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H H A A N N D D B B U U C C H H Q Q 3 3 V V E E R R E E I I N N S S T T A A N N D D A A R R D D , , A A D D V V A A N N C C E E D D , , P P R R O O F F I I Programm Version 2015 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher Handbuch Version 11.2014 Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q3 Zahlungsverkehr, Q3 Buchhaltung, Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Haushalt, Q3 Verein, Q3 Adress, Q3 Business sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig. © 1987-2015 by Q3 Software AG, alle Rechte vorbehalten.

HANDBUCH - Q3 Software AG · Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q3 Zahlungsverkehr, Q3 Buchhaltung,

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QQ33 VVEERREEIINN SSTTAANNDDAARRDD,, AADDVVAANNCCEEDD,, PPRROOFFII

Programm Version 2015 oder höher, ab Windows 98, NT, 2000, XP, Vista, 7, 8 oder höher

Handbuch Version 11.2014

Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder inAuszügen reproduziert oder vervielfältigt werden.

Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der MicrosoftCorporation.Q3 Zahlungsverkehr, Q3 Buchhaltung, Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Haushalt, Q3 Verein, Q3 Adress, Q3 Business sindMarken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. JedeÄhnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig.

© 1987-2015 by Q3 Software AG, alle Rechte vorbehalten.

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Handbuch Q3 Verein 2

INHALTSVERZEICHNIS

Einführung_____________________________________________ 3Über dieses Handbuch___________________________________ 3Grundlegende Bedienungselemente ________________________ 3

Installation ____________________________________________ 7Installationsvorbereitungen ______________________________ 7Erster Programmstart ___________________________________ 7Lizenzierung __________________________________________ 7Q3 Verein deinstallieren _________________________________ 8

Bedienungskonzept ______________________________________ 9Vorgehen ____________________________________________ 9Adressstamm _________________________________________ 9Mitglieder ____________________________________________ 9Zahlungen___________________________________________ 10Buchhaltung _________________________________________ 10Formulare ___________________________________________ 10

Grundkurs ____________________________________________ 12Lektion 1 Online-Hilfe ________________________________ 12Lektion 2 Vorbereitungen _____________________________ 12Lektion 3 Adressen___________________________________ 13Lektion 4 Sattelfest __________________________________ 18Lektion 5 Serienbrief _________________________________ 18Lektion 6 Daten sichern_______________________________ 20Lektion 7 Neuanfang _________________________________ 20

Anhang ______________________________________________ 21Dateien _____________________________________________ 21Adressformulare ______________________________________ 21Platzhalter __________________________________________ 22

Tastaturtabelle_________________________________________ 24

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Handbuch Q3 Verein 3

EINFÜHRUNG

Über dieses HandbuchDieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstiegin das Programm Q3 Verein zu finden. Für Detail-Informationen steht Ihnen imProgramm eine umfassende Online-Hilfe zur Verfügung. Sie erreichen Siejederzeit mit der Taste F1.

Dieses Handbuch behandelt ausschliesslich Funktionen der standard Version.Mehr über die zusätzlichen Funktionen der advanced und profi Versionenerfahren Sie im Handbuch Quickstart (Tabellen pro Programm am Schluss desHandbuchs) oder direkt in der Programmhilfe (Taste F1).

Q3 Verein beinhaltet vollständig die Funktionalität von Q3 Buchhaltung. Bittelesen Sie zusätzlich das Handbuch „Q3 Buchhaltung – Version DoppelteBuchhaltung“ oder das Handbuch „Q3 Buchhaltung – Version Kassenbuch“.

Wie Sie mit diesem Handbuch arbeitenDieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt:

1 Installation Erstinstallation und Lizenzierung

2 Bedienungskonzept Wie Sie mit Q3 Verein arbeiten

3 Grundkurs Q3 Verein kennen lernen

Lesen Sie Kapitel 2 bevor sie beginnen mit Q3 Verein zu arbeiten. Die Installationnehmen Sie am besten wie in Kapitel 1 beschrieben vor. Einen sehr gutenEinstieg finden Sie mit dem Grundkurs in Kapitel 3. Benötigen Sie weitergehendeInformationen, können sie auf die umfassende Online-Hilfe im Programmzurückgreifen.

U Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine Unklarheit stossen oderIhnen ein Begriff fremd ist, benutzen Sie ganz einfach die Online-Hilfe. Sie finden sie jederzeitmit der Taste F1.

Grundlegende BedienungselementeKonzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafürverantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wieeffizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beidenPunkten besondere Beachtung geschenkt.

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Handbuch Q3 Verein 4

U Q3 Verein ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente(Menü, Eingabefelder usw.) von Q3 Verein entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinenWindows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt.

Das ProgrammfensterGleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleisteund der Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menü-funktionen). Das Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeitenwerden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern.

Die MenüleisteDer Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmtdabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt:

Menüs lassen sich mittels der Alt-Taste und dem unterstrichenen Buchstabendirekt öffnen (z.B.A+d für das Menü Datei).

Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen.Diese Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang diesesHandbuchs finden Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten.

Das Menü Datei… dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.B. Journal). Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz.

Das Menü Bearbeiten... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden schnellmerken, dass Sie die Funktionen im Bearbeiten-Menü am intensivsten von allenbenutzen und sehr bald die rechts notierten Kurzwahltasten einsetzen werden.

Das Menü Detail... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fensterbeziehen (z.B. Detail+Eigenschaften im Adressenfenster).

Das Menü Funktion... enthält alle Hauptfunktionen von Q3 Verein (z.B. Buchen).

Das Menü Auswertung... enthält alle Auswertungen in Q3 Verein (z.B. Adressliste).

Das Menü ?... führt zur Online-Hilfe und zur Registrierung (Lizenzierung).

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Handbuch Q3 Verein 5

Das Quick-Menü... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste.

Die Symbolleiste... erleichtert den Zugriff auf häufig verwendete Menübefehle. Ist Ihnen dieBedeutung eines Symbols nicht geläufig, so setzen Sie einfach den Mauszeigerauf dieses Symbol und belassen ihn dort (kein Mausklick!). Es erscheint eine kurzeErklärung direkt an der Mausposition.

Das Navigations-Cockpit… enthält in Arbeitsfenstern als breiter Balken in der Fenstermitte die wichtigstenFunktionen der Menüs «Datei», «Bearbeiten» und «?», und unterstützt so eineffizientes Arbeiten mit Q3 Software.

U Um einen Begriff in einem Arbeitsfenster zu suchen, können Sie im Navigations-Cockpit direktrechts vom grossen „Suchen“-Button einen Suchtext eintippen und mit Enter die Suche starten(z.B. im Buchenfenster, um einen Buchungstext zu suchen).

Das Arbeitsfenster… dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.B. Adressfenster). Imoberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen(Adressen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Siekönnen sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen.

Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellenDatensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfasseneines neuen oder das Ändern des aktuellen Datensatzes.

Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeitin einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zuArbeitsfenster unterschiedlich.

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Das Dialogfenster... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevantsind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das folgende Bild zeigt als Beispieldas Dialogfenster „Suchen“ aus dem Menü Datei:

Das Konfigurationsfenster (Datei+Konfiguration) ist ein typisches Dialogfenster.Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einemArbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hierdeshalb in den Erklärungen keine Unterscheidung machen.

Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen:

Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten)gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. Die Taste oder einMausklick auf den Pfeil öffnet die Auswahl. Mit Enter oder Mausdoppelklickwählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder.

Die Schaltfläche (Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit derTab-Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern einAktionsfeld: Enter oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus.

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INSTALLATION

InstallationsvorbereitungenAuf unserer Website www.q3software.ch finden Sie unter „Downloads“ einen Link,um die aktuelle Version von Q3 Software zu installieren. Alle Programme der Q3Software AG befinden sich im gleichen Setup-Programm. Nach Start des Setup-Programms können Sie wählen, welches Programm und welche Variante Sieinstallieren möchten.

U Wenn Sie über keinen Internet-Zugang verfügen, können Sie jedes Q3 Programm auch mit derCD „Q3 Software“ installieren. Bitte beachten Sie, dass auf unserer Website meist eineaktuellere Version der Q3 Software verfügbar ist als auf der CD.

Ist ein Q3 Programm einmal installiert, so können Sie jederzeit ein neues Updatedirekt aus dem Programm heraus installieren, via Menü ?+Q3 Info…, SchaltflächeAuf Update prüfen.

Erster ProgrammstartQ3 Verein fragt Sie als Erstes nach Ihrer Lizenznummer. Diese Nummer finden Sieauf dem beiliegenden Lizenzschreiben. Sobald Sie die gültige Lizenznummer mitOK bestätigt haben, initialisiert Q3 Verein die Datenbanken und öffnet dasProgrammfenster.

LizenzierungQ3 Verein ist mit einem ausgeklügelten Lizenzierungsmechanismus ausgestattet.Anhand der Lizenznummer erkennt Q3 Verein, welche Variante Sie erworbenhaben. Bei einem allfälligen Upgrade auf eine höhere Variante genügt es deshalb,dem Programm die Lizenznummern der höheren Variante im Lizenzfenstermitzuteilen. Eine Neuinstallation ist nicht nötig.

U Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderenWert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät.

Die auf dem beiliegenden Lizenzschreiben vermerkte Lizenznummer berechtigtSie, während 60 Tagen Q3 Verein voll zu nutzen. So haben Sie genügend Zeit, sichbei uns offiziell zu registrieren. Sie erhalten danach umgehend einenFreischaltcode, der die unlimitierte Nutzung von Q3 Verein ermöglicht.

U Bewahren Sie sowohl die Lizenz- als auch den Freischaltcode gut auf. Sie werden die Nummernwieder benötigen, sobald Sie Q3 Buchhaltung neu oder auf einem andern Computer installieren.

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InvestitionsschutzFalls eine neuere Version von Q3 Verein erhältlich ist, als die, die Sie erworbenhaben, so können wir Sie dank Ihrer Registrierung umgehend darüber informieren.So halten wir Sie immer auf dem neuesten Stand. Ausserdem sichern Sie sich mitder Registrierung Ihre Rechte auf zukünftige Upgrades und Updates.

Q3 Verein deinstallierenWenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q3Verein zu deinstallieren. Das SETUP von Q3 Verein übernimmt diese Aufgabe:

Vergewissern sie sich, dass Q3 Verein nicht gestartet ist Wählen sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ Systemsteuerung

Wählen sie den Eintrag ’Software’

Suchen sie in der Liste ’Q3 Verein’ und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen

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BEDIENUNGSKONZEPT

Diese Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und Umfang von Q3Verein vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mitQ3 Verein angehen sollten. Mit dem Durcharbeiten dieses Kapitels legen Sie sichquasi das Fundament, um mit Q3 Verein arbeiten zu können.

VorgehenNach erfolgreicher Installation von Q3 Verein und später bei jedem erneutenProgrammstart öffnet Q3 Verein das Fenster “Adressen”. Es bleibt offen, bis Siedas Programm verlassen.

Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihren Adressstamm anlegen undjedem Mitglied die Kategorie und den Mitgliederbeitrag zuordnen. Auch werdenSie sich Ihre Kontentabelle für die Buchführung zurechtlegen.

Und dann beginnt der Alltag. Sie werden insbesondere Adresslisten, Briefe undMails verschicken und Zahlungseingänge und -ausgänge erfassen.

AdressstammIm Hauptfenster haben Sie universellen Zugriff auf Ihre Adressen (neu erfassen,ändern, löschen). Die wichtigsten Funktionen können Sie über die Schaltflächenrechts im Adressfenster abrufen. Daneben stehen Ihnen zusätzliche Funktionen imDatei- und im Bearbeiten-Menü zur Verfügung. Mit Brief/Serienbrief können Siefür die aktuelle oder für alle selektierten Adressen einen Brief ausdrucken.

Zu jeder Adresse erfassen Sie mit Eigenschaften zusätzliche nützlicheInformationen wie Mitgliederbeitrag, Merkmale usw. Adresslisten und Briefekönnen Sie problemlos nur an bestimmte Adressen senden, z.B. an Adressen, dieein bestimmtes Merkmal gesetzt haben.

MitgliederWenn Sie Kassier in einem Verein oder einer Genossenschaft sind, können Sie dieMitgliederbeiträge wie folgt verwalten.

Erfassen Sie für jedes Mitglied in den Eigenschaften die Mitgliederkategorie.Ordnen Sie jeder Kategorie, die Sie neu erfassen, den Mitgliederbeitrag zu. SobaldSie alle Mitglieder erfasst und der richtigen Kategorie zugeteilt haben, können Sieim Adressfenster Mitgliederpflege wählen. Hier finden Sie eine Funktion, dieautomatisch allen Mitgliedern anhand der Kategorie den richtigenMitgliederbeitrag zuordnet.

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Jetzt können Sie allen Mitgliedern mittels Serienbrief ankündigen, dass derMitgliederbeitrag fällig ist. Oder Sie schreiben diesen Brief nur jeweils denMannschaftsführern, die dann die Botschaft den Spielern weitergeben. Für dieAnkündigung des fälligen Mitgliederbeitrags steht ein Musterbrief “INKASSO.SQT”bereit, den Sie anwählen können, wenn Sie im Adressfenster Brief/Serienbriefwählen.

Zur Kontrolle können Sie in den Eigenschaften eines Mitglieds notieren, ob undwann der Mitgliederbeitrag einbezahlt wurde (Feld ‘bezahlt am‘). Wählen SieDrucken im Adressfenster, so können Sie mit den beiden Formularen “OFFEN” und“ERLEDIGT” jederzeit eine Liste aller Mitglieder ausdrucken, die nicht bezahlt oderdie bezahlt haben.

Zu Beginn einer neuen Saison oder eines neuen Jahres können Sie für alleMitglieder das ‘Bezahlt am‘ Datum löschen, um für das Inkasso der neuen Periodevorbereitet zu sein. Diese Arbeit erledigt Q3 Verein selbstverständlichvollautomatisch. Benutzen Sie wiederum die Funktion Mitgliederpflege imAdressfenster.

ZahlungenEingehende Zahlungen können Sie direkt über das Mitglied (Schaltfläche Beitrageinbuchen) einbuchen. Beachten Sie dazu auch die Online-Hilfe.

BuchhaltungQ3 Verein beinhaltet vollständig das Programm Q3 Buchhaltung mit den beidenVarianten „Doppelte Buchhaltung“ und „Einfache Buchhaltung – Kassenbuch“.Bitte lesen Sie bei Bedarf das entsprechende Handbuch.

FormulareFormulare helfen Ihnen, Ausdrucke (Listen, Texte, Etiketten) frei nach IhrenWünschen zu gestalten. So können Sie beispielsweise in einem Formularfesthalten, wie Sie eine Adressliste gestalten wollen. Natürlich sind imLieferumfang etliche vordefinierte Formulare enthalten.

Sollten Sie individuell angepasste Formulare benötigen, und sollte Ihnen dieGestaltung eigener Formulare zu aufwendig oder nicht ausreichend sein, sokönnen Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Gerne helfen wir Ihnen weiter.

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Pendenzen

Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit diePendenzenkontrolle öffnen, entweder mit Funktionen+Pendenzen oder direkt mitder SchnelltasteC+&. Hier erfassen Sie alle für Sie anstehenden Aufgaben.Jeder Pendenz können Sie einen Status (pendent, in Arbeit, erledigt) und beiBedarf ein Mitlgied zuordnen. Sie können eine allgemeine oder eine mitglieder-bezogene Pendenzenliste ausdrucken.

Notizzettel

advanced / profi Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, könnenSie jederzeit die Notizzettelablage öffnen, entweder mit Funktionen+Notizzetteloder direkt mit der SchnelltasteC+/. Sie können beliebig viele Notizzettelerfassen. Notizzettel lassen sich einzel oder gesammelt ausdrucken.

Termine

advanced / profi Unabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, könnenSie jederzeit Ihre Termine abrufen, entweder mit Funktionen+Termine oder direktmit der SchnelltasteC+(. Jedem Termin ordnen Sie Tag, Start- und Endzeit,und bei Bedarf ein Mitglied zu. Q3 Verein erlaubt, eine allgemeine oder einemitgliedbezogene Terminliste über eine beliebige Periode auszudrucken.

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GRUNDKURS

Starten Sie bitte das Programm. Q3 Verein öffnet das Lizenzfenster. Hier beginntder Grundkurs. Das Ziel des Grundkurses ist es, Sie in die Arbeitsweise von Q3Software einzuarbeiten. Viel detailliertere Informationen werden Sie bei derArbeit in der Online-Hilfe finden. Weitere Informationen zu unserenServiceleistungen finden Sie unter www.qsoftware.ch/service oder im Quickstart.

Lektion 1 Online-HilfeVor allem in der Einarbeitungsphase wird die Online-Hilfe für Sie eine treueBegleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster.Bereits hier ist die Online-Hilfe aktiv. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wirdas Programm wieder verlassen können.

Öffnen Sie mit F1 oder mit ?+Hilfe das Hilfe-FensterKlicken Sie mit der Maus auf Suchen

Tippen Sie “beenden”

Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten

Es erscheint ein Hilfefenster „Datei-Menü“ mit grün unterstrichenen Hinweisen.Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesenHinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesemBegriff eine weitere Erklärung versteckt.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen

Das Programm springt zum Hilfetext “Programm verlassen”. Hier finden wir diebenötigte Information.

Schliessen Sie das Hilfefenster

Lektion 2 VorbereitungenDa wir Q3 Verein zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das ProgrammGelegenheit, die Lizenznummer zu erfassen.

Tippen Sie Ihren Namen und Ihre Firma oder Ihren Wohnort in die beiden Felder‘Name‘

Tippen Sie Ihre persönliche Lizenznummer ins Feld ‘Lizenznummer‘

Tippen Sie Ihren persönlichen Freischaltcode ins Feld ‘Freischaltcode‘

U Falls Sie Ihren Freischaltcode noch nicht angefordert haben, lassen Sie dieses Feld leer.

Wählen Sie Sichern

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Jetzt legt Q3 Verein eine Datei mit allen Ortschaften der Schweiz an. Sie werdenspäter für Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörigeOrtschaft findet das Programm.

Zum Abschluss der Erstinstallation bietet Q3 Verein Ihnen im Konfigurations-fenster Gelegenheit, eine vordefinierte Kontenvorlage einzulesen.

Wählen Sie eine der vordefinierten Vorlagen

Erfassen Sie im Abschnitt ‘Stammdaten‘ ihre Adresse

Mit Sichern weisen Sie Q3 Verein an, die Installation abzuschliessen.

Warten Sie kurz, bis Q3 Verein die Installation fertiggestellt hat. Voilà – Ihnenpräsentiert sich erstmals das Fenster “Adressen”. Es bleibt immer offen.

Lektion 3 AdressenSie wollen zuerst Ihre Adressenstamm aufbauen. Ein leerer Balken markiert, dassnoch keine Adresse vorhanden ist. Es stehen Funktionen wie Datei+Drucken oderBearbeiten+Neu bereit.

Öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mitA+bÖffnen Sie das Datei-Menü mitA+d

Öffnen Sie das Detail-Menü mitA+i

Sie haben sich nun einen kleinen Überblick verschafft, was denn eigentlich soalles möglich wäre. Wiederholen Sie dieses Menü-Schnuppern, nachdem Siebereits Adressen erfasst haben. Viele Menüpunkte werden erst dann aktiv. Diewichtigsten Menüfunktionen stehen ebenfalls rechts im Arbeitsfenster alsSchaltflächen zur Verfügung.

Eine Adresse erfassenWir erfassen unser Mitglied “Roland Meier”:

Schliessen Sie das geöffnete Menü mit der Esc-TasteWechseln Sie mit Bearbeiten+Neu oder Neu in den Modus “Neu erfassen”

Jede Adresse erhält eine Adressnummer. Q3 Verein gibt die Nummer “00001” vor.

Überspringen Sie die Felder ‘Adress-Nr.’ und ’Anrede’ mitT Tippen Sie “Roland” im Feld ‘Vorname’

Tippen Sie “Meier” im Feld ‘Name1’

Tippen Sie “Schmierstrasse 77” im Feld ‘Adresse1’

Tippen Sie “4576” im Feld ‘Plz’ (+T)

Q3 Verein hat automatisch das Feld ‘Ort’ mit “ Tscheppach” gefüllt. In einerOrt/Plz-Datei sind alle Ortschaften der Schweiz gespeichert. Mit im Feld ‘Plz’

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Handbuch Q3 Verein 14

oder im Feld ‘Ort’ öffnen Sie ein Arbeitsfenster mit diesen Ortschaften. Sie könnennach Belieben neue Ortschaften erfassen - beispielsweise solche im Ausland.

Wählen Sie Adressfunktionen+Eigenschaften

Das Fenster Eigenschaften beinhaltet verschiedene Register für zusätzlicheInformationen zu jeder Adresse. Im ersten Register können Sie nähere Angaben zuihren Mitgliedern machen.

Tippen Sie “Aktiv-Mitglied” im Feld ‘Kategorie’ (+T)

Da Q3 Verein die Kategorie “Aktiv-Kategorie” noch nicht kennt, öffnet sich dasArbeitsfenster zum Erfassen von Kategorien. Die neue Kategorie gibt Q3 Vereingleich vor.

Sichern Sie die neue Kategorie mit SichernWählen Sie die neue Kategorie mitE oder per Mausdoppelklick

Die Kategorie wird in die Adresseigenschaften übernommen.

Schliessen Sie das Fenster “Eigenschaften” mit SchliessenSichern Sie die neu erfasste Adresse mit Sichern

Die Adresse wird gesichert und Roland Meier erscheint als bisher einzigesElement in der Liste. Erfassen Sie jetzt einige weitere Adressen.

U Wollen Sie mehrere Adressen nacheinander erfassen, so spart Ihnen Sichern+Neu (anstelle vonSichern) einen Arbeitsgang.

Eine Adresse ändernWir haben vergessen, die Telefonnummer von Roland Meier zu erfassen.

Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zu „Roland Meier“Wechseln Sie mit Aendern in den Änderungsmodus

Tippen Sie “099 / 998 89 98” im Feld ‘Telefon1‘

Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus

Die Adressliste ist wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf der geändertenAdresse.

Eine Adresse löschenDiese Funktion wählen wir nur so zur Übung:

Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zu Roland MeierWählen Sie Löschen

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Handbuch Q3 Verein 15

Und weg ist er, unser Roland Meier. Die Adresse ist jedoch auf der Liste der zuerfassenden Adressen, also müssen Sie sie nochmals neu erfassen. Wenn es nichtanders geht... doch, es geht anders:

Wählen Sie Bearbeiten+Rückgängig

Voilà – Roland Meier ist wieder da, als hätten Sie ihn nie gelöscht! DieseRückgängig-Funktion wird Ihnen oft gute Dienste erweisen!

Adressen druckenSie haben alle Ihre Adressen erfasst. Zur Kontrolle wollen wir eine Adresslisteausdrucken. Dies können wir direkt im Adressfenster oder ausserhalb mitAuswertungen+Adressliste erledigen. Wir bleiben im Adressfenster:

Wählen Sie Datei+Drucken

Das Druckfenster für Adressen öffnet sich. Der obere Teil beinhaltetadressspezifische Angaben, der untere die gewohnten Druckparameter.

Öffnen Sie mit im Feld ‘Formular’ eine Auswahl mit allen verfügbarenAdressformularen

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf “Standard” und wählen Sie diesesFormular mit Enter oder Mausklick

Schalten Sie den Drucker ein und wählen Sie Drucken

U Ist Ihnen für diesen Grundkurs das Papier zu Schade, so wählen Sie anstelle von Drucken ganzeinfach Vorschau. Der Erfolg zeigt sich auch am Bildschirm!

Adressen mit Text druckenZu jeder Adresse können Sie einen Text verfassen. Diesen Text können Sie auch ineiner Adressliste ausdrucken, sofern dasgewählte Formular entsprechend angepasst ist. Wir wollen für unser Anliegen einneues Formular unter dem Namen “TEXT” definieren:

Öffnen Sie im Adressfenster mit Drucken das Druckfenster und wählen SieFormulare

Ein Fenster mit einer Liste aller verfügbaren Adressformularen öffnet sich. HabenSie noch keine eigenen Formulare entworfen, so sehen Sie u.a. die mitgeliefertenFormulare “STANDARD”, “NOTES” und “MITGLIED”. Wir wollen ein neues Formularentwerfen:

Wählen Sie NeuTippen Sie “TEXT” im Feld ‘Name’

Sichern Sie den Formulareintrag mit Sichern oderE

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Handbuch Q3 Verein 16

Q3 Verein hat als Vorlage das Formular “STANDARD” in das Formular “TEXT”kopiert. Pro Adresse wird eine Zeile mit Name, Adresse und Plz/Ort gedruckt. Wirwollen nun nach jeder Adresse den Adresstext ausdrucken.

Nebst den eigentlichen Zeilen pro Adresse können Sie für jedes AdressformularKopf- und Fusszeilen definieren. Diese erscheinen jeweils auf jeder Seite. In denKopfzeilen wollen wir anschreiben, dass es sich um eine Adressliste mit Texthandelt:

Wählen Sie Kopfzeilen

Ein Textfenster öffnet sich. Sie sehen die vom Formular “STANDARD”übernommenen Kopfzeilen. Links steht auf der ersten Zeile “Adressliste”. DiesenTitel wollen wir überschreiben.

Tippen Sie “Adressen mit Text” und drücken Sie 17 mal Del (Zeile wieder kürzen)Sichern Sie mit Sichern die Kopfzeilen

Als nächstes wollen wir die “Zeilen pro Adresse” mit dem Platzhalter fürAdresstext ergänzen.

Wählen Sie Adresse

Wiederum öffnet sich ein Textfenster. Sie sehen die verschiedenen Platzhalter fürdie Adressfelder auf der ersten Zeile. Die zweite Zeile ist leer. Dies ergibt jeweilseine Leerzeile zwischen den einzelnen Adressen. Der Name des Platzhalter für denText ist #Text.

Diesen Platzhalter wollen wir nun unterhalb des Platzhalters für die Adresseeinsetzen. Die bestehende Leerzeile wollen wir beibehalten.

Bewegen Sie den Cursor in die zweite Zeile und dort direkt unter den Platzhalter#Adresse1

Öffnen Sie das Feld ‘Platzhalter‘ oberhalb des Texts mit

Bewegen Sie den Auswahlbalken bis zum Platzhalter “Text” und wählen Ihn

Der Platzhalter wird zusammen mit dem Spezialzeichen # an die aktuelleCursorposition geschrieben.

U Sie könnten auch direkt “#Text” im Text tippen, ohne über die Platzhalterwahl zu gehen.Beachten Sie jedoch, dass ein falsch eingetippter Platzhaltername von Q3 Verein nichtverarbeitet werden kann.

Erzeugen Sie mitE eine neue Leerzeile

Sichern Sie mit Sichern die “Zeilen pro Adresse”

Schliessen Sie das Formularfenster

Damit wir unser Formular testen können, müssen wir bei unseren beiden Adressenje einen Text erfassen.

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Handbuch Q3 Verein 17

Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Adresse “Roland Meier”Wählen Sie Aendern

Tippen Sie “Ältestes Mitglied” im Feld “Text”

Wählen Sie Sichern

Nun wollen wir prüfen, ob die Formularanpassung funktioniert.

Wählen Sie Datei+DruckenWählen Sie im Feld ‘Formular’ das neue Formular “TEXT”

Wählen Sie Vorschau im Druckfenster

Sie sehen, dass der soeben erfasste Text erscheint.

Schliessen Sie das Druckfenster

Selektion bestimmter AdressenWenn Sie in der Adressliste blättern, begegnen Sie gewöhnlich allen verfügbarenAdressen. Oft wäre es jedoch schön, wenn nur diejenigen Adressen sichtbarwären, die einem bestimmten Kriterium genügen. Wir wollen als Beispiel nurAdressen mit der Postleitzahl 4571 in der Liste sehen.

Wählen Sie Datei+Selektion im Adressfenster

Wählen Sie im ersten Selektionsfeld (Feldname) den Platzhalter “Plz”

Überspringen Sie mitT das Vergleichsfeld

Tippen Sie “4571” (Feldinhalt)

Wählen Sie Anwenden

Das Selektionsfenster wird geschlossen, und im Adressfenster sehen Sie nur nochdie Adresse von Roland Meier. Die Selektion bleibt erhalten, bis Sie dasAdressfenster schliessen oder eine neue Selektion wählen.

U Ist eine Selektion aktiv, und wählen Sie Drucken, so werden nur die Adressen berücksichtigt, dieder Selektion entsprechen.

Wenn Sie das nächste Mal das Adressfenster öffnen, ist die Selektion noch nichtaktiv. Sie müssen zuerst wieder das Selektionsfenster öffnen und Anwendenwählen.

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Handbuch Q3 Verein 18

Lektion 4 SattelfestWir haben uns sehr ausführlich mit dem Adressfenster befasst. Das hat natürlicheinen guten Grund. Wir treffen in allen Arbeitsfenstern in Q3 Verein immerwieder auf die gleiche Bedienung. Neu erfassen, ändern, löschen, drucken usw. –immer wieder werden Sie über das Datei-, das Bearbeiten- und das Detail-Menüoder die Schaltflächen rechts im Arbeitsfenster die gleichen Arbeitsgängeerledigen.

U Üben Sie anhand des Adressfensters, bis Sie sich in allen Menüfunktionen sattelfest fühlen. Sieerleichtern sich so die Einarbeitung in andere Funktionen wesentlich – ja, Sie werden sogar oftdas Gefühl haben, schon zu wissen, wie’s geht.

Lektion 5 SerienbriefSie wollen in einem Rundschreiben all Ihre Vereinsmitglieder über das ersteTraining informieren:

Wählen Sie Funktionen+Texteditor

Da wir bisher noch keinen Text bearbeitet haben, ist das Textfenster leer, und imFenstertitel steht lediglich „Textfenster –“.

Erfassen Sie folgenden Text:

Setzen Sie mit der Maus oben im Fenster an der Stelle, an der die Adresseerscheinen soll, einen Tabulator. Mit Tab springe Sie nun an die Stelle an der Sie#Name1 eingeben.

______________________________________________

#Name1

#Adresse1

#Plz #Ort

Liebes Mitglied

Das erste Training nach den Ferien findet am Montag um 20.15 statt.

Sportliche Grüssen

Euer Präsident

Roland

______________________________________________

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Handbuch Q3 Verein 19

Sie sehen, dass dort, wo Informationen aus den Adressen gedruckt werden sollen,Feldnamen (beginnend mit dem Spezialzeichen #) eingesetzt sind. Diese müssenSie nicht unbedingt von Hand schreiben: Wählen Sie im Feld ‘Platzhalter‘ einenEintrag, so wird dieser automatisch an die aktuelle Cursor-Position geschrieben.

Bevor Sie den Seriendruck starten, führen Sie einen Testdruck durch.

Wählen Sie Datei+DruckenWählen Sie im Feld ‘Adressnummer‘ die Adressnummer von Roland Meier

Wählen Sie Vorschau

Der Brief erscheint in der Druckvorschau. Sie sehen, dass die Platzhalter ersetztwurden mit den Adressfeldern der Adressen.

Schliessen Sie die Druckvorschau und das Druckfenster

Der Test verlief erfolgreich, also sichern Sie den Serienbrief.

Wählen Sie Speichern

U Da der aktuelle Text noch keinen Namen hat, öffnet sich ein Dateiwahlfenster, als hätten SieSpeichern unter… gewählt.

Tippen Sie „Infobrief“ im Feld ‘Datei’Bestätigen Sie mit Speichern die Dateiwahl

Um Serienbriefe ausdrucken zu können, müssen Sie ins Adressfenster wechseln.Dort ist direkt ersichtlich, welche Adressen berücksichtigt werden sollen (Liste desArbeitsfensters).

Schliessen Sie das TextfensterWählen Sie Brief/Serienbrief

Öffnen Sie mit ¨ im Feld ‘Brief‘ die Dateiwahl

Wählen Sie den Brief ‘Info’

Wählen Sie Vorschau

Für jede Adresse der Adresstabelle erscheint ein Brief. Wollen Sie den Serienbriefnicht an alle Adressen verschicken, so können Sie alle gewünschten Adressen mitder Leertaste markieren, oder mitDatei+Selektion im Adressfenster die zu berücksichtigenden Adresseneinschränken.

Schliessen Sie die Druckvorschau und das Druckfenster

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Handbuch Q3 Verein 20

Lektion 6 Daten sichernJe intensiver Sie an Ihrem Computer arbeiten, um so wertvoller werden diegespeicherten Daten.

Legen Sie einen Ordner «Sicherungen» auf einem Laufwerk anWählen Sie Datei+Datensicherung

Wählen Sie ‚Daten sichern (Backup)’ im Feld ‚Aktion’ und bestätigen Sie die Wahlmit Sicherung starten

U Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, soerledigen Sie dies ebenfalls mit Datei+Datensicherung. Wählen Sie per Mausklick einfach‘Daten zurückspielen (restore)’ anstatt ‘Daten sichern (Backup)’.

Wählen Sie im Datei-Dialog Ihren Ordner «Sicherungen» aus und bestätigen Siedie Wahl mit Öffnen

Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Das Programm informiertuns über die erfolgreiche Datensicherung.

Kopieren Sie nun die gesicherten Dateien nun auf ein Medium Ihrer Wahl(Memory-Stick, CD, DVD usw.)

Lektion 7 NeuanfangDer Grundkurs nimmt hier sein Ende. Jetzt sind Sie dran! Welche Kontentabelleeignet sich für Ihre Bedürfnisse? Sie können eine Kontentabelle prüfen, indem Siedie aktuellen Testdaten löschen, und eine andere Kontentabelle einlesen.

Wählen Sie Datei+NeuanfangBestätigen Sie die Rückfrage mit Fortfahren

Es erscheint das Fenster für die Erstinstallation - wie beim ersten Programmstart.Nun können Sie eine andere Kontentabelle wählen, und anschliessend mit Konteneinrichten (Schaltfläche im Buchenfenster) überprüfen, inwieweit sich dieseTabelle für ihre Bedürfnisse eignet.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit Q3 Verein.

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ANHANG

DateienQ-Line Programme sind einfach zu bedienen. Sie kommen kaum je in Berührungmit dem Betriebssystem. Dahinter verbirgt sichnatürlich jede Menge Technik.

Basisdatenbanken im Programmverzeichnis:

SWS_BASE.SQC Notizen, ProgrammeinstellungenSWA_PLZ.SQO Postleitzahlen, Ortschaften

Unter dem Namen „Standard“ wird im Programmverzeichnis ein Unterverzeichnisangelegt. Dort werden folgende Dateien abgelegt:

SWS_MAND.SQC KonfigurationSWA_ADR.SQA HauptadressdateiSWA_TIME.SQJ Termine, Pendenzen

AdressformulareLISTE Adressliste mit TelefonETI2x7 Adressetiketten 2x7ETI3x7 Adressetiketten 3x7NOTES Adressliste mit NotizenMITGLIED Mitgliederliste mit JahresbeitragERLEDIGT Liste aller Mitglieder, die bezahlt habenOFFEN Liste aller Mitglieder, die noch nicht bezahlt haben

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PlatzhalterEinige Formulare können Sie selber gestalten. Dazu stehen Ihnen Platzhalter fürdie wichtigen Felder zur Verfügung. Platzhalter sind gekennzeichnet mit einem #-Zeichen.

Tagesdatum (heute) #DatumAktuelle Seite #SeiteAktuelle Datei (vollständig mit Pfad) #DateiName der aktuellen Datei #DateinameNotizen #Notes

Stammdaten (Datei+Konfiguration)#M_MWStNr, #M_Adr1, #M_Adr2, #M_Adr3, #M_Plz, #M_Ort, #M_Info1, #M_Info2

Adresse (Adressfenster)#AdressNr, #Anrede, #Vorname, #Name1, #Name2, #Adresse1, #Adresse2, #Plz, #Ort,#Text, #Telefon1, #Telefon2, #Telefax, #Natel, #EMail, #WWW, #Gruppe, #Zustaendig

Adresseigenschaften (Mitglied)#Kategorie, #Beitrag, #Bezahlt, #Amt, #Team

Adresseigenschaften (Merkmale)#Merkmal1, #Merkmal2, #Merkmal3, #Merkmal4, #Merkmal5

Adresseigenschaften (Persönlich)#Geschlecht, #Zivilstand, #Land, #Geburtstag, #ZZahl1, #ZZahl2, #ZDatum1, #Ident1,#ZText1

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Tastaturabkürzungen

Q3 Software lässt sich sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedienen.In diesem Anhang sind die Tastaturabkürzungen doppelt vorhanden. Trennen Sieeine Seite aus dem Handbuch und legen Sie diese bei der Arbeit neben IhrenComputer.

Was Sie tun müssen (Beispiel)A+a Halten Sie dieA-Taste gedrückt und tippen Sie kurz diea-Taste

A+a,a Halten Sie dieA-Taste gedrückt und tippen Sie kurz diea-Taste,lassen Sie beide Tasten los und tippen Sie noch einmal die a-Taste

U Tastaturabkürzungen bedeuten, dass mit einer Tastenkombination eine bestimmte Verarbeitungdirekt gestartet werden kann. Wenn Sie einige der Abkürzungen kennen, kann der Arbeitsablaufdeutlich schneller werden.

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TASTATURTABELLE

Menü öffnenDatei A+d Arbeit mit aktueller Datei, Programm verlassen

Bearbeiten A+b Arbeit mit aktuellem Datensatz

Detail A+i Spezialfunktionen im aktuellen Fenster

Funktion A+f Hauptfunktionen

Auswertung A+a Auswertungen

Aktion auslösenDatei+Suchen % Bearbeiten+Wählen E

Datei+Weitersuchen C+w Bearbeiten+Eingabe Ok C+s

Datei+Zurücksuchen C+r Bearbeiten+Sichern C+s

Datei+Gehe zu … & Bearbeiten+Zurück ™

Datei+Drucken C+p Bearbeiten+Sichern+Neu C+n

Datei+Vorschau " Bearbeiten+Ausschneiden C+x

Datei+Schnelldruck § Bearbeiten+Kopieren C+c

Datei+Datenexport A+d,e Bearbeiten+Einfügen C+v

Bearbeiten+Neu C+n

Bearbeiten+Ändern C+a

Bearbeiten+Löschen C+l

Bearbeiten+Rückgängig C+z

Datei+Beenden A+$ Bearbeiten+Notizen C+t