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Informationsmanagement mit der Microsoft Dynamics CRM Plattform

Informationsmanagement...EIM, xRM, CRM, ECM, DMS und Archiv ..... 18 Alle genannten Firmen und Unternehmen sind Inhaber ihrer Namen, Marken und Produktnamen. Alle Rechte liegen bei

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Informationsmanagement

mit der Microsoft Dynamics CRM Plattform

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Inhaltsverzeichnis

Beziehungsmanagementsystem und Archivsystem ........................................................................................... 3

Einsatzbereiche von Dynamics CRM in Vereinen und Verbänden ..................................................................... 4

CRM für unterwegs ............................................................................................................................................ 7

Servicefunktionalitäten ...................................................................................................................................... 8

Zukunftssichere Lösung ...................................................................................................................................... 9

Die Module ....................................................................................................................................................... 10

Dokumentenintegration mit d.velop d3 und x-d3 ........................................................................................... 15

Dokumentenintegration mit x-ida .................................................................................................................... 16

In 5 Schritten zur elektronischen Akte ............................................................................................................. 17

Wer wir sind und was wir machen ................................................................................................................... 18

EIM, xRM, CRM, ECM, DMS und Archiv ........................................................................................................... 18

Unsere Werte ................................................................................................................................................... 19

Alle genannten Firmen und Unternehmen sind Inhaber ihrer Namen, Marken und Produktnamen. Alle Rechte liegen bei den genannten Unternehmen oder Firmen.

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Beziehungsmanagementsystem und Archivsystem

Übersichtlichkeit und Transparenz bei jeder Interaktion Microsoft Dynamics CRM ist ein System für professionelles Informationsmanagement und sorgt für mehr Übersicht, Einblick und Durchblick – von der Vorgangsverwaltung bis zur Serviceerbringung. Entwickelt unter dem Motto „Make Your Business“, unterstützt Sie die innovative CRM -Software bei der Herausfor-derung Ihre täglichen Arbeitsbeziehungen differenziert abzubilden.

Der Weg dorthin führt über effiziente Stützprozesse, über leistungsstarke Anwendungen, über die pass-genaue Unterstützung unternehmensspezifischer Eigenheiten – kurzum: über funktionelle Werkzeuge, die Ihren Mitarbeitern die Einsicht in Vorgänge und Interaktionen bei der täglichen Arbeit ermöglichen, sodass sie sich voll und ganz auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Vereine und Verbände stehen vor der Herausforderung, Verwaltungstätigkeiten und Serviceleistungen für Ihr Klientel in zukunftsfähigen Prozessen zu optimieren. Darin eingebunden sind alle Bereiche von der Organisation und der Arbeitsweise bis hin zu den Schnittstellen im Binnen- und Außenverhältnis.

Auf den folgenden Seiten erfahren Sie mehr über die Module und Lösungen für Dynamics CRM, sowie über die Anbindung an Dokumentenablagesysteme.

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Übersichtlichkeit bei den Zusammenhängen

Dank der hoch intuitiven Benutzeroberfläche, die sowohl direkt in Microsoft Outlook als auch im komfortablen Webclient erhalten ist, und dank der eingebetteten Microsoft Office-Funktionen können Sie sich leichter auf Ihre Aufgaben konzentrieren. So können Sie Ihre Vorgänge besser betreuen, die Verfahren verkürzen und Ihre Arbeitsabläufe insge-samt verbessern. Denn sowohl Ihre täglichen Office „ToDo’s“ sowie das benötigte Schriftgut für einen Vorgang liegen Ihnen vor.

Dashboards und Auswertungen liefern Ihnen aussa-gekräftige Ergebnisse in Echtzeit – für ein Höchst-maß an Transparenz. Und für Mitarbeiter in Außen-stellen gibt es kostenlos erhältliche, leistungsstarke Apps, mit denen Sie auf Ihren mobilen Endgeräten jederzeit produktiv arbeiten können.

Mehr Erfolg für Ihre Dienstleistungen

Lassen Sie sich durch Dynamics CRM unterstützen, um die Zufriedenheit für Mitglieder und Mitarbeiter zu erhöhen. Mit den flexiblen Servicefunktionen er-halten Ihre Mitarbeiter in der Mitgliederbetreuung auf Knopfdruck praktische und aufschlussreiche In-formationen, die sie benötigen, um Gespräche und Interaktionen mit Ihren Mitgliedern individuell, per-sönlich und konsistent zugleich zu gestalten. Mitar-beiter an Außenstandorten oder im Außendienst werden zudem durch eine durchgängige mobile Arbeitsumgebung auf dem Endgerät ihrer Wahl op-timal unterstützt. Das Ergebnis: teamorientiertes Ar-beiten für die Bedürfnisse Ihrer Mitglieder und Mit-arbeiter.

Mehr Erfolg in jeder Beziehung

Mit einem professionellen Kundenbeziehungssys-tem ist es in der Praxis häufig noch nicht getan – denn ebenso professionell müssen Sie all die ande-ren geschäftlichen Beziehungen steuern können, die für Ihre Arbeitsprozesse von wesentlicher Be-deutung sind. Dynamics CRM lässt sich einfach und beliebig erweitern, um auch mit Mitarbeitern, Fir-men, Behörden, Lieferanten und Auftragnehmern eine maßgeschneiderte Interaktion und Kommuni-kation zu führen. Mithilfe dieser erweiterten CRM-Szenarien, genannt xRM (für „Erweitertes Relations-hip Management“), können Sie auch diese Bezie-hungen effizienter nutzen und pflegen.

Einsatzbereiche von Dynamics CRM in Vereinen und Verbänden

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Optimieren Sie Ihre Prozesse und Dokumente

Vertraute Arbeitsumgebung

Intuitive Werkzeuge: Einfache und durchgängige Oberfläche, die von den Mitarbeiter gerne genutzt wird, um Vorgänge, Mitteilungen, Angebote und Aufträge über den gesamten Verwaltungszyklus hinweg zu verfolgen

Ganzheitliche Zusammenhänge: Erkennen der Zu-sammenhänge Ihrer Arbeitsprozesse, mit einer 360-Grad-Ansicht

Arbeiten von überall: Bereitstellung der richtigen Informationen für die richtigen Personen in Ihren Arbeitsprozessen – jederzeit und an jedem ge-wünschten Ort, sowohl online als auch offline, auf Ihrem bevorzugten Endgerät (PC, Tablet/iPad sowie Windows Phone, iPhone und Android Phone) oder in einem Browser Ihrer Wahl

Intelligente Analysen, intelligente Entscheidungen

Mehr Wissen: Verfolgung von Vergabe und Beauf-tragungsprozessen sowie Informationen zu den Bieterbeteiligten, umfassende Einblicke in Vertrags-bedingungen, Interessenten und Bietern mit inte-grierter Angebots- und Auftragserfassung

Echtzeit-Prognosen: Jederzeit aktuelle Einblicke in Ihre Vorgangsverwaltung und anstehende Tätigkei-ten, verbesserte Finanzplanung und Datenvisuali-sierung

Durchgängige Vernetzung

Zentralisierte Dokumentenverwaltung: komfor-table Verwaltung von Kostenvoranschlägen, Ange-boten, Rechnungen, Vorgangsdokumenten, Be-scheiden und anderem Schriftgut

Echtes Team Working: Automatisierung von Routi-neaufgaben, Etablierung von Best Practices mit Schritt für-Schritt-Anleitungen, die zu messbaren Ergebnissen führen, sowie reibungsloser Austausch von Inhalten und Erfahrungen

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Nutzen und pflegen Sie Beziehungen jeder Art mit dem erweiterten CRM

Integration und Administration

xRM-Framework: Anwendungsintegration mittels umfassend unterstützter Branchenstandards sowie Erweiterungen durch vertraute und skalierbare Technologien wie Microsoft Office, SharePoint, SQL Server, Visual Studio, Microsoft .NET Framework, Windows Server und Windows Phone.

Leichte Modifikation: Anpassungen und Konfigu-rationen per „Point-and-Click“ beispielsweise für das Datenmanagement, Prozesse und Workflows, Benutzeroberflächen, Zugriffs- und Sicherheitsfunk-tionen sowie für Analysen und Reporting.

Komfortable Lösungsverwaltung: Einbindung von Plug-ins und Drittanwendungen, um Programme und Funktionen einfach hinzuzufügen, sowie einfa-che Administration von Änderungen, Versionen und Zugriffspunkten.

Systemadministration für maximale Performance:

Hohe Skalierbarkeit dank Mehrinstanzen- und Virtu-alisierungsfähigkeit sowie Hochverfügbarkeit, Load Balancing und Clustering.

Prozessagilität

Rasche Reaktion auf neue und sich wandelnde Ge-schäftsanforderungen mit agiler Prozessführung: Die neuen Geschäftsprozesse zeigen Ihnen Schritt für Schritt, was Sie tun müssen, um ein verifizierba-res Ergebnis zu erhalten. Gleichzeitig sehen Sie auf einen Blick, wo Sie sich im Prozessfluss oder beim Vorgang befinden und welche Schritte als Nächstes zur Bearbeitung anstehen. Jeder Prozess ist zudem einfach anpassbar, sodass Sie individuelle Konfigu-rationen und Erweiterungen vornehmen können.

• Einfache Prozessauswahl

• Vorschläge für Folgeschritte

• Einfache Konfiguration

• Übergreifend für mehrere Entitäten

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CRM für unterwegs

Bessere Betreuung von Vorgängen durch ortsunab-hängigen Zugriff auf Informationen. Insbesondere Ihre Mitarbeiter in Außenstellen oder im Außen-dienst benötigen leistungsstarke mobile Werk-zeuge, mit denen sie Verwaltungsvorgänge besser einsehen können, sich auf die richtigen Aktivitäten konzentrieren und sich mit Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens vernetzen können. Dynamics CRM unterstützt mit nativen Apps das mobile Arbeiten auf Endgeräten wie Tablets und Smartphones.

• Windows Tablets und iPad

• Windows Phone, iPhone und Android Phone

Zugriff auf Ihre CRM-Daten: Laden Sie Kontakte, Firmen, Vorgänge, Termine und weitere relevante Informationen einfach auf Ihr Telefon.

Einfache Interaktion: Bearbeiten und ergänzen Sie Kontakte, Aufgaben, Notizen und mehr. Mit den na-tiven Endgerätefunktionen erledigen Sie Ihre Tele-fonate oder zeigen Adressinformationen in Ihrer Karten-App an.

Leichte Personalisierung: Die anpassbare Umge-bung ermöglicht Ihnen, benutzerdefinierte Entitä-ten für die Anzeige in den Telefon-Apps zu konfigu-rieren. Die volle Nutzung von Dynamics CRM auf mobilen Endgeräten ist in der Benutzerlizenz kos-tenlos enthalten.

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Servicefunktionalitäten

Vorgänge und elektronische Akten professionell bearbeiten, Mitarbeiter und Zufriedenheit stärken

Auch in der Verwaltung müssen Sie reaktions-schnelle, relevante Serviceleistungen erbringen. Der Servicegedanke muss tief im Unternehmen – bei den Mitarbeitern – verankert sein. Schließlich sind sie es, die an vorderster Front stehen und Tag für Tag mit den Firmen, Kunden, Bürgern interagie-ren. Insbesondere wenn es um Problemfälle geht, sind serviceorientierte Mitarbeiter ein Erfolgsrezept für interne und externe Zufriedenheit. Mit den Er-weiterungen der Vorgangsfunktionalität in Dyna-mics CRM können Ihre Mitarbeiter Vorgänge schneller bearbeiten und für sich und die Beteilig-ten die Zufriedenheit stärken.

Eine Arbeitsumgebung wie aus einem Guss

In vielen Organisationen müssen die Mitarbeiter mit einer Vielzahl von verschiedenen Anwendun-gen jonglieren, um einen einzelnen Vorgang zu be-arbeiten. Die Reibungsverluste sind enorm – und genau dort setzt die einheitliche Oberfläche an: Hier erhalten Ihre Mitarbeiter eine durchgängige Umgebung, in der sie auf alle Aufgaben und Infor-mationen zugreifen können, um Kundeninteraktio-nen in den verschiedensten Kanälen zu steuern und abzuschließen. Sie erhalten Funktionen für Telefo-nie, E-Mail, Briefvorlagenmanagement und Doku-mentenablage und können mehrere Vorgänge gleichzeitig bearbeiten. So lassen sich neue Ereig-nisse leichter und vor allem schneller lösen. Durch das integrierte Scripting und die Automatisierung werden Ihre Mitarbeiter unterstützt und entlastet.

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Zukunftssichere Lösung

Datenaustauch

Word, Excel, XML Reports im PDF Standard und der integrierte Webservice stehen Ihnen zur Verfügung um Daten mit Fachverfahren oder anderen Kontak-ten und Firmen auszutauschen. Profitieren Sie auch hier von den Vorteilen der nahtlosen Integration in die Microsoft Umgebungen und den zusätzlichen Möglichkeiten weiterer Schnittstellen wie z. B. ODATA, SOAP, WDSL, .Net-SDK.

Mehr Effizienz dank nahtloser Integration

Mitarbeiter in der IT können Dynamics CRM mit ih-ren vertrauten Werkzeugen administrieren. Dank des Zusammenspiels mit anderen Microsoft-Tech-nologien sparen sie Zeit bei der Wartung und Pflege und können Nutzeranforderungen, bei-spielsweise im Reporting, ohne großen Aufwand umsetzen.

Die Nutzer profitieren von einer durchgängigen und direkt verknüpften Arbeitsumgebung, die ma-ximale Produktivität ermöglicht. So ist die CRM-Software beispielsweise nahtlos in den Client von Outlook integriert und kann mit allen dort gewohn-ten Funktionen genutzt werden – beispielsweise um neue Termine anzulegen oder die Kontakte zu pflegen. Zudem werden zusätzliche Kommunikati-onsoptionen wie „Skype for Business“ unterstützt.

Investitionssicher

Hinsichtlich der Investitionssicherheit - einschließ-lich Lizenzierung, Dienstleistungen, Schulungen, Bereitstellung, Verwaltung und Wartung – betrach-ten Kunden, Presse und Branchenanalysten Dyna-mics CRM als eine der Lösungen auf dem Markt, die den besten Return on Investment und somit einen optimalen Nutzen liefert. Profitieren Sie auch hier von den günstigen Rahmenverträgen die Microsoft für den öffentlichen Sektor anbietet.

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Die Module

x-form: Eine Sammlung verschiedener CRM-Lösun-gen, die alle den digitalen Vorgang als Grundlage nutzen. In Verbindung mit unserer CRM x-di Schnittstelle zu einem Archiv oder DMS erreichen Sie auf diese Weise eine medienbruchfreie digitale Aktenführung aus CRM heraus. x-di ist optional. Na-türlich können Sie all diese Vorgänge auch ohne eine Anbindung an ein Archiv oder DMS betreiben.

x-form als zentraler Einstiegs-punkt:

Für die Pflege und Dokumentation der Entschei-dungsvorgänge ist x-form immer der zentrale Ein-stiegspunkt. x-form gewährleistet einen standardi-sierten Arbeitsablauf und integriert die Fachverfah-rensdaten zu einem vollständigen Überblick.

x-form als einheitliche Lösung:

x-form bietet die Möglichkeit schnell und flexibel beliebige elektronische Vorgangsakten gemäß ei-nem Organisationsplan oder eines Aktenplans zu erstellen. Es ist modular an die verschiedensten Fachbereiche innerhalb einer Organisation anpass-bar. x-form verfügt über einen automatischen Post-eingang / Postausgang als E-Mail-Management und Wiedervorlagen. Vollständige Outlook-Integratio-nen mit Terminen, Aufgaben und Word- Vorlagen-management sind grundsätzlich Bestandteil. Auch Textrecherchen zu Betrieben, Personen, Akten, Vor-gängen und Prozessen sind integriert. Optional kann das Produkt um eine automatisierte Vor-gangsbearbeitung / Überwachung ergänzt werden. Status-Informationen zu Vorgängen und Bearbei-tungsschritten können problemlos mit anderen In-stitutionen und / oder Fachapplikationen ausge-tauscht werden.

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Mitgliedsverwaltung

Sie pflegen Daten von Mitgliedern und ihre Bei-träge? Dafür ist diese CRM-Lösung konzipiert. Sie verwaltet Mitgliederzahlungen, erstellt Rechnun-gen und erfasst Rechnungsläufe in Zeitintervallen.

Funktionen und Adressen

Sie können in dieser CRM-Lösung Informationen zu Personen pflegen und nachhalten, zum Beispiel Mitgliedschaften, Funktionen, Ämter oder Ehren-ämter sowie die Orte an denen diese ausgeübt wer-den – bis hin zu den zeitlichen Abläufen. Natürlich lassen sich alle Funktionen filtern. Ihre Ausgangs-schreiben enthalten automatisch die korrekte An-rede und Anschrift – ohne Dubletten bei mehrfa-cher Auswahl.

Ehrungen, Urkunden und Zeugnisse

Sie müssen Ehrungen, Urkunden oder Zeugnisse ausgeben? Wem, wann, wo und vor allem: Welche Person aus Geschäftsführung oder Vorstand über-reicht die wichtigen Dokumente? All diese Aufga-ben erledigt unsere CRM-Lösung. Prüfkriterien so-wie CRM-Aktivitäten (E-Mail, Termine, Aufgaben) können selbstverständlich ebenfalls zugeordnet werden.

Zertifizierungen - Prüfsiegel - Audits

Wie ist der Status einer Zertifizierung oder steht die Erneuerung eines Prüfsiegels an? Sie behalten den Überblick. Voraussetzungen sowie Aberkennungen lassen sich nachhalten und überwachen. Automa-tisch können Sie sich über anstehende Re-Zertifizie-rungen benachrichtigen lassen und von der Rech-nung bis zum erneuten Audit in diesem Modul alles erfassen, einsehen und ausgeben was für diesen Prozess notwendig ist. Natürlich mit dem passen-den Schriftverkehr.

Veranstaltungen

Pflegen Sie Personendaten zu Veranstaltungen zentral ein. Sie gewinnen automatisch eine Über-sicht über die Anzahl der eingeladenen Personen und der Teilnehmer inkl. Begleitpersonen. Versen-den Sie die Einladungen per E-Mail oder Brief und erfassen Sie die Rückmeldungen.

Seminarverwaltung

Neben der klassischen Verwaltung von Kursen, Se-minaren und Teilnehmern können Sie zusätzlich Einladungen, Zulassungen und Auslastungen von Seminaren koordinieren. Nehmen Sie dabei gleich die Rechnungserstellung für Teilnehmer und Do-zenten vor. Durch die offene Schnittstelle ist ein Austausch von Daten aus CRM/xRM an Branchen-systeme gewährleistet. (DATEV, ERP, WWS, FiBu)

Eingangsrechnung

Die Vorteile dieser Lösung sind eine schnelle Ein-gabe und Auswertung von Rechnungen sowie die dezentrale Freizeichnung. Erfassen Sie Ihre Ein-gangsrechnungen, nehmen Sie Kontenzuordnun-gen (Vorkontierung) und / oder Kostenstellenzu-ordnungen vor. Sie können unterschiedliche Rech-nungspositionen und Mehrwertsteuersätze einer Rechnung trennen und einzelne Rechnungspositio-nen abzeichnen lassen. Im Nachgang können Sie die Dokumente über die DATEV Schnittstelle an Ih-ren Steuerberater übergeben.

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Vertragsmanagement

Mit dieser CRM-Lösung erfassen Sie verschiedene Vertragsarten und ordnen Sie sauber Inventaren1, Liegenschaften und Gebäuden zu. Laufzeiten und Wiedervorlagen bzw. Überwachungsfristen oder auch Tätigkeitsnachweise, die aufgrund der Ver-träge erfüllt werden müssen, können genau nach-gehalten werden. Auch diese CRM-Lösung ist ideal in der Zusammenarbeit mit x-di, um Ihr digitalisier-tes Papier direkt zum Vertragsvorgang abzulegen oder anzeigen zu lassen.

Beratungen

Wer Betriebe, Mandanten, einzelne Personen oder Gruppen berät, benötigt Nachweise und eine sau-bere Dokumentation. Die Lösung bietet unser Bera-termodul. Es erfasst und verwaltet alle zu einer Be-ratung gehörigen Aktivitäten (inkl. Historie). Über-führen Sie diese in einen Beratungsbericht für den Endkunden (Serienbrieffunktion) oder erstellen Sie einen elektronischen Beratungsnachweis zur Über-mittlung an andere Verwendungsstellen. Was abge-rechnet wird und wieviel, das entscheiden Sie je-weils am Vorgang. Praktisch: Kundendokumente werden über die Dokumentenschnittstelle sofort hinterlegt, ebenso sämtlicher anfallender Schrift-verkehr. Auch aufschlussreiche Auswertungen über Beratungskontingente und Beratungsthemen las-sen sich leicht erstellen.

Vergabe und Beschaffung

Mit unserer Lösung für elektronische Vorgänge do-kumentieren Sie Ihr Vergabeverfahren von Anfang an. Firmen, Bieter, Zuschläge und Vermerke lassen sich in dieser Lösung übersichtlich koordinieren. Im Zusammenspiel mit der Dokumentenschnittstelle erreichen Sie auch hier eine vollständige Dokumen-tation. Dem Vergabeverfahren kann das Beschaf-fungsverfahren im Nachgang hinzugefügt werden.

1 Erfordert CRM Modul „Inventar“ 2 Erfordert CRM Modul „Vergabe von Kennzeichen“

Fördermittelverwaltung

Entwickelt für die Erfassung von Beratungen die aus dem Fond für Regionalentwicklung gefördert wer-den. Sie können damit Beratungsvorgänge doku-mentieren und Beratungsnachweise erstellen. Opti-onal kann zu jedem Vorgang mit x-di eine Vor-gangsmappe erstellt werden.

Bewerbungsmanagement

Unabhängig von Ihren normalen Kontakten können Sie hier Bewerbungen erfassen und pflegen. Diese CRM-Lösung bietet eine eigene Erfassungsmaske für Bewerber und eine Automatisierung mit Lösch-fristen und Workflows. Im Zusammenspiel mit ei-nem Archiv oder DMS erhalten Sie eine digitale Be-werbermappe.

GAUS – Gewerbeausübung und Un-tersagung

Gewerbeuntersagungen, Ausnahmebewilligungen, unberechtigte Ausübungen und Sachkundeprüfun-gen können mit dieser Lösung zentral bearbeitet werden. Bündeln Sie Vorgänge über Vorgangsnum-mern oder Aktenzeichen2. Ihre Aktivitäten und die Historie verschaffen Ihnen transparente Einblicke in alle Bearbeitungsschritte. x-di sorgt für die Anzeige und Ablage des benötigten Schriftgutes.

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BQFG - Anerkennung von im Aus-land erworbenen Bildungsabschlüs-sen

Bearbeiten Sie Gleichwertigkeits- Feststellungsverfahren per Vorgangsverwaltung. Unsere BQFG Lösung erfasst und verwaltet alle zu einem BQFG-Vorgang gehörigen Aktivitäten mits-amt Historie, legen Sie anfallende Dokumente zent-ral zum Vorgang ab. Der BQFG Vorgang sorgt für eine vollständige und medienbruchfreie Arbeits-weise. Kernpunkte dieser Lösung sind eine spezielle Eingabemaske für relevante Informationen und das Vorhalten aller notwendigen Nachweise gegenüber verantwortlichen Institutionen.

Gewerbeanmeldung

Die Gewerbeanmeldedaten Ihres Dienstleisters o-der des Gewerbeamtes können Sie in unserer CRM-Lösung direkt weiterverarbeiten oder ausfiltern. Übernehmen Sie die Daten in einen Gewerbean-meldevorgang, erstellen Sie aus dem Vorgang Schreiben und Bescheide, und führen Sie mit der Dokumentenschnittstelle eine digitale Akte im Zu-sammenhang mit ihrem Archivsystem. Alle Firmen- und Personendaten können zur Weiterverarbeitung für anschließende Fachverfahren oder Hoheitsan-wendungen exportiert oder übertragen werden.

Inventar

Ob Bürostuhl, Maschine oder Schulungs-PC, die In-ventarverwaltung mit automatischer Vergabe von Inventarnummern sorgt dafür, dass Sie den Über-blick über Ihre Investitionen und Wirtschaftsgüter behalten. Sie können nach Liegenschaften und Ge-bäuden oder Abteilungen und Personen zuordnen und auswerten. Zweckbindungen und Fördermit-telbeschaffungen können in diesem Modul ver-merkt und gesondert ausgewertet werden; eine ideale Unterstützung, wenn Sie Verwendungsnach-weise erstellen müssen.

Bankverbindungen

Hinterlegen Sie Bankverbindungen einfacher. Diese CRM-Lösung befüllt erstmalig Banknamen und Bankdaten mit denen der Deutschen Bundesbank zum Installationszeitpunkt. Die Pflege der Daten er-folgt automatisch über Datenimport.

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Postleitzahlen und Orte

Diese CRM-Lösung ist in zwei Varianten verfügbar. Die erste füllt bei Eingabe der Postleitzahl automa-tisch den Ortsnamen aus. Die zweite ergänzt bei er-weiterten Adressfeldern die Ortsteile, Gemein-dekennzeichen, Landkreiszeichen und Bundeslän-der.

Geo-Bezugspunkte von Adressen

Über die Google API werden Längen und Breiten-gerade einer Adresse ermittelt und im CRM gespei-chert.

Vergabe von Kennzeichen nach Ak-tenplan oder Organisationsstruktur

Mit dieser CRM-Lösung lassen sich u. a. Aktenzei-chen und / oder automatische Nummerierungen mit definierbaren Post- und Präfixen erstellen und an entsprechende Datensätze binden. Ebenso kön-nen Sie zur Einordnung auch Organisationsplan o-der Sach- Fachgebietszeichen hinterlegen.

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Die Firma d.velop steht für 23 Jahre Erfahrung bei Dokumentenmanagement Systemen und vielen In-stallationen in den Branchen Industrie, Handel, Ge-sundheitswesen, Banken und Versicherungen so-wie öffentliche Verwaltungen. Die d.velop Archive unterstützen die Anforderungen des EGovG sowie die Richtlinien zur Beweiswerterhaltung (TR-ESOR), die Digitalisierung von Dokumenten erfolgt nach den Anforderungen der TR-RESISCAN.

Zusammenspiel

Das Zusammenspiel von Dynamics CRM/xRM mit der von uns entwickelten x-d3 Schnittstelle zu ei-nem d.velop Dokumentenmanagement System un-terstütz Sie in der Informatisierung Ihres Unterneh-mens und bietet eine optimale Informationsaufbe-reitung von der Akte bis hin zur Integration aller Kunden und Geschäftspartner in Ihrer Wertschöp-fungskette.

Alles im Zugriff

Kundendokumente, Bescheide, Verträge oder Rech-nungen können einfach an beliebige CRM-Entitäten gebunden und vorgelegt werden. x-d3 zeigt Ihnen jedes Dokument zum passenden CRM-Objekt an. Ein Wechsel zwischen den Anwendungen ist nicht nötig.

Minimaler Aufwand

Konfigurieren Sie die Verbindungseinstellungen für das d.3 Archiv im CRM. x-d3 liest Ihr d.3 System aus und in das CRM hinein, legt Dokumentarten an, holt Repository-Felder und Akten ab.

Sie entscheiden

Was wird wo und bei welcher CRM-Entität ange-zeigt? Konfigurieren Sie Spalten oder Anzeigeein-stellungen der Dokumentansichten. Legen Sie nach Ihren Wünschen fest, welche Dokumentarten veröf-fentlicht werden und ob ein Upload gestattet ist. Natürlich mit vollständiger Validierung, so wie Sie es von Ihrem d.3 System gewohnt sind.

Übrigens: Änderungen an Ihrem d3 Archiv können Sie mit x-d3 jederzeit abgleichen.

• Einfache Konfiguration

• Mehrere Archive möglich

• Spalten, Felder und Ansichten einstellbar

• Synchron zum d3 Archiv

• Rechtekonzepte von d3 bleiben erhalten

• Rechtssichere Ablage über d3

Dokumentenintegration mit d.velop d3 und x-d3

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Einfache Ablage von Dokumenten

x-ida: Diese integrierte Dokumentenablage für CRM/xRM gewährleistet eine einfache und schnelle Zuordnung von Dokumenten mit automatischer Verschlagwortung. Für alle, die das Papier zügig und unkompliziert vom Tisch haben wollen

Es wird keine weitere Client-Software benötigt, auch die Administration erfolgt in CRM/xRM. Eine Anbindung jedweder CRM/xRM Entitäten zu den Dokumenten gewährleistet eine vollständige Über-sichtlichkeit und sorgt für schnellstmöglichen Infor-mationszugriff.

• Einfache Konfiguration

• voll integriert in CRM

• Spalten, Felder und Ansichten einstellbar

• CRM Rechtekonzept

• Drag & Drop Dateiablage

• Umstieg auf DMS Systeme jederzeit möglich

Dokumentenintegration mit x-ida

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In 5 Schritten zur elektronischen Akte

RechtsgrundlageKlassifizierung der

Vorgangsakte

Dokumentation des Verwaltungs-

handelns

Vorgangsüber-wachug + Kontrolle

Abschluss

Rechtsgrundlage

..löst Verwaltungshandeln aus.

Ein Vorgang entsteht.

Klassifizierung der Vorgangsakte

Vorgang AZ-1273-12

Eine Vorgangsnummeroder ein Aktenzeichen kennzeichnet den Vorgang.

Weitere mögliche Kennzeichner:

- Fachverfahrensbezeichnung

- Betriebsnummern

- Personennummern

- explizite Betreffe

- Organisationseinheitenoder Sachgebiete

- Mitarbeiterkennzeichen

- beteiligte Ämter, Personen (Dritte)

- explizite Themenschlüssel

Dokumentation des Verwaltungshandelns

Eingehendes und ausgehendes Schriftgut sowie alle Aktivitäten werden zugeordnet und abgelegt.

Vorgangsüberwachung und Kontrolle

Beteiligung anderer Personen und Fachabteilungen.

Übergeordnete Zusammenarbeit in die gleiche Vorgangsakte.

Zuteilung und Kontrolle von Fristen, Aufgaben, Terminen.

Ohne Wissensverlust arbeiten bei Mitarbeiterwechsel oder langer Abwesenheit.

Abschluss

Vorgang als erledigt kennzeichnen.

Eine Reaktivierung ist jederzeit möglich.

Durchsuch- und verknüpfbar mit Vorgänger-oderNachfolger-Vorgang.

§

§

18

Die SULZ SOLUTIONS ist ein spezialisierter Entwickler, Anpasser und Lösungsanbieter für Dynamics CRM. Fir-mengründer und Geschäftsführer Michael Sulz ist seit 1990 mit dem Thema CRM vertraut und von Microsoft als MVP-Spezialist ausgezeichnet. Im Jahre 2010 wurde SULZ SOLUTIONS zunächst als Einzelunternehmen ge-gründet. Seit 2012 firmieren wir als SULZ SOLUTIONS GmbH mit derzeit 10 Mitarbeitern. Unsere Kunden sind kleine und mittelständische Betriebe sowie Verwaltungen und Verbände. Wir entwickeln, modifizieren und ver-kaufen Lösungen im Bereich des erweiterten Kunden- und Informationsmanagements (CRM / xRM / ECM) mit Schnittstellen zu Archiv- oder DMS-Systemen. Wir beraten zu diesen Themen und Umsetzungsstrategien.

EIM, xRM, CRM, ECM, DMS und Archiv

Von DMS zu ECM zu EIM

Unter EIM Enterprise Information Management wird die ganzheitliche Strukturierung und Verwaltung möglichst aller für den Geschäftsprozess relevanten Informationen im Unternehmen verstanden. EIM verbindet hierzu die Ansatzpunkte aus Enterprise Content Management (ECM), Geschäftsprozesssteuerung, erweiterten Suchfunkti-onalitäten, Unternehmensverhalten sowie den Lebenszyklus von Daten und Informationen.

ECM zu Ende gedacht

EIM ist die erweiterte Betrachtung auf den Begriff ECM. Die Herausforderung verschieden starke Informationen in eine weitestgehend ganzheitliche Informationsmenge zu überführen. ECM wird als Brückenbegriff für den Um-gang mit Dokumenten und Inhalt verwendet. ECM soll die Verbindung von klassischer Archivablage, Dokumen-tensteuerung (DMS), Workflowsystem mit einem datenführenden System ermöglichen. Ebenso zugehörig zu dem Brückenbegriff war die Verbindung von CRM und ERP-Systemen zu DMS-Systemen. Im Grundsatz ist ECM aber eine Lösung zur Erfassung, Verwaltung, Erschließung, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von In-formationsobjekten, ein erweitertes DMS.

Von CRM zu xRM zu EIM

Der Begriff Extended-Relationship-Management, oder Anything-Relationship-Management (kurz xRM) lehnt sich an den Begriff Customer-Relationship-Management (CRM) an. xRM ist die logische Weiterentwicklung von CRM. Das x steht für beliebig abzubildende Beziehungsebenen sowie deren Beziehungen untereinander. Hinzu kommt die Steuerung unterschiedlichster Daten wie beispielsweise Projekte, Verträge, Immobilien oder Ersatzteile, Maschinen, Vorgangsakten oder Servicefälle, Veranstaltungen, Vertriebsaktivitäten um die Daten mit den Geschäftsfällen zu verknüpfen und sichtbar zu machen. Teilhaber dieser Daten und Prozesse eines Unternehmens wie Lieferanten, Behörden, Presse, die Öffentlichkeit und Mitarbeiter gehen ebenso in die Betrachtung mit hinein. Vereinfacht kann man von einer Erweiterung der CRM-Strategie auf alle möglichen (x-beliebigen) Beziehungs-ebenen eines Unternehmens sprechen. Damit erweiterte sich der Unternehmensblickwinkel gegenüber der reinen Kundenorientierung (Personendaten, Firmendaten und Adressen), welches das Hauptziel von CRM vor 10-15 Jahren war. In vielen der Systeme ECM(DMS) oder xRM(CRM) fehlte entweder der Bezug zu Fachverfah-rensdaten oder zu Dokumenten. Mit der vollständigen Integration, teils über Schnittstellen, teils vollintegriert beginnt sich der Lebens- und Informationszyklus von Daten- Datenbeziehungen und Dokumenten in den EIM Systemen zu etablieren. Beide Welten, Beziehungsmanagementsysteme und Dokumentenwelt werden zu einem Informationswerkzeug verschmolzen. Die Dynamics CRM Plattform bietet hierfür die flexibelsten Voraussetzungen.

Wer wir sind und was wir machen

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Unsere Werte

Menschen - Prozesse - Dokumente

Erfolgreiche Softwareentwicklungen- und Imple-mentierungen hängen von einer guten Kommuni-kation ab. Nur eine Software, die vom Menschen ak-zeptiert und in all ihren Möglichkeiten genutzt wird, ist nachhaltig und wirtschaftlich. Deshalb ar-beiten wir so nah wie möglich am Menschen. Und immer gilt der Anspruch, mit unserer Software Un-terstützung und Erleichterung zu bieten.

Denkweisen leben

Mögen Sie einfache Lösungen? Wir auch. Außer-dem müssen unsere Produkte flexibel sein und in ihrer Funktion sicher und einwandfrei. Für diese Maximen stehen wir. Den nötigen Entwicklungs-prozess gestalten wir gerne transparent. Wir binden Sie als Kunden in Feedback-Zyklen ein und nehmen mit Ihnen gemeinsam Richtungen und Änderungen in den Blick. Diese Werte leben wir auch intern. Täg-liche Kurzbesprechungen, standardisierte Arbeits-abläufe und dokumentiertes Handeln sichern unse-rem Team die Zeit für die notwendige Kommunika-tion.

Gemeinsam ankommen

Ein fachlich wertvolles Produkt braucht eine ver-trauensvolle Zusammenarbeit. Wir vertrauen Ihnen, dass Sie die Anforderungen bestmöglich beschrei-ben. Sie vertrauen auf unsere zuverlässige techni-sche Umsetzung. Damit Sie und wir gemeinsam am Ziel ankommen, begleiten wir Sie in kleinen Schrit-ten und sorgen bei jedem Step für eine sichere und klare Basis. Dafür ergänzen wir unser agiles Projekt-management mit der Microsoft SureStep-Methode.

SureStep-Methode von Microsoft

Die 4 Phasen einer erfolgreichen Implementie-

rung: Die SureStep-Methode wurde entwickelt, um Projekte in der vorgegebenen Zeit und im kalkulier-ten Budget abschließen zu können, um Projektrisi-ken zu reduzieren und um die Erwartungen des Kunden zur größten Zufriedenheit zu erfüllen. Sie unterstützt Microsoft-Partner konkret bei der Ein-führung, Optimierung und dem Upgrade von Dyna-mics-Lösungen. Dafür strukturiert SureStep den Prozess der Software-Implementierung in vier ein-zelne Schritte.

Konzeption

Bedarfsanalyse Funktionale Anforderungen Akzeptanzkriterien Schnittstellen Import/Export-Anforderungen

Planung

Projektplan Projektsteuerung Teammitglieder Änderungssteuerung Problemmanagement Projektziele

Entwicklung

Installation Test- und Entwicklungssystem Entwurf Anwendungsoberfläche Konzeption Quelldaten - Konvertierung Konfigurationsprozess Validierungsprozess

Bereitstellung

Bereitstellungspläne Laden der Quelldaten Endbenutzerschulung Admin-Schulung Übergang auf das Produktivsystem Implementierungsfreigabe

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Kontakt

SULZ SOLUTIONS GmbH

Postfach 47 01 62

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tel +49 2506 81 91 263

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