Information Technologies Diese Pr ä sentation soll einen schnellen Ü berblick geben, wie die Projektverwaltung in Prodata aus Sicht eines Projektmanagers

Information Technologies

Diese Präsentation soll einen schnellen Überblick geben, wie die Projektverwaltung in Prodata aus Sicht eines Projektmanagers erfolgt.

Es wird ausdrücklich nicht auf viele Details eingegangen. Es werden nicht alle Eingabeelemente und Funktionen gezeigt, die zur Verfügung stehen, sondern lediglich die notwendigen, um Übersetzungsprojekte schnell planen, steuern und erfolgreich abschließen zu können.

Die Präsentation dauert etwa 10-15 Minuten.

Viel Spass! Kurzvorstellung für Projektmanager

Information Technologies Übersicht behalten

Nach der Anmeldung an Prodata befindet man sich im Hauptfenster.

Hier finden sich die Steuerelemente, um verschiedene Funktionen oder Fenster öffnen zu können – beispielsweise die Funktion „Projekte suchen“ oder das Fenster „Kundenadressen“.

Je nach Vorlieben und Arbeitsweise des Benutzers können mehrere Fenster nebeneinander innerhalb der Arbeitsfläche angeordnet werden.

Der Clou: Prodata öffnet sich nach dem Anmelden so, wie es verlassen wurde.

Damit nochmal einen Schritt zurück: Prodata könnte sich für einen Projektmanager auch folgendermaßen öffnen....


Hier wurde Prodata mit geöffnetem Projekttagebuch gestartet.

Das Projekttagebuch ist das zentrale Werkzeug eines Projektmanagers, um sämtliche Projekte und deren Einzelschritte leicht und übersichtlich im Blick zu behalten.

Durch farbliche Kennzeichnung und Anzeige des Produktionsfortschritts ist sofort ersichtlich, wo als Projektmanager am dringensten etwas getan werden kann – egal wieviel Projekte gleichzeitiig bearbeitet werden.

Verschiedene Ansichten stehen zur Verfügung, um verschiedene Benutzertypen unterstützen zu können. So können Wochen- und die Tagesansicht als Liste oder grafisch dargestellt werden.

Das Projekttagebuch


Das Projekttagebuch erlaubt beliebige Annotationen zu Einträgen, um nicht zusätzlich externe Notizen führen zu müssen.

Das Projekttagebuch bietet direkt Funktionen an, um Einträge zu bearbeiten.

Terminobjekte können aber auch einfach durch Anklicken zur Bearbeitung geöffnet werden. Dadurch gelangt man beispielsweise in ein entsprechendes Projektfenster.

Für die verschiedenen Ansichten können jeweils eigene Filtereinstellungen definiert werden.

Einstellungsoptionen, die nicht benötigt werden, können ausgeblendet werden.

Das Projekttagebuch


Mit der terminfreien Todo-Liste ergänzt ist das Projekttagebuch das zentrale Cockpit um alle wichtigen Termine und Tätigkeiten im Überblick zu haben.

Neben den Ansichten, was heute, an einem beliebigen Tag oder in einer bestimmten bzw. der aktuellen Woche geplant ist, können auch sämtliche überfälligen oder anstehenden Termine sofort in jeweils eigenen Listen angezeigt werden.

So können keine Termine verloren oder übersehen werden!

Das Projekttagebuch

Information Technologies Projekte planen / anlegen

Um ein neues Projekt anzulegen, wählt man zunächst den entsprechenden Kunden aus oder legt diesen bei Bedarf an.

Sie sehen die Kundenadress-Datenbank, auf die in dieser Präsentation nicht weiter eingegangen wird.

Nach Auswahl des Kunden gelangt man in einen Assistenten für das Anlegen eines neues Projekts, der in verschiedenen Dialogschritten durch diesen Prozess führt…


Im ersten Dialogschritt kann entschieden werden,

• ob ein gänzlich neues Projekt erzeugt werden soll

• ob ein Projekt aus einem bereits ausgewählten abgeleitet werden soll

• Oder ob ein Projekt entsprechend einem zuvor erstellten Angebot erzeugt werden soll.

Bei Belassung der Standardeinstellung gelangt man mit einem Klick auf „Weiter“ zum nächsten Dialogschritt.


Auf dieser Seite werden kundenspezifische Projektdaten eingegeben, sofern vorhanden.

Sämtliche Daten können jederzeit auch zu einem späteren Zeitpunkt eingegeben werden.

Neben der Kundenauftragsnummer können beliebig viele Identifikationsnummer angelegt werden.

Ferner können abweichende Anschriften für Rechnungen, Lieferungen usw. angegeben und auch als Standardwerte für zukünftige Projekte festgelegt werden.


In diesem Dialogschritt beschreibt man das Projekt, gibt die Aufwände an und legt den Projekttermin fest.

Alle anderen Einstellungen können meistens bei den Standardvorgaben belassen werden.


Im diesem Schritt werden die Sprachen ausgewählt.


Nun wird festgelegt, mit welchem Produktionsprozess das Projekt umgesetzt werden soll.

In den meisten Fällen kann der voreingestellte Standardprozess übernommen werden. Dieser kann bei Bedarf noch angepasst oder durch einen alternativen Prozess aus einem Katalog ausgewählt werden.

Der Assistent zeigt nun bereits an, welche Produktionsschritte eventuell zeitlich zu knapp bemessen sind.


In diesem Beispiel entscheiden Sie sich dafür, das DTP zu verkürzen und die Zeit für das Lektorat zu verlängern.

Mit einem weiteren Knopfdruck wird das Projekt nun angelegt und man gelangt direkt in dessen Bearbeitungsfenster.

Information Technologies Projekte steuern

Geöffnet ist nun ein Projektfenster mit dem neuen Projekt.

Zu sehen ist das geöffnete Register Grunddaten. Auf diesem erkennen Sie die meisten Informationen wieder, die gerade im Assistenten angegeben wurden. Diese können jederzeit geändert werden, beispielsweise die Kundenkontaktdaten.

Noch ist das neue Projekt nicht ganz in Produktion. Wir wechseln in das Register Produktion…


Hier werden in einer Liste alle einzelnen Produktionsschritte nach Termin sortiert aufgelistet.

Zunächst werden die Produktionsvorbereitungen getroffen, die Ausgangsdateien abgelegt und bei Bedarf aufbereitet.

Nun müssen noch die richtigen Produzenten gesucht werden und die Daten geliefert werden...


Durch doppeltes Anklicken eines Produktionsschrittes kann man diesen bearbeiten….


Sie sehen nun das Register „Grunddaten“ des geöffneten Produktionsschritts.

Alle Daten passen hier per Voreinstellung. Also wählen wir gleich einen Produzenten aus….


Sie sehen die Übersetzer-Datenbank. Diese öffnet sich direkt mit der richtigen Sprachauswahl und den entsprechenden Übersetzern.

Und leider sehen Sie in diesem Beispiel, dass die bevorzugte Übersetzerin in dieser Zeit bereits komplett durch ein anderes Projekt ausgelastet ist.


Wir wählen einen alternativen Übersetzer aus, der im Projektzeitraum genügend Kapazität frei hat, aber etwas teurer ist.

Das Übersetzerfenster stellt viele weitere Features zur Verfügung, auf die in dieser Präsentation nicht weiter eingegangen wird.

Bei Bedarf könnte beispielsweise detaillierter nach bestimmten Projektattributen – wie Fachgebiet, Software, usw. gefiltert werden.


Ein Übersetzer ist nun ausgewählt.

Gelten in diesem Projekt die Standardkonditionen werden die Preise des Übersetzers automatisch eingesetzt.

Nun gilt es nur noch, die Auftragsinformationen und -dateien dem Übersetzer zukommen zu lassen.

Prodata bietet hierfür verschiedene Alternativen an….


Methode „Steinzeit“

Sie lassen sich von Prodata automatisch ein Auftragsformular erzeugen, beispielsweise als PDF.

Dieses und die zu übersetzenden Dateien stellen Sie – in wahrscheinlich gewohnter Weise - auf einen FTP-Server oder schreiben eine Email mit Attachments – oder beides kombiniert.

Auch, wenn Sie Prodata das Auftragsformular erzeugt haben lassen, bleiben ziemlich viele Arbeitsschritte zu tun.

Deshalb zwei komfortablere Methoden….


Methode Automail

Lassen Sie doch Prodata die Email mit sämtlichen Detailangaben zum Auftrag, mit Ihren persönlichen Anweisungen an den Produzenten und den Auftragsdateien automatisch erzeugen und versenden.

Inklusive Attachements. Bei Bedarf werden diese auch auf mehrere Emails verteilt, damit sie nicht zu groß werden.

Es genügt ein Knopfdruck!


Methode WebProdata

Der Produzent hat bereits über seinen WebProdata-Account Zugriff auf die Daten und automatisch eine Nachricht über deren Verfügbarkeit erhalten.

Hier müssen Sie als Projektmanager also gar nichts mehr machen!

Rechts ein Blick auf WebProdata, auf das hier nicht weiter eingegangen wird.

Zurück also zum Projekt…


Das Projekt befindet sich nun in Produktion, zumindest teilweise.

Als Projektmanager sehen Sie sofort wo Sie tätig werden müssen:

Die Übersetzung ins Englische hat noch keinen Produzenten und ist deshalb rot markiert.


Nun sind alle notwendigen Arbeiten zum jetzigen Zeitpunkt gemacht.

Die Produktionsschritte sind zeitlich geplant, einige Produzenten wurden ausgesucht und die ersten Produktionsschritte sind bereits in Arbeit.

Wir haben kurz Zeit in das Register „Positionen“ zu schauen….


Im Register Positionen erfolgt die Erfassung und Steuerung der vom Kunden bestellten Leistungen, die neben den Produktionsschritten ebenfalls beim Anlegen des Projekts automatisch erzeugt wurden.

Im Allgemeinen ist hier nichts weiter einzustellen. Die Positionen werden nach Fertigstellung des Projekts geliefert und abgerechnet.

Bei Bedarf können hier für einzelne Leistungen abweichende Liefertermine oder Preise eingestellt werden.

Zurück zur Produktion. Einige Tage später (am 22. Okt.) könnte sich der Projektprozess in folgendem Zustand darstellen….


Sie sehen sofort, dass die Lieferung der italienischen Übersetzung seit kurzem überfällig ist und können hier entsprechend reagieren.

Die englische Übersetzung ist bereits abgeschlossen und befindet sind bereits in der DTP-Phase.

Auf weitere Funktionen, wie Lieferungen, Abrechnung oder Korrespondenzfunktionen des Projektfensters wird in dieser Kurz-Präsentation nicht eingegangen.

Abschließend zurück zur Vogelperspektive –

zum Projekttagebuch…


Auch im Projekttagebuch ist die überfällige Übersetzung zu sehen. Von hier aus würden Sie in das Projektfenster wechseln und die entsprechenden Maßnahmen einleiten.

Dies waren im wesentlichen die wichtigsten Fenster und Funktionen, die Projektmanager für die Planung und Abwicklung von Übersetzungsprojekten benötigen.

Ganz easy, oder?

Im letzten Teil sollen noch kurz drei Hilfsmittel vorgestellt werden, die diese Arbeit erleichtern können.

Information Technologies Hilfsmittel

Projekte suchen

Die Suchfunktion erlaubt anhand sehr vieler Projektattribute und per Volltextsuche nach bestimmten Projekten zu suchen.

Einfachster Fall: Ein Kunde meldet sich zu einem Projekt und hat nur seine Auftragsnummer zur Verfügung. Das Projekt ist innerhalb weniger Sekunden gefunden und geöffnet. Sie haben sofort Überblick über den Projektstatus.


Annotationen

Neben den harten Fakten, fallen um ein Projekt allerlei Informationen an, die nicht in das übliche Datengerüst passen, die aber trotzdem im Auge behalten werden sollten, da sie zu einem späteren Zeitpunkt wichtig werden können.

Prodata bieitet hier an, • geführte Korrespondenz mit Kunden

oder Produzenten zu protokollieren.• direkt von Prodata aus Emails zu

schreiben, dadurch wird automatisch projektbezogen protokolliert.

• Todo-Listen zu führen, selbstverständlich projektbezogen.

• beliebig freie Notizen zum Projekt oder dessen Einzelposten einzutragen.


Auswertungen / Statistiken

Für den großen Überblick - vor allem für Abrechnungen - sorgen Statistiken.

Diese können je nach Bedarf definiert und als Vorlagen abgelegt werden. So sind häufig zu erstellende Auswertungen sofort aktuell erzeugt.

Dabei können für einzelne Projektmanager, Kunden

oder Produkte jeweils spezielle Auswertungen erstellt werden.


Auswertungen / Statistiken

Dies erlaubt beispielsweise, zu Ermitteln wie sich die Margen eines Kunden bzgl. der Produktgruppen oder Sprachen verteilen oder welche Umsatzwerte durch offene Positionen zu erwarten sind.

Die Auswertungen können direkt als Chart betrachtet oder exportiert

werden – beispielsweise in Excel.

Und damit zum Schluss…

Information Technologies Schluss

Geschafft!

Sie haben das Ende der Präsentation erreicht.

Wir hoffen, Sie haben damit einen ausreichenden Eindruck von der Funktionalität und dem Look & Feel von Prodata für Projektmanager erhalten.

Auf der Website http://www.mediacreative.com werden in nächster Zeit weitere rollenspezifische Präsentationen zu Prodata ergänzt.

Und an Ihrem Feedback ist uns sehr gelegen! Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie Fragen, Anregungen oder Verbesserungsvorschläge haben.

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