IKT: ERP-Systeme - ninahauser.de · 6 Projektanalyse ... Analytic Hierarchy Process Vergleich mit der Nullalternative (Nichtstun) Wahl eines „optimalen“ Projektportfolios (Optimierungsproblem)

IKT: ERP-Systeme

Nina Stodolka, SS 2017

1

Roter Faden

2

Grundlagen

Definition

Einordnung, Funktionen und Aufgaben

Charakteristika & Bestandteile (grob)

Nutzen

Integration, Ökosystem und Abgrenzung

Marktüberblick

Technologie

Einführung in ein Unternehmen

Einführung IT-Projektmanagement

Vorgehensmodell am Beispiel

Risiken und Erfolgsfaktoren

ERP-spezifische Phasenmodelle

ERP-spezifische Risiken und Erfolgsfaktoren

Wechsel, Betrieb, Wartung

Details

Module und Bestandteile im Detail

Vorstellung konkreter ERP-Systeme

Agenda Vorgehensmodell am Beispiel

3

Projektdefinition

4

Projektanregung

Idee

innerbetrieblicher Auftrag

Projektvorschlag

Aufgabenbeschreibung

grundlegende Ziele

Anforderungskatalog (grob)

Bekannte Restriktionen (Termine, Qualität,…)

Quelle: Shtub, A./Bard, J.F./Globerson, S. (1994): Project Management: Engineering, technology and implementation

Projektdefinition

5

Projektanalyse

Machbarkeit

Technisch

Zeitlich

Finanziell

Managementbezogen

Ressourcenbezogen

Bzw. Projektumfang bestimmen (Grobspezifikation und -schätzung) (Preliminary Scope Statement)

Quelle: Shtub, A./Bard, J.F./Globerson, S. (1994): Project Management: Engineering, technology and implementation und Scholl, Armin (2016): Modul MW 17.3 Project Management & Scheduling

Projektdefinition

6

Projektanalyse Ökonomische Analyse

Rentabilität, Erlöse, Kosten

Statische Methoden (Beispiel: )

Dynamische Methoden (Beispiel: )

Berücksichtigung von Unsicherheit (Beispiel: )

Prozentsatzmethoden

Expertenschätzungen

Faktoren-Methode von IBM

Risikoanalyse


Projektdefinition

7

Projektbewertung und -auswahl

Kriterien festlegen (z.B.: )

Nutzwertanalyse

Multiattributive Nutzentheorie

Analytic Hierarchy Process

Vergleich mit der Nullalternative (Nichtstun)

Wahl eines „optimalen“ Projektportfolios (Optimierungsproblem)


Projektplanung

8

LOI ( ) oder Projektauftrag(Project Charter) /Vertrag

Einsatzmittelplanung / Projektteam aufstellen/Externe & interne Organisation Formen der Projektorganisation Organisation/Reservierung der entsprechenden Ressourcen

Projektleiter Projektteam Ggf. Steering Commitee

Rollen (Leads, Mitarbeiter,..) Aufwand für Besprechungen, Urlaube, Krankheiten, Training und

Overhead einplanen!

Vertragsverhandlungen abschließen

Projektplanung

9

Projektprozesse

Change-Management

Qualitätssicherung

Freigaben

Änderungen (Team,…)

Auswirkungen bei Nicht-Einhaltung

Abrechnung

Abnahmen/Teilabnahmen

Projektplanung

10

Struktur & Ablaufplanung

Ziel: Projektplan bzw.

Projektstrukturplan

Inhaltliche Struktur

z.B. Work Breakdown Structure (WBS)

Funktionsorientiert

Produktorientiert

Prozessorientiert

abgeschlossene Teilaufgabe

definierte Dauer

homogener Ressourcenbedarf während der Dauer

eindeutige Verantwortung

Quelle: Scholl, Armin (2016): Modul MW 17.3 Project Management & Scheduling

Projektplanung

11


Schätzungen

Schätzmethoden

Analog (Vergleich mit früheren Vorgängen)

Expertenschätzungen (Fehlerrate 50-60%, Gruppen bis zu 30%)

Algorithmische oder parametrische Schätzung

Drei Punkt Schätzung

Quelle: Roux, Manfred (2014): Projektauswahl, URL: http://docplayer.org/11354409-Wo-kommen-projekte-her-projektauswahl-02-04-2014-projektmanagement-projektauswahl.html vom 15.05.2017

Projektplanung

12


Schätzungen

Schätzmethoden

Function-Point-Methode (FPA)

COCOMO - Constructive Cost Model


Projektplanung

13


Aufgaben mit Abhängigkeiten

Termine und Meilensteine (z.B. Deployments, Tests)

Pufferplanung

Wartezeiten

Dokumentation

ggf. Unterteilung in Teilprojekte

Risikomanagement

Projektplan lebt !

Projektplanung

14

Product Definition Document Gesamtrahmen für das Projekt Projekt- und Produktziele Produkt- oder Dienstleistungsanforderungen, Projektanforderungen und

Liefergegenstände Abnahmekriterien Projektgrenzen & Projektbeschränkungen Projektannahmen Anfängliche Projektorganisation Anfänglich definierte Risiken Terminmeilensteine Anfänglicher Projektstrukturplan Grobschätzung der Kosten Anforderungen an das Konfigurationsmanagement Anforderungen an die Genehmigung


Projektplanung

15

Grundlagen des Controllings

Regeln für Aufwands- und Kostenerfassung

Zeiterfassung/Buchung inkl. Mahnwesen

Toleranzgrenzen für die Abweichung vom Plan-Budget festlegen

Warn-Schwellen definieren

Stakeholderanalyse

z.B. Geschäftsführung, Auftraggeber, Drittanbieter, Projektmitglieder,…

Stellenwert, Gewichtung, Erwartungen

Projektplanung

16

Kommunikation extern festlegen

Ticketsystem

Zugänge

Kommunikationsregeln

E-Mail Verteiler

Organigramm

Rollenverteilungen, Kompetenzen, Aufgabenfelder und Kontaktdaten, Eskalationspfade

Projektplanung

17

Berichtswesen festlegen

Kommunikationsmatrix

in welchen Abständen, in welcher Form, wann und wie oft informiert muss was (Projektziele, Pläne, Vorgänge, Zwischenergebnisse, Statusberichte, Notizen, Planabweichungen,...) an wen kommuniziert werden

Quelle: http://www.pm-handbuch.com/assets/kommunikationsplan.doc

Projektplanung

18

Kommunikation intern festlegen

Kommunikationsstrategie und Managementstrategie für Krisenfälle aufstellen

Ablage und Dokumentation von Informationen

19Quelle: http://www.pm-handbuch.com/assets/projektstatusbericht.doc

Projektplanung

20

Kick-Off (Intern) Alle Projektmitglieder und Projektleiter

Vorstellung Ziel, Grobplanung, Kommunikationsgrundlagen, geplante Projektabläufe und Controlling

Kick-Off (Extern) Inhalt und Zielsetzung des Projekts

Vorstellung grobe Zeitplanung

Vorstellung des Teams und der Ansprechpartner

Vorstellung der projektspezifischen Prozesse (beispielsweise Change Management, Quality Assurance, Abnahmeprozesse,...) sowie durchspielen von Standard-Beispielen und Aufklärung über Auswirkungen bei Nicht-Einhaltung

Projektplanung

21

Feinspezifikation

Requirements Engineering

Erneute Schätzung

Ggf. Workshops

Ggf. Development Guide

Umsetzung

Projektkontrolle

22

Terminkontrolle

Aufwands/Kostenkontrolle

Fortschrittskontrolle (z.B. Earned Value Management)

Projektdokumentation

Projektberichterstattung

Qualitätssicherung (z.B.: Zwischentests und –abnahmen)

Konfigurationsmanagement / Versionskontrolle

Regelmäßige Lesssons learned


Projektkontrolle

23

Change Management

Abgrenzung Scope oder neue Anforderungen/Änderungen

Veränderung des Projektplans

Abschätzung Machbarkeit

Abschätzung Auswirkungen (Qualität, Kosten)

Umgang mit den Änderungen

Verschieben in Phase 2

Austausch von Paketen

Projektkontrolle

24

Herausforderungen & Eskalationsmanagement

Information des Steering Commitees, bzw. der Vorgesetzten

auch mögliche Gefahren (Eintreten des Projektstatus "Gelb" wird an das Steering Commitee kommuniziert, nicht erst "Rot")

Persönlicher Kontakt zum Auftraggeber

Erhöhung der Kommunikationsintervalle, Anpassung der Kommunikationsmatrix

Schuldzuweisungen vermeiden - konstruktive Fragen (z.B. "Wo ist das Problem?" "Wer kann dieses Problem beheben?" "Wie können wir Auswirkungen auf den Projektplan vermeiden?" ) sollten geklärt werden

Ursachen im Nachhinein klären

Projektkontrolle

25


Konflikte klar aussprechen

Ich-Aussagen treffen

non-billable Leistungen kommunizieren

Sammeln von Lösungsvorschlägen und Alternativen, Bewertungen erst später vornehmen

Projektkontrolle

26


Aufwand reduzieren: (Phase 2, Scope kürzen mit Auftraggeber)

Budget erhöhen (lassen)

Austausch von Ressourcen

neue Vereinbarung treffen/Projekt reorganisieren

Externes Know-How einkaufen

Übertragung des Risikos/der Arbeit an projektexterne Einheiten bzw. Dienstleister/Lieferanten wechseln

Überstunden

mehr Arbeitspakete parallelisieren

Ablehnung von Änderungswünschen

Suche nach technischen Alternativen

Erhöhung der Motivation, Abschirmung der Mitarbeiter

Abbruch des Projekts

Projektkontrolle

27

Motivation Teamevents

Anerkennung der Leistung jedes Einzelnen

Konstruktives Feedback mit Feedback Regeln

Partnerschaftliches Verhalten

Berücksichtigung von Meinungen und Interessen

Einbindung in den Entscheidungsprozess (soweit möglich)

Übertragung von Verantwortung

Abbau von Ängsten und Hemmschwellen

Projektabschluss

28

Abnahme vom Auftraggeber

Abnahmetest nach Abnahmeplan

Dokumentation im Abnahmeprotokoll

Fehler:

Unterscheidung Bug/CR

Einteilung in Kategorien (z.B. Mängelliste mit Kategorien A,B,C)

Projektabschluss

29

Einführungsphase (Software)

Nachlaufphase

Übergabe Betrieb/Wartung

Projektabschluss

30

Abschlussanalyse (z.B. Lessons learned)

Erfahrungssicherung, Projektbericht, Good News, Danksagung

Prüfung der Dokumentation

Planung Restaufgaben/Phase 2

Projektauflösung

Abrechnung

Freigabe Ressourcen

Auch bei Abbruch sind diese Aufgaben zu erledigen

Documents

IKT: ERP-Systeme - ninahauser.de · 6 Projektanalyse ... Analytic Hierarchy Process Vergleich mit der Nullalternative (Nichtstun) Wahl eines „optimalen“ Projektportfolios (Optimierungsproblem)