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idgard® Bedientipps

Inhaltsverzeichnis Lizenzvergabe: So können Sie Nutzer hinzufügen und entfernen ..................................................... 2

idgard®-Dokument zur Bearbeitung sperren ...................................................................................... 4

So verwalten Sie Status und Berechtigungen...................................................................................... 5

Alles eine Frage der Ansicht? .............................................................................................................. 6

Viele Wege führen zum Ziel – Navigation in idgard® ........................................................................ 10

E-Mail für Sie! Eine Benachrichtigung von idgard® ........................................................................... 12

Login-Daten vergessen? .................................................................................................................... 13

Admin-Rechte: Doppelt genäht hält besser ...................................................................................... 15

Dateien hochladen wie die Experten ................................................................................................ 16

Kommunikation in idgard® ................................................................................................................ 17

Boxmail: So bleibt Ihr E-Mail-Anhang vertraulich ............................................................................. 19

Jetzt ausprobieren: Die E-Mail Outlook-Erweiterung ....................................................................... 20

Testen Sie das idgard® Office Add-in ................................................................................................ 21

idgard®-Sicherheitseinstellungen und Schutzklasse ......................................................................... 22

Was ist ein idgard® Datenraum? ....................................................................................................... 24

Datenraum buchen und einrichten ................................................................................................... 25

Datenraum archivieren und löschen ................................................................................................. 27

Box-Zugriff zeitlich begrenzen ........................................................................................................... 29

idgard®-Boxen über WebDAV in Windows einbinden ...................................................................... 31

Support: Bei uns antworten Menschen auf Ihre Fragen ................................................................... 34

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Lizenzvergabe: So können Sie Nutzer hinzufügen und entfernen

Als idgard®-Nutzer mit einer Volllizenz können Sie selbst Gastlizenzen vergeben und somit Gäste einladen. Klicken Sie dazu links im Seitenmenü auf „Gäste“ (Männchen-Symbol mit dem Schatten) und anschließend auf das Plus-Symbol („Neuer Gast“) oben rechts. Nun können Sie den Gast anlegen und unter anderem bestimmen, ob es sich um einen dauerhaften oder einen temporären Gast handelt. Außerdem können Sie den Gast direkt einer Box zuordnen oder eine gemeinsame Privacy Box erstellen.

Einen neuen Gast fügen Sie in idgard® im Handumdrehen hinzu.

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf „Gast erstellen“; daraufhin wird direkt eine Einladungsmail an den Gast gesendet.

Diese Lizenz-Varianten gibt es:

Gastlizenzen werden in der Regel für externe Partner oder Kunden verwendet. Sie dürfen wählen: Einem temporären Gast geben Sie die Lizenz zeitlich begrenzt. Oder Sie entscheiden sich eben für eine unlimitierte Lizenz – erschaffen also einen “Dauergast”. Je nach Berechtigung können Ihre Gäste in den Boxen, zu denen Sie diese eingeladen haben, alle Funktionen ausüben (beispielsweise Dateien hoch- und herunterladen). Gäste können allerdings selbst keine Boxen anlegen und auch keine weiteren Gäste einladen.

Eine Volllizenz vergibt nur der Administrator oder ein Nutzer mit Volllizenz und Admin-Rechten. Nutzer mit Volllizenzen können Boxen erstellen und auch selbst Gäste einladen.

Um als Admin eine Volllizenz zu vergeben, klicken Sie einfach auf „Administration“ (Männchen-Symbol) links im Seitenmenü. Daraufhin öffnet sich die Nutzer-Administration, in der Sie unter anderem alle Nutzer und ihre Berechtigungen verwalten können.

Durch einen Klick auf den Plus-Button „Neuer Nutzer“ gelangen Sie in die entsprechende Nutzeroberfläche. Hier können Sie auswählen, welche Art von Lizenz – Volllizenz oder Gastlizenz – Sie vergeben wollen; außerdem können Sie weitere Einstellungen vornehmen.

Haben Sie Namen und E-Mail-Adresse eingetragen, klicken Sie auf den Button „Neuen Nutzer anlegen“. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit einem Einladungstext und dem Registrierungslink, den Sie dem neuen Nutzer per E-Mail zuschicken.

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In der Admin-Übersicht können Sie Nutzer anlegen und Lizenzen vergeben – vorausgesetzt, Sie verfügen über die

nötigen Rechte.

Nutzer wieder löschen

Um einen Nutzer mit einer Gastlizenz wieder „loszuwerden”, also die Lizenz zu löschen, benötigen Sie ebenfalls entweder Admin-Rechte oder eine Volllizenz; mit einer Volllizenz können Sie aber lediglich diejenigen Lizenzen löschen, die Sie selbst vergeben haben. Öffnen Sie dazu das Gäste-Menü und klicken Sie auf das Mülltonnen-Symbol neben dem Namen des Gasts, den Sie entfernen möchten. Nachdem ein Gast entfernt wurde, kann seine Lizenz jederzeit neu vergeben werden.

Als Administrator öffnen Sie die Nutzer-Administration und setzten zunächst einen Haken links neben den Namen des Nutzers, den Sie löschen möchten. Ist dieser gesetzt, klicken Sie oben rechts auf das Männchen-Symbol mit dem Haken. In dem sich öffnenden Dropdown-Menü können Sie Nutzer aktivieren, deaktivieren und löschen.

In der Admin-Übersicht können Sie Nutzer aktivieren, deaktivieren und löschen.

So können Sie auch mehrere Nutzer auf einmal löschen. Außerdem müssen Sie den Löschvorgang hier gleich zweimal bestätigen, um nicht versehentlich den falschen Nutzer zu löschen. Auch gelöschte Volllizenzen können jederzeit erneut vergeben werden.

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idgard®-Dokument zur Bearbeitung sperren

Kennen Sie das? Mehrere Personen haben Zugriff auf ein Dokument und bearbeiten es gleichzeitig und unabhängig voneinander. Und schon haben Sie mehrere Aktualisierungen, bei denen die eine die andere unberücksichtigt gelassen hat.

Um Sie bei idgard® vor diesen „Überraschungen” zu schützen, gibt es im Datei-Menü die Sperrfunktion für Dokumente. Mit ihr lassen sich Dokumente zur Bearbeitung ganz einfach sperren. Um das Menü anzuzeigen, klicken Sie in der Listenansicht einfach auf die drei Punkte rechts neben dem Erstellungsdatum der Datei. Hier stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Herunterladen: Sie laden das Dokument auf Ihren Computer herunter. Umbenennen: Sie können den Dateinamen bearbeiten. Datei Sperren:

o Das Dokument erhält den Vermerk „Gesperrt” und erscheint den anderen Mitgliedern des Projekt- bzw. Datenraums mit dem Hinweis „Gesperrt von Name“.

o Die anderen Projekt-Mitglieder können das gesperrte Dokument dennoch herunterladen. So sind die Arbeitsprozesse nicht unterbrochen.

o Das gesperrte Dokument kann von den anderen Box-Mitgliedern nicht mit der gleichen Bezeichnung hochgeladen werden.

o Der „Sperrer” des Dokuments kann das Dokument unter dem ursprünglichen Namen überschreiben (z.B. mit dem Produktivitätswerkzeug)…

o …und die Sperrung des Dokuments nach erfolgter Aktualisierung wieder aufheben. Direkten Link anzeigen: Leitet einen Benutzer direkt zu dieser Datei. Der Link ist nur für Box-

Mitglieder zugänglich. Eigenschaften: Zeigt die Datei-Eigenschaften: Größe, Erstellungsdatum, Ersteller etc. Als ungelesen markieren:

o Setzen Sie bereits gelesene Dokumente wieder in den Status „ungelesen”. o Sie erleichtern es durch den Status „ungelesen”, das Dokument wieder zu finden. o Tipp: Sie können sich eine Arbeitsliste anhand ungelesener Dokumente und

Nachrichten erstellen bzw. diese unter „Benachrichtigungen“ sehen. Löschen: Die Datei wird rückstandslos gelöscht.

In der Rasteransicht werden Ihnen die einzelnen Menüpunkte direkt angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger über die jeweilige Datei bewegen – lediglich der Punkt für den direkten Link fehlt hier.

Wer kann Dokumente sperren?

Damit Sie Dokumente sperren können, benötigen Sie das Lösch-Recht im jeweiligen Projekt- oder Datenraum. Ob Sie dieses Recht haben, lässt sich in der Mitgliederliste des Projekt- oder Datenraums überprüfen. Wenn Sie als Ersteller oder Verwalter aufgeführt sind, dann besitzen Sie automatisch das Recht, Dokumente zu löschen und zu sperren.

Für weitere Bedienungstipps klicken Sie auf unsere idgard®-Video-Reihe. Dort stellen wir viele Funktionen der idgard® Projekt- und auch Datenräume vor.

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So verwalten Sie Status und Berechtigungen

Sie haben in idgard® eine Privacy Box erstellt und Partner und Kollegen dazu eingeladen. Soweit so gut – doch…

Woran erkennen Sie, ob ein Gast sich bereits eingeloggt hat? Und wie können Sie bestimmen, wer auf welche Daten zugreifen darf?

Wenn Sie über eine Volllizenz mit Admin-Rechten verfügen, können Sie nicht nur neue Nutzer zu idgard® einladen, sondern haben auch die Möglichkeit, deren Status und Berechtigungen zu verwalten. Dazu müssen Sie zunächst in die Nutzer-Administration wechseln.

Nutzer einladen und Status festlegen

Hier können Sie beispielsweise einen neuen Nutzer zu idgard® einladen, indem Sie oben rechts auf das Plus-Symbol klicken und den Bildschirmanweisungen folgen.

Wenn ein neuer Nutzer angelegt bzw. eingeladen wurde, sich aber noch nicht eingeloggt hat, wird sein Status als „Initiiert“ angezeigt. Sobald der Nutzer die erstmalige Registrierung hat, wechselt der Status automatisch auf „Aktiv“.

In der Admin-Übersicht verwalten Sie Status und Berechtigungen aller Nutzer.

Einmal aktiviert, kann der Status nur durch den Administrator oder denjenigen Nutzer mit Volllizenz, der den Gast eingeladen hat, wieder geändert werden. Ein deaktivierter Nutzer verliert automatisch alle Berechtigungen und kann sich nicht mehr einloggen. Seine Lizenz kann anschließend neu vergeben werden.

Berechtigungen bearbeiten

Neben dem Status der einzelnen Nutzer können Sie in der Nutzerliste auch die verschiedenen Berechtigungen bearbeiten. Um sich diese anzeigen zu lassen, klicken Sie in der Nutzer-Administration auf das Tabellen-Symbol oben rechts und setzen Sie den Haken an der entsprechenden Stelle.

Nun können Sie in der Zeile eines Nutzers Haken setzen oder entfernen und so die entsprechenden Berechtigungen vergeben oder entziehen.

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Alles eine Frage der Ansicht?

Wenn Sie sich als neuer User oder frischgebackener Admin bei idgard® einloggen, präsentiert sich Ihnen das Dashboard mit der Box-Übersicht standardmäßig in der Listenansicht. Das heißt, alle verfügbaren Boxen werden untereinander als Liste dargestellt. Am rechten Rand neben dem Namen der Box sehen Sie wie viele neue Dokumente oder Nachrichten Sie in dieser Box erhalten haben.

Über die drei Punkte, rechts neben dem Boxnamen, können Sie die Box bearbeiten, teilen oder löschen und haben außerdem die Möglichkeit, alle Inhalte der Box als „gelesen“ zu markieren – damit verschwinden dann auch die Benachrichtigungen über neue Dateien und Nachrichten in dieser Box.

Links neben dem Button für die verschiedenen Ansichten finden Sie in der Navigationsleiste das Etiketten-Symbol. Wenn Sie Boxen mit Etiketten versehen haben, werden diese mit einem Klick auf das Symbol entsprechend sortiert.

Über diese Symbole können Sie Etiketten vergeben (links) und die Ansicht ändern (rechts).

Box-Ansichten

Sie können selbst bestimmen wie Ihnen die Boxen angezeigt werden sollen. Es gibt drei Auswahlmöglichkeiten: Listen-, Kompakt- und Rasteransicht. Sie können mit einem Mausklick auf das Listen-Symbol in der grünen Navigationsleiste die Ansicht wechseln. Zum Beispiel in der Listenansicht werden Ihre Boxen untereinander angezeigt – in etwa so, wie Sie es schon von der Windows-Ordneransicht gewohnt sind. Die Optionen und Berechtigungen werden Ihnen angezeigt, wenn Sie auf die drei Punkte am Ende der jeweiligen Zeile klicken.

In der Rasteransicht werden Ihre Boxen als Kacheln dargestellt. Die Berechtigungen sowie Benachrichtigungen sehen sie oben rechts sowie unter dem Boxnamen innerhalb der jeweiligen Kachel für die jeweilige Box.

Wenn Ihnen diese Ansicht zu ausladend ist, können Sie auch in die sehr reduziertere Kompaktansicht wechseln. Die Kompaktansicht ist vor allem für kleine Bildschirme und mobile Geräte ausgelegt. Hier wird bei den Benachrichtigungen auch nicht mehr zwischen Nachrichten und Dateien unterschieden – stattdessen werden Sie nur noch darüber informiert, dass es Neuigkeiten gibt und wie viele. Die Optionen wie Bearbeiten, Teilen und Löschen stehen Ihnen auch weiterhin über das Menü hinter den drei Punkten zur Verfügung.

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Die Ansicht in der Box

Innerhalb der Box können Sie ebenfalls wählen, wie Ihnen die enthaltenen Dateien und Nachrichten angezeigt werden. Neben der Listenansicht steht auch die Kachelansicht zur Auswahl. Analog zu den Etiketten in der Box-Übersicht gibt es außerdem die Möglichkeit, die Boxinhalte nach Schlagworten zu sortieren, die Sie zuvor vergeben können. Das Symbol dazu finden Sie links neben dem Button für die Ansichten.

Zusätzlich können Sie in der Listenansicht festlegen, nach welchen Kriterien die Dateien sortiert werden sollen; zur Auswahl stehen Name, Ersteller, Größe und Datum. Um die Sortierung zu ändern, klicken Sie einfach auf den jeweiligen Pfeil.

Innerhalb Ihrer Boxen können Sie die Sortierung im Handumdrehen ändern.

Bei stark frequentierten Boxen mit häufig aktualisierten Inhalten empfiehlt sich in der Regel, diese nach Datum zu sortieren. Die neuesten Dateien werden dann oben zuerst angezeigt – das erleichtert die Navigation bei großen Datenmengen. Darüber hinaus gibt es eine Volltextsuche, mit der Sie gezielt nach Dateien und Nachrichten suchen können.

Keine Dauerlösung? Doch!

Wenn Sie eine Ansicht über die Navigationsleiste auswählen, gilt diese Auswahl nur für die aktuelle Sitzung; wenn Sie sich das nächste Mal einloggen, präsentiert sich Ihnen idgard® wieder in der standardmäßigen Listenansicht. Wenn Sie also dauerhaft eine andere Ansicht bevorzugen, müssen Sie das idgard® mitteilen.

Öffnen Sie dazu das Einstellungs-Menü durch einen Klick auf „Einstellungen“ (Zahnrad-Icon). Hier können Sie die bevorzugte Ansicht sowohl für das Dashboard als auch für die Dateiansicht festlegen. Markieren Sie die entsprechende Option und klicken Sie anschließend auf „Speichern“ – fertig.

In den Einstellungen können Sie Ihre bevorzugte Ansicht speichern.

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So stellen Sie die Sprache ein

Teilen Sie Ihre idgard® Box oder bevorzugen Sie „to share“, „compartir“? Unsere aktuelle Web-Oberfläche spricht fünf Sprachen (DE, EN, ES, IT, FR). Welche Sprache soll’s für Sie sein?

Sprache der Oberfläche abspeichern

Um Ihre Sprachauswahl dauerhaft zu speichern, führend Sie bitte folgende Schritte durch:

Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ (Zahnrad-Icon). Auf der folgenden Seite können Sie neben Ihrer bevorzugten Box- und Inhaltsansicht auch

Ihre Sprache festlegen. Speichern.

Voíla! Schon nach Ihrem nächsten Login spricht idgard® Ihre Sprache!

Zusätzlicher Tipp: Sprache der Mail-Vorschläge

Wie Sie wissen, können Sie Boxen mit Externen teilen, indem Sie entweder

einen Zugriffslink für Ihre Box versenden oder für einen externen Nutzer eine Gastlizenz anlegen und diese per Link verschicken

Bisher gab es einen einzigen Textvorschlag für diese Mails in einer Sprache. Von nun an bieten wir Ihnen Textvorschläge in allen verfügbaren Sprachen für die Einladungen an. Diese können Sie über einen Button (am Ende des Textes) auswählen, bevor Sie Ihre Mail versenden.

Wie gewohnt wird diese dann im Anschluss in Ihren Mail-Client (z.B. Outlook) verschoben. Dort können Sie Ihre Einladungen, wie gewohnt, verschicken.

Welche Browsersprache nutzen Sie?

idgard® erkennt auch Ihre Spracheinstellungen bei jenem Browser, den Sie nutzen, wenn Sie zu uns kommen. Daher, wenn Sie noch keine Sprache in Ihrem Profil fest definiert haben, richtet sich idgard® nach dem Login nach Ihrer Browsersprache.

Todo bien?

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Mit Benachrichtigungen alles im Blick

Die blauen Kreise mit Ziffern darin zeigen Ihnen nach dem Login in idgard® an, in welcher Box Sie wie viele neue Dokumente, Nachrichten oder Chats haben. Sie möchten diese Benachrichtigungen lieber auf einen Blick sehen? Kein Problem: Klicken Sie dazu links im Menü auf „Benachrichtigungen“ (Glocken-Icon).

Filtern Sie Ihre Benachrichtigungen nach Typ und Box

Sie können Ihre Benachrichtigungen wahlweise nach Typ und Boxnamen filtern. Klicken Sie dazu in der Benachrichtigungs-Ansicht links auf „Alle“, „Datei“, Chat oder „Notiz“ – je nachdem, welche neuen Benachrichtigungen Sie sehen wollen.

Wahlweise können Sie über das Suchfenster oben rechts nach dem Namen der Box suchen, deren neue Inhalte Sie sehen möchten. Standardmäßig sehen Sie hier alle Benachrichtigungs-Typen in allen Boxen, zu denen Sie Zugang haben.

Darüber hinaus können Sie im Suchfenster auch Suchbegriffe eingeben, wenn Sie zum Beispiel Teile des Dateinamens wissen und das Dokument herausgefiltert haben wollen. idgard® durchsucht dann alle neuen Dokumente und zeigt Ihnen nur diejenigen an, die Ihren Suchbegriff enthalten.

Säuberlich sortiert, besser im Blick

Unter „Benachrichtigungen“ können Sie sämtliche neuen Dokumente, Nachrichten und Chats auch direkt als gelesen markieren. Wenn Sie nur einzelne Dateien als gelesen markieren möchten, klicken Sie einfach rechts neben der jeweiligen Datei auf das Häkchen-Symbol. Möchten Sie hingegen alle neuen Benachrichtigungen in einer Box als gelesen markieren, klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben dem Häkchen. Es öffnet sich ein neues Menü, wo Sie die entsprechende Option auswählen können.

In beiden Fällen verschwinden die als gelesen markierten Dokumente aus Ihren Benachrichtigungen und werden auch in der Box-Ansicht nicht mehr als neu angezeigt.

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Viele Wege führen zum Ziel – Navigation in idgard®

Die Menüführung und Navigation in idgard® ist durchaus intuitiv. Aber wussten Sie schon, dass es

mehrere Möglichkeiten gibt, sich innerhalb der Benutzeroberfläche zu bewegen? Wir zeigen Ihnen,

welche das sind.

1. Über den Dateipfad

Der Dateipfad gibt nicht nur Auskunft darüber, wo Sie sich gerade befinden, sondern dient auch der einfachen Navigation in idgard®.

Nehmen wir an, Sie sind bereits in idgard® eingeloggt und befinden sich in einem Unterordner innerhalb einer Box. Möchten Sie nun innerhalb dieser Box eine oder mehrere Ebenen nach oben wechseln, klicken Sie einfach auf den nach oben gerichteten Pfeil links unterhalb der grünen Navigationsleiste. Wahlweise können Sie auch im Pfad neben dem Pfeil direkt auf den jeweiligen Ordner klicken, um dorthin zu gelangen.

2. Über den „Kürzlich“-Button

Mit Hilfe der „Kürzlich“-Funktion kann man schnell zwischen mehreren Boxen hin- und herwechseln.

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Wenn Sie die „erweiterte Ansicht“ in den Einstellungen aktiviert haben und in Ihrer aktuellen idgard®-Sitzung zwischen mehreren Boxen hin- und herwechseln, erscheint links im Menü der Button „Kürzlich“. Über das Dropdown-Menü können Sie schnell zwischen diesen Boxen hin- und herwechseln, ohne dazu erst in die Box-Übersicht gehen zu müssen. Ordner und Unterordner werden dabei allerdings nicht berücksichtigt – Sie landen beim Klick auf den Reiter stets in der obersten Ebene der jeweiligen Box.

3. Über den „Startseite“-Button

Über den „Startseite“-Button gelangt man direkt zurück in die Box-Übersicht.

Wenn Sie von einer beliebigen Box oder Seite zurück in die Box-Übersicht gelangen wollen, klicken Sie einfach auf den Button „Startseite“ (Haus-Symbol) links in der Navigationsleiste. So landen Sie ohne Umwege wieder auf der Startseite mit allen Ihren Boxen.

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E-Mail für Sie! Eine Benachrichtigung von idgard®

idgard® benachrichtigt Sie und Ihre Gäste, wenn sich neue oder ungelesene Dokumente in einer Box befinden – auch dann, wenn Sie nicht eingeloggt sind. Dazu schickt idgard® Ihnen oder Ihren Gästen, sofern Sie diese fest in Ihre idgard®-Box eingeladen haben, kurze E-Mails, um Sie über neue Uploads zu informieren.

Wo können Sie die Benachrichtigung einstellen?

In der Nutzer-Administration können Sie alle Mitglieder Ihres Accounts verwalten. Klicken Sie dazu im Menü links auf den Button „Administration“. Einrichten kann die Funktion zur Benachrichtigung jede Volllizenz mit Admin-Rechten für alle Mitglieder des idgard®-Accounts.

In der Nutzerliste sehen Sie neben dem Namen des Mitglieds mehrere Spalten, in denen Sie neben den Berechtigungen auch einstellen können, ob und wie oft die Nutzer benachrichtigt werden.

In der Nutzer-Administration können Sie einstellen, ob und wie oft die Nutzer über neue Dateien informiert werden

Zwei Arten der Benachrichtigung

Setzen Sie den Haken bei „Stündlich“, überprüft idgard® jede Stunde, ob sich neue, noch

ungelesene Dokumente in einer Ihrer Boxen befinden. Sie erhalten allerdings nur ein einziges

Mal eine Benachrichtigung zum Eingang der neuen Datei. Anschließend kommt erst dann

wieder eine Mail, wenn ein weiteres neues Dokument hinzukommt.

Wählen Sie tägliche Benachrichtigungen, überprüft idgard® einmal am Tag, ob sich ungelesene

Dokumente in einer Ihrer Boxen befinden. Solange es ungelesene Dokumente in einer der

Boxen gibt, bekommen Sie oder Ihre Gäste jeden Tag eine Mail mit einer Benachrichtigung.

Erst dann, wenn keine ungelesenen Dokumente mehr im Account sind, erhalten Sie keine

weiteren Benachrichtigungen mehr.

Wenn Sie sich als neuer Nutzer mit einer Volllizenz inklusive Admin-Rechte erstmals einloggen, ist

standardmäßig die tägliche Überprüfung und Benachrichtigung aktiviert. Bei neu eingeladenen Gästen

müssen die Benachrichtigungen jeweils einzeln aktiviert werden.

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Login-Daten vergessen?

Nutzernamen oder Passwort vergessen? Bei idgard® können Sie nicht den Weg einschlagen, den Sie

von anderen Diensten gewohnt sind. Das liegt an der versiegelten Cloud, die idgard® zur höchsten

Datenschutzklasse verhilft. Wie aber können Sie Ihren Account trotzdem retten?

Was ist bei idgard® anders?

Eine Eigenheit von idgard® ist, dass uniscon – also der Betreiber des Dienstes – keinerlei Zugriff auf die

Daten seiner Nutzer hat. Wir als Betreiber kennen weder Ihren Nutzernamen noch Ihr Passwort oder

etwaige andere Informationen, die zu Ihrem Konto führen könnten. Dementsprechend kann unser

Support keine Informationen herausgeben oder das Passwort zurücksetzen, selbst wenn Sie ihm die

Erlaubnis dazu geben. Was also tun…

…wenn Sie Ihr Passwort vergessen?

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses mit Hilfe eines Password Unblocking Keys

(PUK) zurücksetzen. Diesen haben Sie beim Einrichten des Kontos erhalten bzw. können sich diesen

unter „Einstellungen“, „PUK“ anzeigen lassen. Achtung: Bei jeder Passwort-Änderung erhalten Sie

wieder einen neuen PUK. Bitte heben Sie diesen sorgfältig auf und achten Sie darauf, dass Unbefugte

diesen niemals zu sehen bekommen!

Wenn Sie den PUK nicht mehr wissen

Vergessen Sie als Voll- oder Gastlizenznutzer Ihren Nutzernamen und/oder das Passwort, bzw. den

PUK, können Sie sich vom Administrator des Accounts neu einladen lassen:

Wenden Sie sich daher bitte an die Person, die Sie zu idgard® eingeladen hat!

Indem diese Person Ihnen Ihre „Lizenz neu vergibt“, erhalten Sie Ihre alten Zugriffsrechte auf Ihre

Projekt-, Datenräume und Dokumente zurück.

Wenn Sie Ihr Passwort ändern wollen

Natürlich können Sie jederzeit Ihr Passwort ändern und einen neuen PUK erzeugen, wenn Sie in Ihrem

idgard®-Account eingeloggt sind. Klicken Sie dazu auf „Einstellungen“ (Zahnrad-Symbol) links im Menü.

Ihr Passwort können Sie ändern, indem Sie auf „Passwort“ klicken. Mit einem Klick auf den „PUK“-

Button fordern Sie einen neuen PUK an.

Wenn Sie Ur-Admin sind

Der Ur-Administrator – derjenige, der den Account bei idgard® registriert hat – muss

besonders sorgfältig auf seine Login-Daten und den PUK achten. Denn er kann nicht neu eingeladen

werden und hat im Falle des Verlustes seiner Login-Daten keinen Zugriff mehr auf Projekt- oder

Datenräume und seine Dokumente. Unser Support kann ihm im Falle eines Verlustes auch nicht helfen!

Aus diesem Grund empfehlen wir dringend, mindestens einen anderen Volllizenzinhaber mit Admin-

Rechten auszustatten – lesen Sie dazu den Bedientipp!

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Wie Sie Admin-Rechte vergeben

Admin-Rechte können Sie nur vergeben, wenn Sie bereits selbst Administrator sind. Klicken Sie dazu

im Menü auf den „Administration“-Button und in der Nutzer-Administration auf den Namen des

Nutzers, den Sie zum Administrator machen wollen. Nun öffnet sich eine neue Seite mit Nutzerdaten

und Berechtigungen. Hier können Sie nun den Haken neben die Funktion „Technischer Admin“ setzen

– fertig! Das funktioniert aber nur, wenn die Volllizenz bereits aktiv ist, der Nutzer der Lizenz sich also

mindestens einmal eingeloggt hat. Wenn Sie nun zurück in die Nutzer-Administration wechseln, sollte

neben dem Nutzer in der Spalte mit der Bezeichnung „Typ“ die Rolle „Administrator“ angezeigt

werden.

Wie Sie eine erneut Lizenz vergeben

Indem Sie dieselbe Lizenz neuerlich vergeben, erhält derjenige, der seine Login-Daten vergessen

hat, wieder seine alten Zugriffsrechte. Die Wiedervergabe einer Lizenz erfolgt ebenfalls über die

Nutzer-Administration. Öffnen Sie diese wie gewohnt über den „Administration“-Button im Menü und

klicken Sie anschließend auf den Namen des Nutzers, dessen Lizenz Sie neu vergeben möchten. Ganz

unten rechts auf der Seite mit den Nutzerdaten finden Sie den Button „Lizenz neu vergeben“. Mit

einem Klick auf diesen Button verschicken Sie den Registrierungslink neu. Der Registrierungsprozess

muss dann noch einmal durchgeführt werden, allerdings ist der alte Nutzername durch die Neuvergabe

wieder verfügbar.

Wenn Sie die Volllizenz eines Nutzers mit Admin-Rechten erneut vergeben möchten, müssen Sie ihm

diese Rechte zunächst wieder entziehen – erst danach ist die entsprechende Option verfügbar.

Wo Sie Passwort-Richtlinien festlegen

Als Administrator können Sie in den unternehmensweiten Einstellungen klare Passwort-Richtlinien für

alle Mitglieder des Accounts festlegen. Klicken Sie dazu in der Nutzer-Administration auf die drei

Punkte oben rechts und anschließend im Dropdown-Menü auf den Punkt „Unternehmensweite

Einstellungen“. Hier können Sie u.a. einstellen:

In welchen Intervallen ein Nutzer sein Passwort ändern muss und

was das Passwort enthalten muss: Zahlen oder Sonderzeichen zum Beispiel.

Weitere Informationen zu den Admin-Rechten finden Sie bei unseren Video-Tutorials.

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Admin-Rechte: Doppelt genäht hält besser

Sie sind idgard®-Nutzer und haben Ihr Passwort vergessen – was nun? Kein Grund zur Sorge: Wenden Sie sich einfach an Ihren Administrator. Dieser kann Ihnen Ihre Lizenz neu vergeben, so dass Sie auch wieder auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen können.

Was aber, wenn Sie selbst Admin sind und Ihr Passwort vergessen haben? Auch dann ist noch nicht aller Tage Abend: Sofern Sie den PUK (Password Unblocking Key) aufbewahrt haben, der Ihnen bei der Registrierung zugeteilt wurde, können Sie damit jederzeit ein neues Passwort erzeugen.

Und nun das Horrorszenario: Sie sind Admin und haben nicht nur ihr Passwort, sondern auch den PUK vergessen oder verloren! In diesem Fall sieht die Sache schon anders aus – hier kann Ihnen auch der Support nicht weiterhelfen. Denn im Gegensatz zu anderen Cloud-Diensten hat der Betreiber bei idgard® keinen Zugriff auf Namen, Daten und Passwörter. Einen zentralen Schlüsselspeicher gibt es nicht, und auch ein Zurücksetzen des Accounts ist nicht möglich. Also was tun?

Ein zweiter Admin – nur für den Fall

Sorgen Sie vor! Wir empfehlen: Legen Sie sich einen zweiten Admin-Account an – am besten direkt nach der Registrierung. Loggen Sie sich dazu zunächst als Administrator ein und statten Sie eine Volllizenz mit allen Admin-Rechten aus – wie das geht, haben wir Ihnen bereits hier erklärt.

Nutzen Sie anschließend diesen neu angelegten Admin-Account für alle administrativen Aufgaben – natürlich sollten Sie auch hier den PUK sicher aufbewahren. Ihren ursprünglichen Administrator-Account aber – Benutzernamen, Passwort und PUK – bewahren Sie an einem sicheren Ort auf, geschützt vor Zugriffen durch Dritte.

Sollten Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt tatsächlich einmal die Zugangsdaten und den PUK zu Ihrem zweiten Admin-Account verlegen, können Sie ganz einfach Ihren Original-Admin wieder heraussuchen und neue Admin-Rechte vergeben. Auf diese Weise können Sie übrigens auch einen Zugang weiterergeben, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt und ein neuer Kollege dessen administrative Aufgaben übernehmen soll. In allen idgard®-Paketen sind jeweils mehrere Volllizenzen enthalten, die Sie mit allen nötigen Rechten ausstatten können. Außerdem können Sie einzelne Lizenzen im Handumdrehen hinzubuchen – und diese auch jederzeit wieder kündigen. Als Administrator können Sie unter anderem Volllizenzen vergeben, Gäste einladen, Nutzerrechte verwalten und neue Lizenzen buchen.

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Dateien hochladen wie die Experten

Zum Hochladen von Dateien haben Sie in idgard® drei verschiedene Möglichkeiten. In jedem Fall

müssen Sie zuerst in diejenige Box wechseln, in der Sie die Dateien ablegen möchten – solange Sie sich

in der Box-Übersicht auf der Startseite befinden, ist ein Datei-Upload nicht möglich.

Hochladen innerhalb der Box

1. Per Drag & Drop. Ziehen Sie die hochzuladenden Dateien einfach direkt vom PC in Ihr Browserfenster. Der Upload startet automatisch.

2. Über die Funktion „Dateien hochladen“. Klicken Sie einfach auf das „Plus“-Icon oben rechts im grünen Balken und anschließend im Dropdown-Menü den Punkt „Dateien hochladen“.

3. Über die Funktion „Dateien hochladen (erweitert)“. Klicken Sie auf das „Plus“-Icon und wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt „Dateien hochladen (erweitert)“. Wenn Sie den erweiterten Modus aufgerufen haben, klicken Sie auf den „Dateien auswählen“-Button. Nun können Sie nacheinander Dateien – auch aus mehreren verschiedenen Verzeichnissen – auswählen und für den Upload vorbereiten. Hochgeladen werden die Dateien erst, wenn Sie auf „Alle hochladen“ klicken.

Der erweiterte Modus (umrahmt) erleichtert den Upload großer Datenmengen.

ZIP-Dateien mit Ordnerstruktur entpacken

Der erweiterte Modus erleichtert nicht nur das Hochladen von größeren Datenmengen, sondern bringt auch ein weiteres, äußert praktisches Feature mit: ZIP-Archive können nach dem Upload auf Wunsch direkt entpackt werden. Die Ordnerstruktur des Archivs wird dabei beibehalten und in die Box übernommen – das ist besonders nützlich, wenn Sie beispielsweise neue Boxen oder Datenräume mit mehreren Unterordnern befüllen möchten.

Hinweis: Der erweiterte Modus unterstützt ausschließlich ZIP-Archive, die mit der Standard-Kompressionsmethode „Deflate“ gepackt wurden!

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Kommunikation in idgard®

idgard® bietet sowohl die Standardfunktionen eines Cloud-Speichers als auch umfangreiche

Funktionen für den digitalen Austausch vertraulicher Daten. Aber wussten Sie schon, dass Sie idgard®

auch nutzen können, um sich mit Kollegen und Geschäftspartnern direkt auszutauschen? Das geht ganz

ohne externe Tools entweder über Nachrichten oder die Chatfunktion.

Nutzern eine Nachricht hinterlassen

Wenn Sie sich in einer beliebigen Box oder in einem Unterordner befinden, können Sie anderen

Nutzern einfach eine Nachricht hinterlassen. Das funktioniert nicht nur mit Volllizenzen, sondern auch

als Gast. Klicken Sie einfach auf das „Plus“-Icon in der grünen Navigationsleiste und wählen Sie den

Menüpunkt „Neue Nachricht“, um eine Nachricht zu erstellen.

Über den Menüpunkt „Neue Nachricht“ können Sie anderen Nutzern innerhalb einer Box Nachrichten

hinterlassen.

Im nachfolgenden Bildschirm können Sie den Titel sowie den Inhalt der Nachricht eingeben. Für den

Titel stehen Ihnen 256 Zeichen zur Verfügung; für den Inhalt gibt es keine Zeichenbegrenzung. Klicken

Sie nach der Texteingabe auf den „Speichern“-Button am unteren Bildschirmrand – fertig.

Ihre Nachricht kann von allen Nutzern gelesen werden, die Zugriff auf die Box haben und dazu

berechtigt sind, Dateien zu lesen. Die Rechte der einzelnen Nutzer können der Ersteller sowie alle

Verwalter der Box über die drei Punkte unter „Einstellungen der Box“ unter „Voreingestellte

Berechtigungen“ oder bei der Einladung bzw. nachträglich unter „Mitglieder“ der jeweiligen Box

einstellen. Nutzer mit der entsprechenden Berechtigung werden von idgard® darüber benachrichtigt,

dass sie ungelesene Nachrichten in einer ihrer Boxen haben.

Mit anderen Nutzern chatten

Wenn Sie anderen Nutzern nicht nur eine Nachricht hinterlassen wollen, sondern direkt mit ihnen

kommunizieren möchten, können Sie die Chatfunktion in idgard® nutzen. Dazu müssen Sie sich, wie

auch bei den Nachrichten, in einer Box oder einem beliebigen Unterordner der Box befinden. Pro Box

kann allerdings immer nur ein aktiver Chat existieren – Sie können also nicht in jedem Unterordner

einen neuen Chat starten, sondern chatten immer mit allen Mitgliedern der Box.

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Berechtigte Nutzer können die Chatfunktion nutzen, um innerhalb einer Box miteinander zu

kommunizieren.

Klicken Sie zunächst oben rechts auf das Kontextmenü mit den drei Punkten und anschließend auf den

Punkt „Chat“, um den Chat zu starten oder einen bereits bestehenden Chatverlauf zu öffnen. Dieser

kann von allen Gast- oder Volllizenzen genutzt werden, die dazu berechtigt sind. Die Berechtigung kann

der Ersteller der Box ebenfalls voreinstellen, bei der Einladung vergeben oder nachträglich über die

Mitgliederverwaltung einstellen. Die berechtigten Nutzer werden von idgard® über neue

Chatmitteilungen ebenso informiert wie über neue Nachrichten.

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Boxmail: So bleibt Ihr E-Mail-Anhang vertraulich

Einen E-Mail Anhang vertraulich zu halten, gehört zur hohen Kunst des Verschlüsselns. Das zumindest ist die generelle Meinung. Es sei „zu kompliziert“, mache Arbeit und verursache hohen Verwaltungsaufwand. Trotzdem setzen große Organisationen auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und hoffen, dass die Mitarbeiter sie auch einsetzen – oft vergeblich. idgard® bietet gleich mehrere Möglichkeiten, Dokumente und auch große Dateien einfach und sicher zu verschicken. Den E-Mail-Versand mit der Outlook-Erweiterung zeigen wir Ihnen an einer anderen Stelle – hier geht es zum Blogbeitrag. Ein Video-Tutorial zur Boxmail finden Sie hier. Sie können sensible Daten und Dokumente aber auch direkt aus dem Webbrowser heraus verschicken, ganz ohne Add-In: Mit Boxmail versenden Sie Anhänge in einer temporären Privacy Box. Diese Erweiterung steht Ihnen ab dem Starter-Paket kostenlos zur Verfügung. Den E-Mail Anhang vertraulich versenden: So geht’s!

Über die Boxmail-Funktion können Sie Anhänge direkt aus idgard® heraus versenden.

Klicken Sie in der idgard® Weboberfläche auf das Boxmail-Symbol in der rechten oberen Ecke. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit drei Reitern. Hier haben Sie mehrere Optionen:

Reiter „Allgemein“: Hier können Sie die zu versendende(n) Datei(en) anhängen und einen oder mehrere Empfänger angeben.

Reiter „Sicherheit“: Auf Wunsch können Sie die Dateien zusätzlich mit einem Passcode schützen. Dieser wird automatisch generiert (oder kann geändert werden) und, sofern Sie die Mobilfunknummer des Empfängers hinterlegt haben, per SMS an diese Nummer versandt.

Reiter „Verschiedenes“: Hier können Sie der temporären Box einen Namen geben und einstellen, nach welcher Frist die Box gelöscht wird.

Anschließend klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Erstellen“ und haben dann noch einmal die Möglichkeit, die Sprache Ihrer Vorlage zu ändern. Sobald Sie auf „Absenden“ klicken, öffnet idgard® automatisch Ihren Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird, etc.) und legt eine neue Mail an den vorher festgelegten Empfänger an, die Sie nun wie gewohnt versenden können. Falls Sie einen Webmailing-Dienst wie GMX oder Gmail nutzen, kopieren Sie die Mail einfach aus der idgard®-Benutzeroberfläche und fügen Sie sie in eine Mail-Vorlage in Ihrem Webmailer ein.

Bitte achten Sie darauf, dass der Link im Text nicht geändert oder entfernt wird.

Die Boxmail enthält neben dem Download-Link und Ihrer persönlichen Nachricht auch einen Hinweis, wie lange die temporäre Box bis zu ihrer automatischen Löschung bestehen bleibt.

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Jetzt ausprobieren: Die E-Mail Outlook-Erweiterung

Sensible Dokumente per E-Mail über Outlook versenden? Mit idgard® geht das jetzt ganz einfach. Denn idgard® lässt sich mit Hilfe eines speziellen Add-Ins in Outlook integrieren. So bekommen Sie die dringend benötigte Datensicherheit in Ihre gewohnte Arbeitsumgebung. Die Installation können Sie individuell vornehmen oder mithilfe einer „silent installation“ über eine zentrale Software-Verteilung durchführen. Danach erscheint der grüne idgard®-Button direkt in der Outlook-Taskleiste. Damit können Sie idgard® individuell aktivieren, wenn Sie Ihr Dokument sicher verschicken wollen.

Das Add-In bietet Ihnen folgende Funktionen:

Zertifikatsüberprüfung Auto Update Konfigurierbare E-Mail-Vorlagen in Deutsch und Englisch Einrichtung eines Archiv-Postfachs Unterstützung von Proxy-Servern Single Sign-On für die Nutzung mit LDAP / Active Directory

So nutzen Sie das E-Mail Outlook Add-In:

Sie schreiben Ihre E-Mail wie gewohnt und fügen die Anhänge hinzu. Wenn Sie nun feststellen, dass die E-Mail schützenswerte Daten enthält, klicken Sie auf den

grünen idgard®-Button in der Taskleiste. Anschließend brauchen Sie die E-Mail nur noch senden.

Es erscheint automatisch eine Liste Ihrer bestehenden Boxen. Aus dieser wählen Sie aus, in welcher Box die E-Mail gespeichert werden soll.

Sie können auch eine „neue Box erstellen“, falls noch keine passende Box vorhanden ist. Geben Sie den Namen des Empfängers ein und erhöhen Sie gegebenenfalls die Sicherheitsstufe noch, indem Sie einen zusätzlichen Passcode für die Box erstellen.

Klicken Sie nun „E-Mail mit idgard® senden“, um den Text mit dem Zugriffslink zu Ihrem Anhang sicher zu übermitteln.

Sind Sie neugierig geworden?

Die wichtigsten Informationen haben wir in diesem Video noch einmal für Sie zusammengefasst.

Wollen Sie es ausprobieren? Hier geht es zum Download.

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Testen Sie das idgard® Office Add-in

In idgard® gespeicherte Dokumente direkt in Microsoft Office-Programmen öffnen und ablegen – geht das? Kein Problem: mit unserem kostenlosen Office-Add-in gelingt die Integration mühelos. Auf diese Weise genießen Sie höchste Sicherheit, ohne Ihre Arbeitsprozesse umstellen zu müssen.

Das idgard® Office-Add-in bietet eine komfortable Möglichkeit, aus Excel, Word oder PowerPoint heraus auf Ihre idgard®-Boxen zuzugreifen und Dokumente zu bearbeiten. Diese können anschließend über den gewohnten Speicher-Button wieder in idgard® abgelegt werden. Lokale Dateien werden automatisch gelöscht – so bleiben Ihre Daten sicher in der idgard®-Cloud. Eine automatische Sperre verhindert außerdem ein versehentliches Überschreiben, etwa wenn zwei Personen parallel die gleiche Datei bearbeiten wollen – die entsprechende Datei wird dann mit dem Hinweis „In Bearbeitung“ markiert.

Die perfekte Office-Ergänzung – jetzt ausprobieren!

Zusammen mit der bereits vorgestellten Outlook-Erweiterung ist unser Office-Add-in die perfekte Ergänzung für Ihren Office-Arbeitsplatz: Greifen Sie bequem auf Dokumente in der Cloud zu, legen Sie diese wieder ab oder teilen Sie sie mit Partnern, Kunden und Kollegen. Natürlich genießen Sie dabei jederzeit den einzigartigen Schutz, den Sie bereits von idgard® gewohnt sind.

Die wichtigsten Informationen haben wir in diesem Video noch einmal für Sie zusammengefasst.

Weitere Details zum Microsoft Office-Add-in finden Sie in unserem Service-Bereich.

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idgard®-Sicherheitseinstellungen und Schutzklasse

In idgard® können Sie selbst einstellen, wie sicher Ihre Daten sind und unter anderem Passwort-Kriterien festlegen. Damit bestimmen Sie die Schutzklasse des Dienstes selbst. Dazu benötigen Sie allerdings Admin-Rechte.

Um auf die Datenschutzeinstellungen zuzugreifen, öffnen Sie zunächst die Nutzer-Administration – klicken Sie dazu im Menü links auf den Button „Administration“.

In dieser Übersicht klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte und im Dropdown-Menü den Punkt „Unternehmensweite Einstellungen“.

In den unternehmensweiten Einstellungen können Sie auf die Datenschutzeinstellungen zugreifen.

Welche Schutzklasse soll es sein?

Hier können Sie nun unter anderem Datenschutzeinstellungen vornehmen. Als Konfigurationshilfe stehen drei Einstellungsempfehlungen zur Auswahl, die den Schutzklassen I bis III des Trusted Cloud Datenschutzprofils (TCDP) des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entsprechen.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, weitere benutzerdefinierte Einstellungen vorzunehmen:

Personalisieren Sie idgard®: Laden Sie ein eigenes Unternehmenslogo hoch, das Ihnen und Ihren Gästen ab dem nächsten Login immer angezeigt wird. (Abgesehen von dieser Funktion beziehen sich alle anderen Einstellungen auf sicherheitsrelevante Optionen.)

Lassen Sie sich auf Wunsch den ersten und letzten Zugriff von Personen auf Privacy Boxen anzeigen.

Legen Sie fest, welche Rechte für die Box-Erstellung neue Nutzer gelten sollen. Außerdem können Sie die maximale Lebensdauer für temporäre Boxen und die Verfallsperiode für Box-Inhalte einstellen.

Erlauben oder verbieten Sie die Nutzung der WebDAV-Schnittstelle. Dies empfiehlt sich nur dann wenn sich das genutzte Gerät in einer sicheren, vertrauenswürdigen Umgebung befindet.

Unter dem Punkt „Erweiterungen“ können Sie festlegen, ob die Zertifikate für idgard®-Applikationen explizit überprüft werden sollen. Dies hilft, sogenannten „Man-in-the-Middle“-Attacken vorzubeugen.

Anschließend können Sie einstellen, ob und nach welcher Frist Nutzer-Sitzungen beendet werden. Empfehlenswert sind hier kurze Ablauffristen, z.B. 20 Minuten.

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Unter dem Punkt „2-Faktor-Authentisierung“ können Sie die optionale 2-Faktor-Authentisierung beim Login, bei der Einladung von Nutzern und beim Zugriff zu Privacy Boxes aktivieren.

Zu guter Letzt können Sie zusätzliche Passwort-Kriterien wie obligatorische Groß- und Kleinschreibung, Ziffern und Sonderzeichen festlegen.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei den voreingestellten Schutzklassen lediglich um typische Einstellungsmuster handelt. Je nach Schutzklasse kann es erforderlich sein, bestimmte Einstellungen abweichend davon zu wählen!

Sie sind nicht sicher, welche Schutzklasse Sie für Ihre Daten benötigen? Dann empfehlen wir Ihnen unseren kostenlosen Schutzbedarfsrechner. Der Rechner wurde nach den Aspekten des Trusted Cloud Datenschutzprofil entwickelt und soll Unternehmen helfen, den Schutzbedarf ihrer Daten zu ermitteln.

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Was ist ein idgard® Datenraum?

Immobilienmakler Herr K. will eine Wohnung verkaufen. Zur externen Datensicherung plant er, einen neuen virtuellen Projektraum bei idgard® – eine Privacy Box – zu erstellen. In dieser will er die Unterlagen der Wohnung einstellen, um sie sicher allen Interessenten zukommen zu lassen. Da er aber zum ersten Mal eine Box erstellt, glaubt er, noch etwas Hilfe zu brauchen. Er ruft bei unserem Support an.

Die nette, sehr kompetente Dame leitet ihn zum Button „Box erstellen“. Sie fragt, ob er nicht doch eher einen Datenraum braucht. Der sei für seinen Zweck genau das Richtige! „Und was“, fragt Herr K. erstaunt, „ist da der Unterschied?“

Was zeichnet den Datenraum aus?

In einem idgard® Datenraum stehen alle Funktionen zur Verfügung, die auch eine normale Privacy Box bietet. Doch es gibt ein paar zusätzliche Funktionen für PDF-Dokumente, die vor einer unerwünschten Weiterverbreitung schützen:

Alarmfunktion bei ungewöhnlichem Downloadverhalten, vor dem Betreten des Datenraums muss der Interessent eine Einverständniserklärung

abgeben, ein revisionssicheres Journal, das alle Vorgänge im Datenraum dokumentiert, dynamisches Wasserzeichen mit Datum, Uhrzeit und Name der Person, die das Dokument

herunterlädt, werden quer im Hintergrund über das PDF gedruckt und nur lesen: Die Dokumente sind nur zur Ansicht im Browser freigegeben.

Einen solchen Datenraum können Sie sofort einrichten, sobald Sie eine Datenraum-Lizenz gekauft haben. Damit können Sie jede idgard® Privacy Box in einen Datenraum umwandeln.

Dieses kurze Video stellt Ihnen die Optionen im Datenraum vor.

Wussten Sie’s? Funktionen online ändern

Die Funktionen für PDF-Dokumente können Sie sogar online in der Cloud ändern, ohne das Dokument dafür herunter- und neu hochladen zu müssen.

Das ist praktisch, sobald Sie ein PDF-Dokument in einem Datenraum mit einer neuen Funktion ausstatten möchten. Wandeln Sie beispielsweise ein nur-lesen PDF – das Dokument lässt sich nur im Browser anschauen, aber nicht kopieren oder drucken – in eines mit einem Wasserzeichen um.

Und so geht’s: Setzen Sie zunächst den Haken links neben dem umzuwandelnden PDF und klicken Sie dann oben auf das Dokument-Symbol mit dem Haken. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit mehreren Optionen und den Datenraumeinstellungen.

Wasserzeichen Nur lesen Keine

Wählen Sie die entsprechende Funktion durch Anklicken aus. Das Dokument wird sofort in das gewünschte Format umgewandelt.

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Datenraum buchen und einrichten

Dieser Tipp zeigt, wie Sie einen Datenraum buchen und einrichten. Sie wissen nicht, ob es in Ihrem Fall sinnvoll ist, einen Datenraum einzurichten? Auch dabei können wir helfen, aber an anderer Stelle.

Ein idgard®-Datenraum ist eine Privacy Box mit zusätzlichen Funktionen zum Schutz vor einer unerwünschten Weiterverbreitung von Dokumenten.

Normale Privacy Boxen sind kostenlos und bereits in Ihrem Starter- oder Professional-Paket enthalten. Eine normale Box in einen Datenraum umzuwandeln kostet 79,50 Euro pro Monat und Datenraum. Die Abrechnung erfolgt tagegenau.

Die entsprechende Lizenz dafür müssen Sie in Ihrem idgard® Administrationsbereich kostenpflichtig hinzubuchen – Sie benötigen also Admin-Rechte, um Datenräume buchen zu können. Um einen Datenraum bei vorhandener Option anzulegen genügt hingegen eine Volllizenz mit entsprechender Berechtigung.

In der Nutzer-Administration finden Sie den Menüpunkt „Buchung“ – hier bekommen Sie Ihre Datenraum-Lizenz.

Um die Buchung vorzunehmen, begeben Sie sich zuerst in das Administrations-Menü und klicken Sie dann auf die drei Punkte oben rechts. Im Dropdown-Menü klicken Sie nun auf „Buchung“. Auf der nächsten Seite wählen Sie abermals den Menüpunkt „Buchung“.

Hier können Sie Lizenzen, zusätzlichen Speicherplatz und Datenräume hinzufügen und reduzieren. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie unten rechts auf „kostenpflichtig buchen“ klicken – fertig.

Datenraum einrichten – aber wie?

Als nächstes müssen Sie einen Datenraum einrichten. Dazu legen Sie entweder eine neue Box an oder wählen eine bereits bestehende Privacy-Box aus, in der Sie Mitglied sind und für die Sie die Verwaltungsrechte besitzen.

Wenn Sie eine neue Box anlegen, steht Ihnen nun neben „Temporäre Privacy Box“ und „Privacy Box“ die neue Option „Datenraum“ zur Verfügung.

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Sobald Sie eine Lizenz erworben haben, können Sie eine Privacy Box in einen Datenraum umwandeln.

Wenn Sie hingegen eine bereits bestehende Box in einen Datenraum umwandeln wollen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem jeweiligen Boxnamen und wählen Sie „Einstellungen der Box“. Alternativ betreten Sie die Box, klicken auf die drei Punkte oben rechts und dann auf den Menüpunkt „Einstellungen der Box“. Auf der sich dann öffnenden Seite wählen Sie den Reiter „Eigenschaften“. Unter „Box-Typ“ können Sie nun aus einer Privacy-Box einen Datenraum machen. Speichern.

Ist der Datenraum erstellt, finden Sie unter den drei Punkten die „Einstellungen der Box“. Wählen Sie nun oben den Menüpunkt „Datenraum“. Hier können Sie beispielsweise von allen Datenraum-Teilnehmern eine zwingende Einverständnis-Erklärung („Zustimmung der Nutzungsvereinbarung des Datenraums“) einfordern, die vor dem ersten Zutritt akzeptiert werden muss. Grundsätzlich ist der Nutzerkreis in einem Datenraum mengenmäßig nicht begrenzt.

Weitere Vorteile eines idgard® Datenraumes sind:

Revisionssicheres Journal, um alle Vorgänge im Datenraum nachvollziehen zu können Dynamisches Wasserzeichen für Dokumente: Datum, Uhrzeit und Name der Person, die das

Dokument herunterlädt, werden quer über das PDF gedruckt Zeitlich definierbarer Zugriff für Dateien, Dokumente und Nachrichten Nur-lesen-Option: Dokumente werden nur zur Ansicht im Browser freigegeben

Achtung, Einbahnstraße!

Sie können zwar jede Privacy Box in einen Datenraum umwandeln. Aufgrund der zahlreichen Zusatzfunktionen funktioniert das allerdings nur in eine Richtung. Das heißt, wenn Sie den Datenraum nicht mehr benötigen, müssen Sie zunächst den Inhalt sichern und anschließend die gesamte Datenraum-Box löschen.

Anschließend können Sie die Lizenz erneut verwenden. Wenn Sie die Lizenz gar nicht mehr nutzen möchten, müssen Sie die Lizenz im Admin-Bereich wegbuchen, also die Anzahl reduzieren und die Änderungen speichern. Erst dann wird diese Lizenz nicht mehr berechnet.

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Datenraum archivieren und löschen

Wie Sie in idgard® einen Datenraum buchen und einrichten, haben wir Ihnen bereits erklärt. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren virtuellen Datenraum löschen und archivieren; die Lizenz können Sie anschließend übrigens wiederverwenden.

Wenn Ihnen für die hier beschriebenen Schritte die nötigen Berechtigungen fehlen, fragen Sie bitte Ihren Admin.

1. Dokumente archivieren

Wenn Sie Ihr Projekt abgeschlossen haben und Ihren virtuellen Datenraum nicht mehr benötigen, können Sie ihn einfach löschen. In der Regel empfiehlt es sich jedoch, vorher sämtliche Dokumente und Verzeichnisse zu archivieren.

Dazu benötigen Sie nur wenige Schritte:

o Betreten Sie zunächst Ihren virtuellen Datenraum und markieren Sie alle Ordner und Dokumente auf der obersten Ebene. Das geht entweder von Hand oder indem Sie das Dokumenten-Icon mit dem Haken oben rechts anklicken und im Dropdown-Menü den Punkt „Alle Objekte auswählen“.

o Im selben Dropdown-Menü wählen Sie nun unter „Datenraumeinstellungen“ die Option „Keine“ – deaktivieren Sie also „Wasserzeichen“ und die „Nur lesen“-Option.

o Anschließend markieren Sie abermals alle Ordner und Dateien und starten den Download durch einen Klick auf „Markierte Objekte herunterladen; der gesamte Inhalt Ihres Datenraums wird nun mitsamt der vorhandenen Ordner-Struktur als ZIP-Archiv auf Ihren PC heruntergeladen.

Das heruntergeladene Archiv können Sie nun den Regeln Ihrer Organisation entsprechend archivieren, indem Sie es entweder lokal oder in einer geeigneten Privacy Box speichern.

Bevor Sie den Datenraum archivieren können, müssen Sie zunächst die Wasserzeichen und den Lesezugriff deaktivieren.

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2. Journal exportieren

Um auch nachträglich den Überblick über alle Aktivitäten in Ihrem virtuellen Datenraum zu behalten, können Sie das Datenraum-Journal ebenfalls exportieren. Dazu öffnen Sie über die drei Punkte rechts oben das „Datenraumjournal“ und klicken Sie dann auf den „Exportieren“-Button am unteren Bildschirmrand. Das Journal wird daraufhin als CSV-Datei heruntergeladen. Diese können Sie anschließend in Excel oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm öffnen und beispielsweise als PDF-Datei speichern.

Das Datenraum-Journal können Sie im Excel-kompatiblen CSV-Format exportieren.

3. Datenraum löschen

Wenn alle Verzeichnisse und Dokumente archiviert und das Journal exportiert wurden, kann der virtuelle Datenraum wie eine normale Privacy Box von seinem Ersteller gelöscht werden.

Achtung: Dieser Schritt ist nicht umkehrbar; stellen Sie daher vor der Löschung sicher, dass alle noch benötigten Dokumente gesichert wurden!

Die Datenraum-Lizenz wird nach Löschen des Datenraumes wieder frei und kann somit erneut verwendet werden.

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Box-Zugriff zeitlich begrenzen

Die Daten, die Sie mit Ihren Kunden, Kollegen oder Partnern teilen, sollen nur für einen bestimmten Zeitraum verfügbar sein? In idgard® gibt es gleich zwei Möglichkeiten, das zu erreichen. Für beide Methoden brauchen Sie allerdings die Berechtigung, Boxen zu erstellen und zu bearbeiten – sie benötigen also mindestens eine Volllizenz. Mit einer Gastlizenz stehen Ihnen diese Funktionen nicht zur Verfügung.

1. Privacy Box mit zeitlich begrenztem Zugriff

Die einfachste Methode ist das Einrichten einer Privacy Box mit zeitlich begrenztem Zugriff. Dazu erstellen Sie entweder eine neue Box über das Box-plus-Symbol oben rechts in der Navigationsleiste, oder Sie bearbeiten die Eigenschaften einer bereits existierenden Box – das funktioniert aber nur mit Boxen, die Sie entweder selbst erstellt haben oder für die Sie vom Ersteller mit den nötigen Rechten als Verwalter ausgestattet wurden.

Öffnen Sie die Box zunächst und klicken Sie auf das Kontext-Menü mit den drei Punkten oben rechts und wählen Sie im Dropdown-Menü „Einstellungen der Box“. So gelangen Sie in das Menü mit der Box-Beschreibung. Hier wählen Sie nun den Reiter „Eigenschaften“ aus.

In diesem Menü können Sie unter anderem den Box-Typ und den zeitlich begrenzten Zugriff einstellen.

Es öffnet sich ein neues Menü, in dem Sie den zeitlich begrenzten Zugriff aktivieren können – setzen Sie dazu einfach den entsprechenden Haken. Haben Sie das getan, können Sie noch festlegen, in welchem Zeitraum der Zugriff möglich sein soll (Datum und Uhrzeit). Wichtig ist, dass Sie das Datum im richtigen Format eintragen; nutzen Sie dazu bitte die Kalender-Auswahl. Mit einem Klick auf den grünen Speichern-Button unten rechts werden die Änderungen übernommen – fertig.

Wenn Sie den zeitlich begrenzten Zugriff aktiviert haben, können diejenigen Personen, mit denen Sie Ihre Box geteilt haben, nur innerhalb des von Ihnen definierten Zeitraumes auf die darin gespeicherten Dateien zugreifen. Nach Ablauf dieses Zeitfensters haben nur noch Sie selbst Zugriff auf die Box und ihren Inhalt.

Möchten Sie die Beschränkung wieder aufheben, öffnen Sie einfach erneut das Menü mit den Box-Eigenschaften und schalten Sie den zeitlich begrenzten Zugriff über den entsprechenden Regler wieder aus und speichern Sie die Einstellung.

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2. Einstellung: Temporäre Privacy Box

Die zweite Methode besteht darin, eine temporäre Privacy Box einzurichten. Dazu erstellen Sie ebenfalls entweder eine neue Box oder bearbeiten die Eigenschaften einer eigenen, schon vorhandenen Box. Rufen Sie dazu – wie schon unter Punkt 1 beschrieben – die Box-Beschreibung auf und wählen Sie den Reiter „Eigenschaften“. Unter „Box-Typ“ können Sie diese Box nun in eine Temporäre Box umwandeln.

Sie können jederzeit aus einer Privacy Box eine Temporäre Box machen. Doch Vorsicht: Nach Ablauf der Frist löscht sich diese von selbst!

Anschließend können Sie einstellen, wie lange die Box erhalten bleibt; das Maximum sind 90 Tage. Bestätigen Sie Ihre Einstellung über den Speichern-Button. Nach Ablauf der von Ihnen festgelegten Frist löscht sich die Box automatisch von selbst – mit allen darin enthaltenen Dateien!

Selbstverständlich können Sie eine temporäre Privacy Box jederzeit wieder in eine reguläre Privacy Box umwandeln, so lange sie noch nicht gelöscht wurde. Öffnen Sie dazu einfach wieder das Eigenschaftsmenü der Box und nehmen Sie die entsprechenden Anpassungen vor.

Übrigens lassen sich auch beide Methoden kombinieren: Sie können also auch eine temporäre Box einrichten und dort zusätzlich einen zeitlich begrenzten Zugriff einstellen.

Achtung: Wie bereits erwähnt, werden nach Ablauf der voreingestellten Frist alle Dateien in einer temporären Box mitsamt der Box gelöscht. Wichtige Dateien sollten Sie also unbedingt vor Fristende sichern, indem Sie sie lokal oder in einer anderen Box speichern.

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idgard®-Boxen über WebDAV in Windows einbinden

Dank einer WebDAV-Schnittstelle können Sie idgard® mit wenigen Klicks in den Windows Datei-Explorer einbinden. Und so geht es:

WebDAV aktivieren

Achtung: Um WebDAV nutzen zu können, muss die Option zunächst aktiviert werden. Dazu benötigen Sie Admin-Rechte; sollten Ihnen diese fehlen, kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator.

Öffnen Sie zunächst die Nutzer-Administration und anschließend über das Kontext-Menü mit den drei Punkten oben rechts und gehen Sie zu „unternehmensweite Einstellungen“. In der folgenden Übersicht setzen Sie nun den Haken neben dem Menüpunkt „WebDAV erlauben“ und speichern Ihre Auswahl.

Um WebDAV zu nutzen, muss die Option zunächst in den unternehmensweiten Einstellungen aktiviert werden.

Achtung: WebDAV ist in den Datenschutz-Voreinstellungen für die Schutzklassen II und III standardmäßig deaktiviert. Bei der Nutzung von WebDAV stehen Ihnen Ihre Privacy Boxen als Netzlaufwerk zur Verfügung. Ihre idgard®-Zugangsdaten müssen Sie nach jedem Neustart Ihres Rechners nur einmalig eingeben, um das Laufwerk nutzen zu können – nutzen Sie WebDAV daher nur, wenn sich das Gerät in einer sicheren Umgebung befindet!

Privacy-Boxen in Windows einbinden

Wenn WebDAV aktiviert wurde, können Sie alle Boxen, zu denen Sie Zugang haben, als Netzlaufwerk in den Datei-Explorer einbinden.

Um alle Boxen auf einmal einzubinden, klicken Sie i m Menü links auf „Einstellungen“ und im nächsten Fenster den Menüpunkt „WebDAV“. Hier werden Ihnen ein Link sowie ein QR-Code angezeigt. Kopieren Sie den Link in Ihre Zwischenablage!

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Über diesen Link können Sie alle Boxen, zu denen Sie Zugang haben, gleichzeitig einbinden.

Öffnen Sie nun auf Ihrem PC Ihren Datei-Explorer, klicken Sie auf „Computer“ und wählen Sie dann den Menüpunkt „Netzlaufwerk verbinden“. Fügen Sie den kopierten Link in die Zeile neben dem Punkt „Ordner“ ein.

Wenn Sie den Haken „Verbindung bei Anmeldung wieder herstellen“ setzen, tauchen Ihre Privacy Boxen nach einem Neustart wieder als Laufwerk auf und können direkt verbunden werden. Für eine bessere Performance empfehlen wir außerdem das Setzen des Hakens auf die Checkbox „Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen“. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche „Fertig stellen“ ab.

Die Einbindung unter Windows ist denkbar einfach und mit wenigen Mausklicks erledigt.

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Wenn Sie nur einzelne Privacy Boxen in den Datei-Explorer einbinden wollen, gehen Sie in idgard® in die entsprechende Box und öffnen Sie die Einstellungen der Box. Unter dem Punkt „WebDAV“ finden Sie den Link und QR-Code für diese Box. Binden Sie den Link anschließend wie im letzten Schritt beschrieben als Netzlaufwerk in Windows ein – fertig.

Wenn Sie einzelne Boxen einbinden möchten, finden Sie den Link dazu in den Box-Einstellungen.

Die Nutzung eines zweiten Faktors zur Authentisierung ist auch bei der Verwendung von WebDAV weiterhin möglich.

Für weitere Infos zum Thema WebDAV empfehlen wir Ihnen unseren Service-Bereich. Hier finden Sie auch Hinweise zur WebDAV-Einbindung unter Mac OS.

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Support: Bei uns antworten Menschen auf Ihre Fragen

Einen Support-Anruf geplant? Wir bekommen häufig lobende Worte für unseren Service. Von „nett“ über „schnell und kompetent“ bis hin zu „Wahnsinn, da wäre ich allein nie drauf gekommen!“. Oft sind die Anrufer erstaunt: „Klasse”, sagen sie, „gar keine Warteschlange!“. Auf Lob wie dieses sind wir sehr stolz!

Damit Ihnen dieser Service auch weiterhin erhalten bleibt, gewähren wir Ihnen jetzt einen kleinen Einblick in alle Möglichkeiten, wie Sie bei idgard® Hilfe bekommen können. So fällt es Ihnen leicht, zu entscheiden, ob ein Anruf an den Support tatsächlich nötig ist.

Service auf der Website

Unser Service beginnt bereits auf unsere Webseite unter www.idgard.de/service. Dort finden Sie:

Handbücher und technische Beschreibungen Videos (Nutzen Sie dieses extrem hilfreiche Instrument unbedingt!) Einen umfassenden FAQ-Bereich Ein Formular zur Anmeldung für unseren Newsletter (mit Bedientipps!) Ein Formular für unsere Online-Hilfe per E-Mail Alle Möglichkeiten, wie Sie mit uns in Kontakt treten können Die Anmeldung zur Willkommensstrecke

Ihr Anruf beim idgard® Support-Team

Sollten Sie einmal keine Lösung finden, dann rufen Sie gern während unserer Servicezeiten an: Mo.-Fr. von 09:00 bis 17:00 Uhr. Die Rufnummer lautet: +49(0)89 / 444 435 140

In der Regel erreichen Sie sofort einen unserer Service-Mitarbeiter. Für einen schnellen und reibungslosen Ablauf halten Sie bitte folgende Informationen bereit:

Firmennamen und Kundennummer Lizenztyp (Admin, Volllizenz, Gastlizenz) Wie greifen Sie bei Ihrem Problem auf idgard® zu (App, Browser, Windows Client, WebDAV)?

Zu mehr als 90 Prozent können wir Probleme bereits während des Anrufs klären. Bei den restlichen Anfragen beginnen wir umgehend mit der Fehleranalyse. Kurze Kommunikationswege zwischen Service, Entwicklung und Produktmanagement sorgen für eine schnelle Lösungsfindung.

Wir freuen uns, wenn Sie auch weiterhin unser gesamtes Service-Angebot nutzen. Scheuen Sie sich nicht, kritisches Feedback zu geben! Wir hören gern, in welchen Bereichen wir uns verbessern können.

Und vergessen Sie bitte nicht, uns zu loben… da stehen wir drauf! 😉

Stand: April 2021