SerienbriefSerienbrief-Indikator in Serienbrief einfügen.

............................................................ 35


Vorschau Serienbrief anzeigen (Kontrollkäst-chen.....................................................35

SerienbriefeDatenquelle für Serienbriefe vorbereiten... 43

Serienbrief-IndikatorSteuerungsinformation in Serienbrief einfü-

gen...................................................... 35Seriendruckfeld

Rechnungsdaten in Dokument oder Doku-mentvorlage einfügen..........................45

ServiceKundenservice kontaktieren ................... 142

SicherheitsabfrageRechnungen ohne Sicherheitsabfrage sen-

den...................................................... 45Sichtprüfung

Briefvorschau konfigurieren..................... 132Signatur

Unterschrift einscannen und bearbeiten.... 14Skalieren


Grafiken formatieren und positionieren......98SMS-Benachrichtigungen aktivieren.............. 133Softwarepakete, installierte.............................. 68Sonderfarben konvertieren

Elektronisches Briefpapier im CMYK-Farbraum einrichten............................ 90

SonderflächenBriefvorschau konfigurieren..................... 132

Speicherbedarf für nötige Softwarepakete....... 68Speichern

Verzeichnis zum Archivieren vonE‑POSTBRIEFEN festlegen..............131

Spendenaufruf senden..................................... 29Sperren

Benutzer deaktivieren................................ 79Sperrflächen

Grafiken formatieren und positionieren......98Sperrflächen am Seitenrand

Querformat senden....................................21Standard-Beilagen bereitstellen..................... 101Standardbrief....................................................60Standard-Briefpapier

Briefpapier lokal festlegen......................... 90

Briefpapier unternehmensweit bereitstellen............................................................... 90

StandardeinstellungenPhysische E‑POSTBRIEF standardmäßig

farbig drucken....................................132Standardtext

Absenderadresse als Standardtext spei-chern................................................... 21

StartseiteTexte im E‑POSTNOW Portal ändern........82

StatusZustände von Briefen im Journal............. 125

Steuerungsinformation platzierenSerienbrief senden.....................................35

SupportKundenservice kontaktieren ................... 142

System-Benutzer..............................................65Systemnachrichten


Systemvoraussetzungen.................................. 67

TTagesreport

Tagesreport für Ansprechpartner ein/ausschalten......................................... 70

Tages-ReportTages-Report für Ansprechpartner manuell

senden...............................................129Technischer Administrator

Administrator-Rolle einem Mitarbeiter zuwei-sen.......................................................70

Technische UnterstützungKundenservice kontaktieren ................... 142

Testbrief senden............................................. 123Texte im E‑POSTNOW Portal ändern.............. 82Textfelder

Steuerungsinformation in Serienbrief einfü-gen...................................................... 35

Transparent machenUnterschrift einscannen und bearbeiten.... 14

TroubleshootingAutomatische Korrektur von Layout-Fehlern.

............................................................ 88Empfängeradresse formal korrekt erfassen...

.......................................................... 100Fehler in Briefen und Dokumentvorlagen

identifizieren........................................ 95Grafiken formatieren und positionieren......98Installation..................................................69

Typen von E‑POSTBRIEFEN...........................60


ÜÜbersicht: Einführen von E‑POSTNOW.............5Überweisungen


UUI

Texte im E‑POSTNOW Portal ändern........82Umfang

Formate von E‑POSTBRIEFEN.................60Umfang von Briefen

Standard-Beilagen bereitstellen...............101Umschlaggestaltung beim Drucken im Rechen-

zentrum......................................................60Umweltschutz

Verwendetes Papier beim Drucken im Re-chenzentrum........................................60

Unterschrift einscannen und bearbeiten...........14

VVergessenes Passwort

Passwort zurücksetzen............................138Verkleinern


Versand eines Serienbriefs wird unterbrochen.52Versandjournal


Journal anzeigen oder herunterladen...... 125Versandoptionen

Physischen E‑POSTBRIEF standardmäßigfarbig drucken....................................132

VersandproduktZustand von E‑POSTBRIEFEN im Journal....

.......................................................... 125Versandzahlen

Journal-Tagesreport für Ansprechpartnerein/ausschalten................................... 70

Journal-Tages-Report für Ansprechpartnermanuell senden................................. 129

Versenden eines Serienbriefs abbrechen........ 51Verwendetes Papier beim Drucken im Rechen-

zentrum......................................................60Voraussetzungen

Musterbriefe herunterladen........................11Vorgaben der automatisierten Verarbeitung

Fehler in Briefen identifizieren................... 95Vorschau

Briefvorschau konfigurieren..................... 132Dokument erscheint nicht.......................... 25

Vorschau Serienbrief anzeigen (Kontrollkästchen...................................................................35

VorverarbeitungsfehlerFehler in Briefen identifizieren .................. 95

WWeißen


WeißtextRechnungsdaten in Dokument oder Doku-

mentvorlage einfügen..........................45Steuerungsinformation in Serienbrief einfü-

gen...................................................... 35Weißtext-Rechnungsdaten

Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten... 43Werkzeuge zur Korrektur..................................11Windows


Systemvoraussetzungen............................67

ZZeitpunkt

Zustand von E‑POSTBRIEFEN im Journal.............................................................. 125

ZeitraumArchivierungszeitraum von Journal-Daten.....

.......................................................... 125Zentrale E‑Mail-Adresse für Systemnachrichten

eingeben ................................................... 81Zurücksetzen

Passwort zurücksetzen............................138Zustände von Briefen im Journal....................125


Deutsche Post DHL Group

Deutsche Post AGCharles-de-Gaulle-Straße 2053113 Bonn

www.deutschepost.de

Stand: 05/2018

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Handbuch für Administratoren und Anwender E POSTNOW · 3.1.6 Rechnungen senden 29 3.1.7 Serienbriefe senden 35 3.1.8 Mit QR-Codes® digitale Interaktion ermöglichen 56 3.1.9 Versandoptionen