Interne Fortbildung 14. September 2005 · Zeitmanagement 2 Zeitmanagement heißt: Bewährte Planungs- und Arbeitstechniken konsequent und zielorientiert in der täglichen Praxis einzusetzen,

ZeitmanagementInterne Fortbildung14. September 2005

Jennifer Adler

Zeitmanagement 2

Zeitmanagement heißt:

Bewährte Planungs- und Arbeitstechniken

konsequent und zielorientiert in der

täglichen Praxis einzusetzen,

um die zur Verfügung stehende Zeit optimal

und sinnvoll zu nutzen.

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Prinzipien des effektiven Zeitmanagements

1) Zielorientierung

2) Planung

3) Rationales Handeln

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Zielorientierung

„Für ein Schiff ohne Hafen

ist kein Wind der richtige.“

Ziele geben unserem Handeln

eine Richtung.

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Zielorientierung

Ohne Ziele nutzt auch die beste Zeitplanung

und Arbeitsmethodik nichts,

denn der Endzustand jeder Handlung

bleibt unklar, wenn Sie ihn nicht vorher

festgelegt haben.

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Bestimmen Sie Ihre Ziele!

1) Beginnen Sie mit Ihren Lebenszielen:

- Was ist mir wirklich wichtig im Leben?

- Welcher Sache widmen ich mein Leben?

Legen Sie Ziele für folgende Bereiche fest:

- Arbeit / Leistung

- Körper / Gesundheit

- Kontakt / Beziehungen

- Lebenskonzept / Sinn

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Bestimmen Sie Ihre Ziele!

2) Aus Ihren Lebenszielen können Sie nun Ihre

langfristigen Ziele (Jahresziele) ableiten:

Welche Ziele habe ich für die nächsten 5 / 10 /

20 Jahre?

3) Um Ihre langfristigen Ziele in konkrete

Handlungsschritte umzusetzen, leiten Sie daraus

nun Ihre kurzfristigen Ziele (Wochen- und

Tagesziele) ab.

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Zielorientierung

Richten Sie Ihre Handlungen

und ihr tägliches Tun

an den eigenen Zielen

und deren Erfüllung aus.

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1) Zielorientierung

2) Planung


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Planung

Planen kostet nicht zusätzlich Zeit, sondern

man gewinnt dadurch Zeit!

Planung Ausführung

Planung Ausführung Zeitgewinn

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Planung

Planen Sie jeweils am

Abend den neuen Arbeitstag

(Hilfsmittel: ALPEN-Methode)

und erstellen Sie sich einen

schriftlichen Tagesplan.

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Planen mit der ALPEN-Methode

Aufgaben festlegen

L

P

E

N

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Aufgaben festlegen

Priorit. Zeitbed.(Min.)

Aufgaben

Papiere für die Abteilungssitzung vorbereiten

Statistik erstellen

Literaturliste anfertigen

Artikel für Hauszeitung schreiben

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Aufgaben festlegen

Länge der Aktivitäten schätzen

P

E

N

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Aufgaben

30 Papiere für Abteilungssitzung vorbereiten

60 Statistik erstellen

30 Literaturliste anfertigen

120 Artikel für Hauszeitung schreiben

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Aufgaben festlegen


Pufferzeiten einplanen

E

N

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Faustregel für die Einteilung der Arbeitszeitca. 60% für geplante Aktivitäten ( Tagesplan)ca. 20 % für unerwartete Aktivitäten ( Störungen)ca. 20 % für spontane und soziale Aktivitäten ( kreative Zeit)

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Aufgaben festlegen



Entscheidungen treffen über

Prioritäten

N

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Entscheidungen treffen über Prioritäten

Prioritätensetzung heißt,

darüber zu entscheiden, welche Aufgaben

erstrangig, zweitrangig und welche nach-

rangig zu behandeln sind.

Aufgaben mit höchster Priorität müssen

zuerst erledigt werden.

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Methode 1: ABC-Analyse

Sehr wichtige (A), wichtige (B) und

weniger wichtige (C) Aufgaben

werden in eine sinnvolle Rangordnung und Reihenfolge zur Erledigung gebracht.

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Planen mit der ALPEN-MethodeA-Aufgaben: Können von Ihnen nur allein oder im Team

verantwortlich durchgeführt werden, sind nicht delegierbar

und für die Erfüllung der ausgeübten Funktion von größtem

Wert.

B-Aufgaben: Sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und

auch (teilweise) delegierbar.

C-Aufgaben: Aufgaben mit dem geringsten Wert für die

Erfüllung einer Funktion, haben jedoch den größten Anteil an

der Menge der Arbeit (Routinearbeiten, Papierkram, Lesen, Telefonieren, Ablage, Korrespondenz, …).

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Methode 2: Eisenhower-Prinzip

Entscheidungsraster, bei dem die

Prioritäten nach den Kriterien Wichtigkeit

und Dringlichkeit gesetzt werden.

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Aufgaben

A 30 Papiere für Abteilungssitzung vorbereiten

B 60 Statistik erstellen

C 30 Literaturliste anfertigen

A 120 Artikel für Hauszeitung schreiben

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Aufgaben festlegen




Prioritäten

Nachbereiten

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Nachbereiten

Am Ende eines Tages überprüfen Sie, was

Sie erledigen konnten.

Welche Aufgaben müssen in den nächsten

Tag übertragen werden?

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Aufgaben festlegen




Prioritäten

Nachbereiten

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Der schriftliche Tagesplan

Vorteile des schriftlichen Tagesplans:Sie behalten besser den Überblick.Schriftliche Pläne werden nicht so leicht umgeworfen.Psychologischer Effekt der Selbstmotivation: Ihr Handeln wird zielorientierter und konzentrierter.Unerledigtes geht nicht verloren.Sie haben eine Dokumentation Ihrer geleisteten Arbeit.

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Planen sie realistisch!

Sie können pro Tagesplan nur eine

begrenzte Anzahl an A- und B-Aufgaben

unterbringen.

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Beachten Sie Ihre persönlichen täglichen

Leistungskurve.

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Nutzen Sie zur Erledigung Ihrer

A-Aufgaben möglichst störungsfreie Zeiten.

Die Wirkung von Unterbrechungen

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Der schriftliche MonatsplanSeptember Jahr: 20051 Do Abteilungssitzung2 Fr3 Sa4 So5 Mo6 Di Schulung München7 Mi Schulung München8 Do

9 Fr

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1) Zielorientierung

2) Planung


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Rationales Handeln

Faustregel des Zeitmanagement:

Fassen Sie nichts an, ohne es wenigstens

einen Schritt weiter zu bringen.

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Rationales Handeln

Alles, was nur wenige Minuten in Anspruch

nimmt, erledigen Sie sofort.

Für alle anderen Aufgaben schätzen Sie den

Zeitbedarf und planen den Erledigungstermin

(gleich notieren!)

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Rationales Handeln

Konzentrieren Sie sich auf die

vorliegende Aufgabe und schließen Sie die

Arbeit grundsätzlich ab, bevor Sie eine

neue Aufgabe beginnen.

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Rationales Handeln

Halten Sie sich an Ihre Prioritäten!

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Rationales Handeln

Packen Sie unangenehme Aufgaben an!

Je länger Sie etwas vor sich herschieben,

umso schlimmer wird es.

„Wenn du zwei Kröten zu schlucken hast, schluck die

größere zuerst und schau sie dir nicht zu lange an.“

Mark Twain

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Rationales Handeln

Entsorgen Sie Altlasten!

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Rationales Handeln

Bilden Sie Arbeitsblöcke!

Ordnen Sie gleichartige Aufgaben je einem

Zeitblock zu (z.B. Telefonate, E-Mails,

Rücksprachen mit Kollegen).

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Rationales Handeln

Bereiten Sie alle Kommunikationsvorgänge

(Besprechungen, Telefonate, …) vor

und begrenzen Sie sie zeitlich!

Eine Tätigkeit zieht sich oft so lange hin, wie Zeit

zur Verfügung steht.

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Rationales HandelnBesprechungsmanagement

Überlegen Sie vorher:

Welche Ergebnisse sollen erreicht werden?

Welche Tagesordnungspunkte sollen behandelt werden?

Welche haben Priorität?

In welcher Reihenfolge sollen die Punkte behandelt werden?

Wann / Wo / Wie lange soll die Sitzung stattfinden?

Welche Teilnehmer sollen / müssen (evtl. zeitweise) dabei sein?

Soll die Redezeit begrenzt werden?

Welche Technik / Unterlagen werden benötigt?

Welche Vorbereitung der Teilnehmer ist möglich / erforderlich?

Wer fungiert als Moderator?

Wer schreibt das Protokoll?

Wie sichern wir die Realisierung der Beschlüsse?

Durch welche Kontrollmaßnahmen stellen wir die Realisierung fest?

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Rationales Handeln

Nutzen Sie die Salami-Taktik!

Teilen Sie schwierige und komplexe Aufgaben

in kleine Einheiten auf und schreiten Sie

dann Schritt für Schritt voran.

Legen Sie dabei Reihenfolge und

Erledigungstermine fest.

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Rationales Handeln

Bilden Sie Routinen!

Checklisten helfen rationell und

übersichtlich zu arbeiten.

Außerdem erleichtern Sie die Urlaubsvertretung.

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Rationales Handeln

Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz!Nutzen Sie das ABC-Reichweiten-System

A=sehr häufig verwendete Materialien, B=von Zeit zu Zeit

verwendete Materialien, C=wenig verwendete Materialien

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Rationales Handeln

Vereinbaren Sie für die Erledigung äußerst

wichtiger Aufgaben Termine mit sich selbst

und lassen Sie sich in dieser Zeit

nicht stören (Stille Stunden)!

Niemand muss immer erreichbar und ständig für

jedermann verfügbar sein.

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Rationales Handeln

Delegieren Sie Aufgaben!

Folgende Fragen müssen vor der Übertragung von

Aufgaben geklärt sein:

Was? Wer? Warum? Wie? Bis wann?

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Rationales Handeln

Versuchen Sie nicht immer perfekt zu sein!

Überlegen Sie lieber: Welche Qualität ist hier

gefragt? Wie gut muss es gemacht werden? Was

erwartet mein Auftraggeber?

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Rationales Handeln

Nehmen Sie Erledigtes als Erfolg wahr

und belohnen Sie sich!

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1) Zielorientierung

2) Planung


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Tipps zum Praxis-Transfer

Probieren Sie es einfach aus!

Sie können nur gewinnen!

Starten Sie bei der Umsetzung mit einem Problem,

das für Sie wirklich wichtig ist

und nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor.

… und nicht vergessen

Auch die längste Reise beginnt

mit dem ersten Schritt!

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Literaturhinweise

Covey, Stephen R.: Der Weg zum Wesentlichen / Stepehn R. Covey ; A. Roger Merrill ; Rebecca R. Merilll. – 5., durchges. Aufl. – Frankfurt [u.a.] : Campus-Verl, 2003. Signatur: A 2004 / 630Hansen, Katrin: Selbst- und Zeitmanagement. 2. Aufl. Berlin : Cornelsen, 2004. Signatur: A 2005 / 563Mit PEP an die Arbeit / Katharina Dietze. – 8., komplett überarb. Aufl. Frankfurt/Main [u.a.] : Campus-Verl., [2005]. Signatur: A 2005 / 8127Seiwert, Lothar J.: Mehr Zeit für das Wesentliche. - 10 Aufl. - Frankfurt am Main : Redline Wirtschaft, 2005. Signatur: A 2005 / 9706

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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