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iota 企業級智慧資訊助理

新世代 IM 全面改寫作業習慣

撰文 | 叡揚資訊 行銷部

排除工作屬性、位階、職能等因素，在辦

公場域使用率 NO.1 的應用系統非電子

郵件莫屬，那麼第二名的應用系統是甚麼呢？

如果是 IM （Instant Message 即時訊息）應該

不會有人反對吧！

根據人力銀行於 2014 年的調查顯示，上班族

平均每天用「行動裝置」（例如智慧型手機

或平板電腦）達 2.1 小時，其中，「使用即時

通訊軟體，如：Line、WhatsApp、WeChat、

Messenger 等」的比例位居第 2，直逼「打電

話」；受訪者中 43% 以處理公事居多，26%

為私事居多，另外 30% 則公私事差不多。

再更進一步探究使用者行為的改變，其中有

49.6% 的受訪者認為即時訊息「可以當成開會

或討論事情的工具」；有 48.7% 的人認為透

過 IM 可以「處理瑣碎公事更有效率，如：透

過 Line 請假、辦活動時，透過群組溝通更方

便」；而有 25.4% 的人覺得可以「隨時分享上

班的喜怒哀樂，新的紓壓管道」（104 科技資

訊調查，2014 年）。

IM 的便利性已經普遍改變整體工作方式，在

台灣雖然有各式各樣的即時通訊軟體，但這些

通訊軟體都從私領域延伸應用到公領域，其

中的介面設計、資安、與其他系統介接與現實

期望還存在一定的落差。這樣的困擾，叡揚資

訊都知道， 2016 年將推出企業級的通訊軟體

iota ，除了介面更直覺、資安等級更嚴謹、也

能與企業其他系統介接，如：差勤系統、公文

系統等，相信iota必能為企業即時溝通開啟全

新的樂章。

iota Working Smart 首部曲 Communication Platform上班族都習慣三件事：

1.隨時守候著 mail把 mail 開著，以便即時收到工作上的訊息，可

以立即回覆的事情馬上回mail ，無法立刻處理

或需要深入討論，兩造雙方、三方甚至四方的

回覆將成為郵件討論串，所有的郵件就是堆積

起來的個人工作巨資，郵件與郵件之間，除了

關聯性的討論串能夠彼此串聯，其他相關郵件

則隨著時間的先後依序排列在資料夾內。

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假設 1：善用分類資料夾養成看完每封信之後加以分類整理的習慣，

將不同的任務和專案組織分門別類，然而信

件主動分類的工作需依賴個人良好的信件整

理習慣以及高度的執行力，才能擁有清楚且

具關連性的 mailbox 。

假設 2：活用 Search 功能mail 的全文搜尋功能也提供了很大的協助，

只要在搜索區打入要查找信件的關鍵字，就

可以找到需要的郵件。但是除非可以精準的

記住該封信件的主旨，否則搜索的結果是數

十封信，再從數十封信中逐一查找出需要的

那一封信。

以上的假設情境，相信你我都不陌生，雖然

每封信都看過整理過，但突然要找封信卻怎

麼也找不著，縱使用了搜尋檢索也要花上一

段時間才能找到，最後當找到信件時，早已

不這麼急迫需要了。即便排除了以上分類及

搜索的問題，郵件仍然存在無法與外部系統

串接等問題。

2.一直在閃爍的 IM 除了隨時收信之外，IM 即時性與易用性也

在辦公室發揮了最大的功能，甚至在人力銀

行的調查中也顯示即時訊息的使用可以成為

開會或討論事情的工具、讓處理瑣碎的事情

更具效率、可以開群組把工作相關的人都拉

進來討論，比起實體開會更即時有效率。不

過當公司沒有一個統一的 IM 軟體，某 A 用

line 跟我聊、某 B 都習慣用 Skype、大陸辦公

iota 成為工作溝通平台

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企業 e化應用Column

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室都用 WeChat。當同事用的即時軟體越五花

八門，上班族必須在不同的 IM 間轉來轉去，

就必須面臨重要工作資料散落四處，無法互相

整合也沒有與外部資料串聯，必要時回頭檢查

不同的歷史對話紀錄，雖然討論時很有效率，

但是回顧紀錄時卻非常沒有效率。

3.各式各樣的雲端協作軟體面對內部、外部的溝通或檔案傳輸，我們會透

過 Dropbox 、 Google 雲端硬碟、 OneDrive 等

讓溝通更順利，有時候我們配合對方申請帳

號，有時候對方配合我們，為了可以自由存取

讓工作更便利的雲端軟體，我們各自申請了密

碼、帳號，面對廠商 A 是 Dropbox、跟廠商

B 就是 OneDrive 、跟同事就是內部的雲端軟

體，工作上的資料分散在不同的雲端協作軟體

上，這樣的工作習慣不但考驗上班族的記憶力

更考驗企業機敏資料外洩的防護能力，光整合

資料就不能算是 Working Smart 了！

屬於企業級即時訊息的 iota 將成為工作溝通平

台，在整合的第一階端將mail 、 IM 、雲端協

作軟體整合成企業內部單一的溝通平台，解決

企業內部五花八門溝通工具的問題。解決每位

上班族都無可避免的日常工作問題之後，iota第

二階端將會整合專業核心範圍應用，將 KM （

Vitals ESP ）及工作管理 （teamKube），溝通

及核心知識工作進行整體串聯，讓每位 Smart

Worker Working Smart。

iota Working Smart 二部曲Seamless integration在此要嚴正地聲明，其實iota並不是一個要搞

怪的創新軟體，而是要讓每位Smart Worker

可以無縫接軌使用的IM軟體、溝通平台，我

們想要提供的是一套不需要改變使用者行為

就能幫助使用者工作更具效率的軟體。舉例

來說：

iota 的無縫接軌整合

iota 的無縫接軌整合

1.點到人名即刻對談：我們把 iota 內嵌到 KM 系

統（ Vitals ESP ），讓每個使用者點人名就可以

即時溝通。

3.訊息存到特定 AP 個人草稿：在專案討論的過程中，可將重要討論內容立即儲存。

2.快速分享重要內容：在 AP 上看到重要工作內

容，可立即進行分享。被分享者也能同步知道

重要資訊。

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iota Working Smart 三部曲 Single Window除了上述與企業內部的知識管理系統整合，

可進行多樣化的知識分享與留存外，企業內

部的營運管理 AP 若能透過 iota 加以整合，

將能為每位員工省下許多在不同系統中轉來

轉去的時間：

企業內 IM 應用為何要改變？或許各位還是有疑問，為何我們要如此大費

周章的介紹企業 IM ， IM並不是一個全新的

名詞，早在 20 年前就有 ICQ 等 IM 始祖的

出現，但叡揚資訊想要傳達是，透過以 iota

為單一窗口的整合的溝通平台，因為當資訊

流累積到一個量時， IM 可以做到的將比你

想像的多更多。

結合 AP 與 IM，擴大應用範圍當企業內部越來越多 AP與 iota 連結時， iota

將能夠成為企業內部最廣、最深的溝通平

台，最顯而易見的好處就是解決各大企業、

每位工作者辦公資料散落各處的問題，也可

降低企業機敏資料外洩的機率。

議題＋溝通流＋資料流＝

有用的資訊 /知識當一套系統越常被使用就愈有價值，因此當我

們在 iota上討論的議題成為不同的溝通流、資

訊流， iota 就蘊含了豐富有用的資訊/知識。

我們了解企業內部必定有許多大大小小的營

運管理系統，若能夠透過 iota 整合，完成類

似 SSO （Single Sign On）的 Single Window的

概念，將能更有利於資料及工作的整合。

公文系統來文，透過 iota 的推播通知，在訊

息內已揭露公文文號、主旨、來文機關，讓

受文者可在第一時間了解公文的內容及重要

性，此外還直接連回公文系統，進行公文的

詳細查核。

iota 與各 AP 的整合

iota 與差勤系統整合

iota 與公文系統的整合

請假申請人線上請假，iota 不僅能傳送推播通

知，還具有表單簽核的功能，代理人、主管

可以透過 iota 即刻簽署意見，完成差勤審核

的線上簽核。

iota 的無縫接軌整合

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