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Herzlich Willkommen!

Digitalisierung in der Praxis:xft eDossier-Lösungen

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Agenda_

Vorstellung xft

Vertragsverwaltung / contract manager

Personaldossier / personnel file

Dokumenterstellung / document composer

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Wer ist xft?_

3 60

250 100% >10

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xft Lösungen_

Wir stellen sicher, dass Prozesse ohne Bruch auf der SAP Plattform durchlaufen werden und komplett dokumentiert, nachvollziehbar und transparent sind!

CRM SRMERP

Non-SAP

SAP

Geschäftsanwendungen

(SAP und Dritte)Unstrukturierte

Informationen

xft-Lösungen

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xft Produktportfolio_

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Strategischer Partner SAP_

xft ist offizieller SAP-Partner seit 2004

xft stellt regelmässig als SAP-Partner auf Messen aus (CeBIT, DSAG, Control, …)

Jedes Release der xft add-on suite (i.d.R. jährlich) wird bei der SAP zertifiziert dadurch Upgrade-Garantie für neue SAP Releases für den Kunden

Support für xft Software ist in den SAP Service Marktplatz integriert

service.sap.com

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SAP Zertifizierungen_

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Herausforderungen im Vertragsmanagement_

Verfügbarkeit

Verträge sind nicht oder nur mit hohem Zeitaufwand auffindbar

Aktualität

Vertragskopien im Umlauf, die nicht dem aktuellen Stand

entsprechen

Auswertbarkeit & Vertragsbeziehungen

Grundlage für Entscheidungen fehlt bzw. kann schwer

abgebildet werden

Zugriffsbeschränkung

Verschiedene Ablageorte

Nachvollziehbarkeit

Änderungen und Zugriffe werden nicht protokolliert

Termine & Fristen

Werden nicht eingehalten

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Einsatzgebiete des Vertragsmanagements_

Eingangs-logistik

Verträge mit Lieferanten, Transport-

unternehmen

Fertigung

Verträge mit Subunter-nehmen, Partner

Marketing & Vertrieb

Verträge mit Werbeagenturen Medien,

Kunden

Management / VorstandZugriff auf Verträge aller Art, z.B. Konzerngesellschaften

IT-Abteilung Leasing-/Kaufverträge für Hard- und Software

Personalabteilung Arbeitsverträge, Verträge mit Personaldienstleistern

Finanzabteilung Verträge mit Banken, Verträge mit Vorständen

Beschaffung / Einkauf Rahmen- und Einzelverträge mit Lieferanten

Rechtsabteilung Alle Arten von Verträgen

Beteiligungen Gesellschaftsverträge, Verträge mit Beratern

Ausgangs-logistik

Verträge mit Kunden, Post,

Transport-unternehmen

Kunden-dienst

Verträge mit Kunden

Lieferanten

Partner

Mitarbeiter

HR Dienst-

leister

Kunden

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xft contract manager_

• Fertige Produktlösung vollständig in SAP integriert

• SAP Lizenzierung sichergestellt: keine Gefahr der indirekten Nutzung

• Unterschiedliche Einsatzgebiete

• Generischer Ansatz unterstützt den Einsatz in dem jeweils relevanten

Kontext mit den jeweils benötigten Vertragsarten

• Vielfältige Recherchemöglichkeiten (z.B. Volltextsuche etc.)

• Revisionssichere Ablage & Dokumentation

• Zentraler Zugriff

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Funktionen_

• Darstellung von Vertragsbeziehungen

• Übergreifende Vertragsrecherche über Vertragsdaten

• Vertragsstammblatt je Vertragsart – vertragsspezifische Daten

• Eingeblendete Aktenkopfdaten

• Aktenstruktur mit knotenspezifischen Funktionen

• Navigation über integrierte Previews

• Integration von SAP Objekten mit generischer Suchfunktion

• Automatische Terminverwaltung (Anpassung & Überwachung)

• Terminbenachrichtigungen via xft Mail SP

• Import & Export von Dateien über Drag & Drop

• Import von Outlook Mails per Drag & Drop

• E-Mail Integration (Check-In in & Senden aus der Akte)

• Integrierter Ad-hoc Workflow (xft compliance cycle)

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Vertragscockpit / Recherche_

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(1) Funktionsbereiche im Vertragsmanagement, hier: Darstellung der „Anlage und

Suche“

(2) Anzeige verfügbare Vertragsarten mit Kontextmenüfunktionen und Link

zur „Übergreifenden Vertragssuche“ (je nach Berechtigung)

(3) Trefferliste für

Vertragsartspezifische Recherchen

(4) Bereich mit den verfügbaren Rechercheattributen der Vertragsverwaltung

(5) Bereich der Trefferliste nach Ausführung einer Recherche

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4

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Aktenstruktur_

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(1) Funktionsleiste zur Vertragsbearbeitung

(2) Vertragskopf zur Darstellung wichtiger Vertragsattribute

(3) Beispiel-Struktur einer Vertragsakte

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Dokumentenimport / Mail_

Import per Drag & Drop

Windows Filesystem Control

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Mobile Devices / Fiori_

Relevante SAPUI5Zugriffe als Kacheln im

Fiori Launchpad

Dadurch Erreichbarkeit aller Benutzer auf allen

Devices

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Agenda_

Vorstellung xft

Vertragsverwaltung / contract manager

Personaldossier / personnel file

Dokumenterstellung / document composer

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Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte_

Verfügbarkeit

Entliehene Akten sind für andere nicht einsehbar

Zugriffs-

beschränkung

Zugriff auf die Akte ist orts- und zeitabhängig

Qualitätsverluste

Verteilte Informationen und mangelnde Aktualität

Fristen

Aufbewahrungs- / Löschfristen werden nicht eingehalten

Abstimmung

Vielfältige Kommunikations-und Abstimmungswege nötig

Nachvollziehbarkeit

Änderungen und Zugriffe werden nicht protokolliert

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xft personnel file - Vorteile_

• Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP HCM-

System integriert (effiziente Einführung)

• Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche (für HR-Sachbearbeiter)

• Passender Zugriff für jede Rolle (Verschiedene Sichten für verschiedene

Benutzergruppen)

• Akte im SAP GUI, im Webbrowser, auf Mobile Device (SAP Gateway +

SAPUI5 Frontend)

• Zentraler, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff

• Vollständige Konsistenz und Aktualität der Daten – Datensicherheit

• Transparenz zum Akteninhalt / Ursprung

• Integration mit SAP-Portal & Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)

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SAP GUI_

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(1)Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf

(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen

(3)Navigation per Dokumentenvorschau

(4)Dokumentenviewer

(5)Direktzugriff auf SAP-

Transaktionen

(6)Integration von MS-Office, E-Mails & Filesystem ….

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Mobile Device (SAPUI5/Fiori)_

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(1)Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf

(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für

Dokumente & Informationen

(3)Navigation per Dokumentenvorschau

Häufig genutzt in Verbindung mit SAP ESS/MSS + Portal

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«document composer»_

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(1)Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf

(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen

(3)Navigation per Dokumentenvorschau oder über Ordnerstruktur (auch Wischen)

Sicherer Zugriff – auch mobil

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SAP SuccessFactors_

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Aktenfunktionen_

Sichten & Funktionen werden über SAP Berechtigungen &

Benutzerrollen gesteuert

Direkter Absprung aus und auf zentrale HR-

Funktionen (PA20, PA30, PA40..)

Zeitlich befristete Ausleihe mit

eingeschränktem Zugriff möglich

Wiedervorlage & Notizfunktionen (Akten-

& Dokumentnotizen)

Einfache Navigation per

Dokumentenvorschauoder im Aktenbaum

FortlaufendeProtokollierung aller

Aktenzugriffe & Aktivitäten

(konfigurierbar)

Erweiterungsfähig z.B. weitere HR Aktentypen

oder Checklisten für eigene HR-Prozesse

AutomatischeÜberwachung des Aktenbestandes

(Retention Management)

Administration des Aktenbestandes (z.B.

initiales ladeprogramm, Reporting über Aktenbestand)

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Dokumentenfunktionen_

Übersichtliche, strukturierte & einfach

bedienbare Dokumentenablage

Vordefinierte 4-Augen-Workflows für kritische Dokumentaktivitäten (Löschen, Umhängen)

Drag & Drop Ablage von Dokumenten aus

MS Outlook, Lotus Notes & Windows Filesystem

Automatisches Starten von Workflows +

Prozessen bspw. zur Löschung temporärer

Dokumente

Zustellung von Aufgaben per SAP-

Workflow, E-Mail + Fiori Launchpad

Automatische Ablage von selbst erstellten Dokumenten (z.B.

Bescheinigungen PM20)

KonfigurierbareFunktionen auf

Aktenordner und Dokumente

Dokumenteingang aus Scannen mit Barcode

(SAP Standardszenario)

Erweiterungsfähig z.B. Einbindung von

Formularszenarien (Processes & Forms)

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Agenda_

Vorstellung xft

Vertragsverwaltung / contract manager

Personaldossier / personnel file

Dokumenterstellung / document composer

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Typische Arbeitsweise_

„Ich suche mir ein ähnliches Dokument und

erzeuge eine Kopie.“

„Ich suche mir die passenden Daten

zusammen und trage sie ein.“

„Ich lasse alles Korrektur lesen. Leider gibt es

dennoch immer wieder Fehler.“

„Ich lege alle Dokumente bei mir lokal ab.“

„Ich passe den Text an, so wie ich ihn brauche“.

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Effiziente Arbeitsweise_

„Ich suche mir eine geprüfte Vorlage aus.“

„Ich kann die Teile des Dokuments, die nicht bindend sind, in Word

bearbeiten.“

„Die Daten werden vom System automatisch

eingetragen.“

„Wenn nötig, kann ich das Dokument in einen

Freigabeumlauf schicken.“

„Das System legt die Dokumente automatisch

ab.“

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Abdeckung der Anforderungen_

• Nachbearbeitung muss möglich seinder xft document composer verarbeitet MS Office Dokumente. Diese können vomSachbearbeiter in Microsoft Word bearbeitet werden.

• Keine weiteren Tools und Applikationender xft document composer verwendet vorhandene SAP-Tools und Ressourcen

und benötigt keine eigene Infrastruktur. Der xft document composer ist Bestandteil

des xft Add-ons.

• Daten aus SAP Anwendungen sollen direkt verwendet werdendie Datenbeschaffung erfolgt im xft document composer zu 100% im SAP.

• Vorlagenerstellung durch Serviceabteilungendie Vorlagenerstellung geschieht beim xft document composer durch die

Fachabteilung und nicht durch einen Entwickler.

• Verwaltung der Vorlagen- und Dokumente im SAP-Systembeim xft document composer liegen die Vorlagen im SAP System (Verwaltung,

Berechtigung, …).

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«document composer»_

Strukturierte Vorlagenerstellung und -verwaltung

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/// Zum Referenten:

Michael LuchtSAP Solution Consultant

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